Kreditorenbuchhaltungsfähigkeiten, nach denen Sie bei Bewerbern suchen sollten

Wenn Sie auf der Suche nach einem Spezialisten oder Manager für die Kreditorenbuchhaltung oder einer anderen Stelle sind, die ein gutes Verständnis für die Kreditorenbuchhaltung erfordert, wie z. B. einem Buchhalter oder einem Accountant, dann wird dieser Blogbeitrag Ihren Einstellungsprozess um einiges einfacher machen. Wir führen Sie durch den Prozess der Kreditorenbuchhaltung, erklären, welche Fähigkeiten Sie bei den besten Bewerbern für Tätigkeitsfelder im Bereich der Kreditorenbuchhaltung finden, und zeigen Ihnen, wie Sie diese testen können.

Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Kreditorenbuchhaltung ist ein Begriff aus der Buchhaltung, der sich auf das Geld bezieht, das ein Unternehmen seinen Gläubigern und Lieferanten schuldet. Sie sollten in der Bilanz des Unternehmens unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten ausgewiesen werden. Die andere Hälfte, die Forderungen, sind die Gelder, die das Unternehmen von seinen Kunden, Partnern und Investoren erhält. Für Unternehmen sind dies zwei Seiten derselben Buchhaltungsmünze.

Fast jedes große Unternehmen hat eine Kreditorenbuchhaltung, die für die Verwaltung und Bezahlung dieser Ausgaben zuständig ist, so dass es sich um einen Geschäftsbereich mit vielen Beschäftigungsmöglichkeiten handelt. Der Begriff "Kreditorenbuchhaltung" kann sich auf das geschuldete Geld, die Abteilung und ihre Prozesse oder eine Stelle beziehen. Sachbearbeiter, Spezialisten und Manager in der Kreditorenbuchhaltung erledigen ähnliche Aufgaben wie Buchhalter und Wirtschaftsprüfer. Einige der Aufgaben, die diese Rollen gemeinsam haben, sind:

• Erstellung und Pflege von Finanzunterlagen

• Genaue Aufzeichnung von Transaktionen

• Verwaltung von Prüfungen und Rechnungen

• Verfolgung von Ausgaben und deren rechtzeitige Bezahlung

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung erklärt

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung verfolgt den Weg einer Rechnung vom Eingang bis zur Bezahlung. Es ist der Prozess, den diejenigen, die in der Kreditorenbuchhaltung arbeiten, akribisch verfolgen müssen, um sicherzustellen, dass die Finanzen und die Buchhaltung eines Unternehmens reibungslos funktionieren. Er lässt sich in sechs Schritte unterteilen:

1. Vorbereiten einer Bestellung

Der Prozess beginnt, sobald ein Unternehmen eine Bestellung an einen Lieferanten übermittelt. In einer Bestellung sollte genau angegeben werden, was ein Unternehmen bei einem Lieferanten bestellt. Ein Exemplar sollte an die Kreditorenbuchhaltung, die Warenannahme und die Person, die den Kauf beantragt hat, den Lieferanten und die Person, die die Bestellung vorbereitet, verteilt werden. Sie sollte eine Bestellnummer, ein Datum, die Namen des Unternehmens und des Lieferanten, eine Beschreibung des Kaufs zusammen mit der Menge und den Stückpreisen sowie eine Versandmethode enthalten.

2. Empfang der Lieferantenrechnung und eines Empfangsberichts

Ein Empfangsbericht und eine Lieferantenrechnung werden einem Unternehmen auf Papier oder in digitaler Form zugestellt, sobald es die angeforderten Waren oder Dienstleistungen erhält. Eine Wareneingangsmeldung enthält eine Beschreibung und die Menge der erhaltenen Waren, während die Lieferantenrechnung diese Informationen und den geschuldeten Betrag enthält. Beide werden zur Genehmigung und Bearbeitung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet.

3. Überprüfen der Daten auf der Rechnung

Die Kreditorenbuchhaltung ist dafür verantwortlich, nur Rechnungen zu bezahlen, die korrekt und rechtmäßig sind. Bevor die Rechnungsdatensätze mit einem neuen Eintrag aktualisiert werden und die Zahlung geplant wird, sollten die Rechnungen daher überprüft werden. Eine Rechnung muss genaue Angaben darüber enthalten, was das Unternehmen bestellt hat, was es erhalten hat, und die korrekten Stückkosten, Summen und Bedingungen für die betreffenden Waren/Dienstleistungen.

Eine gängige Methode zur Überprüfung von Rechnungen ist das Drei-Wege-Matching. Dabei werden die Bestellung, der Eingangsbericht und die Lieferantenrechnung verglichen. Wenn die Informationen auf allen drei Formularen übereinstimmen, kann die Rechnung in die Kreditorenbuchhaltung aufgenommen und die Zahlung geplant werden.

4. Aktualisierung der Rechnungsdatensätze

Wenn die Informationen auf allen drei Formularen übereinstimmen, kann die Rechnung in das Passivkonto der Kreditorenbuchhaltung aufgenommen werden. Die erfassten Informationen sollten eine Rechnungsreferenz, einen Betrag, der den Kreditoren gutgeschrieben werden soll, die Beträge und Konten, die belastet werden, und das geplante Zahlungsdatum enthalten.

Eine goldene Regel der Kreditorenbuchhaltung ist, dass alle Lieferantenrechnungen verbucht werden müssen. Auf diese Weise können Unternehmen vermeiden, dass sie betrügerische oder ungenaue Rechnungen bezahlen, Lieferanten mehr als einmal bezahlen oder sie überhaupt nicht bezahlen. Die Aufzeichnungen sollten zeitnah aktualisiert werden, damit die Finanzberichte mit genauen Informationen über das Finanzporträt und die Leistung des Unternehmens jederzeit abgerufen werden können.

5. Ausführung der Zahlung bis zum Fälligkeitsdatum

Sobald eine Rechnung geprüft und erfasst wurde, muss die Kreditorenbuchhaltung sicherstellen, dass sie rechtzeitig bezahlt und die Zahlung erfasst wird. Die pünktliche Bezahlung von Lieferanten pflegt gute Beziehungen und kann zu günstigen Zahlungsbedingungen und Rabatten für Unternehmen führen. Es ist wichtig, wie die Zahlungen geplant werden: Die Kreditorenbuchhaltung sollte die Zahlungen so planen, dass der Cashflow zu jedem Zeitpunkt gesichert ist.

Die Außenstandsdauer der Verbindlichkeiten (Days Payable Outstanding, DPO) ist eine Kennzahl, die zeigt, wie gut ein Unternehmen seine Verbindlichkeiten verwaltet. Sie misst die durchschnittliche Anzahl der Tage, die das Unternehmen benötigt, um seine Lieferanten zu bezahlen, und wird berechnet, indem die durchschnittlichen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen durch die täglichen Umsatzkosten dividiert werden. Je höher der DPO eines Unternehmens ist, desto höher ist sein Cashflow.

6. Abschlussbuchhaltung

In größeren Unternehmen, die eine große Anzahl von Transaktionen verarbeiten, wird für die Kreditorenbuchhaltung ein separates Buch geführt, damit die Transaktionen nicht das Hauptbuch überladen. Die zusammenfassenden Informationen werden in der Regel am Monatsende in das Hauptbuch eingegeben. Zu diesem Zeitpunkt sollten Teams die Kreditorenbuchhaltung überprüfen, damit die Bücher ordnungsgemäß abgeschlossen und die Ausgaben leicht analysiert werden können.

Best Practices

Obwohl die Kreditorenbuchhaltung in die Kategorie der Back-Office-Funktionen fällt, ist sie für den effektiven Betrieb eines Unternehmens entscheidend. Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Kreditoren gut verwalten.

• Prüfen und bestätigen Sie immer, ob die Lieferungen den vereinbarten Vertragsbedingungen entsprechen. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie sich mit dem Auftragnehmer oder Lieferanten in Verbindung, um das Problem zu beheben.

• Stellen Sie einen Auftrag auf Rechnung für jede Bestellung aus.

• Die Kreditorenbuchhaltung sollte mit der Geschäftsleitung eines Unternehmens kommunizieren, um eine gemeinsame und nachhaltige Working-Capital-Kultur im Unternehmen aufrechtzuerhalten.

• Erstellen Sie monatliche Berichte, damit Sie den Cashflow Ihres Unternehmens besser verstehen. So sind Sie auch auf Informationsanfragen und Prüfungen vorbereitet.

• Bauen Sie starke und dauerhafte Beziehungen zu Ihren Lieferanten auf. Je besser Sie sie behandeln, desto bessere Angebote werden sie Ihnen wahrscheinlich machen.

• Verwenden Sie Management-Workflows und eine gemeinsame Umgebung für die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung und die Berichterstattung. Dies wird Ihnen helfen, gemeinsame Praktiken und Standards beizubehalten.

• Wenn es für Ihr Unternehmen passt, verwenden Sie Buchhaltungssoftware, um die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung zu optimieren. Automatisierung kann helfen, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Trends in der Kreditorenbuchhaltung im Jahr 2022

In Anbetracht all dessen sind hier einige Trends, auf die Sie 2022 achten sollten.

• Papierlose Zahlungen sind auf dem Vormarsch. Der sich beschleunigende digitale Wandel drängt die Kreditorenbuchhaltung immer weiter weg von manuellen Prozessen. Obwohl die Mehrheit der Teams ihre Prozesse bereits zumindest teilweise automatisiert hat, wird der Bedarf an Automatisierung im Jahr 2022 noch größer sein.

• Unternehmen setzen auf Hyper-Automatisierung. Laut Gartner handelt es sich dabei um einen geschäftsorientierten, disziplinierten Ansatz, mit dem Unternehmen so viele Geschäfts- und IT-Prozesse wie möglich schnell identifizieren, überprüfen und automatisieren können. Auf diese Weise können die Teams der Kreditorenbuchhaltung die Technologie und das zunehmende Streben nach Digitalisierung schnell nutzen.

• Cybersecurity ist wichtig. Dies wird für Unternehmen auf der ganzen Welt immer wichtiger, vor allem angesichts der Cyber-Bedrohungen, die in den letzten Jahren häufig gemeldet wurden. Teams für die Rechnungslegung sind oft das Ziel von Betrügern, daher ist es wichtig, wachsam zu sein. Glücklicherweise verbessern die Softwarehersteller die Sicherheitskontrollen im Backend-Bereich. Auf der Anwenderseite sollten sich die Mitarbeiter mehr denn je ihrer individuellen Sicherheitsverantwortung bewusst sein.

4 Kernkompetenzen für die Kreditorenbuchhaltung

Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung

Die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung ist eine Aufgabe, bei der viel auf dem Spiel steht und bei der es sich Unternehmen jeder Größe nicht leisten können, Fehler zu machen. Sie ist der Schlüssel zu guten Beziehungen zu den Lieferanten und um sicherzustellen, dass Sie keine Verbindlichkeiten in Ihren Büchern haben. Dies erfordert Genauigkeit, Kommunikation und Geduld. Zu den damit verbundenen Aufgaben gehören die Beschaffung günstiger Einkaufsbedingungen für das Unternehmen und die Verwaltung der Zeit und des Flusses dieser Einkäufe.

Die Risiken eines ineffizienten Kreditorenmanagements sind erheblich: Verspätete Zahlungen können die Beziehungen zu den Lieferanten schädigen, was zu verspäteten Antworten, strengeren Zahlungsbedingungen und mangelnder Bereitschaft zur Behebung von Problemen führt. Noch wichtiger ist, dass es einfach ein schlechtes Geschäft ist. Die beste Möglichkeit, diese Folgen zu vermeiden, ist die Einstellung eines Teams, das die Kreditorenbuchhaltung zuverlässig verwalten kann.

Erfassung von Transaktionen

Transaktionen müssen rechtzeitig und genau erfasst werden, daher erfordert diese Fähigkeit viel Detailgenauigkeit und gutes Zeitmanagement.

Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung, die es beim ersten Mal richtig machen, sparen ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Fehler. Wird etwas übersehen oder falsch verbucht, sind die Bilanzen ungenau und die Unternehmen kennen nicht die Wahrheit über ihre finanzielle Situation. Das kann sehr schädlich sein.

Fehlende Informationen finden

Da mehrere Parteien an den Informationen beteiligt sind, für deren Erfassung die Kreditorenbuchhaltung verantwortlich ist, können Unstimmigkeiten auch von anderer Seite kommen. Lieferanten könnten zum Beispiel Rechnungen mit fehlenden oder falschen Informationen liefern.

Wenn dies passiert oder wenn Dokumente verschoben werden, müssen Kreditorenbuchhaltungsteams sicherstellen, dass die richtigen Informationen so schnell wie möglich gefunden werden , damit Unstimmigkeiten korrigiert und Fehler vermieden werden können. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung sollten in diesen Fällen akribisch und zuverlässig sein und bei Bedarf mit den Lieferanten kommunizieren, um fehlende Details zu finden.

Abstimmung der Kreditorenbuchhaltung

Es braucht nicht viel, um einen Saldo zu verzerren, und wenn die Abteilung mit blindem Vertrauen in die Genauigkeit der Hauptbuch- und Kreditorenbuchsalden arbeitet, dann sind Fehler vorprogrammiert. Um dies zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Salden tatsächlich korrekt sind, sollten die Kreditoren regelmäßig abgestimmt werden.

Bei diesem Vorgang werden die Salden in zwei oder mehr Finanzaufzeichnungen oder Hauptbüchern verglichen und sichergestellt, dass sie identisch sind. Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung sollten in der Lage sein, Abstimmungen effektiv durchzuführen, um die Konsistenz zu überprüfen.

Weitere relevante Fähigkeiten für die Kreditorenbuchhaltung

Detailgenauigkeit

Diese Soft Skills sind für jede detailorientierte Funktion von großer Bedeutung, und die Kreditorenbuchhaltung bildet da keine Ausnahme. Der beste Sachbearbeiter, Manager oder Spezialist für die Kreditorenbuchhaltung verfügt über ein hohes Maß an Detailgenauigkeit, um Informationen korrekt zu erfassen, zu prüfen, Fehler zu erkennen und zu korrigieren, wenn sie auftreten.

Zeitmanagement

Die Kreditorenbuchhaltung ist eine termingebundene Abteilung. Für einen reibungslosen Ablauf ist es von entscheidender Bedeutung, dass Lieferanten und Verkäufer pünktlich bezahlt werden und dass Rechnungen und Zahlungen pünktlich und korrekt erfasst werden. Aus diesem Grund sind Zeitmanagement-Fähigkeiten in Kreditorenbuchhaltungsteams von entscheidender Bedeutung.

Kommunikation

Die Pflege der Beziehungen zu Lieferanten und Verkäufern ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe für Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung. Obwohl die pünktliche Ausführung von Zahlungen der offensichtliche Faktor ist, der diese Beziehung stärkt, ist eine gute, freundliche schriftliche und mündliche Kommunikation ebenfalls wichtig.

Buchhaltungsterminologie

Die besten Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung verfügen auch über fundierte Kenntnisse der Buchhaltungsbegriffe, die sich auf Finanzberichte, Transaktionen und Konten beziehen. Die Welt der Finanzinformationen verfügt über ein ganzes Vokabular, das die Prozesse und Details bis hin zu einzelnen Aussagen oder Wörtern vereinfacht, und die Kreditorenbuchhaltungsteams sollten mit all diesen Begriffen vertraut sein.

So testen Sie Ihre Kenntnisse in der Kreditorenbuchhaltung

Wir haben den Prozess der Kreditorenbuchhaltung und die damit verbundenen Fähigkeiten behandelt. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Sie Bewerber einstellen, die über diese Fähigkeiten verfügen, wenn Sie Stellen besetzen, für die ein ausgeprägtes Verständnis der Kreditorenbuchhaltung erforderlich ist?

Derzeit scheinen sich die traditionellen Einstellungspraktiken um ein einziges Dokument zu drehen: den Lebenslauf.

Der Lebenslauf liefert Arbeitgebern Informationen über die Ausbildung und die Erfahrung der Bewerber, die jedoch keinen genauen Aufschluss darüber geben, ob Ihre Bewerber über die von Ihnen benötigten Fähigkeiten verfügen. Eine Umfrage von ResumeLab aus dem Jahr 2020 ergab, dass 93 % der Menschen jemanden kennen, der in seinem Lebenslauf gelogen hat, und Personalverantwortliche haben kaum Möglichkeiten, herauszufinden, ob die Bewerber lügen oder nicht.

Wenn Sie Mitarbeiter für die Buchhaltung suchen, können Ihnen Lebensläufe nicht weiterhelfen.

Wenn Sie Ihren Bewerbern vor der Einstellung einen Kompetenztest zukommen lassen, ist das eine viel genauere, zuverlässigere und fairere Methode, um ihre Fähigkeiten zu bewerten und zu entscheiden, wer in die engere Auswahl kommt. Die kompetenzbasierte Einstellung ist auf dem Vormarsch, und der Kampf gegen Voreingenommenheit und Diskriminierung bei der Einstellung ist in vollem Gange. Tests vor der Einstellung sind an beiden Fronten fortschrittlich.

Der beste Weg, um ohne Voreingenommenheit oder Stress nach Fähigkeiten in der Buchhaltung zu suchen, besteht darin, Ihren Bewerbern einen Kompetenztest zu schicken.

Nutzen Sie TestGorillas Test für die Kreditorenbuchhaltung, um Top-Kandidaten einzustellen

Unser Test für die Kreditorenbuchhaltung ist ein rollenspezifischer Kompetenztest, der die folgenden Fähigkeiten misst:

• Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung

• Erfassen von Transaktionen

• Auffinden fehlender Informationen

• Abstimmen der Kreditorenbuchhaltung

Wie alle unsere Tests wurde auch dieser mit dem Fachwissen eines Spezialisten entwickelt. Alle unsere Tests werden von einem zweiten Experten begutachtet und mit Hunderten von Testteilnehmern mit einschlägiger Erfahrung in dem jeweiligen Fachgebiet kalibriert.

Ihre Kandidaten haben 10 Minuten Zeit, um eine Auswahl von Fragen zu beantworten. Um Ihnen ein Gefühl für die Art der Fragen zu vermitteln, finden Sie hier einige Beispiele:

Bei dieser Frage, die wahr oder falsch ist, werden die Kandidaten auf ihr allgemeines Wissen über die Kreditorenbuchhaltung getestet.

Mit dieser Frage wird das Wissen der Kandidaten über Zahlungsvorgänge und die entsprechenden Buchungen im Hauptbuch geprüft.

Hier werden den Bewerbern einige Informationen gegeben und sie werden gebeten, eine ungefähre Zahlungsfrist für die Kreditorenbuchhaltung zu berechnen.

Sobald alle Ihre Bewerber den Test absolviert haben, können Sie auf einen Blick eine genaue Bewertung ihrer Kenntnisse in der Kreditorenbuchhaltung sehen. Kandidaten, die beim TestGorilla-Test für die Kreditorenbuchhaltung gut abschneiden, verfügen über ein solides Verständnis der Buchhaltung und sind in der Lage, die Kreditorenbuchhaltung effektiv zu verwalten.

Verwenden Sie den Test für die Kreditorenbuchhaltung als Teil einer vollständigen Kompetenzbewertung

Es ist wichtig zu verstehen, dass der Test für die Kreditorenbuchhaltung nicht allein zur Bewertung Ihrer Kandidaten verwendet werden sollte. Wir empfehlen Ihnen, drei bis fünf Tests zu verwenden, um eine vollständige Kompetenzbewertung zu erstellen. Auf diese Weise erhalten Sie ein umfassendes Bild von den Bewerbern und ein besseres Verständnis für ihre Persönlichkeit. Schließlich nützt es nichts, ein Genie in der Kreditorenbuchhaltung einzustellen, wenn er schlecht kommuniziert oder nicht auf Details achtet.

Wir haben eine Auswahl an Persönlichkeits- und Kulturtests entwickelt, um die Werte, das Verhalten, die Arbeitsweise und die Weltanschauung der Kandidaten zu beurteilen. Diese Tests sind ein einfacher Weg, um eine neue Dimension des Verständnisses der Bewerber zu erschließen und herauszufinden, wie sie zu Ihrer Unternehmenskultur beitragen könnten.

Wir haben auch Tests, die auf andere wissensbasierte Soft Skills abzielen, die für Positionen in der Kreditorenbuchhaltung relevant sind.

• Unser Test zur Detailgenauigkeit (textbezogen) hilft Ihnen, Bewerber zu identifizieren, die bei der Verarbeitung von Informationen auf textliche Details achten. Bewerber, die gut abschneiden, können analytische Fähigkeiten gründlich und sorgfältig einsetzen, um detailorientierte Prozesse zu bewältigen.

• Der Kommunikationstest bewertet die Fähigkeiten der Bewerber, klar und effektiv in verbaler, nonverbaler und schriftlicher Form zu kommunizieren und dabei professionelle Umgangsformen zu verwenden. Er testet auch verbale Hinweise und aktives Zuhören.

• Um die Zeitmanagementfähigkeiten der Bewerber zu beurteilen, können Sie ihnen einen Zeitmanagementtest geben. Sie können diesen Test verwenden, um Bewerber zu identifizieren, die Aufgaben und Projekte effektiv priorisieren, planen, ausführen und reflektieren können.

• Geben Sie Ihren Bewerbern einen Test zur Buchhaltungsterminologie (US) , um ihr Wissen über verschiedene Buchhaltungsbegriffe im Zusammenhang mit Jahresabschlüssen, Kontenbüchern und anderen Aspekten von Finanztransaktionen zu messen. Beachten Sie, dass dieser Test spezifisch für die USA ist.

Sobald Sie eine komplette Bewertung mit TestGorilla erstellt haben, können Sie es einfach an die Bewerber senden und auf die Ergebnisse warten. Wenn alle Ihre Bewerber ihre Bewertungen abgeschlossen haben, verwenden Sie die Ergebnisse, um eine Auswahlliste zu erstellen und Vorstellungsgespräche zu führen. Auf unserem Blog können Sie nachlesen, wie Sie ein Vorstellungsgespräch führen können, indem Sie diese 25 Fragen für Vorstellungsgespräche in der Kreditorenbuchhaltung verwenden. Wir haben sogar einen Leitfaden zur Vermeidung von Voreingenommenheit bei Vorstellungsgesprächen.

Es war noch nie so einfach, Mitarbeiter mit Kenntnissen in der Kreditorenbuchhaltung einzustellen

Es ist unsere Leidenschaft, Menschen in die für sie richtigen Jobs zu bringen. Durch Tests vor der Einstellung werden die Bewerber auf ein gleiches Spielfeld gestellt, frei von voreingenommenen Hindernissen, um dies zu ermöglichen. Es gibt Personalvermittlern die beste Chance, die besten Kandidaten für ihre Stellenausschreibungen zu finden, ohne die Voreingenommenheit und den Stress, die eine Einstellung auf der Basis von Lebensläufen mit sich bringt.

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