Informieren Sie Ihre Kandidaten mit diesen E-Mail-Vorlagen für Bewerberabsagen

Die Einstellung von Bewerbern kann ein hektischer Prozess sein. Manchmal bedeutet das, dass Dinge, die erledigt werden sollten, nicht erledigt werden. Wenn Ihr Einstellungsteam mit dem Lesen von Lebensläufen, der Planung von Vorstellungsgesprächen und der Beurteilung von Bewerbern überfordert ist, ist eine der ersten Aufgaben oft das Versenden von E-Mails mit Absagen an Bewerber. Dies ist jedoch ein wichtiger Teil der Bewerbererfahrung. Glücklicherweise haben wir eine Vorlage für Absage-E-Mails, die es den Bewerbern leichter macht.

Viele Jahre lang teilten die Unternehmen den Bewerbern mit, dass sie davon ausgehen sollten, dass sie die Stelle nicht bekommen haben, wenn sie nach ein paar Tagen oder Wochen keine Antwort erhalten haben. Und laut Indeed.com gaben bis zu 44 % der Bewerber an, dass sie bis zu zwei Wochen auf eine Antwort von den Personalverantwortlichen gewartet haben. 15 % gaben an, monatelang auf eine Antwort zu warten.

Die Bedeutung von E-Mails mit Absagen von Bewerbern

Wenn Sie eine Stellenanzeige veröffentlichen, nehmen sich die Bewerber Zeit und Mühe, um sich bei Ihrem Unternehmen zu bewerben. Einige dieser Arbeitssuchenden suchen verzweifelt nach Arbeit, und herumzusitzen und auf Neuigkeiten zu warten ist schlimmer, als eine Absage zu erhalten.

3 Gründe, Bewerbern Absagen zu schicken

1. Es ist eine Frage der Höflichkeit. Diese Bewerber haben sich Zeit genommen, um sich auf eine Stelle in Ihrem Unternehmen zu bewerben. Das Mindeste, was Sie tun können, ist, ihnen mitzuteilen, dass Sie sich für einen anderen Bewerber entschieden haben.

2. Sie können Ihren Talentpool ausbauen, indem Sie die Bewerber ermutigen, in Kontakt zu bleiben. Wenn Sie einen Kandidaten mit Potenzial ablehnen, weil Sie eine große Anzahl großartiger Bewerber erhalten haben. Sie können diese Information in die Ablehnungs-E-Mail aufnehmen, um vielversprechende Kandidaten zu ermutigen, nach zukünftigen Stellenangeboten Ausschau zu halten.

3. Es verbessert die Erfahrung der Kandidaten. Das ist gut für das Employer Branding. Durch das Versenden der E-Mails werden die Bemühungen der Bewerber anerkannt, und jeder mag es, wenn man ihn wertschätzt. Dies vermittelt den Bewerbern ein positives Bild von Ihrem Unternehmen, was sich positiv für Sie auswirken kann, da sie anderen Personen einen guten Bericht über Ihr Unternehmen geben werden. Umgekehrt gilt das Gleiche.

Die Elemente einer Absage-E-Mail

Wenn Sie Absage-E-Mails von Bewerbern verschiedener Unternehmen vergleichen, werden Sie einige gemeinsame Elemente finden.

Die wesentlichen Bestandteile sind der Name des Bewerbers, der Name Ihres Unternehmens, die Position und der Grund für die Absage. Die Länge und der Umfang der Details hängen davon ab, wie weit der Bewerber im Prozess fortgeschritten ist.

Wenn Sie jemandem mitteilen, dass sein Lebenslauf nicht berücksichtigt wurde, ist eine automatische Antwort akzeptabler als wenn Sie jemandem eine Absage schicken, der es in die letzte Runde der Vorstellungsgespräche geschafft hat. Wenn jemand so weit gekommen ist und so viel Zeit in Ihr Unternehmen investiert hat, sollten Sie sich die zusätzliche Zeit nehmen, um eine gute Absage zu verfassen.

Insbesondere sollten Bewerber, die es bis zum Vorstellungsgespräch geschafft haben, persönlichere Absage-E-Mails mit einem gewissen Feedback erhalten.

Personalisierung

Verwenden Sie Informationen aus dem Vorstellungsgespräch oder der Bewerbung, um die E-Mail spezifisch zu gestalten. Verwenden Sie außerdem den Namen des Bewerbers und geben Sie an, für welche Stelle er sich beworben hat. Dies zeigt, dass Sie den Bewerber individuell betrachtet und ihm bei seiner Bewerbung Aufmerksamkeit geschenkt haben.

Feedback

Wenn Sie die Zeit finden, geben Sie dem Bewerber Feedback, das er zur Verbesserung nutzen kann. Vielleicht haben Sie einen Fehler entdeckt, den der Bewerber in Zukunft korrigieren kann. Zumindest sollten Sie den Grund für die Ablehnung des Bewerbers nennen. Natürlich ist es vielleicht nicht praktisch, diesen Abschnitt in jeder E-Mail sehr detailliert zu gestalten.

Dennoch ist selbst ein allgemeines "Wir hatten viele qualifizierte Bewerber" viel besser als gar nichts.

Seien Sie vorsichtig

Manche Leute verzichten aus PR- und rechtlichen Gründen darauf, Bewerbern eine Absage zu schicken. Sie wollen nicht, dass sich ihre E-Mail mit der Absage viral verbreitet oder zu einem Gerichtsverfahren führt. Stattdessen verschicken sie von der Rechtsabteilung genehmigte Standardabsagen oder verzichten darauf, die abgelehnten Bewerber zu benachrichtigen.

Es ist wichtig, sich genau zu überlegen, was man sagt, um sicherzustellen, dass es nicht zu negativer Publicity oder rechtlichen Problemen führt, aber es ist machbar.

Wie E-Mail-Vorlagen für Absagen von Bewerbern helfen können

Viele Unternehmen verfügen über E-Mail-Vorlagen für Absagen, die sie während des Einstellungsprozesses verwenden. Diese Vorlagen machen den Versand von Absagen effizienter, was besonders wichtig ist, wenn Sie eine große Anzahl von Bewerbungen erhalten haben.

Vorlagen für Absagen von Bewerbern

Hier sind ein paar verschiedene Beispiele, die Sie verwenden können.

Für Absagen während des Bewerbungsprozesses oder in der frühen Phase des Screenings

Sehr geehrte Jane Doe;

Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei Sunset Express und für die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung für die Stelle IT Consultant investiert haben.

Hiermit teilen wir Ihnen mit, dass Sie nicht für die nächste Phase des Einstellungsverfahrens ausgewählt wurden. Obwohl wir von Ihren Qualifikationen und Fähigkeiten beeindruckt waren, haben wir Bewerbungen von einer großen Anzahl von Kandidaten erhalten.

Nochmals vielen Dank, dass Sie sich für uns entschieden haben, und wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihren zukünftigen Unternehmungen.

Mit freundlichen Grüßen,

John David,

Hiring Manager.

Unterschrift

Für die späte Auswahlphase (Positiv)

Eine positive Absage bedeutet, dass Sie die Stelle zwar nicht bekommen haben, dass man aber während des Bewerbungs- oder Vorstellungsgesprächs von Ihnen beeindruckt war und nicht abgeneigt wäre, Sie in Zukunft einzustellen.

Sehr geehrte Jane Doe;

Vielen Dank, dass Sie sich für die Stelle IT Consultant bei Sunset Express beworben haben und dass Sie sich die Zeit genommen haben, unsere Büros für die persönlichen Gespräche zu besuchen. Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben.

Die Konkurrenz unter den Bewerbern war sehr groß, und wir mussten eine schwierige Wahl zwischen mehreren außergewöhnlichen Kandidaten treffen. Wir haben jedoch Ihre akademischen Qualifikationen und Fähigkeiten geprüft und sind der Meinung, dass Sie hervorragend in unser Unternehmen passen würden, insbesondere in unser Security Operations Centre.

Wir werden in den kommenden Wochen einige Stellen ausschreiben und sind der Meinung, dass Sie sich aufgrund Ihrer Branchenkenntnisse und Ihres Hintergrunds erneut bewerben sollten. Ansonsten danken wir Ihnen, dass Sie sich bei uns beworben haben, und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre weitere berufliche Laufbahn.

Für weitere Informationen und Klärungen stehen wir Ihnen gerne unter john.d@sunsetexpress.com oder telefonisch unter 321-654-0987

zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen,

John David,

Hiring Manager.

Unterschrift

Ablehnungs-E-Mail für ein spätes Screening (negativ)

Eine negative Ablehnungs-E-Mail impliziert, dass man Ihre Einstellung in Zukunft nicht in Betracht ziehen würde, basierend auf

dem, was man im Bewerbungs- und Interviewprozess herausgefunden hat.

Sehr geehrte Jane Doe,

Wir sind dankbar, dass Sie in Betracht gezogen haben, mit uns bei Sunset Express als IT Consultant zu arbeiten. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, die Bewerbungsunterlagen auszufüllen und mit uns während des Telefoninterviews zu sprechen.

Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben und Sie daher nicht in die nächste Phase der Vorstellungsgespräche eintreten werden. Wir waren von Ihren Qualifikationen sehr beeindruckt, mussten uns aber für einen anderen Bewerber entscheiden, der über mehr Erfahrung verfügt.

Wir bedanken uns nochmals herzlich und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre weitere berufliche Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen,

John David,

Hiring Manager

Seien Sie nicht dieses Unternehmen

Indem Sie mit Ihren Bewerbern bei jedem Schritt des Einstellungsprozesses kommunizieren, zeigen Sie den Bewerbern, dass Sie ein höflicher Profi sind, der ihre Zeit respektiert. Wir alle waren schon einmal auf dem Arbeitsmarkt, haben uns auf Stellen beworben und von einigen Unternehmen nie eine Antwort erhalten.

Seien Sie nicht dieses Unternehmen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Verfahren für die Ablehnung von Bewerbern zu formalisieren, und halten Sie abgelehnte Bewerber auf dem Laufenden.