Der Leitfaden für die Einstellung von Experten mit erweiterten Excel-Kenntnissen.

Die Einstellung eines Mitarbeiters mit fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen kann eine Herausforderung sein. Sie müssen nicht nur herausfinden, welche fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse für die Stelle erforderlich sind, sondern auch einen Weg finden, diese Fähigkeiten bei Ihren Bewerbern zu testen. Noch komplizierter wird es, wenn Sie kein Excel-Experte sind. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, diese Kandidaten zu finden, auch wenn Sie kein Excel-Experte sind, z. B. mit einem Excel-Kenntnistest.

Herauszufinden, ob Kandidaten fortgeschrittene Excel-Kenntnisse hat, wenn du selbst keine Excel-Kenntnisse hast, kann schwierig sein. Aber es ist nicht unmöglich. Es gibt Möglichkeiten, die erforderlichen Kenntnisse der Kandidaten zu überprüfen.

In diesem Artikel befassen wir uns damit, welche Excel-Kenntnisse überhaupt als fortgeschritten gelten, welche Kombination von Kenntnissen für bestimmte Stellen erforderlich ist und wie man einschätzen kann, ob Kandidaten über die erforderlichen Kenntnisse verfügen. Los geht‘s!

Was sind fortgeschrittene Excel-Kenntnisse?

Personen mit fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen können Tabellenkalkulationen, Diagramme, Tabellen, Formeln und Automatisierungen effizient nutzen, um große Mengen an Daten zu verarbeiten, die für geschäftliche Aufgaben relevant sind.

Die Art und Weise, wie Excel eingesetzt wird, hängt von den Bedürfnissen und Aufgaben der einzelnen Abteilungen oder Stellen ab.

Werfen wir einen Blick auf die drei Stufen der Excel-Kenntnisse und gehen wir dann auf die spezifischen Fähigkeiten ein, die ein fortgeschrittener Excel-Benutzer haben sollte. Danach gehen wir auf Excel-Kenntnistests und andere Möglichkeiten zur Bewertung von Excel-Kenntnissen ein. 

Excel-Grundkenntnisse umfassen gängige Excel-Tastaturkürzel, die Verwendung von Zellbezügen, Formatvorlagen und Datenbereichen. Verschiedene Ansichtsoptionen wie das Vergrößern oder Verkleinern und das Anzeigen von Formeln sowie grundlegende Tabellenformatierungen gehören ebenfalls zu den Excel-Grundkenntnissen.

Mittelmäßige Excel-Kenntnisse umfassen fortgeschrittenere Formeln und Funktionen wie SUMME, MITTELWERT und SUMMENPRODUKT für die effiziente Nutzung von Tabellenkalkulationen. Darüber hinaus sollten Benutzeren auch mit Diagrammen vertraut sein.

Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse umfassen die Beherrschung von Formeln, VBA (Visual Basic for Applications) und anderen Excel-Funktionen zur Bearbeitung komplexer Aufgaben. Experten können Excel für fortgeschrittene Zwecke wie Datenanalyse und Simulation nutzen.

Auf diese 6 fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse solltest du beim Recruitment achten

Excel ist für viele Dinge gut geeignet – aber die folgenden sechs Kenntnisse unterscheiden die wahren Experten vom Rest. Mache dich damit vertraut, damit du weißt, welche Kenntnisse die idealen Kandidaten haben sollten. Dann kannst du im Bewerbungsgespräch die richtigen Fragen stellen und die Kandidaten auf bestimmte Excel-Kenntnisse mithilfe von Wissenstests testen, um sicherzugehen, dass die Kandidaten das Zeug dazu haben, die Aufgaben zu erledigen.

1. SVERWEIS

SVERWEIS ist eine Funktion, mit der du einen Wert in einer Tabelle suchen und Daten aus einer bestimmten Spalte abrufen kannst. Grundsätzlich werden Daten in einer Tabelle vertikal mit Hilfe eines Nachschlagewerts abgerufen.

Quelle: Exceljet

SVERWEIS ist eine sehr nützliche Funktion, um mehrere Datensätze zu einem zusammenzufassen. Es kann also von Vorteil sein, wenn Kandidaten SVERWEIS anwenden können.

In der Praxis ist SVERWEIS nützlich für:

• Berechnung des entsprechenden Zinsflusses in einem Finanzmodell mit einem Schuldenplan

• Nachschlagen der verkauften Menge für einen bestimmten Artikel

• Berechnung von Verkaufsprämien

2. INDEX MATCH

INDEX MATCH vereint zwei Excel-Funktionen: INDEX und MATCH. Die erste gibt den Wert einer Zelle an einer bestimmten Stelle in einer Liste oder Tabelle wider. Die zweite Funktion gibt die Position einer Zelle in einer Zeile oder Spalte wider.

In diesem Beispiel identifiziert Index Match die Bevölkerung von Japan und gleicht sie mit F2 ab.Quelle: Ablebits

Durch die Kombination dieser Funktionen wird eine Formel dynamisch, wie im Fall einer Zwei-Wege-Suche. Die Einsatzmöglichkeiten sind ähnlich wie bei SVERWEIS, obwohl INDEX MATCH flexibler ist.

Hier sind einige Beispiele für die Verwendung:

• Angabe der Verkaufszahlen für einen bestimmten Monat und ein bestimmtes Teammitglied

• Erstellung einer Finanzübersicht

• Aufgeben einer Bestellung mit einer Preisliste

3. Erweiterte bedingte Formatierung

Die bedingte Formatierung ist eine großartige Möglichkeit, eine Tabellenkalkulation zu gestalten, da sie Nutzeren ermöglicht, schnell eine visuelle Analyseebene zu einem Datensatz hinzuzufügen. Sie kann auch verwendet werden, um fortgeschrittene Tools wie Heatmaps und Harvey-Balls zu erstellen.

Eine Heatmap ist eine Darstellung von Daten, bei der die Werte als Farben dargestellt werden, in der Regel ein Farbspektrum von warm bis kalt, um zu zeigen, welche Werte größer oder kleiner sind als die anderen.

In dieser Heatmap ist zu sehen, dass die Temperaturen im Central Park zwischen Mai und September wärmer sind.Quelle: Excel-Easy

Harvey-Balls sind grafische Darstellungen von qualitativen Informationen, die angeben, inwieweit ein Gegenstand ein bestimmtes Kriterium erfüllt.

Das Symbol neben der Punktzahl zeigt an, ob die Punktzahl zur Gruppe 0–34, 35–64 oder 65 und mehr gehört.Quelle: Contextures Blog

Wozu die bedingte Formatierung sonst noch gut ist:

• Kennzeichnung von Problemen bei der Dateneingabe

• Anzeige von Duplikaten

• Kennzeichnung von Teammitgliedern mit den meisten Verkäufen

4. Pivot-Tabellen und Berichte

Eine Pivot-Tabelle ist eine leistungsstarke Excel-Funktion, mit der du Berichte über große Datensätze erstellen kannst. In gewisser Weise ist eine Pivot-Tabelle nichts anderes als eine gewöhnliche Tabelle. Aber es gibt einen entscheidenden Unterschied: Du kannst dieselben Daten aus verschiedenen Perspektiven betrachten.

Dies ist eine zweidimensionale Pivot-Tabelle, in der du die einzelnen Spalten oder Zeilen genauer betrachten kannst.Quelle: Excel-Easy

Du kannst Daten in Kategorien gruppieren, Daten filtern, um Kategorien ein- oder auszuschließen, und sogar Diagramme mit Pivot-Tabellen erstellen.

In der Praxis können Pivot-Tabellen verwendet werden, um:

• Personaldatenbanken zu erstellen

• Produktdatenbanken zu erstellen

• Projektumsatzdaten aufzuzeichnen

5. Makros und VBA

Ein Makro ist ein kleines Computerprogramm, das eine Aktion oder eine Reihe von Aktionen ausführt, sobald es aktiviert wird. Makros werden in der Sprache VBA (Visual Basic for Applications) geschrieben und in Modulen gespeichert. Die Verwendung eines Makros erfordert ein tiefes Verständnis von VBA.

Sobald Nutzeren auf die mit AVBA geschriebene Schaltfläche „Hohe Umsätze anzeigen“ klicken, berechnet Excel die höchsten Umsätze.Quelle: Spreadsheeto

VBA-Makros helfen dabei, Aufgaben zu automatisieren. Aufgrund ihrer Komplexität verfügen jedoch nicht alle Excel-Nutzeren über diese Kenntnis.

Fortgeschrittene Excel-Nutzeren wenden VBA-Makros an, um:

• Daten schnell zu bereinigen und zu formatieren

• Daten auf allen Blättern aufzulisten

• Eigenschaften und Aktionen in Pivot-Tabellen zu automatisieren

• Benutzerformulare zu erstellen und zu ändern

• Systeme zu erstellen, um Excel-Dateien zu erstellen, zu aktualisieren oder zu ändern

6. Datensimulationen

Eine Simulation beinhaltet in der Regel die Erstellung eines mathematischen Modells, das die Eigenschaften eines Systems darstellt. Heutzutage gibt es zwar spezielle Softwareprogramme für Simulationen, aber jemand mit fortgeschrittenen Kenntnissen kann auch Excel-Tools für die Simulation verwenden.

Ein Beispiel für eine Datensimulation, bei der zukünftige Gewinne auf der Grundlage vergangener Daten prognostiziert werden.Quelle: SpreadsheetWEB

Um eine Simulation in Excel durchzuführen, müssen Nutzeren wissen, wie bestimmte Funktionen angewendet werden können, darunter:

• Funktionen zur Erzeugung von Zufallszahlen

• Statistische Funktionen

• Datentabellen

• Tools zur Was-wäre-wenn-Analyse

Beispiele für die Anwendung von Datensimulationen sind:

• Simulation von Online-Anzeigenaktivitäten, um den möglichen Durchschnittsumsatz für einen Zeitraum zu ermitteln

• Ermittlung von Verkaufsmustern basierend auf aktuellen Daten

• Modell des Customer Lifetime Value auf der Grundlage des Produktkaufverhaltens erstellen

Wie kannst du die Excel-Kenntnisse der Kandidaten beurteilen?

Du erhältst unter Umständen eine Flut an Bewerbungen von Kandidaten, die sich für Excel-Experten halten. Schließlich sind Excel-Kenntnisse weit verbreitet, wenn man bedenkt, dass 16 % der Weltbevölkerung Excel verwenden.

Um sicherzugehen, dass du Kandidaten mit den am besten passenden fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen einstellst, musst du sie testen. Gehen wir die verschiedenen Möglichkeiten durch, wie du die Kompetenz der Kandidaten überprüfen kannst.

Screening-Fragen zum Testen der Tabellenkalkulationskenntnisse von Kandidaten

Mit Screening-Fragen kannst du die Flut der eingehenden Bewerbungen leichter bewältigen. Denn damit kannst du prüfen, welche Kandidaten die erforderlichen Kenntnisse besitzen.

So kannst du ungeeignete Kandidaten von Anfang an aussortieren. Du kannst dich aber auch dafür entscheiden, die Kandidaten erst während des Bewerbungsprozesses oder sogar nach dem Auswahlverfahren zu prüfen, eine Vorauswahl jedoch spart dir auf lange Sicht jedoch eine Menge Zeit.

Es gibt drei Arten von Screening-Fragen:

1. Offene Fragen, bei denen Kandidaten ihre Antworten formulieren müssen

2. Ja/Nein-Fragen

3. Multiple-Choice-Fragen

Du kannst die Kandidaten zum Beispiel fragen:

• Wie viele Jahre Erfahrung haben Sie mit Excel?

• Was erachten Sie als schwierig in Excel? Erklären Sie, wie Sie das Problem gelöst und die gewünschten Ergebnisse erzielt haben.

• Haben Sie Erfahrung mit VBA-Makros? Wenn ja, wann und wie haben Sie sie eingesetzt, um die Datenverarbeitung zu verbessern?

• Unter welchen Umständen ziehen Sie SVERWEIS gegenüber INDEX MATCH vor?

Ja/Nein-Fragen sind hilfreich, um sich einen schnellen Überblick über die Fähigkeiten von Kandidaten zu verschaffen und Kandidaten anhand klarer Parameter zu vergleichen. Ja/Nein-Fragen sind viel spezifischer als offene Fragen und ermöglichen es, auf bestimmte Kenntnisse einzugehen.

Beispielfragen:

• VBA-Makros werden verwendet, um die Verarbeitung von Daten zu automatisieren. Richtig oder falsch?

• SVERWEIS und INDEX MATCH sind dasselbe. Ja oder nein?

• Eine Heatmap wird mit erweiterten bedingten Formatierungen erstellt. Ja oder nein?

Multiple-Choice-Fragen gehören zu den besten und am häufigsten verwendeten Screening-Fragen . Mit den richtigen Fragen, die Kandidaten in einem bestimmten Zeitrahmen beantworten müssen, kannst du die Fähigkeiten der Kandidaten testen.

Hier ist ein Beispiel aus TestGorillas eigenem Excel-Test: 

TestGorilla verfügt über eine umfangreiche Testbibliothek. Erkunden Sie die Testbibliothek und suchen Sie nach bestimmten Tests und sehen Sie sich die Testempfehlungen an. Sie können auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Fragen einrichten. 

Durchführung von Tests zur Überprüfung der Excel-Kenntnisse

Ein Excel-Kenntnistest kann Ihnen zeigen, wie gut ein Bewerber fortgeschrittene Excel-Kenntnisse anwenden kann.

Idealerweise sollte dies entweder nach dem ersten Screening direkt vor dem Interview oder nach der ersten Runde von Interviews geschehen.

Wenn Sie sich für kostenlose Prüfungen aus dem Internet entscheiden, kann es sein, dass Ihre Kandidaten auch die Antworten dazu online finden. Wenn Sie dies vermeiden wollen, ist es besser, einen Experten hinzuzuziehen, der eine Prüfung speziell für Sie entwirft. Wenn das keine Option ist, bietet TestGorilla einen allgemeinen Excel-Kenntnistest, einen Test für fortgeschrittene Excel-Kenntnisse und einen Test, der die Fähigkeiten eines Kandidaten bei der Finanzmodellierung mit Excel bewertet.

Hier ist ein Beispiel für einen kostenlosen praktischen Excel-Test für Fortgeschrittene von eExcel LTD:

Tests der allgemeinen Excel-Kenntnisse

Der allgemeine Excel-Test von TestGorilla bewertet die Fähigkeit eines Bewerbers, Excel-Tabellen zu lesen und zu interpretieren, grundlegende Berechnungen durchzuführen und Tabellen zu manipulieren. Auf diese Weise können Sie Kandidaten einstellen, die wissen, wie man Excel als Teil der Microsoft Office Suite verwendet.

Dieser Test ist eine gute Option, wenn du Assistenten von Manageren, Assistenten der Geschäftsführung oder Kandidaten für andere Positionen einstellen willst, die ein gutes Verständnis der grundlegenden Funktionen von Microsoft Excel erfordern.

Du kannst dir einige Beispielfragen in unserer Testbibliothek ansehen. Du findest den Test nützlich? Dann teste TestGorilla kostenlos..

Test der fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse

Der Test der fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse prüft Kandidaten auf ihre Fähigkeiten, eine Vielzahl an Excel-Funktionen und -Formeln zu nutzen. Mit diesem Test kannst du Kandidaten ermitteln, die in der Lage sind, Daten zu organisieren und mithilfe von Microsoft Excel Erkenntnisse daraus zu gewinnen.

Dieser Test ist eine gute Möglichkeit, bessere Entscheidungen bei der Einstellung von Finanzfachleuten, Marketingfachleuten, Vertriebsmitarbeitern, Führungskräften, Datenwissenschaftlern und anderen Stellen, die fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Excel erfordern, zu treffen.

Hört sich gut an? Dann schau dir ein paar Beispielfragen in unserer Testbibliothek an und teste TestGorilla kostenlos.

Test der Finanzmodellierung in Excel

Der Test der Finanzmodellierung in Excel bewertet die grundlegenden Finanz- und Bewertungskenntnisse der Kandidaten sowie ihre Fähigkeit, Finanzmodelle mit Excel zu erstellen und zu pflegen. Dieser Test wurde speziell dafür entwickelt, Finanzfachleute zu testen, die oft mit Excel arbeiten müssen.

Dieser Test eignet sich, um Finanzfachleute (Controlleren, Analysten, Berateren) zu testen, die über solide Finanzmodellierungskenntnisse, Analysten,mit Excel verfügen müssen.

Verschaffe dir ein besseres Bild davon, wie dieser Test aussieht, indem du dir einige Beispielfragen in unserer Testbibliothek ansiehst. Wenn dir diese Fragen gefallen, kannst du TestGorilla kostenlos testen.

Screening-Fragen vs. Excel-Wissenstests

Screening-Fragen und praktische Prüfungen bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile.

Schauen wir uns die einzelnen Punkte in der folgenden Tabelle an:

Mit der richtigen Kombination von Beurteilungsmethoden kannst du feststellen, ob Kandidaten wirklich über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen.

Welche Berufe erfordern Excel-Kenntnisse?

Excel ist vielseitig einsetzbar: von der Erstellung von Pivot-Tabellen für die Buchhaltung bis hin zur Verfolgung der Verkaufsdaten eines Unternehmens.

Je nach Stelle sollten die Kandidaten über bestimmte fortgeschrittene Excel-Kenntnissen verfügen. Hier ist eine Liste mit einigen Stellen, die bestimmte Excel-Kenntnisse erfordern:

1. Finanzanalyst

Finanzanalysten untersuchen Finanzdaten, um Investitionsmöglichkeiten zu entdecken, Betriebskosten zu senken und Daten in ausführlichen Berichten festzuhalten. Gemeinsam mit der Vertriebsleitung schlägt ein Finanzanalyst auch Möglichkeiten vor, um das finanzielle Wachstum des Unternehmens zu steigern.

Über diese fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse sollten Finanzanalysten verfügen:

• SVERWEIS

• INDEX MATCH

• Datensimulationen

Beispielhafte Stellenbeschreibung:

„Für diese Rolle müssen Kandidaten mit den Buchhaltungsfunktionen in Excel vertraut sein, um Techniken in der Buchhaltung ausführen zu können. Sie sollten auch Erfahrung mit Prognose- und Umsatztrend-Tools in Excel haben. Der Umgang mit Datensimulationen und Solver ist von Vorteil.“

2. Unternehmens- und Marktanalyst

ein Unternehmensanalyst hilft, die Lücke zwischen der IT und dem Unternehmen zu schließen, indem sie/er Daten analysiert und so die Rohdaten in wertvolle Business Intelligence umwandelt. ein Marktanalyst unterstützt das Unternehmen dabei, auf der Grundlage der Daten fundierte Entscheidungen über den Markt zu treffen.

Über diese fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse sollten Unternehmens- und Marktanalysten verfügen:

• Pivot-Tabellen

• Bedingte Formatierung

• VBA

• Excel-Tools für Prognosen und Trends

Beispielhafte Stellenbeschreibung:

„Für diese Rolle benötigen erfolgreiche Kandidaten ein ausgeprägtes Verständnis von Excel. Sie müssen in der Lage sein, Pivot-Tabellen, bedingte Formatierungen, VBA, Prognosen & Trend-Tools anzuwenden.“

3. Datenanalyst

ein Datenanalyst unterstützt ein Unternehmen bei der Entscheidungsfindung, indem sie/er Daten prüft, umwandelt und modelliert, um nützliche Informationen zu entdecken und zu einer Schlussfolgerung zu gelangen. Außerdem erkennen Datenanalysten Trends und machen Vorhersagen für die Zukunft.

Über diese fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse sollten Datenanalysten verfügen:

• Pivot-Tabellen

• SVERWEIS, INDEX und MATCH

• Excel-Tools für Prognosen und Trends

Beispielhafte Stellenbeschreibung:

„Für diese Rolle müssen erfolgreiche Kandidaten sicher in der Nutzung der Analysetools von Excel sein. Außerdem sollten sie die Analysefunktionen und Nachschlagefunktionen wie SVERWEIS, INDEX und MATCH beherrschen. Es wäre auch vorteilhaft, wenn sie wissen, wie man fortgeschrittene Diagramme erstellt und Prognosen & Trend-Tools nutzt.“

4. Kostenkalkulator

ein Kalkulator ist dafür verantwortlich, Daten zu sammeln und zu analysieren, um den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Herstellung eines Produkts zu schätzen. Natürlich muss ein Kalkulator auch in der Lage sein, geschätzte und tatsächliche Kosten zu lesen, zu analysieren und aufzuzeichnen.

Über diese fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse sollten Kostenkalkulatoren verfügen:

• Pivot-Tabellen

• SVERWEIS, INDEX und MATCH

• Bedingte Formatierung

Beispielhafte Stellenbeschreibung:

„Für diese Rolle müssen erfolgreiche Kandidaten wissen, Aufgabe wie man Pivot-Tabellen erstellt und verändert und Daten daraus auswertet. Sie sollten auch mit den Excel-Funktionen SVERWEIS, INDEX und MATCH vertraut sein. Am besten ist es auch, wenn sie die bedingte Formatierung in Excel beherrschen.“

5. Sachbearbeiter

ein Sachbearbeiter erledigt Büroarbeiten wie das Führen von Aufzeichnungen, das Sammeln von Daten und die Unterstützung von Kunden beim Daten- und Informationsmanagement.

Über diese fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse sollten Sachberarbeiteren verfügen:

• SVERWEIS, INDEX und MATCH

• Bedingte Formatierung

• Pivot-Tabellen

Beispielhafte Stellenbeschreibung:

„Für diese Rolle müssen erfolgreiche Kandidaten die Excel-Funktionen SVERWEIS, INDEX und MATCH sehr gut beherrschen. Sie sollten auch wissen, wie man bedingte Formatierungen und erweiterte Diagramme in Excel verwendet

6. Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer

Buchhalteren und Wirtschaftsprüferen analysieren Jahresabschlüsse und Dokumente, um sicherzustellen, dass sie korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Außerdem legen sie wichtige Finanzdaten ab und reichen Steuererklärungen ein.

Über diese fortgeschrittenen Excel-Kenntnisse sollten Buchhalteren und Wirtschaftsprüferen verfügen:

• Funktionen für die Buchhaltung

• SVERWEIS, INDEX und MATCH

Beispielhafte Stellenbeschreibung:

„Für diese Rolle benötigen erfolgreiche Kandidaten ein gutes Verständnis der Buchhaltungsfunktionen von Excel. Außerdem sollten Sie wissen, wie man die Funktionen SVERWEIS, INDEX und MATCH in Excel verwendet.“

So findest du Kandidaten mit Excel-Kenntnissen

Wie wir gesehen haben, erfordern verschiedene Stellen unterschiedliche fortgeschrittene Excel-Kenntnisse. Die gute Nachricht ist, dass du selbst kein Excel-Profi sein musst, um Kandidaten nach ihren Kenntnissen zu beurteilen.

Mit einer Kombination aus Screening-Tests und maßgeschneiderten praktischen Prüfungen können Sie beurteilen, ob ein Bewerber über die fortgeschrittenen Fähigkeiten verfügt, die Ihre offene Stelle erfordert. Diese objektiven Ergebnisse helfen Ihnen, jeden Kandidaten einzeln zu bewerten und alle Kandidaten auf der Grundlage ihrer Fachkenntnisse einzustufen, um die richtige Einstellungsentscheidung für Ihre Stelle zu treffen.