Verbessere deinen Einarbeitungsprozess mit einer Einarbeitungs-Checkliste

Wusstest du, dass nur 29 % der Personalabteilungen ihren Mitarbeitern nach dem Einstellungsprozess Unterstützung bei der kulturellen Einarbeitung bieten? Die meisten Personalverantwortlichen wissen, dass ihre Arbeit nicht zu Ende ist, wenn ihr Kandidat die Stelle angenommen hat. Die Umsetzung eines effektiven Einarbeitungsprozesses kann jedoch eine Herausforderung sein. Ein Instrument, das die Arbeit erleichtert, ist eine Einarbeitungs-Checkliste.

Bildquelle: HCI und Kronos

Was ist Onboarding und wie kann es eine Herausforderung für Personalverantwortliche sein?

Nachdem dein Bewerber verschiedene Vorstellungsgespräche und Kompetenztests absolviert hat und für die Stelle ausgewählt wurde, ist es nun an der Zeit, ihn in deinem Team willkommen zu heißen. Die Einarbeitung ist ein wichtiger Teil der Eingewöhnung in das neue Arbeitsumfeld und die Unternehmenskultur. Deine neuen Mitarbeiter werden sich nicht nur an die Arbeit selbst gewöhnen, sondern auch mit ihren Kollegen vertraut werden und sich in ihrer neuen Rolle wohler fühlen.

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Natürlich geht es bei der Einarbeitung um mehr als nur darum, dass sich deine Mitarbeiter wohl fühlen. Es steigert die Bindungsrate, die Leistung, die Zufriedenheit der Vorgesetzten, das Engagement der Mitarbeiter und die Produktivität deines Teams.

Aber der Einarbeitungsprozess ist nicht immer einfach. Es gibt eine Reihe von Herausforderungen, mit denen Personalverantwortliche bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter konfrontiert werden, z. B. muss sichergestellt werden, dass die Einarbeitung-Verfahren für die jeweilige Rolle geeignet ist und der Prozess zügig abgeschlossen wird.

Mit einer Einarbeitungs-Checkliste können Sie sicherstellen, dass dein Einarbeitungs-Prozess effektiv und effizient ist.

Was ist eine Einarbeitungs-Checkliste?

Eine Einarbeitungs-Checkliste ist ein Dokument, in dem die wichtigsten Schritte für die Einstellung neuer Mitarbeiter aufgeführt sind. Die Checkliste für die Einarbeitung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, und für einige Funktionen benötigst du wahrscheinlich spezielle Checklisten.

Die Vorteile von Einarbeitungs-Checklisten

Der offensichtlichste Vorteil einer Einarbeitungs-Checkliste besteht darin, dass sie den Prozess rationalisiert. Diese Effizienz wirkt sich positiv auf die Mitarbeiter aus, die die Einarbeitung in deinem Unternehmen durchlaufen. Untersuchungen zeigen, dass 91 Prozent der neuen Mitarbeiter, die einen effizienten Einarbeitungs-Prozess durchlaufen haben, ein hohes Maß an Verbundenheit am Arbeitsplatz empfinden.

Aber das ist nicht der einzige Vorteil, den die Verwendung von Einarbeitungs-Checklisten mit sich bringt.

Förderung einer offenen Kommunikation

Eine Einarbeitungs-Checkliste bietet dem Mitarbeiter eine Reihe von Möglichkeiten, Fragen zu stellen. Dies fördert eine offene Kommunikation, die für den neuen Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung ist und es ihm ermöglicht, alle Unklarheiten über seine neue Rolle zu klären. Außerdem zeigst du damit deine Bereitschaft, deinen neuen Mitarbeiter von Anfang an zu unterstützen.

Kulturelle Eingewöhnung fördern

Eine Checkliste hilft dir dabei, alle wichtigen Einführungsgespräche zu planen, die du führen musst, um deinem neuen Mitarbeiter zu helfen, sich in seinem Team zurechtzufinden. Dies kann die Kultur deines Unternehmens stärken und fördern, da deine derzeitigen Mitarbeiter als Botschafter für dein Unternehmen fungieren und die Leistungen deines Unternehmens unterstützen können.

Senkung der Fluktuationskosten

Mit Einarbeitungs-Checklisten kannst du die Kosten für die Personalfluktuation in zweierlei Hinsicht senken. Erstens kannst du durch einen effektiven Einarbeitungs-Prozess, der durch eine Einarbeitungs-Checkliste unterstützt wird, die Entfremdung deiner Mitarbeiter vermeiden. Laut BambooHR haben 59 Prozent der neuen Mitarbeiter das Gefühl, dass sie aufgrund eines schlechten Einarbeitungs-Prozesses nicht in die Unternehmenskultur integriert wurden.

Eine effektive Einarbeitung, das durch eine Checkliste unterstützt wird, stellt auch sicher, dass deine Bewerber sich über die Aufgaben im Klaren sind, für die sie angestellt wurden. Dies wird durch Daten belegt, die zeigen, dass eine effektive Einarbeitung dazu führt, dass Mitarbeiter 14-mal wahrscheinlicher ein klares Rollenverständnis haben.

Reduziere Stress

Die Verwendung einer Einarbeitungs-Checkliste rationalisiert den Einarbeitungsprozess und trägt dazu bei, den Stress aus Sicht der Personalabteilung und der neuen Mitarbeiter zu reduzieren.

Mit einer Checkliste kannst du deinem neuen Mitarbeiter helfen, sich reibungslos einzuarbeiten und zu lernen, was von ihm erwartet wird, wenn er in seiner Rolle wächst. Dieser organisierte Ansatz und das erhöhte Maß an Klarheit verringern den Stress und fördern die Produktivität.

Und du musst dir keine Gedanken mehr darüber machen, ob du etwas vergessen hast, denn alles steht auf deiner Liste.

Minimiere Fehler

Checklisten für die Einarbeitung verringern die Wahrscheinlichkeit, dass du wichtige Aktivitäten vergisst. Dies macht den Prozess auch für neue Mitarbeiter weniger stressig, da sie sich darauf verlassen können, dass sie die richtigen Informationen erhalten, ohne das Gefühl zu haben, aus einem Feuerwehrschlauch trinken zu müssen.

Vermeide Zeitverschwendung

Der Einarbeitungs-Prozess sollte zügig abgeschlossen werden, ohne dass dein neuer Mitarbeiter das Gefühl hat, durch wichtige Informationen gehetzt zu werden. Eine Einarbeitungs-Checkliste kann dir dabei helfen, Zeitverschwendung zu vermeiden und sicherzustellen, dass du jedem Teil des Prozesses die richtige Aufmerksamkeit schenkst. Sie verhindert auch, dass du Informationen wiederholst, da du anhand der Checkliste sehen kannst, welche Fakten oder Einarbeitungs-Phasen du möglicherweise bereits behandelt hast.

Etabliere die Marke deines Unternehmens

Mit einer Einarbeitungs-Checkliste kannst du die Marke deines Unternehmens leichter beschreiben und an neue Mitarbeiter vermitteln. Ähnlich wie bei der Förderung deiner Unternehmenskultur kannst du dies erreichen, indem du mit Hilfe einer Checkliste Einführungen für die Kollegen deines neuen Mitarbeiters planst. Deine bestehenden Mitarbeiter werden dann deinem neuen Mitarbeiter Einzelheiten über die Unternehmensmarke mitteilen und ihm helfen, mehr über das Unternehmen zu erfahren.

Konsistenz aufrechterhalten

Checklisten helfen dir nicht nur, alle relevanten Informationen während des Einführungsprozesses zu erfassen, sondern stellen auch sicher, dass die Einführungserfahrung für jeden neuen Mitarbeiter einheitlich ist. Indem du denselben Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter befolgst, kannst du sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter bei seinem Arbeitsantritt eine gute Erfahrung macht.

Flexibel bleiben

Obwohl du für jeden neuen Mitarbeiter ähnliche Schritte vorsiehst und dein Einarbeitungsprozess so einheitlich wie möglich sein sollte, kann es sein, dass du deine Checkliste für einige Rollen anpassen musst. Indem du verschiedene Schritte in deine Einarbeitungs-Checkliste aufnimmst, kannst du deinen Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter auf eine Weise personalisieren, die ihrer Rolle entspricht. Dies hilft deinem neuen Mitarbeiter, sich in seinem neuen Unternehmen besser zurechtzufinden.

Was sind die grundlegenden Faktoren, die in eine Einarbeitungs-Checkliste aufgenommen werden sollten?

Einarbeitung geht über das bloße Ankreuzen von Kästchen hinaus. Du kannst zum Beispiel denken, dass dein neuer Mitarbeiter, sobald du das Ende deiner Checkliste erreicht hast, vollständig eingearbeitet ist und deine Arbeit erledigt ist. Obwohl deine Checkliste einen großen Beitrag zu einem effizienten Einarbeitungs-Prozess leisten kann, gibt es noch weitere wichtige Faktoren, die du berücksichtigen und in die Liste aufnehmen solltest. Einige dieser Faktoren sind:

• Eine Liste mit Informationen über die Rollen der Mitarbeiter deines neuen Mitarbeiters. Auf diese Liste kannst du dich beziehen, wenn du den Mitgliedern deines Teams wichtige Informationen vorstellst.

• Eine Liste von Ausrüstungsgegenständen und Arbeitsplatzmerkmalen, die deinem neuen Mitarbeiter helfen, sich an seine Arbeitsumgebung zu gewöhnen

• Die Checkliste sollte dich an alle Formulare und Papiere erinnern, die der neue Mitarbeiter ausfüllen muss, und

• Sie sollte auch Einzelheiten zu den wichtigsten Unternehmensrichtlinien und der Unternehmenskultur enthalten.

Warum es wichtig ist, der Unternehmenskultur in einer Checkliste für die Einarbeitung Priorität einzuräumen

Es gibt mehrere Gründe, der Unternehmenskultur in deiner Checkliste für die Einarbeitung Priorität einzuräumen und sie zu erwähnen. Da 86 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate entscheiden, ob sie in ihrem neuen Unternehmen bleiben oder es verlassen, ist es wichtig, ihnen so früh wie möglich einen guten Eindruck von der Unternehmenskultur zu vermitteln.

Deine Checkliste sollte auch deine Unternehmenskultur in den Vordergrund stellen, denn:

• Sie bietet dir die Möglichkeit, die Normen und Richtlinien des Unternehmens festzulegen.

• Sie vermittelt deinen Mitarbeitern ein klareres Bild davon, wie sie in dein Unternehmen passen werden, und

• Sie kann ein Motivationsfaktor sein, da deine Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.

Wie bereits erwähnt, kannst du deinen Mitarbeitern deine Unternehmenskultur durch deinee bestehenden Teammitglieder nahe bringen. Du kannst dies auch erreichen, indem du dich um deinem neuen Mitarbeiter kümmerst, seine Fragen beantwortest und die positiven Errungenschaften deines Unternehmens hervorheben.

Muster-Checkliste für die Einarbeitung

Wenn du neu in der Welt der Einarbeitung bist und dich schwer tust, eine Onboarding-Checkliste zu erstellen, solltest du dir diese Vorlage für eine 12-Schritte-Checkliste ansehen, die dir bei der Erstellung deiner eigenen Liste helfen kann:

Die wichtigsten Schritte während des Einarbeitungs-Prozesses

1. Lasse deinen neuen Mitarbeiter die relevanten Unterlagen ausfüllen, z. B. die wichtigsten Arbeitsdokumente.

2. Schicke deinem neuen Mitarbeiter ein Angebotsschreiben, in dem die Stellenbezeichnung, der Arbeitsplan, das Anfangsdatum, die Vergütungsleistungen des Unternehmens und der Termin, bis zu dem der Bewerber auf das Stellenangebot reagieren muss, angegeben sind.

3. Lasse deinen neuen Mitarbeiter die erforderlichen Beschäftigungsformulare ausfüllen, z. B. ein W-4-Formular oder ein Dokument, in dem ein Krankenversicherungsvertrag aufgeführt ist.

4. Erfasse die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters, einschließlich seiner Bankverbindung und seiner Kontaktdaten.

5. Sende deinem neuen Mitarbeiter eine Begrüßungs-E-Mail und deinen derzeitigen Mitarbeitern eine E-Mail mit einer Ankündigung für neue Mitarbeiter.

6. Sende eine Erinnerungs-E-Mail an den Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters, in der du ihn bittest, die entsprechenden Aufgaben für den neuen Mitarbeiter zu erledigen.

7. Teile deiner Buchhaltung und deinem IT-Personal die Daten des neuen Mitarbeiters mit. Diese tragen den neuen Mitarbeiter dann in die Gehaltsabrechnung bzw. in die IT-Konten des Unternehmens ein.

8. Informiere deinen neuen Mitarbeiter über die Einarbeitung in einem Mitarbeiterhandbuch.

9. Gib deinem neuen Mitarbeiter einen Überblick über das Unternehmen und die Struktur deiner Abteilungen.

10. Stelle eine Agenda für die erste Woche des neuen Mitarbeiters zusammen.

11. Weise deinem neuen Mitarbeiter einen Mentor zu, der ihn in den ersten Monaten bei seinen Aufgaben unterstützt.

12. Richte Schulungs- und Karriereentwicklungsmöglichkeiten für deinen neuen Mitarbeiter ein.

Hilf deinen neuen Mitarbeitern mit Einarbeitungs-Checklisten beim Start ins Berufsleben

Die Einarbeitung kann für Personalverantwortliche eine Herausforderung sein. Sie kann jedoch über Erfolg oder Misserfolg einer Beziehung zu deinen neuen Mitarbeitern entscheiden. Eine Checkliste für die Einarbeitung ist unerlässlich, wenn du willst, dass sich deine neuen Mitarbeiter gut entwickeln. Vergiss nicht, deine derzeitigen Mitarbeiter die Werte deines Unternehmens bestätigen zu lassen.

Mit Hilfe einer Einarbeitungs-Checkliste wird dein neuer Mitarbeiter bald in dein Unternehmen eintauchen, sich wie zu Hause fühlen und beginnen, wichtige Ziele zu erreichen.