7 Tipps für eine bessere und flexible Arbeitspolitik

Die Nachfrage der Arbeitnehmer nach flexibler Arbeit und einer besseren Work-Life-Balance wächst.

Die McKinsey-Studie "American Opportunity Survey 2022" ergab, dass 87 % der Arbeitnehmer die Chance nutzen, flexibel zu arbeiten.[1]

Die Arbeitnehmer wissen, dass die Zukunft flexibel ist, und immer mehr von ihnen wollen daran teilhaben.

Die Einführung flexibler Arbeitsregelungen in Ihrem Unternehmen ist ein hervorragendes Mittel, um Top-Talente anzuziehen und zu halten und das Engagement und die Arbeitszufriedenheit zu steigern.

In diesem Artikel werden wir Beispiele für flexible Arbeitsregelungen, ihre Vor- und Nachteile und die besten Praktiken für den Aufbau einer soliden flexiblen Arbeitsregelung in Ihrem Unternehmen untersuchen. Außerdem gehen wir darauf ein, wie Sie feststellen können, ob Ihre Mitarbeiter für flexible Arbeitsformen bereit sind.

Wenn Sie möchten, können Sie direkt zu den bewährten Verfahren übergehen.

Was ist eine flexible Arbeitszeitregelung?

Eine flexible Arbeitszeitregelung ist ein Ansatz für die Personaleinsatzplanung, der sicherstellt, dass ein Mitarbeiter seine Arbeit erledigt, ihm aber flexible Arbeitszeiten mit unterschiedlichen Anfangs- und Endzeiten ermöglicht.

Eine flexible Arbeitszeitregelung bricht die traditionelle Struktur einer Arbeitsrolle mit bestimmten starren Stunden pro Tag auf. Verschiedene Arten von Maßnahmen erreichen dies auf unterschiedliche Weise.

Hier sind einige Beispiele für flexible Arbeitszeiten, die Ihr Unternehmen einführen kann:

• Gleitzeit

• Ergebnisorientiertes Arbeitsumfeld

• Komprimierte Woche

• Flexibles Jahr

• Jobsharing

• Unbegrenzter Urlaub

• Reduzierte Arbeitszeiten

Sehen wir uns die Details an.

Gleitzeit

Gleitzeit ist eine der häufigsten Arten von flexibler Arbeit. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeitet und die Anfangs- und Endzeiten mitbestimmen kann.

Gleitzeit kann, muss aber nicht die Kernzeiten festlegen, zu denen eine Person arbeiten muss. Zum Beispiel können die Anfangs- und Endzeiten variieren, aber die Arbeitnehmer müssen von 14:00 bis 16:00 Uhr anwesend sein. Diese Struktur hilft bei der Koordinierung von Teamarbeit und Besprechungen.

Ergebnisorientierte Arbeitsumgebung

In einer ergebnisorientierten Arbeitsumgebung spielt die Arbeitszeit der Mitarbeiter keine Rolle. Sie können so lange arbeiten, wie sie wollen, solange sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Diese flexible Arbeitsoption beruht in hohem Maße auf Vertrauen, da jeder Mitarbeiter vollständig rechenschaftspflichtig und autonom ist.

Diese Arbeitsumgebungen eignen sich in der Regel am besten für Unternehmen, die in hohem Maße auf Freiberufler und Auftragnehmer angewiesen sind, obwohl auch traditionellere Arbeitsplätze diese Praxis übernehmen können.

JL Buchanan, ein Beratungsunternehmen für den Einzelhandel, führte 2009 eine ergebnisorientierte Arbeitsumgebung ein und konnte seitdem ein höheres Engagement, eine höhere Produktivität und eine höhere Effizienz der Mitarbeiter feststellen. Außerdem konnten die Gewinne und der Umsatz gesteigert werden.

Komprimierte Woche

Eine komprimierte Arbeitswoche ermöglicht es den Mitarbeitern, eine volle Arbeitswoche (in der Regel 35-40 Stunden) an weniger Tagen zu arbeiten.

Das könnte so aussehen: vier 10-Stunden-Tage statt fünf 8-Stunden-Tage. Eine weitere Variante ist der 9/80-Arbeitszeitplan, bei dem die Arbeit eines Arbeitnehmers in zwei Wochen aufgeteilt wird. Dadurch erhalten sie von Montag bis Donnerstag eine zusätzliche Stunde Arbeit, um sicherzustellen, dass sie alle zwei Wochen einen Freitag frei haben.

Eine komprimierte Woche ist am einfachsten für Unternehmen einzuführen, die für einen Tag schließen könnten. Sie können Ihre Mitarbeiter aber auch in zwei Teams aufteilen, um sicherzustellen, dass immer jemand für wichtige Aufgaben zur Verfügung steht.

Hier sind einige weitere Möglichkeiten für eine flexible Arbeitsweise:

• Flexibles Jahr: Sie berechnen die Stunden auf einer Jahresbasis

• Jobsharing: Die Mitarbeiter teilen ihre Arbeitszeit untereinander auf, um die gleiche Arbeit zu erledigen

• Unbegrenzter Urlaub: Sie bieten unbegrenzten Urlaub an, aber die Arbeitnehmer müssen bestimmte Bedingungen und Voraussetzungen erfüllen

• Reduzierte Arbeitszeit: Die Arbeitszeit der Mitarbeiter liegt unter dem Standard für ihre Rolle, und ihr Gehalt wird bei Bedarf angepasst

Viele dieser Arten von Arbeitszeitplänen können mit flexiblen Arbeitsvereinbarungen kombiniert werden, wie z. B. Remote- und Hybridarbeit. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Remote-Arbeit bewährte Verfahren.

Die Vorteile und Herausforderungen flexibler Arbeitsregelungen

Lassen Sie uns die wichtigsten Vor- und Nachteile flexibler Arbeitsregelungen erörtern.

Selbst bei den besten flexiblen Arbeitsregelungen müssen Sie einige Überlegungen anstellen, wenn sie reibungslos funktionieren sollen. Wir sind jedoch der Meinung, dass die Vorteile die Nachteile bei weitem überwiegen.

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Vorteile und Herausforderungen flexibler Arbeitsregelungen:

Lassen Sie uns diese Punkte im Einzelnen besprechen.

Die Vorteile

Zunächst zu den Vorteilen, die sich für Ihr Unternehmen aus der Einführung flexibler Arbeitsmethoden ergeben.

1Glücklichere, zufriedenere Mitarbeiter

Laut einem aktuellen Bericht von Owl Labs glauben 84 % der Mitarbeiter, dass sie nach der Pandemie glücklicher wären, wenn sie von zu Hause aus arbeiten könnten. Mehr als die Hälfte derjenigen, die während der Pandemie von zu Hause aus gearbeitet haben, würden sich auch nach einem neuen Arbeitsplatz mit mehr Flexibilität umsehen, wenn sie nicht mehr die Möglichkeit hätten, von zu Hause aus zu arbeiten.

Wenn man den Mitarbeitern Flexibilität und Autonomie bei ihrer Arbeit einräumt, verbessert sich das Engagement, die Arbeitszufriedenheit steigt und der Burnout-Stress nimmt ab. All dies trägt zu einer höheren Qualität der Arbeit bei.

2Bessere Bindung von Spitzentalenten

Flexible Arbeitszeiten verringern die Fluktuation erheblich, insbesondere bei Arbeitnehmern mit Kindern, alternativen Lebensstilen und anderen Jobs.

Eine Umfrage ergab, dass 55 % der Arbeitnehmer sagen, sie würden ihren Arbeitsplatz verlassen, wenn sie keine Kontrolle über die Arbeitszeiten hätten.

Es ist wahrscheinlicher, dass Ihr Unternehmen Mitarbeiter behält, wenn Sie ihnen mehr Kontrolle und Autonomie über ihre Arbeitszeiten geben.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität bieten, können sie in dem Job bleiben, den sie gewählt haben und den anderen Anforderungen in ihrem Leben gerecht werden.

3Nachhaltigere Geschäftspraktiken mit einem geringeren CO2-Fußabdruck

Eine flexible Arbeitszeitpolitik ist besser für die Umwelt, wenn sie mit Telearbeit und hybriden Büros kombiniert wird.

Wenn Telearbeit eine Option ist und die Mitarbeiter nicht regelmäßig von neun bis fünf im Büro sind, kann ein Unternehmen seinen Energieausstoß reduzieren und weniger Ressourcen verbrauchen.

Das bedeutet, dass eine flexible Arbeitsweise dazu beitragen kann, unter anderem folgende Dinge einzusparen:

• Strom

• Wasser

• Abfall wie Papier, Styroporbecher und andere Einwegprodukte

Auch die Umwelt profitiert von der Telearbeit, da sie weniger pendelt. Die geringere Nutzung von Autos, U-Bahnen und Bussen trägt zur Verbesserung der Luftqualität bei.

4. Nützlich für die Personalbeschaffung

Das Angebot flexibler Arbeitszeiten ist für Bewerber attraktiv. Es verbessert das Image Ihrer Marke und zieht begehrte Talente an.

Immer mehr Unternehmen bieten flexible Arbeitszeiten als Vorteil für Arbeitssuchende an, weil immer mehr Bewerber dies fordern.

Ihr Unternehmen wäre nicht das erste, das flexible Arbeitszeiten als Einstellungsinstrument nutzt. Nehmen Sie zum Beispiel TrueNorth Group:

In dieser Stellenausschreibung werden flexible Arbeitszeiten sowie Remote- und Hybridarbeit als Top-Vorteile genannt, neben Gesundheitsfürsorge, Urlaubszeit und einem haustierfreundlichen Büro.

Bewerber wollen selbstbestimmt arbeiten, und Sie werden die Besten anziehen, wenn Sie ihnen das bieten, was sie wollen.

5Geringere Kosten

Flexible Arbeitszeiten können die Kosten Ihres Unternehmens in mehrfacher Hinsicht senken.

Zunächst einmal kann Ihr Unternehmen durch flexible Arbeitszeiten die Fluktuation senken (wie wir bereits erwähnt haben), was bedeutet, dass Sie bei den Kosten für Einstellung, Einarbeitung und Schulung sparen können. Im Durchschnitt liegen die derzeitigen Kosten pro Mitarbeiter bei 4.000 $.

Eine weitere Möglichkeit zur Kostensenkung sind die Gemeinkosten. Mit einer flexiblen Arbeitsorganisation können Sie einen kleineren Büroraum haben und weniger für die Nebenkosten und "Kleinigkeiten" (Kaffee und verschiedene Materialien) ausgeben.

Diese "Kleinigkeiten" sind in Wirklichkeit gar nicht so gering, denn allein der Kaffee kostet die Unternehmen im Durchschnitt 50 bis 125 Dollar pro Mitarbeiter und Jahr.

6. Bessere Unterstützung für berufstätige Eltern

Ein flexibler Zeitplan ist für berufstätige Eltern die Rettung schlechthin.

Es ist schon eine Herausforderung, die Anforderungen der Arbeit unter einen Hut zu bringen, aber es ist noch schwieriger, sie und die Betreuung eines Kindes zu bewältigen. Eltern müssen einen Zeitplan aufstellen, der ihren Job, die Kinderbetreuung, die Schule und möglicherweise einen anderen berufstätigen Elternteil berücksichtigt.

Ein wichtiger Faktor, um dieses wichtige Talent zu halten, ist die Erleichterung des Managements dieser hektischen Zeitpläne.

Lesen Sie unseren Artikel über Unterstützung für berufstätige Eltern für mehr zu diesem Thema.

Die Herausforderungen

Kommen wir nun zu den Herausforderungen, die mit einer flexiblen Arbeitszeitpolitik einhergehen können.

1. Voreingenommenheit aufgrund von Nähe

Voreingenommenheit aufgrund von Nähe ist eine Voreingenommenheit, die Arbeitgeber gegenüber Arbeitnehmern haben können, die flexibel arbeiten, einfach weil sie nicht in ihrer Nähe sind.

Diese Voreingenommenheit ist ein erhebliches Problem für Arbeitgeber, die flexible Arbeitsregelungen einführen, und muss unbedingt berücksichtigt werden, wenn wir beginnen, die Pandemie zu überwinden.

Voreingenommenheit aufgrund von Nähe ist wie jede andere Art von unbewusster Voreingenommenheit - wir sind uns nicht bewusst, wie sie unser eigenes Verhalten und unsere Entscheidungen beeinflusst. Unternehmen müssen sich aktiv um flexible Arbeitszeiten bemühen, um das Risiko der Voreingenommenheit zu mindern.

2. Weniger Kommunikation und Überwachung der Arbeit

Flexible Arbeitszeiten und Fernarbeit können mit weniger Überwachung, Anleitung und Kommunikation einhergehen, insbesondere in ergebnisorientierten Arbeitsumgebungen.

Sie können dieser Herausforderung begegnen, wenn Sie sie proaktiv und bewusst angehen.

Der beste Weg, dies zu tun, ist, von Anfang an Kommunikationsrichtlinien und -verfahren einzuführen und sicherzustellen, dass sie klar und für jeden zugänglich sind.

3Mögliche Auswirkungen auf Teams und Produktivität

Ein Problem, das Unternehmen bei flexibler Arbeit befürchten, ist der mögliche Verlust der Bürokultur und die Auswirkungen auf die Teamarbeit und die Produktivität.

Wenn dies für Ihr Unternehmen ein großes Problem darstellt, könnten Sie Kernzeiten in Ihre flexiblen Arbeitsrichtlinien aufnehmen. Wenn Sie verlangen, dass sich jeder zwischen X und Y im Büro anmeldet oder anwesend ist, können Sie Teamaktivitäten und Besprechungen besser aufeinander abstimmen.

7 bewährte Verfahren für flexible Arbeitszeiten

Nachdem wir die Vor- und Nachteile der Einführung flexibler Arbeitszeiten erörtert haben, wenden wir uns nun der wichtigsten Frage zu:

Wie können Sie flexible Arbeitszeiten einführen?

Lassen Sie uns gleich mit einer Zusammenfassung unserer besten Praktiken beginnen:

Lassen Sie uns diese Praktiken näher erläutern.

1. Vergewissern Sie sich, dass die flexiblen Arbeitszeiten für die jeweilige Aufgabe geeignet sind

Die große Mehrheit der Arbeitnehmer wünscht sich flexible Arbeitszeiten, aber nicht jede Aufgabe eignet sich für diese Art von Vereinbarung.

Nehmen Sie sich bei der Einführung flexibler Arbeitszeiten die Zeit, jede Aufgabe zu bewerten.

Insbesondere sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Ist die Funktion kundenorientiert?

• Könnten die Mitarbeiter die Funktion genauso gut mit flexiblen Arbeitszeiten ausüben?

Kundenorientierte Funktionen wie Einzelhandel, Gesundheitswesen und Kundendienst würden es schwer haben, vollständig flexibel zu arbeiten. Kundendienstmitarbeiter können jedoch möglicherweise flexible Arbeitszeiten mit Kernarbeitszeiten einrichten.

Beispiele für Aufgaben, bei denen flexible Arbeitszeiten nicht möglich sind, sind Fahrzeugtechniker und Lagerarbeiter.

Schriftsteller, Programmierer, Marketingfachleute und Webentwickler können jedoch oft problemlos auf flexible Arbeitszeiten umsteigen.

2Testen Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie für flexible Arbeitszeiten bereit sind

Es ist eine Sache, wenn ein Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten wünscht - aber ist er auch bereit für eine derartig veränderte Arbeitsstruktur?

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter für einen kompletten Wechsel bereit sind, denn Sie wollen nicht, dass die Qualität der Arbeit eines leistungsstarken Mitarbeiters leidet, weil er nicht vorbereitet ist.

Sie können Ihre Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereiten, indem Sie ihre Fähigkeiten mit Hilfe von Online-Tests überprüfen.

Das Testen von Kernkompetenzen und Soft Skills trägt dazu bei, sicherzustellen, dass ein Mitarbeiter auf eine solch große Veränderung der Umgebung vorbereitet ist. Versuchen Sie, Tests wie den von TestGorilla in Ihre Bewertung einzubeziehen:

• Kommunikationstest

• Test zum Verstehen von Anweisungen

• Motivationstest

Sie werden viel zuversichtlicher sein, einen Mitarbeiter in eine neue Umgebung zu schicken, wenn Sie sich sicher sind, dass er die für den Erfolg erforderlichen Fähigkeiten besitzt.

3Bieten Sie Fernarbeitsmöglichkeiten für flexible Mitarbeiter an

Sobald Sie einige Aufgaben in eine flexible Arbeitsstrategie integriert haben, sollten Sie versuchen, einige davon als Remote- oder Hybridarbeitsplätze einzurichten.

Remote- und Hybridarbeitsplätze steigern die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter, aber es ist viel einfacher, flexible Aufgaben auf dieses Modell zu übertragen, als sie von Anfang an als Fernarbeitsplätze einzurichten.

Ihr Unternehmen kann die Vorteile der Fernarbeit erkennen, indem es kleine Schritte in diese Richtung unternimmt, anstatt einen großen Sprung in Richtung einer Vollzeit-Fernarbeit zu machen.

Fernarbeit kann Stress reduzieren und das Engagement erhöhen, aber Sie sollten dennoch Maßnahmen ergreifen, um Depressionen bei Mitarbeitern zu vermeiden, die von zu Hause aus arbeiten.

4Überlegen Sie sorgfältig, ob Ihre Mitarbeiter feste Arbeitszeiten haben müssen oder ob sie völlig flexibel sein können

Müssen Sie eine bestimmte Zeit und Anzahl von Stunden festlegen, die flexible Mitarbeiter anwesend sein müssen? Oder können bestimmte Funktionen völlig flexibel sein und jedem Mitarbeiter erlauben, seine Anfangs- und Endzeiten selbst zu bestimmen?

Kernarbeitszeiten können für Arbeitsumgebungen nützlich sein, die stark auf Teamdynamik, Koordination und häufige Besprechungen angewiesen sind. Es kann sinnvoll sein, eine Handvoll Stunden festzulegen, zu denen alle Mitarbeiter an jedem Arbeitstag anwesend sein müssen.

An manchen Arbeitsplätzen können Sie jedoch problemlos Besprechungen für unterschiedliche Zeiten von Woche zu Woche ansetzen. An diesen Arbeitsplätzen ist Teamarbeit nicht so wichtig, und viele Mitarbeiter arbeiten unabhängig.

Denken Sie bei Ihren Überlegungen daran, sich nicht von Annahmen und Vorurteilen leiten zu lassen. Wenn Sie Kernarbeitszeiten brauchen, legen Sie sie fest - wenn nicht, lassen Sie sie weg.

5. Erstellen Sie ein offizielles, klar definiertes Verfahren für flexible Arbeitszeiten

Informelle Richtlinien und Praktiken führen zu Unstimmigkeiten und möglicherweise zu Diskriminierung.

Die Einführung einer unstimmigen, undefinierten Richtlinie für flexible Arbeitszeiten könnte zu Unmut, geringer Mitarbeiterbindung oder sogar zu rechtlichen Problemen führen.

Sie können dies vermeiden, indem Sie eine klare, detaillierte, formelle schriftliche Richtlinie erstellen. Nehmen Sie sich die Zeit, den Prozess mit Ihrer Personalabteilung, einem Anwalt und allen anderen zu besprechen, von denen Sie glauben, dass sie zu den Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter beitragen.

Es ist wichtig, einen umfassenden, definierten Prozess für berechtigte Mitarbeiter zu entwickeln, um flexible Arbeitszeiten zu beantragen, damit alles so transparent und fair wie möglich bleibt.

6Haben Sie Mut zu Ihrer Überzeugung

Es kann sein, dass Sie bei der Einführung flexibler Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen auf Widerstände stoßen.

Leider kursieren viele ungerechtfertigte Vorurteile über flexible Arbeitszeiten, die von einigen als "faul" bezeichnet werden und versuchen, die traditionellen Arbeitszeiten so schnell wie möglich wieder einzuführen.

Die Botschaft von oben spiegelt jedoch nicht immer den rechtlichen Standpunkt wider.

Möglicherweise müssen Sie sich mit einigen Widerständen von Kollegen, anderen Unternehmen und Partnerschaften auseinandersetzen. Aber wenn Sie glauben, dass es Ihrem Unternehmen hilft, sollten Sie zu Ihren Überzeugungen stehen.

Als Arbeitgeber müssen Sie tun, was für Ihr Unternehmen am besten ist und daran glauben. Wenn Sie der Meinung sind, dass flexible Arbeitszeiten für Ihr Unternehmen von Vorteil sind, sollten Sie zu Ihrer Entscheidung stehen, auch wenn die öffentliche Meinung über Sie urteilen mag.

7. Rüsten Sie Ihre Technologie auf, um flexibles Arbeiten zu ermöglichen

In der heutigen Zeit erleichtern die richtige Technologie und die richtigen Tools fast jeden Geschäftsprozess.

Das Zeitmanagement der Mitarbeiter sollte eines Ihrer Hauptanliegen sein, wenn Sie flexible Arbeitszeiten einführen.

Versuchen Sie, einen Zeitmanagement-Test in Ihre Online-Fähigkeitsbewertung zu integrieren. Wenn Sie wissen, dass Ihre Mitarbeiter über gute Zeitmanagement-Fähigkeiten verfügen, können Sie ihnen leichter zutrauen, ihre Zeit zu managen.

Sie können auch in ein Zeiterfassungssystem wie Toggl Track oder Harvest investieren, um Ihren flexiblen Mitarbeitern zu helfen, den Überblick über ihre Tage zu behalten, ohne dabei aufdringlich zu sein.

Darüber hinaus kann diese Technologie Ihnen helfen, die Zeit zu erfassen, wenn Ihr Unternehmen für die Rechnungsstellung auf Zeiterfassung angewiesen ist.

Mit flexiblen Arbeitszeiten den Arbeitsplatz neu gestalten

Die Einführung flexibler Arbeitszeiten steigert die Produktivität und das Engagement Ihrer Mitarbeiter und senkt die Fluktuation bei Mitarbeitern, die dringend auf flexible Arbeitszeiten angewiesen sind, wie z. B. Eltern und Studenten.

Wir haben uns über die verschiedenen Arten flexibler Arbeitszeiten und die Vor- und Nachteile der Einführung flexibler Arbeitszeiten informiert. Und vergessen Sie nicht die sieben besten Praktiken für flexible Arbeitszeiten:

1. Prüfen Sie die Eignung von Arbeitsplätzen

2. Testen Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter

3. Bieten Sie flexiblen Mitarbeitern Fernarbeitsplätze an

4. Ermitteln Sie den Bedarf an Kernarbeitszeiten

5. Erstellen Sie ein formelles Bewerbungsverfahren

6. Stehen Sie hinter Ihren Maßnahmen und glauben Sie an sie

7. Rüsten Sie Ihre Technik und Tools auf

Mit ein wenig Zeit und Mühe, werden Sie auf dem besten Weg sein, die Vorteile flexibler Mitarbeiter zu nutzen.

Nachdem Sie Ihre Richtlinien für flexibles Arbeiten eingeführt haben, versuchen Sie es mit einem internen Talentmarktplatz, um die Stelle intern auszuschreiben und zu besetzen.

Sie können auch unseren 16-Persönlichkeitstest ausprobieren, um festzustellen, ob ein Mitarbeiter für flexibles Arbeiten geeignet ist. Starten Sie noch heute kostenlos und treffen Sie bessere Einstellungsentscheidungen, schneller und ohne Vorurteile.

Quelle

1. "Americans are embracing flexible work-and they want more of it". (23. Juni 2022). McKinsey & Company. Abgerufen am 13. Oktober 2022. https://www.mckinsey.com/industries/real-estate/our-insights/americans-are-embracing-flexible-work-and-they-want-more-of-it