Bessere Praktiken für die Personalsuche: Vermeidung eines Kompetenz-Mismatches

Mitarbeiteren sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens, aber es ist nie einfach, die richtigen Mitarbeiteren für dein Unternehmen zu finden. Einstellungsfehler kosten Unternehmen rund 15.000 € pro Fehlbesetzung und 80 % der Mitarbeiterfluktuation kann auf schlechte Personalentscheidungen zurückgeführt werden.

Der häufigste Grund für misslungene Einstellungen? Ein Kompetenz-Mismatch.

Ein Kompetenz-Mismatch ist die Diskrepanz zwischen den Kompetenzen, die für eine Stelle erforderlich sind, und den Kompetenzen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, der/die diese Stelle innehat. Mitarbeiteren mit einem Kompetenz-Mismatch werden sich mit ihren Aufgaben schwer tun, wodurch ihre Motivation allmählich sinkt und sich zu Desinteresse wandelt. Schließlich werden sie kündigen und deine Investitionen in die Personalsuche und Schulung mit sich nehmen.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wo und wie Mismatches entstehen, und geben dir Werkzeuge an die Hand, mit denen du Kompetenz-Mismatches erkennen und aus deinem Einstellungsprozess entfernen kannst.

Was ist der Unterschied zwischen Kompetenz-Mismatch, Kompetenzlücke und Kompetenzdefizit?

Eine Kompetenzlücke bezeichnet das Fehlen von Kompetenzen, die Arbeitgeber bei ihren Mitarbeiteren suchen. Dies kann auf individueller Ebene geschehen, wenn Mitarbeiteren nicht alle für eine Stelle erforderlichen Kompetenzen besitzen, oder auf Gruppenebene, wenn ein Team oder ein Pool von Kandidaten nicht alle Kompetenzen besitzt, die ein Arbeitgeber gerne hätte. Ein Mangel an Führungs- oder Rhetorikkompetenzen wäre zum Beispiel eine Kompetenzlücke für eine Stelle, die diese Kompetenzen erfordert. Ein Arbeitnehmeren mit Kompetenzlücken muss sich in bestimmten Bereichen verbessern und neue Kompetenzen erwerben, um ihre Arbeit zufriedenstellend ausführen zu können.

Ein Kompetenzdefizit entsteht, wenn die Nachfrage nach einer bestimmten Kompetenz das Angebot in einer bestimmten Region übersteigt. Ein Kompetenzdefizit bedeutet, dass nur wenige Menschen in einem geografischen Gebiet über die für eine bestimmte Tätigkeit erforderlichen fachlichen Kompetenzen verfügen. Ein Beispiel dafür ist der besorgniserregende Mangel an Ärzten in Europa. Dass die Nachfrage nach Kompetenzen nicht gedeckt werden kann, liegt oft an einem Mangel an Ausbildungsstätten, an technologischen Veränderungen oder an einem generellen Desinteresse der Bevölkerung an der betreffenden Kompetenz oder dem betreffenden Beruf.

Und was ist nun das Kompetenz-Mismatch? „Kompetenz-Mismatch“ ist ein Oberbegriff, der alle Probleme im Zusammenhang mit der Nachfrage und dem Angebot von Kompetenzen umfasst, egal ob es sich um ein Unter- oder Überangebot handelt. Nach dieser Definition gehören Kompetenzlücken, Kompetenzdefizite sowie Über- und Unterqualifizierung zum Kompetenz-Mismatch.

Zwei wesentliche Kompetenz-Mismatches, die erkannt werden müssen

Es gibt zwei Haupttypen von Kompetenz-Mismatches – einen horizontalen und einen vertikalen – und wenn wir die Merkmale beider Typen verstehen, können wir die damit verbundenen Probleme lösen.

1. Horizontaler Kompetenz-Mismatch

Ein horizontaler Kompetenz-Mismatch tritt auf, wenn jemand, der in einem Fachbereich studiert hat, in einem anderen Fachbereich arbeitet – deshalb wird diese Art von Mismatch auch als Fachbereich-Mismatch bezeichnet.

Beim horizontalen Kompetenz-Mismatch wechseln die Mitarbeiteren lateral von einem Fachgebiet zu einem anderen. Diese Mitarbeiteren haben das richtige Ausbildungsniveau, aber nicht das richtige Fachgebiet. Jemand, der z. B. Journalismus studiert hat, aber im Marketing arbeitet, kann als Fall von horizontalem Kompetenz-Mismatch eingestuft werden.

Die Beschäftigung von Personen aus einem anderen Fachbereich ist mit einem Risiko verbunden. Kandidaten ohne offizielle Ausbildung verfügen möglicherweise nicht über ein so breites Spektrum an Kompetenzen wie jemand mit einer offiziellen Ausbildung in diesem Bereich.

2. Vertikaler Kompetenz-Mismatch

Ein vertikaler Kompetenz-Mismatch tritt auf, wenn das Niveau der Fachkenntnisse einer Person nicht mit dem Niveau der für eine Stelle erforderlichen Kompetenzen übereinstimmt.

Beim vertikalen Kompetenz-Mismatch bewegen sich die Mitarbeiteren vertikal von ihrem eigentlichen Kompetenzniveau zu einer Position, die entweder ein höheres oder ein niedrigeres Kompetenzniveau erfordert. Diese Art von Kompetenz-Mismatch wird üblicherweise mit dem Begriff „Qualifikation“ umschrieben:

• Überqualifizierte Mitarbeiteren haben ein höheres Niveau an Ausbildung oder Erfahrung, als für die Stelle erforderlich ist.

• Unterqualifizierte Mitarbeiteren haben ein geringeres Niveau an Ausbildung oder Erfahrung, als für die Stelle erforderlich ist.

Jemand mit einem Master-Abschluss, der in einem Job arbeitet, für den nur ein Bachelor-Abschluss erforderlich ist, und jemand ohne jegliche Führungserfahrung, der als Teamleiter/Teamleiterin eingestellt wird, sind beides Beispiele für einen vertikalen Kompetenz-Mismatch. Sowohl unter- als auch überqualifizierte Personen können sich bei ihrer Arbeit demotiviert fühlen, was zu einer kürzeren Betriebszugehörigkeit und einer hohen Fluktuationsrate führt.

Warum gibt es die verschiedenen Kompetenz-Mismatches?

Unternehmen können aus einer Reihe von Gründen unpassende Personen einstellen. Einige der häufigsten Gründe für Kompetenz-Mismatches sind folgende:

• Bestimmte Studienfächer werden in bestimmten Regionen zunehmend unbeliebter.

• Fachkräfte in Nischenbereichen gehen in den Ruhestand.

• Aufstrebende Technologien schaffen schneller Arbeitsplätze, als der Markt qualifizierte Kandidaten anbieten kann.

• Die Automatisierung verringert den Bedarf an bestimmten Kompetenzen und macht sie überflüssig.

• Du versäumst es, während des Einstellungsverfahrens Kompetenz-Mismatches zu erkennen.

• Kandidaten werden nicht ausreichend über die Anforderungen und Aufgaben einer Stelle informiert.

• Kandidaten wollen das Berufsfeld wechseln und eine neue Karriere starten.

Wenn du verstehst, wo und warum Kompetenz-Mismatches bestehen, ist das schon die halbe Miete. Lass uns nun besprechen, wie du störende Kompetenz-Mismatches vermeiden kannst, um die Kandidaten einzustellen, die perfekt für deine Stelle sind.

Wie kannst du Kompetenz-Mismatches bei deiner Personalsuche vermeiden?

Du kannst nicht viel dagegen tun, dass es Kompetenz-Mismatches gibt, aber du kannst eine Menge tun, um sicherzustellen, dass sie sich nicht in deinen Recruiting-Prozess einschleichen. Der Schlüssel liegt in einer strategischen Herangehensweise an deinen Recruiting-Prozess.

Mit den richtigen Prüfungen und Filtern vermeidest du nicht nur die Einstellung von unpassenden Kandidaten, sondern machst auch deinen Recruiting-Prozess effizienter (sowohl für dich als auch für deine Kandidaten) und sparst später Geld für Mitarbeiterschulungen.

Gehen wir der Reihe nach vor, angefangen bei der Stellenbeschreibung, die du für eine offene Stelle formulieren musst, bis hin zur Suche nach den perfekten Mitarbeiteren, ohne dass es zu einem Kompetenz-Mismatch kommt.

1. Formuliere präzise Stellenbeschreibungen, in denen die erforderlichen Kompetenzen erklärt werden

Stellenbeschreibungen sind die Richtschnur für den gesamten Recruiting-Prozess. Sie beschreiben die Art von Fachwissen, die du suchst, damit sich Kandidaten, die deinen Anforderungen entsprechen, auf die Stelle bewerben können. Stellenbeschreibungen spielen eine entscheidende Rolle, wenn du sicherstellen willst, dass du die richtigen Kompetenzen in deinem Bewerberpool hast.

Wie der spezialisierte Recruiter Barry Deutsch erklärt, sind schlecht formulierte Stellenbeschreibungen „die Hauptursache für Einstellungsfehler, die bei über 50 % aller Einstellungen von Führungskräften und Manageren auftreten“. Zu viel Zeit in die Entwicklung von Stellenbeschreibungen zu investieren, fühlt sich oft wie Zeitverschwendung an. Aber wenn du dich hier anstrengst, kannst du ein Kompetenz-Mismatch vermeiden.

Wie also kannst du bessere Stellenbeschreibungen formulieren?

Wähle zunächst konkrete Berufsbezeichnungen. Zweideutige Bezeichnungen oder Firmenjargon verwirren potenzielle Bewerberen. Der Titel „Marketing Ninja Superstar“ wäre verwirrend, wenn nicht sogar einschüchternd, wenn du einen „Digital Marketing Manager“ suchen würdest.

Als Nächstes solltest du deine Erwartungen an die Kompetenzen und Kenntnisse auf einer Skala von „obligatorisch“ bis „wünschenswert“ erläutern. Es reicht nicht aus, den gewünschten Bildungsstand als Qualifikation anzugeben. Ein Abschluss kann zwar ein gewisses Maß an Wissen signalisieren, ist aber kein guter Maßstab für die berufliche Leistung von Kandidaten.

Wenn du erfahrene Personen suchst, erwähne, was du von dieser Erfahrung erwartest: Gibt es bestimmte Tools, mit denen die Kandidaten umgehen können müssen? Müssen sie Erfahrung in der Leitung von Teams haben? Müssen sie Ergebnisse aus einem bestimmten Prozess vorweisen können?

Schauen wir uns ein Beispiel dafür an, wie du diese Konzepte auf deine Stellenbeschreibungen anwenden kannst, um von allgemeinen Inhalten zu spezifischen Inhalten zu wechseln.

„Wir suchen eine/n Information Development Associate für unser Marketingteam. Sie werden für die Erstellung von Inhalten für unser Unternehmen verantwortlich sein und sollten folgende Qualifikationen mitbringen:

• 3 bis 5 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Inhalten

• einen Bachelor-Abschluss, vorzugsweise in Kommunikation, Journalismus oder einem ähnlichen Bereich.“

Hört sich ziemlich gut an, oder? Aber diese Beschreibung lässt viel Spielraum für Interpretation, und das ist der Punkt, an dem sich der Kompetenz-Mismatch einschleichen kann. Es ist z. B. nicht klar, welche Art von Inhalten die Person erstellen soll, welche Erfahrung sie mitbringen sollte oder welche Aufgaben sie in dem Job hat. Überarbeiten wir das, indem wir die erforderlichen Kompetenzen genau erklären.

„Wir suchen eine/n Content Writer für unser Marketing-Team. Sie werden für das Schreiben und Produzieren von Inhalten für die Marketingaktivitäten des Unternehmens verantwortlich sein, unter anderem Blogbeiträge, Infografiken, Whitepaper, Marketing-E-Mails und Newsletter. Als idealer Kandidat/ideale Kandidatin bringen Sie Folgendes mit:

• 3 bis 5 Jahre Erfahrung im Content Marketing, davon mindestens 1 Jahr in der Erstellung von B2B-Inhalten

• Gute Kenntnisse von WordPress und die Fähigkeit, Inhalte ohne Anleitung zu optimieren und auf der Plattform zu veröffentlichen

• Ein gutes Verständnis von Analysetools wie SEMRush und Ahrefs und die Fähigkeit, Daten zu nutzen, um unsere Inhalte zu verbessern.

• Ein Verständnis für Content-Strategien und dafür, wie sie den Traffic fördern

• Vertrautheit mit Design-Tools wie Photoshop ist von Vorteil.“

Du wirst feststellen, dass wir die Anforderungen an den Abschluss und die bevorzugten Fachbereiche aus der überarbeiteten Stellenbeschreibung gestrichen haben. Wir haben jedoch die Möglichkeit eines Kompetenz-Mismatches verringert, indem wir die erforderliche Erfahrung und die für die tägliche Arbeit benötigten Kompetenzen genau definiert haben.

Wenn du dir die Zeit nimmst, deine Erwartungen genau zu formulieren, kannst du deine Arbeitsbelastung verringern, indem du einen gezielteren Bewerberpool zusammenstellst. Du musst dich nicht durch ein Meer von unqualifizierten Kandidaten wühlen und hast mehr Zeit für die Prüfung qualifizierter Kandidaten.

2. Optimiere deine Onlinesuche nach Kandidaten, um bessere Kandidaten zu finden

Online-Stellenausschreibungen sind heutzutage bei weitem der effektivste Weg, um Kandidaten zu erreichen. Aber das macht es nicht einfach. Viele deiner Wettbewerber suchen ebenfalls nach qualifizierten Kandidaten in deinem Bereich, und du musst einen Weg finden, dich von der Konkurrenz abzuheben.

Mit fast 4,6 MilliardenaktivenInternetnutzeren im April 2020 wird die Feinabstimmung deines Social Media Marketings dich schnell an die richtigen Kandidaten heranführen.

Stelle sicher, dass du eine ausführliche Stellenbeschreibung beifügst, in der du die gesuchten Fähigkeiten und Erfahrungen beschreibst. So kannst du sicherstellen, dass dein Bewerberpool sich selbst filtert und du nicht nach offensichtlichen Unstimmigkeiten suchen musst.

Bitte dein Marketingteam, dir dabei zu helfen, Best Practices für Suchmaschinenoptimierung auf deiner Karriereseite zu implementieren. Dies wird dazu beitragen, dass deine Stellenbeschreibungen in den Suchergebnissen besser platziert werden, wenn Kandidaten online nach Stellen suchen. Dazu musst du die zentralen Begriffe identifizieren, die Kandidaten bei der Stellensuche verwenden, um sie als Schlüsselwörter einzusetzen. Wenn du zum Beispiel eine/n PPC-Marketer suchst, könnten deine potenziellen Kandidaten nach einem der folgenden Begriffe googeln: Jobs im digitalen Marketing, Jobs im PPC-Marketing oder Jobs als PPC-Suchmanager. Wenn du die richtigen Begriffe verwendest, hilfst du qualifizierten Kandidaten, deine Website zu finden.

Plattformen wie LinkedIn und Facebook können außerdem helfen, Kompetenz-Mismatches zu vermeiden, indem sie deine Stellenausschreibungen mithilfe von demografischen Filtern wie Alter, Geschlecht, Wohnort, Beruf und Interessen auf qualifizierte Kandidaten ausrichten. Auf diese Weise werden deine Stellenausschreibungen nur für Personen sichtbar, die deinen Anforderungen entsprechen.

Eine stärkere Online-Präsenz trägt auch zum Aufbau deine Employer Branding bei und ermöglicht es dir, deine Unternehmenskultur, deine Vorteile und deinen Einfluss zu präsentieren. Das erhöht deine Chancen, gefragte Kandidaten anzuziehen, damit du dich nicht mit unpassenden Mitarbeiteren zufrieden geben musst.

3. Nutze Kompetenzbewertungen, um Kompetenz-Mismatches zu beseitigen

Eine Studie der Universität von Guelph hat ergeben, dass fast alle Kandidaten bereit sind, Arbeitgeber in irgendeiner Form bei der Kandidatauswahl zu täuschen. Dazu gehören Lügen, Übertreibungen, das Verbergen von Informationen oder das Spiegeln dessen, was Intervieweren während des Gesprächs hören möchte.

Wie mindern Unternehmen dieses Risiko? 82 Prozent der Unternehmen verwenden heute Kompetenztests, um Kandidaten vor der Einstellung zu prüfen. Mithilfe von Kompetenzbewertungen kannst du die Fähigkeiten der Kandidaten messen, damit du keine Zeit mit ausführlichen Prüfungen von unpassenden Arbeitnehmeren verschwendest.

Kompetenzbewertungen können verschiedene Formen annehmen, von Kompetenztests bis hin zu aufwändigeren Testprojekten und sogar Übungen zur Stellensimulation. Für die erste Screening-Phase eignet sich jedoch nichts besser als Kompetenztests. Digital verfügbare Tests, die von Experten auf ihrem Gebiet erstellt wurden, können dir helfen, Kandidaten schnell und objektiv einzustufen und so Kompetenz-Mismatches auszuschließen.

4. Stelle Fragen im Interview, die mögliche Kompetenz-Mismatches aufzeigen

Sobald du durch Kompetenztests kompetente Personen herausgefiltert hast, ist es an der Zeit, ihre Erfahrungen in Interviews zu vertiefen.

Interviews sind zeitaufwändig, können aber viel darüber aussagen, wie gut Kandidaten ihre Fähigkeiten auf die Stelle anwenden können. Was solltest du also fragen, um das herauszufinden?

Verhalten- und situationsbezogene Fragen sind der heilige Gral für Interviews. Sie fordern Kandidaten auf, über eine bestimmte Situation zu sprechen und zu erklären, wie sie diese bewältigen würden. Fragen dieser Art ermöglichen es den Kandidaten, über ihre bisherigen Erfahrungen nachzudenken und ihre Vorgehensweise zu diskutieren. Du kannst eine ganze Reihe von Kompetenzen testen, z. B. Problemlösung, Teamführung, Projektmanagement und kritisches Denken.

Hier ist eine Liste mit kontext- und situationsbezogenen Interviewfragen, die dir den Einstieg erleichtern:

1. Können Sie mir von einer Zeit erzählen, in der Ihr Team in einer schwierigen Situation war, und wie Sie geholfen haben, diese zu überwinden? Diese Frage testet Führungskompetenzen.

2. Wenn ein dringendes Projekt aufkommt, wie würden Sie Ihren aktuellen Zeitplan und Ihre Verpflichtungen anpassen? Hier werden Projektmanagement- und Organisationskompetenzen abgefragt.

3. Können Sie mir von einer Situation erzählen, in der Ihr Vorgesetzter/Ihre Vorgesetzte nicht erreichbar war und Sie die Entscheidung treffen mussten? Nutze diese Frage, um Entscheidungskompetenzen zu testen.

4. Können Sie mir von einer Zeit erzählen, in der Sie geholfen haben, Differenzen in Ihrem Team zu lösen? Nutze diese Frage, um herauszufinden, wie der Bewerber/die Bewerberin in einer Teamumgebung arbeitet.

Offene Fragen wie diese eignen sich hervorragend, um Soft Skills zu erkennen und Kandidaten zu ermutigen, Szenarien im Detail zu besprechen. Der zusätzliche Vorteil ist, dass du auch mehr über ihre Kommunikationsfähigkeiten herausfinden kannst.

5. Bekämpfe das Kompetenzdefizit in deiner Region durch Outsourcing

Kompetenzdefizite können regional sein. Wenn bestimmte Arbeitsplätze in bestimmten Teilen der Welt entstehen, können ggf. aufgrund einer extrem hohen Nachfrage oder eines geringen Angebots weniger Menschen die erforderlichen Kompetenzen anbieten.

Technologie und Highspeed-Internet haben das Outsourcing vieler Jobs möglich gemacht. Du kannst jede Person auf der Welt über das Internet einstellen, sei es in einer anderen Stadt oder auf einem anderen Kontinent. Freelancing-Websites wie Fiverr und Upwork erleichtern es, freiberufliche Talente zu finden, während Remote-Jobbörsen wie WeWorkRemotely und Remotive.io Unternehmen dabei helfen, Remote-Teams aufzubauen. Outsourcing-Unternehmen unterstützen große Unternehmen dabei, ihr gesamtes Team in anderen Teilen der Welt aufzustellen.

Outsourcing hilft dir, deinen Talentpool zu erweitern und Kandidaten mit den erforderlichen Kompetenzen zu finden. Es kann Jahrzehnte dauern, bis ein Land seinen Fachkräftemangel beseitigt hat, deshalb wird Outsourcing immer beliebter. Die Einstellung von Remote-Arbeitskräften und Freiberufleren oder die Zusammenarbeit mit Outsourcing-Unternehmen kann helfen, die Lücke erheblich schneller zu schließen.

Die Beseitigung von Kompetenz-Mismatches führt zu besseren Einstellungen

Ein Kompetenz-Mismatch mag auf den ersten Blick gar nicht so schlimm erscheinen: Überqualifizierte Kandidaten, so denkst du vielleicht, werden für eine niedrigere Position sicherlich viel bieten, Kandidaten, die in einem anderen Bereich ausgebildet wurden, können neue Ideen einbringen, und jemand, dem es an Fachwissen mangelt, kann bereit sein, sich weiterzubilden, um deine Anforderungen zu erfüllen.

Während all diese Szenarien zutreffen können, zeigt die Realität von Kompetenz-Mismatches, dass oft das Gegenteil der Fall ist: Überqualifizierte Mitarbeiteren langweilen sich und werden unmotiviert, Mitarbeiteren aus einem anderen Bereich haben Schwierigkeiten, die Anforderungen der Stelle zu verstehen, und Mitarbeiteren, denen es an Erfahrung mangelt, sind schnell überfordert.

Kompetenz-Mismatches können gefährlich sein und deinem Unternehmen teuer zu stehen kommen. Du kannst zwar nicht verhindern, dass sie bei deinen Einstellungsbemühungen auftauchen, aber du kannst eine Menge tun, um sie aus deinem Einstellungsprozess zu verbannen.

Wenn du präzise Stellenbeschreibungen formulierst, Kandidaten mit Kompetenztests prüfst, kontextbezogene Interviewfragen stellst und deinen Talentpool auf weitere geografische Gebiete ausdehnst, steigen deine Chancen, die perfekte Besetzung für deine offene Stelle zu finden, erheblich.

Wenn du bei der Einstellung Kompetenz-Mismatches vermeidest, hast du bessere Möglichkeiten.Bessere Möglichkeiten führen zu besseren neu eingestellten Mitarbeiteren, die wiederum viele Jahre lang im Job erfolgreich sind.