Der ultimative Leitfaden zur Personaloptimierung für HR-Manageren

Um deine Geschäftsziele zu erreichen und wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigst du eine Personaloptimierungsstrategie, die auf deine Unternehmensstrategie abgestimmt ist. Letzten Endes sind die Mitarbeiteren die treibende Kraft, die hinter Produktivitäts- und Gewinnsteigerungen stehen. Daher empfiehlt es sich, in deine Teams zu investieren, um langfristig Erfolge zu feiern. In ihrem Bericht „State of the Workplace“ über die Situation am Arbeitsplatz für 2021-2022, gibt die SHRM an, dass 84 % der Unternehmen im Jahr 2021 über Arbeitskräfteknappheit geklagt hatten. Während der Pandemie kündigten die Mitarbeiteren zahlreicher US-Firmen aus gesundheitlichen Gründen ihre Stelle. Diese große Kündigungswelle, die auch als „Great Resignation“ bezeichnet wird, hinterließ ein Vakuum offener Stellen, die es im Jahr 2022 und darüber hinaus mit qualifizierten Mitarbeiteren zu besetzen gilt.

In dem Bericht wird außerdem ersichtlich, das für Unternehmen 2022 das Einstellen und die Bindung von Talenten oberste Priorität hat. Aus diesem Grund ist es für jedes Unternehmen sehr wichtig, eine Personaloptimierungsstrategie in die Praxis umzusetzen.

Bei Personaloptimierung geht es darum, deine Unternehmens- und Personalstrategien aufeinander abzustimmen. Um deine Geschäftsziele zu erreichen, musst du also zunächst die Leistung deiner Mitarbeiteren optimieren und sicherstellen, dass sie ihren Arbeitsplatz positiv wahrnehmen. Dadurch lassen sich die Bindungsquoten erhöhen und die Produktivität steigern, was sich letztlich auch auf den Umsatz und den Gewinn auswirkt.

Daher besteht deine Aufgabe als Personalverantwortliche(r) nicht nur darin, die richtigen Mitarbeiteren für die Stelle zu gewinnen, sondern auch, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem alle Mitarbeiteren, Neuzugänge ebenso wie langjährige Mitarbeiteren wachsen und sich weiterentwickeln können, .

Genau das ist der Grund, warum du eine Personaloptimierungsstrategie brauchst, die jedem im Unternehmen das Gefühl gibt, gefördert und geschätzt zu werden, und die ein Arbeitsumfeld schafft, in das die Mitarbeiteren jeden Tag gerne zurückkehren.

In diesem Artikel erfährst du, was Personaloptimierung ist und welche Vorteile sie bietet, wie du eine Personaloptimierungsstrategie erstellst und welche Herausforderungen dich dabei erwarten.

Was ist Personaloptimierung?

Wie zuvor beschrieben, geht es bei Talentoptimierung darum, deine Unternehmens- und Personalstrategien aufeinander abzustimmen, um Geschäftsergebnisse zu erreichen und Gewinne zu maximieren. Um wirklich zu verstehen, was Talentoptimierung bedeutet, müssen wir uns zunächst bewusst machen, was eine Unternehmens- und Personalstrategie sind.

Was ist eine Unternehmensstrategie?

Das International Institute for Management Development (IMD) definiert eine Unternehmensstrategie als „konkrete Pläne, Maßnahmen und Ziele, die festlegen, wie sich ein Unternehmen auf einem bestimmten Markt oder Märkten mit einem Produkt oder mehreren Produkten oder Dienstleistungen behaupten wird.”

Im Grunde handelt es sich dabei um einen Aktionsplan, der dein Unternehmen in eine vorgegebene Richtung lenkt, um zu versuchen, die Konkurrenz zu übertrumpfen und immer einen Schritt voraus zu sein.

Eine Unternehmensstrategie ist wesentlicher Bestandteil eines Unternehmens mit Wachstumsambitionen. Für eine erfolgreiche Unternehmensstrategie braucht es die Mitwirkung der Unternehmensführung (die die Strategie letztlich umsetzt und anleitet), ausreichend Ressourcen (finanzielle Mittel, Arbeitskraft und technische Hilfsmittel), einen guten Marketingplan und eine unterstützende Unternehmenskultur, in der jeder die Chance hat, sich weiterzuentwickeln.

Ohne eine Unternehmensstrategie wird dein Unternehmen Probleme haben, sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten.

Allerdings ist eine Unternehmensstrategie allein nicht ausreichend, um den Erfolg deines Unternehmens sicherzustellen. Hier kommt eine effektive Personalstrategie ins Spiel.

Was ist eine Personalstrategie?

Deine Personalstrategie sollte darauf abzielen, die richtigen Mitarbeiteren für die richtigen Stellen zu beschaffen und ihnen gleichzeitig eine angemessene Vergütung anzubieten. Mit einer Personalstrategie kannst du dir den entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen, da der Fokus auf deinen Mitarbeiteren liegt.

Kurz gesagt, hilft eine Personalstrategie deinem Unternehmen dabei:

• Arbeitskräftemangel in deinem Unternehmen zu erkennen

• Neue Mitarbeiteren zu finden, um offene Stellen zu besetzen

• Mitarbeiteren zu motivieren und ihnen Unternehmensprozesse schneller näherzubringen

• Neue und bestehende Mitarbeiteren zu binden

Im Wesentlichen sorgt eine gute Personalstrategie dafür, dass die Mitarbeiteren die Anforderungen und Ziele deines Unternehmens wirtschaftlich und effizient erfüllen.

Und gerade weil deine Mitarbeiteren dein größtes Kapital sind, hat deine Unternehmensstrategie ohne Personalstrategie keinen Wert. Selbst wenn du eine großartige Unternehmensstrategie ausgearbeitet hast, wird dein Unternehmen aller Wahrscheinlichkeit nach keine Erfolge feiern, wenn du niemanden hast, der sie umsetzt oder die Falschen mit dieser Aufgabe betraut sind.

Mit einer guten Unternehmens- und Personalstrategie kann jedes Unternehmen wachsen. Durch die Abstimmung dieser beiden Strategien kannst du diese Prozesse jedoch optimieren und ein Personaloptimierungsprogramm erstellen, das deinem Unternehmen einen deutlichen Mehrwert bietet.

Abstimmung der Unternehmens- und Personalstrategie zur Talentoptimierung

Da wir nun eine genauere Vorstellung davon haben, was eine Unternehmens- und Personalstrategie ist, können wir uns mit den Grundlagen der Talentoptimierung auseinandersetzen.

Talentoptimierung ist ein weiterer Schritt der Personalstrategie. Hier geht es darum die Fähigkeiten der Mitarbeiteren ins Visier zu nehmen und weiterzuentwickeln und gleichzeitig die Leitlinien der Unternehmensstrategie zu befolgen.

Du kannst Talentoptimierung dafür einsetzen, um dich auf die Verbesserung der Erfahrung deiner Mitarbeiteren am Arbeitsplatz zu konzentrieren, was nicht nur deinem Personal, sondern kurz- und langfristig auch deinem Unternehmen zugutekommt.

Allerdings muss alles, was du unternimmst, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern auf deine Unternehmensstrategie abgestimmt sein, die deinem Unternehmen als klarer Bezugspunkt dienen sollte, wenn Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen sind.

Wenn du dich also dazu entschließt, die Fähigkeiten und Kompetenzen deiner Mitarbeiteren durch verschiedene Aktivitäten zu verbessern, müssen diese Aktivitäten im Einklang mit deiner Unternehmensstrategie sein.

Hierfür müssen sich deine Mitarbeiteren voll und ganz mit deiner Unternehmenskultur identifizieren. Für eine optimale Zusammenarbeit ist daher erforderlich, das alle verstehen, was dein Unternehmen warum tut, um eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufzubauen.

Wenn Unternehmensstrategien nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen, sind meist die Mitarbeiteren, die mit dem Erreichen dieser Ergebnisse beauftragt wurden, schuld daran.

Das liegt größtenteils daran, dass sie dem Unternehmen keinen guten Culture Add bieten oder sich nicht ausreichend mit der vorherrschenden Kultur identifiziert haben. Oder aber sie verfügen nicht über die richtigen Fähigkeiten oder Kompetenzen, um ihren Aufgaben effektiv nachzukommen.

An dieser Stelle kommt Talentoptimierung ins Spiel. Sie stärkt die Fähigkeiten deiner Mitarbeiteren durch deine Unternehmenskultur, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Talentoptimierung hat viele weitere Vorteile zu bieten, die wir im nächsten Abschnitt besprechen werden.

Welche Vorteile bietet Talentoptimierung?

Richtig umgesetzt kann Talentoptimierung zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen bringen.

Wie bereits erwähnt, steht und fällt ein Unternehmen mit seinen Mitarbeiteren. Mithilfe eines Plans zur Gewinnung, zum Onboarding, zur Schulung, zur Motivation, zur Einbeziehung und zur Bindung genau dieser Mitarbeiteren verhilfst du deinem Unternehmen zum Erfolg.

Das lässt sich auch als strategische Personalplanung bezeichnen, da es im Grunde darum geht, den Bedarf deines Unternehmens zu ermitteln und zu analysieren und herauszufinden, wie du ihn durch angemessene Personalstrategien am besten deckst.

Als HR-Manager solltest du dich selbst fragen, was das Unternehmen versucht zu erreichen und wie du diese Anforderungen mithilfe der Mitarbeiteren erfüllst. An dieser Stelle hältst du dir die Unternehmensstrategie erneut vor Augen und analysiert die Ziele, die sich das Unternehmen gesetzt hat.

Wenn du diese Ziele besser verstehst, kannst du damit beginnen, ein Personaloptimierungsprogramm aufzustellen, das die Mitarbeiteren ab dem Zeitpunkt unterstützt, an dem sie eingestellt werden, und ihnen die notwendigen Ressourcen an die Hand gibt, um ihre Leistung zu verbessern. Das führt letztlich zu den Ergebnissen, die in der Unternehmensstrategie vorgegeben sind.

Bei der Umsetzung einer Personaloptimierungsstrategie kannst du mit den folgenden Ergebnissen rechnen.

1. Gewinnung von Talenten

Die richtigen Talente für die richtige Stelle zu finden, stellt die wohl größte Herausforderung für Personalverantwortliche und Recruiteren dar.

Unternehmen investieren jede Menge Zeit und Ressourcen darin, Spitzenkräfte zu suchen und zu gewinnen. Grundvoraussetzung für die Beschaffung der richtigen Mitarbeiteren ist jedoch eine gute Recruiting-Strategie.

Denn wenn Mitarbeiteren Fehlbesetzungen sind, leidet ihre Produktivität, deinem Unternehmen gelingt es nur schwer, Ergebnisse zu erzielen, und du musst wertvolle Ressourcen für Personen verschwenden, die eigentlich nicht für die Stelle geeignet ist.

An dieser Stelle kommt Talentoptimierung ins Spiel.

Als Personalverantwortliche(r) ist es deine Aufgabe, herauszufinden, an welchen Fachkenntnissen es in dem Unternehmen fehlt und die Kriterien für jede offene Stelle festzulegen. Dann musst du dir überlegen, wo du deine Kandidaten suchen willst. Für die Suche nach Kandidaten gibt es mehrere Quellen:

• Eigene Mitarbeiteren

• Stellenbörsen

• Soziale Medien

• Passive candidates

Vor allem geht es darum, potenzielle Kandidaten für eine zukünftige Stelle genau unter die Lupe zu nehmen und nicht, zu versuchen, eine frei gewordene Stelle sofort zu besetzen.

Bei der Personalsuche musst du dir überlegen, wer für die entsprechende Stelle optimal geeignet wäre. Dabei kann auch jemand aus deinem aktuellen Team genau der oder die Richtige sein. Manchmal ist es ratsamer, einen externe Personalvermittleren hinzuzuziehen, die das Ganze aus einem anderen Blickwinkel betrachten.

Ideally, you should use pre-employment tests to identify top talent. These tests assess a job candidate’s soft and hard skills and expertise in specific areas. You can even measure whether they will be a good cultural fit, which is vital for talent optimization, as mentioned above.

Du musst immer drei Schritte vorausdenken, wenn es um die Belegschaft deines Unternehmens geht. Im Klartext bedeutet das, Kandidaten kontinuierlich zu bewerten, zu analysieren und zu beschaffen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, die in deiner Unternehmensstrategie vorgesehen sind.

Aus diesem Grund ist Talentoptimierung bei der Gewinnung von Talenten für jedes Unternehmen so wichtig. Die Vorteile, die sich durch die Umsetzung einer solchen Strategie ergeben, sind die Mühen definitiv wert.

2. Steigerung des Mitarbeiterengagements

Talentoptimierung hilft dir auch dabei, das Mitarbeiterengagement zu steigern, vor allem bei Neuzugängen.

Nachdem du neue Kandidaten gefunden hast und für dein Unternehmen gewinnen konntest, musst du sie von Anfang an motivieren. Die meisten Unternehmen verfügen über ein formelles Onboarding-Programm, vernachlässigen aber oftmals wichtige Aspekte des Onboarding-Prozesses, wodurch es an Wert und Nutzen verliert.

Onboarding-Programme ermöglichen es Unternehmen, Ziele zu erreichen und Bindungsquoten zu erhöhen. Gleichzeitig unterstützen sie Mitarbeiteren dabei, produktiver zu sein und eigene Leistungsziele zu erfüllen.

Daher ist es so wichtig, einen guten Onboarding-Prozess zu haben, um neu eingestellte Mitarbeiteren von Beginn an zu motivieren.

Engagement ist für dein Unternehmen von entscheidender Bedeutung: Denn schließlich treffen deine Mitarbeiteren jeden Tag Entscheidungen, die sich direkt auf ihre Kollegen und dein Unternehmen auswirken, im positiven oder negativen Sinne.

Laut eines Berichts von Gallup verzeichnen Unternehmen im oberen Quartil in Sachen Mitarbeiterengagement 81 % weniger Abwesenheitszeiten, 64 % weniger Arbeitsunfälle, 18 % Produktivitätssteigerungen und 23 % mehr Profitabilität als Unternehmen im unteren Quartil.

Diese Zahlen verdeutlichen die Vorteile, die sich für Unternehmen mit hohem Mitarbeiterengagement im Vergleich zu solchen ergeben, die das Mitarbeiterengagement vernachlässigt haben.

Demselben Bericht zufolge sind die Haupteinflussfaktoren für Mitarbeiterengagement: 

• Zweck

• Entwicklung

• Eine aufmerksame Führungskraft

• Kontinuierliche Gespräche

• Die Konzentration auf Stärken

Selbst wenn gute Bezahlung Mitarbeiteren zufriedener stimmt, reicht das alleine nicht aus, um ihr Engagement zu steigern. Aber du kannst Talentoptimierung dazu nutzen, deine Mitarbeiteren zu motivieren, indem du ihnen ein Ziel vorgibst und sinnvolle Aufgaben überträgst, sie dazu ermutigst, sich weiterzuentwickeln, mit ihnen sprichst und den Fokus auf den Ausbau ihre Stärken richtest.

Gallup gibt außerdem an, dass die meisten Motivationsprogramme heutzutage keine Früchte tragen, da sie nur als Aufgabe der Personalabteilung angesehen werden. Daher wird sich dein Personaloptimierungsplan genau hier als hilfreich erweisen.

Als Personalleiter bist du in deinem Unternehmen nicht nur gefordert, das Beste aus neu eingestellten Mitarbeiteren herausholen, sondern aus allen innerhalb des Unternehmens, darunter vorhandene Mitarbeiteren und das Management.

Wenn jeder seinen Beitrag dazu leistet, ein angenehmes, anregendes und motivierendes Arbeitsumfeld zu schaffen, sind die Mitarbeiteren zufriedener und haben das Gefühl, dazu zu gehören, was letztlich für erhöhte Produktivität sorgt.

Auf folgende Weise kannst das Mitarbeiterengagement steigern:

• Sprich mit den Mitarbeiteren

• Sorge dafür, dass alle ihre Bedürfnisse erfüllt werden

• Erkundige dich regelmäßig nach ihrem Wohlbefinden

• Stelle sicher, dass sie über die notwendigen Tools verfügen, um ihre Aufgaben zu erledigen

• Versorge sie mit den erforderlichen Ressourcen, um sich weiterzuentwickeln;

• Gib ihnen leistungsbezogenes Feedback

• Erkenne ihre Erfolge an

Steigere das Engagement deiner Mitarbeiteren durch deine Personaloptimierungsstrategie und es werden sich sofort positive Geschäftsergebnisse einstellen.

3. Ermittlung der Stärken der einzelnen Mitarbeiteren

Talentoptimierung hilft dir dabei, die Stärken aller Mitarbeiteren zu erkennen und mithilfe dieser Informationen diese Stärken zu fördern und auszubauen.

Wenn du Einstellungstests einsetzt, bevor du neues Personal einstellst, hast du bereits eine Vorstellung davon, an welchen Fähigkeiten es neuen Mitarbeiteren fehlt und wo ihre Stärken liegen.

Deine Personaloptimierungsstrategie muss auf die einzelnen Mitarbeiteren ausgerichtet sein und bewerten können, welche Leistung sie bringen und ob sie sich weiterentwickeln und ihre Ziele erreichen.

An dieser Stelle ist es wichtig zu betonen, dass Unternehmen heute Mitarbeiteren aus allen Gesellschaftsschichten gewinnen und einstellen. Daher setzen sich Teams oftmals aus sehr vielfältigen Mitgliedern zusammen, die alle ihre eigenen Bedürfnisse, Wünsche und Stärken haben.

Als Personalleiter musst du daher spezifische Schulungsprogramme und Praktika organisieren können, die auf die unterschiedlichen Mitarbeiteren zugeschnitten sind. Andernfalls läufst du Gefahr, nicht das Beste aus den einzelnen Mitarbeiteren herauszuholen, weil du sie alle in dasselbe Einheitsprogramm steckst.

Du kannst die Stärken der einzelnen Mitarbeiteren wie folgt ermitteln und fördern:

• 360-Grad-Feedback-Umfragen

• Coaching

• Mentoring

• Individuelle Leistungsberichte

Bei der Organisation dieser Aktivitäten ist es wichtig, das Management des gesamten Unternehmens einzubeziehen, damit sich alle Manageren auf ihr eigenes Team konzentrieren können. Da sie eng mit den einzelnen Mitarbeiteren in ihrem Team zusammenarbeiten, können Manageren am besten einschätzen, wie jeder Einzelne abschneidet. Dadurch können sie den Mitarbeiteren spezifische Schulungstools bereitstellen und Ratschläge erteilen, wie sie sich weiterentwickeln können.

Die individuelle Leistungsoptimierung befähigt und motiviert Mitarbeiteren, eigenständig an der Weiterentwicklung ihrer Fähigkeiten zu arbeiten, was ihnen in ihrem Berufsleben ein Gefühl der Eigenverantwortung gibt und das Vertrauen in das eigene Können stärkt.

4. Schließen von Kompetenzlücken

Kompetenzlücken in deinem Unternehmen können sich negativ auf die gesamten Geschäftsergebnisse auswirken, da dein Team so nicht optimal aufgestellt ist, um Geschäftsziele effektiv zu erreichen.

Wenn du zur Talentoptimierung einer Analyse der Kompetenzlücken durchführst, erfährst du, an welchen Fähigkeiten, die für bestimmte Stellen und Aufgaben erforderlich sind, es dein Mitarbeiteren fehlt.

Da du zu diesem Zeitpunkt bereits ermittelt hast, welche Stärken deine Mitarbeiteren vorweisen können, kannst du so ganz leicht die geeigneten Mitarbeiteren den richtigen Jobs zuweisen. Du kannst auch Umschulungs- und Mentoring-Programme starten, um noch bestehende Kompetenzlücken deiner Mitarbeiteren in Angriff zu nehmen.

Du musst vor allem die Fähigkeiten deiner Mitarbeiteren bewerten, um verstehen zu können, was dein Unternehmen braucht. Genau das gelingt dir mithilfe der Talentoptimierung.

5. Bindung von Spitzenkräften

Dein Personaloptimierungsprogramm sollte darauf abzielen, Spitzenkräfte um jeden Preis zu binden. Dies kannst du beispielsweise erreichen, indem du ihnen Möglichkeiten bietest, sich weiterzuentwickeln, sich neue Fähigkeiten anzueignen und eine positive Beziehung zu ihren Kollegen aufzubauen.

Oftmals versuchen Unternehmen nur, ihre Spitzenkräfte im Unternehmen zu halten, ohne dabei dem Rest der Belegschaft viel Aufmerksamkeit zu schenken. Dadurch entgehen ihn jedoch unter Umständen vielversprechende Mitarbeiteren, die das Potenzial haben, Bestleistungen zu bringen, wenn sie entsprechende Schulungs- und Weiterbildungskomponente erhalten.

Daher sollten Unternehmen alle ihre Mitarbeiteren als potenzielle Spitzenkräfte betrachten, die nur die richtigen Tools benötigen, um Spitzenleistungen abzurufen. Auf diese Weise lässt sich auch die Mitarbeiterfluktuationsrate deutlich reduzieren.

 Personaloptimierung unterstützt die Mitarbeiterbindung durch Folgendes:

• Förderung der Mitarbeiteren

• Bieten der richtigen Anreize für die Mitarbeiteren

• Vermeidung einer Überarbeitung der Mitarbeiteren

• Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiteren

• Möglichkeit zur flexiblen Gestaltung der Work-Life-Balance der Mitarbeiteren

6. Erhöhte Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Ein weiterer Vorteil der Personaloptimierung ist, das dein Unternehmen so flexibler auf Änderungen reagieren und sich besser daran anpassen kann.

Veränderungen sind im Unternehmen unvermeidlich. Es gibt zahlreiche Faktoren, die sich nicht vorhersehen lassen, darunter Markteinbrüche, Naturkatastrophen, steigende Inflation, Pandemien und Krieg. All diese Ereignisse können ein Unternehmen in die Knie zwingen, wenn es nicht flexibel genug ist, um diese schwierigen Zeiten zu überstehen.

Mit Personaloptimierung stellst du sicher, dass deine Mitarbeiteren motiviert, leistungsstark und engagiert sind und sie so leicht nichts aus der Bahn wirft. Dein Unternehmen kann sich weiterhin behaupten und seine Geschäftstätigkeiten fortführen, was es letztlich widerstandsfähiger gegen plötzliche Veränderungen macht.

7. Erstellung des richtigen Finanzplanungsprozesses

Die Personaloptimierung hilft dir auch dabei, deinen Finanzplanungsprozesses auszuarbeiten.

Egal, wie gut deine Mitarbeiteren ihre Arbeit erledigen, müssen sie eines Tages wohl oder übel in den Ruhestand gehen und jemand anderes tritt an ihre Stelle. Daher ist eine gute Nachfolgeplanung unverzichtbar und die Personaloptimierung spielt eine wesentliche Rolle dabei, dafür zu sorgen, dass wichtige Stellen lückenlos besetzt sind.

Bei der Nachfolgeplanung geht es darum, wichtige Stellen in deinem Unternehmen zu identifizieren und zu ermitteln, welche Mitarbeiteren über die dafür erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen, wenn bisherige Stelleninhaberen in den Ruhestand gehen oder in eine andere Stelle wechseln.

Mit einem guten Personaloptimierungsplan fehlt es nie an Mitarbeiteren mit der richtigen Erfahrung und Expertise. Viele werden wahrscheinlich lange in deinem Unternehmen bleiben, da ihre Bedürfnisse erfüllt werden. Daher steht eine große Auswahl an Mitarbeiteren zur Verfügung, wenn du eine offene Stelle füllen musst.

Das macht dein Unternehmen noch widerstandsfähig gegen Veränderungen, da wichtige Rollen nie unbesetzt bleiben und es immer jemanden gibt, der bei Bedarf strategische Entscheidungen treffen kann.

Erstellen einer Personaloptimierungsstrategie auf: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Daten erfassen

Um eine Personaloptimierungsstrategie aufzustellen, musst du zunächst Daten sammeln.

Unternehmen bitten Bewerberen üblicherweise zuerst um ihre Anschreiben und Lebensläufe. Für eine umfassende Personaloptimierungsstrategie ist dies jedoch keine geeignete Vorgehensweise.

Du solltest beginnen, Daten zu sammeln, wenn ein Kandidat oder eine Kandidatin eine Bewerbung schickt, damit fortfahren, wenn er/sie in deinem Unternehmen anfängt und das während der gesamten Beschäftigungsdauer beibehalten.

Bevor der Einstellung von Kandidaten benötigst du die folgenden Informationen:

• Beruflicher Werdegang

• Ausbildung

• Kenntnisse

• Fähigkeiten

• Verhalten

• Kognitive Fähigkeiten

• Werte

• Fähigkeit, gut eigenständig und im Team zu arbeiten

• Persönlichkeit und Culture Add

Die Kandidaten stellen einige Informationen selbst bereit und den Rest trägst du zusammen, wenn sie anfangen, bei dir zu arbeiten.

Um aber eine genauere Vorstellung von ihren kognitiven Fähigkeiten, ihrer Persönlichkeit, ihrem Culture Add und ihren Fähigkeiten zu erhalten, müssen sie einen Pre-Employment-Fähigkeitstest absolvieren.

So kannst du Vorurteile bei der Einstellung vermeiden und weißt, was du zu erwarten hast, wenn du eine/n Kandidat einstellst. Darüber hinaus kannst mit einem Kompetenztest als Einstellungstest besser hinter die Fassade blicken als bei einem Lebenslauf und dich selbst davon überzeugen, ob jemand auch in Wirklichkeit eine Spitzenkraft ist oder nur auf dem Papier.

Auch nach der Einstellung der von dir ausgewählten Kandidaten solltest du weiterhin Daten erfassen. Sammle Informationen zu ihrer Leistung eigenständig und im Team und überprüfe, ob alle ihre Ziele erreichen, ihre Fähigkeiten ausbauen und ihre Kenntnisse erweitern.

Zu den Datensätzen, die du ständig erweitern solltest, gehören:

• Mitarbeiterengagement

   

  oder ob die Mitarbeiteren ihre Arbeit mögen und wie sich das auf sie, ihre Teams und das Unternehmen im Ganzen auswirkt.

• Arbeitsleistung

   

  oder wie gut die Mitarbeiteren ihre Ziele erreichen und positive Ergebnisse zeigen. Verwende deine Unternehmensstrategie als Maßstab, um die Arbeitsleistung zu analysieren.

• Unternehmenskultur

   

  oder wie gut die Mitarbeiteren zur Unternehmenskultur passen und wie sich das auf ihre Werte und Normen auswirkt. Wie bereits erwähnt ist die Kultur ein zentraler Aspekt der Personaloptimierung, und wenn sich nicht jeder damit identifizieren kann, steigt das Risiko, dass deine Strategie keine Früchte trägt.

Das sind nur ein paar von vielen Datensätzen, denen du deine Aufmerksamkeit schenken solltest, je nach Unternehmen und Branche wahrscheinlich sogar mehr.

Nutze hierfür Tools zum Erfassen von Leistungsmanagementdaten wie Umfragen zur Arbeitszufriedenheit, 360-Grad-Feedback-Befragungen, persönliche Gespräche, Coaching-Sitzungen und andere Methoden. Ziel dabei ist es, so viele Informationen wie möglich zu sammeln, die du anschließend analysieren und verwenden kannst.

Sobald diese Information vorliegen, kannst du damit beginnen, deine Personaloptimierungsstrategie aufzustellen.

2. Daten analysieren, um Kompetenzlücken und Möglichkeiten auszumachen

Sobald du ausreichend Informationen über alle einzelnen Mitarbeiteren und Teams in deinem Unternehmen zusammengetragen hast, kannst du mit der Analyse beginnen, um zu ermitteln, welche Kompetenzlücken die Mitarbeiteren aufweisen und welche Möglichkeiten deinem Unternehmen aufgrund dessen entgehen.

Durch diese unternehmensweite Analyse werden aller Wahrscheinlichkeit nach Probleme zutage treten, die auf den ersten Blick nicht so offensichtlich sind. Anhand dieser proaktiven Methode kannst du jedoch schnell und effektiv Maßnahmen ergreifen und jedes Problem beheben.

Bei der Datenanalyse wirst du allerdings jede Menge Probleme finden, die deine Aufmerksamkeit erfordern. Wenn du versuchst, sie alle auf einmal zu beseitigen, wirst du vermutlich keines davon lösen können. Daher musst du dir das Ausmaß jedes einzelnen Problems bewusst machen und überlegen, welches du zuerst in Angriff nimmst.

Überprüfe dafür, wie häufig ein Problem auftritt, welche Auswirkungen damit verbunden sind und ob es mit einzelnen Mitarbeiteren oder ganzen Teams in Verbindung steht. Wenn du dir den Schweregrad der verschiedenen Probleme vor Augen führst, kannst du leichter die Dringlichkeit für ein Eingreifen einschätzen.

3. Stakeholderen die Daten vorlegen

Nachdem du die Daten analysiert und genau herausgefunden hast, welche Probleme in deinem Unternehmen bestehen, musst du die Daten deinen Stakeholderen vorlegen.

Die Führungsriege deines Unternehmens muss in den Prozess zur Personaloptimierung involviert sein, damit dieser reibungslos funktionieren kann. Dazu gehört es auch, sie über alle zugrundeliegenden Probleme und deren Lösungsansatz zu informieren.

Deine Management-Teams werden die von dir festgelegten Abhilfemaßnahmen durchführen und dir ständiges Feedback über die Fortschritte geben. Daher ist es wichtig, sie auf dem Laufenden zu halten und sich gut mit ihnen zu stellen, wenn deine Personaloptimierungsstrategie von Erfolg gekrönt sein soll.

Das Management kann dir auch wertvolle Einblicke in die Leistung ihrer Teams und einzelnen Mitarbeiteren verschaffen, die du allein womöglich nicht erhalten würdest. Auf diese Weise kannst eine sogar noch umfassendere Strategie aufstellen. Daher ist es einfach unverzichtbar, beim Personaloptimierungsprozess alle mit an Bord zu haben.

4. Umfangreiche Lern- und Fortbildungsstrategie erarbeiten

Wenn bei der Personaloptimierung alle an einem Strang ziehen, hast du die erforderlichen Daten zur Hand und ermittelt, was zu tun ist. Nun kannst du damit fortfahren, Verbesserungsmaßnahmen festzulegen.

Du musst dir die beste Vorgehensweise überlegen und einen Plan machen, wie du die beabsichtigten Ergebnisse erreichen kannst. Dafür empfiehlt sich, ein umfangreiches Lern- und Entwicklungsprogramm (L&E) zu erarbeiten.

Technologien entwickelt sich fortwährend weiter, was bedeutet, dass die Kenntnisse, die jemand heute vorweisen kann, in ein paar Jahren womöglich schon veraltet sind. Daher braucht es ein gutes L&E-Programm, um die Kenntnisse, Fähigkeiten und Einstellung der Mitarbeiteren zu verbessern.

Zu diesem Zeitpunkt ist dir bereits bewusst, an welchen Fähigkeiten es in deinem Unternehmen fehlt. Anhand deiner Unternehmensstrategie, in der die Unternehmensziele beschrieben sind, kannst du Weiterbildungen und Schulungen anordnen, um die Fähigkeiten und Kenntnisse deiner Mitarbeiteren auszubauen.

Bei Bedarf kannst du sogar eine externe Firma damit beauftragen, ein Coaching durchzuführen und unvoreingenommenes Feedback einzuholen.

Für welche Vorgehensweise du dich auch entscheidest – hier zeigt deine Personaloptimierungsstrategie ihr volles Potenzial. Diese Methoden sorgen nicht nur für bessere Arbeitskennzahlen, sondern steigern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation. Wenn du aktiv versuchst, deine Mitarbeiteren zu unterstützen und zu fördern, kannst du die Bindungsquoten hoch halten.

5. Deine Einstellungsstrategie optimieren

Wenn deine Personaloptimierungsstrategie erst einmal in deinem Unternehmen verankert ist, kannst du die erfassten Informationen verwenden, um deine Einstellungsstrategie zu verbessern und weiterzuentwickeln. Da du nun weißt, welche Fähigkeiten und Möglichkeiten in deinem Unternehmen gebraucht werden, kannst du dich anhand der Daten darauf konzentrieren, Mitarbeiteren einzustellen, die über die richtigen Kompetenzen und Fähigkeiten verfügen. In diesen Fällen sind keine spezifischen Schulungen erforderlich, da du nur Mitarbeiteren einstellst, die deinen gegenwärtigen Standards entsprechen.

So kompetent deine neu eingestellten Mitarbeiteren auch sein mögen, der Zeitpunkt wird kommen, dass sie zusätzliche Schulungen benötigen, um wettbewerbsfähig und nützlich für dein Unternehmen zu bleiben. Dein Unternehmen wird immer wieder mit neuen Veränderungen konfrontiert werden, daher musst du kontinuierlich an deinen Methoden und Verbesserungsmaßnahmen arbeiten.

6. Fortschritte messen

Du musst die Ergebnisse deiner Personaloptimierungsstrategie fortlaufend bewerten.

Beobachte, welche Fortschritte einzelne Mitarbeiteren und Teams nach einer zusätzlichen Schulung machen. Du kannst den Erfolg deiner Mitarbeiteren messen, in dem du Ziele vereinbarst und überprüfst, ob sie diese erreichen. Wenn dies der Fall ist, funktioniert deine Personaloptimierungsstrategie. Andernfalls musst du Anpassungen vornehmen, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen.

7. Deine Strategie fortlaufend optimieren

Um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein, solltest du Fortschritte in regelmäßigen Abständen (alle sechs Monate oder einmal jährlich) überprüfen, damit du die Gewissheit hast, dass dein Weg in die richtige Richtung führt.

Bedenke, das konkurrierende Unternehmen vermutlich auch ein Personaloptimierungsprogramm aufgestellt haben. Daher solltest du deine Methoden kontinuierlich verbessern und anpassen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Mit der Zeit wirst du eine genauere Vorstellung davon haben, was wirklich funktioniert. Wenn du weniger erfolgreiche Methoden durch effektivere ersetzt, optimierst du dadurch gleichzeitig deine Personaloptimierungsstrategie und gestaltest den gesamten Prozess effizienter und produktiver.

Die Herausforderungen bei der Personaloptimierung

Wie wir nun wissen, ist das Aufstellen einer Personaloptimierungsstrategie für dein Unternehmen mit enormen Vorteilen verbunden.

Durch die Kombination aller beschriebenen Aspekte kannst du dein Unternehmen erfolgreicher machen, um kontinuierlich deine Geschäftsziele zu erreichen, Tag für Tag die richtigen Ergebnisse zu erzielen und die Bereitschaft deines Unternehmens, Herausforderung zu bewältigen und Möglichkeiten beim Schopfe zu packen, zu erhöhen. Personaloptimierung ist allerdings mit vielen Herausforderungen verbunden und erfordert jede Menge Disziplin. Hier sind einige Hindernisse aufgeführt, denen du während des Prozesses unter Umständen begegnest.

1. Es kann ein langwieriger Prozess sein

Damit deine Personaloptimierungsstrategie von Erfolg gekrönt ist, musst du Zeit und Ressourcen investieren und die nötige Geduld haben, um auf die Ergebnisse zu warten.

Die Umsetzung der Strategie, die Integration in allen Abteilungen und Einbeziehung aller Mitarbeiteren wird einige Zeit in Anspruch nehmen.

Als Personalleiter musst du an die Teams und einzelnen Mitarbeiteren herantreten, um zu verstehen, was ihre Bedürfnisse sind, welche Fähigkeiten sie weiterentwickeln müssen und wie du sie am besten dabei unterstützen kannst.

Bedenke dabei, dass sich das bei manchen Mitarbeiteren leichter bewerkstelligen lässt als bei anderen. Daher ist es erforderlich, geduldig und verständnisvoll zu sein. Andernfalls bist du womöglich enttäuscht, wenn sich die gewünschten Ergebnisse nicht sofort einstellen.

2. Du musst dafür Sorge tragen, die richtigen Daten zur Hand zu haben

Ohne die entsprechenden Daten wirst du deine Personaloptimierungsstrategie nicht erfolgreich umsetzen können.

Du musst jederzeit innerhalb deines Unternehmens Informationen über die Leistungen und Ergebnisse deiner Mitarbeiteren sammeln.

Statt im Dunkeln zu tappen, solltest du diese Daten verwenden, um objektiv zu entscheiden, welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Für die Datenerfassung empfiehlt sich ein systematischer, objektiver Ansatz, da du deine Datensätze kontinuierlich erweitern musst.

Ohne die Einblicke, die du aus diesen Daten gewinnst, wird eine Personaloptimierungsstrategie nicht von Erfolg gekrönt sein, da sie nicht auf objektiven Informationen basiert.

3. Die Unterstützung der Führungsriege ist von zentraler Bedeutung

Ein wichtiger Aspekt der Personaloptimierungsprozesses ist die Unterstützung deiner Führungsriege. Wenn nicht alle in Führungskräfte bei der Personaloptimierungsstrategie mit an Bord sind, ist der gesamte Prozess nicht effektiv. Du musst ständig das Gespräch mit dem Management suchen, um zu überlegen, was Teams und einzelne Mitarbeiteren brauchen, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen können.

Schließlich haben Manageren mehr Kontrolle über ihre eigenen Teams, kennen sich besser mit ihren Bedürfnissen aus und können ihnen die notwendigen Ressourcen an die Hand geben, um die Ziele der Personaloptimierungsstrategie zu erreichen.

Sie können auch Feedback dazu geben, welche Fortschritte einzelne Mitarbeiteren machen und ob sie ihre Zielvorgaben erfüllen. Du kannst den Prozess dann darauf abstimmen, um das Beste aus der Personaloptimierungsstrategie herauszuholen und den Erfolg des Unternehmens sicherzustellen.

4. Verbesserungen erfolgen schrittweise und Ergebnisse sind nicht immer sofort sichtbar

Erwarte keine sofortigen Ergebnisse. Verbesserungen bei der Personaloptimierung stellen sich zunächst nur schrittweise ein.

Es ist wichtig, am Ball zu bleiben, wenn die Vorteile nicht unmittelbar zu sehen sind. Passe deinen Ansatz zur Personaloptimierung stattdessen kontinuierlich auf Grundlage der von dir erfassten Daten an und die Ergebnisse stellen sich von ganz alleine ein.

Solange du an deinem Plan festhältst, wird deine Personaloptimierungsstrategie dafür sorgen, dass dein Unternehmen Fortschritte verzeichnet. Früher oder später werden deine Umsätze steigen und die Leistungen der Mitarbeiteren sich auf allen Ebenen verbessern – von der obersten Führungsriege bis zu den Mitarbeiteren der untersten Stufe.

Nutze die Personaloptimierung, um dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen und das Beste aus deinen Mitarbeiteren herauszuholen

Um in der modernen Geschäftswelt Erfolge zu feiern, braucht es eine Personaloptimierungsstrategie.

Dies hilft deinem Unternehmen dabei, zu wachsen, sich neu auszurichten, seine Prozesse zu optimieren und die Konkurrenz hinter sich zu lassen. Um diesen Wandel zu vollziehen, ist eine effiziente und hochproduktive Belegschaft gefragt.

Durch die Optimierung deiner Teams kannst du die strategischen Ziele deines Unternehmens erreichen und die Umsätze im Laufe der Zeit erhöhen. Der Erfolg deines Unternehmens steht und fällt mit deinen Teams. Wenn sie immer besser werden, zeigt sich das auch in deinen Unternehmensergebnissen.

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