Wie man Referenzen von potenziellen Mitarbeitern überprüft

Du stehst kurz vor der letzten Phase des Einstellungsverfahrens und bist der Meinung, dass du die richtige Auswahl an Bewerbern getroffen hast, aber du würdest gerne mehr Informationen über deren bisherige Leistungen erhalten, um eine endgültige Entscheidung zu treffen?

Dann ist es an der Zeit, eine Referenzprüfung vorzunehmen.

Eine Referenzprüfung umfasst in der Regel die Überprüfung des beruflichen Werdegangs des Bewerbers und Gespräche mit früheren Arbeitgebern, ist aber nicht darauf beschränkt.

Bevor du mit der Überprüfung von Referenzen beginnst, solltest du dir einige wichtige Fragen stellen:

• Welche Informationen musst du einholen?

• Solltest du dich auf schriftliche Referenzen verlassen?

• Was sind die besten Fragen, die du bei einer Referenzprüfung stellen solltest?

• Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Referenzüberprüfung?

• Wie gehst du mit negativem Feedback über einen Bewerber um?

In diesem Artikel werden all diese Fragen und noch mehr behandelt.

Beginnen wir jedoch mit den Grundlagen: Was ist eine Referenzprüfung?

Eine Referenzprüfung ist ein Schritt im Einstellungsprozess, bei dem ein Arbeitgeber Informationen über den Bewerber von früheren Arbeitgebern und Kollegen einholt, um mehr über den Hintergrund, die Zeugnisse und die Fähigkeiten des Bewerbers zu erfahren.

Du musst mindestens die Beschäftigungsdaten des Bewerbers, die Stellenbezeichnung und die Verantwortlichkeiten am Arbeitsplatz überprüfen. Eine gründliche Überprüfung der Referenzen gibt dir Aufschluss über die Fähigkeiten, Qualifikationen und Kenntnisse des Bewerbers sowie über seine Leistungen in früheren Positionen.

Beachte, dass eine Referenzprüfung nicht dasselbe ist wie eine Hintergrundprüfung. Eine Referenzprüfung konzentriert sich auf die Fähigkeiten, die Leistung, die Erfahrung und die Zeugnisse des Bewerbers, während bei einer Hintergrundprüfung der berufliche Werdegang und sogar das Vorstrafenregister überprüft werden.

Strafregister.

Viele Unternehmen führen Hintergrundüberprüfungen durch: Laut SHRM verwenden 92 % der Unternehmen Hintergrundüberprüfungen als Teil ihres Einstellungsprozesses.

Warum solltest du eine Überprüfung der Referenzen verlangen?

Laut Gallup kann eine Fehleinstellung dich bis zum Zweifachen des Jahresgehalts des Mitarbeiters kosten. Fehleinstellungen kosten die US-Wirtschaft jährlich mehr als eine Billion Dollar, was nur verdeutlicht, wie verbreitet das Problem ist. Laut einer Studie der Brandon Hall Group geben 95 % der Unternehmen zu, dass sie jedes Jahr Einstellungsfehler machen.

Um Fehleinstellungen zu vermeiden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass der Bewerber über die richtigen Fähigkeiten und die richtige Einstellung verfügt, und die Überprüfung von Referenzen kann bei der Beurteilung beider Aspekte eine wichtige Rolle spielen.

Bei einer Referenzprüfung erfährst du eine Menge über deine Bewerber. Du prüfst:

• Ob sie in einem früheren Job gut gearbeitet haben

• Wie produktiv und effizient sie waren

• Ob sie die richtige Einstellung und das richtige Verhalten hatten

• Ob sie die richtige Kultur und das richtige Potenzial für deine Stelle mitbringen

Außerdem erfährst du etwas über die Erfolge und Misserfolge, die Stärken und Schwächen und die Fähigkeit zur Teamarbeit.

Das Beste an der Überprüfung von Referenzen ist, dass diese von früheren Mitarbeitern, direkten Vorgesetzten und Kollegen stammen, oder anders gesagt, von den Menschen, mit denen der Bewerber täglich zusammenarbeitet. Und in den meisten Fällen sind sie es, die dir ein möglichst genaues Bild von den Fähigkeiten des Bewerbers vermitteln können.

Referenzüberprüfungen: Do's, Don'ts und rote Fahnen

Es gibt bestimmte Regeln, die Personalverantwortliche bei der Überprüfung von Referenzen beachten sollten.

Im Folgenden findest du einige wichtige Punkte, die du beachten solltest, wenn du mit ehemaligen Mitarbeitern oder Managern deines Bewerbers sprichst.

Do‘s

Wenn du eine Referenzprüfung durchführst:

• Konzentriere dich auf einige wenige Schlüsselfragen. Die Überprüfung von Arbeitszeugnissen ist für alle Beteiligten, einschließlich der Person, mit der du sprichst, recht ressourcenintensiv, daher solltest du dich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren, die du überprüfen möchtest. Hole das Feedback aller Personen ein, die mit dem Bewerber gesprochen haben, und konzentriere dich auf die wichtigsten Punkte, die zur Sprache kommen.

• Erkundige dich speziell nach der beruflichen Leistung des Bewerbers. Unabhängig davon, ob du mit dem ehemaligen Vorgesetzten oder einem ehemaligen Kollegen des Bewerbers sprichst, solltest du durch gezielte Fragen herausfinden, wie gut der Bewerber abgeschnitten hat.

• Höre dir an, was der Bewerber dir zu sagen hat, ohne ihn zu unterbrechen oder nachzufragen. Stelle immer nur eine Frage auf einmal und lasse die andere Person ausreden. Halte einige Sekunden inne, bevor eine weitere Frage stellst: Die wichtigsten Dinge, die du hörst, kommen vielleicht erst dann zur Sprache, wenn du glaubst, dass die Person bereits geantwortet hat.

• Suche verschiedene Informationsquellen. Die Personalpolitik einiger Unternehmen könnte den Umfang der Informationen, die du erhalten kannst, einschränken und auf die grundlegendsten Details beschränken (Bildungshintergrund, Abschluss, Berufsbezeichnung). Versuche, zusätzliche Informationsquellen zu erschließen, z. B. berufliche Netzwerke, andere frühere Arbeitgeber und LinkedIn, um mehr über den Bewerber zu erfahren.

Nichtstun

Wenn du mit früheren Arbeitgebern und Kollegen sprichst:

• Stelle keine "Ja oder Nein"-Fragen. Stelle offene Fragen, um so viele Informationen wie möglich zu sammeln.

• Halte deine eigenen Vorurteile in Schach. Verwende neutrale Formulierungen, um genaue und unvoreingenommene Antworten zu erhalten, und achte auf deine eigene Voreingenommenheit, die die Interpretation der Antworten beeinflussen könnten.

• Versuche nicht, zu viel in den Tonfall oder die Körpersprache einer Person hineinzuinterpretieren. Du könntest den Kontext falsch interpretieren und dir einen falschen Eindruck von deinem Bewerber verschaffen, insbesondere an multikulturellen Arbeitsplätzen.

• Lehne einen Bewerber nicht automatisch wegen einer einzigen Unstimmigkeit oder negativen Bewertung ab. Es gibt viele verschiedene Gründe, warum sich jemand negativ über einen früheren Mitarbeiter äußern kann. Lasse deinen Bewerber im Zweifelsfall gewähren und versuche, weitere Nachforschungen anzustellen und, wenn möglich, mit einer zweiten Person zu sprechen.

Rote Fahnen

Achtee bei der Überprüfung von Referenzen auf "rote Fahnen". Diese deuten darauf hin, dass der Bewerber möglicherweise nicht ideal zu deinem Unternehmen passt; wenn du also rote Fähnchen siehst, solltest du vorsichtig sein.

• Unverhältnismäßig negative Rückmeldungen. Es kann sein, dass es einige negative Rückmeldungen gibt, und du solltest dir diese immer genauer ansehen. Wenn sich jedoch die überwiegende Mehrheit der Referenzen negativ über deinen Bewerber äußert, ist dies wahrscheinlich ein klares Zeichen dafür, dass der Bewerber nicht am besten zu deinem Unternehmen passt.

• Widersprüchliche Informationen. Überprüfe, ob die Angaben des Bewerbers mit den Unterlagen übereinstimmen, die er an seinem früheren Arbeitsplatz hatte. Wenn es Unstimmigkeiten oder Widersprüche gibt, prüfe noch einmal, ob es sich nicht um ein Missverständnis handelt. Wenn es eine Diskrepanz gibt, bespreche dies mit dem Bewerber, bevor die Situation beurteilen.

• Übermäßig positive Kommentare. Wenn du die Referenzen überprüfst und nur positive Antworten über den Bewerber erhältst, solltest du dir darüber im Klaren sein, dass du möglicherweise kein vollständiges Bild erhältst. Versuche, weitere Referenzen von früheren Arbeitgebern einzuholen, um ein ausgewogeneres Bild des Bewerbers zu erhalten, den du einstellen möchtest.

Welche Fragen solltest du bei der Überprüfung von Referenzen stellen?

Stelle bei der Überprüfung von Referenzen offene Fragen, aber versuche, diese Fragen so spezifisch wie möglich zu formulieren. Wenn deine Fragen vage oder unspezifisch sind, wirst du Antworten wie "Sie sind großartig!" erhalten, die bei Einstellungsentscheidungen nicht hilfreich sind.

Im Folgenden findest du einige Fragen, die du bei der Überprüfung von Referenzen stellen kannst. Passe diese Fragen an die Stelle an, für die du suchst, und mache dir während des Telefongesprächs Notizen.

• Warum hat der Bewerber gekündigt?

• Können Sie mir etwas über die Beziehung zu Ihnen sagen, die er hatte? Wie sieht es mit den Beziehungen zu anderen Kollegen und Vorgesetzten aus?

• Glauben Sie, dass sie besser im Team oder allein arbeiten?

• Können Sie mir etwas über die Aufgaben des Bewerbers bei der Arbeit sagen?

• Können Sie mir mehr über seine/ihre Leistung bei der Arbeit sagen?

• Wie erfolgreich war der Kandidat auf einer Skala von 1 bis 10 bei seiner Arbeit insgesamt? Was müsste er tun, um eine 10 zu erreichen?

• Was sind Ihre wichtigsten Leistungen?

• Für diese Stelle brauchen wir jemanden, der _____ (zwei oder drei Hauptaufgaben). Wie würden Sie den Bewerber für jede dieser Aufgaben einstufen? Und warum?

• Würden Sie diesen Bewerber für dieselbe Stelle wieder einstellen, wenn Sie heute die Gelegenheit dazu hätten? Weshalb?

• Was sind die wichtigsten Stärken des Bewerbers?

• Was sind seine wichtigsten Schwächen?

• Können Sie mir von einer schwierigen Situation berichten, die der Bewerber bei der Arbeit erlebt hat? Wie hat er sie gemeistert?

• Erzählen Sie mir von einem Fall, in dem der Kandidat einen Konflikt bei der Arbeit hatte. Wie hat er die Situation gemeistert?

• Was wäre die effektivste Methode, diesen Kandidaten zu führen und zu managen? Und warum?

• Welche Informationen sollte ich über sie/ihn wissen, nach denen ich mich bisher nicht erkundigt habe?

• Können Sie mir einen Bereich nennen, in dem es ihm an Erfahrung oder Fähigkeiten mangelt?

• Gibt es einen bestimmten Bereich, in dem sie während der Einarbeitungszeit zusätzliche Schulungen oder Coaching benötigen?

• Bitte erzählen Sie mir von einem Fall, in dem der Bewerber negatives Feedback erhalten hat. Wie hat er darauf reagiert?

• Gibt es noch jemanden, mit dem ich sprechen sollte?

Tipps für eine optimale Nutzung deiner Referenzprüfungen

Obwohl die Überprüfung von Referenzen durchaus üblich ist, werden sie von Personalverantwortlichen manchmal übereilt durchgeführt oder wichtige Aspekte des Prozesses übersehen.

Nachfolgend findest du einige der besten Praktiken für Referenzprüfungen, die dir helfen werden, eine positive Erfahrung mit den Bewerbern zu machen und genügend Informationen über deine Bewerber zu erhalten, um die richtige Einstellungsentscheidung zu treffen.

1. Sage deinen Bewerbern, dass du eine Referenzprüfung durchführen wirst

Um das Vertrauen der Bewerber zu gewinnen und die besten Talente anzuziehen, sollte dein Einstellungsverfahren von Anfang an klar und transparent sein.

Teile den Bewerbern frühzeitig mit, dass du eine Referenzprüfung durchführen wirst. Auf diese Weise kannst du mehrere Ziele erreichen:

• Du kannst den Bewerbern ein positives Erlebnis bieten

• Erleichterung des Einstellungsprozesses

• Die Bewerber davon abhalten, ihre Fähigkeiten im Lebenslauf zu übertreiben

• Wahrheitsgemäße Antworten bei Vorstellungsgesprächen zu erhalten

Nach Angaben des Hedd-Dienstes zur Überprüfung von Studienabschlüssen und Betrug haben 49 % der Großunternehmen und 48 % der KMU Bewerber eingestellt, die in ihren Lebensläufen falsche Angaben zu ihren Studienabschlüssen gemacht haben.

2. Kombiniere Referenzprüfungen mit Tests vor der Einstellung

Wenn du deine Bewerber vor der Einstellung einer Prüfung unterziehst, kannst du dir ein genaueres Bild von ihren Fähigkeiten, Kenntnissen und ihrem Verhalten machen, und in Verbindung mit einer Referenzprüfung erhältst du eine Vielzahl zuverlässiger Daten, die dir helfen, die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Tests vor der Einstellung sind ein hervorragendes Mittel, um unqualifizierte Bewerber frühzeitig herauszufiltern und die Einstellung zu optimieren. Aus diesem Grund empfehlen wir, Kompetenztests in den frühen Phasen des Einstellungsverfahrens durchzuführen, während du Referenzprüfungen nur bei deinen Top-Kandidaten vornimmst.

Anhand von Kompetenztests kannst du auch die Angaben der Bewerber in ihren Lebensläufen leicht überprüfen.

Stelle dir sich das folgende Szenario vor: Du führst ein Vorstellungsgespräch mit einem Bewerber, der sich um die Stelle eines JavaScript-Entwicklers auf Junior-Level bewirbt. In seinem Lebenslauf gibt er an, dass er über JavaScript-Kenntnisse verfügt und es seit zwei Jahren verwendet.

Eine gute Möglichkeit, diese Aussage zu überprüfen, besteht darin, einen JavaScript-Einsteigertest durchzuführen und zu sehen, wie er abschneidet.

3. Überprüfe die emotionale Intelligenz (EQ) und die Motivation der Bewerber

Teamarbeit, Kommunikation, Konfliktbewältigung, Motivation und Problemlösung sind wichtige Soft Skills, die für fast jede Stelle erforderlich sind und alle mit der emotionalen Intelligenz (EQ) der Bewerber zusammenhängen.

Unabhängig von der Stelle, auf die sich dein Kandidat bewirbt, empfehlen wir, seine emotionale Intelligenz als Teil des Beurteilungsprozesses zu bewerten, und Referenzprüfungen sind eine hervorragende Möglichkeit, tiefere Einblicke zu gewinnen.

Du kannst auch Persönlichkeitstests verwenden, z. B. den Big-5-Test (OCEAN) oder unseren Motivationstest, bei dem sowohl du als auch der Bewerber einen Fragebogen ausfüllen, um zu prüfen, ob eure Erwartungen übereinstimmen.

Andere Tests, die du verwenden kannst, sind der Kommunikationstest oder der Problembewältigungstest von TestGorilla, um zu beurteilen, wie Bewerber auf verschiedene Situationen reagieren und ihre zwischenmenschlichen und Problemlösungsfähigkeiten bewerten.

4. Akzeptiere nicht nur schriftliche Referenzen

Schriftliche Referenzen sind zwar viel einfacher durchzugehen, aber sie geben dir nicht annähernd so viele Informationen wie ein Telefonanruf.

Bitte deine Bewerber, dir eine Liste von Personen zu geben, mit denen du über seine bisherigen Leistungen sprechen kannst, aber denke daran, ihnen genügend Zeit zu geben, um sich bei Bedarf zuerst bei früheren Arbeitgebern zu melden.

Bevor du zum Telefonhörer greifst, bereite sich auf jede Referenzprüfung vor und erstelle eine Liste mit Fragen, die du anhand des Kandidatenprofils am Telefon besprechen möchtest.

5. Stelle Folgefragen

Stelle bei einer Referenzprüfung Folgefragen, um möglichst detaillierte und genaue Informationen zu erhalten. Manchmal kannst du mit einer gut formulierten Folgefrage mehr Informationen erhalten als mit der ersten Frage.

Du kannst zum Beispiel die folgende Frage stellen:

Wie gut hat er mit dem Team kommuniziert?

Und während die Person, mit der du sprichst, vielleicht Informationen über seine Kommunikationsfähigkeiten liefert, kannst du durch Folgefragen wie "Warum ist das so?" oder "Wie hat sich das auf seine Leistung ausgewirkt?" oder "Können Sie mir ein Beispiel nennen?" wertvolle Informationen aufdecken, die du sonst nicht erhalten würdest.

6. Bespreche die Referenzen mit deinen Kandidaten

Nachdem du einige Referenzen erhalten hast (zwei oder drei sollten ausreichen), kannst du diese mit deinen Bewerbern besprechen.

So kannst du eventuelle Unstimmigkeiten ansprechen und dir ein ausgewogenes Bild von den Fähigkeiten und Schwächen der Bewerber machen. Auf diese Weise zeigst du deinen Bewerbern auch, dass du ihnen vertraust, und du hast die Möglichkeit zu sehen, wie sie auf positive und negative Rückmeldungen reagieren.

7. Führe eine Referenzprüfung nur bei den Kandidaten durch, die in die engere Wahl kommen

Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Referenzüberprüfung?

Es gibt einen optimalen Zeitpunkt für die Überprüfung von Referenzen: Führe sie gegen Ende deines Einstellungsverfahrens durch, aber bevor du eine Einstellungsentscheidung triffst.

Wenn du zu früh mit der Überprüfung von Referenzen beginnst, wirst du mit zusätzlicher Arbeit überschwemmt. Wenn du jedoch bereits eine Entscheidung getroffen hast, bevor du eine Referenzprüfung durchführst, bist du wahrscheinlich voreingenommen und stellst möglicherweise einen Bewerber ein, der nicht am besten zu deinem Unternehmen passt.

Der beste Zeitpunkt für die Überprüfung von Referenzen ist nach den Kompetenztests und den ersten Gesprächen, aber bevor du ein Angebot machst. Auf diese Weise kannst du die Ergebnisse bei Bedarf mit deinen Kandidaten besprechen und eine unvoreingenommene Entscheidung treffen.

Stelle die besten Bewerber mit den richtigen Rekrutierungsinstrumenten ein

Referenzprüfungen geben Aufschluss über den beruflichen Werdegang, die Ausbildung und die Leistungen der Bewerber in früheren Positionen. Eine Referenzprüfung kann dir helfen, jeden Bewerber zu bewerten und sicherzustellen, dass du die perfekte Person für die Stelle einstellst.

Du kannst Referenzen prüfen, indem du mit früheren Mitarbeitern und Vorgesetzten der Bewerber sprichst, und du kannst deinen Kandidaten auch vor der Einstellung Bewertungen zuweisen, um ihre Fähigkeiten und ihr Verhalten zu beurteilen.

Die richtige Mischung von Rekrutierungsinstrumenten ist der Schlüssel zur Einstellung der besten Talente, und Referenzüberprüfungen in Kombination mit Interviews und Tests vor der Einstellung können dir ein tiefgreifendes Verständnis der Stärken, des Potenzials und der Kenntnisse deiner Kandidaten vermitteln. Teste TestGorilla kostenlos.