8 einfache Schritte für die Durchführung einer erfolgreichen Analyse der Arbeitsaufgaben

Viele Unternehmen verfassen grundlegende Beschreibungen ihrer Stellen, die jedoch nicht genügend Informationen enthalten. Ein allgemeiner Überblick gibt Arbeitgebern und Bewerbern keinen fairen Maßstab in Bezug auf Beförderung, Gehalt, Hauptaufgaben und Qualifikationslücken.

Wenn Sie sich von der Masse abheben wollen, müssen Sie eine Analyse der Arbeitsaufgaben durchführen. Wenn Sie sich mit jeder Rolle näher befassen, können Sie die wichtigsten Aufgaben und Wissensanforderungen ermitteln. Wissen die Bewerber genau, worauf sie sich bewerben? Kennen sie Ihre Präferenzen?

Lesen Sie weiter, um acht Schritte für die Durchführung einer Aufgabenanalyse mit einem umfassenden Beispiel zu entdecken, dem Sie folgen können.

Was ist eine Aufgabenanalyse?

Eine Aufgabenanalyse definiert die Anforderungen und Pflichten einer bestimmten Funktion. Sie kann Ihnen helfen, die Hauptaufgaben einer Stelle zu bestimmen, wenn Sie eine Stellenbeschreibung schreiben. Die Bewerber sollten genau wissen, worauf sie sich bewerben, wenn sie auf die offene Stelle stoßen.

Fast die Hälfte (49 %) der Stellensuchenden lehnt schließlich ein Stellenangebot ab, wenn sie schlechte Kandidatenrfahrungen gemacht haben. Darüber hinaus teilen 71 % der Bewerber ihre negativen Erfahrungen mit Bewerbern mit ihren engsten Vertrauten.

Obwohl viele verschiedene Faktoren die Erfahrungen von Bewerbern beeinflussen können, kann ein Problem schlecht geschriebene und ungenaue Stellenbeschreibungen sein, die dazu führen, dass die Erwartungen der Bewerber nicht mit der Realität der Stelle übereinstimmen.

Die Bewerber wollen detailliert über die Aufgaben, die Arbeitsumgebung, die spezielle Ausrüstung, die Beziehungen und das erforderliche Fachwissen Bescheid wissen. Das beste Instrument, mit dem Sie sicherstellen können, dass Sie ihnen diese Informationen zur Verfügung stellen, ist eine Analyse der Arbeitsaufgaben.

Zu den wichtigen Schritten einer Arbeitsplatzanalyse gehören die Aufteilung des Arbeitsplatzes in kleinere Komponenten, die Sammlung von Daten und die anschließende Analyse der Informationen, um die erforderlichen Talente und Fähigkeiten zu ermitteln.

Warum ist eine Arbeitsplatzanalyse wichtig?

Eine Arbeitsplatzanalyse ist wichtig, weil sie die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter verbessert, indem sie die Aufgaben und Zuständigkeiten der Stelle klärt. Außerdem ermöglicht sie es einem Bewerber, die Stelle mit mehr Vertrauen anzutreten. Wenn Sie keine umfassenden Stellenbeschreibungen haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich Bewerber abwenden.

Sie können die Daten aus der Analyse nutzen, um:

• Genaue Stellenausschreibungen zu verfassen

• Die Bewerberverfolgung zu verbessern

• Pläne zur Entwicklung der Mitarbeiterfähigkeiten zu erstellen

• Sicherheitsmaßnahmen und Verstöße zu bewerten

• Mehr Leistungsbeurteilungen durchzuführen

Die Durchführung einer Analyse der Arbeitsaufgaben kann auch kompetenzbasierte Einstellungen ergänzen. Dies eignet sich hervorragend, um Spitzenkräfte zu finden, die gut mit Ihrem bestehenden Team zusammenarbeiten können, um Ihre aktuellen Prozesse zu verbessern. Sie könnten zum Beispiel Details zu technisch orientierten Aufgaben einbeziehen, die Kenntnisse über Computernetzwerke und Programmierkenntnisse erfordern.

Denken Sie daran, dass 43 % der Stellenbeschreibungen die Rolle nicht genau wiedergeben. Dies kann sich negativ auf die Fluktuation auswirken, da Bewerber eher bereit sind, eine Stelle zu kündigen, wenn sie nicht ihren Vorstellungen entspricht, die sie bei ihrer ersten Bewerbung hatten.

8 Schritte zur Analyse der Aufgaben

Hier finden Sie eine Liste der Schritte, die im Rahmen einer Stellenanalyse durchzuführen sind. Da jede Stelle anders ist, müssen Sie für alle Stellen, die Sie ausschreiben, eine separate Analyse durchführen. Dies mag wie eine lästige Pflicht erscheinen, aber sobald Sie jede Rolle analysiert haben, können Sie die Dokumente mit Ihren Ergebnissen aufbewahren und für zukünftige Zwecke aktualisieren.

1. Vereinbaren Sie Treffen mit Fachexperten

Ein Fachexperte (SME) ist jemand, der über umfassende Kenntnisse und Erfahrungen in einer bestimmten Funktion verfügt. Sie kennen die besten Verfahren, um ihre Hauptaufgaben effizient und sicher zu erfüllen. Möglicherweise ist Ihr SME bereits in seiner Funktion tätig oder hat aufgrund seiner persönlichen Karriereentwicklung eine höhere Position eingenommen.

Sie können eine Liste potenzieller KMU erstellen, wenn Sie eine Recherche für Ihre Aufgabenanalyse durchführen. Ziehen Sie Mitarbeiter in Betracht, die über umfangreiche Erfahrungen in der betreffenden Funktion verfügen und Ihnen das beste Feedback und die besten Informationen über die Aufgabe geben können.

2. Beobachten Sie die Aufgabe

Der nächste wichtige Schritt ist die Beobachtung der Aufgabe selbst. Sie könnten Mitarbeiter einen Tag lang beschatten oder sogar an Online-Sitzungen teilnehmen, um bestimmte Diskussionen zu verfolgen. Welche Aufgaben haben sie zu erledigen? Machen sie irgendetwas Neues, um ihre Fähigkeiten zu verbessern?

Der Kontakt mit Mitarbeitern, die diese Rolle ausüben, kann Ihnen helfen, genauere Informationen für die Erstellung von Stellenbeschreibungen zu sammeln. Stellen Sie viele Fragen, aber lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie eine Arbeitsplatzanalyse durchführen und nicht dazu da sind, die Art und Weise, wie sie ihre Aufgaben erfüllen, zu kritisieren.

Zum Beispiel bemerken Sie einen Mitarbeiter, der Dokumente ordnet. Er wurde eingestellt, um an Ihrem Blockchain-Projekt zu arbeiten, und diese Aufgabe gehört nicht zu den Aufgaben, die in seiner Blockchain-Entwickler-Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Fragen Sie ihn danach und nehmen Sie diese Beobachtung auf, um die offene Stelle zu aktualisieren, damit die Bewerber eine realistischere Vorstellung von der Rolle und den Erwartungen an sie bekommen.

3. Notieren Sie sich die Hauptaufgaben

Bewerber wollen genau wissen, was sie bei einer Stelle zu tun haben werden. Beschreibungen, die nicht die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen enthalten, werden nicht die richtigen Bewerber anziehen. Aus diesem Grund müssen Sie die allgemeinen Verantwortlichkeiten und die spezifischen Aufgaben der Stelle angeben.

Nachstehend finden Sie ein nützliches Beispiel:

Rolle: Lagerkommissionierer

Verantwortung: Ausführen von Kundenbestellungen

Wichtige Aufgabe: Anbringen von Versandetiketten auf verpackten Bestellungen und deren Transport zum Versandbereich im Lager. Diese Aufgabe erfordert Kenntnisse und Erfahrung mit Lagerprozessen. Sie beinhaltet auch das Heben und Bewegen von Gegenständen mit einem Gewicht von mehr als 20 kg, so dass die Bewerber körperlich fit sein müssen.

Wie Sie sehen können, vermittelt diese Beschreibung den Bewerbern eine bessere Vorstellung von den kritischen Aufgaben der Stelle. Es ist wichtig, klare Aussagen zu machen, die die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten, die Arbeitserfahrung und die körperlichen oder emotionalen Anforderungen beschreiben.

4. Erstellen Sie Mitarbeiterbefragungen

Ein umfassender Fragebogen gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Gedanken und Meinungen über die Stelle mitzuteilen.

So können Sie herausfinden, wie bestimmte Personen Aufgaben ausführen oder ob ihnen etwas in der Stellenbeschreibung nicht richtig vorkommt. Sie können auch wichtige Punkte in der Stellenbeschreibung ergänzen, die Sie vielleicht übersehen haben.

Kompetenzbewertungen eignen sich auch hervorragend, um die wichtigsten Fähigkeiten zu ermitteln, die für eine erfolgreiche Tätigkeit erforderlich sind. Dies hilft Ihrem Unternehmen, die bewährten Praktiken zu befolgen, um Ihre Einstellungsziele zu erreichen.

Um die wichtigsten Fähigkeiten zu ermitteln, die für eine Stelle erforderlich sind, müssen Sie herausfinden, worauf die Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Aufgaben am meisten achten. Verwenden sie bei ihrer Arbeit spezielle Software oder Verfahren? Benötigen sie hervorragende Kommunikationsfähigkeiten oder Problemlösungsfähigkeiten?

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterbefragungen detaillierte Fragen enthalten, wie z. B. die folgenden:

• Was sind die wichtigsten Aufgaben, die Sie in Ihrer Position erledigen?

• Gibt es Ihrer Meinung nach Aufstiegsmöglichkeiten?

• Welche wichtigen Tools, Prozesse und/oder Software verwenden Sie täglich?

• Könnte es Ihrer Meinung nach mehr Schulungen geben?

• Mit welchen Abteilungen kommunizieren Sie am meisten?

• Welche Fähigkeiten haben Sie in dieser Funktion entwickelt?

• Gibt es Fähigkeiten, die Sie Ihrer Meinung nach noch erlernen sollten, um Ihre Arbeit zu erleichtern?

5. Sehen Sie sich frühere Stellenbeschreibungen an

Nachdem Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, sollten Sie sich frühere Stellenbeschreibungen ansehen, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, was Sie aufnehmen, was Sie aktualisieren und was Sie streichen sollten.

Diese Überprüfung kann Ihnen auch dabei helfen, Fehler zu vermeiden, wenn es darum geht, Stellen auszuschreiben. Recherchieren Sie ähnliche Stellen, die von Ihren Konkurrenten ausgeschrieben werden, um zu sehen, ob Sie etwas übersehen haben.

6. Definieren Sie die Zuständigkeiten

Jetzt ist es an der Zeit, die gesammelten Daten aus der Stellenanalyse zu nutzen, um die Rolle und ihre Zuständigkeiten klar zu definieren.

Schauen Sie sich Ihre Mitarbeiterbeobachtungen und KMU-Befragungen an, um Ihre Stellenbeschreibungen von denen Ihrer Konkurrenten abzuheben. Denken Sie daran, dass der Schlüssel zur Verbesserung darin liegt, nicht zu kopieren, was Sie bereits getan haben.

Die Bewerber wollen genaue, detaillierte Informationen über die Stelle sehen, die in vielen Stellenausschreibungen fehlen.

7. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter

Es ist eine gute Idee, die Informationen, die Sie in die Stellenbeschreibung aufgenommen haben, von Ihren Mitarbeitern überprüfen zu lassen, die die Aufgabe bereits ausführen.

Sie können Ihnen ehrlich sagen, ob bestimmte Teile der Beschreibung geändert, entfernt oder aktualisiert werden müssen. Es ist auch wichtig, die derzeitigen Mitarbeiter und Führungskräfte zu fragen, wie sich ihre Aufgaben seit ihrem Antritt entwickelt haben.

Dies kann Ihnen zeigen, dass eine einzige Person nicht alle Aufgaben, die Sie in der Stellenanalyse zusammengestellt haben, realistisch erfüllen kann. Nutzen Sie diese Informationen, um die aktuellen Aufgaben und die Arbeitsbelastung zu bewerten und festzustellen, ob eine zweite Rolle notwendig ist.

8. Verfeinern Sie die Stellenbeschreibung

Der letzte Schritt der Durchführung einer Stellenanalyse und das Verfassen einer Stellenbeschreibung sind unterschiedliche Prozesse, aber die Verfeinerung Ihrer Stellenbeschreibung ist ein guter Weg, um Ihre Stellenanalyse zu beenden. Sie müssen eine ansprechende Stellenausschreibung verfassen, die die Aufmerksamkeit eines potenziellen Bewerbers erregt und ihn dazu bringt, für Ihr Unternehmen arbeiten zu wollen.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch wichtige Details wie Berufserfahrung, Vergütung und Karrieremöglichkeiten sowie besondere Vorteile wie flexible Arbeitszeiten, Fern- oder gemischte Arbeitsmöglichkeiten, Mitarbeiterempfehlungen und Rabatte aufgeführt haben.

Hier ist eine kurze Checkliste mit Informationen, die Sie hinzufügen sollten:

• Stellenbezeichnung

• Arbeitsort

• Berufserfahrung

• Gewünschte Fähigkeiten

• Gehalt

• Erwartete Arbeitszeit

• Vorteile

• Bevorzugte Kenntnisse

• Besondere Aufgaben

• Zweck der Stelle

• Qualifikationen

• Arbeitsbedingungen

Bei TestGorilla, wissen wir, dass das Schreiben von Stellenbeschreibungen entmutigend sein kann. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine kostenlose Vorlage für Stellenbeschreibungen erstellt.

Beispiel für eine Aufgabenanalyse

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie eine Stellenanalyse für einen Softwareentwickler aussehen könnte.

5 Vorteile einer Arbeitsplatzanalyse

Eine umfassende Arbeitsplatzanalyse hat mehrere Vorteile. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie dieser Prozess Ihnen helfen kann, die genauesten und auffälligsten Stellenbeschreibungen zu erstellen.

1. Reduziert häufige Fehler

Eine gründliche Stellenanalyse kann Ihnen helfen, Probleme im Voraus zu erkennen, so dass Sie Fehler in Ihrer Stellenbeschreibung vermeiden können. Einige Mitarbeiter sind vielleicht bereit, über Probleme zu berichten, auf die sie bei ihrem Arbeitsantritt gestoßen sind, um sicherzustellen, dass sie bei künftigen Einstellungen nicht wieder auftreten.

Das frühzeitige Erkennen von Komplikationen bei der Stellenüberprüfung wird dazu beitragen, die bestehenden Prozesse zu verbessern und die Stelle für potenzielle Bewerber attraktiver zu machen.

2. Steigert das Engagement der Mitarbeiter

Nur 35% der Mitarbeiter engagieren sich bei ihrer Arbeit. Mangelndes Engagement führt zu geringer Motivation, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Sie sich von der Masse abheben wollen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, die Aufgaben klar und interessant zu gestalten.

Sie können auch das Modell der Jobmerkmale heranziehen, um zu sehen, ob es Möglichkeiten gibt, eine Rolle im Unternehmen zu verbessern und zu bereichern, so dass aktuelle und künftige Mitarbeiter sie als angenehmer empfinden.

Sie sollten die Aufgabe von Anfang an in kleinere, überschaubare Schritte unterteilen. Künftige Mitarbeiter haben dann eine gute Vorstellung davon, was sie zu tun haben und wie sie bestimmte Aufgaben ausführen können.

Das steigert das Engagement, die Zufriedenheit und das Vertrauen der Teammitglieder in ihre Fähigkeit, die Unternehmensziele zu erreichen, und verringert die Personalfluktuation.

3. Verbessert die Geschäftsabläufe

Sie können die Ergebnisse Ihrer Arbeitsplatzanalyse nutzen, um die aktuellen Abläufe zu verbessern - das ist großartig, um Ihr Unternehmen effizienter zu machen und die Mitarbeiter zu stärken. Sie können die Daten der Arbeitsplatzanalyse auch nutzen, um Ressourcen, Erfahrungen und Fähigkeiten zu ermitteln, die für zukünftige Aufgaben erforderlich sind.

4. Identifiziert wichtige Fähigkeiten

Viele Stellenbeschreibungen scheitern, weil sie sich auf die Zuständigkeiten und Phasen der Aufgaben konzentrieren und nicht auf die Werkzeuge und Fähigkeiten, die für deren Ausführung erforderlich sind. Zum Beispiel ist das Schreiben von Code eine Aufgabe, aber der Kandidat sollte über die notwendigen Programmierkenntnisse verfügen, um diese Aufgabe zu erfüllen.

Eine Arbeitsplatzanalyse kann Ihnen dabei helfen, spezifische Fähigkeiten zu ermitteln, die Ihre Mitarbeiter durch Online-Schulungen erlernen könnten.

Ziehen Sie in Erwägung, im Rahmen Ihrer Sozialleistungen jedes Jahr einen Zuschuss für Weiterbildung und Entwicklung anzubieten. Mitarbeiter freuen sich über Möglichkeiten, sich zu verbessern und weiterzubilden, und es wird Ihnen helfen, etwaige Qualifikationslücken in Ihrem Unternehmen zu verringern.

5. Vereinfacht komplexe Aufgaben

Allgemeine Aufgabenbeschreibungen in Stellenanzeigen sind oft vage und verwirrend oder lassen Aufgaben übermäßig kompliziert erscheinen. Das kann Bewerber abschrecken, wenn sie die Stellenausschreibung zum ersten Mal lesen.

Wenn Sie stattdessen die Verantwortlichkeiten in kleinere, leichter verständliche Teilaufgaben aufgliedern, wird der Zweck der Rolle klar kommuniziert und potenzielle Bewerber verstehen genau, was von ihnen verlangt wird.

Machen Sie die nächsten Schritte mit TestGorilla

Eine Analyse der Arbeitsaufgaben muss kein langer oder komplizierter Prozess sein. Sie können die oben genannten Schritte befolgen, um umfassende, genaue und interessante Stellenausschreibungen zu erstellen, die von den Kandidaten geschätzt werden.

Wenn Sie mehr über die Verwendung von Kompetenzbewertungen zur Ergänzung Ihrer Stellenanalyse erfahren möchten, melden Sie sich für unsere kostenlose 30-minütige Live-Demo an und erhalten Sie Zugang zu unserem Free Plan.