So verbesserst du deinen Auswahlprozess für Kandidaten in 7 einfachen Schritten

Die Auswahl von Kandidaten ist ein Eckpfeiler bei der Suche nach den besten Mitarbeiteren für dein Unternehmen, aber sie kann ein langwieriger und kostspieliger Prozess sein.

Ein effizienter Auswahlprozess für Kandidaten hilft dir, deine Einstellungskosten niedrig und berechenbar zu halten. Und er macht das Leben für alle Beteiligten einfacher: für die Geschäftsführung, die Personalabteilung und die Kandidaten. Außerdem vermittelt er deinen Kandidaten, Mitarbeiteren und sogar Kunden das richtige Unternehmensimage.

In diesem Artikel erklären wir, wie wichtig der Auswahlprozess für Kandidaten ist, wie er aussieht und mit welchen Tipps du ihn verbessern kannst.

Was ist der Auswahlprozess für Kandidaten und warum ist er wichtig?

Die Kandidatauswahl ist der Prozess der Suche nach der richtigen Person für eine bestimmte Stelle in deinem Unternehmen. Sie umfasst alle Schritte von der ersten Sichtung des Lebenslaufs bis zur endgültigen Einstellungsentscheidung und der Vorbereitung eines Stellenangebots. Sie kann Kompetenzbewertungen, ein Interview und eine Hintergrundprüfung umfassen.

Sie ist der wichtigste Faktor bei der Gewinnung der besten Mitarbeiteren, d. h. Menschen, die sowohl hochqualifiziert sind als auch die Grundwerte deines Unternehmens teilen.

Der Auswahlprozess für Kandidaten muss perfekt auf die strategischen Ziele deines Unternehmens abgestimmt sein. Wenn du den Prozess nicht auf die Ziele deines Unternehmens abstimmst, führt das zu mehr Fehlbesetzungen – und diese Fehler sind kostspielig.

Deshalb ist der Auswahlprozess für Kandidaten entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens: Tatsächlich ist die Entwicklung einer starken Recruiting-Strategie für das Wachstum eines jeden Unternehmens unerlässlich, so Zuraida Curtis, Redakteurin für Arbeitsrecht bei XpertHR.

Aus welchen Elementen setzt sich der Auswahlprozess für Kandidaten zusammen?

Die Kandidatauswahl ist ein mehrstufiger Prozess, der Folgendes umfasst:

1. Bewerbung

Es mag so aussehen, als würdest du in dieser Phase nicht viel tun, aber tatsächlich ist das ein entscheidendes Element, um die richtigen Mitarbeiteren einzustellen.

Du musst zum Beispiel sicherstellen, dass du die richtigen Qualifikationsfragen stellst. Es ist auch sinnvoll, deine Bewerbungsformulare zuerst zu testen, denn 73 % der Bewerberen neigen dazu, Bewerbungen, die länger als 15 Minuten dauern, abzubrechen.

2. Screening von Lebensläufen

Der nächste Schritt in der Bewerbungsphase ist der Screening-Prozess. An diesem Punkt kannst du die Lebensläufe entweder manuell durchsehen oder eine Software zur Überprüfung von Lebensläufen verwenden, um qualifizierte Kandidaten in die engere Auswahl zu nehmen.

3 Tests zur Bewertung von Kompetenzen

Tests zur Bewertung der Kompetenzen von Kandidaten haben einen doppelten Vorteil: Sie helfen dabei, einen Kompetenz-Mismatch zu vermeiden, und halten deine unbewusste Voreingenommenheit in Schach. Außerdem kannst du Zeit sparen, indem du Kandidaten aussortierst, die nicht über die erforderlichen Kernkompetenzen verfügen.

Beispiele für Tests zur Bewertung von Kompetenzen sind folgende:

• Kognitive Fähigkeitstests

• Sprachtests

• Tests zu Persönlichkeit und Kultur

• Tests zu Programmierkenntnissen

• Tests zu stellenspezifischen Fähigkeiten

• Situationsbeurteilungstests

• Tests zu Softwarekenntnisse

4. Screening-Gespräche

Screening-Gespräche helfen dir, die Kompetenzen und Qualitäten potenzieller Mitarbeiteren besser einzuschätzen. Sie geben dir die Möglichkeit, spezifische Fragen zu stellen und die Arbeitsbedingungen und Leistungen zu besprechen. In manchen Fällen wird die Reihenfolge von Screening-Gespräche und Tests zur Bewertung von Kompetenzen vertauscht.

5. Interviews

Nachdem du die Kandidaten geprüft und ihre Fähigkeiten bewertet hast, ist es endlich an der Zeit, Interviews zu führen. Interviews können persönlich oder online geführt werden. Das Interview ist der intensivste und teuerste Teil des Auswahlverfahrens. Die Durchführung von Videointerviews hilft, die Kosten niedrig zu halten und die Effizienz zu steigern.

Zwar ist es das Ziel von Interviews, den/die am besten geeignete:n Kandidat zu finden, aber du solltest auch darauf achten, dass du den Kandidaten ein gutes Erlebnis bietest. Erfahre, wie Bain and Company sein Kandidaterlebnis mithilfe von TestGorilla verbessert hat.

6. Hintergrundprüfungen

Wenn du eine Handvoll vielversprechender Kandidaten ausgewählt hast, ist der nächste Schritt die Durchführung von Hintergrundprüfungen vor der Einstellung.

Wenn du Hintergrundprüfungen durchführst, solltest du die rechtlichen Aspekte berücksichtigen und die Ergebnisse sorgfältig auswerten. In einigen Ländern musst du die Kandidaten über die Hintergrundprüfung vor der Einstellung informieren.

7. Referenzüberprüfungen

Du bist fast am Ende des Auswahlverfahrens angelangt und der nächste Schritt besteht darin, von ehemaligen Kollegen, Kunden oder Manageren Rückmeldungen über die Arbeitsmoral und Leistung der Kandidaten einzuholen. Du kannst sie bitten, dir Referenzen zu nennen.

Bei Referenzüberprüfungen ist es am besten, wenn du im Voraus eine E-Mail schickst, in der du dich vorstellst und den Grund deines Anrufs erklärst.

8. Entscheidung

Bei der Auswahl des richtigen Kandidats/der richtigen Kandidatin geht es nicht nur darum, den/die am besten qualifizierte:n Kandidat einzustellen. Weitere Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt, sind die Eignung für die Unternehmenskultur, die Bereitschaft zu lernen und die Wahrscheinlichkeit, länger im Unternehmen zu bleiben. Die Testbibliothek von TestGorilla mit 150 wissenschaftlich validierten Tests kann helfen, die Kompetenzen, die Persönlichkeit und die Eignung von Kandidaten zu messen.

Wenn du die Entscheidung getroffen hast, gehst du zum letzten Schritt des Prozesses über.

9. Jobangebot

Nach Screening, Interviews, Hintergrundprüfungen und Referenzprüfungen hast du die beste Person für die Stelle gefunden. Jetzt ist es an der Zeit, dass du dich mit dem Kandidat/der Kandidatin in Verbindung setzt und ihm/ihr ein Stellenangebot machst. Der Auswahlprozess ist abgeschlossen, wenn die Person das Angebot annimmt und den Arbeitsvertrag unterschreibt.

Was sind häufige Fehler im Auswahlprozess für Kandidaten und welche Folgen haben sie?

Fehler im Auswahlprozess für Kandidaten fallen in drei Hauptkategorien:

Mangelnde Effizienz

Das bedeutet, dass beide Seiten (das Unternehmen und der Kandidat/die Kandidatin) Ressourcen verschwenden. Wenn du zu lange brauchst, um einen Kandidat/eine Kandidatin einzustellen, wird es für dein Unternehmen unwahrscheinlicher, dass es den besten Kandidat/die beste Kandidatin einstellt. Wenn du zu langsam bist, läufst du Gefahr, gute Kandidaten an ein anderes Unternehmen zu verlieren und Zeit, Mühe und Geld zu verschwenden.

Versäumnis, die Kompetenzen von Kandidaten richtig zu bewerten

Wenn die Fähigkeiten von Kandidaten nicht richtig bewertet werden, kann das zu einer Fehlbesetzung führen – und das kann extrem teuer werden. Dies kann darauf zurückzuführen sein, dass du nicht die richtigen Tools zur Beurteilung der Kompetenzen verwendest, nicht genügend Daten hast oder die Daten nicht richtig analysierst. Mit gut formulierten Kompetenztests kannst du all diese Fehler vermeiden. Du kannst z. B. Tests erstellen, die für die zu besetzende Stelle relevant sind – oder bereits vorhandene Tests verwenden – und sie an die Kandidaten schicken, damit du ihre Eignung für die Stelle analysieren kannst.

Vernachlässigen der Kandidaterfahrung

Dieser Fehler kann zu einer negativen Wahrnehmung deines Unternehmens bei potenziellen Kandidaten führen. Das wirkt sich negativ auf deine Fähigkeit aus, Talente anzuziehen, so eine Studie von Simon Knox und Cheryl Freeman für die Cranfield School of Management. Außerdem sagt Liz Ryan, ehemalige Mitarbeiterin bei Forbes und Gründerin und CEO von Human Workplace, dass ein fehlerhafter Einstellungsprozess katastrophal für dein Markenimage sein kann. Kunden und potenzielle Mitarbeiteren stammen oft aus derselben Gemeinschaft – wenn du deine Kandidaten also schlecht behandelst, kann das leicht zu einem schlechten Markenimage führen, was wiederum deinem Umsatz schaden kann.

7 Schritte zur Verbesserung des Auswahlprozess für Kandidaten

Du kannst den Auswahlprozess für Kandidaten durch die folgenden Maßnahmen verbessern:

1. Schaffe einen effizienten Bewerbungsprozess

Der erste Eindruck ist wichtig – und in vielen Fällen ist der Bewerbungsprozess das erste Mal, dass eine Person mit deinem Unternehmen in Kontakt kommt.

Du musst genau wissen, was du willst – und es in deiner Stellenausschreibung deutlich machen. Definiere die Elemente, die für den Erfolg der Stelle entscheidend sind, und lege sie klar dar.

Wenn du Kandidaten bittest, ein Formular auszufüllen, sollten die Fragen zur Qualifikation am Anfang stehen, nicht am Ende. Wenn du Kandidaten ein langes Formular ausfüllen lässt, nur um am Ende festzustellen, dass sie nicht qualifiziert sind, hinterlässt das keinen guten Eindruck bei ihnen.

Idealerweise solltest du ein langwieriges und übermäßig kompliziertes Bewerbungsverfahren von vornherein vermeiden.

2. Mach das Beste aus Screening-Gesprächen

Screening-Gespräche sind eine großartige Gelegenheit, deine Kandidaten besser kennenzulernen und ihre Motivation zu bewerten. Du kannst auch ihre tatsächliche Verfügbarkeit überprüfen. Wenn du zum Beispiel jemanden suchst, der in zwei Wochen anfangen soll, aber der Kandidat/die Kandidatin erst in zwei Monaten verfügbar ist, könnte das ein Problem sein.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um die Arbeitsbedingungen zu besprechen – Gehalt, Prämien, Vergünstigungen, Arbeitszeiten usw. Wenn du die Erwartungen der Kandidaten abschätzt und mit ihnen darüber sprichst, was das Unternehmen zu bieten hat, kannst du herausfinden, wer gut zu dir passen könnte.

Bereite dich gründlich auf jedes Gespräch vor und stelle sicher, dass du die Lebensläufe der Kandidaten, die du anrufst, liest. Es ist eine gute Idee, deine Anforderungen und mögliche Fragen aufzuschreiben, bevor du anrufst – oder sogar eine Vorlage für Notizen zu machen. Eine klare Struktur hilft dir, konsistent zu sein und die Kandidaten im Nachhinein zu vergleichen.

3. Nutze Kompetenzbewertungen, um die Liste der Kandidaten einzugrenzen

Mithilfe von Kompetenzbewertungen kannst du Kandidaten auf der Grundlage spezifischer Soft Skills und technischer Kompetenzen prüfen.

Die Testbibliothek von TestGorilla bietet zum Beispiel eine Bewertung für jede Kompetenz, die deine Kandidaten haben müssen. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass du Gespräche mit den besten Kandidaten führst.

Außerdem helfen dir Kompetenztests dabei, während deines Auswahlverfahrens empirisch und objektiv zu sein. Tests „verhindern, dass Intervieweren Kandidaten aufgrund bewusster oder unbewusster Voreingenommenheit akzeptieren oder ablehnen“, so Tomas Chamorro-Premuzic vom Harvard Business Review.

Bewertungen der technischen Kompetenzen können dir dabei helfen, zu entscheiden, ob Kandidaten die richtigen Hard Skills haben. Du kannst zum Beispiel testen, wie gut jemand Angular, JavaScript Debugging oder Hubspot CRM beherrscht. Auf diese Weise kannst du sowohl Kandidaten aussortieren als auch den genauen Kenntnisstand einer Person in einem bestimmten Bereich ermitteln.

Und du kannst Soft Skills, kognitive Fähigkeiten oder Persönlichkeitsmerkmale messen. Tests wie der 16-Typen-Test oder der Test von TestGorilla zum kritischen Denken geben dir wichtige Einblicke in die emotionale Intelligenz, das Selbstbewusstsein und die kognitiven Fähigkeiten von Kandidaten:

4. Optimiere deinen Interviewprozess

Interviews sind der ressourcenintensivste Teil des Auswahlprozesses für Kandidaten. Sei wählerisch und führe nur einige wenige durch. Du kannst Kosten und Zeit sparen, indem du Videointerviews durchführst – und während der aktuellen Pandemie werden sie zur Norm.

Optimiere den Interviewprozess und gestalte ihn objektiver, indem du strukturierte oder halbstrukturierte Interviews führst. Bereite dazu eine Liste mit Fragen vor und halte dich bei allen Interviews daran.

Natürlich kannst du dir einen gewissen Freiraum lassen, um auf bestimmte Themen einzugehen, je nach Erfahrung und Antworten des Kandidats/der Kandidatin. Schließlich benötigt jede Person einen etwas anderen Ansatz. Bedenke aber, dass Smalltalk oder fehlende Struktur leicht zu voreingenommenen Entscheidungen führen kann.

Gib den Kandidaten alle wichtigen Informationen, damit sie sich vorbereiten können, und zeige ihnen transparent, was sie erwartet. Wichtige Details sind unter anderem folgende:

• Der Umfang und die Dauer des Interviews

• Die Namen und Positionen der Personen, die anwesend sein werden

• Die Uhrzeit und das Datum – beachte die Zeitzonen und biete ein paar Alternativen an, um endloses Hin- und Her-Schreiben per E-Mail zu vermeiden

• Die Adresse (wenn das Interview persönlich stattfindet) oder den richtigen Link, wenn es sich um ein Videointerview handelt

• Was die Kandidaten mitbringen müssen

Sorge dafür, dass alle Kandidaten eine positive Erfahrung machen – auch diejenigen, die du nicht einstellst.

5. Kommunikation ist der Schlüssel: Halte Kandidaten auf dem Laufenden und sei transparent

Wenn du bei der Kommunikation mit den Kandidaten einen hohen Standard einhältst, vermittelt dies das richtige Image deines Unternehmens. Außerdem zeigst du damit, dass du ihre Zeit und Mühe zu schätzen weißt.

Erkläre den Kandidaten die einzelnen Phasen des Auswahlprozesses und lasse sie wissen, was sie von den einzelnen Phasen erwarten können. Halte sie dann über den Stand ihrer Bewerbung auf dem Laufenden.

Das Image deines Unternehmens ist entscheidend für den Erfolg des Unternehmens. Selbst kleine Missgeschicke können dauerhafte Folgen haben. Besonders in bestimmten Branchen wie dem Einzelhandel, wo jeder Kandidat/jede Kandidatin, mit dem/der du heute ein Interview führst, morgen Kund sein könnte. Jeder Aspekt deiner Kommunikation mit Kandidaten muss mit dem Markenimage übereinstimmen, das du anstrebst.

Menschen recherchieren ausgiebig, bevor sie sich an etwas binden, vor allem an Arbeitgeberen.

Laut einer Studie von 2017 von Glassdoor und Aptitude Research Partners informieren sich 83 % der Kandidaten gründlich über die Bewertungen und Rezensionen von Unternehmen, bevor sie entscheiden, wo sie sich bewerben. Zufriedene Kandidaten werden sich wahrscheinlich nicht die Zeit nehmen, online über ihre Erfahrungen zu schreiben, aber unzufriedene Kandidaten werden ihre Erfahrungen mit großer Wahrscheinlichkeit weitergeben. Potenzielle zukünftige Kandidaten und Kunden werden dies zur Kenntnis nehmen.

Es kann viel Mühe kosten, den Schaden einer einzigen schlechten Bewertung rückgängig zu machen – oder etwa 40 gute Kundenerfahrungen. Du kannst Bewertungen und Kommentare nicht direkt kontrollieren, also sorge dafür, dass alle, die mit deinem Unternehmen in Kontakt kommen, eine positive Erfahrung machen.

6. Automatisiere und vereinfache Aufgaben

Einige Schritte des Einstellungsprozesses können automatisiert oder vereinfacht werden. Das senkt die Kosten, verbessert die Effizienz und beschleunigt den Auswahlprozess. Dies wiederum trägt dazu bei, dass Kandidaten eine positive Erfahrung machen, sodass du weiterhin die besten Talente anziehen kannst.

Das Screening von Lebensläufen, die Bewertung von Kompetenzen, die Beurteilung der Leistung und die Einstufung von Kandidaten können leicht automatisiert werden. Auch die Planung von Interviews, bei der du mehreren Kandidaten dieselbe E-Mail schickst, um sie zu einem Gespräch einzuladen, muss nicht mehr manuell erfolgen.

Allerdings solltest du dir darüber im Klaren sein, welche Auswirkungen automatische Antworten und Vorlagen auf dein Markenimage haben können. Sie haben ihre Berechtigung, aber Kandidaten müssen in der Lage sein, jemanden persönlich zu erreichen, wenn es nötig ist, vor allem im weiteren Verlauf des Auswahlprozesses.

7. Analysiere, was gut funktioniert und was nicht

Wenn einige Dinge während des Auswahlprozesses nicht sehr gut gelaufen sind, analysiere die Gründe dafür und plane entsprechend für die nächste Einstellungsrunde.

Verfolge die Kosten pro Einstellung und die Zeit bis zur Einstellung, um sicherzustellen, dass dein Auswahlprozess für Kandidaten effizient ist. Mit der Zeit kannst du die Ergebnisse für die verschiedenen Einstellungen vergleichen. Personalsuche ist kostspielig und kann in Zeiten knapper Budgets die Ressourcen aufzehren. Laut Bersin by Deloitte liegen die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung in den USA bei 4.000 $.

Deshalb ist die Erfolgsmessung ein so wichtiger Teil des Optimierungsprozesses bei der Kandidatauswahl. Nur 1/3 der US-Unternehmen führen derzeit eine Erfolgskontrolle durch, so dass du den meisten deiner Konkurrenten einen Schritt voraus sein wirst!

Die Optimierung deines Auswahlprozess für Kandidaten führt zu mehr erfolgreichen Einstellungen

Es ist alles andere als einfach, die besten Mitarbeiter zu finden, aber mit einem optimierten Auswahlprozess für Kandidaten reduzierst du das Risiko einer Fehlbesetzung, senkst deine Kosten und verkürzt die Zeit bis zur Einstellung.

So kannst du deine Ressourcen besser nutzen und potenziellen Mitarbeiteren ein besseres Markenimage vermitteln, was entscheidend ist, um in Zukunft die richtigen Kandidaten zu finden.

Wenn du TestGorilla noch nicht nutzt, melde dich für eine kostenlose Testversion an und erfahre, wie wir dir helfen können, den Auswahlprozess für Kandidaten zu verbessern und schnellere, einfachere und vorurteilsfreie Einstellungsentscheidungen zu treffen.