8 Tipps für den Umgang mit Mitarbeiterfehlern

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Ihnen unterstellt sind, müssen Sie sich irgendwann mit Mitarbeiterfehlern befassen. Wahrscheinlich müssen Sie sich sogar sehr oft damit auseinandersetzen: Der durchschnittliche amerikanische Arbeitnehmer macht 118 Fehler pro Jahr.

Spitzenunternehmen haben keine makellosen Mitarbeiter, denen nie ein Fehltritt unterläuft, der dem Unternehmen schaden könnte. Stattdessen haben sie wirksame Methoden, um mit den Fehlern ihrer Mitarbeiter umzugehen. Die Art und Weise, wie Sie als Führungskraft mit Fehlern umgehen, macht den Unterschied zwischen verängstigten und verbitterten Mitarbeitern und gut ausgebildeten und begeisterten Mitarbeitern aus.

Fehler sind wertvolle Chancen für Unternehmen und Mitarbeiter. Mit der richtigen Herangehensweise und dem Verzicht auf Frustration oder Ärger können Sie Lernerfahrungen schaffen. Es ist eine Chance, tiefer zu graben und ein stärkeres Unternehmen und eine stärkere Belegschaft aufzubauen.

Hier sind einige der besten Tipps für den Umgang mit Fehlern von Mitarbeitern, die dazu beitragen werden, eine bessere und sachkundigere Belegschaft aufzubauen.

#Nr. 1: Überprüfen Sie die 5-Whys-Methode

Bevor Sie einen Mitarbeiter wegen eines Fehlers tadeln, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und das Gesamtbild betrachten. Handelt es sich wirklich um eine einmalige Fehleinschätzung, oder steckt mehr dahinter, was in der Zukunft zu weiteren Problemen führen wird?

Die 5-Whys-Methode wurde bei Toyota entwickelt, um die tieferen Gründe für Fehler und Fehltritte in einem Unternehmen zu ergründen. Obwohl es vielleicht einfacher ist, den Fehler oder das Problem auf der oberflächlichen Ebene zu behandeln, helfen die 5 Whys dabei, eine dauerhafte Lösung zu finden. Indem Sie die Grundursache finden und beheben, können Sie verhindern, dass das Problem erneut auftaucht.

Eine Grundregel der 5 Whys ist, dass eine Person niemals die Ursache ist. Stattdessen sollte sie auf einen Prozess hinweisen, der fehlt oder nicht gut funktioniert.

So kann es beispielsweise sein, dass ein Mitarbeiter eine Lieferung nicht pünktlich geliefert hat. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um das Problem an der Wurzel zu packen, indem Sie nach jeder Ursache nach dem Warum fragen:

• Der Fahrer war zu spät. Und warum?

• Er kam zu spät, weil er einen platten Reifen hatte. Und warum?

• Der Reifen war platt, weil er abgenutzt war. Und warum?

• Der Reifen war abgenutzt, weil er nicht rechtzeitig gewechselt worden war. Und warum?

• Der Reifen wurde nicht gewechselt, weil das Fahrzeug nicht inspiziert worden war. Und warum?

• Das Fahrzeug wurde nicht inspiziert, weil die Mitarbeiter nicht für die Fahrzeuginspektion geschult wurden.

Die Hauptursache ist also nicht, dass der Mitarbeiter zu spät kam. Vielmehr war es die fehlende Inspektionsschulung, die überhaupt erst zu der Reifenpanne führte. Diese Methode wird als "5 Whys" bezeichnet, weil man in der Regel fünf Ursachen braucht, um zur eigentlichen Ursache zu gelangen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sicherzustellen, dass nichts zu dem Fehler beigetragen hat, damit Sie in Zukunft nicht wieder mit demselben Problem konfrontiert werden.

#Nr. 2: Berücksichtigen Sie eventuelle Vorurteile

Ein weiterer Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist die Beobachtung möglicher Voreingenommenheit, bevor Sie auf einen Fehler reagieren. Manchmal veranlassen uns unbewusste Vorurteile dazu, anders zu reagieren, als wir es sonst tun würden. Voreingenommenheit aufgrund des Geschlechts, der Race, der Nationalität oder anderer Faktoren kann dazu führen, dass die Fehler eines Mitarbeiters härter beurteilt werden als die eines anderen.

Die beste Methode zur Bekämpfung unbewusster Voreingenommenheit besteht darin, einen Schritt zurückzutreten und zu prüfen, ob Sie möglicherweise überzogene Erwartungen haben, die auf etwas anderem als der Arbeit eines Mitarbeiters beruhen und Ihre Reaktion beeinflussen.

#Nr. 3: Überlegen Sie im Voraus, was Sie sagen wollen

Es kann frustrierend sein, die Fehler anderer auszubaden und die Konsequenzen für Fehler zu tragen, die nicht Ihre Schuld sind. Wut ist eine natürliche Reaktion, die bei Führungskräften ausgelöst werden kann. Sie kann jedoch auch zu einer Reaktion führen, die Ihren Mitarbeiter demoralisiert und die Sie letztendlich bedauern.

Versuchen Sie, wenn möglich, nicht sofort zu reagieren, sondern überlegen Sie sich vorher, was Sie sagen werden. Atmen Sie durch oder gehen Sie spazieren, bevor Sie mit jemandem sprechen, um sich zu beruhigen.

Entscheiden Sie außerdem, ob Sie sich mit dem Betroffenen zusammensetzen und mit ihm darüber sprechen sollten. Berücksichtigen Sie die Vorgeschichte: Handelt es sich um ein einmaliges neues Problem oder um ein wiederkehrendes Muster? Gute Führung ist ein heikles Gleichgewicht: Sie wollen nicht pingelig sein, aber es ist auch wichtig, dass sich die Probleme nicht auftürmen, bis sie dem Unternehmen schaden.

Wenn es sich um etwas handelt, das angesprochen werden muss, sollten Sie sich im Vorfeld etwas Positives einfallen lassen. Wenn Sie zu negativ sind, könnte Ihr Mitarbeiter befürchten, dass er gefeuert wird. Das versetzt ihn automatisch in den Kampf-oder-Fluchtmodus, und er wird wahrscheinlich kein Wort von dem hören, was Sie sagen.

Wählen Sie Ihre Worte mit Bedacht. Die richtigen Worte können einen Mitarbeiter aufbauen, anstatt ihn in die Defensive zu treiben. Sie möchten, dass Ihr Mitarbeiter Ihnen zuhört und das Problem behebt, anstatt Ihre Beziehung zu beschädigen (oder gar zu zerstören).

#Nr. 4: Beginnen Sie mit Wertschätzung

Beginnen Sie Ihr Gespräch mit einer positiven Note. Erkennen Sie die harte Arbeit Ihrer Mitarbeiter an und was sie richtig machen. Bringen sie eine positive und energiegeladene Stimmung in den Arbeitsbereich? Erledigen sie einen Teil ihrer Arbeit perfekt? Sind sie bei den Kunden beliebt? Erwähnen Sie dies in dieser Zeit.

Die Korrektur von Fehlern eines Mitarbeiters ist eine heikle Angelegenheit. Wenn Sie die Arbeit des Mitarbeiters zuerst anerkennen, können Sie den Fehler ansprechen, ohne ihn völlig zu demoralisieren. Eine positive Note wird ihnen helfen, sich zu öffnen und sich anzuhören, was Sie zu sagen haben.

Quelle: https://www.quantumworkplace.com/2020-employee-engagement-trends

Außerdem ist es wichtig, dass Sie Ihr Lob nicht mit dem Satz "aber" abschließen. Die Anerkennung dessen, was sie gut machen, ist nicht an Bedingungen geknüpft und muss daher für sich selbst stehen. Wenn Sie "aber", "aber" oder eine andere negative Übergangsformel sagen, wird Ihr Lob sofort negiert und der erzielte Fortschritt zunichte gemacht.

Als Führungskraft sollten Lob und Anerkennung für Ihre Mitarbeiter zu den Grundlagen Ihres Führungsstils gehören. In einer Umfrage gaben 53 % der Mitarbeiter an, dass sie sich mehr Anerkennung von ihren Vorgesetzten wünschen. Die Korrektur eines Fehlers ist ein wichtiger Zeitpunkt, um dies zu tun.

#Nr. 5: Führen Sie mit Neugierde

Fehler sind eine wichtige Gelegenheit, Lektionen zu lernen. Anstelle von Vorwürfen oder rhetorischen Fragen wie "Was hast du dir dabei gedacht?" sollten Sie sanfte Fragen stellen, die den Mitarbeiter dazu bringen, sich Ihnen zu öffnen. Wenn Sie z. B. fragen: "Helfen Sie mir zu verstehen, warum...", kann dies dazu beitragen, die natürliche Abwehrhaltung zu durchbrechen und die eigene Seite zu erklären.

Ihr Mitarbeiter sollte sich während Ihres Gesprächs nicht angegriffen fühlen. Er sollte auch das Gefühl haben, dass er seinen Standpunkt gründlich darlegen konnte. Wenn Sie neugierig sind, hilft Ihnen das dabei, die Sichtweise des Mitarbeiters zu erkunden, so dass Sie den Fehler gemeinsam effektiv angehen können.

#Nr. 6: Motivation berücksichtigen

Das Eingehen von Risiken ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Es ist auch entscheidend für einen erfolgreichen Mitarbeiter und fördert die Art von Initiative, die dem Unternehmen hilft. Als Vorgesetzter möchten Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Arbeit unterbrechen, um Fragen zu stellen und vor der Ausführung jeder Aufgabe um Genehmigung zu bitten. Da dies so wichtig sein kann, sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht davon abhalten, angemessene Risiken einzugehen.

Ermutigen Sie zu einer umsichtigen Risikobereitschaft, indem Sie die Initiative anerkennen, die der Mitarbeiter bei seinem Fehler hatte. Nehmen Sie sich dann etwas Zeit, um dem Mitarbeiter zu erklären, warum sein Urteilsvermögen oder seine Ausführung in diesem Fall falsch war. Erörtern Sie, was schief gelaufen ist und warum diese Art der Risikobereitschaft für seine Position unangemessen ist.

#Nr. 7: Gemeinsame Problemlösung

Bei der Korrektur eines Fehlers ist es wichtig, sich auf die Zukunft zu konzentrieren. Fragen, die sich auf die Vergangenheit konzentrieren, sind mit Emotionen verbunden. Wenn Sie sich zu sehr auf das Problem fixieren, hat Ihr Mitarbeiter das Gefühl, dass Sie es auf ihn abgesehen haben, und das löst Abwehrhaltung aus.

Entwickeln Sie stattdessen gemeinsam einen Plan, um zu verhindern, dass der Fehler in Zukunft noch einmal gemacht wird. Stellen Sie zukunftsgerichtete Fragen wie: "Wie werden Sie das nächste Mal anders reagieren? Anstatt sie zu belehren, was sie falsch gemacht haben, erarbeiten Sie gemeinsam mit ihnen effektive Lösungen. Dies ist ein lehrreicher Moment, in dem sie mit Ihnen reflektieren und Probleme lösen können, ohne das Gefühl zu haben, dass es sich um eine Bestrafung handelt.

#Nr. 8: Vermeiden Sie Fehler von vornherein

Jeder Mitarbeiter macht zwangsläufig von Zeit zu Zeit einen Fehler. Es gibt jedoch einen Unterschied zwischen einem Fehler und der Ungeeignetheit für eine Rolle oder Position. Schlechte Einstellungspraktiken können zu Fehlern und einer schlechten Eignung für Ihr Unternehmen führen.

Wenn Sie sich bei der Einstellung die Zeit nehmen, das Qualifikationsniveau Ihrer Bewerber zu beurteilen, können Sie Fehler vermeiden. So können z. B. Rechentests vor der Einstellung oder Tests der Detailgenauigkeit helfen, Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden. Dies kann auch dazu beitragen, eine Unternehmenskultur zu vermeiden, in der nicht mit der nötigen Aufmerksamkeit und Vorsicht gearbeitet wird.

Verhindern Sie, dass Mitarbeiterfehler Ihr Unternehmen ruinieren

Fehler sind weder für die Unternehmensleitung noch für die Mitarbeiter eine aufregende Angelegenheit. Sie können jedoch ein wichtiger Lehrmoment sein. Ohne angemessene Vorsicht und Zurückhaltung laufen Führungskräfte Gefahr, ihre Mitarbeiter zu demoralisieren. Wenn man es richtig macht, können die Mitarbeiter lernen, wie sie ihre Rolle im Unternehmen besser ausfüllen können.

Der beste Weg, mit einem Fehler umzugehen, ist jedoch, ihn ganz zu vermeiden. Die Anwendung des 5-Whys-Konzepts und intelligente Einstellungspraktiken bedeuten, dass Fehler im Unternehmen seltener vorkommen werden.

Benötigen Sie Hilfe bei der Verbesserung Ihrer Einstellungspraktiken? Wir können helfen! Fragen Sie uns, wie unsere Tests vor der Einstellung Ihnen helfen können, die richtigen Bewerber zu finden.