Wie man mit unentschuldigtem Fernbleiben vom Vorstellungsgespräch umgeht (und es ganz vermeidet)

Sie warten geduldig auf den Zoom-Anruf. Sie haben bereits 10 Minuten Smalltalk mit dem Einstellungsgremium hinter sich gebracht. Sie fragen sich: "Habe ich die Einladung zum Treffen überhaupt verschickt?"

Wie sich herausstellt, haben Sie das getan, aber der Bewerber hat Ihre Einladung nie angenommen. Tut mir leid, Sie sind das unglückliche Opfer des gefürchteten Nichterscheinens zum Vorstellungsgesprächs geworden.

Zu einem Vorstellungsgespräch versetzt zu werden, tut genauso weh wie zu einem Date versetzt zu werden. Sie haben sich schick gemacht, sich Zeit genommen und Ihren Freunden davon vorgeschwärmt ("Ich glaube, das ist der Richtige"), aber der Kandidat ist nicht aufgetaucht.

Bevor Sie Ihrem Date - äh ... Bewerber - die ganze Schuld für das Nichterscheinen geben, sollten Sie den Blick nach innen richten. Gibt es irgendetwas, was Ihr Einstellungsteam hätte tun können, um den Kandidaten dazu zu bringen, erscheinen zu wollen?

In diesem Blog werden wir untersuchen, warum es zu einem unentschuldigten Fernbleiben vom Vorstellungsgespräch kommt, was zu tun ist, wenn ein Kandidat Sie versetzt, und welche hilfreiche Strategien es gibt, um ein unentschuldigtes Fernbleiben beim nächsten Mal zu vermeiden.

Warum kommt es zum unentschuldigten Fernbleiben vom Vorstellungsgespräch?

Bevor wir uns mit Abhilfemaßnahmen befassen, sollten wir die zugrunde liegenden Probleme diagnostizieren. Warum kommt es überhaupt zu einem unentschuldigten Fernbleiben vom Vorstellungsgespräch?

Hier sind einige mögliche Ursachen für Ihre Probleme:

Persönliche Notfälle

Das Leben passiert. Manchmal hat der Bewerber alles getan, um beim Vorstellungsgespräch dabei zu sein, aber es passiert etwas, worauf er keinen Einfluss hat, und er kann nicht kommen. Hoffentlich hat er in letzter Minute vor dem Termin eine Nachricht geschickt, aber das ist nicht immer möglich. In solchen Fällen können Sie nicht viel tun.

Kommunikationsfehler und technische Probleme

Es kann sein, dass Ihre Mitteilung über die Uhrzeit, das Datum oder den Ort des Vorstellungsgesprächs nicht so klar war, wie Sie dachten. Es könnte zum Beispiel eine Verwechslung der Zeitzonen vorliegen, Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch könnte im Spam-Ordner des Bewerbers gelandet sein, oder der Bewerber hat einfach Probleme, Ihre Webinar-Software zum Laufen zu bringen.

Ihre Rekrutierung ist zu langsam

Notfälle und Verwechslungen kommen vor, aber vielleicht haben Sie auch ein systematisches Problem. Oftmals melden sich Kandidaten nicht, weil Ihr Rekrutierungsprozess zu lange gedauert hat. Vielleicht hat Ihr Team wochenlang gebraucht, um das Vorstellungsgespräch zu planen, oder Sie haben den Termin mehrmals verschoben. Die besten Bewerber sind oft die vielbeschäftigten Bewerber, also lassen Sie sie nicht auf Sie warten.

Die Konkurrenz ist groß

Die besten Bewerber sind auch die gefragtesten Bewerber. Zu einem Vorstellungsgespräch gehören immer zwei. Es ist also möglich, dass Ihr Kandidat das Interesse verloren oder eine andere Stelle gefunden hat. Das kann daran liegen, dass er gemerkt hat, dass die Stelle nicht mit seinen Erwartungen übereinstimmt, dass er etwas Neues über Ihr Unternehmen erfahren hat oder dass ein anderes Unternehmen ihn sich schneller geschnappt hat.

Auch wenn einige Faktoren, die dazu führen, dass ein Bewerber nicht erscheint, nicht in Ihrem Einflussbereich liegen, können Sie doch einiges tun, um diese Situationen in den Griff zu bekommen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass ein Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch erscheint.

Umgang mit Bewerbern, die nicht erscheinen

Okay, ein Bewerber ist also nicht erschienen. Was sollten Sie jetzt tun? Hier sind einige Tipps, wie Sie mit der Situation umgehen können.

Bleiben Sie ruhig

Es ist leicht, sich nach einem Nichterscheinen zu ärgern. Aber das Letzte, was Sie tun sollten, ist, sich davon die Laune verderben zu lassen, Ihren Tag zu verderben oder - noch schlimmer - eine hastig geschriebene Wut-E-Mail zu verschicken. Überprüfen Sie Ihren Posteingang. Es ist möglich, dass der Kandidat in letzter Minute oder verspätet eine Entschuldigung geschickt hat. Selbst wenn dies nicht der Fall ist, versuchen Sie, diese Enttäuschung in produktive Energie umzuwandeln.

Versuchen Sie, das Vorstellungsgespräch zu retten

Wenn noch Zeit bleibt und Sie die Telefonnummer des Bewerbers haben, rufen Sie ihn an. Vielleicht hat er nur Probleme, sich bei Ihrer Meeting-Software anzumelden, oder er ist im falschen Gebäude.

Zeigen Sie Einfühlungsvermögen

Wenn der Kandidat das erste Vorstellungsgespräch nicht wahrgenommen hat, ist er wahrscheinlich einfach nicht an Ihnen interessiert. Wenn er jedoch einem Vorstellungsgespräch zugestimmt hat und nicht erschienen ist, sollten Sie ihm das nicht sofort übel nehmen. Höchstwahrscheinlich hatte er die besten Absichten. Es lohnt sich nicht, einen großartigen Bewerber wegen eines Fehlers aufzugeben, also zeigen Sie etwas Einfühlungsvermögen.

Schicken Sie eine höfliche Rückmeldung per E-Mail

Wenn es sich vermeiden lässt, sollten Sie den Bewerber nicht gleich ablehnen. Um herauszufinden, ob die Möglichkeit besteht, das Vorstellungsgespräch zu verschieben, schicken Sie eine höfliche, nicht anklagende Nachfass-E-Mail, die Ihre Besorgnis zeigt.

Hier ist eine E-Mail-Vorlage für ein Vorstellungsgespräch, zu dem Sie nicht erschienen sind, die Sie übernehmen können:

Hallo [Name des Bewerbers],

Wir haben uns auf unser geplantes Vorstellungsgespräch am [Datum und Uhrzeit, einschließlich Zeitzone] gefreut, aber Sie konnten nicht kommen. Wir hoffen, dass alles in Ordnung ist.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie immer noch an der Stelle interessiert sind, damit wir das Gespräch verschieben können. Andernfalls werden wir den Einstellungsprozess mit anderen Bewerbern fortsetzen.

Vielen Dank,

[Unterschrift]

Diese Vorlage ist großartig, weil sie:

• Klärt den Zeitpunkt des Vorstellungsgesprächs

• Zeigt Interesse

• Hält die Beziehung offen

• Bietet eine Folgemaßnahme für den Kandidaten

Senden Sie eine höfliche Absage

Wenn Sie nie wieder von dem Kandidaten hören oder es sich nicht leisten können, zu warten, ist es am besten, die Tür höflich mit einer Absage-E-Mail zu schließen.

Hier ist eine Vorlage für eine Absage, die Sie anstelle der Nachfass-E-Mail verwenden können:

Sehr geehrter [Bewerber],

Wir konnten Sie leider nicht zu unserem geplanten Vorstellungsgespräch am [Datum und Uhrzeit, einschließlich Zeitzone] erreichen. Wir hoffen, dass es Ihnen gut geht.

Wir haben uns entschieden, das Gespräch mit anderen Kandidaten fortzusetzen. Wenn Sie damit einverstanden sind, werden wir Ihre Kontaktdaten für zukünftige Gelegenheiten aufbewahren.

Vielen Dank,

[Unterschrift]

Diese Vorlage gibt dem Bewerber eine weitere Chance zu antworten und hält die Beziehung auf einem positiven Niveau.

Führen Sie eine Nachuntersuchung durch

Nachdem Sie sich von dem Bewerber getrennt haben, packen Sie nicht ein und ziehen weiter. Wenn der Bewerber auf eine der oben genannten E-Mails antwortet, fragen Sie ihn, warum er nicht erschienen ist, oder überlegen Sie, was Ihr Team hätte anders machen können.

Tipps zur Vermeidung von Nichterscheinen bei Vorstellungsgesprächen

Die Durchführung von Vorstellungsgesprächen ist ein kostspieliger Prozess. Daher ist es am besten, das Nichterscheinen zum Vorstellungsgespräch ganz zu vermeiden. Der Aufwand, den Sie betreiben, um das Nichterscheinen von Bewerbern zu vermeiden, zahlt sich zehnfach aus: weniger Zeitverschwendung, produktivere Vorstellungsgespräche, besser qualifizierte Bewerber und eine geringere Belastung für Ihr Einstellungsteam.

Hier sind einige vorbeugende Maßnahmen, die Sie noch heute in Ihre Einstellungsstrategie einbauen können:

Schreiben Sie bessere Stellenbeschreibungen

Der beste Weg, um Bewerber dazu zu bringen, zu Vorstellungsgesprächen zu erscheinen, besteht darin, gute Stellenbeschreibungen zu schreiben. Eine klare Stellenbeschreibung beantwortet die meisten Fragen Ihrer Bewerber zu der Stelle und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sie zum Zeitpunkt des Vorstellungsgesprächs das Interesse verlieren.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Stellenausschreibung aufbauschen sollten, um die Stelle unwiderstehlich zu machen. Ihr Ziel sollte es sein, die Verantwortlichkeiten, potenziellen Herausforderungen und erforderlichen Qualifikationen der Stelle klar und transparent darzustellen.

Suchen Sie zum Beispiel nicht nach lila Eichhörnchen indem Sie 20 Qualifikationen auflisten. Machen Sie deutlich, welche Erfahrungen und Qualifikationen für die Stelle notwendig sind, und welche nicht schön zu haben wären. Sorgen Sie für ein Gleichgewicht, damit sich qualifizierte Bewerber nicht selbst disqualifizieren.

Gute Stellenbeschreibungen enthalten:

• Eine kurze Zusammenfassung der Funktion

• Wem die Funktion unterstellt ist und mit wem sie zusammenarbeitet

• Die wesentlichen Aufgaben der Funktion in der Reihenfolge ihrer Bedeutung

• Vollständige Sätze im Präsens, beginnen Sie mit Verben

• Geschlechtsneutrale Sprache, um Voreingenommenheit zu vermeiden

• Erforderliches Bildungsniveau und Erfahrung

• Vorteile und Vergütung (wenn möglich)

• Ihre Erklärung zu Vielfalt und Integration

Prägnante und effektive Stellenbeschreibungen helfen Ihnen nicht nur, Bewerbungen von den richtigen Kandidaten zu erhalten, Sie helfen Ihnen auch, Voreingenommenheit in Ihrem Einstellungsprozess zu reduzieren.

Führen Sie weniger Vorstellungsgespräche mit Hilfe von Screening-Tests

Eine weitere Möglichkeit, die Zahl der nicht erschienenen Bewerber zu reduzieren, besteht darin, die Zahl der geplanten Vorstellungsgespräche insgesamt zu verringern. Dies können Sie erreichen, indem Sie die Bewerber mit Screening-Tests vor der Einstellung überprüfen.

Pre-Employment-Assessments sind Pakete von Kompetenztests, die die Bereitschaft eines Bewerbers für eine Rolle bewerten. Sie können die Hard Skills eines Bewerbers bewerten - wie Programmierkenntnisse oder Microsoft Excel-Kenntnisse - oder die Soft Skills eines Bewerbers - wie Detailgenauigkeit oder Verhandlungsgeschick.

Sie können jedem Bewerber Bewertungen schicken, um Kandidaten in die engere Wahl zu nehmen, oder Sie können sie an einige wenige senden, die Ihre erste Überprüfung bestehen.

Die Verwendung von Tests vor der Einstellung, die perfekt auf die Rolle zugeschnitten sind, wird:

• Uninteressierte Kandidaten aussortieren

• Sie können die Angaben im Lebenslauf eines Kandidaten prüfen

• Sie erhalten eine objektivere Methode zum Vergleich von Spitzenkandidaten

• Sie müssen nicht jeden Lebenslauf prüfen

• Sie können bessere langfristige

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Bitten Sie um Videoantworten

Sie können auch vermeiden, zu viele Vorstellungsgespräche zu planen, indem Sie die Kandidaten um Videoantworten auf Screening-Fragen bitten.

Sie können mit einer einfachen Frage beginnen, wie z. B. "Erzählen Sie uns einen lustigen Fakt über sich selbst", oder eine verhaltensbezogene Frage stellen, wie z. B. "Erzählen Sie uns, wie Sie einen Blogbeitrag schreiben."

Auf diese Weise können die Kandidaten ihre Persönlichkeit, ihre Kreativität, ihre Sprachkenntnisse und ihr rollenspezifisches Wissen unter Beweis stellen, ohne einen Termin für ein Vorstellungsgespräch vereinbaren zu müssen.

Führen Sie transparente Auswahlgespräche

Ihr Bewerberauswahlverfahren sollte ein erstes Telefonscreening mit qualifizierten Kandidaten umfassen. Screening-Anrufe geben Ihnen die Möglichkeit, die Motivation und Verfügbarkeit eines Bewerbers einzuschätzen.

Auch wenn diese Anrufe ein wenig schwierig sein können - vor allem, wenn es um Themen wie Gehaltsvorstellungen geht -, sollten Sie sich bemühen, so transparent wie möglich zu sein. Wenn zum Beispiel die Gehaltsvorstellungen eines Bewerbers über dem Budget liegen, ist es besser, dies jetzt herauszufinden.

Die Transparenz sollte in beide Richtungen gehen. Sie sollten so viele Informationen geben, wie Sie bekommen, um ein Missverhältnis zwischen dem Bewerber und der Stelle zu vermeiden.

Führen Sie mit den Bewerbern so bald wie möglich Vorstellungsgespräche.

Die besten Bewerber werden schnell eingestellt, also vereinbaren Sie so bald wie möglich Vorstellungsgespräche mit qualifizierten Bewerbern. Wenn möglich, führen Sie das Gespräch innerhalb weniger Tage und nicht erst in ein paar Wochen.

Verwenden Sie ein flexibles Terminplanungswerkzeug

Es kann Tage dauern, ein Vorstellungsgespräch zu planen, indem Sie E-Mails mit einem Bewerber und dem Personalverantwortlichen hin- und herschicken. Investieren Sie in ein Terminplanungstool, das es Ihnen ermöglicht, Termine mit dem Personalverantwortlichen zu koordinieren, und dem Bewerber eine bequeme (aber nicht zu bequeme!) Methode bietet, den Termin zu verschieben, wenn er nicht kommen kann.

Verschieben Sie keine Termine

Häufiges Verschieben von Terminen wird einen negativen Eindruck von Ihrem Unternehmen hinterlassen.

Jedes Einstellungsteam arbeitet jedoch mit mindestens einem Personalverantwortlichen zusammen, der immer "zu beschäftigt" ist. Sie verschieben Meetings in letzter Minute oder schicken Ihnen eine direkte Nachricht, in der es heißt: "Tut mir leid, mein Meeting dauert länger."

Führen Sie Schulungen durch, um Ihren Personalverantwortlichen beizubringen, wie wichtig es ist, Bewerbungsgespräche nicht zu verschieben. Es ist genauso wichtig, dass Sie die Zeit Ihrer Bewerber respektieren, wie Ihre Bewerber Ihre Zeit respektieren.

Führen Sie vor dem Vorstellungsgespräch mehrere Kontaktaufnahmen durch

Die meisten Unternehmen planen ein Vorstellungsgespräch, warten ein paar Tage oder Wochen, planen ein Vorstellungsgespräch, warten noch ein paar Tage und machen dann ein Angebot (oder auch nicht). So bleibt viel Zeit, in der die Aufmerksamkeit des Bewerbers abschweifen kann.

Planen Sie eine Reihe von E-Mails mit den Bewerbern zwischen dem Bewerbungs- und dem Vorstellungsgesprächsprozess, um sie bei der Stange zu halten. Sie können z. B. eine E-Mail über Ihre Unternehmenskultur und eine weitere darüber senden, was sie im Vorstellungsgespräch erwartet.

So bleiben sie nicht nur beschäftigt, sondern es wird auch das Interesse an Ihrem Unternehmen geweckt und Ihre Arbeitgebermarke gestärkt.

Bestätigen Sie den Termin und senden Sie Erinnerungen

Versenden Sie nicht einfach einen Einladungslink oder eine E-Mail und erwarten Sie, dass dies ausreicht. Bestätigen Sie Datum und Uhrzeit mit dem Bewerber (einschließlich der korrekten Zeitzone) und senden Sie vor dem Vorstellungsgespräch Erinnerungen per E-Mail oder SMS.

Wenn viele Bewerber nicht erscheinen, können Sie sie sogar bitten, ihre Teilnahme in den Tagen vor dem Vorstellungsgespräch noch einmal zu bestätigen.

Machen Sie es den Bewerbern unglaublich leicht, am Vorstellungsgespräch teilzunehmen.

Wenn Sie persönliche Vorstellungsgespräche führen, sollten Sie zumindest für die erste Gesprächsrunde auf Online-Interviews umsteigen. Das macht den Bewerbungsprozess für alle Bewerber zugänglicher und erspart Ihrem Team das Hin- und Herpendeln zwischen den Besprechungsräumen.

Wenn Sie sich für Videointerviews entscheiden, senden Sie den Bewerbern alle Anweisungen, die sie brauchen, um pünktlich zum Gespräch zu erscheinen. Bei einigen Tools ist es beispielsweise erforderlich, die Software im Voraus herunterzuladen.

Wenn Sie persönliche Vorstellungsgespräche durchführen, geben Sie eine klare Wegbeschreibung zu Ihrem Büro an, einschließlich Anweisungen, wo sie zum Vorstellungsgespräch erscheinen müssen. Überlassen Sie nichts dem Zufall!

Fragen Sie die Bewerber, warum sie nicht erschienen sind

Letztlich werden Sie nicht jedes Nichterscheinen vermeiden können. Fragen Sie die Bewerber, die nicht erscheinen, nach den Gründen. Vielleicht erfahren Sie etwas Hilfreiches über Ihre Bewerbererfahrung und gewinnen etwas Wertvolles aus dem Nichterscheinen.

Vermeiden Sie Nichterscheinen mit TestGorilla

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Je weniger Vorstellungsgespräche Sie ansetzen, desto weniger Absagen erhalten Sie, und die Vorstellungsgespräche, die Sie haben, werden viel aussagekräftiger sein.

Um weitere Absagen zu vermeiden, beginnen Sie noch heute mit dem Screening von Kandidaten mit TestGorilla.