Die Zeit bis zur Einstellung verkürzen: Wie man schnell und effizient Mitarbeiter einstellt

Die richtigen Talente an Bord zu holen, ist der erste Schritt zum Unternehmenserfolg.

Doch angesichts der vielen offenen Stellen und des zunehmenden Job-Hoppings müssen Talentakquisiteure intensiver und schneller suchen, um die richtigen Mitarbeiter zu finden und Störungen am Arbeitsplatz zu vermeiden.

Wenn Sie bereits mit 100 % Ihre Arbeit leisten - oder wenn Sie einfach nur effizienter werden wollen - ist die Rationalisierung des Rekrutierungsprozesses eine großartige Möglichkeit, Ihren Output zu steigern.

Und einer der wichtigsten Schritte ist die sorgfältige Verfolgung von Rekrutierungskennzahlen. So kann Ihr Team die Qualität Ihrer Einstellungen beurteilen und Engpässe erkennen. Und das wird Ihre Fähigkeit, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit zu finden, erheblich verbessern.

Aber welche Kennzahlen?

Eine Studie von LinkedIn hat ergeben, dass HR-Teams, die Einstellungskennzahlen verfolgen, mit einer doppelt so hohen Wahrscheinlichkeit schneller bessere Talente finden. Wichtige Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt, sind:

• Zeit bis zur Einstellung

• Qualität der Einstellungen

• Kosten pro Einstellung

An erster Stelle steht dabei die Zeit bis zur Einstellung. Warum?

Zunächst einmal verlieren 57 % der Stellensuchenden das Interesse an einer Stelle, wenn der Einstellungsprozess zu lange dauert. Daher sollte die Optimierung dieser Kennzahl ein Hauptanliegen sein. Andernfalls könnten Ihnen gute Bewerber durch die Lappen gehen.

Was ist die Zeit bis zur Einstellung?

Die Zeit bis zur Einstellung ist die Gesamtzahl der Tage, die ein Unternehmen benötigt, um einen Bewerber einzustellen. Diese Zeitspanne beginnt mit dem Eingang der Bewerbung und erstreckt sich über alle Phasen der Personalbeschaffung.

Durch die Erfassung des gesamten Einstellungsprozesses in einer einzigen Zahl hilft die Zeit bis zur Einstellung, Ineffizienzen und unnötige Verzögerungen zu erkennen.

Unterschied zwischen der Zeit bis zur Einstellung und der Zeit bis zur Stellenbesetzung

Bei so vielen unterschiedlichen Einstellungskennzahlen, die in Unternehmen verwendet werden, wird manchmal angenommen, dass die Zeit bis zur Einstellung und die Zeit bis zur Stellenbesetzung dasselbe sind. Dem ist aber nicht so.

Die Zeit bis zur Einstellung misst, wie lange ein Unternehmen braucht, um einen Bewerber durch den Einstellungstrichter zu führen. Damit wird die Effizienz Ihres Auswahlverfahrens bewertet.

Die Zeit bis zur Stellenbesetzung hingegen misst, wie lange ein Unternehmen braucht, um eine bestimmte Stelle zu besetzen.

Neben der Zeit, die ein Bewerber benötigt, um Ihren Einstellungstrichter zu durchlaufen, wird auch die Zeit berücksichtigt, die für die Genehmigung der Stellenbeschreibung, die Ausschreibung der Stelle, die Bekanntmachung bei der Zielgruppe und die Erstellung eines Bewerberpools erforderlich ist.

Diese Kennzahl hilft Ihnen dabei, die Effizienz Ihres gesamten Einstellungsprozesses zu bewerten und ermöglicht es Ihnen außerdem, Ihren Einstellungsbedarf im Voraus zu planen.

Hinweis: Die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich berechnet werden (z. B. zu dem Zeitpunkt, zu dem die Stelle geschaffen oder ausgeschrieben wird), sie ist jedoch immer größer als die Zeit bis zur Einstellung.

Warum die Messung der Einstellungszeit wichtig ist

Die Verkürzung der Einstellungszeit hat für wachsende Unternehmen oberste Priorität.

Denn längere Einstellungsprozesse belasten das gesamte Unternehmen, da sie sich von oben nach unten auswirken. Und zwar folgendermaßen:

1. Sie erhöhen die Kosten pro Einstellung, was das Budget des Unternehmens massiv belastet. Die Personalabteilung beansprucht ohnehin schon den größten Teil der Ressourcen eines Unternehmens, also machen Sie es nicht noch schlimmer!

2. Top-Talente schlüpfen Ihnen durch die Lappen, da Unternehmen mit schnelleren Einstellungsprozessen Ihnen zuvorkommen, indem sie Ihnen früher ein Angebot unterbreiten. Deshalb ist es wichtig, die durchschnittliche Einstellungszeit für Ihre Branche zu kennen.

3. Längere Einstellungszyklen führen auch zu einer unbefriedigenden Erfahrung der Bewerber, was dem Ruf Ihres Unternehmens schaden könnte. Das spricht sich schnell herum, und Bewertungen auf Plattformen wie Glassdoor schrecken künftige Talente davon ab, sich bei Ihrem Unternehmen zu bewerben.

4. Die derzeitigen Mitarbeiter müssen zusätzliche Arbeit übernehmen, bis die freien Stellen besetzt sind. Dies wirkt sich auf die Produktivität ihrer eigenen Arbeit aus.

5. Organisatorische Ziele werden verzögert oder nicht erreicht, was den Gesamterfolg und das Wachstum behindert.

Diese fünf Faktoren machen es für Unternehmen zwingend erforderlich, die Dauer ihrer Einstellungszyklen zu straffen.

Wie Sie Ihren Einstellungsprozess beschleunigen und gleichzeitig die besten Mitarbeiter einstellen

Nachdem Sie nun verstanden haben, warum die Messung der Einstellungsdauer wichtig ist, besteht Ihr nächster Schritt darin, die Einstellungsprozesse zu optimieren.

Ihr Ausgangspunkt sollte folgender sein:

• Verfolgen Sie, wie lange jeder einzelne Prozess im Einstellungstrichter dauert.

• Überprüfen Sie die durchschnittliche Einstellungsdauer nach Branche und Land. Auf diese Weise können Sie eine Benchmark für Ihr Team festlegen, um klare Ziele zu setzen und wichtige Leistungsindikatoren zu bestimmen.

Sobald dies geschehen ist, wenden Sie die folgenden Strategien an, um Ihre Ziele zu erreichen.

1. Ermitteln Sie Ihren Einstellungsbedarf

Der erste Schritt zur Beschleunigung Ihres Einstellungs- und Bewerberauswahlprozesses besteht darin, sich ein klares Bild von den zu besetzenden Positionen zu machen, einschließlich der Fähigkeiten und Kompetenzen, die von dem potenziellen Mitarbeiter verlangt werden.

Informieren Sie sich insbesondere über Folgendes:

• Stellenbeschreibung

• Schlüsselwörter der Stelle

• Ziele der Rolle

• Erforderliche Kernkompetenzen

• Gehälter

• Branchentrends

2. Verwenden Sie eine Software zur Bewerberverfolgung

Der Umgang mit großen Bewerberpools und die Besetzung mehrerer Stellen ist für jedes Einstellungsteam ein mühsamer Prozess. Es ist ganz natürlich, dass sich Verzögerungen und Fehler einschleichen, wenn man mit einer großen Anzahl von Lebensläufen, Tests und Vorstellungsgesprächen zu tun hat.

Bewerberverfolgungssoftware (Applicant Tracking Software, ATS) löst dieses Problem. Sie ermöglicht es Unternehmen, alle ihre Bewerberdaten auf einer Plattform zusammenzuführen und das Bewerbermanagement zu rationalisieren. 78 % der Arbeitgeber finden, dass es mit einem ATS einfacher ist, Spitzenkräfte einzustellen.

Zu den wichtigsten Aufgaben, die Ihnen ein ATS abnimmt, gehören die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Bewertung von Lebensläufen und die Verfolgung der Einstellungsleistung.

Auf diese Weise können Sie auch die Zeit reduzieren, die Sie mit banalen Verwaltungsaufgaben verbringen, und jeden Rückruf zeitnah tätigen. Außerdem kann es Ihrem Unternehmen helfen, bei Einstellungsentscheidungen effizient auf einer Online-Plattform zusammenzuarbeiten.

Doch nicht alle ATS-Tools sind gleich. Der Rekrutierungsexperte und CEO von workshape.io, Hung Lee listet die 10 unverzichtbaren Funktionen für das ideale ATS auf:

1. Datenimport

2. Datenexport

3. Universelle Suche

4. Tags

5. Google Apps Integrationen

6. Zusammenarbeit

7. Anpassung

8. Messaging

9. Verteilung

10. Aggregator

Diese Punkte sollten Sie auf jeden Fall abhaken, bevor Sie sich für eine neue ATS-Lösung entscheiden.

3. Einsatz von Chatbots für die Personalbeschaffung

Wie in den meisten Nischen hat die KI auch in der Personalbeschaffungsbranche Einzug gehalten. Chatbots für die Personalbeschaffung werden jetzt eingesetzt, um das erste Screening zu automatisieren und der Personalabteilung Zeit zu verschaffen, sich auf die unteren, sensibleren Stufen des Einstellungstrichters zu konzentrieren.

Chatbots für die Personalbeschaffung funktionieren gut, weil sie sofort auf Anfragen reagieren können und rund um die Uhr verfügbar sind.

Außerdem sind Chatbots viel besser darin geworden, menschliche Interaktionen nachzuahmen. 58 % der Bewerber geben an, dass sie sich im Einstellungsprozess mit ihnen wohl fühlen.

Wenn Sie das nicht überzeugt, sollten Sie die folgenden Anwendungsfälle in Betracht ziehen, die sie zu einer großartigen Ergänzung für Ihr Talentakquisitionsteam machen:

• Beantworten Sie die häufig gestellten Fragen potenzieller Bewerber. Keine Anfrage bleibt unbeantwortet.

• Sammeln Sie Lebensläufe und zusätzliche Dokumente und Informationen von Bewerbern.

• Stellen Sie erste Screening-Fragen und bewerten Sie die Leistung.

• Vereinbaren Sie ein Vorstellungsgespräch mit einem Personalverantwortlichen für die nächste Phase der Personalbeschaffung.

• Beantworten Sie Anfragen, die über verschiedene Kanäle eingehen, z. B. über Ihre Website, Social-Media-Seiten und Textnachrichten.

Fertigungsunternehmen Der Chatbot von Merrill stellt sich freundlich vor und fordert Sie auf, Ihre Daten anzugeben, um in den Kandidatenpool aufgenommen zu werden.

4Einsatz von Software zur Bewertung von Fähigkeiten

Kompetenztests sind zu einem wichtigen Bestandteil des Einstellungsprozesses geworden, und das aus gutem Grund. Vorstellungsgespräche allein sind nicht in der Lage, die Fähigkeiten eines Bewerbers festzustellen und die behaupteten Fachkenntnisse zu überprüfen. Und eine Software zum Scannen von Lebensläufen kann unqualifizierte Bewerber durchfallen lassen, während qualifiziertere Kandidaten nicht berücksichtigt werden, weil sie nicht die richtigen Schlüsselwörter in ihren Lebensläufen angegeben haben.

Aber Kompetenztests sind ein zeitraubender Prozess. Tests müssen erstellt, durchgeführt, benotet und schließlich überprüft werden, und all diese Aufgaben nehmen viel Zeit der Personalabteilung in Anspruch.

Um die Zeit für Kompetenztests zu verkürzen, sollten Sie eine Screening-Test-Software wie TestGorilla einsetzen, die von Branchenexperten vorgefertigte Tests anbietet. Diese Tools bieten eine breite Palette von Tests, die alles abfragen, von Hard Skills bis hin zu Persönlichkeitstypen.

Die Vorteile, die eine Software zur Bewertung von Fähigkeiten ideal für die Verkürzung der Einstellungszeit macht, sind:

• Es entfällt die Notwendigkeit, darauf zu warten, dass die Personalverantwortlichen Tests erstellen.

• Die Bewerber müssen für den Test nicht vor Ort sein. Die Tests können von überall aus durchgeführt werden, was den Zeitaufwand für die Planung und Durchführung reduziert.

• Die automatische Bewertung liefert schnell Ergebnisse, so dass die Personalverantwortlichen keine Zeit für die Überprüfung der Tests aufwenden müssen.

Einen ausführlichen Leitfaden zu Kompetenztests finden Sie in diesem Leitfaden: Was Personalverantwortliche über Tests zur Bewertung der Fähigkeiten von Bewerbern wissen müssen.

5. Planen und bereiten Sie Vorstellungsgespräche im Voraus vor

Vorstellungsgespräche sind einer der zeitintensivsten Teile des Einstellungszyklus. Im Durchschnitt werden 23 % der Einstellungszeit für Vorstellungsgespräche aufgewendet.

In Vorstellungsgesprächen können Sie mit den Bewerbern unter vier Augen sprechen und eine Reihe verschiedener Fragen stellen, um sowohl die Soft Skills als auch die Hard Skills zu beurteilen. Aus diesem Grund ist es riskant, Vorstellungsgespräche zu überstürzen, was sich auf die Qualität der Einstellungen auswirken kann.

Strategische Verbesserungen können jedoch die Effizienz von Vorstellungsgesprächen verbessern und dazu beitragen, den Prozess aufschlussreicher und schneller zu gestalten.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen:

• Planen Sie alle Vorstellungsgespräche am gleichen Wochentag, damit Sie die Kandidaten in einer Sitzung vergleichen und gegenüberstellen können.

• Automatisieren Sie die Terminplanung und kontaktieren Sie die Kandidaten über verschiedene Kanäle wie E-Mail und SMS, um sicherzustellen, dass die Kandidaten nicht vergessen, zu den Vorstellungsgesprächen zu erscheinen, damit diese nicht verschoben werden müssen.

• Ziehen Sie bewertungsbasierte Gruppengespräche in Betracht, um zu analysieren, wie die Kandidaten bei Gruppenaufgaben abschneiden, und um Personen zu identifizieren, die sich besonders hervorheben. Dies führt auch zu weniger Vorstellungsgesprächen und spart somit Zeit. Verwenden Sie während der Vorstellungsgespräche Scorecards, damit es einfach ist, Notizen zu machen und die Ergebnisse der Bewerber zu vergleichen, um eine schnellere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

• Führen Sie Vorstellungsgespräche per Video durch. Diese können früher angesetzt werden als ein persönliches Gespräch und sind sowohl für den Bewerber als auch für das Unternehmen bequem.

• Fragen Sie zu Beginn des Vorstellungsgesprächs nach Referenzen, damit Sie diese parallel zum Auswahlverfahren leichter überprüfen können.

Weitere Tipps zur Durchführung eines Vorstellungsgesprächs finden Sie im Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Vorstellungsgespräche.

So messen Sie die Zeit bis zur Einstellung

Um die Zeit bis zur Einstellung für eine Stelle zu messen, verwenden Sie diese Formel:

Wenn also Person A gerade die Stelle eines juristischen Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen angenommen hat, können Sie die Zeit bis zur Einstellung für diese Stelle wie folgt berechnen.

• 10.März: Person A bewirbt sich auf die Stelle. Hier beginnen Sie mit der Zählung der Einstellungszeit.

• 12. März: Person A erhält nach zwei Tagen einen Rückruf für ein Vorstellungsgespräch.

• 13. März: Person A erscheint einen Tag nach Erhalt des Anrufs zum Vorstellungsgespräch.

• 20. März: Person A wird fünf Tage später zu einem Vorstellungsgespräch in der zweiten Runde eingeladen. Der Bewerber erscheint zu diesem Gespräch.

• 24. März: Person A erhält vier Tage nach dem letzten Vorstellungsgespräch ein Angebot für die Stelle.

• 30. März: Person A nimmt das Angebot sechs Tage nach dessen Erhalt an. Die Stelle ist besetzt.

So setzen wir die Daten in unsere Formel ein.

Zeit bis zur Einstellung = (Tag, an dem der Kandidat das Angebot annimmt) - (Tag, an dem sich der Kandidat auf die Stelle bewirbt)

= 30. März - 10. März

= 20 Tage

Sie können die Zeit bis zur Einstellung auch berechnen, indem Sie die Anzahl der Tage summieren, die während jedes Prozesses im Einstellungstrichter verbracht werden, aber dies sollte jeden Prozess berücksichtigen.

Zeit zur Einstellung = 2 + 2 + 1 + 5 + 4 + 6 = 20 Tage

Mit dieser Berechnungsmethode können Sie feststellen, wie lange jeder Prozess dauert und welche Verzögerungen auftreten können. Auf diese Weise lassen sich Ineffizienzen wie langwierige Kompetenztests oder Verzögerungen bei Rückrufen erkennen.

Darüber hinaus können Sie auch die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung berechnen, um einen Eindruck von der Gesamtleistung Ihres HR-Teams in einem bestimmten Zeitraum zu erhalten. Addieren Sie die Zeit bis zur Einstellung für die in diesem Zeitraum (Monat/Quartal/Jahr) besetzten Stellen und teilen Sie die Summe durch die Anzahl der besetzten Stellen.

Hier ein Beispiel:

Stellen Sie schnell bessere Bewerber ein

Talentakquisitionsteams suchen immer nach Möglichkeiten, ihre Einstellungsprozesse effizienter zu gestalten. Die Verfolgung und Optimierung der Zeit bis zur Einstellung ist ein wichtiger Bestandteil dieser Übung.

Es besteht zwar immer die Gefahr, dass überstürzte Einstellungen zu einer schlechten Qualität der Bewerber führen, doch mit datengesteuerten Entscheidungen und den richtigen Strategien können Sie schneller hochwertige Bewerber finden. Wenn man es richtig macht, führen kürzere Einstellungszyklen zu einer besseren Einstellungserfahrung und qualitativ hochwertigeren Mitarbeitern.

Um diese Vorteile zu erreichen, müssen Personalvermittler ihren Einstellungstrichter neu analysieren, Ineffizienzen erkennen und mit der Einstellungstechnologie auf dem Laufenden bleiben. Das könnte bedeuten:

• Investition in Rekrutierungstechnologie,

• Überprüfung der Bewerbererfahrung,

• Beseitigung von Problemen bei Genehmigungen oder Rückrufen,

• Schaffung eines Wettbewerbsvorteils bei der Rekrutierung,

• oder (wahrscheinlich) eine Kombination der oben genannten Punkte.

Welchen Weg Sie auch immer einschlagen, wenn Sie die Faktoren, die sich auf die Einstellungszeit auswirken, bewusster angehen, können Sie Ihr Team in die Lage versetzen, Spitzenkräfte schneller zu finden und die Einstellungskosten zu senken. Wenn Sie TestGorilla noch nicht nutzen, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an und stellen Sie schnell bessere Kandidaten ein.