Was ist eine Hintergrundüberprüfung? Leitfaden für den Arbeitgeber

Manchmal stellen Sie einen Bewerber ein, der scheinbar alle Kriterien erfüllt - nur um dann festzustellen, dass er über seine Qualifikationen und Erfahrungen geflunkert hat. Oder er hatte ein Strafregister, finanzielle Verpflichtungen oder andere Probleme, von denen Sie nichts wussten.

Die Kündigung des Mitarbeiters und die Neueinstellung für die betreffende Stelle kann ein schmerzhaftes Unterfangen sein. Darüber hinaus könnte ihre Anwesenheit auch zu schlechter Arbeitsqualität, Rufschädigung oder einer unsicheren Arbeitsumgebung für Teammitglieder führen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Bewerber vor der Einstellung gründlich prüfen.

Die gängigste Methode, dies zu tun, sind Hintergrundüberprüfungen. Viele Arbeitgeber wissen jedoch immer noch nicht genau, worum es sich dabei handelt und wie sie diese in ihre bewährten Praktiken für die Personalbeschaffung einbinden können.

In diesem Leitfaden wird erklärt, was Hintergrundüberprüfungen sind, was sie beinhalten und wie man den richtigen Anbieter auswählt. Außerdem werden bewährte Praktiken vorgestellt, mit denen Sie die Zahl der fehlgeschlagenen HIntergrundprüfungen minimieren können, indem Sie Ihr anfängliches Bewerberscreening verbessern.

Hintergrundüberprüfung von Mitarbeitern erklärt?

Eine Hintergrundüberprüfung von Mitarbeitern - oder ein Hintergrundscreening - ist ein Verfahren zur Untersuchung und Überprüfung des persönlichen und beruflichen Werdegangs von Bewerbern. Dazu gehören in der Regel Ausbildungs- und Arbeitserfahrungen, Strafregisterauszüge und die Kreditgeschichte.

Arbeitgeber beauftragen in der Regel einen professionellen Anbieter von Hintergrundüberprüfungen mit der Durchführung der Überprüfungen anhand öffentlicher und privater Quellen. Der Anbieter kann auf die Unterlagen der letzten sieben Jahre zugreifen - oder auf mehr, wenn die staatlichen Gesetze dies zulassen.

Hintergrundüberprüfungen zielen darauf ab, die Qualifikationen, die Eignung und die Vertrauenswürdigkeit der Bewerber zu überprüfen. Sie werden in der Regel durchgeführt, nachdem ein Bewerber ein Stellenangebot angenommen hat, aber bevor er die Stelle oder das Unternehmen offiziell antritt.

Woraus besteht eine Hintergrundüberprüfung?

Die spezifischen Bestandteile und die Tiefe einer Hintergrundüberprüfung können je nach Arbeitgeber, Branche und Stelle variieren. Kinderbetreuer beispielsweise werden wahrscheinlich strengeren Überprüfungen unterzogen als Büroangestellte, da ihre Tätigkeit den direkten Umgang mit Kindern erfordert.

Nachfolgend sind einige der häufigsten Bestandteile von Hintergrundüberprüfungen für Mitarbeiter aufgeführt.

• Überprüfung der Identität

• Überprüfung des Arbeitsverhältnisses und Überprüfung von Referenzen

• Überprüfung der Ausbildung

• Überprüfung der Berufszulassung - z.B., eine ärztliche Zulassung

• Überprüfung der strafrechtlichen Vorgeschichte

• Überprüfung der Kreditwürdigkeit

• Überprüfung des Führungszeugnisses oder des Kraftfahrzeugs

• Drogen- und Alkoholtests

• Überprüfung der sozialen Medien

Empfohlene Lektüre: Was zeigt eine Hintergrundüberprüfung?

Wie funktioniert eine Hintergrundüberprüfung?

Bei der Durchführung einer Hintergrundüberprüfung sind mehrere rechtliche Aspekte und die Einhaltung von Vorschriften zu beachten. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie bei der Überprüfung Ihrer Bewerber unternehmen können.

Ermitteln Sie den Bedarf einer Hintergrundüberprüfung

Bestimmen Sie, für welche Positionen in Ihrem Unternehmen eine Hintergrundüberprüfung erforderlich ist. Dies hängt von Faktoren wie der Art der Stelle, dem Zugang zu sensiblen Informationen und den Branchenvorschriften ab.

Stellen Sie sicher, dass Sie objektiv entscheiden, welche Mitarbeiter Hintergrundüberprüfungen benötigen, und dass Sie die geschäftliche Notwendigkeit der Überprüfung von Kandidaten für eine bestimmte Stelle erklären können. Wenn Sie Hintergrundüberprüfungen nur für bestimmte Gruppen von Mitarbeitern durchführen, könnte dies von der Gleichstellungsbehörde (EEOC) als diskriminierend und illegal angesehen werden.

Holen Sie die Zustimmung Ihrer Bewerber ein

Gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) müssen Sie die schriftliche Zustimmung Ihrer Bewerber oder Mitarbeiter einholen, bevor Sie sie einer Hintergrundüberprüfung unterziehen. Sie können das Verfahren erläutern und die Zustimmung auf einem eigenständigen Dokument als Teil der Einstellungsunterlagen des Bewerbers einholen.

Wählen Sie einen Anbieter von Hintergrundprüfungen

Sie müssen mit einem Drittanbieter von Hintergrundprüfungen zusammenarbeiten, um die Untersuchung durchzuführen. Diese Anbieter sind auf das Sammeln und Überprüfen von Informationen spezialisiert. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Informationen korrekt sind und die einschlägigen Gesetze und Vorschriften eingehalten werden.

Initiieren Sie die Hintergrundüberprüfung

Sie müssen den Namen, das Geburtsdatum, die Sozialversicherungsnummer und andere relevante Informationen des Bewerbers an Ihren Drittanbieter weitergeben. In den meisten Fällen müssen auch Bewerber oder derzeitige Mitarbeiter Formulare ausfüllen, um Informationen an den Anbieter weiterzugeben.

Der Anbieter veranlasst dann verschiedene Überprüfungen, wie z. B. die Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses und die Überprüfung der Vorstrafen, die für die jeweilige Stelle erforderlich sind.

Prüfen Sie die Ergebnisse

Sobald die Hintergrundprüfung abgeschlossen ist, wird der Anbieter die Ergebnisse zusammenstellen und Ihnen mitteilen. Sie können diese Ergebnisse prüfen, um die Eignung des Bewerbers für die Stelle zu beurteilen und mögliche Auffälligkeiten zu erkennen.

Lassen Sie sich rechtlich beraten, wenn nachteilige Maßnahmen erforderlich sind

Wenn die Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung dazu führen, dass Sie Ihr Stellenangebot zurückziehen oder einem Mitarbeiter kündigen, müssen Sie der Person eine Mitteilung über nachteilige Maßnahmen zukommen lassen, in der Sie die Gründe dafür erläutern und sie über ihr Recht informieren, die Entscheidung anzufechten.

Lassen Sie sich rechtlich beraten, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Protokoll befolgen und Risiken wie die Nichteinhaltung der Einstellungspraktiken mit fairen Chancen mindern.

Wie lange dauert eine Hintergrundprüfung?

Die Bearbeitungszeit für eine Hintergrundüberprüfung hängt von der Tiefe der Suche ab. Im Durchschnitt sollte sie zwischen zwei und fünf Werktagen betragen. Je nach Rückständen bei den Gerichten, Feiertagen und der geografischen Lage des Bewerbers kann es auch eine Woche oder länger dauern.

Warum sind Hintergrundüberprüfungen vor der Einstellung wichtig?

Die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen für Arbeitnehmer bietet Arbeitgebern mehrere Vorteile. Einige der wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt.

Hilft, das Risiko von Fehleinstellungen zu verringern

Stellen Sie sich vor, Sie stellen eine Person ein, die über ihren Bildungshintergrund oder ihre Berufserfahrung gelogen hat. Sie wird wahrscheinlich die Produktivität beeinträchtigen und ein frustrierendes Umfeld für ihre Teammitglieder schaffen. Darüber hinaus müssen Sie Zeit und Ressourcen aufwenden, um diese Person zu entlassen und jemand anderen für die Stelle einzustellen.

Dies hätten Sie wahrscheinlich vermeiden können, wenn Sie eine Hintergrundüberprüfung durchgeführt hätten, um die akademischen oder beruflichen Erfahrungen der Bewerber zu überprüfen.

Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Bestimmte Berufe - z. B. im Gesundheitswesen, im Baugewerbe und im Finanzdienstleistungssektor - erfordern in der Regel bestimmte örtliche, staatliche oder bundesstaatliche Genehmigungen für die Ausübung ihrer Tätigkeit. Durch eine Hintergrundprüfung können Sie sicherstellen, dass Ihre Bewerber über die erforderlichen Qualifikationen und Lizenzen verfügen, und so das Risiko der Nichteinhaltung von Gesetzen verringern.

Erhöht die Sicherheit am Arbeitsplatz

Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern helfen dabei, Bewerber mit einer Vorgeschichte von Gewalt, Belästigung oder anderen schädlichen Verhaltensweisen zu identifizieren. Wenn Sie diese Informationen im Voraus kennen, können Sie verhindern, dass Sie die falsche Person einstellen. Auf diese Weise können Sie ein sicheres und integratives Arbeitsumfeld für Ihr Team aufrechterhalten.

Schützt den Ruf Ihres Unternehmens

Die Einstellung von Mitarbeitern mit fragwürdigem Hintergrund oder ethischen Bedenken kann den Ruf Ihres Unternehmens gefährden. Kunden, Investoren und andere Interessengruppen vertrauen Ihrem Unternehmen eher, wenn sie wissen, dass Sie für jeden Mitarbeiter eine Hintergrundprüfung durchgeführt haben.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Dienstes zur Hintergrundüberprüfung achten sollten

Ein guter Anbieter von Hintergrundprüfungen ist kostengünstig, gründlich und einfach in der Zusammenarbeit. Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters für Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern auf die folgenden Schlüsselfaktoren.

• Einhaltung der Vorschriften: Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen die gesetzlichen Bestimmungen wie EEOC und FCRA einhält und die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz der Bewerberdaten ergreift.

• Branchenkenntnisse: Suchen Sie nach Anbietern mit viel Erfahrung in Ihrem Bereich.

• Guter Ruf: Überprüfen Sie die Erfolgsbilanz des Anbieters und schauen Sie sich seine Bewertungen an, um zuverlässige Informationen zu erhalten.

• Vollständige Transparenz: Informieren Sie sich über die Melde- und Überprüfungsverfahren und fordern Sie Musterberichte an, bevor Sie sich bei einem Drittanbieter anmelden.

• Leistungsspektrum: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter alle für die Stelle erforderlichen Prüfungen anbietet.

• Schnelle Bearbeitungszeit: Suchen Sie einen Anbieter, der schnell und effizient arbeitet.

• Relevante Integrationsmöglichkeiten: Wählen Sie ein Unternehmen, das sich in Ihr Bewerbermanagementsystem oder eine andere Rekrutierungssoftware integrieren lässt.

• Zuverlässige Kundenbetreuung: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter einen guten Kundenservice und eine schnelle Lösung von Fehlern oder Beschwerden bietet.

• Budgetfreundliche Preise: Achten Sie auf einen Service, der Ihrem Budget entspricht und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, z. B. ein Komplettpaket.

So vermeiden Sie fehlgeschlagene Hintergrundüberprüfungen

Fehlgeschlagene Hintergrundüberprüfungen bedeuten, dass Sie einen Rechtsbeistand einschalten und den Einstellungsprozess von vorne beginnen müssen - was sowohl kostspielig als auch zeitaufwändig ist.

Im Folgenden finden Sie einige Methoden, mit denen Sie vermeiden können, Zeit und Geld für Kandidaten auszugeben, die bei der Zuverlässigkeitsüberprüfung durchfallen.

Verwenden Sie Tests vor der Einstellung

Tests vor der Einstellung sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Kandidaten zu überprüfen, bevor Sie ihnen ein Stellenangebot machen. Sie können berufsspezifische Tests und Tests der kognitiven Fähigkeiten durchführen, um sicherzustellen, dass die Bewerber über die für eine Stelle erforderlichen Kenntnisse verfügen.

Persönlichkeits- und Kulturbeurteilungen können Ihnen auch dabei helfen, potenziell bedenkliche Eigenschaften und Merkmale der Bewerber zu ermitteln.

Durch den Einsatz von Online-Tests verbessern Sie Ihre Chancen, die Stelle dem richtigen Kandidaten anzubieten, und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass die Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung schlecht ausfallen.

Führen Sie Verhaltensinterviews

Nachdem Sie Ihre Bewerber mit Hilfe von Einstellungstests geprüft haben, sollten Sie sie einem Interviewprozess unterziehen, um ihre Eigenschaften und beobachtbaren Merkmale weiter zu untersuchen, bevor Sie ihnen die Stelle anbieten.

Die Vorstellungsgespräche müssen nicht unbedingt persönlich oder sogar live stattfinden. Einseitig gerichtete Videogespräche sind kostengünstig, ermöglichen den Bewerbern eine bequeme Teilnahme von jedem Ort aus und erlauben es Ihnen, die Antworten sorgfältig und in Ihrer eigenen Zeit zu bewerten.

Verlassen Sie sich auf Empfehlungen und Referenzen

Bewerber, die über Mitarbeiterempfehlungsprogramme zu Ihnen kommen, fallen seltener durch die Hintergrundüberprüfung. Dies liegt daran, dass sie von Ihren derzeitigen Mitarbeitern empfohlen werden, die sie bereits persönlich kennen oder mit ihnen zusammengearbeitet haben.

Führen Sie bei Bewerbern, die über externe Quellen kommen, eine gründliche Referenzprüfung durch. Dabei kann es sich um Referenzen von früheren Arbeitgebern, Hochschullehrern oder Professoren oder um Personen aus dem Privatleben handeln.

Obwohl Sie sich durch Empfehlungen und Referenzen in Ihren Einstellungsentscheidungen bestärkt fühlen, sind sie nicht zu 100 % zuverlässig. Aus diesem Grund sollten Sie alle Ihre Bewerber unabhängig von ihrer Herkunft einer Hintergrundprüfung unterziehen.

Stellen Sie zuverlässige und vertrauenswürdige Mitarbeiter ein mit TestGorilla

Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern sind für den Einstellungsprozess unerlässlich. Sie helfen Ihnen, ein sicheres Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter zu schaffen und aufrechtzuerhalten, die Einhaltung von Gesetzen zu gewährleisten und den Ruf Ihres Unternehmens bei den Stakeholdern zu schützen.

Eine fehlgeschlagene Hintergrundüberprüfung kann jedoch unerwünschte Folgen haben. Wenn Sie ein Stellenangebot zurückziehen, müssen Sie Zeit und Geld für die Beratung mit Rechtsexperten aufwenden. Außerdem müssen Sie die Stelle von Grund auf neu besetzen.

Deshalb sollten Sie Ihr erstes Auswahlverfahren durch Tests vor der Einstellung verstärken. Auf diese Weise können Sie fragwürdige Bewerber ausschließen, bevor Sie ihnen ein Stellenangebot machen und sie einer Hintergrundprüfung unterziehen. Die beste Möglichkeit, Tests vor der Einstellung durchzuführen, ist eine Plattform wie TestGorilla.

Die umfangreiche Testbibliothek von TestGorilla umfasst mehr als 300 Tests - darunter berufsspezifische Kompetenztests, Persönlichkeits- und Kulturtests, Tests zu kognitiven Fähigkeiten und vieles mehr. Diese Tests bieten eine schnelle und effektive Möglichkeit, die Fähigkeiten von Bewerbern zu überprüfen, Auffälligkeiten zu erkennen und Ihre Chancen zu erhöhen, einem zuverlässigen und vertrauenswürdigen Kandidaten die Stelle anzubieten.

Melden Sie sich für einen kostenlosen Plan an, nehmen Sie an unserer Produkttour teil oder fordern Sie eine 30-minütige Live-Demo an, um zu erfahren, wie TestGorilla Ihren Einstellungsprozess noch heute verbessern kann.