Wie man ein Interview führt: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn du jemals einen guten Interviewer in Aktion gesehen hast, hat es auf dich vielleicht viel einfacher gewirkt, als es wirklich ist. Lass dich von dieser Annahme nicht in die Irre führen! Es kann sehr schwierig sein, die richtigen Fragen auf die richtige Weise zu stellen, um die Antworten zu bekommen, die du für die Beurteilung von Kandidaten brauchst. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du ein Interview führst, um sicherzugehen, dass du gut vorbereitet bist.

So bereitest du dich auf ein Interview vor

Viel hängt bereits davon ab, was vor dem Interview passiert. Hier sind 7 Dinge, die du tun solltest, damit du gut vorbereitet bist.

1. Definiere die Stellenanforderungen und verfasse eine klare Stellenbeschreibung

Dieser Punkt mag offensichtlich erscheinen, aber die Feinheiten sollten nicht übersehen werden. Hoffentlich hast du das getan, bevor du die Stellenbeschreibung veröffentlicht hast. Wenn du es irgendwie bis zu diesem Punkt geschafft hast, ohne eine gute Stellenbeschreibung zu verfassen, dann ist es jetzt an der Zeit, einige wichtige Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel:

• Welche Eigenschaften suchst du bei Kandidaten?

• Welche Hard oder Soft Skills besitzen andere Top-Performer in deinem Unternehmen?

• Welche Lücken gibt es derzeit in deinem Team?

• Was sind No-Gos für dich?

Je genauer du die Stelle und die Qualitäten, die du von einem Bewerber/einer Bewerberin erwartest, definieren kannst, desto leichter wird es dir fallen, im Interview die richtigen Fragen zu stellen.

2. Bereite spezifische Fragen für die Stelle im Voraus vor

Es ist leicht, sich während eines Interviews in ein Gespräch zu verwickeln. Wenn du die Fragen für das Interview im Voraus vorbereitet hast, kannst du sicher sein, dass du alle Punkte abdeckst, die du abdecken wolltest.

Die meisten Unternehmen haben eine Reihe von Basisfragen, die sie allen Kandidaten stellen, und spezifische Fragen für jede Stelle. Wenn du allen Kandidaten die gleichen Basisfragen stellst, kannst du sie besser miteinander vergleichen.

Um sicherzustellen, dass du Antworten erhältst, die dir bei der Entscheidungsfindung helfen, solltest du eine Mischung aus verschiedenen Fragetypen verwenden. Verwende eine Vielzahl von geschlossenen und offenen Fragen, hypothetischen Fragen und verhaltensbezogene Fragen.

Wenn du zum Beispiel eine verhaltensbezogene Frage stellst wie „Erzählen Sie mir, wie Sie mit einer schwierigen Führungskraft umgegangen sind“, ist es wahrscheinlicher, dass du herausfindest, wie der Bewerber/die Bewerberin mit Konflikten umgeht, als wenn du direkt fragst, wie er/sie mit Konflikten umgeht.

Und obwohl es gut ist, vorbereitet zu sein, solltest du auch Raum für Fragen lassen, die sich von selbst ergeben. Wenn dir etwas besonders aufgefallen ist (entweder positiv oder negativ), scheue dich nicht, Folgefragen zu stellen.

3. Überprüfe alle Kandidaten anhand von Bewertungen vor der Einstellung

Der einfachste Weg, gute Interviews zu führen, ist ein persönliches Gespräch mit vielversprechenden Kandidaten. Es ist jedoch schwierig, die besten Kandidaten allein anhand ihres Lebenslaufs zu identifizieren. Und du wirst viel Zeit damit verbringen, Lebensläufe zu sichten, wenn du nicht effizienter vorgehst.

Vor allem, wenn du eine große Anzahl von Bewerbungen hast, ist es schwierig, jedem Lebenslauf die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken. Eine Eye-Tracking-Studie hat ergeben, dass Recruiteren einen Lebenslauf im Durchschnitt nur 7 Sekunden lang überfliegen. Aber das ist keine erfolgreiche Strategie, um die besten Kandidaten zu finden.

Selbst wenn du alle Zeit der Welt hättest, um jeden Lebenslauf von vorne bis hinten zu lesen, erzählt ein Lebenslauf nicht die ganze Geschichte. Menschen können ihre Fähigkeiten ausschmücken oder sogar in einem Lebenslauf offen lügen. Mit Bewertungen vor der Einstellung kannst du dieses Problem lösen und erhältst eine effizientere Alternative zur Lebenslaufauswertung.

Eine Bewertung vor der Einstellung ist eine Sammlung von Tests, die Kandidaten im Rahmen der Bewerbung vorgelegt werden. Du kannst Kandidaten in folgenden Bereichen testen:

• Persönlichkeit und kulturelle Übereinstimmung

• Kognitive Fähigkeiten

• Sprache

• Situationsbeurteilungstest

• Stellenspezifische Kompetenzen

• Programmierkenntnisse

• Softwarekenntnisse

Wenn du allen Kandidaten diese Bewertungen zur Verfügung stellst, verringerst du die Voreingenommenheit in deinem Einstellungsprozess, da du dir ein Bild aller Kandidaten machst, unabhängig davon, dass Recruiteren Tausende von Lebensläufen sichten müssen. Das liegt daran, dass Lebensläufe Informationen enthalten, die unbewusst Voreingenommenheit auslösen können.

4. Führe vor dem persönlichen Interview ein Telefongespräch oder ein Video-Interview durch

Es ist ratsam, vorab ein Telefongespräch zu führen, um alle unqualifizierten Kandidaten herauszufiltern, die es nicht in die engere Auswahl geschafft haben. Du kannst den Kandidaten kritische Fragen zu der Stelle stellen und die Fakten in ihren Lebensläufen überprüfen, um festzustellen, ob sie ein vollständiges Interview bekommen sollten.

Als Alternative setzen viele Unternehmen auch Video-Screening-Fragen als Ersatz für oder zusätzlich zu einem Screening-Anruf ein.

5. Plane genügend Zeit für das Interview ein

Wenn du deine besten Kandidaten in die engere Auswahl genommen hast, ist es an der Zeit, das Interview zu planen.

Je nach Stelle musst du dich für ein persönliches Interview, ein Telefongespräch oder einen Videoanruf entscheiden. Du musst auch entscheiden, wie viel Zeit du für ein Interview einplanen willst. Bei Positionen auf niedrigeren Ebenen dauert es vielleicht nur 30 Minuten, bei Positionen auf höheren Ebenen kann es länger als eine Stunde dauern.

Am besten ist es, wenn mehr als eine Person das Interview mit dem Bewerber/der Bewerberin führt, also lade auch einen Kollegen oder eine Kollegin ein.

Tipp: Halte dir vor und nach jedem Interview genügend Zeit in deinem Zeitplan frei. Du willst in der richtigen Stimmung sein, um dich voll und ganz auf das Interview konzentrieren zu können, und du willst auch nicht riskieren, zu spät zu kommen. Vergiss nicht, dass auch du den Bewerber/die Bewerberin beeindrucken willst.

6. Sei vor dem Interview transparent gegenüber den Kandidaten

Ein Interview für eine Stelle ist stressig. Wenn du dafür sorgst, dass deine Kandidaten so entspannt wie möglich zum Interview kommen, ist es wahrscheinlicher, dass du sie wirklich kennenlernst.

Beseitige jeglichen Stress, indem du den Kandidaten so viele Details wie möglich über das Interview erzählst. Informiere sie darüber, welche Kleiderordnung im Unternehmen gilt, wer beim Interview anwesend sein wird und wie das Interview ablaufen wird.

7. Informiere dich vor dem Interview über die Kandidaten

Dies ist der letzte, aber wichtigste Schritt bei der Vorbereitung auf ein Interview. Nimm dir mindestens eine halbe Stunde Zeit, um dich vorab über die Kandidaten zu informieren.

Du hast nur ein begrenztes Zeitfenster, um jeden Bewerber/jede Bewerberin kennenzulernen. Du willst nicht zu viel Zeit des Interviews damit verbringen, dass du wiederholst, was im Lebenslauf steht. Deshalb ist es ratsam, die Informationen der Kandidaten im Voraus zu prüfen. Mach dich mit ihrem beruflichen Werdegang vertraut, sieh dir die LinkedIn-Profile an, lies die Bewertungsergebnisse und alle anderen Unterlagen durch, die sie vor dem Interview zur Verfügung gestellt haben.

Wenn es Lücken oder verwirrende Punkte im Lebenslauf gibt, kannst du sie auf die Liste der Fragen setzen, die du dem Bewerber/der Bewerberin stellen willst.

So führst du das Interview durch

Jetzt, wo du gut vorbereitet bist, kannst du ein effektives Interview führen. Hier erfährst du, wie du bei dem Interview selbst vorgehen solltest.

8. Entferne alle Ablenkungen

Du willst dich ganz auf das Interview konzentrieren und dem Bewerber/der Bewerberin deine volle Aufmerksamkeit schenken. Schalte vor dem Interview dein Telefon und alle E-Mail- oder Chat-Benachrichtigungen aus.

9. Stell dich und deine Kollegen richtig vor

Ob persönlich oder per Videoanruf, beginne das Interview, indem du alle Beteiligten einander vorstellst. Beruhige den Bewerber/die Bewerberin, indem du erklärst, wer du bist und was deine Aufgabe ist, und etwas über das Unternehmen erzählst.

Du solltest auch festlegen, wie der Ablauf des Interviews aussehen wird. Wenn du zeigst, dass du einen Plan hast, wirft das ein positives Licht auf dein Unternehmen und sorgt dafür, dass die Gesprächspartneren entspannt bleiben.

10. Stelle deine vorformulierten Fragen

Beginne den Fragenteil mit allgemeinen Fragen, um Kandidaten die Möglichkeit zu geben, sich vorzustellen und zu erläutern, wie sie sich in die Stelle einbringen können.

Auch wenn du Kandidaten die Möglichkeit geben willst, frei und ungezwungen zu antworten, musst du das Interview vielleicht so timen, dass du Zeit hast, alle deine Fragen zu stellen. Wenn jemand zu lange bei einer Frage verweilt, kannst du höflich vorschlagen, fortzufahren.

11. Höre aktiv und bewusst zu

Zwar möchtest du, dass das Interview einigermaßen natürlich verläuft, aber ein Interview ist kein typisches wechselseitiges Interview. Deine Hauptaufgabe im Interview ist es, zuzuhören.

Wenn du zu viel redest, läufst du Gefahr, dass du Kandidaten dazu bringst, die Antworten zu geben, die du hören willst. Aus demselben Grund solltest du es auch vermeiden, explizit positiv oder negativ auf alles zu antworten, was Kandidaten sagen. In den meisten Fällen ist es am besten, sich für die Antwort zu bedanken.

Ein vernünftiger Maßstab für Interviewer ist die 80/20-Regel: 80 % Zuhören und 20 % Reden.

Achte aktiv auf die spezifischen Qualitäten und Kompetenzen, die du im Vorfeld als entscheidend für die Stelle ermittelt hast. Und achte auf das Potenzial – vielleicht entdeckst du Beweggründe oder versteckte Vorteile, die im Lebenslauf nicht auftauchen.

12. Mach dir Notizen

Wenn du mit vielen Kandidaten Interviews führst, ist es wichtig, dass du dir Notizen machst. Wenn du dir während des Interviews Notizen machen willst, solltest du sie lieber mit der Hand als auf deinem Laptop machen, damit die Kandidaten wissen, dass sie deine volle Aufmerksamkeit haben. Wenn du es einrichten kannst, kannst du auch jemanden dazu holen, der sich Notizen macht.

Die meisten HR-Bewerbermanagementsysteme haben ein Feld, in dem du nach einem Interview Notizen hinterlassen kannst. Achte also darauf, dass du deine Notizen zusammen mit der Bewerbung der jeweiligen Person protokollierst.

13. Lass Kandidaten Zeit, Fragen zu stellen

Kandidaten, die wirklich an der Stelle interessiert sind, werden am Ende des Interviews sicherlich eine ganze Liste von Fragen haben, die sie stellen möchten. Gib den Bewerberen mindestens 10 bis 15 Minuten Zeit, um ihre eigenen Fragen zu stellen, denn das ist ihre Chance zu zeigen, wie gut sie vorbereitet sind und wie sehr sie sich für die Stelle interessieren.

14. Begeistere Kandidaten für die Stelle

Gute Kandidaten werden dich genauso interviewen wie du sie interviewst. Wenn du in das Interview vertieft bist und Kandidaten gut zu dir zu passen scheinen, kannst du einige deiner Fragen streichen und den letzten Teil des Interviews nutzen, um die Kandidaten von der Stelle und dem Unternehmen zu überzeugen.

15. Sag den Kandidaten, was als Nächstes kommt

Du solltest Kandidaten zwar nicht sofort eine Beurteilung geben, aber du solltest ihnen einen Hinweis darauf geben, was als Nächstes kommt, wenn ihr Interview als erfolgreich angesehen wird. Lass die Kandidaten am Ende des Interviews wissen, wie die nächsten Schritte aussehen und wann sie mit einer Rückmeldung rechnen können.

Wenn zum Beispiel die Möglichkeit besteht, dass ein zweites Interview stattfindet, lass die Kandidaten wissen, wann das ungefähr sein wird, damit sie ihren Zeitplan bei Bedarf anpassen können.Danach bedankst du dich für ihre Zeit und sagst ihnen, dass sie den Rest des Tages genießen sollen.

Was du nach einem Interview tun solltest

16. Mach dir sofort zusätzliche Notizen

Bevor du etwas Anderes machst, solltest du dir Notizen zu allem machen, was du während des Interviews nicht aufschreiben konntest. Du solltest auch über das gesamte Interview nachdenken und dir Notizen zu deinem Gesamteindruck von den Kandidaten machen. Diese Notizen wirst du später zu schätzen wissen, wenn du ein halbes Dutzend anderer Kandidaten interviewt hast.

17. Halte eine Nachbesprechung mit den anderen Intervieweren ab

Du solltest dir auch ein paar Minuten Zeit nehmen, um mit den Interview-Partnern über die Kandidaten zu sprechen. So könnt ihr euch gegenseitig auf den gleichen Stand bringen und alle Highlights und Schwachpunkte ansprechen.

18. Sieh die Bewertung vor der Einstellung der Kandidaten durch

An diesem Punkt ist es verlockend, die Scheuklappen aufzusetzen und nur das Interview der Kandidaten zu betrachten. Es gibt jedoch genauso viele Informationen in der Bewertung vor der Einstellung – wenn nicht sogar mehr –, die dir helfen, Kandidaten einzuschätzen. Nutze alle Informationen, die dir zur Verfügung stehen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

19. Führe Folgeinterviewe durch (falls erforderlich)

Viele Unternehmen führen Folgegespräche durch, entweder um mehr über die einzelnen Kandidaten zu erfahren oder um verschiedene Teammitglieder mit den Kandidaten sprechen zu lassen und ein umfassenderes Bild zu erhalten.

Manche Unternehmen bitten Kandidaten auch um eine Präsentation dazu, was sie in die Stelle einbringen würden.

20. Mach ein Angebot

Danach musst du nur noch ein Angebot machen und mit deinem Wunschkandidaten/deiner Wunschkandidatin verhandeln.

Ein effizientes, unvoreingenommenes Interview zu führen, erfordert Planung

Wenn du dich auf das Interview vorbereitest, erhälst du Antworten, die mehr aussagen als ein Lebenslauf oder ein Anschreiben. Befolge einfach den Prozess, den wir hier für dich skizziert haben, und du wirst in der Lage sein, ein effizientes, vorurteilsfreies Interview zu führen. Auf diese Weise wirst du bessere Einstellungsentscheidungen treffen und verhindern, dass dein Unternehmen Geld für Fehlbesetzungen verschwendet.