Wie man eine Shortlist von Kandidaten für ein Interview erstellt

Recruiting und Bindung talentierter Mitarbeiteren ist eine gute Möglichkeit, einen Wettbewerbsvorteil für dein Unternehmen zu schaffen. Deshalb suchen Personalabteilungen immer nach Möglichkeiten, ihren Recruiting-Prozess zu verbessern und so sicherzustellen, dass sie die bestmöglichen Mitarbeiteren einstellen. Eine Möglichkeit dafür ist die Steigerung der Effizienz durch die Optimierung deiner Shortlisting-Methode.

Es kann schwierig sein, die richtigen Kandidaten zu finden, die über die benötigten Kompetenzen verfügen und zu deiner Unternehmenskultur passen. Ganz zu schweigen davon, dass die meisten Stellenausschreibungen eine große Anzahl von Bewerberen anziehen, was es noch schwieriger macht, die richtigen Kandidaten für die engere Auswahl zu finden. Die meisten Herausforderungen beim Recruiting können jedoch mit den richtigen Tools gelöst werden.

Wenn du einen einfacheren und schnelleren Weg findest, die qualifiziertesten Kandidaten in die engere Wahl zu nehmen, kannst du Folgendes erreichen:

• Die Zeit bis zur Einstellung verkürzen. Das bedeutet, dass die Top-Kandidaten weniger wahrscheinlich eine andere Stelle angenommen haben, bevor du ihnen ein Angebot machst

• Mehr Zeit für qualifizierte deine Kandidaten, da du weniger Zeit damit verbringst, Lebensläufe durchzusehen

• Während des Interviewprozesses weniger Ressourcen für unqualifizierte Kandidaten verschwenden

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, diese Vorteile zu nutzen, ist der Einsatz von Screening Tools oder Online Software zur Bewertung von Kompetenzen während des Auswahlverfahrens, um die richtigen Kandidaten leichter zu erkennen.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie eine Shortlist von Kandidaten für Interviews erstellst, warum du nach Möglichkeit automatisieren solltest und welche Tools du am besten verwendest.

Was versteht man unter Shortlisting?

Einfach ausgedrückt, geht es bei Shortlisting darum, eine Liste von Bewerberen zu erstellen, die du zum nächsten Schritt deines Recruiting-Prozesses einladen möchtest (in den meisten Fällen ist das eine Art von Interview). Diese Shortlist basiert normalerweise auf bestimmten Kriterien, die du vor der Ausschreibung der Stelle festgelegt hast. Je nachdem, wie gut die einzelnen Kandidaten diese Kriterien erfüllen, entscheidest du dann, wer sich für den nächsten Schritt deines Recruiting-Prozesses qualifiziert.

Die engere Auswahl von Kandidaten macht den oft überwältigenden Prozess überschaubarer, da unqualifizierte Kandidaten von vornherein ausgeschlossen werden. Anstatt Hunderte von Bewerbungen zu sichten, um die wenigen zu finden, die in Frage kommen, kannst du dich von Anfang an auf die besten Talente konzentrieren.

Richtiges Shortlisting

Natürlich gibt es einen richtigen und einen falschen Weg Shortlists für Kandidaten zu erstellen. Der falsche Weg führt zu Fehleinstellungen und birgt die Gefahr von Rechtsstreitigkeiten. Der richtige Weg macht deinen Recruiting-Prozess effizienter und hilft dir, die beste Person für die Stelle zu finden.

Schritt 1: Entwickle Shortlisting-Kriterien (bevor du die Stelle ausschreibst)

Um zu entscheiden, welche Bewerberen auf die Shortlist kommen, musst du eine Reihe von Suchkriterien aufstellen, nach denen du suchst. Diese Kriterien umfassen die wesentlichen und die wünschenswerten Qualifikationen oder Eigenschaften, nach denen du für die Stelle suchst.

Es gibt ein paar Gründe, warum es wichtig ist, deine Suchkriterien im Voraus festzulegen. Erstens solltest du sie in die Stellenbeschreibung aufnehmen. Auf diese Weise können die Bewerberen ihre Qualifikationen besser hervorheben, was deine Arbeit letztendlich einfacher macht.

Zweitens kannst du ,wenn du anfängst, dir die verfügbaren Kandidaten anzusehen mit vorher festgelegten Suchkriterien sicherstellen, dass du nicht aus den Augen verlierst, was deine ursprünglichen Anforderungen für die Stelle waren. Manchmal bist du von Kandidaten begeistert und fängst an, ihre Qualifikationen, überzubewerten, auch wenn diese die Qualifikationen, die sie nicht hat, nicht aufwiegen. Oder du könntest du dich mit jemandem zufrieden geben, der die Aufgaben der Stelle nicht erfüllen kann, wenn du Schwierigkeiten hast, die richtige Person zu finden.

Wenn du die Shortlisting-Kriterien bereits vor der Stellenausschreibung festlegst, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich Voreingenommenheit oder Diskriminierung in deinen Recruiting-Prozess einschleichen. Wenn du Kriterien für die Arbeitsleistung und die Anforderungen der zu besetzenden Stelle festlegst, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass du beschuldigt wirst, eine qualifizierte Person wegen gesetzlich verbotener Faktoren zu diskriminieren. Wenn du in die Situation kommst, dass dein Unternehmen angeklagt wirst, kannst du auf dein Verfahren zum Schutz vor Diskriminierung verweisen.

Folgende Faktoren solltest du bei der Festlegung deiner Kriterien berücksichtigen:

• Ausbildungsstand

• Kompetenzen und Kenntnisse

• Berufserfahrung

Noch ein letzter Hinweis: Die Kriterien dürfen nicht so streng sein, dass sie gute Kandidaten von einer Bewerbung abhalten, und nicht so offen, dass sie eine große Zahl unqualifizierter Bewerberen anziehen. Du musst das richtige Gleichgewicht finden.

Sei realistisch, was deine Erwartungen angeht. Es wäre schön, wenn du jemanden hättest, der in jeder Hinsicht die volle Punktzahl erreicht, aber je nach Vergütung, Standort und anderen Faktoren ist das vielleicht nicht möglich.

Wenn du zum Beispiel ein Gehalt auf Einstiegsniveau zahlst, ist es unwahrscheinlich, dass du jemanden mit Erfahrung auf höherer Ebene davon überzeugen kannst, das Angebot anzunehmen, das du dir leisten kannst. Wenn du diese Überlegung außer Acht lässt, wirst du wahrscheinlich feststellen, dass du viele gute Kandidaten abgelehnt hast, die die Stelle gerne übernommen hätten. Wenn dann die Person, die du bevorzugt hast, dein Angebot ablehnt, bist du aufgeschmissen.

Was ist der Unterschied zwischen wesentlichen Kriterien und wünschenswerten Kriterien?

Wenn du entscheidest, was du von den idealen Kandidaten erwartest, gibt es in der Regel zwei Arten von Merkmalen, Fähigkeiten oder Erfahrungen, nach denen du suchst: wesentlich und wünschenswert. Sie werden auch als „erforderlich“ und „bevorzugt“ bezeichnet, aber egal wie du sie nennst, es ist wichtig zu wissen, wozu jedes deiner Auswahlkriterien gehört.

Wesentliche Kriterien

Dies sind „Must-haves“, über die Kandidaten verfügen müssen, um für die Stelle qualifiziert zu sein. Ein Beispiel für ein wesentliches Kriterium ist die Frage, ob Bewerberen’ legal in dem Land arbeiten dürfen. Oder wenn du einen Salesforce-Administrator einstellst, kann eine Salesforce-Zertifizierung erforderlich sein.

Ob Kandidaten diese Anforderungen erfüllen, kann im Einstellungsverfahren mit K.O.-Fragen ermittelt werden. Kandidaten, die diese Anforderungen erfüllen, kommen weiter, die Kandidaten, die die Kriterien nicht erfüllen, werden sie aussortiert.

Wünschenswerte Kriterien

Dies sind sekundäre Anforderungen oder „Nice-to-haves“, die Bewerberen einen Vorteil gegenüber anderen Kandidaten verschaffen können. Wenn du eine Fülle von qualifizierten Kandidaten hast und nach einer Möglichkeit suchst, die Liste der Kandidaten einzugrenzen, die in Frage kommen, können diese Qualifikationen helfen.

Du könntest z. B. eine Menge großartiger Salesforce-zertifizierter Bewerberen haben, aber nur wenige von ihnen sind auch in Marketo zertifiziert. Wenn die Marketo-Zertifizierung eines deiner bevorzugten Kriterien ist, kann dir das bei der Entscheidung helfen, welche Kandidaten du in die nächste Runde des Recruiting-Verfahrens einlädst.

Es ist wichtig zu erwähnen, dass wünschenswerte Kriterien manchmal de facto zu wesentlichen Kriterien werden können. Wenn z. B. ein Recruiter/eine Recruiterin mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer bestimmten Position als wünschenswertes Kriterium angibt und die meisten Bewerberen diese Qualifikation erfüllen, kann der Recruiter/die Recruiterin beschließen, dass dies nun unerlässlich ist. Das bedeutet, dass alle anderen Bewerberen, die nicht über mindestens fünf Jahre Erfahrung verfügen, aussortiert werden.

Schritt 2: Erstelle eine Scorecard

Um die Einstufung der Bewerberen zu erleichtern, kannst du eine Scorecard für die engere Auswahl erstellen. Mit einer Scorecard kannst du für alle einzelnen Kandidaten eine Bewertung abgeben.

Diese Scorecard dient zwei wichtigen Zwecken:

1. Sie hilft dir, jedes Kriterium konsequent und fair auf alle Kandidaten anzuwenden.

2. Damit kannst du die Bewerberen von den schwächsten zu den stärksten ordnen. Auf diese Weise ist es einfacher zu wissen, welche Kandidaten zur zweiten Runde des Prozesses eingeladen werden sollen.

Wenn deine Kriterien hauptsächlich auf Kompetenzen basieren, machen bestimmte Online-Plattformen zur Bewertung von Kompetenzen eine Scorecard überflüssig. Bei TestGorilla zum Beispiel werden alle Kandidaten automatisch auf der Plattform bewertet, so dass du sie nur noch nach ihren Testergebnissen sortieren musst.

Schritt 3: Bestimme die maximale Anzahl an Kandidaten für deine Shortlist

Eine Shortlist sollte kurz sein. Die meisten Personalverantwortlichen haben zuvor eine bestimmte maximale Anzahl für Kandidaten festgelegt. Wenn sie zum Beispiel eine Stelle besetzen müssen, werden in den meisten Fällen nur vier oder fünf Bewerberen zu einem Interview eingeladen.

Wenn eine größere Anzahl von Mitarbeiteren benötigt wird, könntest alle Bewerberen, die die wesentlichen Kriterien erfüllt auf die Shortlist aufnehmen.

Wenn du die Daten zur Verfügung hast, kannst du die Anzahl der Kandidaten für die Shortlist, am besten bestimmen, indem du die Wechselraten deiner vergangenen Einstellungen für die Stelle analysierst.

Wenn du diese Daten nicht hast, findest du hier einige Recruiting-Benchmarks:

• Interviews Abwerbeangebote 17 %

• Angenommene Abwerbeangebote: 89 %

Wenn du also planst, eine Person für die Stelle einzustellen, solltest du mindestens 12 qualifizierte Kandidaten interviewen und mindestens zwei von ihnen ein Angebot machen. Das sind natürlich nur Richtwerte. Solange du nicht über mehr Daten verfügst, solltest du lieber auf Nummer sicher gehen und mehr Interviews führen.

Schritt 4: Effizienteres Shortlisting von Kandidaten

Laut Branchen-Benchmarks sind 75 % der Personen, die sich auf eine bestimmte Stelle bewerben, nicht für die Stelle qualifiziert. Die Personalverantwortlichen haben also viel zu tun, um den kleinen Prozentsatz der qualifizierten Bewerberen zu identifizieren. Das erklärt, warum das Shortlisting oft der zeitaufwändigste Teil des Recruiting-Verfahrens ist.

In der Vergangenheit haben Personalverantwortliche manuelle Methoden verwendet, um Kandidaten zu prüfen und auf die Shortlist aufzunehmen. Das war möglich, weil es nicht so viele Bewerberen gab wie heute.

Heutzutage werden durchschnittlich 250 Bewerbungen auf eine offene Stelle eingereicht. Wenn man bedenkt, dass 75 % der Bewerberen nicht qualifiziert sind, ist es fast unmöglich, jeden Lebenslauf manuell zu prüfen und die Kandidaten mithilfe einer manuellen Scorecard zu bewerten.

Aus diesem Grund haben sich Recruiter der Technologie zugewandt, um den Auswahlprozess für Kandidaten so weit wie möglich zu automatisieren. An dieser Stelle kommt ein Bewerbermanagementsystem ins Spiel. Das richtige Bewerbermanagementsystem kann den Einstellungsprozess in vielerlei Hinsicht verbessern, z. B durch:

• Organisieren aller eingegangenen Bewerbungen in einem übersichtlichen Format

• Nachverfolgen von Recruiting-Kennzahlen wie dem Verhältnis von Bewerbungen zu Interviews

• Verwenden von K.O.-Fragen zur Automatisierung eines Teils des Auswertungsprozesses für Bewerberen

• Einstufen der Bewerberen anhand von Schlüsselwörtern

• Personalverantwortliche können in der Lebenslaufdatenbank ihres Unternehmens anhand von Schlüsselwörtern nach Kandidaten suchen

Trotz seiner Vorteile hat das Lebenslauf-Screening mit Bewerbermanagementsystem auch seine Schwächen. Nicht zuletzt deshalb, weil die Bewerberen inzwischen Wege gefunden haben, die Software zur Überprüfung von Lebensläufen zu manipulieren, indem sie ihre Lebensläufe mit Schlüsselwörtern vollstopfen.

Das bedeutet, dass du oft nicht qualifizierte Kandidaten in die nächste Runde lässt, nur weil ihr Lebenslauf die richtigen Schlüsselwörter enthielt, wenn du die engere Auswahl hauptsächlich auf Schlüsselwörtern basierst. Außerdem kann es passieren, dass du qualifizierte Bewerberen ablehnst, nur weil sie nicht die richtigen Schlüsselwörter hatten.

Um dieses Problem zu vermeiden, kannst du dein Bewerbermanagementsystem mit zuverlässigeren Screening Tools ergänzen. Zwei Optionen, die du in Betracht ziehen solltest, sind Online-Plattformen zur Bewertung von Kompetenzen und Tools mit künstlicher Intelligenz (KI).

KI-gestützte Plattformen zum Screening von Kandidaten

KI-basierte Screening Tools suchen nach den Kompetenzen und Erfahrungen, nach denen du suchst, ohne dass sich jemand im Recruiting-Team einen einzigen Lebenslauf ansehen muss. Laut Tammy Cohen, Gründerin und Chief Visionary Officer von InfoMart, „können automatisierte Systeme mit künstlicher Intelligenz Lebensläufe schneller durchsehen als ein Mensch und diejenigen markieren, die von Interesse sein könnten.“

Diese Plattformen können dir Zeit sparen, die Qualität der Einstellungen verbessern und manchmal sogar die Kommunikation mit den Kandidaten erleichtern. Auf der anderen Seite gibt es einige potenzielle Nachteile.

Zunächst einmal sollte man meinen, dass der Einsatz von Maschinen das Risiko von Diskriminierung bei der Einstellung verringern würde, aber das ist nicht unbedingt der Fall. Das Team, das an Amazons KI-Recruiting-Software arbeitet, hat zum Beispiel herausgefunden, dass die Software „gelernt“ hat, Frauen zu benachteiligen. Die Software wurde mit den Daten von Lebensläufen aus 10 Jahren trainiert, was dazu führte, dass das KI-System „Muster auf der Grundlage früherer Vorurteile entwickelte“.

„Das Ergebnis war ein erstklassiges KI-System, das sich selbst beigebracht hat, dass männliche Kandidat besser geeignet sind“, sagt R. Krish, Digital Marketing Manager bei Lynx Analytics.

Unternehmen in der Branche der KI-basierten Auswahlsoftware für Kandidaten versuchen, dieses Problem zu vermeiden, aber dann können andere Probleme auftreten. Zum Beispiel, wie Mireille Hildebrandt, Forschungsprofessorin für „Interfacing law and technology“ an der Vrije Universiteit Brüssel und allgemeine Co-Vorsitzende der ACM-FAT*2020 Conference, erklärt: „Menschen in einem bestimmten Alter verhalten sich anders als Menschen in einem anderen Alter. Wenn du das Alter aus den Daten herausnimmst, bedeutet das, dass das System einfach die anderen Daten verwendet, die mit diesen verbotenen Daten korrelieren, um effektiv zu sein. Am Ende wird es immer noch das gleiche Ergebnis liefern.“

Hildebrandt weist darauf hin, dass viele dieser Tools auf geschützten Informationen (z. B. Geschäftsgeheimnissen) basieren und daher nicht von unabhängigen Forscheren getestet werden können.

Außerdem ist noch nicht klar, ob diese Tools genauer und zuverlässiger sind. „Da diese Systeme die Lebensläufe auf der Grundlage von vordefinierten Faktoren wie Schlüsselwörtern, Formaten usw. auf die Shortlist aufnehmen, ist die Zuverlässigkeit von KI-basierten Tools für das Screening von Kandidaten immer noch ein Problem“, sagt Krish.

KI-basierte Screening Tools befinden sich noch in einem sehr frühen Entwicklungsstadium, sodass es noch einige Probleme geben kann, die behoben werden müssen.

Online-Plattformen zur Bewertung von Kompetenzen

Online-Tests zur Bewertung von Kompetenzen können Recruiteren dabei helfen, sicherzustellen, dass Bewerberen über die erforderlichen Kompetenzen für die ausgeschriebene Stelle verfügen, bevor sie ausgewählte Kandidaten zu einem Interview einladen. Und im Gegensatz zu KI-basierten Screening Tools sind Kompetenztests seit Jahrzehnten Gegenstand der Forschung.

Eine der wichtigsten Studien in diesem Bereich ist die Meta-Analyse von Frank Schmidt, in der er Daten zur Produktivität am Arbeitsplatz aus einem Jahrhundert untersucht hat. Die folgende Tabelle zeigt die Ergebnisse dieser Studie:

Nach dieser Forschung solltest du Tests einsetzen, die die Leistung von Kandidaten in verschiedenen Bereichen bewerten, um möglichst aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. Das bedeutet, dass du eine Online-Plattform zur Bewertung von Kompetenzen finden musst, die eine Reihe verschiedener Testarten anbietet. Zu diesem Zweck bietet TestGorilla eine wachsende Bibliothek mit mehr als 115 Tests an, mit denen du eine Vielzahl von Kompetenzen bewerten kannst.

Diese Tests zur Bewertung von Kompetenzen bieten eine formale, wissenschaftliche und standardisierte Methode zur Beurteilung der Kompetenzen von Kandidaten, sodass du die Fähigkeiten und Qualifikationen der Kandidaten objektiv definieren, messen und auswerten kannst und die Kandidaten dann auf der Grundlage ihrer Ergebnisse ordnen kannst.

Bessere Shortlisting spart Zeit und hilft dir, bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen

Wenn du die Art und Weise deines Shortlistings für Kandidaten verbesserst, verbesserst du auch deine allgemeine Einstellungsleistung. Nachdem du deine Vorgehensweise optimiert hast, wirst du feststellen, dass du schneller bessere Einstellungsentscheidungen triffst – und dir außerdem eine Menge Kopfschmerzen ersparst.

Und dank der neuesten Online-Tools zur Bewertung von Kompetenzen kannst du innerhalb weniger Minuten die am besten qualifizierten Kandidaten für ein Interview ermitteln, sodass du den Recruiting-Prozess abschließen kannst, bevor deine Top-Kandidaten Angebote von MitKandidatn annehmen.