10 best practices voor opvolgingsplanning bij overgangstriomf

Hoe lang bekleden de leiders en senior medewerkers van uw bedrijf hun positie binnen uw organisatie al?

Hoe lang het ook is, u kunt er zeker van zijn dat ze er niet eeuwig zullen zijn (tenzij ze een fontein van de jeugd hebben ontdekt waar wij niets van weten).

Enter het opvolgingsplan.

Een opvolgingsplan zou niet alleen in uw achterhoofd moeten zitten als HR-professional; het zou iets moeten zijn dat u voortdurend verbetert en verbetert, zodat wanneer het moment komt om een nieuw personeelslid over te dragen, uw organisatie volledig voorbereid is.

Als u niet goed heeft nagedacht over het proces van opvolgingsplanning, dan is deze gids met best practices voor opvolgingsplanning iets voor u.

Maar voordat we diep ingaan op de stappen en tips voor een uitstekende strategie voor opvolgingsplanning, wat is opvolgingsplanning precies?

Wat wordt bedoeld met opvolgingsplanning?

Opvolgingsplanning omvat alle stappen die worden ondernomen om te bepalen welke functies belangrijk zijn in een bedrijf (zoals de functie van CEO) en welke potentiele kandidaten opvolgers voor die functies zouden kunnen worden.

Uw inspanningen voor opvolgingsplanning moeten echter verder gaan dan eenvoudige selectie. Bedrijfsopvolgingsplanning begint met ervoor te zorgen dat potentiele opvolgers voorbereid zijn op de overdracht en ervoor te zorgen dat ze de vereiste opleiding, kerncompetenties, specifieke vaardigheden en ervaring hebben om leiderschapsrollen in te vullen.

Het helpt om te beseffen dat een doeltreffende opvolgingsplanning normaal gezien niet in een paar uur geregeld is. Het moet voortdurend worden bijgesteld en aangepast omdat het een constant proces is - met als einddoel te garanderen dat uw nieuwe opvolger de kwaliteit van de vorige leider behoudt en vertrouwd blijft met alle aspecten van het bedrijf.

Voordelen van een robuust succession planning proces op de werkplek

Waarom is opvolgingsplanning belangrijk?

Om te beginnen helpt het organisaties van elke omvang om duurzaamheid en groei te garanderen.

Volgens een casestudy die de leiderschapsoverdracht bij McKinsey & Company onderzocht, is het belangrijk om elke drie jaar een groep kandidaten te hebben waaruit u kunt kiezen.

Het plannen van opvolging helpt u te bepalen welke kandidaten ideaal zijn voor toekomstige leiderschapsrollen. Maar er zijn nog veel meer redenen om toekomstige overdrachten voor te bereiden en te plannen, zoals de redenen hieronder.

1. Behoudt de continuiteit van de organisatie

Wanneer u zich proactief voorbereidt op leiderschapstransities, kan uw organisatie verstoringen vermijden en operationele stabiliteit behouden. Opvolgingsplanning zorgt voor een soepele overdracht van kennis, vaardigheden en expertise aan de volgende generatie toekomstige leiders. Het helpt u te visualiseren en te begrijpen hoe deze high potential werknemers de schoenen van hun voorganger zullen vullen en potentiele leiders zullen worden.

Anders gezegd, het geeft u een strategie om uw leiderschap te verbeteren en vooruit te plannen op het gebied van werving.

2. Verbetert de betrokkenheid en het behoud van werknemers

Een goed opvolgingsplanningsmodel laat werknemers zien dat de organisatie hun groei en ontwikkeling waardeert. Als werknemers duidelijke carrierepaden en doorgroeimogelijkheden zien, zijn ze gemotiveerder en meer betrokken, wat leidt tot een laag personeelsverloop.

3. Ontwikkelt een talentpijplijn van toekomstige leiders

Opvolgingsplanning gaat verder dan het invullen van onmiddellijke vacatures. Het cultiveert een talentpijplijn van toekomstige leiders die zijn toegerust om de uitdagingen en kansen aan te gaan die voor hen liggen. Deze proactieve aanpak zorgt ervoor dat uw organisatie beschikt over een pool van gekwalificeerde personen die indien nodig senior leiderschapsfuncties kunnen overnemen.

4. Zorgt voor bedrijfscontinuiteit

Een onverwacht vertrek kan aanzienlijke risico's inhouden voor uw bedrijfsactiviteiten of de stabiliteit en prestaties van uw organisatie. Opvolgingsplanning helpt deze risico's te beperken door een plan op te stellen om kritieke functies snel en effectief in te vullen. Dit voorkomt verstoringen en zorgt ervoor dat het bedrijf soepel kan blijven functioneren.

5. Bevordert innovatie en aanpassingsvermogen

Een ander voordeel van opvolgingsplanning is dat het een cultuur van leren en ontwikkelen binnen de organisatie stimuleert. Wanneer u werknemers aanmoedigt om hun vaardigheden en kennis uit te breiden, wordt het team flexibeler en beter uitgerust om te reageren op veranderende marktomstandigheden en technologische vooruitgang.

6. Draagt bij tot een positieve bedrijfscultuur

Door uw inspanningen op het vlak van opvolgingsplanning op te voeren, zorgt u ervoor dat uw merkidentiteit behouden blijft, aangezien u interne kandidaten kunt koesteren voor de overdracht, ernaar kunt streven om verder te gaan met wat werkt in uw organisatie en verrassingen kunt vermijden die uw bedrijfscultuur zouden kunnen schaden.

Tien best practices om uw opvolgingsplanningsmodel te verbeteren

U bent nu klaar om uw bestaande opvolgingsplanningsaanpak te verbeteren met de volgende best practices:

1. Heb een duidelijke visie en doel voor opvolgingsplanning in uw organisatie.

Eerst en vooral moet u weten waarom u een opvolgingsstrategie moet ontwikkelen.

Laten we zeggen dat u een middelgroot technologiebedrijf bent dat zich richt op softwareontwikkeling. Uw organisatie is snel gegroeid en u hebt nu een team van 50 ontwikkelaars, van wie sommigen al sinds de oprichting bij het bedrijf werken. Opvolgingsplanning is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het bedrijf kan blijven floreren, zelfs als belangrijke teamleden zouden vertrekken.

Om dit te bereiken, zou u het doel en de doelstellingen van opvolgingsplanning binnen uw organisatie moeten definieren en deze doelstellingen moeten afstemmen op de algemene strategie van de organisatie en de bedrijfsdoelstellingen. Dit omvat het identificeren van sleutelposities, het bepalen van de benodigde vaardigheden en ervaring en het ontwikkelen van een opvolgingsplan om deze posities in te vullen.

Pro tip: Denk ook na over opvolgingsplanning voor technische functies, niet alleen voor leidinggevende posities.

Opvolgingsplanning is cruciaal voor technische functies omwille van de gespecialiseerde ontwikkeling die vereist is, de toenemende complexiteit en vraag, de uitdagingen om talent te behouden en de nood aan een diverse talentpijplijn om innovatie en aanpassingsvermogen te bevorderen.

2. Zorg voor buy-in van bedrijfsleiders en directieleden.

Een ander onderdeel van een succesvolle opvolging is het betrekken van leidinggevenden en bestuursleden. Zij kunnen helpen inschatten en beslissen hoe de opvolger moet aansluiten bij de waarden en cultuur van het bedrijf.

Aangezien zij de besluitvormers zijn en de uitdagingen en veranderingen begrijpen die nodig zijn om het bedrijf te laten groeien en de concurrentie voor te blijven, is hun inbreng cruciaal.

3. Bepaal een tijdlijn voor uw opvolgingsplan.

Hoewel u misschien denkt dat u nog genoeg tijd heeft, kan het gebeuren dat een van uw teamleden op korte termijn besluit zijn functie neer te leggen. Het is belangrijk om voorbereid te zijn, dus zorg ervoor dat u vooruit plant.

Hier is een voorbeeld van een tijdlijn:

Fase 1: Planning en beoordeling (3 maanden)

• Stel een opvolgingsplanning team samen

• Identificeer kritieke rollen

• Beoordeel huidig talent

• Stel opvolgingsplanning doelen

• Ontwikkel een communicatieplan

Fase 2: Ontwikkeling en implementatie (6 maanden)

• Maak individuele ontwikkelingsplannen (IDP's)

• Implementeer mentorschap en coachingprogramma's

• Zorg voor stretchopdrachten en jobrotaties

• Voer regelmatig voortgangsbeoordelingen uit

Fase 3: Bewaking en evaluatie (6 maanden)

• Evalueer en actualiseer regelmatig de opvolgingsplannen

• Bewaak de voortgang van kandidaten met hoog potentieel

• Meet de impact van de opvolgingsplanninginitiatieven

• Verzamel feedback van de belangrijkste belanghebbenden

4. Identificeer kritieke functies en de daarvoor vereiste capaciteiten. Identificeer kritieke functies en de vereiste capaciteiten.

Uw volgende stap is het identificeren van de sleutelposities in uw organisatie en bepalen of deze leiderschapsposities in de toekomst ingevuld moeten worden.

Op dit punt moet u functieanalyses uitvoeren voor elke rol die mogelijk ingevuld moet worden. Dit omvat het bijhouden van een logboek van de verantwoordelijkheden van de rol.

U moet ook bijhouden welke vaardigheden nodig zijn om succesvol te zijn in de vacature, zodat u potentiele kandidaten kunt voorbereiden op de rol.

Tot slot stelt u op basis van uw functieanalyses functieprofielen op voor de functies waarvoor u mogelijk moet werven. Uw functieprofielen moeten de vereiste vaardigheden bevatten en de specifieke taken beschrijven die doorgaans in de functie worden uitgevoerd.

Verder lezen:Verschillen tussen een functieanalyse en een functiebeschrijving

5. Voer intern talentonderzoek uit om werknemers met een hoog potentieel te identificeren.

Interne talentsourcing zal helpen bij het identificeren van kandidaten die waarschijnlijk goed zullen passen als er senior functies moeten worden ingevuld.

Effectieve opvolgingsplanning staat of valt met uw vermogen om de prestaties en het potentieel van werknemers nauwkeurig te beoordelen. Dit kan betekenen dat u verder moet gaan dan de traditionele prestatiebeoordelingen en een uitgebreidere aanpak moet hanteren waarbij niet alleen prestaties uit het verleden worden geevalueerd, maar ook toekomstig potentieel.

Hier volgen enkele aanwijzingen voor een uitgebreidere aanpak:

Evalueer het potentieel van werknemers met een meer systematische aanpak.

Een systematische aanpak van de evaluatie zorgt voor consistentie, eerlijkheid en objectiviteit in het aanwervingsproces. Dit omvat het opstellen van duidelijke criteria en richtlijnen voor het evalueren van prestaties, het gebruik van meerdere feedbackbronnen en het regelmatig uitvoeren van beoordelingen om de voortgang en ontwikkeling te volgen.

Gebruik 360-graden feedback.

Alleen vertrouwen op zelfbeoordelingen of beoordelingen van de supervisor kan leiden tot vooroordelen en beperkingen. Een 360-graden feedback biedt een meer holistisch perspectief door input te verzamelen van focusgroepen van collega's, collega's en ondergeschikten. Deze multidimensionele aanpak biedt waardevolle inzichten in iemands interpersoonlijke vaardigheden, samenwerkingsvaardigheden en leiderschapspotentieel.

Maak gebruik van vaardigheidstesten.

Vaardigheidstesten spelen een cruciale rol bij het beoordelen van specifieke competenties en vaardigheden die essentieel zijn voor het plannen van de opvolging van hogere functies. Deze talentassessments kunnen objectieve gegevens verschaffen over iemands technische vaardigheden, probleemoplossend vermogen en besluitvormingsprocessen.

Vaardigheidstests kunnen ook verborgen potentieel blootleggen bij individuen dat niet meteen duidelijk wordt via traditionele prestatie-evaluaties. Tot slot zorgen vaardigheidstests voor een gelijk speelveld, zodat alle kandidaten een gelijke kans hebben om hun vaardigheden te tonen.

Als u externe kandidaten aanwerft om uw pool van opvolgingskandidaten te vullen, zal een vaardigheidstest veel inzicht verschaffen in de bekwaamheden van uw potentiele opvolger. Dit maakt het eenvoudiger om te beoordelen of uw nieuwe teamleider de juiste vaardigheden voor de baan heeft.

Wist u dat? TestGorilla's vaardigheidstesten worden constant verbeterd en uitgebreid door experts. Hieronder vindt u een voorproefje van onze Leiderschapsvaardigheden test.

6. Werk samen met high potentials bij het ontwikkelen van individuele ontwikkelingsplannen (IDP's).

Individuele ontwikkelingsplannen (IDP's) zijn gepersonaliseerde routekaarten die high potentials begeleiden naar het bereiken van hun carrieredoelen en het vervullen van de vereisten van kritieke rollen binnen de organisatie.

Het is ook vermeldenswaard dat het ontwikkelen van IDP's een samenwerkingsproces is tussen de high-potential kandidaat en hun manager of mentor.

• Doelen stellen en carriereplanning: Bepaal specifieke, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelen die aansluiten bij de carriereontwikkeling en ambities van de kandidaat en de doelstellingen van de organisatie voor opvolgingsplanning.

• Analyse van hiaten in vaardigheden: Identificeer specifieke lacunes in vaardigheden die de doorstroom van de kandidaat naar kritieke functies belemmeren. Hiervoor kunnen beoordelingen, prestatiebeoordelingen en gesprekken met het senior management nodig zijn.

• Ontwikkelingsplan: Maak een gestructureerd plan met specifieke trainingscursussen, workshops, mentorschap of werkervaringen die de geidentificeerde vaardigheidstekorten aanpakken en de leiderschapscompetenties verbeteren.

• Opvolging en evaluatie: Zorg voor regelmatige check-ins om de vooruitgang te volgen, feedback te geven en het IDP waar nodig aan te passen. Deze voortdurende evaluatie zorgt ervoor dat het ontwikkelingsplan relevant en effectief blijft.

7. Faciliteer mentorschap en coaching programma's.

Het opzetten van formele mentorship- en executive coachingprogramma's kan de ontwikkeling van werknemers met hoog potentieel voor toekomstige senior leiders versnellen.

Deze programma's moeten doelgericht worden gestructureerd met gedefinieerde doelstellingen, waarbij mentors en coaches strategisch worden gekoppeld op basis van gedeelde ervaringen en expertise.

Stimuleer als facilitator open communicatie, feedback en begeleiding tussen de betrokkenen om een dynamische leeromgeving te creeren. Voortdurende monitoring, feedbacklussen en integratie met algemene ontwikkelingsstrategieen garanderen de doeltreffendheid van deze programma's voor talentontwikkeling.

8. Maak rekbare opdrachten en jobrotatiemogelijkheden.

Stretchopdrachten en jobrotatiemogelijkheden zijn een geweldige aanvulling op een degelijk kader voor opvolgingsplanning.

Voor huidige werknemers met een hoog potentieel, geef hen uitdagende opdrachten die verder gaan dan hun huidige vaardigheden. U kunt hen ook jobrotatiemogelijkheden geven om diverse ervaringen op te doen en cross-functionele samenwerking om een cultuur van voortdurend leren en groei te bevorderen.

Door te investeren in hun ontwikkeling, verrijkt u niet alleen de capaciteiten van uw team en organisatie, maar creeert u ook een beter afgeronde vaardigheidsontwikkeling voor uw werknemers.

Hier volgen enkele andere voorbeelden van rekbare opdrachten waarbij bestaande werknemers nieuwe vaardigheden kunnen leren:

• Een marketeer krijgt de opdracht om een nieuwe marketingcampagne voor een productlancering te ontwikkelen en uit te voeren.

• Een verkoopmedewerker krijgt de opdracht om een nieuwe verkoopstrategie voor een nieuwe markt te ontwikkelen en uit te voeren.

• Een medewerker van de klantenservice krijgt de opdracht om een team van vertegenwoordigers te leiden bij het ontwikkelen en uitvoeren van een nieuw trainingsprogramma voor klantenservice.

Stretchopdrachten kunnen waardevol zijn om de vaardigheden van medewerkers te ontwikkelen en hen voor te bereiden op toekomstige leidinggevende functies. Ze kunnen werknemers ook motiveren en betrekken, en hen het gevoel geven dat ze een belangrijke bijdrage leveren aan de organisatie.

9. Communiceer uw doelen voor opvolgingsplanning met werknemers.

Betrek werknemers bij het planningsproces om hen meer zeggenschap te geven en ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met verschillende perspectieven. U kunt bijvoorbeeld veelbelovende werknemers erkennen en publiekelijk belonen om het moreel op te krikken en het belang van groei te benadrukken. Dit kan bijvoorbeeld door carrieremogelijkheden, incentiveprogramma's voor werknemers, speciale projecten of op maat gemaakte trainingsprogramma's.

U kunt ook een systeem implementeren dat werknemers beloont die zich inzetten voor ontwikkeling en hen inspireert om meer bij te dragen aan hun eigen groei en het succes van de organisatie.

10. Evalueer uw opvolgingsplanning om de effectiviteit ervan te beoordelen.

Het is niet omdat er een opvolger is aangenomen dat uw werk erop zit! Uw laatste stap is om de nieuwe medewerker te evalueren en te kijken of hij goed in zijn rol past. Enkele goede manieren om het succes te meten zijn:

• Het succes van uw talentbehoud in overweging nemen

• Uw verloopcijfers analyseren, en

• Uw wervingskosten beoordelen

U zult deze criteria na verloop van tijd willen evalueren om ervoor te zorgen dat uw opvolgingsplanning een succes is, en ook zoeken naar manieren om ze te verbeteren.

Vaardigheidstests gebruiken om potentiele kandidaten voor opvolgingsplanning te identificeren

Hoewel u er misschien over heeft nagedacht, weersta de verleiding om opvolgingsplanning uit te stellen! Vergeet niet dat u met een goed opvolgingsplan het merk van uw organisatie in stand houdt:

• Het merk van uw organisatie met een voortdurende leiderschapsstijl

• Het succespercentage van uw opvolger binnen het bedrijf door opleidingsmogelijkheden aan te geven, en

• Het succes van uw hele team, omdat ze sterk leiderschap en inspiratie zullen hebben om doelen te blijven halen

Ook al kan de overgangsperiode voor opvolging verschillende uitdagingen met zich meebrengen, het plannen ervan zal u helpen om langdurig zakelijk succes te behalen.

Vergeet niet om TestGorilla's vaardigheden testplatform te verkennen om kandidaten te identificeren die de vaardigheden en competenties hebben die nodig zijn voor kritieke functies in uw organisatie. Neem een producttour of probeer het vandaag nog zelf.

Verder lezen:

• De vijf beste tools voor opvolgingsplanning voor werkgevers

• Inspirerende opvolgingsplanning quotes: tien van de beste