De complete gids voor exitgesprekken met 14 essentiele vragen

Het is altijd een klap als een werknemer vertrekt.

U verliest niet alleen hun kennis en ervaring, maar het kan tot twee keer het salaris van uw werknemer kosten om een vervanger te vinden.

Maar zelfs op hun laatste dag kunnen uw vertrekkende werknemers een belangrijke bron van informatie zijn voor uw bedrijf. Ze kunnen inzicht verschaffen in de zwakke punten van uw organisatie en u laten zien hoe u het behoud van werknemers in de toekomst kunt verbeteren.

Met de juiste vragen voor exitgesprekken kunt u dat inzicht benutten. Wanneer u een nieuwe werknemer aanwerft, gebruikt u grondige vaardigheidstests om de nodige informatie over zijn vaardigheden te verzamelen voordat u hem in dienst neemt. Het is logisch om een soortgelijke aanpak te hanteren wanneer ze vertrekken, toch?

In deze post nemen we het exitgesprek van een werknemer vraag voor vraag met je door. Daarna gaan we dieper in op wat een exitgesprek is, waarom het belangrijk is en hoe u het voor u kunt laten werken.

Deel 1: 14 vragen voor exitgesprekken met vertrekkende werknemers

Exitgesprekken kunnen gevoelig liggen bij zowel u als uw vertrekkende werknemer. Om het gesprek in goede banen te leiden, moet u het gesprek benaderen met een duidelijk plan.

Een goed gestructureerd exitgesprek is nuttig voor beide partijen. Het geeft u vertrekkende medewerker de kans om eventuele problemen te delen en het laat u waardevolle informatie verzamelen om uw bedrijf te helpen verbeteren.

Deze 14 vragen zijn in volgorde geplaatst, zodat uw gesprek zo natuurlijk mogelijk verloopt. Elke vraag helpt uw bedrijf om meer te weten te komen over de processen, de workflow en de cultuur - en ook over de specifieke kenmerken van het vertrek van uw werknemer.

Wanneer u klaar bent om het gesprek te plannen, houd dan deze sjabloon voor exitgesprekken in uw achterzak.

Vragen voor exitgesprekken in een oogopslag

1. Waarom ben je op zoek gegaan naar een nieuwe baan?

Dit is een open vraag in brede zin, waardoor het een geweldige manier is om een exitgesprek te openen. Het geeft uw werknemer de ruimte om het gesprek te richten op zijn grootste zorgen, zodat u uw gesprek daarop kunt afstemmen. Hoewel deze vraag niet relevant is voor alle werknemers (vooral niet voor werknemers die zijn ontslagen of met pensioen gaan), is het in de meeste situaties een goede openingsvraag.

Of hun antwoord nu gaat over wat uw bedrijf mist of wat andere organisaties bieden dat u niet biedt, u kunt een nuttig beeld krijgen van de situatie van uw werknemer.

Deze vraag is vooral nuttig als u te maken hebt met een hoog niveau van vrijwillig verloop. Let op patronen in de antwoorden die uw vertrekkende werknemers op deze vraag geven. Deze patronen kunnen wijzen op specifieke dingen die u zou kunnen veranderen binnen uw bedrijf om de kosten en gevolgen van het verlies van uw personeel te beperken.

2. Wat vond je het leukst en het minst leuk aan je baan en dit bedrijf?

Het eerste deel van deze vraag nodigt uit tot positieve feedback, die u helpt om te zien wat u goed doet. Zelfs als ze ernstige redenen hebben om te vertrekken, kunnen de meeste werknemers nog steeds iets aanwijzen dat ze leuk vonden aan het werken voor uw bedrijf.

Dat is ook belangrijke informatie: Als u iets goed doet, is het belangrijk om te weten wat dat is en om het vol te houden.

Het tweede deel van de vraag geeft uw werknemer de ruimte om eventuele uitdagingen aan te kaarten die ze tegenkwamen in de functie die ze willen verlaten. Wat ze u vertellen, moet de basis vormen voor verdere discussies over wat uw bedrijf beter kan doen.

3. Denk je dat je baan is veranderd sinds je bent aangenomen?

De aard van elke functie kan na verloop van tijd veranderen - en als HR-manager bent u zich daar misschien niet altijd van bewust.

Deze veranderingen zijn vaak volkomen normaal en weerspiegelen de veranderende operationele behoeften van uw bedrijf. Maar soms wijzen ze op andere factoren, zoals onderbezetting of managementproblemen, die kunnen wijzen op grotere problemen binnen uw bedrijf.

Als uw medewerker het gevoel heeft dat zijn of haar rol is veranderd sinds hij of zij is begonnen, is het de moeite waard om zijn of haar perspectief op die verschuiving te krijgen.

En ongeacht de redenen waarom de functie is veranderd, moet u de huidige vorm van de functie begrijpen voordat u iemand nieuw aanneemt. Deze vraag geeft u belangrijke informatie voor het schrijven van een goede functiebeschrijving en een werknemersprofiel voor degene die uw vertrekkende medewerker vervangt.

4. Heb je het gevoel dat je voldoende ondersteuning, middelen en tools hebt gekregen om je functie succesvol uit te oefenen?

Werknemers willen kunnen vertrouwen op hun managers en senior leiderschap om hen te ondersteunen op het werk.

Dus als uw vertrekkende medewerker niet het gevoel heeft dat hij of zij goed ondersteund werd in zijn of haar functie, dan moet u dat weten. Het wijst op een belangrijk gebied van potentiele verbetering voor uw organisatie.

Door te vragen naar input over hoe het beter kan, krijgt u een waardevol perspectief op uw bedrijfscultuur. Als er een probleem is, heeft uw medewerker waarschijnlijk al nagedacht over hoe het opgelost zou kunnen worden. Doe uw voordeel met dat inzicht en uw overige personeel zal er de vruchten van plukken.

5. Heb je het gevoel dat je voldoende opleidings- en bijscholingsmogelijkheden hebt gekregen?

Mogelijkheden voor omscholing en bijscholing worden steeds belangrijker voor mensen die beslissen waar ze gaan werken. Volgens onderzoek van PwC:[1]

• Is 77% van de werknemers bereid om zich bij te scholen of om te scholen

• Ziet 74% van de werknemers bijscholing als een belangrijke professionele verantwoordelijkheid

• 93% van de CEO's die bijscholingsprogramma's gebruiken, zien een verbetering in het behouden van talent

Als uw vertrekkende werknemer vindt dat hij niet genoeg kansen heeft gekregen om door te groeien binnen uw organisatie, dan moet u iets doen met die waardevolle feedback. Meer kansen bieden voor opleiding en bijscholing is een gemakkelijke manier om het personeelsverloop te beperken.

6. Heb je het gevoel dat je bijdragen erkend en gewaardeerd worden?

Wat we ook doen, we willen ons allemaal erkend en gewaardeerd voelen op het werk. Omgekeerd zullen werknemers die zich niet gewaardeerd voelen, waarschijnlijk elders op zoek gaan naar mogelijkheden.

Als uw werknemers zich niet erkend voelen, kan dat leiden tot morele problemen, die weer leiden tot verloop. En als uw verloopprobleem uit de hand loopt, leidt het tot verdere problemen met het moreel in uw hele bedrijf - waardoor een vicieuze cirkel ontstaat.

Door deze vraag te stellen, kunt u vaststellen of uw bedrijf genoeg doet om zijn personeel te erkennen. Als de feedback op deze vraag negatief is, is het tijd om beter na te denken over manieren om waardering te tonen aan uw teamleden.

7. Waren je werkomstandigheden flexibel genoeg?

Sinds de pandemie heeft werken op afstand een grote vlucht genomen. Maar flexibel werken is meer dan alleen werken op afstand. Het gaat ook over andere voordelen, zoals:

• Betaalde vrije tijd

• Flexibiliteit van het rooster

• Deeltijdse werkopties

• Ruimte voor sabbatical of loopbaanonderbreking

En het is een steeds belangrijkere zorg voor werknemers. In een onderzoek van McKinsey noemde 21% van de respondenten flexibele werkregelingen als topprioriteit bij het zoeken naar een nieuwe baan.

Als uw werknemers van uw bedrijf niet krijgen wat ze nodig hebben op het gebied van flexibiliteit, zullen ze waarschijnlijk elders op zoek gaan. Inzicht in wat uw vertrekkende werknemers willen van hun werkregelingen helpt u om uw huidige personeel een betere deal aan te bieden.

8. Hoe zou je de algemene cultuur van ons bedrijf omschrijven?

Inzicht in de bedrijfscultuur stelt u in staat om efficienter personeel aan te nemen en een gemeenschappelijke basis te creeren met uw werknemers. De gedeelde waarden van de bedrijfscultuur vormen de basis voor een efficient team.

Er zijn vier belangrijke voordelen van een sterke organisatiecultuur:

1. Verbetert de prestaties en productiviteit van werknemers

2. Trekt het beste talent aan

3. Vermindert het personeelsverloop en helpt werknemers te behouden

4. Maakt uw organisatie over het algemeen concurrerender

Maar een bedrijfscultuur bedenken is iets heel anders dan ze in de praktijk brengen. Uw teamleden, die uw bedrijfscultuur elke dag uit de eerste hand ervaren, kunnen een frisse kijk geven op uw begrip van uw bedrijfscultuur.

Als de antwoorden die u krijgt als u deze vraag stelt niet overeenkomen met uw doelstellingen voor uw bedrijfscultuur, is het misschien tijd om uw aanpak opnieuw te evalueren.

9. Heb je problemen ondervonden met het bedrijfsbeleid?

Net als de bedrijfscultuur kan het beleid er heel anders uitzien, afhankelijk van uw invalshoek. Een beleid dat voor managers heel logisch is, kan ernstige problemen veroorzaken voor de werknemers die er elke dag mee moeten omgaan.

Deze vraag helpt u om dieper in te gaan op de specifieke moeilijkheden die uw werknemer ondervond in zijn/haar functie. Of een problematisch beleid nu invloed had op de dagelijkse logistiek van hun werk of op hun algemene ervaring met het bedrijf, u hebt er baat bij om te begrijpen wat er misging en waarom.

Antwoorden op deze vraag geven constructieve feedback over hoe hardnekkige problemen op het werk kunnen worden opgelost. De informatie die u hier verzamelt, kan uw huidige werknemers echte frustratie besparen en als bonus de algemene productiviteit verbeteren.<

10. Hoe was je algemene ervaring met het werken met je collega's?

De meeste voltijdse werknemers brengen meer tijd door met hun collega's dan met hun gezin. Het is altijd beter voor een bedrijf om teams samen te stellen die goed samenwerken - het leidt tot een grotere betrokkenheid van werknemers en een hogere productiviteit voor iedereen.[2]

Maar aan de andere kant van de medaille kunnen teams die niet goed samenwerken het moreel van een werknemer ondermijnen.

Als u vertrekkende werknemer het heeft over problemen in de samenwerking met zijn collega's, moet u overwegen om juwe aanwervingsaanpak te veranderen. Met de juiste tests, zoals de populaire 16 Types Persoonlijkheidstest, kunt u inschatten wie goed met uw teams kan opschieten en dit probleem voorkomen.

11. Heb je een goede ervaring met je manager?

Uit een recent onderzoek van Flexjobs blijkt dat slecht management de nummer drie reden is waarom mensen hun baan opzeggen. Het geeft aan hoe cruciaal het is dat werknemers en managers goed samenwerken - en hoe een slechte relatie met een manager de werkervaring verzuurt.

Hoewel die slechte relatie kan neerkomen op iets onschuldigs als een mismatch tussen leiderschapsstijlen, kan het ook wijzen op een groter probleem met de aanpak van de manager.

Door deze vraag te stellen aan al uw vertrekkende werknemers krijgt u de gegevens die u nodig hebt om te bepalen of uw bedrijf een managementprobleem heeft. Als meerdere werknemers die met dezelfde manager werken ontslag nemen, is het de moeite waard om de prestaties van die manager nader te onderzoeken.

12. Wat denk je dat het bedrijf anders had kunnen doen om je te behouden?

Het uiteindelijke doel van deze vragen is erachter te komen wat u beter had kunnen doen om uw werknemer te behouden. Deze specifieke vraag is niet van toepassing op alle vertrekkende werknemers - het is bijvoorbeeld niet de moeite waard om te vragen hoe u een werknemer die met pensioen gaat had kunnen behouden. Maar in de meeste gevallen komt deze vraag precies op het punt van het exitgesprek.

Als u deze gids vanaf het begin hebt gevolgd, hebt u waarschijnlijk al gevraagd wat uw werknemer ertoe heeft aangezet om elders op zoek te gaan. Deze vraag is meer gericht op mogelijke veranderingen dan op de hoofdoorzaken. Er wordt direct gevraagd naar feedback en suggesties waar uw overgebleven personeel baat bij kan hebben.

Omdat deze vraag zo algemeen is, helpt hij vaak om problemen aan te pakken die moeilijker in een oogopslag te zien zijn. Een salarisverschil tussen uw bedrijf en een concurrent is een voor de hand liggende reden voor een werknemer om te vertrekken, maar problemen zoals inefficiente processen of niet reagerende managers kunnen moeilijker te achterhalen zijn.

13. Zou je overwegen om terug te keren naar het bedrijf?

Geloof het of niet, niet al uw vertrekkende werknemers zijn voorgoed weg. Visier geeft enkele belangrijke statistieken over terugkerende werknemers:

• 29% van de nieuw aangeworven werknemers waren rehires in 2020

• 25% van de terugkerende werknemers waren high performers toen ze eerder in dienst waren bij hun bedrijf

• Terugkerende werkgevers komen over het algemeen na een jaar weg te zijn geweest terug bij hun voormalige werkgever

Zogenaamde "boemerang werknemers" komen met echte voordelen. Ze kennen uw bedrijf al en hebben waardevolle ervaring met uw manier van werken. Dit betekent dat het minder tijd en geld kost om ze in te werken.

Als er factoren zijn die uw vertrekkende werknemers aanmoedigen om terug te keren, is het de moeite waard om te weten welke dat zijn. Kennis van deze factoren helpt u op de lange termijn.

14. Heb je nog suggesties voor hoe we ons als bedrijf zouden kunnen verbeteren?

Hoe goed u het exitgesprek ook plant, er is altijd een risico dat u niet de juiste vraag stelt om uw medewerker te laten praten over zijn of haar ervaring. Als u hen geen ruimte laat om bijkomende opmerkingen te delen, zou u vitale informatie kunnen missen die zou kunnen helpen om uw bedrijf te verbeteren.

Deze open slotvraag is ontworpen om alle basisprincipes te dekken die u misschien over het hoofd hebt gezien.

Deel 2: Een diepe duik in exitgesprekken

De beste exitgesprekvragen weten is slechts de helft van het gevecht. Om het meeste uit een exitgesprek te halen, is het belangrijk om precies te begrijpen hoe het uw bedrijf ten goede komt.

Deze gids met best practices voor exitgesprekken biedt een pad naar zinvolle inzichten over uw werkomgeving. U kunt deze gebruiken voor voortdurende verbetering, zodat uw organisatie concurrerend blijft als het gaat om het werven van toptalent.

In dit deel bespreken we waarom exitgesprekken belangrijk zijn. Daarna gaan we dieper in op de beste manieren om ze voor u te laten werken, zodat u er zoveel mogelijk uit kunt leren en de grootste mogelijkheden hebt om uw praktijken in de toekomst te verbeteren.

Wat is een exitgesprek?

Een exitgesprek is een1:1 gesprektussen een werknemer en een HR-professional. Het is een kans om vragen te stellen over de beslissing van je werknemer om te vertrekken. Nog beter, het is een kans om te leren van hun ervaringen met je bedrijf - goed of slecht - zodat je je als organisatie kunt blijven ontwikkelen.

Een exitgesprek moet:

1. De relatie tussen werkgever en werknemer op een constructieve manier formeel beeindigen

2. Informatie geven over de ervaring van je werknemer met het bedrijf, de bedrijfscultuur, het management en hun team

3. Je helpen om de redenen van je werknemer om te vertrekken te begrijpen

4. Je de tools geven om verbeterpunten binnen je organisatie te identificeren

Waarom zijn exitgesprekken belangrijk?

7 best practices voor het verkrijgen van maximaal inzicht uit exitgesprekken

Naast het stellen van de juiste vragen, moet u het exitgesprek met gevoel en zorg benaderen. Als je dit netjes aanpakt, vergroot je de kans dat je zinvolle, eerlijke feedback krijgt van je werknemers.

Volg deze stappen en je zult een echte verbetering zien in de kwaliteit van de gegevens die je exitgesprekken opleveren.

Best practices exitgesprekken in een oogopslag

1. Zorg voor een goede timing. Zorg voor de juiste timing

U moet exitgesprekken plannen nadat uw werknemer u heeft verteld dat hij van plan is te vertrekken, maar voordat hij ergens naartoe gaat. Dit betekent dat het exitgesprek fungeert als een definitief sluitstuk van hun ervaring met uw organisatie.

Dit geldt zelfs voor werknemers op afstand. Hoewel je je geen zorgen hoeft te maken over hun onbereikbaarheid in persoon of face-to-face na hun vertrek, moet je er toch naar streven om hen een coherent, ordelijk offboarding proces te geven.

Op die manier kun je er zeker van zijn dat je bedrijf zijn werknemers eerlijk en professioneel behandelt tot het einde van hun tijd bij jou.

2. Laat een neutrale partij het gesprek voeren

Je werknemer kan een moeilijke relatie hebben met zijn manager, vooral als ze ontslagen of ontslagen zijn. Zelfs als dat niet het geval is, is het belangrijk om te onthouden dat ze waarschijnlijk heel nauw hebben samengewerkt met hun manager. Ze voelen zich misschien niet op hun gemak om helemaal eerlijk te zijn over hun ervaringen wanneer die manager feedback probeert te verzamelen over het exitgesprek.

Door een HR-professional of coach het exitgesprek te laten voeren, krijgt je medewerker meer ruimte om openhartig te zijn. Dit verbetert de kwaliteit (en nauwkeurigheid) van de gegevens die je verzamelt.

3. Wees je bewust van de gevoelens van je medewerker

De gemiddelde persoon brengt 1.936 uur per jaar door op het werk. Zelfs als ze vrijwillig hebben besloten om weg te gaan, kunnen uw werknemers het een uitdaging vinden om verder te gaan van een plek waar ze zoveel tijd in hebben geinvesteerd.

Wees u ervan bewust dat uw werknemers moeite kunnen hebben met de overgang van hun werkplek, en benader het exitgesprek gevoelig. Probeer niet te oordelen, geef mensen de ruimte om openlijk te spreken en respecteer de antwoorden die ze je geven.

4. Verzamel consistente gegevens door gestandaardiseerde vragen te stellen

Het is een bekend feit in de wetenschappelijke wereld dat gestandaardiseerde metingen betrouwbaardere resultaten opleveren. Hetzelfde geldt voor interviewvragen.

Of je nu nieuwe werknemers aanwerft of je huidige personeel inwerkt, gestructureerde interviews helpen je de meest bruikbare informatie te verzamelen. Ze helpen je ook om de antwoorden op je gestandaardiseerde vragen gemakkelijker te verzamelen, zodat je eventuele patronen kunt herkennen.

Wees niet bang om de antwoorden die je krijgt op te volgen (het volgende punt laat je een effectieve manier zien om dat te doen zonder je focus te verliezen). Maar vasthouden aan je overkoepelende structuur geeft je een duidelijker beeld van de ervaring van je werknemer dan een breed gesprek.

5. Gebruik de vijf waarom techniek om in de antwoorden van je werknemer te duiken

One-size-fits-all vragen zullen niet altijd de diepgaande resultaten opleveren die je nodig hebt. Technieken zoals de vijf waarom's helpen je om verder te gaan dan het oppervlakkige en om tot de kern te komen van alle problemen die je werknemers naar voren brengen.

De stappen voor een vijf waarom-analyse zijn als volgt:

1. Begin met het bespreken van een specifiek probleem

2. Vraag waarom het probleem is gebeurd

3. Vraag nogmaals waarom: Wat veroorzaakte de gebeurtenis die het probleem veroorzaakte?

4. Blijf waarom vragen totdat u de hoofdoorzaak van het oorspronkelijke probleem hebt gevonden

Het duurt meestal vijf keer "waarom" om de hoofdoorzaak te onthullen, vandaar de naam.

Gebruik de gegevens die dit proces oplevert om de structurele problemen aan te wijzen die problemen kunnen veroorzaken voor uw werknemers. Van daaruit kunt u werken aan het oplossen ervan.

6. Verzeker alle medewerkers dat hun feedback vertrouwelijk en anoniem is

Het kan voor medewerkers een uitdaging zijn om problemen op de werkvloer aan te kaarten. Zelfs in de beste tijden is het moeilijk om het gevoel te hebben dat je klaagt. En afhankelijk van de bedrijfscultuur kunnen uw teamleden zich zorgen maken over pushback of zelfs represailles van het management.

Maar door je werknemers gerust te stellen dat je hun feedback serieus en respectvol neemt, moedig je hen aan om meer openhartig te zijn over hun ervaringen. Het vangnet van vertrouwelijkheid verbetert uiteindelijk de kwaliteit van uw gegevens.

7. Verzamel proactief feedback voordat uw medewerkers vertrekken

Als u wacht met het verzamelen van feedback van uw medewerkers tot het exitgesprek, kan dit wijzen op een probleem met de cultuur van uw organisatie. Idealiter zouden uw werknemers zich veilig moeten voelen om hun input te delen voordat ze het punt bereiken dat ze vertrekken.

Het bevorderen van een cultuur van transparantie, respect en feedback op uw werkplek helpt uw werknemers om zich psychologisch veiliger te voelen. Dit zorgt ervoor dat ze zich op hun gemak voelen om problemen aan te kaarten voordat het serieuzere problemen worden.

Deze aanpak beperkt het personeelsverloop en kan er zelfs voor zorgen dat u op de lange termijn minder exitgesprekken hoeft te voeren.

Gebruik exitgesprekken om uw wervingsprocessen te verbeteren

Door de juiste vragen te stellen voor exitgesprekken kan uw organisatie het verlies van een werknemer omzetten in een waardevolle bron voor toekomstige werving en behoud.

Een duidelijke structuur en een emotioneel intelligente, sympathieke benadering van het exitgesprek stellen je in staat om veel meer te leren van je werknemers. Met behulp van de technieken die u in deze gids hebt geleerd, kunt u nuttige, eerlijke gegevens verzamelen en patronen identificeren die uw bedrijf zullen helpen groeien en verbeteren.

Leer hoe u de stabiliteit van de organisatie kunt behouden wanneer een werknemer vertrekt met onze gids voor opvolgingsplanning.

Of gebruik de Leadership and People Management test om potentiele kandidaten voor opvolging te beoordelen.

Bronnen

1. "De impact van bijscholing op leren, talentbehoud en talentacquisitie". (n.d.). PwC ProEdge. Opgehaald op 6 maart 2023. https://proedge.pwc.com/upskilling-and-talent-strategies

2. Gurchiek, Kathy. (16 december 2014). "Enquete: Werkplekvrienden belangrijke retentiefactor". SHRM. Opgehaald op 6 maart 2023. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/employee-relations/pages/workplace-friendships.aspx