De definitieve gids voor het inhuren van een expert met gevorderde Excel-vaardigheden

Het aannemen van een werknemer met gevorderde Excel-vaardigheden kan een uitdaging zijn. U moet niet alleen bepalen welke gevorderde Excel-vaardigheden hun baan vereist, maar u moet ook een manier vinden om deze vaardigheden bij uw kandidaten te testen. Het wordt nog ingewikkelder als u geen Excel-expert bent. Gelukkig zijn er manieren om deze kandidaten te vinden, zelfs als u geen Excel meester bent, zoals het gebruik van een Excel vaardigheidstest.

Uitzoeken of een kandidaat gevorderde Excel-vaardigheden heeft als u zelf geen expert bent, kan lastig zijn - maar het is niet onmogelijk. Er zijn manieren om de deskundigheid van kandidaten op het gebied van de vereiste vaardigheden te controleren.

In dit artikel bespreken we de Excel-vaardigheden die als gevorderd worden beschouwd, de combinatie van vaardigheden die nodig zijn voor bepaalde functies en hoe u kunt beoordelen of een kandidaat de benodigde vaardigheden heeft of niet. Laten we er meteen in duiken!

Wat zijn gevorderde Excel-vaardigheden?

Gevorderde kennis van Excel betekent het vermogen hebben om spreadsheets, grafieken, tabellen, berekeningen en automatisering efficiënt te gebruiken om grote hoeveelheden gegevens te verwerken die relevant zijn voor zakelijke taken.

De manier waarop Excel wordt gebruikt, hangt af van de behoeften en taken van specifieke afdelingen of functies.

Laten we eens kijken naar de drie niveaus van Excel-vaardigheden en daarna gaan we dieper in op de specifieke vaardigheden die een gevorderde Excel-gebruiker moet hebben. Daarna behandelen we Excel vaardigheidstesten en andere manieren om Excel vaardigheden te beoordelen.

Basisvaardigheden in Excel omvatten veelgebruikte sneltoetsen in Excel, het gebruik van celverwijzingen, stijlen en bereiken met gegevens. Verschillende weergaveopties zoals in- of uitzoomen en het tonen van formules, en de basisopmaak van spreadsheets behoren ook tot de basisvaardigheden van Excel

De intermediaire Excel-vaardigheden omvatten meer geavanceerde formules en functies zoals SUM, AVERAGE en SUMPRODUCT voor efficiënt gebruik van spreadsheets. Intermediaire gebruikers moeten ook een praktische kennis hebben van grafieken.

Evorderdeanceerde Excel-vaardigheden hebben alles te maken met het beheersen van formules, VBA (Visual Basic for Applications) programmeren, en andere Excel-functies voor het uitvoeren van complexe taken. Experts kunnen Excel gebruiken voor meer geavanceerde doeleinden zoals gegevensanalyse en simulatie.

6 gevorderde Excel-vaardigheden om naar te zoeken

Er zijn veel dingen die u kunt doen met Excel - maar de volgende zes vaardigheden onderscheiden de echte experts van de rest. Als u deze vaardigheden kent, kunt u bepalen welke vaardigheden uw ideale kandidaten moeten hebben. Vervolgens kunt u de juiste sollicitatievragen en Excel-vaardigheidstests kiezen om er zeker van te zijn dat uw kandidaten hebben wat nodig is om de klus te klaren.

1. VLOOKUP

VLOOKUP (verticale opzoeking) is een functie om een waarde in een tabel op te zoeken en gegevens uit een specifieke kolom op te halen. In principe worden gegevens in een tabel verticaal opgezocht met behulp van een lookup-waarde.

Bron: Exceljet

VLOOKUP is een waardevolle vaardigheid om te hebben omdat het helpt bij het samenvoegen van meerdere sets informatie tot een - zoals een samenvoeghulpmiddel.

In de praktijk is VLOOKUP handig voor:

• De bijbehorende rentestroom berekenen in een financieel model met een schuldschema

• De verkochte hoeveelheid voor een specifiek artikel opzoeken

• Verkoopbonussen berekenen

2. INDEX MATCH

De combinatie INDEX MATCH bestaat uit twee Excel-functies - INDEX en MATCH. De eerste functie geeft de waarde van een cel op een bepaalde locatie in een lijst of tabel. De tweede functie geeft de positie van een cel in een rij of kolom terug.

In dit voorbeeld is Index Match bezig met het identificeren en matchen van de bevolking van Japan met F2.

Bron: Ablebits

Wanneer deze functies worden gecombineerd, kan een formule dynamisch worden, zoals in het geval van een lookup in twee richtingen. De toepassingen zijn vergelijkbaar met VLOOKUP, hoewel INDEX MATCH flexibeler is.

Wat betreft gebruik zijn hier voorbeelden:

• De verkoopcijfers voor een specifieke maand voor een specifieke agent weergeven

• Een financieel overzicht maken

• Een inkooporder maken met een prijslijst

3. Geavanceerde voorwaardelijke opmaak

Voorwaardelijke opmaak is een geweldige manier om een spreadsheet te ontwerpen omdat het een gebruiker een snelle manier geeft om een visuele analyselaag toe te voegen aan een gegevensset. Het kan ook worden gebruikt om geavanceerde hulpmiddelen te maken, zoals heat maps en Harvey bubbles.

Een heat map is een weergave van gegevens met waarden weergegeven als kleuren, meestal een warm-naar-koud kleurenspectrum, om te laten zien welke waarden groter of kleiner zijn dan de andere.

In dit voorbeeld van een heat map is te zien dat de temperaturen in Central Park warmer zijn tussen mei en september.

Bron: Excel-Easy

Harvey balls zijn grafische weergaven van kwalitatieve informatie om aan te geven in welke mate een item voldoet aan een bepaald criterium.

Het pictogram naast de scores geeft aan of de score thuishoort in de groep 0-34, 35-64 of 65 en hoger.

Bron: Contextures Blog

Hier is meer van wat geavanceerde voorwaardelijke opmaak kan doen:

• Markeer problemen met gegevensinvoer

• Duplicaten weergeven

• Markeer rijen met de meeste verkopen

4. Draaitabellen en rapportage

Een draaitabel is een krachtige Excel-functie die wordt gebruikt bij het maken van rapporten van grote gegevensverzamelingen. In zekere zin is een draaitabel als een gewone rapporttabel met een essentieel verschil - u kunt dezelfde gegevens vanuit verschillende perspectieven bekijken.

Dit is een tweedimensionale draaitabel waarbij u verder kunt kijken in de specifieke kolommen of rijen.

Bron: Excel-Easy

Een gebruiker kan gegevens groeperen in categorieën, gegevens filteren om categorieen op te nemen/uit te sluiten en zelfs grafieken bouwen met draaitabellen.

In het echte leven kunnen draaitabellen worden gebruikt voor het maken van:

• Werknemersdatabase

• Productdatabase

• Projectverkoopverslag

5. Macro's en VBA

Een macro is een klein computerprogramma dat een actie of een reeks acties uitvoert zodra het is ingeschakeld. Macro's worden geschreven met VBA-taal (Visual Basic for Applications) en opgeslagen in modules. Het gebruik van een macro vereist een grondige kennis van VBA, wat de reden is waarom veel bedrijven ervoor kiezen om een speciale VBA-programmeur in te huren.

Zodra de gebruiker op "Toon hoge omzet" klikt die met AVBA is geschreven, berekent Excel de hoogste omzet.

Bron: Spreadsheeto

VBA-macro's helpen bij het automatiseren van taken. Vanwege de complexiteit beschikt echter niet elke Excel-gebruiker over deze vaardigheid.

Gevorderde Excel-gebruikers passen VBA-macro's toe om:

• Gegevens snel op te schonen en te formatteren

• Gegevens op alle bladen op te sommen

• Eigenschappen en acties in draaitabellen te automatiseren

• Gebruikersformulieren maken en wijzigen

• Systemen maken om Excel-bestanden te maken, bij te werken of te wijzigen

6. Gegevenssimulaties

Een simulatie houdt meestal in dat er een wiskundig model wordt gemaakt dat de kenmerken van een systeem weergeeft. Hoewel er tegenwoordig gespecialiseerde softwareprogramma's zijn voor simulaties, kan iemand met gevorderde vaardigheden Excel-tools gebruiken voor simulatie.

Een voorbeeld van gegevenssimulatie waarbij toekomstige winsten worden geprojecteerd op basis van gegevens uit het verleden.

Bron: SpreadsheetWEB

Om een simulatie in Excel uit te voeren, moet een gebruiker weten hoe hij functies kan gebruiken zoals:

• Functies voor het genereren van willekeurige getallen

• Statistische functies

• Gegevenstabellen

• Tools voor wat-als-analyse

Wat betreft de toepassing zijn hier enkele use cases van gegevenssimulaties:

• Simuleer online advertentieactiviteiten om mogelijke gemiddelde verkopen voor een periode te bepalen

• Vind verkooppatronen op basis van recente gegevens

• Modelleer de levenslange waarde van klanten op basis van hun productaankooptraject

Hoe kunt u kandidaten beoordelen op hun Excel-vaardigheden?

Misschien ontvangt u sollicitaties van veel kandidaten die zichzelf beschouwen als experts in Excel. Excel-vaardigheden zijn immers algemeen als u bedenkt dat 16% van de wereldbevolking Excel gebruikt.

Om er zeker van te zijn dat u een kandidaat aanneemt met de meest toepasbare geavanceerde Excel-vaardigheden, moet u ze testen. Laten we eens kijken naar de verschillende manieren om de competenties van uw kandidaten te onderzoeken

Testen van spreadsheetvaardigheden met screeningsvragen

Screeningsvragen helpen u het volume van binnenkomende sollicitaties te beheren door u te laten zien welke sollicitanten over de vereiste vaardigheden beschikken.

Dit stelt u in staat om sollicitanten vanaf het begin te screenen. U kunt er echter ook voor kiezen om te screenen tijdens de sollicitatieprocedure of zelfs na de selectieprocedure. Maar het vooraf screenen van sollicitanten zal op de lange termijn zeker tijd besparen.

Er zijn drie soorten screeningsvragen:

1. Tekst of open vragen

2. Ja/Nee

3. Meerkeuze

U kunt sollicitanten bijvoorbeeld vragen:

• Hoeveel jaar ervaring heb je met Excel?

• Wat beschouw je als je moeilijkste project dat je in Excel hebt voltooid? Leg uit hoe je het hebt aangepakt en wat de resultaten waren.

• Heb je ervaring met VBA-macro's? Zo ja, vertel ons wanneer en hoe je deze hebt gebruikt om de gegevensverwerking te verbeteren.

• In welke omstandigheden verkies je VLOOKUP boven INDEX MATCH?

Ja/Nee vragen zijn nuttig om een snel overzicht te krijgen van de vaardigheden van kandidaten en om uw kandidaten te vergelijken op basis van duidelijke parameters. Ja/Nee-vragen zijn veel specifieker dan open vragen en laten toe in te zoomen op specifieke kennis.

Voorbeeldvragen zijn:

• VBA-macro's worden gebruikt om de verwerking van gegevens te automatiseren. Waar of niet waar?

• VLOOKUP en INDEX MATCH zijn hetzelfde. Ja of nee?

• Je kunt heat maps maken met geavanceerde voorwaardelijke opmaak. Ja of nee?

Een van de beste en meest gebruikte typen screeningsvragen is meerkeuze. Met de juiste vragen en een timer kunt u de vaardigheden van een kandidaat in Excel testen.

Hier is een voorbeeld van TestGorilla's eigen Excel test:

TestGorilla heeft een enorme testbibliotheek. Verken de testbibliotheek en zoek naar specifieke tests en bekijk testaanbevelingen. U kunt ook uw eigen aangepaste vragen instellen.

Excel vaardigheidstesten uitvoeren om vaardigheden te beoordelen

Een Excel vaardigheidstest kan u laten zien hoe goed een kandidaat geavanceerde Excel vaardigheden toepast.

Idealiter wordt dit gedaan na de eerste screening vlak voor het sollicitatiegesprek of na een interviewronde.

Kiezen voor gratis examens die online te vinden zijn, betekent dat uw kandidaten de antwoorden hierop mogelijk ook online kunnen vinden. Als u dit wilt vermijden, kunt u beter een expert inschakelen die speciaal voor u een examen kan ontwerpen. Als dat geen optie is, heeft TestGorilla een algemene Excel vaardigheidstest, een gevorderde Excel vaardigheidstest, en een test om de vaardigheid van een kandidaat te meten in financiële modellering met Excel.

Hier is een voorbeeld van een gratis geavanceerd Excel praktijkexamen van eExcel LTD:

Algemene Excel vaardigheidstest

TestGorilla's algemene Excel test evalueert het vermogen van een kandidaat om Excel spreadsheets te lezen en te interpreteren, basisberekeningen uit te voeren en tabellen te manipuleren. Op die manier kunt u kandidaten aannemen die begrijpen hoe ze Excel moeten gebruiken als onderdeel van de Microsoft Office-suite.

Deze test is een goede optie als u op zoek bent naar managementassistenten, executive assistenten of andere functies waarvoor een goed begrip van de basisfunctionaliteit van Microsoft Excel vereist is.

U kunt een aantal voorbeeldvragen bekijken in onze Testbibliotheek. Als wat u ziet u bevalt, meld u dan aan voor een gratis proefversie.

Excel vaardigheidstest voor gevorderden

De Excel vaardigheidstest voor gevorderden evalueert de beheersing van een kandidaat van een breed scala aan Excel functies en formules om u te helpen kandidaten te identificeren die bedreven zijn in het gebruik van Excel om gegevens te organiseren en er inzichten uit te halen met behulp van Microsoft Excel.

Deze test is een goede manier om betere beslissingen te nemen bij het aannemen van financiele professionals, marketeers, verkopers, leidinggevenden, data scientists, en andere functies waarvoor een gevorderde beheersing van Microsoft Excel vereist is.

Als dit is wat u zoekt, bekijk dan enkele voorbeeldvragen in onze Testbibliotheek. Als wat u ziet u bevalt, meld u dan aan voor een gratis proefversie.

Excel vaardigheidstest financiële modellering

De Excel vaardigheidstest financiële modellering evalueert de essentiele financiele en waarderingsvaardigheden van een kandidaat en hun vermogen om financiële modellen te maken en te onderhouden met behulp van Excel. De test is ontworpen om u te helpen financiele professionals aan te nemen die vaak met Excel moeten werken.

Overweeg deze test als u financiële professionals aanneemt (controllers, analisten, consultants) die gedegen vaardigheden moeten hebben op het gebied van financiële modellering in Excel.

U kunt een beter idee krijgen van hoe deze test eruitziet door enkele voorbeeldvragen te bekijken in onze Testbibliotheek. Als het u bevalt wat u ziet, meld u dan aan voor een gratis proefversie.

Vergelijking tussen het gebruik van screeningsvragen en Excel vaardigheidstests

Screeningsvragen en praktijkexamens bieden verschillende voor- en nadelen.

Laten we in de volgende tabel naar elk van beide kijken:

Met de juiste combinatie van beoordelingsmethoden kunt u correct bepalen of de kandidaat echt over de vereiste vaardigheden beschikt.

Voor welke functies zijn Excel-vaardigheden vereist?

Excel wordt op veel manieren gebruikt - van het genereren van draaitabellen voor boekhoudkundige grootboeken tot het bijhouden van verkoopgegevens van een bedrijf.

Afhankelijk van de functie wilt u aan kandidaten specifieke gevorderde Excel-vaardigheden vragen. Hier volgt een lijst met enkele functies waarvoor Excel-vaardigheden vereist zijn en naar welke vaardigheden u moet zoeken:

1. Financieel analist

Financieel analisten bestuderen financiële gegevens om investeringsmogelijkheden te ontdekken, bedrijfskosten te verlagen en rapporten te schrijven over de details van de informatie. Samen met een verkoopmanager stelt een financieel analist ook manieren voor om de financiele groei van het bedrijf te vergroten.

De gevorderde Excel-vaardigheden voor een financieel analist zijn:

• VLOOKUP

• INDEX MATCH

• Gegevenssimulaties

Voorbeeldfunctiebeschrijving:

“Voor deze functie moet je vertrouwd zijn met boekhoudfuncties in Excel om technieken in boekhouding te kunnen uitvoeren. Je moet ook ervaring hebben met tools voor prognoses en verkooptrends in Excel. Weten hoe je gegevenssimulaties en solver moet gebruiken is een pluspunt.”

2. Business- en marktanalist Business- en marktanalist

Een businessanalist helpt de kloof tussen IT en de business te overbruggen met data analytics, waardoor business intelligence uit ruwe gegevens kan worden gehaald. Een marktanalist volgt dit op door het bedrijf te helpen geinformeerde beslissingen te nemen over de markt op basis van de gegevens.

De gevorderde Excel-vaardigheden voor een bedrijfs- en marktanalist zijn:

• Draaitabellen

• Voorwaardelijke opmaak

• VBA

• Excel-tools voor voorspellingen en trends

Voorbeeldtekst voor een functiebeschrijving:

“Voor deze functie heb je een goede kennis van Excel nodig, met vaardigheid in draaitabellen, voorwaardelijke opmaak, VBA en voorspellings- en trendtools.”

3. Gegevensanalist

Een gegevensanalist ondersteunt een bedrijf bij het nemen van beslissingen door gegevens te inspecteren, transformeren en modelleren om nuttige informatie te ontdekken en tot een conclusie te komen. Daarnaast identificeren ze ook trends en doen ze voorspellingen over de toekomst.

De gevorderde Excel-vaardigheden voor een gegevensanalist zijn:

• Draaitabellen

• VLOOKUP, INDEX, en MATCH-functies

• Excel-tools voor voorspellingen en trends

Voorbeeldtekst voor een functiebeschrijving:

“Voor deze functie moet je een expert zijn in de analysetools van Excel. Je moet ook de analysefuncties en opzoekfuncties zoals VLOOKUP, INDEX en MATCH beheersen. Het zou ook geweldig zijn als je weet hoe je geavanceerde grafieken moet maken en voorspellings- en trendtools moet gebruiken.”

4. Kostencalculator

Een kostencalculator is verantwoordelijk voor het verzamelen en analyseren van gegevens om de tijd en middelen in te schatten die nodig zijn om een product te maken. Natuurlijk moet een kostencalculator goed zijn in het lezen, analyseren en bijhouden van geschatte en werkelijke kosten.

De gevorderde Excel-vaardigheden voor een kostencalculator:

• Draaitabellen

• VLOOKUP, INDEX, en MATCH-functies

• Voorwaardelijke opmaak

Voorbeeld van een functiebeschrijving:

“Voor deze functie moet je weten hoe je draaitabellen maakt en aanpast en gegevens daaruit rapporteert. Je moet ook vertrouwd zijn met de Excel-functies VLOOKUP, INDEX en MATCH. Het is ook het beste als je de voorwaardelijke opmaak in Excel onder de knie hebt.”

5. Informatiemedewerker

Een informatiemedewerker voert administratieve taken uit zoals het bijhouden van dossiers, het verzamelen van gegevens en het helpen van klanten met gegevens- en informatiebeheer.

De gevorderde Excel-vaardigheden voor een informatiemedewerker:

• VLOOKUP, INDEX, en MATCH-functies

• Voorwaardelijke opmaak

• Draaitabellen

Voorbeeld van een functiebeschrijving:

“For this role, you need to have a strong understanding of Excel’s VLOOKUP, INDEX, and MATCH functions. You should also know how to use conditional formatting and advanced charts in Excel.”

6. Accountant of auditor

Accountants en auditors analyseren financiele overzichten en documenten om ervoor te zorgen dat deze nauwkeurig en up-to-date zijn. Ze dienen ook belangrijke financiële gegevens in en dienen belastingaangiften in.

De gevorderde Excel-vaardigheden waarnaar u moet zoeken in een functie als accountant of auditor role:

• Boekhoudfuncties

• VLOOKUP, INDEX, en MATCH-functies

Voorbeeldtekst functieomschrijving:

“Voor deze functie moet je een goed begrip hebben van de boekhoudfuncties van Excel. Je moet ook weten hoe je VLOOKUP-, INDEX- en MATCH-functies in Excel moet gebruiken.”

Huur de juiste Excel-expert in

Zoals we hebben gezien, vereisen verschillende functies verschillende geavanceerde Excel-vaardigheden. Het goede nieuws is dat u zelf geen Excel-expert hoeft te zijn om kandidaten te beoordelen op hun expertise.

Met een combinatie van pre-employment screening vragen en op maat gemaakte praktijkexamens kunt u beoordelen of een kandidaat over de geavanceerde vaardigheden beschikt die uw openstaande functie vereist. Deze objectieve resultaten zullen u helpen om elke kandidaat individueel te evalueren en al uw kandidaten te rangschikken op basis van expertise om de juiste aanwervingsbeslissing te nemen voor uw functie. Meld u aan voor uw gratis plan bij ons, of boek een gratis live demo met een lid van het team.