7 Stappen om het selectieproces te verbeteren

Om het beste talent voor je organisatie te vinden moet je kandidaten op een effectieve manier kunnen selecteren. Hier ben je echter vaak veel tijd én geld aan kwijt.

Een efficiënte selectieprocedure voor kandidaten helpt je je wervingskosten laag en voorspelbaar te houden. En het maakt het hele proces gemakkelijker voor alle andere betrokkenen: management, HR en kandidaten. Het straalt ook het juiste bedrijfsimago uit naar je sollicitanten, werknemers, en zelfs klanten.

In dit artikel leggen we uit hoe belangrijk een goed selectieproces voor kandidaten is, hoe dat proces eruit ziet, en geven we bruikbare tips om het te verbeteren.

Wat bedoelen we precies met het selectieproces van kandidaten en waarom is het belangrijk?

Kandidaatselectie is het proces waarmee je de juiste persoon voor een bepaalde functie in je bedrijf probeert te vinden. Het omvat alle stappen in het sollicitatieproces, van het screenen van cv’s tot het nemen van een definitieve beslissing en het opstellen van een werkaanbod. En het bestaat ook vaak uit een vaardigheidsassessment, een sollicitatiegesprek en een antecedentenonderzoek.

Het is de belangrijkste factor om het beste talent aan te trekken, d.w.z. mensen met de juiste ervaring en vaardigheden die bovendien de kernwaarden van je organisatie delen.

Het selectieproces moet perfect afgestemd zijn op de strategische doelstellingen van je bedrijf. Als je er niet in slaagt het proces op de doelstellingen van je organisatie af te stemmen, dan leidt dit geheid tot verkeerde aanstellingen – fouten die handenvol geld kosten.

Daarom is het selecteren van de juiste werknemers zo belangrijk voor je bedrijf: een goede wervingsstrategie is essentieel voor de groei en het succes van elke organisatie, volgens Zuraida Curtis, redacteur arbeidsrecht bij XpertHR.

Uit welke elementen bestaat het selectieproces van kandidaten?

De selectie van kandidaten is een proces dat de volgende stappen omvat:

1. De sollicitatie zelf

Het lijkt misschien alsof je in dit stadium van het proces niet veel doet, maar het is eigenlijk een cruciaal element om het juiste talent aan te nemen.

Zo moet je er bijvoorbeeld voor zorgen dat je de juiste kwalificatievragen stelt. Het is ook zinvol om je sollicitatieformulieren te testen voor je er live mee gaat, want 73% van de sollicitanten haakt meestal af als sollicitatieformulieren te lang, of ten minste langer dan 15 minuten duren.

2. CV-screening

De volgende stap in de sollicitatiefase is de screening. Je kunt de cv’s handmatig doorzoeken of dit door specialecv-screeningsoftware laten doen om een shortlist van gekwalificeerde kandidaten op te stellen.

3. Vaardigheidstesten

Het voordeel van vaardigheidstesten voor kandidaten is tweeledig: je zorgt ervoor dat je kandidaten de vaardigheden hebben die je nodig hebt en het voorkomt onbewuste vooringenomenheid ten opzichte van bepaalde kandidaten. Bovendien kun je tijd besparen door kandidaten die niet over de nodige kernvaardigheden beschikken uit het proces te screenen.

Voorbeelden van vaardigheids-assessments zijn o.a.:

• Cognitieve vaardigheidstesten

• Taaltesten

• Persoonlijkheids- en cultuurtesten

• Programmeertesten

• Rolspecifieke vaardigheidstesten

• Situationele beoordelingstesten

• Software-vaardigheidstesten

4. Screeningsgesprekken (per video of telefoon)

Screeningsgesprekken helpen je de vaardigheden en kwaliteiten van potentiële aanwervingen beter te beoordelen. Ze geven je de gelegenheid om specifieke vragen te stellen en kandidaten alvast wat meer informatie over arbeidsvoorwaarden en voordelen te geven. In sommige gevallen wordt de volgorde omgewisseld en worden de screeningsgesprekken voor het afnemen van vaardigheids-assessments gevoerd.

5. Sollicitatiegesprekken

Nadat je kandidaten gescreend en hun vaardigheden beoordeeld hebt, is het eindelijk tijd om sollicitatiegesprekken te voeren. Het interviewen van kandidaten kan in levende lijve of op afstand gedaan worden. Het interviewen van kandidaten is het meest intensieve en dure deel van het selectieproces. Het houden van video-interviews kan de kosten laag houden en daardoor de efficiëntie verhogen.

Hoewel het vinden van de meest geschikte kandidaat het einddoel van sollicitatiegesprekken is, moet je ook een goede kandidaat-ervaring proberen te bieden. Ontdek hoe Bain and Company hun kandidaat-ervaring hebben verbeterd met behulp van TestGorilla.

6. Achtergrondcontroles

Als je een handvol veelbelovende kandidaten hebt gekozen, is het uitvoeren van antecedentenonderzoek de volgende stap.

Let bij het uitvoeren van antecedentenonderzoek op de juridische aspecten en interpreteer de resultaten zorgvuldig. In sommige landen moet je de kandidaat ervan op de hoogte stellen dat hun antecedenten tijdens het selectieproces (en dus nog vóór hun aanstelling) worden onderzocht.

7. Referentiechecks

Je bent bijna aan het eind van de selectieprocedure, en de volgende stap is om feedback over de werkethiek en prestaties van de kandidaat te krijgen van vroegere collega’s, klanten of leidinggevenden. De contactgegevens van deze referenties kun je bij de kandidaat zelf opvragen.

Bij het natrekken van referenties is het een goed gebruik om van tevoren een e-mail te sturen, jezelf voor te stellen, en de reden van je telefoontje uit te leggen.

8. Besluit

Bij het kiezen van de juiste kandidaat gaat het niet alleen om het aannemen van de kandidaat met de beste, passende vaardigheden. Andere factoren die in overweging genomen moeten worden zijn of de kandidaat bij je cultuur past, of ze bereid zijn om zich verder te ontwikkelen en hoe lang ze waarschijnlijk bij je organisatie zullen blijven werken. In het testaanbod van TestGorilla vind je zo’n 150 wetenschappelijk gevalideerde testen waarmee je de vaardigheden, persoonlijkheid en geschiktheid van kandidaten kunt meten.

Als je een beslissing genomen hebt, ga je over naar de laatste stap van het proces.

9. Het aanbod

Na alle screening, sollicitatiegesprekken, antecedentenonderzoek, en referentie-checks heb je de beste persoon voor de functie gevonden. Nu is het dus tijd om de kandidaat een baanaanbod te doen. Het selectieproces is voltooid als de persoon het aanbod aanneemt en het arbeidscontract ondertekent.

Wat zijn enkele veelgemaakte fouten bij de selectie van kandidaten en de gevolgen ervan?

Er kunnen zich tijdens het selectieproces van kandidaten een aantal fouten voordoen die je in drie hoofdcategorieën kunt indelen:

Gebrek aan efficiëntie

Dit betekent dat beide partijen (zowel het bedrijf als de kandidaat) kostbare middelen verspillen. En hoe langer de wervingstijd, hoe onwaarschijnlijker het is dat je de beste kandidaat voor je baan vindt. Als je te traag bent, loop je het risico dat je sterke kandidaten een ander aanbod aannemen en dat jij dus onnodig veel tijd, moeite en geld hebt verspild.

Onjuiste beoordeling van de vaardigheden van de kandidaat

Als je de vaardigheden van kandidaten niet goed beoordeelt, kan dat leiden tot een slechte aanstelling – en dergelijke bad hires kunnen zeer kostbaar voor je bedrijf zijn. Misschien heb je gewoon de verkeerde hulpmiddelen gebruikt om de vaardigheden van kandidaten te beoordelen, heb je niet genoeg informatie over kandidaten ingewonnen, of heb je de data niet goed genoeg geanalyseerd. Met een evenwichtig samengesteld vaardigheids-assessment kun je al die fouten vermijden. Je kunt bijvoorbeeld testen opstellen die relevant zijn voor de functie die je wil vervullen – of bestaande testen gebruiken – en die naar sollicitanten sturen zodat je de resultaten kunt analyseren om te bekijken in hoeverre ze de functie aankunnen.

Er wordt niet goed genoeg naar de ervaring van kandidaten gekeken

Deze fout kan leiden tot een negatieve perceptie van je bedrijf bij toekomstige aanstellingen. Dit heeft weer een nadelige invloed op je vermogen om talent aan te trekken, volgens een studie uitgevoerd door Simon Knox en Cheryl Freeman voor de Cranfield School of Management. Verder zegt Liz Ryan, voormalig medewerker bij Forbes en oprichter en CEO van Human Workplace, dat een gebrekkig wervingsproces desastreus kan zijn voor je merkimago . Klanten en potentiële werknemers komen vaak uit dezelfde gemeenschap – dus als je je kandidaten slecht behandelt, dan resulteert dit al heel snel in een slecht merkimago, en dit slechte imago kan je op den duur veel omzet kosten.

7 stappen om het selectieproces van kandidaten te verbeteren

Je kunt het selectieproces van kandidaten verbeteren door de volgende maatregelen te treffen:

1. Creëer een efficiënte sollicitatieprocedure

De eerste indruk is belangrijk – en in veel gevallen is de sollicitatieprocedure de eerste keer dat een kandidaat met je bedrijf in aanraking komt.

Je moet precies weten wat je wil – en dit moet ook duidelijk in je vacature naar voren komen. Bepaal de elementen die cruciaal zijn voor succes in de functie, en beschrijf ze op een heldere manier.

Als je sollicitanten vraagt een formulier in te vullen, moeten de kwalificatievragen aan het begin staan, niet aan het eind. Het is niet eerlijk om een kandidaat een lang formulier in te laten vullen om pas aan het eind te zien dat hij niet in aanmerking komt. Daar maak je geen goede indruk mee.

Probeer de sollicitatieprocedure niet te lang en ingewikkeld te maken.

2. Haal het meeste uit de screeningsgesprekken

Screeninggesprekken zijn een mooie gelegenheid om je kandidaten beter te leren kennen en hun motivatie te evalueren. Je kunt ze ook vragen naar hun werkelijke beschikbaarheid. Als je bijvoorbeeld iemand zoekt die over twee weken kan beginnen, maar de kandidaat is pas over twee maanden beschikbaar, dan kan dat een probleem zijn!

Dit is ook een goed moment om over arbeidsvoorwaarden te beginnen – salaris, bonussen, extraatjes, werktijden, enz. Door iemands verwachtingen te peilen en met hen te bespreken wat het bedrijf te bieden heeft, kun je een beter idee krijgen van wie goed bij de functie en het bedrijf zou kunnen passen.

Bereid je grondig voor op elk gesprek en zorg ervoor dat je de cv’s leest van de kandidaten die je wil opbellen. Het is een goed idee om van tevoren je eisen op te schrijven, en een paar mogelijke vragen – of zelfs een sjabloon afdrukken om aantekeningen te maken. Een duidelijke structuur helpt je om consequent te zijn en geeft je de mogelijkheid om kandidaten na afloop te vergelijken.

3. Gebruik vaardigheids-assessments om de lijst van kandidaten te verkorten

Met vaardigheids-assessments kun je kandidaten screenen op basis van specifieke vaardigheden, zowel zachte als technische.

TestGorilla biedt vele testen waar je alle vaardigheden mee kan testen die je van een kandidaat verlangt. Zo weet je zeker dat je altijd de beste kandidaten interviewt.

Bovendien helpen vaardigheids-assessments je om empirisch en objectief te zijn tijdens het selectieproces. Testen “voorkomen dat interviewers kandidaten aannemen of afwijzen op grond van bewuste of onbewuste vooroordelen”, volgens Tomas Chamorro-Premuzic van Harvard Business Review.

Technische vaardigheids-assessments kunnen je helpen bepalen of de kandidaat over de juiste harde vaardigheden beschikt. Je kunt bijvoorbeeld iemands vaardigheid testen in Angular, JavaScript debugging of zijn vermogen om efficiënt gebruik te maken van Hubspot CRM. Hiermee kun je zowel kandidaten uitscreenen als iemands precieze vaardigheid in een bepaald domein peilen.

In een assessment kun je ook de zachte vaardigheden, cognitieve capaciteiten of persoonlijkheidskenmerken van kandidaten meten. Testen zoals de 16 types-test of TestGorilla’skritische denktest geven je belangrijke inzichten in de emotionele intelligentie, het zelfbewustzijn en de cognitieve capaciteiten van een kandidaat.

4. Optimaliseer het interviewproces

Sollicitatiegesprekken zijn het meest arbeidsintensieve deel van het selectieproces. Wees selectief en nodig niet te veel kandidaten uit voor een gesprek. Je kunt tijd en geld besparen door video-interviews te houden – tijdens de huidige pandemie zijn dit soort gesprekken op afstand inmiddels de norm geworden.

Optimaliseer de structuur van het sollicitatiegesprek en maak het objectiever door gestructureerde of halfgestructureerde interviews te houden. Stel een vaste lijst met vragen op, en stel die aan alle uitgenodigde kandidaten.

Natuurlijk kun je jezelf enige vrijheid permitteren om je in specifieke onderwerpen te verdiepen, die er op basis van de ervaring en antwoorden van de sollicitant tijdens het gesprek opkomen. Elke kandidaat zal immers een iets andere aanpak nodig hebben. Bedenk echter dat het praten over koetjes en kalfjes of een gebrek aan structuur gemakkelijk tot bevooroordeelde beslissingen kunnen leiden.

Geef alle essentiële informatie om kandidaten de kans te geven zich goed op het gesprek voor te bereiden en wees transparant over wat ze tijdens het gesprek kunnen verwachten. Deel in ieder geval de volgende belangrijke details mee:

• De omvang en duur van het sollicitatiegesprek

• De namen en functies van de mensen die aanwezig zullen zijn

• Houd rekening met tijdzones en bied een paar alternatieven om eindeloze heen-en-weer e-mails te vermijden

• Het adres (als het om een persoonlijk interview gaat) of de juiste link als het om een video-interview gaat

• Wat kandidaten moeten meebrengen

Zorg ervoor dat het gesprek voor iedereen een positieve ervaring moet zijn – ook voor degenen die je uiteindelijk niet aanneemt.

5. Communicatie is essentieel: houd kandidaten op de hoogte en wees transparant

Een vlotte communicatie met kandidaten straalt het juiste imago uit van je bedrijf. Het laat ook zien dat je hun tijd en moeite waardeert.

Leg de verschillende fasen van de selectieprocedure uit en laat kandidaten weten wat ze in elk van die fasen kunnen verwachten. Houd hen daarna op de hoogte van de status van hun sollicitatie.

Het imago van je bedrijf is essentieel voor het succes van de onderneming. Zelfs kleine misstappen kunnen blijvende gevolgen hebben. Vooral in bepaalde sectoren zoals de detailhandel, waar elke kandidaat die je vandaag interviewt morgen een klant kan zijn. Elk aspect van je communicatie met een kandidaat moet in overeenstemming zijn met het merkimago dat je nastreeft.

Mensen doen meestal uitgebreid onderzoek voor ze zich ergens aan verbinden, vooral aan een werkgever.

Volgens een onderzoek uit 2017 dat door Glassdoor en Aptitude Research Partners werd uitgevoerd doorzoekt 83% van de kandidaten alle beoordelingen en recensies die ze over bedrijven kunnen vinden voor ze beslissen of ze erbij willen solliciteren of niet. Een tevreden sollicitant zal minder snel online over zijn ervaring schrijven dan een ontevreden sollicitant. Vervolgens worden die slechte ervaringen door potentiële toekomstige kandidaten en klanten gelezen die daar zeker nota van zullen nemen.

Het kan veel moeite kosten om de schade van een enkele slechte recensie ongedaan te maken – of in ieder geval40 goede ervaringen van klanten. Je kunt recensies en opmerkingen niet rechtstreeks controleren, dus zorg ervoor dat iedereen die met je bedrijf in contact komt een positieve ervaring heeft.

6. Automatiseer en vereenvoudig taken

Sommige stappen van het aanwervingsproces kunnen geautomatiseerd of vereenvoudigd worden. Dit vermindert de kosten, verhoogt de efficiëntie en versnelt het selectieproces. Dit draagt op zijn beurt bij tot een positieve ervaring voor kandidaten, zodat je altijd de beste talenten kunt blijven aantrekken.

Sommige onderdelen van het proces, zoals het screenen van cv’s, de vaardigheids-assessments, het evalueren van prestaties en het rangschikken van kandidaten kunnen gemakkelijk geautomatiseerd worden. Het plannen van sollicitatiegesprekken, waarbij je dezelfde e-mail naar een paar kandidaten stuurt om ze uit te nodigen voor een gesprek, hoeft ook niet meer handmatig te gebeuren.

Wees je echter bewust van het effect dat automatische antwoorden en templates op je merkimago kunnen hebben. Ze hebben hun voordelen, maar sollicitanten moeten iemand persoonlijk kunnen bereiken als dat nodig is, vooral naarmate je verder in het selectieproces terechtkomt.

7. Analyseer wat goed werkt en wat niet

Als sommige dingen tijdens het selectieproces niet zo goed gingen, analyseer dan waarom dit zo was en pas dit onderdeel dan aan voor de volgende aanwervingsronde.

Houd de cost-per-hire en time-to-hire bij om er zeker van te zijn dat je selectieproces efficiënt is. Na verloop van tijd kun je dan de resultaten van al je aanstellingen vergelijken. Werving is duur, en in tijden van krappe budgetten kan het een hoge kostenpost voor je bedrijf zijn. De gemiddelde kosten per aanstelling in de VS liggen volgens Bersin by Deloitte op € 4000.

Daarom is het kunnen meten van succes zo’n belangrijk deel van het optimalisatieproces van de selectie van kandidaten. Het bijhouden van succesvolle aanstellingen is iets dat slechts 1/3 van de bedrijven in de VS op dit moment doet. Meet je succes op dit gebied en wees de meeste van je concurrenten dus een stapje voor!

Een geoptimaliseerd, gestroomlijnd selectieproces leidt tot succesvollere aanstellingen

Het vinden van het beste talent is verre van eenvoudig, maar met een gestroomlijnd selectieproces voor kandidaten verminder je het risico op bad hires, verlaag je je kosten, en verkort je de tijd die je nodig hebt om iemand aan te nemen.

Zo maak je efficiënter gebruik van je middelen, en kun je een beter merkimago uitstralen op potentiële nieuwe werknemers, wat cruciaal is om in de toekomst de juiste kandidaten aan te trekken.

Als je TestGorilla nog niet gebruikt, meld je dan aan voor een gratis proefversie. Ontdek hoe we je kunnen helpen het selectieproces voor kandidaten te verbeteren en sneller, gemakkelijker en zonder vooroordelen wervingsbeslissingen te nemen.