Top negen geavanceerde Microsoft Outlook-vaardigheden

Het lijdt geen twijfel dat e-mail een van de populairste vormen van communicatie is. In 2020 werden er wereldwijd maar liefst 306 miljard e-mails per dag verstuurd en dat zal naar verwachting stijgen tot meer dan 376 miljard e-mails per dag in 2025. Dat zijn een heleboel e-mails die binnenkomen in inboxen van werk en privé.

Microsoft Outlook is een veteraan die er al lijkt te zijn sinds het internet begon, maar het was in de Microsoft Office 97 suite dat het voor het eerst beschikbaar werd voor het publiek.

Fast-forward meer dan 20 jaar en Outlook is nog steeds sterk, hoewel het heeft een aantal grote (en broodnodige) upgrades door de jaren heen. Het is nog steeds het favoriete e-mailplatform van veel organisaties omdat het naadloos integreert met de Microsoft Office-suite, waardoor bestanden gemakkelijk gedeeld kunnen worden binnen het bedrijf.

Outlook biedt ook functies voor het beheren van contacten, e-mailagenda's en taken. Als Microsoft Outlook en Office een kernonderdeel van uw bedrijf vormen, is het de moeite waard om potentiële werknemers een Microsoft Outlook-test te laten afleggen om er zeker van te zijn dat ze vertrouwd zijn met de software.

Hoewel het omgaan met e-mail een basistaak lijkt waar de meesten van ons al ervaring mee hebben, is het niet zo eenvoudig als het lijkt als het gaat om het gebruik van de geavanceerde functies van Outlook.

We gaan kijken naar wat die geavanceerde Outlook-vaardigheden zijn, en ook naar de voordelen van het gebruik van een Microsoft Outlook-test om het vaardigheidsniveau in het gebruik van de software te evalueren.

Maar laten we eerst de voordelen van het gebruik van Outlook op de werkplek ontdekken.

Waar wordt Microsoft Outlook voor gebruikt?

Gmail is momenteel de grootste concurrent van Outlook voor e-mails op de werkplek en sommige mensen vragen zich af waarom veel bedrijven Outlook blijven gebruiken als Gmail misschien eenvoudiger te gebruiken is.

Er zijn verschillende voordelen van het gebruik van Microsoft Outlook. Het kan gebruikt worden als een standalone applicatie, maar het maakt ook deel uit van de Microsoft Office suite en Office 365.

Als uw bedrijf vertrouwt op de Office-suite in plaats van Google Workspace voor het maken van bestanden en mappen, is het meestal logischer om Outlook te gebruiken dan Gmail.

Outlook biedt niet alleen e-mailbeheer. Het is ook een adresboek, notitieblok, webbrowser en agenda.

Organisaties gebruiken Outlook vaak als software voor meerdere gebruikers en het kan geïntegreerd worden met Microsoft SharePoint. Hierdoor kunnen medewerkers documenten en projectnotities delen en samenwerken met collega's. Om er zeker van te zijn dat medewerkers Outlook efficiënt kunnen gebruiken, kunt u overwegen om kandidaten een Microsoft Outlook-test te laten afleggen voordat ze worden aangenomen.

De basisvaardigheden van Outlook omvatten:

• E-mails maken

• Bestanden bij berichten voegen

• Afspraken maken en indien nodig wijzigen

• De ‘ribbon’ aanpassen

• Herinneringen gebruiken

• e-mails verplaatsen tussen mappen

• Handtekeningen aanmaken

• Zoeken naar berichten

• Berichten markeren op basis van belangrijkheid

• Kennis hebben van e-mailetiquette

Echter, om het beste uit Microsoft Outlook te halen, moet u verder gaan dan de basis en moet u geavanceerde Outlook-vaardigheden ontwikkelen.

Geavanceerde Microsoft Outlook-vaardigheden

Hoewel de meeste mensen gemakkelijk hun weg vinden in Outlook, zijn er geavanceerde functies in de software die velen niet weten te gebruiken, of misschien niet eens kennen. Een Microsoft Outlook-test kan de vaardigheden van kandidaten op dit gebied snel evalueren.

Het kunnen begrijpen en gebruiken van deze geavanceerde functionaliteit heeft verschillende voordelen voor uw organisatie en uw werknemers:

• Het gebruik van functies zoals mailmerge kan tijd besparen

• Het automatiseren van taken maakt het leven gemakkelijker en vermindert het drukke werk

• Automatische herinneringen en waarschuwingen maken het gemakkelijker om vergaderingen, evenementen en andere afspraken bij te houden, en andere afspraken

• Directe e-mails met meerdere mensen betekenen dat vragen over de werkplek snel kunnen worden beantwoord, zelfs als uw team op afstand werkt

De geavanceerde functies in Microsoft Outlook zijn bedoeld om de communicatie te vereenvoudigen en de frustratie en verwarring bij werknemers te verminderen. Hier volgt een kort overzicht van wat u moet weten om deze geavanceerde functies te gebruiken:

• Leren werken met taken

• Vlaggen gebruiken

• Leren werken met aangepaste handtekeningen

• Thema's toevoegen

• Uw Postvak IN beheren, inclusief filteren, zoekmappen maken en archiveren.

• Werken met meerdere accounts

• Back-up maken van gegevens

• De instellingen voor het weeknummer wijzigen

• Terugkerende vergaderingen instellen

Hier nemen we enkele van de belangrijkste geavanceerde Microsoft Outlook-vaardigheden onder de loep.

1. Werken met taken

Taken zijn een manier om taken en projecten van begin tot eind te beheren. Het is een efficiënte methode om te organiseren vanuit Outlook en de belangrijkste functies van Taken zijn:

• Toewijsbare to-dos: Taken toewijzen aan een individu of Teamtaken gebruiken voor groepen

• Tijd bijhouden: Voeg totaal werk en werkelijk werk toe om de tijd effectief bij te houden

• Aanpasbare taakvelden: Gebruik de veldkiezer om taken aan te passen

• Handige herinneringen: Herinneringen instellen en aanpassen

• Categoriseren en prioriteren: Met het prioriteitsveld kunt u uw belangrijkste taken bekijken. Maak unieke categorieën voor de taakweergave en voeg er gepersonaliseerde kleuren aan toe

• Exportfunctie: Exporteren naar spreadsheets in twee verschillende bestandstypen: een Outlook-gegevensbestand (.pst) of Comma Separated Values (.csv) bestand

• Statusupdates: Bekijk de velden Status en Percentage voltooid om in één oogopslag te zien welke projecten op schema liggen

2. Handtekeningen op maat Aangepaste handtekeningen

E-mailhandtekeningen kunnen worden toegevoegd in Outlook om ontvangers te helpen uw professionele gegevens te vinden, dus het is een nuttige vaardigheid om te leren. Outlook stelt u in staat om zoveel handtekeningblokken toe te voegen als u wilt en voegt ze automatisch in wanneer uw een nieuwe e-mail maakt.

Het maken van een e-mailhandtekening is een basisvaardigheid van Outlook, maar kunt u naar een hoger niveau tillen door de handtekening aan te passen met opgemaakte tekst, afbeeldingen, links en ingesloten digitale visitekaartjes.

3. Thema's

De sobere interface van Outlook kan soms saai aanvoelen. Veel mensen houden van thema's om esthetische redenen, maar ze kunnen ook helpen om vermoeide ogen te verminderen en dingen gemakkelijker leesbaar te maken.

Inbox-thema's kunnen worden gewijzigd in de instellingen van uw Outlook-account, maar wat u krijgt hangt af van het besturingssysteem dat u gebruikt en of u op de browsersite bent. Outlook voor Windows desktop app laat u maar uit vier opties kiezen, en als u een Mac gebruikt kunt u het helemaal niet veranderen. Op een Mac kunt u hem wel in de donkere modus zetten.

4. Uw Postvak IN ordenen

Werknemers kunnen elke dag honderden e-mails ontvangen, waarvan er veel niet zo belangrijk zijn. Maar sommige zijn dat wel en die dreigen verloren te gaan in die onoverzichtelijke inbox.

Om de gevreesde overvolle inbox in Outlook te vermijden, moet u weten hoe u filtering instelt met Outlook-regels, zoekmappen maakt en weet hoe u e-mails effectief archiveert. Onze Microsoft Outlook-test vindt kandidaten met de vaardigheid om de belangrijkste Microsoft Outlook-functies en -functies te gebruiken om e-mailverwerking te stroomlijnen.

5. Maak back-ups van Outlook-gegevens

Organisaties die Outlook regelmatig gebruiken, vertrouwen erop dat het al hun contactpersonen, e-mails en agenda's bevat. Als u Outlook.com in uw browser gebruikt, slaat het al uw gegevens op in de cloud, dus daar is geen probleem.

Als u echter Outlook op het desktopplatform gebruikt om meerdere accounts te beheren, moet u regelmatig een back-up maken van de gegevens.

Als u niet weet hoe u dit moet doen, loopt u het risico belangrijke en mogelijk gevoelige gegevens te verliezen. Een back-up maken van Outlook-gegevens is niet moeilijk, maar het is wel cruciaal om te weten en Microsoft Outlook testen kunnen u helpen om sollicitanten met deze kennis te vinden.

6. Vlaggen

Soms heeft u een extra herinnering nodig voor een erg belangrijke of tijdgevoelige e-mail. Met Outlook kunt u vlaggen toevoegen aan specifieke e-mails.

Als u een e-mail markeert, wordt deze gemarkeerd als een herinnering en wordt de e-mail niet alleen gemarkeerd in uw inbox, maar ook in andere delen van Outlook, zoals de takenbalk, de takenbalk en de dagelijkse takenlijst in de agenda.

7. Meerdere accounts beheren

Eén Outlook-account beheren lijkt misschien niet zo moeilijk, maar wat als u meerdere Outlook-accounts moet beheren als onderdeel van uw werk? Dan kan het snel een rommeltje worden, aangezien elk Outlook-account een ingebouwd taakbeheer, contactbeheer en agenda heeft.

Als u vaak wisselt tussen meerdere werkruimten, moet u weten hoe u meerdere Outlook e-mailaccounts effectief kunt instellen en beheren.

8. Terugkerende vergaderingen instellen

Heeft uw organisatie terugkerende vergaderingen? Als u weet hoe u terugkerende vergaderingen instelt en aanpast met Outlook, bespaart u veel tijd en stress. Omgaan met virtuele vergaderingen en afspraken is een van de gebieden die worden behandeld in onze Microsoft Outlook test.

Als bonus betekent deze automatisering dat u niet de toorn van de organisator van de vergadering en de deelnemers riskeert door te vergeten hen te vertellen dat er een geplande vergadering was.

9. Weeknummers toevoegen

Als uw organisatie weeknummers gebruikt in de agenda, moet u deze kunnen toevoegen aan die in Outlook. Dit is vooral handig als uw werknemers op afstand hebt in verschillende delen van de wereld.

Waarom? Eén ding waar veel mensen over klagen is dat Outlook de weeknummers verkeerd heeft staan in de kalender, en dat ze niet overeenkomen met de nummers die ze hebben ingevoerd.

Dit is geen fout van Microsoft - er zijn verschillende weeknummersystemen in gebruik over de hele wereld. Het nummeringssysteem van Outlook kan worden aangepast aan het weeknummeringsysteem dat in verschillende landen wordt gebruikt.

Hoe een Microsoft Outlook-test gebruiken om vaardigheden te evalueren

Ja, het goede nieuws is dat TestGorilla een Microsoft Outlook-test heeft, en het gebruik ervan als onderdeel van een op vaardigheden gebaseerd assessment zal u helpen om bekwame kandidaten aan te nemen zonder dat u honderden mogelijk onnauwkeurige CVS hoeft door te spitten. CV's en cv's bestaan al honderden jaren in de een of andere vorm en wij denken dat ze gewoon niet geschikt zijn voor de moderne wereld.

Bij TestGorilla geloven we dat op vaardigheden gebaseerd inhuren de toekomst is van recruitment. Het is een slimmere, eerlijkere en snellere manier om kandidaten te vinden met de vaardigheden die u zoekt.

Onze E-mailvaardigheden (Microsoft Outlook) test laat u zien welke kandidaten vaardig zijn in interne en externe communicatie met behulp van Outlook.

De Microsoft Outlook-test beoordeelt of kandidaten de basisfuncties van e-mail begrijpen en hoe goed ze Outlook kunnen gebruiken om met anderen samen te werken en hun workflow te beheren.

Hieronder staan enkele voorbeeldvragen uit onze Microsoft Outlook test om u een beter idee te geven van het vaardigheidsniveau dat nodig is om goede cijfers te halen:

De vraag uit de Microsoft Outlook test hierboven evalueert het vermogen van kandidaten om een vergaderdeelnemer correct te verwijderen in de software, terwijl de vraag hieronder hun kennis van CC en Bcc test als het gaat om het verzenden van e-mails.

Er wordt ook geëvalueerd of een kandidaat geschikte e-mails kan schrijven volgens de juiste e-mailetiquette, wat uiterst belangrijk is voor een harmonieuze communicatie tussen collega's en klanten.

Deze kandidaten zijn ook in staat om belangrijke Microsoft Outlook-functies en -functies te gebruiken om e-mailverwerking te stroomlijnen en best practices te handhaven. Dezetest is vooral nuttig voor teams die de Microsoft Office suite als kern van hun organisatie gebruiken. Kandidaten die hoog scoren op de Microsoft Outlook-test zijn competent in alle belangrijke gebieden van de software.

Hoe maakt u een assessment rond de Microsoft Outlook-test met TestGorilla

Hoewel de Microsoft Outlook-test u vertelt welke kandidaten uitblinken in het gebruik van de software, vertelt het u verder niets over hen als het alleen wordt gebruikt.

We raden aan een assessment te maken rond de Microsoft Outlook-test om een beter inzicht te krijgen in de sterke en zwakke punten van de kandidaat in zowel technische als zachte vaardigheden.

Als dit aan het begin van het wervingsproces wordt gedaan, is het niet meer nodig om honderden CV's door te nemen, omdat u de best scorende kandidaten direct kunt meenemen naar het sollicitatiegesprek.

TestGorilla's assessments maken het mogelijk om tot vijf testen toe te voegen en ook om aangepaste vragen toe te voegen om het assessment relevanter te maken voor uw organisatie of merk.

De tests in het assessment worden in één keer achter elkaar afgenomen en de resultaten worden direct naar u verzonden zodat u kunt ontdekken welke kandidaten het hoogst hebben gescoord in het assessment.

Als u niet zeker weet welke tests u kunt combineren met de e-mail vaardigheden test, hebben we hieronder een paar suggesties of kunt u onze uitgebreide testbibliotheek doorbladeren voor meer ideeën.

De Aandacht voor detail (tekstueel) test is een goede aanvulling op de Microsoft Outlook test. Het test de alertheid van de kandidaten door hen te vragen om fouten, weglatingen of inconsistenties in de gepresenteerde informatie te identificeren.

De meeste functies vereisen een goed niveau van redeneren en taal, dus de Verbaal Redeneren test kan worden gebruikt om de analytische vaardigheden van kandidaten te beoordelen door middel van taal.

Een andere goede test voor elke functie is de Culture Add test . U wilt niet iemand aannemen die niets geeft om de waarden en ethiek van uw organisatie, of die zich daar niet bij aansluit. Sommige mensen noemen dit culture fit, maar wij geven de voorkeur aan culture add als een minder bevooroordeeld alternatief.

Omdat elke werkcultuur uniek is, hebben we deze test zo ontworpen dat hij precies past bij de waarden en functiebehoeften van uw bedrijf voor de beste resultaten.

Hoe werkt dit? U stelt een lijst op van waarden en gedragingen op basis van hun belang voor de cultuur van uw organisatie en de functie. Kandidaten ontvangen vervolgens een blanco enquête zodat ze de waarden en gedragingen kunnen selecteren die voor hen het belangrijkst zijn. Dit zijn slechts enkele van de tests die naast onze Microsoft Outlook-test kunnen worden gebruikt om u een afgerond beeld te geven van de vaardigheden van kandidaten.

Microsoft Outlook-test: De volgende stappen naar snellere en eerlijkere werving met TestGorilla

Hopelijk vond u ons artikel over e-mail vaardigheden en de Microsoft Outlook-test nuttig. Het testen op Outlook-vaardigheden en het maken van een assessment met TestGorilla zal een solide basis leggen voor het vinden van het beste talent voordat u naar de interviewfase gaat.

Als u overweegt om een Microsoft Outlook test te gebruiken als onderdeel van een assessment voor een virtuele assistent, waarom bekijkt u dan niet ons blogbericht over de voordelen van het inhuren van een virtuele assistent?

Als u op zoek bent naar inspiratie of informatie overpre-employment testing, remote hiring, human resources , en nog veel meer, waarom bekijkt u dan nietonze blog voor nog meer nuttige artikelen en gidsen.

Als u TestGorilla zelf wilt uitproberen, waarom meld u zich dan niet aan voor onze gratis-voor-tijd account en begin met het maken van een assessment?