Voer een gestructureerd sollicitatiegesprek met dit sjabloon voor een gesprekshandleiding

Wist je dat 74 procent van de werkgevers wel eens de verkeerde mensen heeft aangenomen? Dat klopt, 74 procent. Een van de factoren die ertoe bijdragen dat werkgevers de verkeerde kandidaat aannemen, is hun sollicitatieproces. We hopen dat jij niet tot die 74 procent behoort die ooit wel eens een bad hire heeft gemaakt en dat je sollicitatieproces in de loop der jaren niet voorspelbaar en ineffectief is geworden.

Maar om er zeker van te zijn dat je kandidaten aanneemt die het beste bij jou passen en de ideale vaardigheden hebben voor je vacature, is het belangrijk om je sollicitatiegesprekken te verbeteren. Daarom geven we in deze gids aan hoe je je sollicitatieprocedure doeltreffender kunt maken. We hebben ook een handige leidraad voor sollicitatiegesprekken bijgevoegd om je een eindje op weg te helpen.

Wat is een gestructureerd sollicitatiegesprek?

Een gestructureerd sollicitatiegesprek staat ook bekend als een formeel of gestandaardiseerd sollicitatiegesprek. Het bestaat meestal uit het stellen van vooraf opgestelde sollicitatievragen aan kandidaten in een bepaalde volgorde en het verzamelen van hun antwoorden. Zodra je hun antwoorden hebt verzameld, geef je ze een score volgens een systeem dat je van tevoren hebt opgesteld.

Gestructureerde sollicitatiegesprekken kunnen in twee grote categorieën worden onderverdeeld: gestructureerde gedragsgerichte gesprekken en gestructureerde situationele sollicitatiegesprekken. Als je niet vertrouwd bent met deze termen, lees dan vooral verder. We gaan er hieronder dieper op in en hebben ook een paar voorbeeldvragen opgenomen, om je wat meer context te geven.

Gestructureerd gedragsgericht gesprek

Een gestructureerd gedragsgericht gesprek houdt meestal in dat je meer te weten komt over de ervaringen van je kandidaten in het verleden door hen te vragen specifieke voorbeelden te geven van hun gedrag, bekwaamheden en vaardigheden in bepaalde contexten.

Bij een gestructureerd gedragsgericht sollicitatiegesprek moet je op zoek gaan naar specifieke bewijzen waaruit blijkt dat je kandidaat bepaalde verantwoordelijkheden aankan en hoe hij of zij daar in vorige situaties mee is omgegaan.

Gestructureerd situationeel gesprek

Gestructureerde situationele gesprekken zijn in veel opzichten vergelijkbaar met gedragsgerichte gesprekken. Maar ze verschillen in die zin dat je je kandidaten hypothetische vragen kunt stellen over hoe ze een bepaalde situatie zouden aanpakken. Je kandidaten moeten reageren op specifieke theoretische situaties waarin ze zich zouden kunnen bevinden wanneer ze voor je organisatie zouden werken.

In gedragsgerichte en situationele gesprekken moet je vragen stellen die verband houden met de vereiste vaardigheden voor de functie, waarbij je open vragen kunt gebruiken om de meeste informatie uit je kandidaten te krijgen.

Je zult je ook moeten houden aan de vragen die je hebt bedacht, wat misschien een beetje beperkend lijkt, maar onze algemene leidraad en checklist voor sollicitatiegesprekken kan je op weg helpen om een paar goede ideeën voor vragen te ontwikkelen.

Wat is een ongestructureerd sollicitatiegesprek?

Terwijl gestructureerde sollicitatiegesprekken een bepaald format volgen, hebben ongestructureerde sollicitatiegesprekken geen bepaalde structuur. Als je een ongestructureerd sollicitatiegesprek voorbereidt, hoef je je dus niet aan het script te houden. Daarom kunnen ongestructureerde sollicitatiegesprekken lijken op een informele dialoog tussen jou en de kandidaat.

Typische vragen die je in een ongestructureerd sollicitatiegesprek zou kunnen stellen zijn:

1. Vertel me meer over jezelf.

2. Wat zou je ideale baan zijn?

3. Wat is jouw grootste kracht?

4. Wat is je grootste zwakte?

5. Wat is je grootste prestatie?

Belangrijkste voor- en nadelen van ongestructureerde sollicitatiegesprekken

Gestructureerde en ongestructureerde sollicitatiegesprekken hebben beide hun voor- en nadelen. Gestructureerde sollicitatiegesprekken hebben vaak meer voordelen dan ongestructureerde, maar een ongestructureerd sollicitatiegesprek kan nuttig zijn als:

• Je een ‘ontspannen’ interviewomgeving wil bieden om diepere antwoorden op je vragen te krijgen, en

• Je kwalitatieve data nodig hebt om je kandidaten beter te leren kennen.

Soms werkt een gestructureerd sollicitatiegesprek echter beter omdat er een aantal nadelen kleven aan ongestructureerde sollicitatiegesprekken, zoals:

• Ze vergen veel meer tijd dan gestructureerde sollicitatiegesprekken. Ze kosten meer tijd omdat je vragen geen patroon volgen, onvoorbereid zijn, en langere antwoorden van kandidaten opleveren.

• Voor het voeren van ongestructureerde sollicitatiegesprekken is ervaren HR-personeel nodig. Dit betekent dat als je geen ervaring hebt met het voeren van ongestructureerde sollicitatiegesprekken, je misschien meer training nodig hebt.

• De resultaten van deze gesprekken kunnen subjectiever zijn dan die van gestructureerde sollicitatiegesprekken.

• En subjectiviteit kan leiden tot vooringenomenheid bij sollicitatiegesprekken, wat het wervingsproces kan belemmeren.

Dus hoewel je een ongestructureerd sollicitatiegesprek kunt ondersteunen met een betrouwbare vaardigheidstest om er zeker van te zijn dat je kandidaten over de beste vaardigheden beschikken, kunnen gestructureerde sollicitatiegesprekken waardevollere resultaten opleveren.

5 redenen waarom gestructureerde sollicitatiegesprekken ideaal zijn voor de beoordeling van kandidaten

Als je nieuw bent in rekrutering en nog niet zeker weet of je moet kiezen voor een gestructureerd of een ongestructureerd sollicitatiegesprek, zijn er verschillende redenen waarom gestructureerde sollicitatiegesprekken de beste keuze zijn voor de beoordeling van kandidaten.

Naast het feit dat gestructureerde sollicitatiegesprekken de totale kosten per aanwerving helpen verlagen, zijn er nog vijf andere redenen waarom ze ideaal zijn om je kandidaten te beoordelen en te leren kennen.

1. Aangezien de beoordeling van kandidaten een gelijk speelveld moet zijn, is objectiviteit essentieel tijdens het wervingsproces. Gestructureerde sollicitatiegesprekken elimineren subjectiviteit omdat je al je kandidaten dezelfde vragen stelt.

2. Voor HR-personeel is het gemakkelijker om

    

   kandidaatgegevens te vergelijken

    

   met gestructureerde sollicitatiegesprekken. Dit komt omdat het bij een gestructureerd sollicitatiegesprek eenvoudiger is om je kandidaten te filteren op basis van een scoresysteem, aangezien alle kandidaten dezelfde vragen moeten beantwoorden.

3. Ze zijn veel sneller uit te voeren. Dit betekent dat je meer sollicitatiegesprekken kunt afnemen in

    

   minder tijd

   . (Bekijk onze leidraad voor sollicitatiegesprekken hieronder om te weten hoe lang de lijst met vragen moet zijn).

4. Ze zijn voordelig voor kandidaten en verbeteren de ervaring van kandidaten, omdat ze weten dat ze puur op hun vaardigheden worden beoordeeld.

5. Zij houden zich aan de arbeidswetgeving.

Wat zijn de beste manieren om gestructureerde sollicitatievragen op te stellen?

De volgende stap op je lijst is het schrijven en opstellen van jouw sollicitatievragen. Als je voor een wervingsprocedure met een gestructureerd sollicitatiegesprek kiest, zijn hier een paar stappen die dit proces wat eenvoudiger voor je kunnen maken:

• Allereerst: de functieanalyse. Een functieanalyse bestaat uit het systematisch verzamelen van gedetailleerde informatie over je vacature. Dit omvat ook de vereiste vaardigheden, taken en verantwoordelijkheden die van de succesvolle kandidaat worden verwacht.

• Vervolgens moet je je vragen opstellen en een paar vervolgvragen opnemen (vervolgvragen zijn een geweldige manier om de informatie die je over je kandidaten te weten bent gekomen te consolideren of om je kandidaten te helpen hun antwoorden duidelijker te formuleren).

• Zodra je je vragen hebt opgesteld, moet je in de volgende stap bepalen welke criteria je wil gebruiken om de antwoorden van je kandidaten te beoordelen. (Je kunt bijvoorbeeld een puntensysteem opstellen, waarmee je kunt bepalen welke kandidaten sterke antwoorden hebben gegeven en welke zwakkere).

Hoe bereid je je het beste voor op een gestructureerd sollicitatiegesprek met kandidaten?

Je hebt nu je interviewvragen voorbereid voor je gestructureerde sollicitatiegesprek, maar hoe kun je ervoor zorgen dat het sollicitatiegesprek vlot verloopt? Wij hebben een aantal best practices voor je op een rijtje gezet om ervoor te zorgen dat je het beste uit je kandidaten haalt. De eerste stap is…

1. …Stel je kandidaten op hun gemak. Het is normaal dat werkzoekenden

    

   zich gestrest of geïntimideerd voelen tijdens een sollicitatiegesprek

   . Door hen op hun gemak te stellen, zorg je ervoor dat je betere, sterkere antwoorden van hen krijgt.

2. Laat je kandidaten weten wat ze kunnen verwachten tijdens het sollicitatiegesprek. Als je bijvoorbeeld aantekeningen gaat maken, laat dat dan van tevoren aan je kandidaten weten.

3. Begin het sollicitatiegesprek en stel de vragen die je hebt voorbereid (het is ook nuttig om aantekeningen van de antwoorden te maken, zodat je ze na het gesprek en tijdens het beoordelingsproces nog eens door kunt lezen en erop terug kunt komen).

4. Sluit het interview hoffelijk af (laat je kandidaten weten wanneer zij van je zullen horen en bedank hen voor hun tijd).

Algemene leidraad voor een gestructureerd sollicitatiegesprek

Zoals beloofd, is hier onze leidraad voor een gestructureerd sollicitatiegesprek. Het bevat de belangrijkste stappen die je van tevoren moet nemen en enkele voorbeeldvragen die je tijdens het sollicitatiegesprek kunt stellen. Gebruik het en pas het aan je eigen situatie aan om je sollicitatieproces te verbeteren.

• Stap 1 – Zoals gezegd: voer een functieanalyse uit en stel een nauwkeurige functieomschrijving op.

• Stap 2 – Formuleer de vragen die je tijdens het sollicitatiegesprek wil stellen,

   

  en

   

  bepaal de volgorde waarin je ze wil stellen.

• Stap 3 – Zet een beoordelingssysteem op om je te helpen je antwoorden te evalueren.

• Stap 4 – Bestudeer alle sollicitaties en stel een long-/shortlist van kandidaten op.

• Stap 5 – Laat je kandidaten een test uitvoeren die relevant is voor de specifieke functie.

• Stap 6 – Voer het sollicitatiegesprek uit en houd je aan je vragenlijst.

• Stap 7 – Evalueer de antwoorden van je kandidaten met behulp van je beoordelingssysteem en beslis of ze doorgaan naar de volgende gespreksronde.

Enkele vragen die je in een ongestructureerd sollicitatiegesprek kunt stellen, zijn:

• Leg uit welke aanpak je zou kiezen om [een verwachte uitdaging in de functie] te overwinnen.

• Kun je een voorbeeld geven van wanneer je [een bepaalde vaardigheid] hebt gebruikt en daarmee een goed resultaat hebt bereikt?

• Hoe ga jij impact maken bij [naam van je bedrijf]?

• Hoe definieer je succes, en hoe zou je dit meten voor [specifieke vacature]?

• Kun je een moment aanwijzen waarop je in jouw vorige functie een fout hebt overwonnen? Wat heb je gedaan om het probleem op te lossen?

• Kun je een situatie beschrijven waarin je je moest aanpassen aan verandering? Hoe heb je dat aangepakt?

Hoe vaardigheidstesten de wervingsprocedure na het sollicitatiegesprek helpen verbeteren

Zelfs als je voor een gestructureerde interviewaanpak kiest, is er altijd een kans dat je ervaren sollicitanten aantrekt die misschien niet altijd het meest geschikt zijn voor de functie.

Sommige kandidaten kunnen de antwoorden op jouw gestructureerde sollicitatievragen bijvoorbeeld uit het hoofd hebben geleerd. Daarom is een vaardigheidstest voor de specifieke functie waar je voor werft van vitaal belang.

Vaardigheidstesten zijn een nuttig hulpmiddel, om de volgende redenen:

• We zeiden al dat subjectiviteit het sollicitatieproces kan belemmeren. Met een online vaardigheidsassessment zorg je ervoor dat je altijd objectief bent bij de beoordeling van je kandidaten, omdat je je beslissingen puur op hun vaardigheden en bekwaamheden baseert.

• TestGorilla is ook een snelle manier om het aantal kandidaten te beperken. Je kunt eenvoudig kandidaten filteren en ervoor zorgen dat je alleen gekwalificeerde kandidaten op gesprek krijgt.

• Reliable skills testing platforms are frequently enhanced and improved. In addition, they are backed by experts in their respective fields, meaning their skills tests are ideal for a range of vacancies and roles. For example, TestGorilla’s tests are

   

  created and validated by experts

  . We then continue to track the tests to see whether adjustments need to be made.

• Platformen voor het testen van vaardigheden kunnen de ervaring van kandidaten verbeteren. Ze geven je kandidaten het signaal dat je wervingsproces een gelijk speelveld is en kunnen hen motiveren om goed te presteren.

In het ideale geval neem je een vaardigheidstest af vóór het sollicitatiegesprek. Aangezien sollicitatiegesprekken veel tijd in beslag nemen en het belangrijk is die tijd te besteden aan de meest gekwalificeerde kandidaten, is het efficiënter om alleen sollicitatiegesprekken te voeren met kandidaten die de vaardigheden bezitten die je nodig hebt.

Algemene vaardigheden die getest moeten worden

TestGorilla heeft een bibliotheek van meer dan 125 testen, waarvan de meesten gericht zijn op specifieke vaardigheden zoals:

• Programmeervaardigheden

• Softwarevaardigheden

• Taalvaardigheden

• Andere rolspecifieke vaardigheden

Maar er zijn zo veel cognitieve vaardigheids- en situationele beoordelingstesten die een waardevol inzicht geven in de geschiktheid van een kandidaat voor een breed scala van functies. Bijvoorbeeld:

• Verbal reasoning

  Onze verbale redeneertest is geschikt voor elke rol die goed taalgebruik en redeneervermogen vereist.

• Critical thinking

  Onze kritisch denken-test is geschikt voor elke rol die een hoge mate van kritisch en onafhankelijk denken vereist om complexe problemen op te lossen.

• Problem solving

  Onze probleemoplossende test is geschikt voor elke rol die het beheren van voortdurend veranderende variabelen met strakke deadlines omvat.

• Communication

  Onze communicatietest is geschikt voor elke rol die goede communicatievaardigheden vereist om effectieve samenwerking met anderen te vergemakkelijken.

• Time management

  Zoals je wellicht al geraden hebt aan de naam, is onze tijdmanagementtest geschikt voor elke rol die goede tijdmanagementvaardigheden vereist.

Met gestructureerde sollicitatiegesprekken kun je kandidaten beter evalueren

Het aanwerven van toptalent vereist een uitzonderlijk sollicitatieproces. Het opzetten van zo’n proces kost de nodige tijd, moeite en precisiewerk. Maar met onze interviewleidraad hoef je niets over het hoofd te zien. Wat je vooral niet mag vergeten:

• Voer eerst een taakanalyse uit,

• Hou je aan de vragen op je lijst, en

• Gebruik best practices om het sollicitatiegesprek vlot te laten verlopen.

Ga zodra het sollicitatiegesprek voorbij is (of eerder) op zoek naar betrouwbare platformen voor het testen van vaardigheden, zoals TestGorilla, om er zeker van te zijn dat je kandidaten de beste vaardigheden voor de baan hebben.