Hoe voer je een sollicitatiegesprek: een stapsgewijze handleiding

Als je ooit een geweldige interviewer in actie hebt gezien, lijkt dit op het eerste gezicht misschien makkelijker dan het in werkelijkheid is. Laat je echter niet door die verkeerde veronderstelling misleiden. Het kan moeilijk zijn om de juiste vragen op de juiste manier te stellen, om de antwoorden terug te krijgen die je nodig hebt om een kandidaat te evalueren. Om je echt goed op deze taak voor te bereiden, leggen we in deze gids uit hoe je een effectief sollicitatiegesprek kunt houden.

De voorbereiding voor een sollicitatiegesprek

De helft van wat een sollicitatiegesprek goed maakt is wat er aan het gesprek vooraf gaat. Hier volgen 7 dingen die je kunt doen om je op een gesprek voor te bereiden.

1. Definieer de eisen van de rol en schrijf een duidelijke functiebeschrijving

Dit punt kan duidelijk lijken, maar verlies de nuances niet uit het oog. Hopelijk heb je dit al gedaan voordat je de functiebeschrijving publiceerde. Als je hier hoe dan ook bent beland zonder een goede functiebeschrijving te schrijven, dan is nu het moment om een paar belangrijke vragen te beantwoorden, zoals:

• Welke eigenschappen zoek je in een kandidaat?

• Welke harde of zachte vaardigheden hebben andere top performers binnen je organisatie?

• Welke gaten zitten er momenteel in je team?

• Wat zijn je afknappers?

Hoe nauwkeuriger je de functie en de kwaliteiten die je zoekt in een kandidaat kunt omschrijven, hoe gemakkelijker het zal zijn om te weten wat je moet vragen tijdens het interview.

2. Bereid vooraf specifieke vragen voor de functie voor

Het is gemakkelijk om tijdens een sollicitatiegesprek verstrikt te raken in het gesprek. Door je interviewvragen van tevoren voor te bereiden en bij de hand te hebben, zorg je ervoor dat alle onderwerpen behandeld worden.

De meeste bedrijven hebben een reeks basisvragen die ze aan elke kandidaat stellen en daarnaast een aantal specifieke vragen over de functie zelf. Door aan elke kandidaat dezelfde basisvragen te stellen, kun je kandidaten directer met elkaar vergelijken.

Gebruik een mix van vraagtypen om ervoor te zorgen dat je antwoorden krijgt waar je wat mee kunt. Gebruik een verscheidenheid aan gesloten en open vragen, hypothetische vragen en gedragsvragen.

Als je bijvoorbeeld een gedragsvraag stelt zoals “vertel me eens over een keer dat je met een uitdagende manager te maken had”, is de kans groter dat je meer te weten komt over hoe die kandidaat met conflicten omgaat, dan wanneer je een rechtstreekse, maar meer algemene vraag stelt over hoe ze met conflicten omgaan.

En hoewel het goed is om voorbereid te zijn, moet je genoeg ruimte overlaten voor vragen die op een natuurlijke manier uit het gesprek voortvloeien. Als je iets bijzonders opvalt (positief of negatief), wees dan niet bang om vervolgvragen te stellen.

3. Screen alle kandidaten met een selectie assessment

De makkelijkste manier om geweldige sollicitatiegesprekken te voeren, is door geweldige kandidaten te selecteren. Maar het is lastig om alleen op basis van hun cv de beste kandidaten te identificeren. Bovendien kost het beoordelen van cv’s enorm veel tijd als je dit niet op een efficiënte manier aanpakt.

Vooral als je veel sollicitaties hebt, is het moeilijk om elk cv de aandacht te geven die het verdient. Uit een onderzoek waarbij oogbewegingen gevolgd werden, bleek dat recruiters gemiddeld slechts 7 seconden besteden aan het bekijken van een cv. Maar dat is geen winnende strategie om goede kandidaten te vinden.

Zelfs als je alle tijd van de wereld had om elk cv van voor naar achter te lezen, vertelt een cv nooit het volledige verhaal. Mensen kunnen hun vaardigheden verfraaien of zelfs ronduit liegen op een cv. Met een selectie assessment kun je dat probleem oplossen; het testen van kandidaten biedt een efficiënter alternatief voor het evalueren van cv’s.

Een assessment is een verzameling testen die kandidaten moeten afleggen als onderdeel van de sollicitatie. Je kunt kandidaten testen op:

• Personality and culture fit

• Cognitive ability

• Language

• Situationele beoordeling

• Functiespecifieke vaardigheden

• Programeervaardigheden

• Softwarevaardigheden

Door kandidaten te vragen deze assessments te doen, voorkom je vooringenomenheid in je wervingsproces omdat het een completer beeld oplevert van elke kandidaat dan wanneer een recruiter razendsnel duizenden cv’s door moet lezen. Die cv’s bevatten namelijk bepaalde identificerende informatie die onbewuste vooringenomenheid in de hand kan werken.

4. Voer een telefonische screening of een eenrichtingsvideogesprek uit vóór het persoonlijke interview

Het is verstandig om vooraf een telefonisch screeninggesprek te voeren om ongekwalificeerde kandidaten die de pre-screeningfase hebben doorstaan, eruit te filteren. Je kunt sollicitanten vragen stellen over de functie en feiten op hun cv verifiëren om te beoordelen of ze een volledig interview verdienen.

Als alternatief gebruiken veel bedrijven videoscreeningvragen als vervanging van óf aanvulling op een screeninggesprek.

5. Plan voldoende tijd in voor het gesprek

Zodra je de beste kandidaten op de shortlist hebt gezet, is het tijd om het sollicitatiegesprek in te plannen!

Afhankelijk van de rol moet je kiezen tussen een persoonlijk interview, een telefonisch gesprek of een videogesprek. Je moet daarnaast beslissen hoeveel tijd je voor een interview wil uittrekken. Junior functies kunnen in slechts 30 minuten afgerond zijn, terwijl bij hogere functies gesprekken langer dan een uur kunnen duren.

Het is het beste om kandidaten niet in je eentje te interviewen. Zorg er dus voor dat je ook een collega uitnodigt.

Tip: Laat voor en na elk interview voldoende ruimte vrij in je agenda. Je wil in de juiste ruimte zijn om je volledige aandacht aan het interview te besteden, en je wil ook niet te laat komen. Vergeet niet dat jij ook indruk probeert te maken op de kandidaat.

6. Wees transparant met de kandidaat voordat je met het gesprek begint

Solliciteren voor een baan is stressvol. Door ervoor te zorgen dat je kandidaat zo ontspannen mogelijk naar het gesprek komt, is de kans groter dat je de echte persoon achter de façade leert kennen.

Verwijder eventuele stresspunten door hen zoveel mogelijk details over het interview te geven. Licht ze in over de dresscode van het bedrijf, wie aanwezig zal zijn bij het interview en geef ze een basisoverzicht van het sollicitatiegesprekproces.

7. Bestudeer de kandidaat vóór het interview

Dit is de laatste maar meest cruciale stap om je voor te bereiden op een interview. Plan van tevoren minimaal een half uur in om je in te lezen over de kandidaat.

Je hebt maar weinig tijd om elke kandidaat te leren kennen. Je wil niet te veel van het interview besteden aan het herhalen van wat er al op het cv staat. Het is dus verstandig om de gegevens van de kandidaat voor het gesprek door te nemen. Leer hun baangeschiedenis kennen, scrol door hun LinkedIn-profiel, bekijk hun assessmentresultaten en lees eventueel ander materiaal dat ze vóór het interview hebben verstrekt.

Als er hiaten of verwarrende punten in hun cv zijn, kun je die toevoegen aan je lijst met vragen die je aan de kandidaat wil stellen.

Hoe je het sollicitatiegesprek moet voeren

Nu je volledig bent voorbereid, ben je klaar om een effectief interview te houden. Hier lees je hoe je van start kunt gaan met het sollicitatiegesprek zelf.

8. Verwijder alle afleiding

Je wil volledig gefocust zijn op het sollicitatieproces en de kandidaat je volledige aandacht geven. Zet vóór het interview je telefoon en eventuele e-mail- of chatmeldingen uit.

9. Stel jezelf en je collega’s duidelijk voor

Of het nu een persoonlijk of een videogesprek is, het is altijd wel zo fijn om iedereen aan het begin van het interview aan elkaar voor te stellen. Stel de kandidaat op zijn gemak door uit te leggen wie je bent, wat je functie is en iets over het bedrijf te vertellen.

Je moet ook duidelijk uitleggen hoe het interviewproces eruitziet. Als je laat zien dat je een plan hebt, zal dit een gunstige invloed hebben op je organisatie én op de geïnterviewde kandidaat.

10. Stel de vragen die je van tevoren hebt voorbereid

Begin het vragengedeelte met een paar algemene vragen om kandidaten de kans te geven zichzelf voor te stellen en te bespreken hoe zij waarde willen toevoegen aan de functie.

Hoewel je de kandidaat de mogelijkheid wil geven om vrijuit en natuurlijk te antwoorden, moet je het gesprek mogelijk een beetje aan- of bijsturen om al je voorbereide vragen te kunnen stellen. Als een kandidaat te veel bij één vraag blijft hangen, kun je beleefd voorstellen om op een ander onderwerp over te stappen.

11. Luister actief en doelbewust

Hoewel je wil dat het sollicitatiegesprek vrij vloeiend verloopt, is een interview geen typisch heen en weer gesprek. Je belangrijkste taak in het gesprek is om te luisteren.

Als je zelf te veel praat, loop je het risico dat kandidaten die informatie gebruiken om antwoorden geven die je graag wil horen. Om dezelfde reden moet je niet al te negatief of positief reageren op alles wat de kandidaat zegt. In de meeste gevallen is het het beste om ze eenvoudigweg te bedanken voor hun antwoord.

Hou je als interviewer zo veel mogelijk aan de 80/20 regel: 80% luisteren en 20% praten.

Luister actief naar de kwaliteiten en vaardigheden die je vooraf als cruciaal voor de rol hebt geïdentificeerd. En luister naar potentieel – misschien ontdek je motivaties of verborgen juweeltjes die niet op hun cv stonden.

12. Maak aantekeningen

Als je veel kandidaten interviewt, is het belangrijk om aantekeningen te maken. Als je aantekeningen wil maken tijdens het sollicitatiegesprek, maak ze dan met de hand in plaats van op je laptop, zodat de kandidaat weet dat hij je volledige aandacht heeft. Of, als dit mogelijk is, zorg dat er iemand in de ruimte zit die aantekeningen kan maken.

De meeste HR-volgsystemen voor sollicitanten bieden de gelegenheid om aantekeningen achter te laten na een sollicitatiegesprek, dus zorg ervoor dat je je aantekeningen op het systeem aan de sollicitatie van de kandidaat toevoegt.

13. Geef de kandidaat gelegenheid om vragen te stellen

Een kandidaat die oprecht geïnteresseerd is in de functie, zal aan het einde van het interview zeker een waslijst met vragen hebben. Geef de sollicitant minimaal 10-15 minuten om eigen vragen te stellen, want het is hun kans om te laten zien hoe voorbereid ze zijn en hoe graag ze de baan willen hebben.

14. Probeer de kandidaat enthousiast te krijgen voor de functie

Een goede kandidaat wil graag net zo veel over jou en de functie weten als jij over hen wil weten. Als je diep in het interview zit en de kandidaat goed bij het bedrijf lijkt te passen, kun je misschien wat vragen schrappen om het laatste deel van het interview te gebruiken om de kandidaat vragen te laten stellen over de functie en het bedrijf.

15. Vertel de kandidaat wat er verder zal gebeuren

Hoewel je kandidaten nooit ter plekke een beoordeling mag geven, moet je ze wel een indicatie geven van wat er daarna komt, mocht hun sollicitatiegesprek als een succes worden beschouwd. Laat de kandidaat aan het einde van het interview weten hoe de volgende stappen in het proces eruit zien, inclusief wanneer ze terugkoppeling kunnen verwachten.

Als er bijvoorbeeld een mogelijkheid is voor een tweede gesprek, laat hen dan weten wanneer ze zo’n gesprek kunnen verwachten, zodat ze hun schema daarop aan kunnen passen. Bedank ze daarna voor hun tijd en wens ze nog een fijne dag!

Wat je na een sollicitatiegesprek moet doen

16. Maak onmiddellijk extra aantekeningen

Voordat je doorgaat met je dag moet je altijd eerst aantekeningen maken over alles waarvoor je tijdens het interview geen tijd had. Je moet eveneens nadenken over het interview in zijn geheel en je algemene indruk van de kandidaat opschrijven. Je zult deze aantekeningen later zeker waarderen als je al een half dozijn andere kandidaten hebt geïnterviewd.

17. Houd een debriefing met je collega-interviewer

Je moet ook een paar minuten vrijmaken om de kandidaat met je collega-interviewer te bespreken. Zo zorg je ervoor dat jullie allebei op dezelfde golflengte zitten en kun je eventuele hoogte- en dieptepunten met elkaar gespreken.

18. Beoordeel de selectie assessments van de kandidaat

Op dit moment is het verleidelijk om oogkleppen op te doen en alleen naar het sollicitatiegesprek te kijken. Er is echter net zoveel informatie beschikbaar in het assessment dat ze hebben afgelegd – zo niet meer – om de kandidaat te evalueren. Gebruik alle informatie die je hebt om een weloverwogen besluit te nemen.

19. Organiseer zo nodig een vervolggesprek

Veel organisaties zullen vervolggesprekken voeren om een kandidaat beter te leren kennen of om andere teamleden de kans te geven met de kandidaat te spreken en een beter beeld te vormen.

Sommige organisaties vragen kandidaten om presentaties te geven over de meerwaarde die ze het bedrijf en de functie te bieden hebben.

20. Doe een aanbod

Het enige wat je daarna nog hoeft te doen is de geselecteerde kandidaat een aanbod doen en met hen over de juiste voorwaarden onderhandelen.

Het voeren van een efficiënt sollicitatiegesprek zonder vooringenomenheid vergt planning

Door je goed op het sollicitatieproces voor te bereiden, krijg je waarschijnlijk zinvollere antwoorden dan met een cv of sollicitatiebrief. Als je de stappen die we hier voor je hebben geschetst in de juiste volgorde volgt, kun je een efficiënt interview zonder bias voeren. Zo neem je betere kandidaten aan en bespaar je je organisatie veel geld door mishires te voorkomen.