HR-budget: voorbeelden, voordelen en hoe er een goed te plannen

Een sterk HR-team is essentieel voor elk bedrijf dat consistent wil groeien. HR is verantwoordelijk voor meerdere essentiële elementen in een organisatie, zoals werving, salarisadministratie, werknemersbetrokkenheid en werknemersrelaties.

En al deze functies kunnen niet goed worden uitgevoerd zonder een goed gedefinieerd HR-budget.

Pro tip: Als u er zeker van wilt zijn dat uw volgende HR manager sterke budgetteringsvaardigheden heeft, kunt u onze budgetteringstest gebruiken tijdens de werving.

Een HR-budget helpt het HR-team om hun behoeften en uitgaven te analyseren en het komende jaar te plannen. En dit artikel zal u helpen om uw HR-budget op de juiste manier te definiëren.

Het waarom, hoe en wat van een HR-budget

Elk HR-budget heeft een aantal elementen die het HR-team goed moet aanpakken; we zullen ze stuk voor stuk bespreken. Maar laten we eerst eens kijken naar wat een HR-budget eigenlijk is.

Wat is een HR-budget?

Een HR-budget is een verzameling fondsen die het HR-team in één jaar gebruikt om alle geplande activiteiten te dekken.

Elk bedrijf moet begrijpen dat HR veel fundamentele activiteiten uitvoert die het functioneren van de hele organisatie ondersteunen. Dus als de HR-afdeling dat niet kan (vanwege een beperkt budget of een gebrek aan financiële planning), dan kan de hele organisatie in de problemen komen.

Met een goed gedefinieerd HR-budget hebben de belangrijkste stakeholders in uw organisatie voldoende zicht op:

• De jaarplannen van het HR-team

• Alle bijbehorende kosten

Een HR-budget is daarom onmisbaar voor het functioneren van het HR-team en de organisatie.

De 3 voordelen van een HR-budget

Er zijn veel voordelen verbonden aan het hebben van een HR-budget en de volgende drie zijn de voordelen die het meeste rendement opleveren. Met een goed gedefinieerd HR-budget kunt u:

• Uw aanwervingen op voorhand plannen: Wanneer u een HR-budget maakt, wijst u fondsen toe voor werving. Op deze manier kunt u plannen hoeveel mensen u het volgende jaar moet aannemen en hoeveel dit gaat kosten. Als u geen HR-budget heeft, is het makkelijk om te zien dat uw wervingskosten de pan uit rijzen, simpelweg omdat u te veel mensen aanneemt of niet van tevoren heeft gepland. Of u kunt de fout maken om niet genoeg geld uit te trekken voor werving en vervolgens worstelen met een tekort aan talent dat uw activiteiten en bedrijfsgroei beperkt.

• Trek de juiste mensen aan en verlaag het verloop: Met een toereikend HR-budget kunt u de juiste mensen werven. Dit zal u op zijn beurt helpen om het personeelsverloop in uw bedrijf te verminderen en uw bedrijfscultuur te versterken.

• Ontvang de nodige financiering: Zoals bij elk bedrijfsonderdeel, kunt u ook bij HR met een budget de middelen vragen (en krijgen) die u nodig heeft om uw doelen met succes te bereiken.

Zes essentiële elementen die elk HR-budget moet hebben

Een HR-budget kan uit veel elementen bestaan, maar de volgende zes zijn fundamenteel voor elke organisatie en HR-afdeling:

• Compensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden: Uw HR-budget moet de vergoedingen (salarissen) voor alle werknemers en de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals ziektekostenverzekering en pensioenbijdragen, bevatten.

• Wervingskosten: U moet alle wervingskosten vastleggen die de HR-afdeling het komende jaar zal hebben.

• Opleiding: Opleidingskosten dekken het leren en de ontwikkeling van elke afzonderlijke werknemer in het bedrijf.

• Betrokkenheid van werknemers: Met een speciaal budget voor werknemersbetrokkenheid kunt u sterkere relaties binnen teams bevorderen en werknemers verbinden met de visie en het doel van het bedrijf.

• DEI: Naast wervingskosten is het HR-team er ook verantwoordelijk voor dat het bedrijf investeert in diversiteit en inclusie.

• Welzijn en veiligheid: Tot slot, dekt een HR-budget de kosten met betrekking tot het welzijn van werknemers en de algemene veiligheid op het werk.

De twee soorten HR-budgetten

Bij het plannen van een HR-budget zijn er twee manieren waarop u dit kunt benaderen:

Incrementeel budget

Met een incrementeel budget kijkt u naar het vorige jaar en uw vorige HR-budget en brengt vervolgens incrementele wijzigingen aan in specifieke posten.

Zoek de posten die u ook op het HR-budget van dit jaar moet zetten. Bepaal voor elke post of u er meer, minder of evenveel geld voor nodig heeft als vorig jaar en zet het op uw HR-budget. Dit is meestal de manier waarop grote bedrijven omgaan met hun HR-budget.

Nulbudget

Een zero-based budget is als een schone lei, waarbij het team gaat zitten en elk item opschrijft dat ze in het budget willen opnemen. Ze nemen geen posten van het afgelopen jaar, maar analyseren elke behoefte die ze het komende jaar zullen hebben en schrijven alleen die posten op in het HR-budget. Dit is een aanpak die meer geschikt is voor starters en kleine bedrijven.

Vier stappen die u helpen bij het opstellen van uw HR-budget

Bij het opstellen van een HR-budget kunnen de volgende vier stappen u helpen om een gestroomlijnd proces te creëren:

• Definieer doelstellingen: Het eerste wat u moet doen is uw HR-doelstellingen voor het volgende jaar definiëren.

• Analyseer de behoeften van uw personeelsbestand: Het tweede element waarmee u rekening moet houden, zijn de behoeften van uw personeelsbestand. U moet ervoor zorgen dat uw werknemers tevreden zijn met de groeimogelijkheden die ze bij uw bedrijf hebben en dat u het verloop laag kunt houden.

• Stel een budget op met echte gegevens: De derde stap is om de behoeften van uw personeelsbestand en uw doelstellingen parallel te analyseren en een budget op te stellen. Zorg ervoor dat u zoveel mogelijk gegevens gebruikt: Dit zal u helpen om uw budget goedgekeurd te krijgen.

• Goedgekeurd krijgen: De laatste stap is om uw budget goedgekeurd te krijgen. Het zal waarschijnlijk een paar correcties ondergaan, maar als u de verzoeken kunt onderbouwen met gegevens, dan moet het goed komen.

HR-budget: een must voor elk HR-team

Voor het uitvoeren van strategische HR-functies zoals werving en selectie heeft u een goed gepland HR-budget nodig. En als u worstelt met het definiëren van uw wervingsbudget, lees dan ons artikel over de Zes essentiële zaken die u nodig heeft voor een effectief wervingsbudget en zorg ervoor dat u deze elementen opneemt in uw HR-budget.