30 boeiende interviewvragen voor het interviewen van administratief personeel

Administratieve medewerkers spelen een belangrijke bij het soepel laten verlopen van bedrijfsprocessen, de interactie met klanten en het opstellen van agenda's voor hun leidinggevenden. Ze hebben een reeks zachte en harde vaardigheden nodig om deze taken met succes uit te voeren. Als u een administratief medewerker aanwerft, controleer dan hun expertise en vaardigheden met behulp van een Administratief medewerker test en effectieve interviewvragen voor administratief personeel.

Maar welke vragen moet u stellen aan kandidaten in uw talentpijplijn? Wij hebben het antwoord dat u nodig heeft.

Hier is onze lijst met 30 boeiende interviewvragen om administratief personeel te interviewen en meer te weten te komen over hun ervaring.

Tien algemene en culturele interviewvragen voor administratief personeel

Stel sollicitanten deze tien algemene en culturele interviewvragen voor administratief personeel om meer te weten te komen over hun kennis en waarden.

1. Wat spreekt u aan in ons bedrijf?

2. Waarom heeft u ervoor gekozen om voor deze functie te solliciteren?

3. Op welke manieren kunt u als administratief medewerker bijdragen aan onze organisatie?

4. Beschrijf uw ervaring als administratief medewerker.

5. Wat is uw beste vaardigheid als administratief medewerker?

6. Welke vaardigheid als administratief assistent moet u nog verbeteren?

7. Omschrijf het type kantooromgeving waarin u het productiefst bent.

8. Leg uit waarom u uw huidige functie wilt verlaten.

9. Benoem één eigenschap of kwaliteit die u nodig heeft voor een baan als administratief assistent.

10. Welke waarden helpen u bij het uitvoeren van uw taken als administratief assistent?

Vijf voorbeeldantwoorden en algemene en culturele interviewvragen voor administratief personeel

Raadpleeg bij het beoordelen van de antwoorden van uw kandidaat de voorbeeldantwoorden op deze belangrijke algemene en culturele interviewvragen voor administratief personeel.

1. Wat is uw beste vaardigheid als administratief assistent? Wat is uw beste vaardigheid als administratief medewerker?

Sollicitanten moeten beschikken over verschillende vaardigheden als administratief medewerker, zoals databasebeheer of computervaardigheden, die hen helpen bij het uitvoeren van hun taken.

Sommige kandidaten zullen zachte vaardigheden vermelden, zoals probleemoplossend vermogen, die hen kunnen helpen om te gaan met werkgerelateerde conflicten. Anderen zullen het hebben over hun vaardigheden op het gebied van timemanagement en hoe ze ervoor zorgen dat ze deadlines halen.

Twee manieren om antwoorden op deze vraag te beoordelen zijn:

• Controleren of de beste vaardigheid van de kandidaat overeenkomt met iets dat u vermeldt in de functieomschrijving of de specificaties van de vacature

• Beoordeling van vaardigheden gebruiken wanneer kandidaten reageren op uw vacature voor administratief medewerker

Als u bijvoorbeeld iemand nodig heeft met goede probleemoplossende vaardigheden, kunt u een Probleemoplossingstest gebruiken als onderdeel van uw kandidaatbeoordeling.

2. Welke vaardigheid omtrent de positie administratief medewerker moet u nog verbeteren?

Kandidaten moeten hun vaardigheden als administratief assistent willen blijven verbeteren om productief te blijven en moeten begrijpen waarom dit belangrijk is.

Bij het beantwoorden van deze vraag moeten ze minstens een vaardigheid noemen die ze willen verbeteren, zoals vaardigheid in Microsoft Outlook of Microsoft Excel. U kunt deze vaardigheden beoordelen met een Microsoft Outlook of Microsoft Excel test.

Hoe ze hun vaardigheden willen verbeteren is cruciaal omdat het kan aangeven hoe ze het beste leren - wat u zal helpen bij het plannen van hun training. Als u bijvoorbeeld weet dat kandidaten beter leren door een cursus te volgen, kunt u tijdens de inwerkperiode trainingssessies plannen die gericht zijn op de vaardigheden die ze missen.

Als kandidaten het beste leren met ondersteuning van senior medewerkers, kunt u plannen om ze te coachen of een mentor toe te wijzen zodra u ze heeft aangenomen.

3. Noem één eigenschap of kwaliteit die u helpt bij het uitvoeren van administratieve taken.

Van professionalisme en aanpassingsvermogen tot nauwgezetheid en beïnvloedingsvermogen, veel eigenschappen kunnen sollicitanten helpen bij het uitvoeren van administratieve taken.

Professionaliteit kan de reputatie van een bedrijf verbeteren, terwijl aanpassingsvermogen kandidaten helpt om unieke en complexe situaties aan te pakken. Gewetensvol gedrag helpt kandidaten om doelstellingen te halen en invloedrijke vaardigheden zorgen ervoor dat administratief personeel teamleden en belanghebbenden kan ondersteunen en begeleiden tijdens hun projecten.

Onderzoek suggereert dat een mix van persoonlijkheidstypes de effectiviteit van een team beïnvloedt. Daarom helpt het om kandidaten aan te nemen die toevoegen aan de bedrijfscultuur.

Met andere woorden, u moet kandidaten vinden die bijdragen aan de diversiteit en inclusie in uw team, waarbij u in overweging neemt hoe de eigenschappen van uw kandidaten de teamdynamiek zullen stimuleren. Om dit te bereiken, gebruikt u een Culture Add of Big 5 OCEAN Persoonlijkheidstest om hun eigenschappen te beoordelen.

4. Beschrijf uw ervaring als administratief assistent.

De specifieke ervaring als administratief assistent die kandidaten bezitten en beschrijven, is uniek en geen twee kandidaten zullen hetzelfde werkverleden hebben.

Sommigen kunnen hebben juridische administratie ervaring die juridische terminologie kennis en onderzoek vereist. Anderen kunnen medische administratief assistent ervaring hebben, die de mogelijkheid om medische rapporten voor te bereiden vereist.

Het inhuren van een medische administratief medewerker voor een juridische functie is misschien niet ideaal, omdat hun ervaring misschien niet overeenkomt met uw eisen. Wanneer u als headhunter of HR-professional de ervaring van uw sollicitanten evalueert, moet u op zoek gaan naar kandidaten met een gelijkaardige werkgeschiedenis als die van uw functie.

5. Welke waarden helpen u bij het uitvoeren van u taken als administratief assistent?

Waarden zoals betrouwbaarheid en eerlijkheid zijn cruciaal voor de taken van administratief assistenten. Betrouwbaarheid is cruciaal omdat administratieve medewerkers meestal toegang hebben tot vertrouwelijke dossiers en gegevens en deze informatie discreet moeten gebruiken - supervisors moeten erop kunnen vertrouwen dat hun medewerkers de gegevens niet met anderen zullen delen.

Als u de waarden van uw kandidaten bekijkt, ga dan na of ze overeenstemmen met de waarden van uw bedrijf en de vereisten van de functie administratief assistent. Als de waarden van uw bedrijf bijvoorbeeld proactief zijn, moet u op zoek gaan naar kandidaten die actie ondernemen in plaats van stil te blijven zitten - en die de aantoonbare ervaring hebben om dit te bewijzen.

Vergeet niet dat u na het sollicitatiegesprek een achtergrondcheck kunt uitvoeren om de waarden en professionele werkethiek van uw kandidaten te verifiëren. Zo weet u zeker dat ze geschikt zijn voor uw vacature.

Tien interviewvragen voor adminmedewerkers over specifieke vaardigheden

Stel sollicitanten enkele van deze tien interviewvragen voor adminmedewerkers om meer te weten te komen over specifieke vaardigheden, waaronder zachte en technische vaardigheden.

1. Hoe zou uw baas uw kennis van Microsoft Excel beoordelen?

2. Waarom moeten administratieve assistenten over goede timemanagement vaardigheden beschikken?

3. Hoe belangrijk zijn Microsoft Word-vaardigheden voor administratieve assistenten?

4. Leg uit waarom communicatievaardigheden cruciaal zijn voor administratieve assistenten.

5. Hoe bedreven bent u in communicatiemiddelen?

6. Hoe bedreven bent u in Microsoft Outlook?

7. Leg uit waarom aandacht voor detail belangrijk is voor administratieve assistenten.

8. Hoe belangrijk zijn probleemoplossende vaardigheden voor administratieve assistenten?

9. Waarom zijn schriftelijke communicatie vaardigheden essentieel voor administratieve assistenten?

10. Leg uit waarom Microsoft PowerPoint-vaardigheden belangrijk zijn voor deze functie.

Vijf voorbeeldantwoorden op interviewvragen voor administratief personeel

Hier zijn voorbeeldantwoorden op vijf van de bovenstaande vaardigheidsgerelateerde interviewvragen voor administratief personeel. Gebruik deze antwoorden om de antwoorden en kennis van uw sollicitanten te peilen.

1. Leg uit waarom aandacht voor detail belangrijk is voor administratief medewerkers.

Gegevensinvoer is een goed voorbeeld van een taak waarvoor aandacht voor detail nodig is - dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat een administratief medewerker correcte informatie indient. Daarnaast vereisen ook andere administratieve taken aandacht voor detail, zoals:

• Correspondentie beoordelen en beantwoorden met correcte grammatica

• Nauwkeurige rapporten opstellen en indienen bij senior medewerkers en belanghebbenden

• Teambrede evenementen organiseren en routes plannen

Kandidaten moeten hun aandacht voor details hebben aangescherpt om deze taken effectief te kunnen uitvoeren. De eenvoudigste manier om hun aandacht voor details te testen is met een Attention to Detail test, die u kunt toevoegen aan de vaardigheidsbeoordeling van uw kandidaten.

2. Leg uit waarom communicatie vaardigheden cruciaal zijn voor administratieve assistenten.

Administratieve assistenten hebben uitstekende communicatie vaardigheden nodig omdat ze vaak de schakel zijn tussen teams en afdelingen in uw bedrijf. Kandidaten moeten weten dat administratief medewerkers ook contact onderhouden met klanten namens het bedrijf - ze zijn het gezicht en de stem van het bedrijf, dus goede communicatie is essentieel.

Omdat ze aan de telefoon of face-to-face moeten spreken met belanghebbenden, moeten administratief medewerkers hun stem op maat maken en de juiste etiquette gebruiken om het bedrijf correct te vertegenwoordigen.

Onderdeel van goede communicatie voor administratief personeel is ook actief luisteren om vragen of feedback van klanten te ontvangen. Vraag daarom of uw kandidaten ervaring hebben met deze taken en vraag naar voorbeelden van wanneer ze deze vaardigheden hebben gebruikt.

Wilt u de communicatievaardigheden van uw admin kandidaten testen? Kijk dan niet verder dan onze datagedreven Communicatievaardigheden test om uw perfecte kandidaat te vinden.

3. Hoe vaardig bent u met communicatietools?

Zoals hierboven vermeld, heeft administratief personeel uitstekende communicatie vaardigheden nodig, en de juiste communicatietools zijn cruciaal om het personeel te helpen bij het uitvoeren van hun taken. Onderzoek suggereert dat sociale technologieën de productiviteit tot 25% kunnen verbeteren en dat is een van de redenen waarom u ervoor moet zorgen dat sollicitanten goed overweg kunnen met de juiste communicatietools.

Adminmedewerkers die tools gebruiken zoals Slack, Zoom, Asana, Trello, Toggl Track en Gmail kunnen bedrijfsupdates delen, projecten beheren en informatie van hun teams ontvangen. Ze kunnen ook bestanden delen, de juiste toon aanslaan met geavanceerde communicatie functies zoals autosuggesties en virtueel vergaderen met teamleden.

Controleer of uw kandidaten ervaring hebben met het gebruik van deze tools en software door te vragen hoe ze deze hebben gebruikt voor recente projecten. Uit hun antwoorden kunt u opmaken of ze de juiste ervaring hebben voor uw functie.

4. Waarom moeten administratieve medewerkers over goede timemanagement vaardigheden beschikken?

Het beheren van tijd en het organiseren van taken is een andere essentiële vaardigheid voor administratief personeel. Wie goed met tijd kan omgaan, verhoogt zijn productiviteit, maar deze vaardigheid heeft nog verschillende andere voordelen.

Experts benadrukken dat kandidaten stress kunnen verminderen door verstandig met tijd om te gaan en een burn-out te vermijden met tijdmanagement technieken en software voor het bijhouden van tijd. Ze kunnen ook hun besluitvorming binnen deadlines verbeteren door mogelijkheden en potentiële uitkomsten te onderzoeken zonder over een beslissing na te denken.

Met geavanceerde timemanagement vaardigheden zullen kandidaten hun werktevredenheid verhogen door doelstellingen te halen en hun taken binnen een bepaalde tijd af te ronden in plaats van over te werken, wat zowel het bedrijf als de gezondheid en het welzijn van het individu ten goede komt.

Als u de timemanagement vaardigheden van uw kandidaten moet beoordelen, gebruik dan onze vaardighedentest voor timemanagement in uw kandidaatbeoordeling.

5. Hoe belangrijk zijn Microsoft Word-vaardigheden voor administratieve medewerkers?

Microsoft Word-vaardigheden zijn cruciaal voor administratief personeel, omdat ze hen helpen om rapporten te schrijven en notulen van vergaderingen op te stellen. Kandidaten met administratieve ervaring kunnen ook documenten opstellen of brieven aan klanten schrijven, en ze kunnen Microsoft Word gebruiken om hun correspondentie op te maken en te bewerken.

De Microsoft Word-vaardigheden van uw sollicitanten evalueren is eenvoudig - gebruik gewoon onze Microsoft Word-vaardigheidstest voordat u iemand aanneemt.

Tien situationele interviewvragen voor administratief personeel en vragen over werkstijlen

Stel deze tien vragen voor administratief personeel aan de ondervraagden om meer te weten te komen over hun werkstijlen en hoe ze omgaan met lastige situaties.

1. Heeft u ooit discreet moeten zijn om een goede relatie met een klant te behouden?

2. Vertel ons over een moment waarop u een uitdagend project moest aanpakken. Hoe heeft u het aangepakt?

3. Noem een moment waarop u aan verschillende supervisors moest rapporteren. Hoe ging u om met hun eisen?

4. Vertel ons over het meest interessante project dat u heeft afgerond als administratief medewerker.

5. Beschrijf een keer dat u een groot project moest managen. Welke methodes heeft u gebruikt om georganiseerd te blijven?

6. Vertel ons hoe u zou omgaan met een collega met wie u niet goed overweg kunt op kantoor.

7. Noem een moment waarop u te maken kreeg met een gefrustreerde klant. Welke strategieën gebruikte u om hier professioneel mee om te gaan?

8. Beschrijf een typische dag in uw rol als administratief medewerker. Wat zijn uw belangrijkste taken?

9. Zou u bepaalde tools in uw functie vervangen? Leg uit welke veranderingen u zou doorvoeren en waarom.

10. Heeft u ooit een conflict opgelost op het werk? Leg uit hoe u met de situatie bent omgegaan.

Vijf voorbeeldantwoorden op situationele en werkgerelateerde interviewvragen voor administratief personeel

Gebruik deze vijf voorbeeldantwoorden bij het beoordelen van de antwoorden van uw kandidaten op de situationele en werkstijl gerelateerde interviewvragen voor administratief personeel.

1. Vertel ons over een moment waarop u te maken had met een probleem. Vertel ons over een moment waarop u een uitdagend project moest afhandelen. Hoe heeft u het aangepakt?

Van het organiseren van internationale conferenties tot het verzamelen van trainingsmateriaal voor het team, zijn er veel uitdagende projecten die uw kandidaten mogelijk hebben uitgevoerd. Kandidaten moeten specifieke voorbeelden gebruiken en hun stappen bespreken om de taken te voltooien.

Als ze bijvoorbeeld trainingsmateriaal voor een team hebben verzameld, moesten ze dat misschien doen:

• De leerdoelen controleren

• Ondersteunend materiaal vinden

• Een format creëren met behulp van software en tools om het materiaal te presenteren

• Teams voorzien van het trainingsmateriaal

Om de aanpak van uw sollicitant te evalueren, vergeet niet te vragen naar de resultaten van hun werk.

Als ze enkele mislukte resultaten vermelden, vraag hen dan hoe ze hun inspanningen zouden verbeteren om de projecten te verbeteren - een mislukt resultaat is niet automatisch slecht en geeft u inzicht in hoe de kandidaat omgaat met uitdagingen en tegenslagen.

2. Omschrijf een typische dag in uw functie als administratief assistent. Wat zijn uw belangrijkste taken?

Administratieve medewerkers hebben een gevarieerde routine en alle kandidaten die in deze functie werken, moeten hun belangrijkste taken kunnen noemen. Het US Bureau of Labor Statistics legt bijvoorbeeld uit dat de belangrijkste taken van administratieve assistenten als volgt zijn:

• Uitgebreide documenten voorbereiden

• Afspraken plannen voor belanghebbenden

• Teamleden en senior medewerkers ondersteunen

Kandidaten kunnen ook enkele andere verantwoordelijkheden noemen, waaronder telefoons beantwoorden en telefoontjes doorverbinden, agenda's bijwerken en evenementen regelen, en basiswerkzaamheden uitvoeren op het gebied van boekhouding en databaseonderhoud.

Controleer of uw kandidaten over de juiste ervaring beschikken om de taken in de openstaande functie in uw bedrijf uit te voeren.

3. Heeft u ooit een conflict op de werkvloer opgelost? Leg uit hoe u de situatie heeft aangepakt.

Conflicten komen af en toe voor op de werkplek, zoals onenigheid over taakvereisten, misverstanden over projecten of persoonlijke kwesties. Administratieve medewerkers moeten weten hoe ze deze conflicten moeten oplossen en moeten een aantal methoden hebben om hen te helpen.

Enkele stappen die ze kunnen nemen om conflicten op te lossen zijn:

• Vaststellen waarom het conflict is ontstaan

• Rustige communicatie aanmoedigen en communiceren met de betrokkenen

• Onderhandelen en wederzijds aanvaardbare methoden vinden die aan de belangen van beide partijen tegemoetkomen

• Indien nodig bemiddelingsondersteuning vragen

Aangezien een belangrijk deel van het oplossen van conflicten onderhandeling inhoudt, is het de moeite waard om de onderhandelingsvaardigheden van uw sollicitanten te beoordelen. Dit kunt u eenvoudig doen met onze Onderhandelingsvaardigheidstest.

Vergeet niet om kandidaten altijd om specifieke voorbeelden te vragen: Wat was het conflict? Wat was hun rol? Hoe hebben ze het conflict aangepakt? Wat was het resultaat? De antwoorden hierop geven u een duidelijker, diepgaander beeld van hun vaardigheden.

4. Vertel ons hoe u om zou gaan met een collega met wie u niet goed overweg kunt op kantoor.

Geschikte kandidaten moeten goed overweg kunnen met collega's in hun werkomgeving en het kan een rode vlag zijn als het lijkt alsof ze het voortdurend oneens zijn met anderen. Sollicitanten moeten echter de juiste aanpak hebben om conflicten op te lossen als ze zich voordoen.

Sollicitanten moeten zich blijven concentreren op de vereisten van het bedrijf en ze moeten ook proberen om sociaal te zijn en effectief te communiceren in deze omstandigheden.

Door zich te concentreren op de zakelijke behoeften, zullen persoonlijke meningsverschillen vaak verdwijnen. Zorg ervoor dat u op zoek gaat naar sollicitanten die de zakelijke behoeften boven persoonlijke kwesties stellen en die altijd professioneel kunnen blijven.

5. Noem een moment waarop u te maken kreeg met een gefrustreerde klant. Welke strategieën gebruikte u om er professioneel mee om te gaan?

Aangezien administratieve medewerkers het gezicht van het bedrijf zijn, moeten ze met alle klanten omgaan - of ze nu gefrustreerd zijn of feedback willen geven. U bent op zoek naar kandidaten die empathie kunnen gebruiken, met de klant kunnen communiceren en feedback kunnen accepteren om de diensten van het bedrijf te verbeteren.

Probleemoplossend vermogen en klantenservice vaardigheden zijn essentieel voor het oplossen van dergelijke problemen. Als kandidaten zich namens het bedrijf kunnen verontschuldigen en een paar methoden kunnen voorstellen om een probleem op te lossen, zijn ze misschien een ideale match voor uw organisatie.

Gebruik een Klantenservicetest om te beoordelen hoe goed kandidaten klanten kunnen helpen en hun professionaliteit kunnen gebruiken om de relatie tussen het bedrijf en de klant te verbeteren.

Wanneer moet u interviewvragen voor administratief personeel gebruiken in het aanwervingsproces?

Vaardigheidsbeoordelingen kunnen samengaan met interviewvragen voor administratief personeel en als u begint met vaardigheidsbeoordelingen, krijgt u waardevolle informatie die u kunt gebruiken in een interview. Deze aanpak maakt het gemakkelijker om de meest bekwame, geschikte kandidaten te selecteren voor de sollicitatiegesprekken.

Met vaardigheidsbeoordelingen kunt u ook de ervaring van kandidaten verbeteren en sollicitanten een kans geven om hun kennis te bewijzen, dus het is belangrijk om ze aan het begin van het wervingsproces op te nemen.

Het gebruik van vaardigheidsbeoordelingen bij het zoeken naar kandidaten is ook een manier om cv-screening te vermijden. U kunt de beoordelingsresultaten van elke sollicitant bekijken om te zien hoe goed hun vaardigheden overeenkomen met de vereisten van uw bedrijf en geschikte kandidaten selecteren.

Neem professionals aan met behulp van interviewvragen voor administratief personeel en vaardigheidsbeoordelingen

Als u een wervingsmanager bent die op zoek is naar kandidaten voor uw vacature voor administratief personeel, is er geen betere wervingsmethode dan het combineren van vaardigheidsbeoordelingen met boeiende interviewvragen voor administratief personeel.

Met onze Administratief medewerker test kunt u te weten komen of sollicitanten specifieke administratieve vaardigheden hebben die uw bedrijf zullen helpen zijn doelen te bereiken. Vervolgens kunt u hen enkele interviewvragen stellen in dit artikel om meer te weten te komen over hun eigenschappen.

Als u nieuwsgierig bent naar vaardigheidstests, kom dan meer te weten met TestGorilla. U ontdekt de wetenschap die bewijst dat vaardigheidstests werken en leert hoe u deze tests kunt gebruiken in een gratis demonstratie.

Bekijk TestGorilla en ontdek hoe het uw wervingsproces kan verbeteren.