Verbeter uw inwerkproces met een inwerkchecklist

Wist u dat slechts 29% van de HR-afdelingen hun werknemers na het wervingsproces ondersteuning bieden bij het cultureel inwerken? De meeste HR-professionals weten dat hun werk niet voorbij is nadat hun kandidaat de baan heeft geaccepteerd. Het implementeren van een effectief inwerkproces kan echter een uitdaging zijn. Een hulpmiddel dat de zaken gemakkelijker maakt, is een onboarding checklist.

Afbeeldingsbron: HCI en Kronos

Wat is onboarding en hoe kan het een uitdaging zijn voor wervingsmedewerkers?

Nadat uw kandidaat verschillende sollicitatiegesprekken en vaardigheidstests heeft doorlopen en is gekozen voor de baan, is het nu tijd om hem of haar welkom te heten in uw team. Onboarding is een cruciaal onderdeel om werknemers te helpen wennen aan hun nieuwe werkomgeving en zich onder te dompelen in de cultuur van uw bedrijf. Uw nieuwe werknemers raken niet alleen gewend aan het werk zelf, maar raken ook vertrouwd met hun collega's en beginnen zich meer op hun gemak te voelen in hun nieuwe rol.

Afbeeldingsbron: HCI en Kronos

Natuurlijk is onboarding meer dan alleen uw werknemers op hun gemak stellen. Het verhoogt de retentiegraad, prestaties, tevredenheid van managers, betrokkenheid van werknemers en productiviteit van uw team.

Maar het onboardingproces is niet altijd eenvoudig. Er zijn verschillende uitdagingen waar wervingsmedewerkers mee te maken krijgen bij het inwerken van nieuwe werknemers, zoals ervoor zorgen dat de inwerkprocedure geschikt is voor de functie en het tijdig afronden van het proces.

Een inwerkchecklist is een goede manier om ervoor te zorgen dat uw inwerkproces effectief en efficiënt verloopt.

Wat is een onboarding checklist?

Een onboarding checklist is een document met de belangrijkste stappen die u moet nemen om nieuwe werknemers in te werken. De onboarding checklist van elk bedrijf zal variëren en voor sommige functies heeft u waarschijnlijk specifieke checklists nodig.

De voordelen van onboarding checklists

Het meest voor de hand liggende voordeel van een onboarding checklist is dat het proces gestroomlijnd wordt. Deze efficiëntie zal een positieve impact hebben op de werknemers die de onboarding bij uw bedrijf doorlopen. Onderzoek toont aan dat 91 procent van de nieuwe werknemers die een efficiënt onboardingproces doorlopen een hoge mate van verbondenheid voelen op het werk.

Maar dat is niet het enige voordeel van het gebruik van onboarding checklists.

Open communicatie aanmoedigen

Een inwerkchecklist biedt de werknemer een reeks mogelijkheden om vragen te stellen. Dit moedigt open communicatie aan, wat essentieel is voor de nieuwe werknemer, zodat hij eventuele onduidelijkheden over zijn nieuwe rol kan ophelderen. Het laat ook zien dat u bereid bent om uw nieuwe werknemer vanaf het begin bij te staan.

Bekendheid met de cultuur stimuleren

Met behulp van een checklist kunt u alle belangrijke introducties plannen die u moet doen om uw nieuwe medewerker vertrouwd te maken met het team. Dit kan de cultuur van uw organisatie stimuleren en bevorderen, omdat uw huidige werknemers als ambassadeurs van uw bedrijf kunnen fungeren en de prestaties van uw bedrijf kunnen onderschrijven.

Verlieskosten verminderen

Onboarding checklists helpen u om de kosten van personeelsverloop op twee manieren te verlagen. Ten eerste kunt u met een effectief inwerkproces en een inwerkchecklist voorkomen dat uw medewerkers van u vervreemden. Volgens BambooHR had 59 procent van de nieuwe werknemers het gevoel dat ze niet werden ondergedompeld in de bedrijfscultuur als gevolg van een slechte onboarding.

Effectieve onboarding van werknemers, ondersteund door een checklist, zorgt er ook voor dat de kandidaten duidelijk zijn over de rol waarvoor ze zijn aangenomen. Dit blijkt uit gegevens die aantonen dat effectieve onboarding ervoor zorgt dat werknemers 14 keer meer kans hebben op een sterke rolduidelijkheid.

Stress verminderen

Het gebruik van een onboarding checklist stroomlijnt het onboardingproces en helpt de stress te verminderen vanuit het perspectief van HR-personeel en nieuwe werknemers.

Met een checklist kunt u een nieuwe medewerker helpen om soepel te gewend te raken aan de cultuur van uw bedrijf en te leren wat er van hem of haar wordt verwacht terwijl hij of zij in de functie groeit. Deze georganiseerde aanpak en verbeterde mate van duidelijkheid vermindert stress en bevordert de productiviteit.

En u hoeft u zich geen zorgen te maken of u al dan niet iets vergeten bent, want het staat allemaal op uw lijst.

Minimaliseer fouten

Onboarding checklists verkleinen de kans dat u cruciale onboarding activiteiten vergeet. Dit maakt het proces ook minder stressvol voor nieuwe werknemers, omdat ze erop kunnen vertrouwen dat ze de juiste informatie krijgen zonder het gevoel te hebben dat ze uit een vuurpijl drinken.

Voorkom tijdverspilling

Het inwerkproces moet tijdig worden afgerond, maar zonder dat uw nieuwe medewerker het gevoel krijgt dat hij of zij wordt opgejaagd door belangrijke informatie. Een onboarding checklist kan u helpen om tijdverspilling te voorkomen en ervoor te zorgen dat u elk onderdeel van het proces de juiste aandacht geeft. Het voorkomt ook dat u informatie herhaalt, omdat u de checklist kunt volgen om te zien welke feiten of inwerkfases u misschien al heeft behandeld.

Het merk van uw organisatie neerzetten

Met een onboarding checklist kunt u het merk van uw organisatie gemakkelijker omschrijven en communiceren naar nieuwe werknemers. Net als bij het promoten van uw bedrijfscultuur, kunt u dit doen door met behulp van een checklist introducties te plannen met de collega's van uw nieuwe werknemer. Uw bestaande werknemers zullen dan details over het bedrijfsmerk met uw nieuwe aanwinst delen, zodat hij of zij meer over het bedrijf te weten komt.

Consistentie behouden

Checklists helpen u niet alleen om alle relevante informatie op te nemen tijdens het inwerkproces, maar zorgen er ook voor dat de inwerkervaring voor elke nieuwe medewerker consistent is. Door hetzelfde inwerkplan voor nieuwe werknemers te volgen, kunt u ervoor zorgen dat elke werknemer een geweldige ervaring heeft wanneer hij of zij aan het werk gaat.

Blijf flexibel

Hoewel u voor elke nieuwe werknemer dezelfde stappen opneemt en u het onboarding proces zo consistent mogelijk moet zijn, moet u voor sommige functies misschien uw checklist aanpassen. Door verschillende stappen op te nemen in uw onboarding checklist, kunt u het onboarding proces voor nieuwe werknemers personaliseren op een manier die hun rol weerspiegelt. Dit helpt u nieuwe medewerker om effectiever te wennen aan zijn of haar nieuwe organisatie.

Wat zijn de fundamentele factoren om op te nemen in een onboarding checklist?

Onboarding gaat verder dan alleen het aanvinken van vakjes. U zou bijvoorbeeld kunnen denken dat wanneer u het einde van uw checklist heeft bereikt, uw nieuwe medewerker volledig is ingewerkt en uw taak is voltooid. Hoewel uw checklist u al een heel eind op weg kan helpen naar een efficiënt inwerkproces, zijn er nog andere belangrijke factoren om te overwegen en op te nemen in de lijst. Enkele van deze factoren zijn:

• Een lijst met informatie over de rollen van de collega's van uw nieuwe werknemer. U kunt hiernaar verwijzen wanneer u belangrijke introducties maakt aan leden van uw team.

• Een lijst met apparatuur en werkplekken om uw nieuwe medewerker te helpen wennen aan de omgeving waarin hij zal werken.

• De checklist moet u herinneren aan alle formulieren en papieren die de nieuwe medewerker moet invullen, en

• Het moet ook details bevatten over het belangrijkste bedrijfsbeleid en de bedrijfscultuur.

Waarom prioriteit geven aan de bedrijfscultuur in een onboarding checklist essentieel is

Er zijn verschillende redenen om de bedrijfscultuur als prioriteit op te nemen in de checklist bij het inwerken. Aangezien 86 procent van de nieuwe werknemers binnen de eerste zes maanden beslist of ze bij hun nieuwe organisatie blijven of weggaan, is het belangrijk om hen zo vroeg mogelijk een goed beeld te geven van de bedrijfscultuur.

Uw checklist moet ook prioriteit geven aan uw bedrijfscultuur omdat:

• Het u de kans biedt om de normen en het beleid van het bedrijf vast te stellen

• Het geeft uw werknemer een duidelijker beeld van hoe ze in uw bedrijf zullen passen, en

• Het kan een motiverende factor zijn omdat uw werknemer weet wat er van hem wordt verwacht.

Zoals gezegd kunt u uw bedrijfscultuur introduceren bij uw werknemers via uw bestaande teamleden. U kunt dit ook bereiken door uw nieuwe werknemers te koesteren, hun vragen te beantwoorden en de positieve prestaties van uw organisatie te onderschrijven.

Voorbeeld checklist voor inwerken

Als u nieuw bent in de wereld van onboarding en worstelt met het opstellen van een onboarding checklist, kijk dan eens naar deze 12-stappen checklist sjabloon die u kan helpen bij het opstellen van uw eigen checklist:

Belangrijkste stappen tijdens het onboarding proces

1. Laat uw nieuwe medewerker het relevante papierwerk invullen, zoals de essentiële arbeidsdocumenten.

2. Stuur uw nieuwe werknemer een offerbrief met details over de functietitel, het werkschema, de startdatum, de bedrijfsvoordelen en de uiterste datum waarop de kandidaat op het aanbod moet reageren.

3. Laat uw nieuwe werknemer de vereiste arbeidsformulieren invullen, zoals een W-4-formulier of een document met een ziekteverzekeringsovereenkomst.

4. 4. Verzamel de persoonlijke gegevens van de nieuwe medewerker, waaronder zijn bankrekeninggegevens en contactgegevens.

5. Stuur uw nieuwe werknemer een welkomstmail en uw huidige werknemers een aankondiging per e-mail over de nieuwe aanwerving.

6. Stuur een herinneringsmail naar de manager van de nieuwe medewerker met de vraag om relevante taken te regelen voor de nieuwe medewerker.

7. Geef de gegevens van de nieuwe medewerker door aan de boekhoudafdeling en het ict-personeel. Zij voegen de nieuwe werknemer dan toe aan de salarisadministratie en de ict-accounts van het bedrijf.

8. Voorzie uw nieuwe werknemer van inwerkgegevens in een werknemershandboek.

9. Geef uw nieuwe werknemer een overzicht van het bedrijf, inclusief details over de structuur van uw afdelingen.

10. Stel een agenda op voor de eerste week van de nieuwe werknemer.

11. Wijs uw nieuwe medewerker een mentor toe om hem/haar te helpen met taken tijdens de eerste paar maanden.

12. Regel opleidings- en carrièremogelijkheden voor uw nieuwe medewerker.

Help uw nieuwe medewerkers op weg met onboarding checklists

Onboarding kan een potentiële uitdaging zijn voor HR-personeel. Maar het kan een succesvolle relatie met uw nieuwe werknemers maken of breken. Het gebruik van een onboarding checklist is van vitaal belang als u wilt dat uw nieuwe werknemers het goed doen. Vergeet niet om uw huidige werknemers de waarden van uw organisatie te laten onderschrijven.

Met behulp van een onboarding checklist zal uw nieuwe werknemer snel worden ondergedompeld in uw bedrijf, zich meteen thuis gaan voelen en beginnen met het behalen van essentiële doelen en targets.