Hoe test je de Microsoft Office-vaardigheden van kandidaten tijdens het wervingsproces

De meeste cv’s die hiring managers ontvangen bevatten een lijst van Microsoft Office-vaardigheden: Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Maar de waarheid is dat de meeste van die vaardigheden beperkt blijven tot rudimentaire functies in de Office hulpmiddelen, zoals kopiëren/plakken, e-mails versturen of een nieuwe presentatie maken.

Uit een recente studie van de Amerikaanse National Skills Coalition bleek dat bijna een op de drie werknemers in de VS zeer zwakke of bijna geen computervaardigheden heeft. Wat de zaak erger maakt is een nog schrikwekkender statistiek: ongeveer 40% van die werknemers had een baan waar ze ingewikkelde computervaardigheden voor nodig hadden.

Alleen omdat kennis van MS Office op het cv staat, wil dat nog niet zeggen dat de kandidaat de nodige vaardigheden heeft om die hulpmiddelen effectief te gebruiken. Ze hebben misschien een basiskennis van Office, maar die basisvaardigheid is niet voldoende voor complexe zakelijke doeleinden. In dit artikel proberen we daarom de volgende zaken voor je te verhelderen:

• Voor welke rollen zijn goede Microsoft Office-vaardigheden het belangrijkst?

• De nadelen van iemand aannemen die geen Microsoft Office-vaardigheden heeft

• De voordelen van het gebruik van selectie-testen om MS Office-vaardigheden te evalueren

• De verschillende testtypen die je moet gebruiken om Microsoft Office-vaardigheden te beoordelen

Voor welke functies heb je een of meerdere Microsoft Office-testen nodig?

Computervaardigheid is niet iets dat slechts belangrijk is voor een klein aantal functies in de zakenwereld. Tegenwoordig heb je bijna voor elke computervaardigheden nodig. Toch zijn er bepaalde functies op de werkplek waarvoor je Microsoft Office meer nodig hebt dan andere:

• Administratieve rollen: Werknemers in administratieve rollen moeten meerdere kantoorhulpmiddelen kunnen gebruiken, moeten verstand hebben van archiefsystemen en data-invoer, moeten kantoorvoorraden bijhouden en afspraken inplannen.

• Kantoorbanen: Als je op een kantoor werkt betekent dit tegenwoordig dat je technisch onderlegd moet zijn en technologie in je voordeel moet kunnen gebruiken. MS Office moet deel uitmaken van de vaardigheden van elke kantoormedewerker.

• Leidinggevende rollen: Een manager heeft diverse taken en verantwoordelijkheden op de werkplek, en bijna allemaal vereisen ze het gebruik van Microsoft-hulpmiddelen en -technologie. Ze moeten veel memo’s en werkprocedures schrijven, gesprekken en vergaderingen plannen, belonings- en erkenningssystemen bijhouden, om maar een paar taken te noemen.

• Klantenondersteuning: Een rol als klantenservicemedewerker vereist tegenwoordig dat medewerkers de klant aan de telefoon te woord staan terwijl ze op hun PC naar de oplossing zoeken. Een klantenservicemedewerker heeft dus goede Microsoft Office-vaardigheden nodig om oplossingen te vinden en de klant naar die oplossing toe te loodsen.

• Sales en marketing: Verkoop- en marketingmedewerkers moeten zakelijke brieven kunnen opstellen, professionele e-mails schrijven, presentaties maken en houden, een Excel-blad als tracker of als CRM-hulpmiddel gebruiken – al deze en nog veel meer zijn Microsoft Office-vaardigheden die elke marketeer of verkoopagent nodig heeft.

• Financiën: Geavanceerde Excel-vaardigheden zijn noodzakelijk voor een boekhouder of iemand die in de financiële wereld werkt.

Voordelen van het gebruik van een online Microsoft Office vaardigheidstest

Al de hierboven genoemde functies zijn maar een handvol rollen waarvoor Microsoft Office een vereiste is om goed werk te leveren. Maar MS Office-vaardigheden zijn ook heel nuttig in vele andere banen waar ze de productiviteit van de werknemer aanzienlijk kunnen verbeteren. Ze kunnen de tijd die nodig is voor bepaalde taken aanzienlijk verkorten en de communicatie stroomlijnen.

Met die voordelen in gedachten moet een aanwervende manager alle kandidaten controleren op hun Microsoft Office-vaardigheid.

Veel kandidaten zeggen op hun cv dat ze over goede MS Office-vaardigheden beschikken, maar hoe beoordeel je of zulke beweringen waar zijn?

De beste manier om dat te doen is via selectie-testen. Daar zijn een paar redenen voor:

• Telefonische interviews en persoonlijke gesprekken zijn niet geschikt om de MS Office-vaardigheden van een kandidaat te beoordelen.

• Selectie-testen zijn gemakkelijk af te nemen, zijn schaalbaar en geven objectieve en onbevooroordeelde resultaten voor alle kandidaten.

• Je kunt de scores van kandidaten gemakkelijk onderling vergelijken als je ze preselectie-testen geeft.

Hier zijn de drie belangrijkste voordelen van het gebruik van een selectie-test om de Microsoft Office-vaardigheid van kandidaten te beoordelen.

Je kunt ongekwalificeerde kandidaten er al in een vroeg stadium uithalen

Het maakt niet uit of je 15, 100, of 2000 sollicitanten voor de vacature hebt. De MS Office-selectietest kun je met één klik instellen en naar al je kandidaten sturen.

Het beste van selectietesten is dat je er geen tijd mee verspilt – niet met die van kandidaten, en ook niet van jou. Met een selectie-test zie je onmiddellijk welke kandidaten over de vaardigheden beschikken die ze nodig hebben om verder te komen in het wervingsproces, en voor welke kandidaten het proces op dat moment eindigt.

Beschouw het volgende datapunt: voor elke vacature ontvang je gemiddeld 118 sollicitaties. Het gemiddelde sollicitatiegesprek duurt tussen de 45-60 minuten. Het interviewen van al die kandidaten zou je drie volle weken van 8-uurs diensten kosten om de kandidaten te beoordelen.

Met een selectie-test elimineer je elke kandidaat die niet bij de functie past. Van degenen die wel geschikt zijn, heb je net objectief kunnen vaststellen dat ze over de juiste MS Office-vaardigheid beschikken, zonder daarbij alleen op de beweringen in hun cv af te gaan.

Gebruik een vaardigheidstest in combinatie met andere selectie-testen

De Microsoft Office-vaardigheidstest is niet de enige test waar je gebruik van kunt maken – ze worden meestal in combinatie met andere testen gebruikt als onderdeel van een compleet selectie-assessment.

Stel dat je een boekhouder zoekt. Dan is het vrij logisch om hem een Microsoft Office Excel selectie-test te geven – zowel de algemene als de geavanceerde test. Daarnaast zijn er ook een paar andere vaardigheden die je moet evalueren als onderdeel van het algemene selectieproces:

• Financiele boekhouding (US GAAP) test: Met deze test kunt u de harde vaardigheden van de accountant beoordelen, zodat u zeker weet dat hij of zij de wetten, regels en voorschriften kent van wat het betekent om accountant te zijn.

• Wiskunde test: Met deze test kunt u de wiskundevaardigheden van de kandidaat beoordelen - een goede boekhouder moet goed thuis zijn in gevorderde wiskunde.

• Numerieke redeneertest: Een test voor numeriek redeneren is geen wiskundetest - dit is een test voor logisch redeneren die het vermogen van kandidaten beoordeelt om te redeneren op basis van getallen door hen getallen, percentages, tabellen, grafieken en diagrammen te laten interpreteren.

• Aandacht voor detail (tekstueel): U wilt dat uw accountant een detailgerichte persoon is, zodat hij niets belangrijks over het hoofd ziet. Ze hebben te maken met financien, wetten en regels, dus ze mogen niet onzorgvuldig zijn.

Beoordeel het vaardigheidsniveau van je huidige personeel

Je kunt de Microsoft Office-vaardigheidstest ook door je huidige werknemers laten afleggen. Met de resultaten kun je eventuele hiaten in het personeelsbestand analyseren en een opleidingsplan opstellen om die hiaten te overbruggen.

Weten waar je werknemers bepaalde vaardigheden missen is altijd beter, want dan kun je een opleidingsplan opzetten om ze op deze zwakke gebieden bij te scholen. Een Microsoft Office-vaardigheidstest kan je daarbij helpen.

Verschillende soorten Microsoft Office-vaardigheidstesten

Als het om het beoordelen van Microsoft Office-vaardigheden gaat, zijn de volgende testen een must om computervaardigheid te evalueren.

Microsoft Excel

Er zijn twee verschillende Microsoft Excel-testen die je naar je kandidaten kan sturen:

• Microsoft Excel (algemeen)-test

• Microsoft Excel (geavanceerd)-test

De Microsoft Excel (algemeen)-test beoordeelt het vermogen van de kandidaat om spreadsheets te lezen, algemene berekeningen uit te voeren en tabellen te gebruiken. Deze test is geschikt als je op zoek bent naar:

• Managementassistenten

• Directiesecretaresses

Test om aan je kandidaten te geven: Microsoft Excel (algemeen)-test

De Microsoft Excel (geavanceerd)-test beoordeelt de beheersing van Excel-hulpmiddelen zoals geavanceerde formules, rapporten en visualisaties, en het organiseren van data. Deze test is geschikt als je op zoek bent naar:

• Financiële professionals

• Marketing- en verkoopmedewerkers

• Personeel op C-niveau

• Data scientists

• Accountants

Test die je in dit geval aan kandidaten moet geven: Microsoft Excel (gevorderd)-test

Microsoft PowerPoint

De Microsoft PowerPoint-test beoordeelt de creatieve vaardigheden en concept-creaties van kandidaten en hun vermogen om die in levendige presentaties om te zetten. De test beoordeelt ook hun technische vaardigheden om te zien of ze effectieve dia’s of interessante slide decks kunnen maken en hoe goed ze objecten gebruiken.

Deze test is geschikt als je op zoek bent naar:

• Managers bedrijfsontwikkeling

• Adviseurs

• Marketingfuncties

• Ontwerpers

Test die je in dit geval aan je kandidaten moet geven: Microsoft PowerPoint-test

Microsoft Outlook (e-mailvaardigheden)

De Microsoft Outlook-test beoordeelt de vaardigheden van kandidaten in het gebruik van Microsoft Office Outlook, het gebruik van e-mailfunctionaliteiten in een zakelijke omgeving, het plannen van vergaderingen en afspraken, en algemene e-mailetiquette.

Deze test is geschikt als je op zoek bent naar:

• Personal assistants

• Directiesecretaresses

• Receptionisten

• Klantenservicemedewerkers

• Verkoopmedewerkers

Test die je in dit geval aan je kandidaten moet geven: Test voor e-mailvaardigheden (Microsoft Outlook)

Microsoft Windows

De Microsoft Windows-test beoordeelt kandidaten op hun gebruik van elementaire Windows-concepten en handelingen, hoe goed ze met Windows Verkenner om kunnen gaan, en hun kennis van Windows-basisbegrippen.

Deze test is geschikt als je op zoek bent naar:

• Administratief medewerkers

• Directiesecretaresses

• Receptionisten

• Managers

Test die je in dit geval aan je kandidaten moet geven: Microsoft Windows-test

Microsoft Word

De Microsoft Word-test beoordeelt de vaardigheden van kandidaten met Microsoft Word-functies zoals het opslaan, beveiligen, sluiten, afdrukken van een document, het opmaken van pagina’s, het gebruik van bewerkingsgereedschappen en voetnoten.

Deze test is geschikt als je op zoek bent naar:

• Personal assistants

• Directiesecretaresses

• Copywriters, content-schrijvers en redacteuren

• Marketeers

• HR-managers

Test die je in dit geval aan je kandidaten moet geven: Microsoft Word-test

Identificeer sterke kandidaten met een Microsoft Office assessment-test

Computervaardigheid is niet langer een luxe; het is een must in de zakenwereld van vandaag. En computervaardigheid begint met de kennis en vaardigheden die je nodig hebt om effectief met de verschillende Microsoft Office-tools te kunnen werken.

Door je kandidaten vooraf op hun Microsoft Office-vaardigheden te testen, kun je ongekwalificeerde kandidaten al in een vroeg stadium uit het proces screenen. Als je nog steeds niet zeker bent of je je kandidaten op deze vaardigheden wil testen, ga dan naar ons artikel over testen op computervaardigheid, waar je meer over dit onderwerp kunt lezen.