Twintig interviewvragen voor een kantooradministrateur

Kantooradministrateurs spelen een integrale rol in de kantoorwereld, dus het is essentieel om de juiste persoon voor uw werkplek aan te nemen. Bedrijven vertrouwen op kantooradministrateurs om verschillende dagelijkse werkzaamheden soepel uit te voeren, van het beheren van databases tot het archiveren van gevoelige informatie.

Het stellen van de juiste vragen en het geven van relevante vaardigheidstests aan sollicitanten, zoals een Microsoft Excel vaardigheidstest, kan u helpen beslissen tussen twee kandidaten in uw kandidatenpool.

Wat kunt u vragen als u kandidaten voor deze functie interviewt? Hier zijn twintig vragen met voorbeeldantwoorden die u kunnen helpen om hen beter te leren kennen.

1. Waarom wilt u een kantooradministrateur worden?

Door uw kandidaat deze vraag te stellen, kunt u zijn of haar loopbaanambities en motivaties op een dieper niveau begrijpen.

Kandidaten kunnen u bijvoorbeeld vertellen dat ze het leuk vinden om hun organisatorische vaardigheden te gebruiken om een positieve verandering in een bedrijf teweeg te brengen, zoals het organiseren van personeelsevenementen of het vinden van manieren om routinetaken efficienter uit te voeren.

Sommige kandidaten kunnen ook verwijzen naar hun toekomstige jobdoelen, zoals een business manager worden, en uitleggen hoe kantooradministratie hen kan helpen om de waardevolle vaardigheden te verwerven die nodig zijn voor hun carriere, zoals computerkennis en taakbeheer.

De antwoorden van sollicitanten kunnen sterk verschillen, maar uit de beste antwoorden moet hun enthousiasme voor administratie, organisatie en planning blijken.

2. Wat vindt u het meest uitdagend aan banen in dit vakgebied?

Wat een kandidaat een uitdaging vindt aan een functie kan net zo openbarend zijn als wat hij of zij leuk vindt. Door deze vraag te stellen, komt u meer te weten over de gebieden waarin ze zwakker zijn.

Hier zijn enkele voorbeelden van antwoorden die kandidaten kunnen geven:

• Deadlines halen

• Werken in een groot team

• Complexe software voor gegevensverwerking gebruiken

Het belangrijkste waar u naar moet zoeken in het antwoord van een kandidaat is hoe ze van plan zijn hun probleemoplossend vermogen te gebruiken om deze uitdagingen aan te gaan. Kandidaten die oplossingen bieden voor hun uitdagingen, zijn degenen die het meest geinteresseerd zijn in voortdurende vooruitgang.

3. Waarom zou u het meest geschikt zijn voor deze administratieve functie?

Als rekruteringsmanager moet u op zoek gaan naar administratieve kandidaten die antwoorden geven die hun ervaring en vaardigheden beschrijven, waaronder de volgende:

• Communicatie

• Time management

• Probleemoplossend vermogen

• Technische vaardigheden

Vaardigheden zoals deze helpen kantooradministrateurs productief te blijven en in teamverband te werken terwijl ze computersoftware bedienen, evenementen organiseren en gegevens verwerken.

Kandidaten kunnen ook hun relevante werkervaring bespreken en voorbeelden geven van momenten waarop ze gewenste administratieve vaardigheden zoals tijdbeheer en organisatie hebben gebruikt.

Ze zouden kunnen verwijzen naar momenten waarop ze een project met een krappe deadline hebben afgerond, hun gegevensverwerkingsmethoden hebben verbeterd om registratiefouten te voorkomen of een evenement met veel deelnemers in een kort tijdsbestek hebben gepland.

4. Welke technologieen hebben u geholpen bij uw vorige baan als administrateur?

Van spreadsheets tot kalenders, veel sites, apps en apparaten helpen kantooradministrateurs bij het uitvoeren van hun taken. Hieronder volgen enkele manieren waarop kantoorbeheerders baat hebben gehad bij deze technologieen:

• Tijd besparen

• Menselijke fouten verminderen

• De kwaliteit van het werk verhogen

Kandidaten moeten niet alleen voorbeelden geven van welke technologieen ze gebruiken, maar ook hoe ze die gebruiken om hun werk goed te doen. Een ideale kandidaat zou bijvoorbeeld kunnen uitleggen hoe deze tools hun dagelijkse activiteiten verbeteren en wat de impact ervan is op het bedrijf in het algemeen, zoals kostenbesparingen, verbeterde efficientie en minder fouten.

5. Hoe zorgt u ervoor dat uw werk foutloos is?

Office administrators voeren veel taken uit, zoals het schrijven van e-mails of het notuleren van vergaderingen, waarvoor foutloos schrijven vereist is.

Geinterviewden moeten kunnen uitleggen hoe ze ervoor zorgen dat hun werk aan hoge kwaliteitsnormen voldoet. Antwoorden op deze vraag kunnen gericht zijn op proeflezen en de tools die kandidaten gebruiken om deze taak uit te voeren, zoals Grammarly.

Topkandidaten zullen ook vermelden hoe oplettendheid van vitaal belang is voor hun kwaliteitscontroleproces. Om deze vaardigheid te testen, kunt u TestGorilla's Aandacht voor detail vaardigheidstest gebruiken om er zeker van te zijn dat u zich richt op de meest grondige kandidaten.

6. Naar wat voor soort werkomgeving gaat uw voorkeur uit?

Uit de antwoorden van de beste geinterviewde zal blijken dat hun voorkeuren overeenkomen met de werkomgeving van uw bedrijf, dus het stellen van deze vraag is van vitaal belang.

Als ze bijvoorbeeld hun achtergrond bespreken met het werken in kleine kantoren met slechts een handvol mensen of in afgelegen omgevingen, zijn ze misschien niet gewend om samen te werken met veel andere werknemers in grote kantoren met meerdere teams.

Als dit het geval is, kunt u opvolgen door te vragen hoe de kandidaat van plan is zijn communicatiestijl aan te passen aan uw werkomgeving.

Een ideale kandidaat kan uitleggen hoe hij of zij productief en communicatief is in een groot aantal verschillende werkomgevingen en graag met collega's omgaat. Deze kandidaten kunnen persoonlijkheidskenmerken hebben die passen bij de waarden en cultuur van uw bedrijf.

7. Heeft u ervaring met werken op afstand?

Thuiswerken is aanzienlijk toegenomen sinds de pandemie, en veel bedrijven werken op afstand of in een hybride structuur.

Als uw functie gedeeltelijk of volledig op afstand is, is het nuttig om te peilen of uw kandidaat ervaring heeft met werken op afstand om te meten of hij/zij productief en communicatief is zonder direct toezicht.

Dit is een goede vraag om toe te voegen aan uw lijst als uw bedrijf flexibele werkopties biedt, waaronder mogelijkheden om op afstand te werken. Kandidaten kunnen reageren door de tools te bespreken die ze in hun vorige functie hebben gebruikt om de communicatie en productiviteit te verbeteren, zoals:

• Virtuele samenwerkingsplatforms

• Conferentiesoftware

• Instant messaging

• Regelmatige vergaderingen met supervisors

8. Werkt u liever op afstand of op kantoor?

Uit een onderzoek uit 2022 naar de belangrijkste redenen om een nieuwe baan te zoeken in de VS bleek dat meer dan 20% van de respondenten een nieuwe baan zocht om flexibel te kunnen werken. Dit is een groeiende trend in veel sectoren en iets waarin kandidaten waarschijnlijk geinteresseerd zijn.

Vragen stellen over werken op afstand kan u een duidelijker inzicht geven in de vraag of de kandidaat gei=interesseerd is in flexibelere manieren van werken. Uit hun antwoord kan ook blijken of ze positieve eigenschappen hebben, zoals zelfmotivatie en communicatieve vaardigheden.

Als ze bijvoorbeeld zeggen dat ze graag van thuis uit werken, kan dat een teken zijn dat ze een zelfstandige werker zijn en productief zijn in omgevingen buiten kantoor. Aan de andere kant, als ze zeggen dat ze liever in een kantooromgeving werken, kunnen ze een positieve sociale invloed hebben op jullie teamdynamiek.

9. Wat zou uw vorige baas over u zeggen?

Deze vraag kan u inzicht geven in de specifieke eigenschappen en werkethiek van de kandidaat, zodat u kunt beslissen of hij of zij de juiste keuze is voor een functie als kantoorbeheerder. Kandidaten zouden kunnen uitleggen dat hun baas zou vermelden:

• Hun meest gunstige vaardigheden

• Hoe ze bedrijfsprocessen hebben verbeterd

• Hoe ze zelfstandig werken

• Hun impact op de teamdynamiek

Als aanwervende manager kunt u het antwoord van de kandidaat verifieren door een referentie van hun vorige werkgever te gebruiken om te beoordelen of de kandidaat iets uit zijn antwoord heeft weggelaten.

10. Bent u gewend om met collega's van andere afdelingen samen te werken?

Werken als kantooradministrateur vereist teamwerk, inclusief communicatie tussen afdelingen bij het uitvoeren van taken zoals het plannen van afdelingsoverstijgende vergaderingen of het verwerken van gegevens.

Zoek naar antwoorden waarin staat hoe de sollicitanten met verschillende afdelingen samenwerken en welke communicatiemiddelen ze gebruiken. De beste kandidaten zullen uitleggen hoe ze zowel hun mondelinge als schriftelijke communicatievaardigheden hebben aangescherpt.

Vergeet niet om een datagestuurde Communicatievaardigheidstest te gebruiken om de communicatievaardigheden van uw kandidaat te beoordelen.

11. Kunt u me vertellen of u ervaring heeft met het werken met klanten?

De taken van een kantooradministrateur verschillen van bedrijf tot bedrijf - sommige administrateurs moeten misschien contact opnemen met klanten, terwijl anderen dat niet hoeven. Daarom kan dit een goede vraag zijn om aan sollicitanten te stellen als de functie die u zoekt wat werk met klanten inhoudt.

Kandidaten moeten u vertellen hoe ze professioneel met klanten communiceren en het bedrijf vertegenwoordigen op een manier die een blijvende positieve indruk achterlaat. Ze kunnen bijvoorbeeld het volgende bespreken:

• Hun stijl van communiceren via e-mail

• Andere schriftelijke communicatie

• Hun manier van telefoneren

De beste kandidaten kunnen u misschien ook voorbeelden geven van hun voorbeeldige etiquette in de communicatie met klanten en uitleggen hoe dit hun relatie met het bedrijf heeft beinvloed.

12. Kunt u een voorbeeld geven van een moment waarop u zich meer dan verdienstelijk heeft gemaakt voor uw werkgever?

Deze vraag is cruciaal omdat ze situaties aan het licht kan brengen waarin kandidaten het meest productief waren, u kan helpen hun werkprocessen te begrijpen en u kan laten zien of hun werkethiek past bij de vereisten van de functie.

Kandidaten kunnen delen van hun oude baan bespreken die hun organisatorische en tijdmanagementvaardigheden vereisten, zoals een kantoorverhuizing of een grote organisatorische verandering van het bedrijf.

Sollicitanten die uitleggen hoe ze bereid zijn om verwachtingen te overtreffen om een project te voltooien, zijn misschien meer toegewijd aan het succes van uw bedrijf en zijn de beste keuze voor de functie.

13. Heeft u ooit een conflict gehad met een hoger personeelslid?

De meeste kantooradministrateurs werken onder senior medewerkers en zijn het soms niet eens met wat ze moeten doen. Dit is normaal in elke teamomgeving, dus u moet niet verwachten dat ze nee zullen zeggen op deze vraag.

Kandidaten moeten uitleggen hoe ze dergelijke conflicten professioneel hebben opgelost en of dit daarna heeft geleid tot betere communicatie tussen hen en hun senior manager.

In hun antwoorden kunnen sollicitanten de vaardigheden noemen die ze hebben gebruikt om dit probleem op te lossen, zoals:

• Communicatie

• Aandacht voor detail

• Geduld

• Inlevingsvermogen

In het ideale geval zijn conflicten minimaal, maar het is van vitaal belang om iemand aan te nemen die er goed mee om kan gaan als er meningsverschillen ontstaan.

14. Hoe vindt u het om andere teamleden te managen?

Veel kantooradministrateurs moeten toezicht houden op junior administratief personeel in specifieke situaties, zoals tijdens trainingen of inwerken. Dit vereist specifieke vaardigheden, zoals communicatie en empathie.

De antwoorden van uw kandidaten moeten voorbeelden bevatten van hoe ze in het verleden een team hebben gemanaged of, als dat niet het geval is, moeten ze uitleggen waarom ze zich klaar voelen om in een rol te stappen waarbij teammanagement vereist is.

Sommige kandidaten kunnen bijvoorbeeld een-op-een gesprekken gebruiken om doelen te stellen, hun leerlingen aan te moedigen en te ondersteunen en feedback te geven, allemaal cruciale methoden om de productiviteit op het werk te verbeteren.

15. Hoe delegeert u werk?

Als kandidaten in hun functie een team moeten managen, zullen ze waarschijnlijk regelmatig werk moeten delegeren. Uitzoeken hoe ze dit doen is belangrijk om te bepalen of ze werk effectief kunnen organiseren.

Nadat deze vraag is gesteld, moeten de kandidaten vertellen hoe ze werk gelijkmatig en eerlijk delegeren en tegelijkertijd het werk opvolgen tot het klaar is. Ze kunnen delegatiemethoden noemen zoals:

• Directe delegatie

• Taakgebaseerde delegatie

• Verantwoordelijkheid delen

Kandidaten kunnen ook vertellen hoe ze naar teamleden luisteren als ze moeite hebben met hun werklast en het werk dienovereenkomstig herverdelen.

16. Hoe gaat u om met deadlines en hoe houdt u zich daaraan?

Office administrators moeten zich vaak houden aan strakke deadlines die door office managers worden opgelegd. Taken zoals het verwerken van personeelsgegevens of het schrijven van rapporten hebben vaste deadlines, wat betekent dat administrateurs tijd- en taakmanagementvaardigheden nodig hebben.

Als uw kandidaat zich bijvoorbeeld moet voorbereiden op het versturen van wekelijkse vergadernotities op vrijdag, moet u weten of hij/zij deze taak op tijd kan afronden.

In zijn/haar antwoord moet de kandidaat verwijzen naar methoden als:

• Timemanagement

• Organisatie

• Planning

Deze eigenschappen zijn essentieel bij het managen en halen van deadlines, omdat ze een vitale rol spelen om ervoor te zorgen dat het werk binnen de deadline wordt afgerond zonder onnodig gehaast te worden.

17. Kunt u voorbeelden geven van maatregelen die u in vorige ondersteunende functies heeft genomen om de kosten te verlagen of de efficientie te verbeteren?

Een goede kantooradministrateur is in staat om verbeterpunten in de activiteiten van een kantoor te identificeren en deze te implementeren zodat iedereen er voordeel van heeft.

Dit kan bijvoorbeeld het verminderen van papiergebruik zijn om het bedrijf geld te besparen of, voor grotere kantoren, het implementeren van een kamerreserveringssysteem om het inlopen van planningen te voorkomen.

De beste antwoorden zullen specifieke meetmethoden beschrijven die kandidaten gebruiken om kosten te besparen. Ze kunnen bijvoorbeeld uitleggen hoe ze onderzoek hebben gedaan naar een leverancier die kantoorbenodigdheden met korting aanbood in vergelijking met hun standaardleverancier, waardoor de kantooruitgaven daalden.

18. Kunt u een moment beschrijven waarop u de kosten van uw bedrijf overschreed? Kunt u een moment beschrijven waarop u verwachtingen overtrof?

Als u deze vraag aan een ondervraagde stelt, krijgt hij of zij de kans om te benadrukken op welk werk hij of zij in het verleden trots was. Ze kunnen bespreken hoe ze hun typische verantwoordelijkheden hebben overschreden door grote kantoorveranderingen in goede banen te leiden of een algemener antwoord geven over hoe ze elke dag efficient en zo goed mogelijk werken.

U kunt zien of uw talent gepassioneerd is over hun carriere als ze graag willen praten over hoe ze verder gaan dan hun neus lang is.

19. Wat heeft u gedaan om uw administratieve vaardigheden te ontwikkelen?

De vaardigheden die voordelig zijn voor iemand in een administratieve functie veranderen voortdurend naarmate deze functies meer op technologie gebaseerd zijn.

Klantenservice is bijvoorbeeld een groeiende vaardigheid onder administratieve analisten: 7,9% neemt dit op in hun cv. Door de veranderingen in de technologie en systemen die veel bedrijven gebruiken, moeten mensen in administratieve functies hun vaardigheden dienovereenkomstig aanpassen.

De beste antwoorden op deze vraag geven duidelijke voorbeelden van hoe de persoon extra training heeft gevolgd vanwege een bepaalde verandering in zijn of haar rol.

20. Welke eigenschappen of kwaliteiten zijn nodig om te slagen in een administratieve functie?

Hoewel er verschillen zijn tussen functies, vooral tussen verschillende bedrijven en bedrijfstakken, zal iedereen in een administratieve functie baat hebben bij sommige eigenschappen en kwaliteiten.

Kandidaten moeten niet alleen aangeven welke eigenschappen en kwaliteiten ze nodig vinden, maar ook welke ze hebben. Eigenschappen en kwaliteiten waar u op moet letten zijn:

• Communicatieve vaardigheden: Deze vaardigheden helpen sollicitanten om samen te werken met klanten, hoger management en teamleden om de bedrijfsdoelstellingen te halen.

• E-mailvaardigheden : Deze vaardigheden zijn cruciaal voor het verbeteren van de relatie tussen bedrijf en klant omdat ze teamleden helpen nieuwe ontwikkelingen in het bedrijf uit te leggen.

• Organisatorische vaardigheden: Deze zachte vaardigheden stroomlijnen bedrijfsprocessen, zoals het georganiseerd houden van elektronische documenten, waardoor bestanden gemakkelijker toegankelijk zijn.

• Tijdsbeheer: Deze zachte vaardigheid helpt werknemers ervoor te zorgen dat de organisatie deadlines haalt en aan de verwachtingen van de klant voldoet.

• Leiderschap en people management : Deze vaardigheden zijn van cruciaal belang voor administratief personeel dat nieuwe werknemers begeleidt.

Zorg ervoor dat sollicitanten voorbeelden kunnen geven van wanneer ze deze vaardigheden hebben gebruikt en hoe ze denken ze te zullen gebruiken in de functie.

Wanneer moet u interviewvragen voor kantooradministrateurs gebruiken?

Deze twintig vragen kunnen u helpen om een succesvol sollicitatieproces op te zetten en u te helpen om elk van uw gesprekspartners beter te leren kennen terwijl u hun vaardigheden, relevante ervaring en nog veel meer beoordeelt.

Het stellen van een van deze vragen kan u helpen om de juiste kantooradministrateur voor uw bedrijf te kiezen. Maar als u een gedetailleerder beeld wilt krijgen van hoe elke geinterviewde zal presteren in de functie, kunnen vaardigheidstesten een grote aanwinst zijn.

Gebruik deze interviewvragen en onze reeks assessments om de juiste kantoorbeheerder te vinden voor uw openstaande functie.

Vind de juiste kantooradministrateur voor uw bedrijf met ondersteuning van TestGorilla

Vereenvoudig uw wervingsproces en vind de beste kandidaat voor een kantooradministratiefunctie - zoals een administratief medewerker of een kantoormanager - met onze lijst met interviewvragen. U kunt snel de vaardigheden van de kandidaten beoordelen en de kandidaat selecteren die waarschijnlijk meer zal doen voor uw organisatie.

Met behulp van de vaardigheidstests van TestGorilla kunt u een vooringenomen, gegevensgestuurde beoordelingsmethode opnemen in uw wervingsstrategie, waardoor het wervingsproces wordt gestroomlijnd.

Beoordeel eenvoudig de testresultaten van kandidaten en neem contact op met degenen die de vaardigheden beheersen die u het belangrijkst vindt. Waarom vraagt u geen gratis demo aan om meer te leren over onze datagestuurde technieken en hoe u uw wervingsstrategieen kunt verbeteren?

Als u ons platform meteen wilt uitproberen, kunt u een gratis TestGorilla account aanmaken om vandaag nog aan de slag te gaan.