8 tips voor het omgaan met fouten van werknemers

Als u werknemers hebt die aan u rapporteren, zult u op een bepaald moment te maken krijgen met fouten van werknemers. En waarschijnlijk heel vaak: de gemiddelde Amerikaanse werknemer maakt 118 fouten per jaar.

Topbedrijven hebben geen vlekkeloze werknemers die nooit misstappen maken die de organisatie zouden kunnen schaden. In plaats daarvan hebben ze effectieve manieren om met fouten van werknemers om te gaan. Hoe u als leider fouten benadert en ermee omgaat, is het verschil tussen bange en verbitterde werknemers en goed opgeleide en enthousiaste werknemers.

Fouten zijn waardevolle kansen voor bedrijven en werknemers. Door de juiste aanpak te kiezen en afstand te nemen van frustratie of boosheid, kunt u leerervaringen creëren. Het is een kans om dieper te graven en te bouwen aan een sterker bedrijf en een sterker personeelsbestand.

Hier zijn enkele van de beste tips voor het omgaan met blunders van werknemers die zullen helpen om een beter en kundiger personeelsbestand op te bouwen.

#1: Bekijk de 5 keer Waarom methode

Voordat u een werknemer berispt voor een fout, is het belangrijk om een stap terug te nemen en het grotere plaatje te bekijken. Is het echt een eenmalige beoordelingsfout, of is er iets meer aan de hand dat in de toekomst alleen maar tot meer problemen zal leiden?

De 5 keer Waarom methode werd bij Toyota ontwikkeld als een manier om de diepere redenen te onderzoeken waarom fouten en misstappen in een bedrijf voorkomen. Hoewel het gemakkelijker kan zijn om de fout of het probleem aan de oppervlakte aan te pakken, helpt de 5 keer Waarom methode bij het creëren van een permanente oplossing. Door de hoofdoorzaak te vinden en te corrigeren, kunt u voorkomen dat het probleem weer de kop opsteekt.

Een basisregel van de 5 keer Waarom is dat een persoon nooit de hoofdoorzaak is. In plaats daarvan moet het wijzen op een proces dat ontbreekt of niet goed werkt.

U hebt bijvoorbeeld een medewerker die een levering niet op tijd heeft gedaan. Neem de tijd om het probleem bij de wortel aan te pakken door na elke oorzaak te vragen waarom:

• De chauffeur was te laat. Waarom?

• Hij was te laat, omdat hij een lekke band had. Waarom?

• De band was lek, omdat hij versleten was. Waarom?

• De band was versleten, omdat hij niet verwisseld was toen dat wel moest. Waarom?

• De band was niet verwisseld, omdat het voertuig niet geïnspecteerd was. Waarom?

• Het voertuig was niet geïnspecteerd, omdat werknemers geen training hadden gekregen over voertuiginspecties.

De hoofdoorzaak is dus niet dat de werknemer te laat was. In plaats daarvan was het gebrek aan training over inspecties de oorzaak van de lekke band. Deze methode wordt de 5 keer Waarom genoemd, omdat er meestal vijf oorzaken nodig zijn om tot de onderliggende hoofdoorzaak te komen.

Neem de tijd om ervoor te zorgen dat niets bijdraagt aan de fout, zodat u later niet weer tegen hetzelfde probleem aanloopt.

#2: Houd rekening met vooroordelen

Een andere factor om rekening mee te houden is het observeren van mogelijke vooroordelen voordat u reageert op een fout. Soms zorgt onbewuste vooringenomenheid ervoor dat we anders reageren dan we anders zouden doen. Vooroordelen op basis van geslacht, ras, nationaliteit of een willekeurig aantal factoren kunnen een oneerlijke situatie creëren voor uw werknemers waarin de fouten van de een strenger worden beoordeeld dan die van de ander.

De beste manier om onbewuste vooroordelen te bestrijden is een stapje terug te doen en te kijken of u misschien opgeblazen verwachtingen hebt op basis van iets anders dan het werk van een werknemer dat invloed heeft op hoe u reageert.

#3: Denk vooruit over wat u moet zeggen

Het kan frustrerend zijn om door de fouten van anderen heen te prikken en de gevolgen onder ogen te zien van blunders die niet uw schuld zijn. Woede is een natuurlijke reactie die getriggerd kan worden door leiderschap. Het kan echter ook een reactie veroorzaken die uw medewerker demoraliseert en waar u uiteindelijk spijt van krijgt.

Probeer waar mogelijk niet op het moment zelf te reageren, maar bedenk van tevoren wat u gaat zeggen. Haal adem of ga even wandelen voordat u met iemand praat om te kalmeren.

Beslis ook of het iets is om eerst met hem of haar te gaan zitten en erover te praten. Denk aan hun geschiedenis: is dit een eenmalig nieuw probleem of een terugkerend patroon? Goed leiderschap is een delicaat evenwicht: u wilt niet muggenziften, maar het is ook belangrijk dat problemen zich niet opstapelen tot ze het bedrijf schaden.

Als het iets is dat moet worden aangepakt, bedenk dan van tevoren iets positiefs om te zeggen. Als u te negatief bent, kan uw werknemer zich zorgen maken dat hij ontslagen wordt. Dat zal ze automatisch in de vecht- of vluchtmodus zetten en ze zullen waarschijnlijk geen woord meer horen van wat u zegt.

Kies uw woorden verstandig. De juiste woorden kunnen een werknemer opbouwen in plaats van defensief maken. U wilt dat uw werknemer hoort wat u te zeggen hebt en het probleem oplost in plaats van jullie relatie te beschadigen (of zelfs te vernietigen).

#4: Begin met waardering

Begin uw gesprek met een positieve noot. Erken het harde werk van uw werknemers en wat ze goed doen. Brengen ze een positieve en energieke sfeer naar de werkplek? Doen ze een deel van hun werk perfect? Houden klanten van hen? Vermeld het tijdens deze periode.

Het corrigeren van een fout van een werknemer is een gevoelige kwestie. Door eerst hun werk te erkennen, kunt u hun fout bespreken zonder hen volledig te demoraliseren. Een positieve noot zal hen helpen zich open te stellen om te luisteren naar wat u te zeggen hebt.

Bron: https://www.quantumworkplace.com/2020-employee-engagement-trends

Het is ook belangrijk om uw lof niet te eindigen met de zin "maar". De erkenning van wat ze goed doen is niet voorwaardelijk en moet daarom op zichzelf staan. Als u "maar", "echter" of een andere negatieve overgangszin zegt, zal dit uw lof meteen tenietdoen en de vooruitgang die u hebt geboekt ongedaan maken.

Als manager zou het prijzen en erkennen van uw werknemers een fundamenteel onderdeel van uw leiderschapsstijl moeten zijn. In een onderzoek gaf 53% van de werknemers aan dat ze meer erkenning van hun managers nodig hadden. Het corrigeren van een fout is een cruciaal moment om dit te doen.

#5: Leid met nieuwsgierigheid

Fouten zijn een cruciaal moment om lessen te leren. In plaats van beschuldigingen of retorische vragen, zoals "wat dacht je wel niet?", stel zachtaardige vragen waardoor ze zich voor u openstellen. Door bijvoorbeeld te vragen: "Help me begrijpen waarom..." kunt u door hun natuurlijke defensiviteit heen breken om hun kant uit te leggen.

Uw werknemer mag zich niet aangevallen voelen tijdens jullie gesprek. Ze moeten ook het gevoel hebben dat ze hun kant goed hebben kunnen uitleggen. Leiding geven met nieuwsgierigheid helpt u om hun kant van de situatie te verkennen, zodat jullie samen de fout effectief kunnen aanpakken.

#6: Denk aan motivatie

Risico's nemen is de kern van elk bedrijf. Het is ook cruciaal voor een succesvolle werknemer en bevordert het soort initiatief dat het bedrijf helpt. Als manager wilt u niet dat werknemers uw werk verstoren om vragen te stellen en om goedkeuring te vragen voordat ze elke taak uitvoeren. Omdat het zo belangrijk kan zijn, wilt u uw werknemers niet ontmoedigen om weloverwogen risico's te nemen.

Moedig het voorzichtig nemen van risico's aan door te erkennen dat de werknemer initiatief had in zijn fout. Neem vervolgens de tijd om aan de werknemer uit te leggen hoe hun oordeel of uitvoering in dit geval niet goed was. Bespreek waar het fout ging en waarom het nemen van dit soort risico's ongepast is voor hun functie.

#7: Los samen problemen op

Tijdens het corrigeren van een fout is het belangrijk om u te richten op de toekomst. Vragen die gericht zijn op het verleden zijn beladen met emotie. Als u zich te veel fixeert op het probleem, geeft u uw werknemer het gevoel dat u erop uit bent om hem of haar te pakken, en dat leidt tot defensiviteit.

Werk in plaats daarvan samen aan een plan om de fout in de toekomst te voorkomen. Stel toekomstgerichte vragen zoals, "Hoe ga je de volgende keer anders reageren?". In plaats van ze de les te lezen over wat ze fout deden, kunt u samen met hen nadenken over effectieve oplossingen. Het is een leermoment waarop ze samen met u kunnen nadenken en problemen oplossen, en niet het gevoel hebben dat het een straf is.

#8: Voorkom fouten in de eerste plaats

Elke werknemer maakt wel eens een fout. Er is echter een verschil tussen een fout maken en ongeschikt zijn voor een rol of functie. Slechte aanwervingspraktijken kunnen leiden tot fouten en slechte pasvormen voor uw bedrijf.

Als u de tijd neemt om het vaardigheidsniveau van uw kandidaat te beoordelen tijdens het aannemen, kunt u fouten voorkomen. Zo kunnen rekentests of het testen van hun aandacht voor detail helpen om onzorgvuldige fouten te voorkomen. Het kan u ook helpen om een bedrijfscultuur te vermijden waarin niet voldoende aandacht en voorzichtigheid aan de dag wordt gelegd.

Voorkom dat fouten van werknemers uw bedrijf ruïneren

Fouten zijn nooit iets leuks voor het management of de werknemers om aan te pakken. Het kan echter wel een belangrijk leermoment zijn. Zonder de juiste voorzichtigheid en terughoudendheid lopen managers het risico hun werknemers te demoraliseren. Op de juiste manier gedaan, kunnen werknemers leren hoe ze hun rol in het bedrijf beter kunnen vervullen.

De beste manier om met een fout om te gaan is echter om hem helemaal te vermijden. Door het toepassen van het 5 keer Waarom concept en slimme aanwervingspraktijken zullen fouten minder vaak voorkomen in het bedrijf.

Hulp nodig bij het verbeteren van uw wervingspraktijken? Wij kunnen helpen! Vraag ons hoe onze pre-employment tests u kunnen helpen de juiste kandidaten te vinden.