8 vragen om je organisatiecultuur te beoordelen

Organisatiecultuur (ook wel bedrijfscultuur genoemd) is het geheel van waarden, gedragingen, praktijken en houdingen die de werknemers van een bepaald bedrijf met elkaar delen. Deze cultuur bepaalt de manier waarop werknemers met elkaar en met klanten omgaan, en kan zelfs de sterkste bedrijfsmodellen maken of breken.

In dit artikel bespreken we waarom de organisatiecultuur zo belangrijk is voor het succes van organisaties en geven we je 8 voorbeeldvragen waarmee je de cultuur binnen een bedrijf kunt beoordelen.

Deze vragen gaan over de verschillende factoren die van invloed zijn op je bedrijfscultuur en er deel van uitmaken, zodat je er een gedetailleerd overzicht van krijgt.

Laten we beginnen.

Waarom is organisatiecultuur belangrijk?

Hoewel organisatiecultuur een breed en ongrijpbaar begrip is, is de invloed ervan wel degelijk kwantificeerbaar. Een rapport van SHRM uit 2019 onthulde dat de kosten van personeelsverloop als gevolg van een negatieve werkcultuur alleen al in de VS de afgelopen 5 jaar meer dan $223 miljard bedroegen. Dit zijn de directe verliezen die werkgevers moesten incasseren omdat ze er niet in slaagden een motiverende werkomgeving te scheppen waar werknemers zich gehoord en gerespecteerd konden voelen. Werkplezier hangt nauw samen met de bedrijfscultuur zelf én hoe je die aan je werknemers communiceert. Tegenstrijdige boodschappen hollen het vertrouwen van je werknemers uit, terwijl integer handelen loyaliteit en openheid bevordert.

Het creëren en koesteren van een sterke organisatiecultuur kan je op verschillende manieren helpen. Het helpt je:

• Je prestaties en productiviteit te verbeteren

• Het beste talent aan te trekken

• Het verloop van werknemers te verminderen en het behoud juist te vergroten

• Concurrerender te worden of te blijven.

Daarom is het essentieel om je bedrijfscultuur regelmatig (bijvoorbeeld elk jaar) te evalueren, om de kloof tussen je ideale en je werkelijke cultuur te overbruggen.

Het uitvoeren van een organisatiecultuur-assessment is de eerste stap om uit te zoeken of je werkelijke cultuur in overeenstemming is met de waarden die je verkondigt, waarna je stappen kunt nemen om dit te veranderen en verbeteren.

We bespreken nu even een paar voorbeeldvragen die je in zo’n assessment van bedrijfscultuur tegen kunt komen, en behandelen de beweegredenen achter elk ervan.

Hoe is je organisatie gestructureerd?

De eerste vraag die je zou moeten stellen, gaat over je organisatiestructuur. Daarin kun je de volgende deelonderwerpen en verduidelijkende vragen opnemen:

• Hoeveel niveaus van leiderschap zijn er?

• Heb je een groot (en divers) leiderschapsteam, of zijn slechts een paar mensen verantwoordelijk voor de belangrijkste beslissingen in je organisatie?

• Is de structuur van je organisatie formeel of informeel?

• Moet alles altijd via de officiële kanalen worden afgehandeld, of is het oké dat mensen soms het gezag omzeilen?

Op basis van de antwoorden op deze vragen zou je de hiërarchische structuur van je organisatie als volgt kunnen beoordelen:

• Sterk hiërarchische structuur: Als je bedrijf sterk hiërarchisch is, heb je waarschijnlijk een goed gedefinieerde formele structuur met een paar verschillende niveaus van leiderschap.

• Matig hiërarchische structuur: Een gematigde hiërarchie betekent dat mensen welomschreven rollen hebben, waarbij aan elke rol een bepaalde mate van gezag is toegekend, maar dat het oké is om gezag in twijfel te trekken en soms buiten het hiërarchische kader te treden.

• Platte hiërarchische structuur: Voor bedrijven met een lage mate van hiërarchie (ook wel platte hiërarchie genoemd) betekent dit dat werknemers het gezag eenvoudig kunnen omzeilen en uitdagen, en dat rollen niet strikt gedefinieerd zijn.

Heeft je organisatie een missie die ook duidelijk wordt uitgedragen?

Als je 10 medewerkers zou vragen wat de missie van je organisatie is, zou je dan 10 gelijke antwoorden krijgen of 10 verschillende?

De cultuur van een organisatie moet afgestemd zijn op haar missie, die op haar beurt duidelijk moet worden meegedeeld aan zowel je medewerkers als je klanten. Als je medewerkers moeite hebben om je missie te omschrijven, of als je antwoorden krijgt die nogal uiteenlopen, is het een goed idee om de redenen daarvoor te onderzoeken.

Je kunt niet kunstmatig een bepaalde bedrijfscultuur creëren die je graag zou willen hebben: je cultuur is wat je doet, niet wat je zegt. Misschien heb je nooit expliciet de principes gedefinieerd die je handelingen inspireren, maar die principes zijn er wel degelijk en zijn reëel. Je missie moet dus een van de hoekstenen zijn die je organisatiecultuur bepalen.

Is je organisatie mensgericht of taakgericht?

Een mensgerichte organisatie richt zich op de motivatie van medewerkers om de productiviteit op peil te houden en goed te presteren.

Een taakgerichte organisatie richt zich meer op efficiëntie en stelt taken, processen en werkstromen voorop.

Taakgerichte bedrijven zijn vaak formeler en hiërarchischer van structuur, terwijl in mensgerichte organisaties de werknemers een grotere mate van zelfstandigheid en autonomie hebben.

Om dit verder te beoordelen, stappen we over op de volgende vraag:

Is de strategische oriëntatie van je organisatie zinvol, gezien je bedrijfstak en missie?

Een grote internationale bank zal waarschijnlijk anders te werk gaan dan een klein reclamebureau, en dat is normaal.

Er is geen goed of fout antwoord, maar wat het antwoord ook is, het moet in overeenstemming zijn met wat je communiceert, zowel naar buiten als naar binnen toe. “Mensen eerst” is een waarde die veel bedrijven naar buiten toe uitdragen, maar ze leven er soms niet echt naar. Een scheve verhouding tussen de gewenste en de werkelijke organisatiecultuur leidt tot verbittering en wantrouwen bij het personeel.

Wat motiveert werknemers?

Motivatie is heel persoonlijk, en kan daarom van persoon tot persoon verschillen, maar als je in staat bent om vast te stellen wat je werknemers motiveert, merk je waarschijnlijk bepaalde patronen op. Wat motiveert je werknemers dus het meest? Dit kunnen dingen zijn zoals:

• Een gevoel van missie

• Groei- en ontwikkelingsmogelijkheden

• Uitdagingen en doelen

• Erkenning (extern of intern)

• Voordelen en vergoedingen

Het kan ook een angst zijn om ondermaats te presteren (en de gevolgen daarvan). In dat geval moet je eerst onderzoeken wat de oorzaken van die angst zijn en die vervolgens aanpakken.

Motivatie kan ook vanuit een ander gezichtspunt bekeken worden: we zouden een onderscheid kunnen maken tussen intrinsieke versus extrinsieke motivatie. Daar gaan wij nu even verder op in.

• Als je werknemers intrinsiek gemotiveerd zijn, betekent dit dat ze werken omdat ze daar van binnenuit voldoening en bevrediging in vinden.

• Als ze extrinsiek gemotiveerd zijn, werken ze voor externe beloningen (erkenning, voordelen, enz).

Intrinsieke motivatie is de sleutel tot langdurige tevredenheid en productiviteit van werknemers, en werknemers van wie de waarden overeenstemmen met die van hun bedrijf zullen eerder intrinsiek gemotiveerd zijn om hun best te doen. Je kunt potentiële medewerkers op cultuurcompatibiliteit beoordelen met onze cultuurverrijkingstest, of met een persoonlijkheidstest.

Hoe worden fouten aangepakt?

Elk bedrijf en elke werknemer zal onvermijdelijk op een bepaald moment fouten maken. Natuurlijk is het niet ideaal om iets op grote schaal fout te doen, en de meeste organisaties zullen ernaar streven om dit te voorkomen, want het kan hen klanten, geld, en zelfs hun reputatie kosten.

De manier waarop je mislukkingen aanpakt is echter van cruciaal belang voor je cultuur.

• Worden mislukkingen gezien als een kans om de banden binnen de organisatie te versterken en als een les waar je van kan leren en groeien?

• Of zorgen mislukkingen juist voor verdeeldheid in de organisatie en een lager moreel?

Als je een organisatiecultuur hebt waarin de werknemers bang zijn om te mislukken, dan is er minder ruimte voor innovatie en experimentatie. In dit geval zijn er een paar geteste en beproefde methoden die je kunt toepassen, waarvan de uitkomsten in hoge mate voorspelbaar zijn. Sommige organisaties, zoals Netflix, Amazon, en Coca-Cola, proberen actief van mislukkingen te leren: als je wil experimenteren en innoveren, impliceert dit dat je risico’s neemt en dan is het bijna onvermijdelijk dat je af en toe iets fout doet. Maar de manier waarop je met mislukking omgaat kan soms ook sterk van je sector of bedrijfstak afhangen.

Is je bedrijf samenwerkingsgericht of competitief?

Zou je organisatie meer gebaat zijn bij samenwerking tussen teamleden of concurrentie tussen teamleden?

Bij de beoordeling of je bedrijf competitief of collaboratief is, moet je in gedachten houden dat geen van beide goed of fout is, maar dat een van beide gewoon beter bij je organisatie past.

Organisaties met een sterke competitieve cultuur hebben vaak een hoog tempo en ze profiteren van werknemers die zich extra inspannen en specifieke resultaten bereiken, die vaak nauw samenhangen met winst, marktaandeel, verkoopvolume, responstijden, enz. Wanneer het in een competitieve cultuur echter misloopt, kan dat leiden tot ethische compromissen zoals bij Wells Fargo, dat een boete van $ 3 miljard moest betalen wegens het gebruik van frauduleuze verkooppraktijken (die o.a. het gevolg waren van hun zware, agressieve werkomgeving).

Een manier om na te gaan of een competitieve werkomgeving positief of giftig is, is na te gaan of werknemers zich angstig of prettig opgewonden voelen in hun werkomgeving, vooral wanneer je bedrijf nieuwe strategieën en prestatiedoelen aankondigt, aldus een artikel in de Harvard Business Review. Dit zou je door middel van geanonimiseerde enquêtes kunnen onderzoeken.

Een samenwerkende organisatiecultuur is belangrijk voor organisaties waar een gecoördineerde groepsinspanning nodig is om de beste resultaten te krijgen. Een van de grootste pluspunten hiervan is de hoge mate van tevredenheid en personeelsretentie. Een disfunctionele samenwerkingscultuur kan er echter toe leiden dat hoge presteerders gedeprimeerd en gedemotiveerd raken als gevolg van een ongeorganiseerd team.

Hoe ziet leiderschap er in jouw bedrijf uit?

Leiderschap vertegenwoordigt je bedrijfscultuur meer dan bijna al het andere. Je leiderschap heeft een directe invloed op hoe werknemers zich voelen en presteren, en of ze geneigd zijn te blijven. Volgens een rapport van SHRM uit 2019 hebben 6 van de 10 mensen die hun ontslag hebben aangeboden, deze beslissing genomen vanwege hun leidinggevenden en de giftige werkomgeving die ze creërden.

Voor dit deel van je evaluatie van de organisatiecultuur zou je de volgende vragen kunnen stellen:

• Geven managers het goede voorbeeld?

• Delegeren ze taken efficiënt?

• Zijn er machtsstrijdjes binnen het leiderschapsteam?

• Is er een positieve dynamiek tussen leiders en hun teams?

Daarnaast zou je de diversiteit van je leiderschap kunnen beoordelen, en welke invloed dit op je prestaties en bedrijfscultuur heeft. Volgens een rapport van McKinsey uit 2020 zijn bedrijven met een diverser leiderschap succesvoller en presteren ze vaak beter dan hun concurrenten.

Zijn er organisatorische subculturen?

Als je organisatie gespecialiseerde teams en/of meerdere locaties heeft, is het waarschijnlijk dat zich daarbinnen subculturen ontwikkelen. Een subcultuur in deze context verwijst naar het feit dat elk team of elke locatie weer op een iets andere manier werkt.

Het is belangrijk om te analyseren of de subculturen binnen je organisatie compatibel en consistent zijn met je algemene organisatiecultuur.

• Een compatibele subcultuur is gunstig voor je organisatie en betekent dat verschillende teams en niveaus gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren en soepel kunnen samenwerken.

• Als een subcultuur onverenigbaar is met je organisatiecultuur, kan dit conflicten tussen teams veroorzaken, of nadelig zijn voor het moreel. Als bepaalde delen van een organisatie niet goed samenwerken, is er wellicht sprake van botsende culturen.

Natuurlijk kunnen verschillende locaties of teams anders functioneren omdat de aard van hun werk gewoon anders is of vanwege specifieke culturele verschillen. Je moet dit pro-actief aanpakken en bepalen hoe je hiermee om wil gaan.

Conclusie: Een cultureel assessment helpt je een sterke bedrijfscultuur te ontwikkelen.

De organisatiecultuur van je bedrijf beoordelen is de eerste stap om een stimulerende werkomgeving te creëren waar je werknemers zich gehoord, gewaardeerd, gerespecteerd en veilig voelen, en waar ze productief en efficiënt kunnen werken.

Bedrijfscultuur heeft een directe invloed op hoe goed je bedrijf in de toekomst zal presteren. Deze cultuur moet zich bovendien voortdurend aan je veranderende doelstellingen aanpassen, iets wat nu dringender is dan ooit: in hun Global Culture Survey uit 2018 ontdekten het Katzenbach Center en PWC dat 80% van de respondenten zei dat de cultuur van hun organisatie in de komende vijf jaar veranderd zou moeten worden, om als organisatie succesvol te blijven en te groeien.

Verandering begint met het beoordelen van je huidige positie.