Hoe controleert u de referenties van toekomstige werknemers?

U bent bijna in de laatste fase van het wervingsproces en u denkt dat u de juiste selectie kandidaten hebt om uit te kiezen, maar u wilt meer informatie over hun prestaties in het verleden om een definitieve beslissing te nemen?

Dan is het tijd voor een referentiecheck.

Een referentiecheck houdt meestal in dat u het arbeidsverleden van de kandidaat controleert en met vorige werkgevers spreekt, maar dat is niet alles.

Voordat u begint met het uitvoeren van referentiechecks, zijn er een aantal belangrijke vragen die u moet beantwoorden:

• Welke informatie moet u verzamelen?

• Moet u vertrouwen op schriftelijke referenties?

• Wat zijn de beste vragen om te stellen tijdens een referentiecheck?

• Wanneer is het beste moment om een referentiecheck uit te voeren?

• Hoe gaat u om met negatieve feedback over een kandidaat?

In dit artikel komen al deze vragen en nog veel meer aan bod.

Maar laten we beginnen met de basis: wat is een referentiecheck?

Wat is een referentiecheck?

Een referentiecheck is een stap in het wervingsproces waarbij een werkgever informatie over de kandidaat opvraagt bij voormalige werkgevers en collega's om meer te weten te komen over de achtergrond, referenties en vaardigheden van de kandidaat.

U moet op zijn minst de arbeidsdata, functietitels en verantwoordelijkheden van de sollicitant controleren. Een grondige referentiecheck geeft u inzicht in de vaardigheden, kwalificaties en kennis van de kandidaat en in zijn prestaties in eerdere functies.

Eén ding dat u in gedachten moet houden, is dat een referentiecheck niet hetzelfde is als een achtergrondcontrole. Een referentiecheck richt zich op de capaciteiten, prestaties, ervaring en referenties van de kandidaat, terwijl een achtergrondcontrole zijn of haar werkverleden en zelfs

en zelfs hun strafblad.

Veel bedrijven voeren achtergrondcontroles uit: volgens SHRM maakt 92% van de bedrijven gebruik van achtergrondcontroles als onderdeel van hun wervingsproces.

Waarom moet u om een referentiecheck vragen?

Volgens Gallup kan een verkeerde indienstneming u tot 2 keer het jaarsalaris van de werknemer kosten. Misaanwervingen kosten de Amerikaanse economie meer dan een biljoen dollar per jaar, wat alleen maar illustreert hoe veelvoorkomend het probleem is. Volgens een onderzoek van de Brandon Hall Group geeft 95% van de organisaties toe elk jaar fouten te maken bij het aannemen van personeel.

Om verkeerde aanwervingen te voorkomen, moeten bedrijven ervoor zorgen dat de kandidaat over de juiste vaardigheden en houding beschikt.

Met een referentiecheck komt u veel te weten over uw kandidaten. U controleert

• Of ze goed hebben gepresteerd in een vorige baan

• Hoe productief en efficiënt ze waren

• Of ze de juiste houding en het juiste gedrag hadden

• Of ze de juiste cultuur en het juiste potentieel hebben voor uw functie

U komt ook meer te weten over hun successen en mislukkingen in het verleden, hun sterke en zwakke punten en hun teamvaardigheden.

Het beste aan referentiechecks is dat referenties afkomstig zijn van vorige collega's, directe managers en collega's, of anders gezegd, de mensen met wie de sollicitant elke dag heeft gewerkt. En in de meeste gevallen zijn zij degenen die u de meest nauwkeurige momentopname kunnen geven van de vaardigheden van de kandidaat.

Referentiechecks do's, don'ts en rode vlaggen

Er zijn specifieke do's en don'ts die HR-medewerkers moeten volgen bij het uitvoeren van referentiechecks.

Hieronder vindt u enkele belangrijke dingen die u moet onthouden als u met de ex-werknemers of managers van uw kandidaat praat.

Doen

Bij het uitvoeren van een referentiecheck:

• Concentreer u op slechts een paar belangrijke zaken. Het natrekken van referenties kost veel tijd en geld voor iedereen die erbij betrokken is, inclusief de persoon met wie u spreekt, dus u moet zich concentreren op de belangrijkste zaken die u wilt onderzoeken. Verzamel feedback van iedereen die de sollicitant heeft geïnterviewd en richt uw aandacht op de belangrijkste zaken die naar voren komen.

• Vraag specifiek naar de werkprestaties van de kandidaat. Werkprestaties in het verleden zijn de beste voorspellers van toekomstige werkprestaties, dus of u nu met de ex-manager of een ex-collega van een kandidaat spreekt, ga in op de details van hoe goed ze het hebben gedaan door specifieke vragen te stellen.

• Luister naar wat ze te zeggen hebben zonder te onderbreken of te vragen. Stel altijd maar één vraag per keer en laat de ander gewoon uitpraten. Pauzeer een paar seconden voordat u een volgende vraag stelt: de belangrijkste dingen die u hoort kunnen naar boven komen net nadat u denkt dat de persoon al klaar is met antwoorden.

• Zoek een paar verschillende informatiebronnen. Het HR-beleid van sommige organisaties kan de reikwijdte van de informatie die u kunt krijgen beperken tot de meest elementaire details (opleidingsachtergrond, diploma, functietitel). Probeer aanvullende informatiebronnen te vinden zoals professionele netwerken, andere vroegere werkgevers en LinkedIn om uw inzicht in de kandidaat te vergroten.

Wat u niet moet doen

Wanneer u met voormalige werkgevers en collega's spreekt:

• Stel geen "ja of nee" vragen. Stel open vragen om zoveel mogelijk informatie te verzamelen.

• Houd uw eigen vooroordelen in bedwang. Gebruik neutrale bewoordingen om accurate en onbevooroordeelde antwoorden te krijgen en denk aan uw eigen vooroordelen, die van invloed kunnen zijn op de interpretatie van de antwoorden die u krijgt.

• Probeer niet te veel te lezen in iemands toon of lichaamstaal. U kunt de context verkeerd interpreteren en een verkeerde indruk krijgen van uw kandidaat, vooral in multiculturele werkomgevingen.

• Wijs een kandidaat niet automatisch af vanwege één inconsistentie of negatieve beoordeling. Er zijn veel verschillende redenen waarom iemand een negatief oordeel kan geven over een vroegere werknemer. Geef uw kandidaat het voordeel van de twijfel en probeer verder te peilen en indien mogelijk met een tweede persoon te spreken.

Rode vlaggen

Let bij het beoordelen van referenties op rode vlaggen. Deze geven aan dat de sollicitant misschien niet de ideale match is voor uw bedrijf, dus als u rode vlaggen ziet, wees dan voorzichtig.

• Onevenredig negatieve feedback. Er kan wat negatieve feedback zijn en u moet er altijd dieper op ingaan. Maar als de overgrote meerderheid van de referenties ongunstige opmerkingen maakt over uw kandidaat, is dat waarschijnlijk een duidelijk teken dat de kandidaat niet de beste match is voor uw bedrijf.

• Inconsistente informatie. Controleer of wat de sollicitant u heeft verteld overeenkomt met de gegevens die hij/zij had bij zijn/haar vorige baan. Als er inconsistenties of tegenstrijdigheden zijn, controleer dan dubbel om er zeker van te zijn dat er geen sprake is van een misverstand. Als er een discrepantie is, bespreek dit dan met de sollicitant voordat u de situatie beoordeelt.

• Overdreven positieve opmerkingen. Als u hun referenties natrekt en alleen positieve reacties over de kandidaat ontvangt, wees dan voorzichtig dat u misschien niet het volledige beeld krijgt. Probeer aanvullende referenties van hun vorige werkgevers te vinden om een evenwichtiger beeld te krijgen van de kandidaat die u wilt aannemen.

Welke vragen moet u stellen bij het controleren van referenties?

Stel bij het natrekken van referenties open vragen, maar probeer die vragen zo specifiek mogelijk te maken. Als uw vragen vaag of niet specifiek zijn, krijgt u antwoorden als "Ze zijn geweldig!", die niet nuttig zijn bij het nemen van aanwervingsbeslissingen.

Hieronder vindt u een aantal vragen die u kunt stellen bij het natrekken van referenties. Pas ze aan op de specifieke functie waarvoor u werft en maak aantekeningen aan de telefoon.

• Waarom heeft de kandidaat ontslag genomen?

• Kunt u iets vertellen over de relatie die ze met u hadden? Hoe was hun relatie met andere collega's en managers?

• Denkt u dat ze beter samenwerken in een team of alleen?

• Kunt u me vertellen over de verantwoordelijkheden van de kandidaat op het werk?

• Kunt u me meer vertellen over hun prestaties op het werk?

• Op een schaal van 1 tot 10, hoe succesvol was de kandidaat in zijn/haar werk? Wat zou hem of haar kosten om een 10 te worden?

• Wat zijn hun belangrijkste prestaties?

• Voor deze functie hebben we iemand nodig die _____ kan (twee of drie belangrijke verantwoordelijkheden). Hoe zou u hen beoordelen voor elk van deze? Waarom?

• Zou u deze kandidaat opnieuw aannemen voor dezelfde functie als u vandaag de kans had? Waarom?

• Wat zijn de belangrijkste sterke punten van de kandidaat?

• Wat zijn de belangrijkste zwakke punten?

• Kunt u mij iets vertellen over een uitdagende situatie die de kandidaat op het werk is tegengekomen? Hoe gingen ze daarmee om?

• Vertel me over een geval waarin de kandidaat een conflict had op het werk. Hoe gingen ze met de situatie om?

• Wat zou de meest effectieve methode zijn om deze kandidaat te leiden en te managen? Waarom?

• Welke informatie moet ik over hen weten die ik nog niet eerder heb opgevraagd?

• Kunt u me een gebied vertellen waar ze ervaring of vaardigheden missen?

• Is er een bepaald gebied waar ze extra training of coaching nodig hebben tijdens de inwerkperiode?

• Vertel me over een geval waarin de kandidaat negatieve feedback kreeg. Hoe hebben ze daarop gereageerd?

• Is er iemand anders met wie ik zou moeten praten?

Tips om het meeste uit uw referentiechecks te halen

Hoewel referentiechecks heel gewoon zijn, haasten wervingsmanagers zich er soms doorheen of zien ze belangrijke aspecten van het proces over het hoofd.

Hieronder ziet u een paar van de best practices voor referentiechecks, die u zullen helpen een positieve kandidaatervaring te creëren en genoeg informatie over uw kandidaten te krijgen om de juiste aanwervingskeuze te maken.

1. Vertel uw kandidaten dat u een referentiecheck zult uitvoeren

Om het vertrouwen van kandidaten te winnen en het beste talent aan te trekken, moet uw wervingsproces vanaf het begin duidelijk en transparant zijn.

Laat sollicitanten al vroeg weten dat u referentiechecks gaat uitvoeren. Dit helpt u een aantal doelen te bereiken, zoals

• U helpen een positieve kandidaatervaring te bieden

• Het wervingsproces vergemakkelijken

• Sollicitanten ervan weerhouden hun vaardigheden op hun cv te overdrijven

• Waarheidsgetrouwe antwoorden krijgen tijdens sollicitatiegesprekken

Volgens de Hedd graadverificatie- en fraudedienst heeft 49% van de grote bedrijven en 48% van de KMO's kandidaten geïnterviewd die logen over hun diploma's op hun cv.

2. Combineer referentiechecks met pre-employment tests

Uw kandidaten een pre-employment assessment geven is een uitstekende manier om meer diepgaande informatie te krijgen over hun vaardigheden, kennis en gedrag, en in combinatie met een referentiecheck geeft het u veel betrouwbare gegevens om u te helpen de best mogelijke beslissing te nemen.

Pre-employment tests zijn een uitstekende manier om ongekwalificeerde kandidaten er in een vroeg stadium uit te filteren en de aanwerving te optimaliseren. Daarom raden we u aan om vaardigheidstests uit te voeren in de eerste fasen van het wervingsproces en alleen referentiechecks te doen voor uw topkandidaten.

Met vaardigheidstests kunt u ook eenvoudig de beweringen van kandidaten op hun cv controleren.

Overweeg het volgende scenario: U hebt een sollicitatiegesprek met een kandidaat voor de functie van junior-level JavaScript-ontwikkelaar. Op hun cv staat dat ze JavaScript kennen en het al twee jaar gebruiken.

Een goede manier om die bewering te verifiëren is om ze een JavaScript-coderingstest op instapniveau te geven en te zien hoe ze het doen.

3. Controleer de emotionele intelligentie (EQ) en motivatie van kandidaten

Teamwork, communicatie, conflictoplossing, motivatie en probleemoplossing zijn cruciale zachte vaardigheden die nodig zijn voor bijna elke baan die er is, en ze zijn allemaal gerelateerd aan de emotionele intelligentie (EQ) van kandidaten.

Ongeacht de functie waarop uw kandidaat solliciteert, raden wij aan om hun emotionele intelligentie te beoordelen als onderdeel van het evaluatieproces, en referentiechecks zijn een uitstekende manier om hier meer inzicht in te krijgen.

U kunt ook persoonlijkheidstests gebruiken, zoals de Big 5 (OCEAN) test of onze Motivatietest, waarbij zowel u als de sollicitant een enquête invult om te testen of uw verwachtingen overeenkomen.

Andere tests die u kunt gebruiken zijn TestGorilla's Communicatietest of Probleemoplossende test, om te beoordelen hoe sollicitanten reageren op verschillende situaties en om hun interpersoonlijke en probleemoplossende vaardigheden te evalueren.

4. Accepteer niet alleen schriftelijke referenties

Hoewel schriftelijke referenties veel gemakkelijker zijn om door te nemen, geven ze u lang niet zoveel informatie als een telefoongesprek.

Vraag uw kandidaten om u een lijst te geven van mensen die u kunt bereiken om hun prestaties in het verleden te bespreken, maar vergeet niet om hen genoeg tijd te geven om zo nodig eerst contact op te nemen met vorige werkgevers.

Voordat u de telefoon opneemt, bereidt u zich voor op elke referentiecontrole en maakt u een lijst met vragen die u aan de telefoon wilt bespreken op basis van het profiel van de kandidaat.

5. Stel follow-up vragen

Als u een referentiecheck uitvoert, stel dan vervolgvragen om informatie te krijgen die zo gedetailleerd en nauwkeurig mogelijk is. Soms helpt een goed geformuleerde vervolgvraag u om meer informatie te krijgen dan de eerste vraag.

U kunt bijvoorbeeld de volgende vraag stellen:

Hoe goed communiceerden ze met het team?

En terwijl de persoon met wie u spreekt informatie kan geven over zijn communicatievaardigheden, kunnen vervolgvragen zoals "Waarom is dat?" of "Hoe heeft dit hun prestaties beïnvloed?" of "Kunt u me een voorbeeld geven?" u helpen waardevolle informatie te ontdekken die u anders niet zou krijgen.

6. Bespreek de referenties met uw kandidaten

Nadat u een paar referenties hebt verzameld (twee of drie zou voldoende moeten zijn), kunt u ze met uw kandidaten bespreken.

Zo kunt u eventuele inconsistenties aanpakken en krijgt u een evenwichtig beeld van de vaardigheden en zwakke punten van de kandidaten. Op deze manier laat u uw kandidaten ook zien dat u ze vertrouwt en krijgt u de kans om te zien hoe ze reageren op zowel positieve als negatieve feedback.

7. Doe alleen een referentiecheck bij kandidaten op de shortlist

Wanneer is het beste moment om een referentiecheck te doen?

Als het gaat om de timing van referentiechecks, is er een goed moment: doe ze tegen het einde van uw wervingsproces, maar voordat u een beslissing neemt.

Als u te vroeg begint met het doen van referentiechecks, wordt u overspoeld met extra werk. Als u echter al een beslissing hebt genomen voordat u een referentiecheck hebt gedaan, bent u waarschijnlijk bevooroordeeld en neemt u misschien een kandidaat aan die niet de beste kandidaat voor uw bedrijf is.

Het beste moment om referenties te controleren is na vaardigheidstests en eerste gesprekken, maar voordat u een aanbod doet. Op die manier kunt u, indien nodig, de resultaten met uw kandidaten bespreken en een onbevooroordeelde beslissing nemen.

Neem de beste kandidaten aan met de juiste rekruteringstools

Referentiechecks onthullen veel over het arbeidsverleden, de opleidingsachtergrond en de prestaties van sollicitanten in eerdere functies. Een referentiecheck kan u helpen om elke kandidaat te evalueren en ervoor te zorgen dat u de perfecte kandidaat voor de functie aanneemt.

U kunt referenties natrekken door met collega's en managers uit het verleden van sollicitanten te praten en u kunt kandidaten ook pre-employment assessments geven om hun vaardigheden en gedrag te evalueren.

Het gebruik van de juiste mix van wervingstools is de sleutel tot het aannemen van het beste talent, en referentiechecks, in combinatie met interviews en pre-employment tests, kunnen u een diepgaand inzicht geven in de sterke punten, het potentieel en de kennis van uw kandidaten. Probeer TestGorilla gratis uit.