Kandidaten shortlisten voor een sollicitatiegesprek

Het werven en behouden van getalenteerde medewerkers is een geweldige manier om concurrentievoordeel voor je bedrijf te creëren. Daarom zijn HR-afdelingen altijd op zoek naar manieren om hun wervingsproces te verfijnen, om ervoor te zorgen dat ze de best mogelijke kandidaten werven. Een manier om dat te doen is om je efficiëntie te verhogen door je shortlisting-methode te optimaliseren.

Het kan een worsteling zijn om de juiste kandidaat te vinden die over de vaardigheden beschikt die je nodig hebt en die past bij je organisatiecultuur. Om nog maar te zwijgen van het feit dat de meeste vacatures een grote pool van sollicitanten aantrekken, wat het nog moeilijker maakt om de juiste kandidaten voor de shortlist te vinden. De meeste uitdagingen op het gebied van werving kunnen echter worden opgelost met de juiste tools.

Door een eenvoudigere en snellere manier te vinden om de meest gekwalificeerde kandidaten op de shortlist te plaatsen, kun je:

• Je time-to-hire verkorten, wat betekent dat de topkandidaten minder snel een andere functie zullen accepteren voordat jij een aanbod doet

• Meer tijd aan gekwalificeerde kandidaten besteden, omdat je minder tijd kwijt bent met het doorzoeken van cv’s

• Minder middelen besteden aan ongekwalificeerde kandidaten tijdens sollicitatiegesprekken

Een van de belangrijkste manieren om deze voordelen te realiseren, is het gebruik van screeningtools of online software voor het beoordelen van vaardigheden tijdens het screeningproces van kandidaten, om gemakkelijker de juiste kandidaten te vinden.

In dit artikel bespreken we hoe je een shortlist van kandidaten voor sollicitatiegesprekken kunt maken, waarom je waar mogelijk moet automatiseren en welke tools je het beste kunt gebruiken.

Wat is shortlisting?

Simpel gezegd, is shortlisten een selectieproces waarbij je een ‘korte lijst’ maakt van sollicitanten die je wil uitnodigen voor de volgende stap van je wervingsproces (in de meeste gevallen is dat in de vorm van een sollicitatiegesprek). Dit is normaal gesproken gebaseerd op specifieke criteria die je instelt voordat je de vacature plaatst. Vervolgens bepaal je op basis van hoe goed elke kandidaat aan die criteria voldoet, wie in aanmerking komt om naar de volgende stap van het wervingsproces te gaan.

Door een shortlist te maken en ongekwalificeerde kandidaten al in een vroeg stadium uit het proces te verwijderen kun je een potentieel overweldigende taak beter in bedwang houden. In plaats van honderden sollicitaties door te spitten om een selecte groep te bereiken die mogelijk geschikt is, kun je je vanaf het begin concentreren op het best beschikbare talent.

Zo shortlist je op de juiste manier

Natuurlijk is er een goede en een verkeerde manier om kandidaten op de shortlist te plaatsen. De verkeerde manier kan tot bad hires en zelfs tot rechtszaken leiden. De juiste manier maakt je wervingsproces efficiënter en helpt je de beste persoon voor de baan te vinden.

Stap 1: Ontwikkel shortlistcriteria (voordat je de vacature publiceert)

Om te beslissen welke kandidaten in aanmerking komen voor je shortlist, moet je verschillende criteria ontwikkelen voor de ideale kandidaat waarnaar je op zoek bent. Deze criteria bevatten essentiële en de “leuk voor erbij”-kwalificaties of eigenschappen waarnaar je op zoek bent in de functie.

Er zijn een aantal redenen waarom het belangrijk is om vooraf te bepalen naar welke criteria je op zoek bent. Ten eerste omdat je deze criteria natuurlijk in de functiebeschrijving kunt opnemen. Sollicitanten kunnen zich dan op die criteria baseren om hun kwalificaties beter onder de aandacht te brengen, wat jouw werk uiteindelijk eenvoudiger zal maken.

Ten tweede, kun je ervoor zorgen dat je, door vooraf criteria op te stellen, niet uit het oog verliest waar je in eerste instantie naar op zoek was wanneer je naar de beschikbare kandidaten gaat kijken. Soms merk je dat je gecharmeerd raakt van een kandidaat en begin je de kwalificaties die deze kandidaat heeft te overwaarderen, zelfs als die niet opwegen tegen de kwalificaties die deze kandidaat niet heeft. Of, als je moeite hebt om de juiste match te vinden, zou je jezelf kunnen overtuigen om genoegen te nemen met iemand die mogelijk niet tegen de taken van de functie is opgewassen.

Ten slotte zal het opstellen van shortlistcriteria voordat je de vacature plaatst, de kans verkleinen dat vooringenomenheid of discriminatie het wervingsproces binnensluipt. Door criteria te gebruiken die correleren met werkprestaties en de specifieke behoeften van de functie die je wil vervullen, is de kans kleiner dat je wordt beschuldigd van discriminatie van een gekwalificeerd persoon op basis van factoren die bij wet verboden zijn. Als je merkt dat er juridische stappen tegen je bedrijf worden genomen, kun je wijzen op de procedure die je hebt ingesteld om discriminatie te voorkomen.

Enkele factoren waarmee je rekening moet houden als je criteria vastlegt zijn:

• Opleidingsniveau

• Vaardigheden en kennis

• Werkervaring

Een laatste ding om te onthouden: het is belangrijk om geen criteria vast te stellen die zo streng zijn dat ze kwaliteitskandidaten ervan weerhouden te solliciteren, maar ook niet zo open dat ze een te grote pool van ongekwalificeerde kandidaten zullen aantrekken. Probeer hierin de juiste balans te vinden.

En je moet realistisch zijn over je verwachtingen. Het zou natuurlijk fijn zijn om iemand te hebben die tien op tien scoort op elk criterium, maar afhankelijk van de vergoeding, de locatie en andere factoren is dat wellicht niet haalbaar.

Als je bijvoorbeeld een salaris gaat betalen dat overeenkomt met wat werknemers op instapniveau ontvangen, is het onwaarschijnlijk dat je iemand met ervaring op seniorniveau kunt overtuigen om dat aanbod te accepteren. Als je die overweging negeert, zul je waarschijnlijk ontdekken dat je goede kandidaten hebt afgewezen die enthousiast zouden zijn geweest om de rol op zich te nemen. Als je geselecteerde lot uit de loterij je aanbod afwijst, kun je weer van voren af aan beginnen.

Wat is het verschil tussen essentiële criteria en gewenste criteria?

Bij het vaststellen waar je naar zoekt in een ideale kandidaat, zoek je doorgaans naar twee soorten eigenschappen, vaardigheden of ervaring: essentieel en wenselijk. Ze worden ook wel ‘vereist’ en ‘voorkeur’ genoemd, maar hoe dan ook, het is belangrijk om te weten in welk hokje elk van je shortlistcriteria past.

Essentiële criteria

Dit zijn de “must-haves” die een kandidaat nodig heeft om zich te kwalificeren voor de functie. Een voorbeeld van een essentieel criterium is of een sollicitant legaal in het land mag werken. Of als je een Salesforce-beheerder werft, dat die een Salesforce-certificering moet hebben.

In het wervingsproces kan met knock-outvragen worden bepaald of een kandidaat aan deze eisen voldoet. Als de kandidaat aan deze criteria voldoet, gaat hij of zij een ronde verder; zo niet, dan worden ze uitgefilterd.

Gewenste criteria

Dit zijn secundaire eisen of “fijn voor erbij” die een sollicitant voorsprong kunnen geven op andere kandidaten. Als je een schat aan gekwalificeerde kandidaten hebt en je op zoek bent naar een manier om de lijst met potentiële kandidaten verder in te korten, dan kunnen deze kwalificaties daarbij helpen.

Je hebt bijvoorbeeld verschillende geweldige Salesforce-gecertificeerde sollicitanten, maar een paar van hen zijn ook gecertificeerd in Marketo. Als Marketo-certificering een van je voorkeurscriteria is, kan dit de doorslag geven bij het kiezen van de kandidaten die je wil uitnodigen voor de volgende ronde van het wervingsproces.

Het is belangrijk om te vermelden dat wenselijke criteria soms de facto essentiële criteria kunnen worden. Als een recruiter bijvoorbeeld minimaal vijf jaar ervaring in een bepaalde functie als een gewenst criterium heeft opgegeven, en de meeste sollicitanten blijken aan deze kwalificatie te voldoen, dan kan de recruiter besluiten dat dit een essentieel criterium wordt. Dit betekent dat alle andere aanvragers die niet minstens vijf jaar ervaring hebben, uit het proces worden gefilterd.

Stap 2: Maak een scorekaart

Maak een shortlist-scorecard om het rangschikken van sollicitanten gemakkelijker te maken. Met een scorecard kun je aan elke kandidaat een beoordeling toekennen.

Deze scorekaart dient twee belangrijke doelen:

1. Het helpt je om elk criterium consistent en eerlijk toe te passen op alle kandidaten.

2. Je kunt er sollicitanten mee rangschikken van de zwakste naar de sterkste. Zo is het gemakkelijker om te zien welke kandidaten je moet uitnodigen voor de tweede ronde in het proces.

Als je criteria voornamelijk op vaardigheden zijn gebaseerd, zullen bepaalde online testplatforms de noodzaak van een scorecard tenietdoen. In TestGorilla wordt elke kandidaat bijvoorbeeld automatisch gescoord binnen het platform, dus je hoeft ze vervolgens alleen te sorteren op testresultaten.

Stap 3: Bepaal het maximumaantal kandidaten op de shortlist

Een shortlist moet kort zijn. Als het gaat om het maximale aantal kandidaten dat op de shortlist moet worden geplaatst, gebruiken de meeste wervingsmanagers een vooraf bepaald aantal. Als er bijvoorbeeld maar één kandidaat wordt aangenomen, zullen er in de meeste gevallen slechts vier of vijf kandidaten voor een sollicitatiegesprek worden uitgenodigd.

Voor wervingen in grote aantallen, waar een groter aantal mensen nodig is, kun je elke sollicitant op de shortlist plaatsen die aan de essentiële criteria voldoet.

Als je over data op dit gebied beschikt, kun je het aantal kandidaten dat je aan je shortlist wil toevoegen bepalen door de conversieratio’s van eerdere wervingen voor die functie te analyseren.

Hier vind je een paar wervingsbenchmarks waar je je op kunt baseren als je deze data nog niet hebt:

• Conversiepercentage van sollicitatiegesprek naar aanbod: 17%

• Conversiepercentage acceptatie van aanbod: 89%

Dus als je van plan bent om één persoon voor de functie aan te nemen, moet je minimaal 12 gekwalificeerde kandidaten interviewen en een aanbod doen aan minstens twee van hen. Dit zijn natuurlijk slechts benchmarks. Totdat je meer data hebt verzameld, is het misschien beter om het zekere voor het onzekere te nemen en meer kandidaten te interviewen.

Stap 4: Efficiëntere manieren om kandidaten voor de shortlist te selecteren

Volgens industriële benchmarks is 75% van de mensen die solliciteren naar een bepaalde functie niet gekwalificeerd voor de functie. Wervingsmanagers moeten daarom nog veel werk verzetten om het kleine percentage sollicitanten te vinden dat wel gekwalificeerd is. Dit verklaart eveneens waarom shortlisting vaak het meest tijdrovende onderdeel van het wervingsproces is.

Tot nog niet zo heel lang geleden gebruikten wervingsmanagers handmatige methoden om kandidaten te screenen en op de shortlist te plaatsen. Dit was mogelijk omdat er toen niet zo veel sollicitaties binnenkwamen als tegenwoordig.

Tegenwoordig trekt elke vacature gemiddeld 250 cv’s aan. Aangezien 75% van de sollicitanten ongekwalificeerd is, is het bijna onmogelijk om elk cv handmatig te screenen en kandidaten te beoordelen met een handmatige scorekaart.

Dit is de reden waarom recruiters gebruik maken van technologie om het screeningproces van kandidaten zoveel mogelijk te automatiseren. Hier komt een Applicant Tracking System (ATS – volgsysteem voor kandidaten) om de hoek kijken. De juiste ATS kan het wervingsproces op vele manieren verbeteren, waaronder:

• Alle ontvangen sollicitaties organiseren in een eenvoudig leesbaar formaat

• Opvolging geven aan wervingscijfers zoals de verhouding cv/sollicitatie-tot-sollicitatiegesprek

• Knock-outvragen gebruiken om een deel van het cv-screeningsproces te automatiseren

• Sollicitanten rangschikken op basis van trefwoorden

• Het recruiters mogelijk maken om op trefwoorden te zoeken naar sollicitanten in de cv-database van hun organisatie

Ondanks de voordelen heeft hetscreenen van cv’s met een ATS ook zijn gebreken. Niet de minste daarvan is dat sollicitanten manieren hebben bedacht om cv-screeningsoftware te manipuleren door hun cv vol te gooien met trefwoorden.

Dat betekent dat als cv-screening het belangrijkste hulpmiddel is dat je gebruikt om kandidaten op de shortlist te plaatsen, je vaak ongekwalificeerde kandidaten doorstuurt naar de volgende ronde, alleen omdat hun cv genoeg juiste zoekwoorden bevat. Bovendien loop je zo grote kans dat je bekwame sollicitanten afwijst omdat zij juist niet de juiste zoekwoorden op hun cv’s hebben vermeld.

Om dit probleem te voorkomen, kunt je ATS aanvullen met enkele betrouwbare screeningtools. Twee opties die het overwegen waard zijn, zijn online assessmentplatforms voor het beoordelen van vaardigheden en kunstmatige intelligentie (AI)-tools.

Screeningsplatforms voor kandidaten op basis van AI

Op AI gebaseerde screeningtools zoeken naar de vaardigheden en ervaring die je nodig hebt, zonder dat iemand in het wervingsteam naar een enkel cv hoeft te kijken. Volgens Tammy Cohen, oprichter en Chief Visionary Officer van InfoMart kunnen “…geautomatiseerde kunstmatige-intelligentiesystemen cv’s sneller doornemen dan een mens dit kan en er de cv’s uithalen die mogelijk interessant voor de klant kunnen zijn.”

Deze platforms kunnen je tijd besparen, de kwaliteit van de werving verbeteren en soms zelfs de communicatie met kandidaten vereenvoudigen. Maar er zijn ook enkele potentiële nadelen aan verbonden.

Ten eerste, hoewel je zou denken dat je door te vertrouwen op een machine discriminatie bij het werven van personeel kunt voorkomen, is dit echt niet altijd het geval. Het team dat aan de AI-rekruteringssoftware van Amazon werkte, ontdekte bijvoorbeeld dat het algoritme ‘geleerd’ had om bevooroordeeld te zijn tegen vrouwen. De software is getraind op data uit 10 jaar aan cv’s, en dat leidde ertoe dat het AI-systeem patronen bouwde op basis van vooringenomenheid uit het verleden.

“Het resultaat was een eersteklas AI-systeem dat zichzelf had aangeleerd dat mannelijke kandidaten geschikter waren”, zei R. Krish, Digital Marketing Manager bij Lynx Analytics.

Bedrijven in de op AI gebaseerde softwaresector voor het screenen van kandidaten proberen dit probleem te vermijden, maar dan kunnen andere problemen opdoemen. Zoals bijvoorbeeld Mireille Hildebrandt, onderzoeksprofessor “Interfacing law and technology” aan de Vrije Universiteit Brussel en algemeen covoorzitter van de ACM-FAT*2020 Conference, uitlegde: “Mensen van een bepaalde leeftijd gedragen zich anders dan mensen van een andere leeftijd. Als je de leeftijd uit de gegevens haalt, betekent dit dat het systeem die andere gegevens gebruikt die gecorreleerd zijn met de verboden gegevens om effectief te zijn. Uiteindelijk krijg je dan nog steeds hetzelfde resultaat.”

Hildebrandt merkt op dat, aangezien veel van deze tools zijn gebaseerd op afgeschermde informatie (zoals bedrijfsgeheimen), onafhankelijke onderzoekers ze op geen enkele manier kunnen testen.

Bovendien is de jury er nog niet over uit of deze tools nu ook echt nauwkeuriger of betrouwbaarder zijn. “Aangezien deze systemen cv’s op de shortlist plaatsen met een JA/NEE-scenario op basis van vooraf gedefinieerde factoren zoals trefwoorden, formaten, enz., is de betrouwbaarheid van op AI gebaseerde tools voor het screenen van kandidaten nog steeds een probleem”, zegt Krish.

Op AI gebaseerde screeningtools staan nog in de kinderschoenen, dus kunnen er nog wat knelpunten in zitten die moeten worden gladgestreken.

Online assessment-platforms voor vaardigheden

Online vaardigheidstesten kunnen recruiters helpen ervoor te zorgen dat sollicitanten over de vereiste vaardigheden beschikken om de geadverteerde baan uit te voeren, voordat ze de geselecteerde kandidaten uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. En, in tegenstelling tot op AI gebaseerde screeningtools, zijn testen voor het beoordelen van vaardigheden onderwerp geweest van tientallen jaren onderzoek.

Een van de belangrijkste onderzoeken op dit gebied is de meta-analyse van Frank Schmidt naar honderd jaar productiviteitsgegevens op de werkplek. Onderstaande tabel toont de resultaten van dit onderzoek:

Op basis van dit onderzoek moet je testen opnemen die de prestaties van een kandidaat op een aantal verschillende gebieden beoordelen om de best voorspellende resultaten te verkrijgen. Dat betekent vervolgens dat je een online assessmentplatform voor vaardigheden moet vinden dat een breed scala aan verschillende testtypen biedt. Geheel om die reden biedt TestGorilla een groeiende bibliotheek met meer dan 115 testen aan waarmee je een verscheidenheid aan vaardigheden kunt beoordelen.

Deze vaardigheidstesten bieden een formele, wetenschappelijke en gestandaardiseerde methode voor het evalueren van vaardigheden van sollicitanten, zodat je de capaciteiten en kwalificaties van kandidaten objectief kunt definiëren, meten en evalueren, en vervolgens kandidaten kunt rangschikken op basis van hun scores.

Betere shortlisting bespaart tijd en zorgt dat je betere mensen aanneemt

Door de manier waarop je kandidaten op de shortlist plaatst te verbeteren, verbeter je de algehele wervingsprestaties. Optimaliseer je aanpak en je zult al gauw merken dat je sneller beter personeel aanneemt – om nog maar te zwijgen van het feit dat je jezelf een hoop kopzorgen bespaart!

En dankzij de nieuwste online tools voor het beoordelen van vaardigheden, vind je binnen enkele minuten de best gekwalificeerde kandidaten om te interviewen en kun je het wervingsproces afronden voordat je topkandidaat een aanbod van een concurrent accepteert.