6 cruciale software vaardigheden voor administratieve medewerkers

Een administratief assistent aanwerven? Omdat deze rol essentieel is voor de werking van je organisatie, en ervoor zorgt dat alles elke dag vlot verloopt, is het van cruciaal belang dat je de juiste persoon aanwerft. Je administratief assistent helpt je kantoor naadloos te functioneren; de persoon die je aanneemt moet dus over de juiste software-vaardigheden beschikken.

Er kunnen wat haperingen ontstaan als je een kandidaat aanneemt die niet over de vereiste softwarevaardigheden beschikt. Niet alleen kan dit de organisatie van je kantoor verstoren, maar ook tot wanorde leiden onder teamleden.

Hoe belangrijk zijn computervaardigheden voor administratief assistenten, en welke software vaardigheden zijn vereist? Blijf lezen om erachter te komen.

Waarom zijn software vaardigheden zo belangrijk voor administratieve medewerkers?

Software-vaardigheden voor administratief assistenten zijn om verschillende redenen van cruciaal belang. Aangezien praktisch voor elke baan een basiskennis van specifieke softwarenodig is, ook voor een functie als administratief assistent, is het duidelijk dat ze van vitaal belang zijn.

Van het managen van personeel tot het uitvoeren van bedrijfsstrategieën, professionele administrateurs hebben software nodig om een hele reeks uiteenlopende taken te stroomlijnen. Ze vertrouwen op software: niet alleen om taken efficiënter te maken, maar ook om menselijke fouten bij het voltooien van taken te voorkomen.

Als je daarbij optelt dat software en computerprogramma’s voortdurend veranderen, begin je te begrijpen waarom software-vaardigheden ongelooflijk belangrijk zijn voor administratieve assistenten. En, nu we het er toch over hebben: het vermogen om nieuwe software op te pikken en ermee te leren werken is net zo belangrijk, zo niet belangrijker.

Welke software-vaardigheden hebben kandidaten voor de rol van administratief medewerker nodig?

Met het belang van software vaardigheden voor administratief assistenten in gedachten, noemen we hier enkele software vaardigheden waar je tijdens het wervingsproces op zou moeten letten. Ze zijn elk om verschillende redenen belangrijk en zorgen er op verschillende manieren voor dat je organisatie op rolletjes blijft lopen.

Microsoft Outlook

Hoe goed kunnen kandidaten Microsoft Outlook gebruiken? Je succesvolle kandidaat moet in staat zijn om goed en veelvuldig met de klanten en belanghebbenden van je organisatie te communiceren en hen elke dag essentiële bedrijfsinformatie te sturen. In een moderne organisatie zijn goede Microsoft Outlook-vaardigheden dus onmisbaar.

De MS Outlook-software maakt communicatie ook eenvoudiger en gestroomlijnder. Om alle mogelijkheden ervan op vakkundige wijze te kunnen gebruiken en goed georganiseerd te blijven, moeten je kandidaten vertrouwd zijn met de uitgebreide keuze aan functies van deze software.

Microsoft Word

Stelt je bedrijf documenten of brieven op om naar klanten te sturen? De administratief medewerker die je aanneemt heeft in dat geval goede vaardigheden in Microsoft Word nodig om bedrijfsdocumenten op te stellen, te bewerken en op te maken. Microsoft Word-vaardigheden zijn dus cruciaal voor administratief medewerkers.

Net als bij Microsoft Outlook zijn er verschillende functies van MS Word die je kandidaten voor administratief medewerker vlot moeten kunnen gebruiken, en die het opstellen en bewerken van belangrijke documenten gemakkelijk maken.

Microsoft Excel

Het uitvoeren van eenvoudige berekeningen kan voor je organisatie een dagelijkse taak zijn. Goede Microsoft Excel-vaardigheden zijn daarvoor van vitaal belang. Weten je kandidaten hoe ze basisberekeningen in Microsoft Excel kunnen uitvoeren en spreadsheets efficiënt kunnen gebruiken?

Misschien zijn er enkele basisfuncties van MS Excel en een paar geavanceerde opties die extra belangrijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken in je organisatie. Je kandidaten moeten over het juiste niveau van MS Excel-expertise beschikken om je organisatie effectief te laten draaien.

Microsoft Windows

Je organisatie gebruikt misschien Microsoft Windows voor een hele reeks taken of projecten. Als dat zo is, kan je kandidaat-administratief medewerker dan comfortabel met deze software omgaan?

Administratieve assistenten met uitstekende Microsoft Windows-vaardigheden kunnen ervoor zorgen dat alle dagelijkse kantooractiviteiten op rolletjes lopen. De populaire software draagt ook bij aan de vlotte werking van de dagelijkse activiteiten van je bedrijf en dat is dus precies waar uitzonderlijke software-vaardigheden voor een hogere productiviteit kunnen zorgen.

Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint-vaardigheden kunnen van cruciaal belang zijn voor het samenstellen van presentaties. Je kandidaten moeten vertrouwd zijn met de verschillende functies ervan om ideeën efficiënt aan belanghebbenden en personeelsleden te presenteren.

Net als met Microsoft Word, kan MS PowerPoint-software medewerkers helpen bij het maken van documenten om informatie met je organisatie te delen. Zijn je kandidaten in staat deze software te gebruiken om te communiceren en nieuwe ideeën te presenteren?

E-mailvaardigheden (Gmail)

Gmail is van vitaal belang voor het onderhouden van communicatie met klanten en ander personeel in je organisatie. Je kandidaten moeten de grondbeginselen begrijpen van het gebruik van Gmail-communicatie binnen de context van je bedrijfsactiviteiten.

Kunnen je kandidaten Gmail gebruiken voor zakelijke communicatie, en zijn ze vertrouwd met de verschillende functies ervan? Ze moeten goed weten wat ze er allemaal mee kunnen doen en hoe het werkt.

Hoe kun je de software vaardigheden van je administratieve assistenten beoordelen?

De beste manier om te beoordelen of je kandidaat de ideale software-vaardigheden heeft, is met een vaardigheidstest. Betrouwbare platforms voor het testen van vaardigheden, zoals TestGorilla, bieden een ruime keuze aan vaardigheidstesten, van Microsoft Windows tot e-mailvaardigheden in Outlook of Gmail.

Hieronder vind je enkele van de vaardigheidstesten die via het TestGorilla-platform beschikbaar zijn en wat ze specifiek testen. Deze testen maken het beoordelen van de software vaardigheden van je kandidaten voor administratief assistenten eenvoudiger en je uiteindelijke wervingsbeslissing een stuk minder gecompliceerd.

Vaardigheidstest voor Microsoft Outlook

De vaardigheidstest voor Microsoft Outlook beoordeelt de kennis die kandidaten van de software hebben, en hun e-mailvaardigheden. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar of ze Microsoft Outlook met vertrouwen kunnen gebruiken, maar worden ze ook getest op hoe goed ze virtuele vergaderingen en afspraken kunnen afhandelen en hun werkstroom kunnen beheren.

Vaardigheidstest voor Microsoft Word

Kandidaten die de Microsoft Word-test moeten maken, worden beoordeeld op hun vaardigheid in het maken, openen, opslaan, beveiligen en afdrukken van een document, en in het bewerken, opmaken, gebruiken van tabellen, paginanummers en voetnoten. Gebruik de test om te ontdekken of je kandidaten voor administratief medewerker de Microsoft Word-vaardigheden bezitten die je zoekt.

Vaardigheidstest voor Microsoft Excel (geavanceerd)

Je kunt de geavanceerde Microsoft Excel-vaardigheden van je kandidaten testen met de vaardigheidstest voor MS Excel voor gevorderden. Ontdek hoe vaardig je kandidaat-administratief medewerkers zijn in het werken met Excel-formules, hoe goed ze spreadsheets kunnen gebruiken, rapporten kunnen maken en data kunnen analyseren om conclusies te trekken.

Vaardigheidstest voor Microsoft Windows

Het testen van de Microsoft Windows-vaardigheden van je kandidaten is eenvoudig met deze vaardigheidstest voor Microsoft Windows. Ontdek hoe goed je kandidaten de basisfuncties van Windows kunnen gebruiken, met bestanden kunnen omgaan in Windows Verkenner, en of ze hun kennis van Microsoft Windows kunnen toepassen in een werkomgeving.

Vaardigheidstest voor Microsoft PowerPoint

Je administratieve assistenten moeten misschien bepaalde PowerPoint-vaardigheden kunnen toepassen om een PowerPoint-presentatie in elkaar te zetten. De vaardigheidstest voor Microsoft PowerPoint beoordeelt of ze de cruciale PowerPoint-functies kunnen gebruiken om dit voor elkaar te krijgen. De test analyseert ook de vaardigheden van kandidaten in het maken van effectieve presentatiedia’s.

Vaardigheidstest voor e-mail (Gmail)-vaardigheden

Gebruik de vaardigheidstest voor Gmail-vaardigheden om te ontdekken hoe goed je kandidaten de software kunnen gebruiken. Van e-mailetiquette tot het gebruik van Google-kalenders, en het beheren van gebeurtenissen via Gmail, met deze test zie je meteen of je kandidaat-administratief medewerkers goed met Gmail om kunnen gaan en er binnen de werkomgeving mee kunnen werken.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van vaardigheidstesten om software vaardigheden te evalueren?

Er zijn verschillende voordelen aan het gebruik van vaardigheidstesten bij het beoordelen van software vaardigheden voor administratieve assistenten. Zo kun je bijvoorbeeld twijfelen aan een bepaalde kandidaat die misschien alleen maar een paar trainingen nodig heeft om op gang te komen. Met een vaardigheidstest kun je peilen hoeveel kennis ze missen en hoeveel training je moet inplannen om hen te helpen de job competent uit te voeren.

Andere voordelen van het gebruik van vaardigheidstesten bij de evaluatie van software vaardigheden voor administratieve assistenten zijn dat ze:

• De aanwervingstijd

   

  aanzienlijk verkorten. Door enkele van deze computervaardigheidstesten te gebruiken kun je automatisch de kandidaten uitfilteren die niet de benodigde competenties hebben.

• Verzekeren dat je kandidaten de vaardigheden hebben die ze beweren te hebben

  . Met behulp van testen van softwarevaardigheden voor je kandidaten kun je nagaan of je kandidaten ook echt de vaardigheden bezitten die ze op hun cv hebben gezet. En kun je eventuele dure mis-hires voorkomen. Je moet er namelijk rekening mee houden dat een overweldigende 85% van de kandidaten liegt op hun cv.

• Je

   

  de mogelijkheid geven om kandidaten op een reeks specifieke software vaardigheden te testen

  .

   

  Als er voor de rol van administratief medewerker diepgaande kennis van bepaalde software is vereist, is het testen van vaardigheden een ideale manier om na te gaan of ze die software ook kunnen gebruiken. Er zijn verschillende beoordelingsniveaus voor bepaalde software-vaardigheden, zoals de geavanceerde Excel-test. Kies het vaardigheidsniveau dat voor de functie vereist is en beoordeel of je kandidaten hieraan voldoen.

• Onbewuste vooroordelen voorkomen

   

  bij het nemen van je aanwervingsbeslissing. Je kunt je bij je wervingsbeslissingen baseren op de resultaten van betrouwbare data die de informatie ondersteunen die je uit het interview over je kandidaten te weten bent gekomen. Bepaal welke kandidaten je door wil laten gaan naar de volgende fase op basis van hun specifieke software vaardigheden in plaats van af te gaan op je persoonlijke ‘onderbuikgevoel’.

Bekijk TestGorilla’s selectie van testen voor softwarevaardigheden en gebruik ze om de beste kandidaten voor je rol te vinden.