35+ interviewvragen voor virtuele assistenten

Functies als virtueel assistent zijn de afgelopen tien jaar steeds gebruikelijker geworden dankzij technologische ontwikkelingen zoals cloudgebaseerde systemen, software voor videoconferenties en de toename van werken op afstand. Als u een virtueel assistent voor uw team aanwerft, heeft u baat bij een datagedreven aanwervingsmethode om uw kandidatenpool grondig te evalueren en hun vaardigheden te beoordelen.

Vaardigheidstests met cognitieve capaciteitentests kunnen u helpen om sollicitanten te beoordelen, zodat u zich tijdens de interviewfase kunt richten op de best presterende kandidaten. Maar hoe kiest u de juiste set interviewvragen om meer te weten te komen over uw kandidaten, zodat u uw nieuwe aanwerving zo goed mogelijk kunt selecteren?

We hebben een uitgebreide lijst met interviewvragen samengesteld om u te helpen de beste virtuele assistent voor uw bedrijf te vinden door gesprekken op gang te brengen over de ervaringen, voorkeuren en werkmethodes van uw kandidaten. We hebben de vragen ook gecategoriseerd, zodat u er enkele kunt kiezen uit elke sectie en zo alle basisvragen kunt beantwoorden.

Tien ervarings- en vaardigheidsgerelateerde interviewvragen voor virtuele assistenten om een interview te beginnen

Stel deze ervarings- en vaardigheidsgerelateerde interviewvragen voor virtuele assistenten aan uw kandidaat om hun werkachtergrond, ervaring en kennis te evalueren.

1. Wat trok u aan om te werken als een virtuele assistent?

2. Wat zijn de meest cruciale vaardigheden voor een virtuele assistent?

3. Heeft u ervaring met sociale media?

4. Aan welke kernvaardigheden voor een virtuele assistent moet u nog werken?

5. Kan u me meer vertellen over uzelf buiten het werk?

6. Hoe bent u virtueel assistent geworden?

7. Hoe houdt u uw vaardigheden up-to-date?

8. Welke kwalificaties heeft u?

9. Welke tools gebruikt u het liefst als virtueel assistent?

10. Wat zijn uw expertisegebieden?

Vijf ervaring- en vaardigheidsgerelateerde virtual assistant vragen met voorbeeldantwoorden

Laten we nu eens dieper ingaan op de specifieke antwoorden die u van kandidaten mag verwachten bij het beantwoorden van vijf van de bovenstaande vragen over ervaring en vaardigheden.

Luister naar ideale antwoorden of aanvullende informatie die u kan helpen uw kandidaten beter te begrijpen.

1. Hoe bent u virtueel assistent geworden?

Als antwoord op deze vraag zouden uw kandidaten kunnen uitleggen dat ze vroeger als persoonlijk assistent hebben gewerkt en zijn overgestapt naar een virtuele rol toen werken op afstand een hoge vlucht nam. Het feit dat meer dan 2.242 virtuele assistenten in de VS samenwerken met teams in hybride of externe werkverbanden, weerspiegelt deze toename van het werken op afstand voor virtuele assistenten.

De antwoorden op deze vraag kunnen variëren, maar kandidaten kunnen ook noemen:

• Relevante stages

• Universitaire kwalificaties

• Cursussen en onafhankelijke opleidingen

Naast deze kwalificaties wilt u de zachte vaardigheden van uw kandidaten beoordelen, bijvoorbeeld met onze tests voor communicatie en probleemoplossende vaardigheden. U kunt ook onze persoonlijkheids- en cultuurtests gebruiken om te bepalen welke eigenschappen uw kandidaten voor virtuele assistenten hebben geholpen om te slagen.

2. Hoe houd u uw vaardigheden up-to-date?

Zoals de meeste functies hebben virtuele assistenten baat bij voortdurende bijscholing. Het aanscherpen van vaardigheden helpt hen om zich aan te passen aan organisatorische verbeteringen, zoals vooruitgang in cloud-technologie of de nieuwste tools, zoals nieuwe software voor relatiebeheer.

Een ideaal antwoord zou kunnen verwijzen naar verdere training met betrekking tot deze vaardigheden en hoe de kandidaat op de hoogte blijft van relevant nieuws.

Virtuele assistenten moeten zich bijvoorbeeld abonneren op blogs over cloudtechnologie of projectbeheer om technische vaardigheden zoals het migreren van gegevens en het beheren van basisdatabases te stroomlijnen.

Als u de methodes van uw kandidaten om hun vaardigheden up-to-date te houden wilt valideren, stel dan follow-up vragen over de meest recente feiten die ze hebben geleerd over de virtuele assistenten sector. U kunt ze ook Cognitieve vaardigheidstests geven om hun kennis te evalueren.

3. Welke kwalificaties heeft u?

Als antwoord op deze vraag kunnen uw kandidaten een opleiding vermelden die overeenstemt met hun baan, zoals:

• Een universitair diploma

• Relevante diploma's

• Aanvullende opleiding tot virtueel assistent

Relevante diploma's kunnen aantonen dat uw sollicitanten over specifieke kennis beschikken die verband houdt met uw sector. Een virtuele assistent kan bijvoorbeeld zijn project- en peoplemanagementstrategieën hebben aangescherpt dankzij zijn universitaire studies.

De sleutel tot deze vraag is uit te zoeken of deze kwalificaties uw kandidaten hebben geholpen om tastbare resultaten te bereiken voor hun rol. Kandidaten kunnen vermelden dat ze dankzij hun studies en kennis de communicatie met hun people management hebben gestroomlijnd of hun productiviteit met X% hebben verhoogd door efficiënt te delegeren.

Het is echter mogelijk dat de kwalificaties van uw sollicitanten niet noodzakelijk zijn, omdat niet alle virtuele assistenten een universitair diploma hebben. Als hun ervaring uw prioriteit is als aanwervende manager, overweeg dan om te vragen of de ervaring van uw kandidaten overeenkomt met de openstaande functie.

4. Welke tools gebruikt u het liefst als virtueel assistent?

U kunt verwachten dat uw kandidaten verschillende tools zullen noemen bij het beantwoorden van deze vraag. Sommigen zullen misschien bespreken dat ze vergaderingen organiseren met behulp van specifieke agenda-apps, zoals Calendly, wat processen stroomlijnt en hen helpt tijd te besparen en menselijke fouten te vermijden in vergelijking met handmatige agenda's. Andere kandidaten gebruiken misschien communicatietools zoals Sally.

Andere kandidaten gebruiken misschien communicatietools zoals Slack om hun teams op de hoogte te houden van berichten, projectbeheertools zoals Asana om workflows te stroomlijnen en videoconferentietools zoals Zoom en Teams om met elkaar in contact te komen.

Deze laatste tools zijn cruciaal voor het overbruggen van de kloof tussen de mensen die op afstand van elkaar werken. Uit een wereldwijd onderzoek van EmailToolTester bleek dat Zoom en Teams in 2021 een marktaandeel van respectievelijk 55% en 15% hadden op de Amerikaanse en Britse markt.

Deze tools helpen virtuele assistenten om:

• Updates te delen met hun team

• Eén-op-één vergaderingen af te ronden

• Documenten te delen via scherm delen

• Samen te werken met andere teams in het bedrijf die offshore kunnen werken

Houd rekening met de ervaring van uw kandidaten met deze tools door follow-up vragen te stellen over de resultaten die kandidaten ermee hebben behaald.

5. Wat zijn uw expertisegebieden?

Niet alle expertisegebieden van virtuele assistenten, zoals kennis van technische cloudsoftware of projectmanagementtools, zullen hetzelfde zijn. De beste manier om de antwoorden op deze vraag te evalueren is om te bepalen of hun sterke punten overeenkomen met de "must-haves" van uw functieomschrijving.

Enkele expertisegebieden die uw kandidaten kunnen noemen zijn:

• Algemene administratie

• Boekhouding

• Beheer van sociale media

• Beheer van vergaderingen

Sommige sollicitanten kunnen ervoor kiezen om hun zachte vaardigheden te bespreken, zoals communicatie, tijdmanagement, probleemoplossing en aandacht voor detail, die hen helpen om virtueel contact te leggen met belanghebbenden, workflowproblemen aan te pakken en fouten te vermijden.

Door te vragen naar hun expertisegebieden kunt u bepalen of de kandidaat goed aansluit bij de rol die u zoekt.

Tien must-quest en aanvullende interviewvragen voor virtuele assistenten om u te helpen de juiste te kiezen

Misschien interviewt u veel potentiële kandidaten en heeft u vragen nodig om u te helpen hun vaardigheden, expertise, ervaring en nog veel meer te onderscheiden. Hier zijn tien aanvullende interviewvragen voor virtuele assistenten om u daarbij te helpen.

1. Wat is uw opzegtermijn?

2. Waarom wilt u een virtuele assistent zijn?

3. Waarom wilt u voor dit bedrijf werken?

4. Wat is uw ideale werkomgeving?

5. Wat is uw voorkeursalaris voor deze functie?

6. Hoe zouden uw collega's u omschrijven?

7. Hoe zou u manager u omschrijven?

8. Wat is uw sterkste kant als virtueel assistent?

9. Wat is uw zwakste kant als virtueel assistent?

10. Waar ziet u uzelf over 10 jaar?

Vijf ‘must-haves’ en aanvullende interviewvragen voor virtuele assistenten met voorbeeldantwoorden

Sommige vragen zijn essentieel, ongeacht de rol. Hier zijn vijf vragen die u niet mag weglaten, met voorbeeldantwoorden.

1. Hoe zouden uw collega's uw omschrijven?

Kandidaten die deze vraag beantwoorden, kunnen specifieke eigenschappen noemen die hun collega's hebben opgemerkt toen ze met hen werkten, zoals nauwgezetheid, aandacht voor detail en empathie.

Deze eigenschappen zijn essentieel voor productiviteit, in het bijzonder nauwgezetheid bij virtuele assistenten, wat volgens onderzoek de positieve effecten op werkbetrokkenheid en proactief leren versterkt.

Andere kandidaten kunnen het hebben over de waarden die hun collega's in hen zagen, zoals transparantie, verantwoordelijkheid en aanpassingsvermogen, die ervoor zorgen dat ze:

• Vertrouwen kunnen opbouwen met hun werkgever

• Hun productiviteit en de kwaliteit van hun werk konden verbeteren

• Zich aanpassen aan nieuwe werkstroomprocessen

U kunt ook controleren of het antwoord van uw kandidaat juist is door vóór het gesprek een referentiecontrole of vaardigheidstest uit te voeren en te controleren of hun antwoorden overeenkomen met de resultaten. Gebruik onze DISC-test om de persoonlijkheidskenmerken van uw kandidaten te evalueren en onze rolspecifieke tests om specifieke vaardigheden te beoordelen, die u zullen helpen de perfecte match te vinden.

2. Waarom wilt u een virtuele assistent zijn?

Als uw aan geïnterviewden vraagt waarom ze virtueel assistent willen worden, krijgt u veel verschillende antwoorden. Sommige antwoorden kunnen vermelden:

• Een passie voor de sector waarin ze werken

• Een voorliefde voor de flexibiliteit die de job biedt

• Mogelijkheden om op afstand te werken

• Hun eigenschappen passen bij de rol

• Ze hebben de geschikte vaardigheden om een virtuele assistent te zijn

Als ze bijvoorbeeld virtuele assistenten zijn in de marketingsector, kunnen sommige kandidaten enthousiast zijn over het verbeteren van de relatie tussen bedrijf en klant door het team te helpen bij het produceren van kwalitatieve marketingartikelen. Ze kunnen de klantenbinding versterken door naadloze communicatie binnen hun bedrijf te creëren en hun team virtueel te ondersteunen.

Het is echter essentieel om na te gaan of hun enthousiasme correleert met hun output, want dit zal aantonen dat ze productief kunnen blijven. Als uw kandidaten specifieke resultaten kunnen noemen, zoals een toename in verkeer naar de website van hun klant, zijn ze misschien een ideale match voor uw bedrijf.

3. Waarom wilt u voor dit bedrijf werken?

Uw kandidaten willen misschien voor uw bedrijf werken als u iets biedt wat andere bedrijven niet bieden, zoals hybride werkregelingen, een gezonde balans tussen werk en privé, flexibele werktijden of training.

Deze extraatjes zijn belangrijk omdat ze stress verminderen en productiviteit stimuleren. Uit informatie van Statista van 2008 tot 2022, waarbij gekeken werd naar deelnemers in het Verenigd Koninkrijk, is gebleken dat het aantal werknemers dat werkgerelateerde stress rapporteerde met 91.000 is gestegen.

Veel professionals verlaten hun vorige functie voor een minder stressvolle omgeving, dus het is essentieel om op zoek te gaan naar antwoorden die extra's beschrijven die bij uw bedrijf passen. Deze afstemming kan ervoor zorgen dat uw nieuwe medewerkers na het aannemen van de kandidaat bij uw bedrijf blijven omdat ze de voordelen van het werken voor u erkennen.

4. Wat is uw ideale werkomgeving?

Deze vraag richt zich op de vraag of de ideale werkomgeving van uw kandidaten overeenkomt met uw aanbod, zoals een snelle, externe of startup-omgeving. Hun antwoord zal waarschijnlijk gericht zijn op de organisatiecultuur en werktijden.

In een wereldwijd onderzoek gaf meer dan 50% van de ondervraagden aan dat flexibele of externe werkopties ideaal zijn in een werkomgeving. Als u weet dat uw kandidaat de voorkeur geeft aan werken op afstand, is het dus ideaal dat u hem of haar dit kunt aanbieden.

Studies tonen ook aan dat een positieve werkomgeving de prestaties van werknemers verbetert, dus om ervoor te zorgen dat u uw nieuwe medewerkers behoudt, moet u ervoor zorgen dat hun definitie van een positieve omgeving overeenkomt met de uwe.

5. Wat is uw gewenste salarisklasse voor deze functie?

Kandidaten en aanwervende managers moeten tijdens het sollicitatieproces transparant zijn over het salaris. Als alle partijen open zijn over compensatie, wordt duidelijk waar iedereen naar op zoek is.

Kandidaten met onrealistische verwachtingen of salarisvoorkeuren die niet overeenkomen met hun ervaring zijn misschien niet de moeite waard. U moet echter overwegen welke vaardigheden en ervaring ze aanbieden en beoordelen of het de moeite loont om het salaris waar mogelijk te verhogen.

Twaalf afsluitende interviewvragen voor virtuele assistenten over het beroepsleven

Vragen over het beroepsleven en hoe uw kandidaten dat van hen beheren, kunnen inzichtelijke antwoorden opleveren. Hier zijn enkele goede onderwerpen om te bespreken, van werkschema's tot communicatiestijlen.

1. Wat is uw favoriete werkschema?

2. Hoeveel uur per week kunt u werken?

3. Kunt u uitleggen hoe u prioriteiten stelt voor uw werk?

4. Welke communicatiemethode heeft uw voorkeur?

5. Wat zou u doen als u een taak kreeg waar u niet vertrouwd mee was?

6. Kunt u me vertellen over een keer dat u het oneens was met iemand en hoe u het heeft opgelost?

7. Bent u het ooit oneens geweest met uw supervisor?

8. Kunt u een voorbeeld geven van uw vaardigheden op het gebied van tijdmanagement?

9. Kunt u uitleggen hoe u omgaat met lastige teamleden?

10. Kunt u uitleggen hoe u proactief inspeelt op zakelijke behoeften?

11. Heeft u nog vragen voor me?

12. Vertel over een moment dat u moest werken met mensen met verschillende communicatiestijlen.

Vijf afsluitende interviewvragen voor virtuele assistenten over werk en voorbeeldantwoorden

Hier zijn enkele afsluitende interviewvragen voor virtuele assistenten en voorbeeldantwoorden die u kunt vergelijken met de antwoorden van uw geïnterviewden.

1. Vertel over een moment waarop u moest werken met mensen met verschillende communicatiestijlen.

Kandidaten die deze interviewvraag beantwoorden, zullen waarschijnlijk enkele communicatiemethoden noemen die ze gebruiken om contact te leggen met teamleden, zoals assertieve stijlen of intuïtieve communicatie. Het gebruik van deze methoden in verschillende contexten is essentieel omdat uw kandidaten hun stijl mogelijk moeten aanpassen om effectief te communiceren.

Als alternatief kunnen ze ook de tools bespreken die ze gebruiken om met anderen samen te werken, zoals de e-mailbijlage-tool Trello of Slack, waarmee communicatie sneller kan verlopen.

Slechte communicatie kan leiden tot een gemiddeld verlies van 62,4 miljoen dollar, dus uw volgende virtuele assistent moet oefenen in duidelijke, beknopte communicatie om financiële verliezen te voorkomen. Antwoorden moeten gericht zijn op het vermogen van de kandidaat om zich aan te passen aan verschillende communicatiestijlen, afhankelijk van het scenario.

Aan de hand van een referentiecheck kunt u nagaan of uw kandidaten over geavanceerde communicatievaardigheden beschikken. Als u onze communicatievaardigheidstest aan dit proces koppelt, zal deze winnende methode u de kwalitatieve en kwantitatieve gegevens geven die nodig zijn om kandidaten te evalueren en het meest bekwame talent voor uw bedrijf te vinden.

2. Kunt u een voorbeeld geven van uw vaardigheden op het gebied van tijdmanagement?

Effectief tijdmanagement, inclusief prioriteiten stellen, plannen, nadenken en tijdig taken uitvoeren, is essentieel voor virtuele assistenten omdat het de relatie van het bedrijf met hun klanten kan verbeteren dankzij consistente en betrouwbare output. Degenen in deze functie moeten verschillende voorbeelden noemen van hun vaardigheden op het gebied van tijdmanagement, waaronder:

• Beheer van e-mails en agenda's

• Onderzoek en informatie verzamelen

• Afhandelen van telefoongesprekken en aannemen van berichten

• Gegevensinvoer en databaseonderhoud

• Documenten maken en bewerken

• Reizen boeken en regelen

• Projectdelegatie voor hun teams

Ze kunnen bijvoorbeeld een situatie bespreken waarin ze taken hebben gedelegeerd aan een klantenserviceteam, waardoor ze de klantervaring hebben kunnen verbeteren dankzij de tijdige reacties van het team.

Of ze kunnen vermelden dat ze hun workflowprocessen in een digitaal marketingbureau hebben gestroomlijnd met behulp van projectbeheertools, wat heeft geholpen bij het tijdbeheer in het hele bedrijf.

Integreer een Projectmanagement- of Tijdmanagementvaardigheidstest in uw wervingsproces om de vaardigheid van uw kandidaten op het gebied van tijdmanagement te evalueren.

3. Kunt u uitleggen hoe u omgaat met lastige teamleden?

Antwoorden op deze vraag moeten gericht zijn op professionaliteit en het nastreven van samenwerking met dat teamlid op een manier die voor alle partijen werkt. Enkele andere methoden die virtuele assistenten kunnen gebruiken om met lastige teamleden te werken, zijn:

• Communicatie. De communicatielijnen open houden, actief luisteren en waar nodig duidelijke feedback geven.

• Conflictoplossing. Conflicten snel aanpakken, de dialoog bevorderen en methoden vinden om problemen op te lossen.

• Relaties opbouwen. Empathie tonen, perspectieven begrijpen en een gemeenschappelijke basis vinden.

• Duidelijke verwachtingen. Het duidelijk definiëren van rollen, verantwoordelijkheden en doelen.

Als uw virtuele assistent bijvoorbeeld ervaring heeft met het oplossen van conflicten, kan ze spanningen verminderen, communicatie aanmoedigen en teamleden motiveren.

Om de conflictoplossende vaardigheden van uw kandidaten te beoordelen, gebruikt u onze Probleemoplossende vaardigheden test en vraagt u naar specifieke voorbeelden van situaties waarin ze spanningen in hun bedrijf hebben opgelost.

4. Kunt u uitleggen hoe u proactief inspeelt op bedrijfsbehoeften?

Kandidaten die deze vraag beantwoorden, moeten vermelden dat ze minder belangrijke bedrijfsbehoeften kunnen inschatten zonder andere bedrijfsleden erbij te halen. De kandidaat moet kunnen laten zien hoe hij of zij meer significante behoeften kan identificeren, zoals financiële zorgen of systeemupdates, die het bredere team vervolgens kan bespreken.

Autonoom werken is een waardevolle vaardigheid voor een virtuele assistent, en kandidaten die laten zien dat ze dit kunnen, kunnen geschikt zijn voor deze rol.

5. Heeft u nog vragen voor mij?

Kandidaten de kans geven om vragen te stellen is essentieel om de ervaring van de kandidaat te verbeteren en ervoor te zorgen dat alle partijen geen informatie missen.

Veel voorkomende vragen die uw kandidaten zullen stellen wanneer ze deze kans krijgen, zijn onder andere:

• Wanneer kan ik verwachten te horen of ik succesvol ben?

• Is er nog iets anders over de functie dat ik zou moeten weten?

• Welke extraatjes en voordelen biedt de functie?

Met deze vraag heeft u ook de kans om de reputatie van uw bedrijf te verkopen door te antwoorden met de positieve waarden, werkethiek en extraatjes die uw bedrijf biedt. Om dit doel te bereiken, moet u zich grondig voorbereiden en accurate antwoorden geven op hun vragen.

Wanneer moet u deze interviewvragen voor virtuele assistenten gebruiken?

Het perfecte moment om deze interviewvragen voor virtuele assistenten te gebruiken, is nadat u kandidaten heeft uitgenodigd om vaardigheidstests af te leggen.

U kunt sollicitanten voor een virtuele assistent bijvoorbeeld beoordelen op hun vaardigheden op het gebied van databasebeheer en -administratie en hun e-mailvaardigheden testen met onze vaardigheidstests voor Outlook en Gmail. Vervolgens kan het gebruik van de interviewvragen voor virtuele assistenten in dit artikel u helpen om de perfecte kandidaat te vinden.

Door deze methode te gebruiken, verkort u de time-to-hire metriek en vermindert u het screenen van cv's. Het zorgt er ook voor dat u kandidaten objectief screent, wat kan helpen bij de diversiteit en inclusie van uw team.

Vind de ideale virtuele assistent voor u met behulp van TestGorilla

TestGorilla is toegewijd aan het helpen van bedrijven in hun wervingsproces met beknopte assessments die de vaardigheden van een kandidaat grondig evalueren.

U kunt kiezen uit meerdere onderwerpen om hun expertise en ervaring succesvol te meten. U kunt vervolgens elk resultaat bekijken om te bepalen welke kandidaten geschikt zijn voor een sollicitatiegesprek.

Profiteer van onze gratis demo van 30 minuten om de datagedreven methodologieën te ontdekken waarvan de wetenschap bewijst dat ze bedrijven helpen om de meest gekwalificeerde kandidaten te vinden. Combineer dit met onze interviewvragen voor virtuele assistenten en huur een expert in met de eigenschappen en waarden om de output en reputatie van uw bedrijf te verbeteren.