Beter werven en selecteren: zo voorkom je een mismatch in vaardigheden

Personeel is het meest waardevolle bezit van een bedrijf, maar het vinden van de juiste match voor je bedrijf is nooit eenvoudig. Wervingsfouten kosten bedrijven bijna € 15.000 per verkeerde aanstelling en 80% van het personeelsverloop kan worden teruggevoerd op slechte wervingsbeslissingen.

De meest voorkomende reden voor mislukte werving en selectie? Een mismatch in vaardigheden.

Een mismatch in vaardigheden is het verschil tussen de vaardigheden die nodig zijn om een baan goed uit te voeren en de vaardigheden van de werknemer die die functie bekleedt. Als deze twee niet goed op elkaar aansluiten, kan de werknemer het moeilijk vinden om taken goed uit te voeren, waardoor de motivatie geleidelijk afneemt, en de werknemer zich steeds minder bij de baan en het bedrijf betrokken begint te voelen. Als ze dan uiteindelijk hun ontslag indienen, nemen ze alles wat je in hen geïnvesteerd hebt, in termen van werving en training, met zich mee.

In dit artikel bekijken we waar en hoe mismatches optreden en geven we je een paar tools om mismatches in vaardigheden te identificeren en uit je wervingsproces te verwijderen.

Wat is het verschil tussen een vaardigheidsmismatch en een vaardigheidskloof of vaardigheidstekort?

Een vaardigheidskloof verwijst naar het ontbreken van de vaardigheden die werkgevers zoeken bij werknemers. Dit kan gebeuren op individueel niveau, wanneer een werknemer niet over alle vaardigheden beschikt die nodig zijn voor een functie, of op groepsniveau wanneer een team of pool van kandidaten niet over alle vaardigheden beschikt waar een werkgever naar zoekt.

Een gebrek aan managementvaardigheden of spreekvaardigheid in het openbaar kan een vaardigheidskloof zijn voor een functie waar deze skills voor nodig zijn. Een werknemer met een vaardigheidskloof moet zich op bepaalde gebieden verbeteren en nieuwe vaardigheden verwerven om zijn werk op een bevredigend niveau te kunnen uitvoeren.

Een tekort aan vaardigheden doet zich voor wanneer de vraag naar een set vaardigheden groter is dan het aanbod in een bepaalde regio. Een tekort aan vaardigheden betekent dat maar weinig mensen in een geografisch gebied over de gespecialiseerde vaardigheden beschikken die nodig zijn voor een baan.

Een voorbeeld hiervan is het tekort aan artsen in Europa. Het onvermogen om aan de vraag naar vaardigheden te voldoen is vaak het gevolg van een tekort aan opleidingscentra, veranderingen in technologie of algemeen gebrek aan belangstelling voor die vaardigheden of dat beroep onder de bevolking.

En hoe zit het nu met een mismatch in vaardigheden? Een mismatch in vaardigheden is een overkoepelende term die alle problemen dekt die verband houden met de vraag naar en het aanbod van vaardigheden, of het nu gaat om onder- of overkwalificatie. Volgens deze definitie maken lacunes in vaardigheden, tekorten aan vaardigheden, overscholing, onderscholing, overkwalificatie en onderkwalificatie allemaal deel uit van de mismatch van vaardigheden.

Twee belangrijke mismatches in vaardigheden om te herkennen

Er zijn twee hoofdtypen vaardigheidsmismatches: een horizontale en een verticale. Als je de kenmerken van elk van deze twee typen kent, kun je de problemen die ze opleveren beter aanpakken.

1. Horizontale mismatch in vaardigheden

Een horizontale vaardigheidsmismatch treedt op wanneer iemand die in het ene vakgebied heeft gestudeerd, in een ander vakgebied werkt – en daarom wordt dit type mismatch ook wel een mismatch tussen onderwijs en arbeidsmarkt genoemd.

Bij een horizontale mismatch verplaatsen werknemers zich zijdelings van het ene vakgebied naar het andere. Deze medewerkers hebben het juiste opleidingsniveau, maar niet in het juiste vakgebied. Iemand die bijvoorbeeld journalistiek heeft gestudeerd maar in de marketing werkt, kan worden aangemerkt als een geval van horizontale mismatch.

Het aannemen van mensen uit een ander vakgebied brengt risico’s met zich mee. Informeel onderwezen kandidaten hebben misschien niet zo’n breed scala aan vaardigheden als iemand met een formele opleiding op dat gebied.

2. Verticale mismatch van vaardigheden

Een verticale mismatch doet zich voor wanneer het expertiseniveau dat een persoon bezit niet overeenkomt met het vaardigheidsniveau dat vereist is voor een baan.

Bij een mismatch van verticale vaardigheden gaan werknemers verticaal van hun werkelijke expertiseniveau naar een functie die een hoger of een lager vaardighedenniveau vereist. Dit soort niet-overeenkomende vaardigheden wordt gewoonlijk aangeduid in termen van kwalificatie:

• Overgekwalificeerde werknemers hebben een hoger opleidingsniveau of meer ervaring dan vereist is voor de functie.

• Ondergekwalificeerde werknemers hebben een lager opleidingsniveau of minder ervaring dan vereist is voor de functie.

Iemand met een masterdiploma die werkt in een baan waarvoor alleen een bachelordiploma vereist is of iemand zonder leiderschapservaring die als teamleider is aangenomen, zijn beide voorbeelden van een verticale mismatch in vaardigheden. Zowel onder- als overgekwalificeerde personen kunnen zich losgekoppeld voelen van hun baan, wat leidt tot kortere dienstverbanden bij het bedrijf en een hoger personeelsverloop.

Waarom bestaan de verschillende mismatches in vaardigheden?

Bedrijven kunnen om verschillende redenen mensen aannemen waarbij de vaardigheden niet overeenkomen met de vereisten. Enkele veel voorkomende redenen voor een mismatch in vaardigheden zijn:

• Bepaalde onderwijsrichtingen worden minder populair in bepaalde regio’s.

• Vaardige werknemers in specialistische vakgebieden gaan met pensioen.

• In bepaalde opkomende technologieën zijn meer banen dan beschikbare gekwalificeerde kandidaten.

• Automatisering verlaagt de behoefte aan bepaalde vaardigheden en maakt dat ze overbodig worden.

• Mismatches in vaardigheden worden tijdens het wervingsproces niet opgepikt.

• Er wordt in de vacature niet genoeg informatie aangeboden aan kandidaten over functie-eisen en verantwoordelijkheden.

• Kandidaten die zoeken naar een ander werkveld en een nieuwe carrière.

Begrijpen waar en waarom er een mismatch in vaardigheden bestaat of is ontstaan, is het halve werk. Laten we nu eens kijken hoe je dergelijke storende mismatches in vaardigheden kunt voorkomen om de kandidaten aan te nemen die perfect zijn voor je functie.

Hoe kun je mismatches in vaardigheden tijdens het wervingsproces voorkomen?

Je kunt niet veel doen aan het voorkomen van mismatches in vaardigheden, maar je kunt er wel voor zorgen dat ze niet in je selectieproces terechtkomen. De sleutel ligt in een strategische benadering van je wervingspijplijn.

Met de juiste controles en filters voorkom je niet alleen dat je ongeschikte kandidaten aanneemt, maar maak je ook het wervingsproces efficiënter (zowel voor jezelf als voor je kandidaten) én bespaar je later geld op trainingsprogramma’s voor werknemers.

Dit proces begint met een goede functieomschrijving voor de vacature die je wil plaatsen en eindigt met het vinden van de perfecte medewerker, terwijl je er ondertussen alles aan doet om een mismatch tussen aangeboden en gevraagde vaardigheden te vermijden.

1. Maak nauwkeurige functiebeschrijvingen waarin de vereiste vaardigheden duidelijk worden uitgelegd

Functiebeschrijvingen sturen het hele wervingsproces aan. Ze communiceren het soort expertise waarnaar je op zoek bent, zodat kandidaten die aan je vereisten voldoen, op de baan kunnen solliciteren. Functiebeschrijvingen spelen een cruciale rol om ervoor te zorgen dat je de juiste vaardigheden in je kandidatenpool opneemt.

Zoals gespecialiseerde recruiter Barry Deutsch het zegt, zijn slecht geschreven functiebeschrijvingen “de primaire oorzaak van verkeerde aanstellingen, iets dat zich bij meer dan 50% van alle aanstellingen van leidinggevenden en managers voordoet.” Het voelt vaak als tijdverspilling om te veel tijd aan het opstellen van functiebeschrijvingen te besteden. Maar het loont de moeite: goede functiebeschrijvingen leveren een grote bijdrage aan het voorkomen van een mismatch in vaardigheden.

Hoe maak je dus betere functiebeschrijvingen?

Kies om te beginnen specifieke functietitels. Dubbelzinnige titels of bedrijfsjargon kunnen geïnteresseerde kandidaten in verwarring brengen. De titel ‘Marketing Ninja Superstar’ is een raadsel, zelfs intimiderend als je gewoon op zoek bent naar een ‘digital marketing manager’.

Zorg er vervolgens voor dat je de vaardigheden en expertise die je van kandidaten verwacht duidelijk uitlegt, op een schaal van vereist naar gewenst. Alleen een gewenst opleidingsniveau als kwalificatie noemen is niet voldoende. Hoewel een diploma een bepaald kennisniveau kan aangeven, is het geen goede maatstaf voor iemands bekwaamheid in een bepaalde baan.

Als je op zoek bent naar ervaren personen, vermeld dan wat je van die ervaring verwacht: moeten kandidaten specifieke tools kunnen gebruiken? Moeten ze ervaring hebben met het leiden van teams? Moeten ze goede resultaten kunnen aantonen in een bepaald proces?

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van hoe je deze concepten kunt toepassen op je functiebeschrijvingen om ze van vrij oppervlakkig en algemeen naar specifiek niveau te brengen.

“We zijn op zoek naar een Information Development Associate om ons marketingteam te versterken. Je bent verantwoordelijk voor het produceren van content voor ons bedrijf en beschikt over:

• 3-5 jaar ervaring in contentontwikkeling

• een bachelor-diploma, bij voorkeur in communicatie, journalistiek of vergelijkbaar.”

Klinkt redelijk toch? Toch laat het veel ruimte voor interpretatie en dat is waar de mismatch in vaardigheden kan binnensluipen. Het is bijvoorbeeld niet duidelijk welk type inhoud deze persoon zal creëren, wat voor soort ervaring ze zouden moeten hebben, of zelfs wat hun verantwoordelijkheden in deze specifieke functie zijn. Laten we dit nog eens bekijken, maar nu met een duidelijke uitleg van de vereiste vaardigheden.

“We zijn op zoek naar een tekstschrijver om ons marketingteam te versterken. Je bent verantwoordelijk voor het schrijven en produceren van marketinginhoud voor het bedrijf, inclusief (maar niet beperkt tot) blogposts, infographics, whitepapers, marketing-e-mails en nieuwsbrieven. De ideale kandidaat heeft:

• 3 – 5 jaar ervaring in contentmarketing, met minstens 1 jaar ervaring in B2B content creation

• Een goede kennis van WordPress en de capaciteit om content zelfstandig op het platform te publiceren en optimaliseren

• Een goed begrip van analysetools zoals SEMRush en Ahrefs en de capaciteit om deze gegevens te gebruiken om je content te verbeteren.

• Begrip van content-strategieën en hoe je daarmee deze bezoekers kunt aantrekken

• Kennis van ontwerptools zoals Photoshop is een plus.”

Je zult merken dat we de diplomavereiste en voorkeursgebieden uit de herziene functiebeschrijving hebben verwijderd. Toch hebben we de kans op een mismatch van vaardigheden verkleind door nauwkeurig de eerdere vereiste ervaring en de vaardigheden die nodig zijn om het werk van dag tot dag te doen, nauwkeurig te definiëren.

Door de tijd te nemen om je verwachtingen zorgvuldig te specificeren, kun je een meer gerichte kandidatenpool opbouwen en je werklast verlichten. Je hoeft namelijk niet eerst door een stortvloed van ongekwalificeerde kandidaten heen te waden en houdt zodoende meer tijd over om gekwalificeerde kandidaten te onderzoeken.

2. Stroomlijn je online zoektocht naar betere kandidaten

Online vacatures plaatsen is tegenwoordig veruit de meest effectieve manier om kandidaten te bereiken. Maar dat maakt het proces nog niet een fluitje van een cent. Ook je concurrenten zijn op zoek naar gekwalificeerde kandidaten in jouw vakgebied en je moet dus een manier vinden om je te onderscheiden van de concurrentie.

Met bijna 4,6 miljard actieve internetgebruikers in april 2020, is het duidelijk dat een betere afstemming van je marketinginspanningen op social media al snel de juiste kandidaten kan opleveren.

Zorg ervoor dat je een gedetailleerde functiebeschrijving opneemt die het vaardigheidsniveau en de ervaring waarnaar je op zoek bent, duidelijk omschrijft. Zo trek je automatisch minder ongeschikte, ongekwalificeerde kandidaten aan en kun je overduidelijke mismatches voorkomen.

Vraag je marketingteam om je te helpen bij het implementeren van zoekmachineoptimalisatie (SEO) op je carrièrepagina. Met een goede SEO kun je ervoor zorgen dat je functiebeschrijvingen hoger in de zoekresultaten komen te staan wanneer kandidaten online naar vacatures zoeken. Hiervoor moet je de belangrijkste termen opzoeken die kandidaten gebruiken om naar vacatures te zoeken en deze termen als trefwoorden gebruiken.

Als je bijvoorbeeld op zoek bent naar een PPC-marketeer, kunnen je potentiële klanten een van deze termen googelen: banen voor digitale marketing, PPC marketing banen of banen voor PPC SEO manager. Wanneer je optimaliseert voor de juiste termen, help je gekwalificeerde kandidaten jouw website te vinden.

Platforms zoals LinkedIn en Facebook zijn ook nuttig om mismatches in vaardigheden te voorkomen door je vacatures te richten op bekwame kandidaten, door gebruik te maken van demografische filters zoals leeftijd, geslacht, locatie, beroep en interesses. Op deze manier is je vacature alleen zichtbaar voor mensen die met de criteria overeenkomen.

Ook zal een sterkere online aanwezigheid je helpen om je werkgeversmerk op te bouwen en je in staat stellen de bedrijfscultuur, voordelen en impact te laten zien. Dit vergroot je kansen om veelgevraagde kandidaten aan te trekken, zodat je geen genoegen hoeft te nemen met ongeschikte medewerkers.

3. Gebruik vaardigheids-assessments om de kans op een mismatch in vaardigheden te verkleinen

Een onderzoek aan de Universiteit van Guelph in Canada, onthulde dat bijna alle kandidaten bereid zouden zijn werkgevers op de een of andere manier om de tuin te leiden tijdens een screening, bijvoorbeeld door bepaalde aspecten op hun cv te overdrijven, informatie te verbergen of in te spelen op wat de interviewer tijdens een sollicitatiegesprek wil horen.

Hoe verkleinen bedrijven dit risico? 82 procent van de bedrijven maakt tegenwoordig gebruik van preselectie assessments om kandidaten te screenen. Aan de hand van vaardigheidsassessments kun je de capaciteiten van kandidaten meten, zodat je geen tijd verspilt aan diepgaande assessments van ongeschikte werknemers die niet over de juiste vaardigheden beschikken.

Vaardigheidsassessments zijn er in verschillende vormen en maten: van een vaardigheidstest tot meer uitgebreide testprojecten en zelfs praktijksimulatie-oefeningen. Voor de eerste screeningsfase werkt echter niets beter dan een paar vaardigheidstesten. Digitaal beschikbare testen die zijn gemaakt door experts in hun vakgebied, kunnen je helpen snel en objectief kandidaten te rangschikken, waardoor je een mismatch in vaardigheden in vrijwel alle gevallen kunt voorkomen.

4. Stel tijdens het sollicitatiegesprek vragen waarmee je mogelijke vaardigheidsmismatches aan het licht kunt brengen

Zodra je competente personen hebt gefilterd door middel van vaardigheidstesten, is het tijd om tijdens de gespreksronde dieper op hun ervaring in te gaan.

Sollicitatiegesprekken zijn tijdrovend, maar kunnen veel inzicht geven in hoe goed de kandidaat zijn vaardigheden op die baan kan toepassen. Welke vragen kun je hen dan stellen om daar achter te komen?

Gedrags- en situationele vragen zijn de heilige graal bij sollicitatiegesprekken. Ze zetten kandidaten aan om over een specifieke situatie te praten en uit te leggen hoe ze daarmee om zouden gaan. Met dit soort vragen kunnen kandidaten reflecteren op hun ervaringen uit het verleden en hun aanpak bespreken. Je kunt een groot aantal vaardigheden testen, zoals probleemoplossing, teambeheer, projectbeheer en kritisch denken.

Hier vind je een lijstje met contextuele en situationele sollicitatievragen om je alvast op weg te helpen:

1. Kun je mij vertellen over een tijd waarin je team in een moeilijke situatie zat en hoe jij hen toen hebt geholpen dit te overwinnen? Met deze vraag test je de leiderschapsvaardigheden van een kandidaat.

2. Als er zich een dringend project voordoet, hoe zou je dan je huidige planning en verplichtingen aanpassen? Deze vraag biedt meer informatie over de organisatorische vaardigheden van kandidaten en hun kijk op projectmanagement.

3. Kun je mij vertellen over een keer dat je leidinggevende niet beschikbaar was en zonder hem of haar een besluit moest nemen? Je kunt deze vraag gebruiken om de besluitvaardigheid van kandidaten te testen.

4. Kun je me vertellen over een moment waarop jij geholpen hebt om meningsverschillen in je team op te lossen? Je kunt deze vraag gebruiken om te bepalen hoe kandidaten in een teamomgeving werken.

Open vragen zoals deze zijn geweldig om zachte vaardigheden te herkennen en moedigen kandidaten aan om scenario’s tot in detail te bespreken. Het extra voordeel is dat je tegelijk ook hun communicatieve vaardigheden kunt vaststellen.

5. Bestrijd vaardigheidstekorten in je regio door het selectieproces uit te besteden

Vaardigheidstekorten kunnen regionaal zijn. In sommige delen van de wereld zijn er mogelijk minder mensen die aan de vereiste vaardigheden voor een vacature voldoen, omdat er of een extreem hoge vraag naar is of het aanbod van kandidaten met dergelijke vaardigheden juist erg laag is.

Technologie en snel internet hebben het uitbesteden van veel banen inmiddels mogelijk gemaakt. Je kunt via internet iedereen over de hele wereld aanwerven, of het nu uit een naburige stad of een ander continent is. Freelance websites zoals Fiverr en Upwork maken het gemakkelijk om freelance talent te vinden, terwijl externe vacaturesites zoals WeWorkRemotely en Remotive.io bedrijven helpen om teams op afstand samen te stellen. Outsourcingbedrijven helpen grote bedrijven om complete teams in andere delen van de wereld op te zetten.

Met outsourcing kun je je talentpool uitbreiden om kandidaten met de vereiste vaardigheden te vinden. Het kan tientallen jaren duren voordat een land een bepaald tekort aan vaardigheden heeft aangevuld, waardoor outsourcing aan populariteit blijft winnen. Het aanwerven van externe werknemers, freelancers of het samenwerken met outsourcingbedrijven kan je dus helpen om de kloof sneller te overbruggen.

Voorkomen van mismatches in vaardigheden leidt tot betere aanstellingen

Een vaardigheidsmismatch lijkt in eerste instantie misschien niet zo erg: een overgekwalificeerde kandidaat, zou je kunnen denken, heeft vast veel te bieden in een lagere functie, een kandidaat met een opleiding buiten het vakgebied kan nieuwe ideeën binnenbrengen en iemand die geen ervaring heeft, zou zich misschien graag laten opleiden en ontwikkelen om aan je behoeften te voldoen.

Hoewel al deze scenario’s waar kunnen zijn, blijkt uit de realiteit dat vaak het tegenovergestelde plaatsvindt: overgekwalificeerde werknemers raken verveeld en onbetrokken, werknemers uit een ander werkveld worstelen om de vereisten van de baan te begrijpen en werknemers die geen ervaring hebben raken overweldigd door hun nieuwe taken.

Een mismatch in vaardigheden kan gevaarlijk zijn en duur uitpakken voor je bedrijf. En hoewel je niet kunt voorkomen dat het soms toch opduikt in je wervingsinspanningen, is er veel dat je kunt doen om een mismatch van vaardigheden uit je wervingspijplijn te verwijderen.

Wanneer je nauwkeurige functiebeschrijvingen maakt, kandidaten screent met vaardigheidstesten, contextuele sollicitatievragen stelt en je talentenpool openstelt aan kandidaten uit grotere geografische gebieden, stijgen je kansen om een perfecte match voor je vacature te vinden enorm.

Als je mismatches in vaardigheden via het wervingsproces kunt verwijderen, leidt dit tot betere opties, deze betere opties leiden tot betere aanstellingen en betere aanstellingen blijven nog vele jaren met veel succes voor je werken.