Hoe roddels op de werkvloer aan te pakken: Een gids voor HR-professionals

We hebben allemaal wel eens geroddeld op het werk. De griep waarmee Helen zich vorige week ziek meldde, was eigenlijk een kater; Jason van marketing schreeuwde tegen de stagiair en nu is iedereen bang voor hem. Het is onschuldig geklets.

Nou ja. Meestal.

Helen schaamt zich en is boos; mensen willen niet met Jason werken. Maar dit hoort bij het kantoorleven, toch?

Niet noodzakelijkerwijs.

Nu een giftige werkomgeving de Big Quit aanwakkert, moeten organisaties harder werken om gezonde, positieve communicatie tussen werknemers te bevorderen en kwaadaardige roddels op de werkvloer aan banden te leggen.

In deze blog leggen we uit hoe u als manager moet omgaan met roddelen op de werkvloer - wanneer het goed is, wanneer het slecht is en hoe u kunt voorkomen dat roddelen op de werkvloer goede medewerkers wegjaagt.

Wat is roddelen op het werk?

Het onderzoek dat de meeste informatie heeft opgeleverd over roddelen op het werk was een artikel uit 1991 over roddelgedrag onder tieners. In deze studie definieerden onderzoekers roddelen als "evaluatief praten over een persoon die niet aanwezig is."[1]

Het sleutelelement hier is "evaluatief". Roddelen bevat over het algemeen een oordeel of heeft als doel iemands oordeel te informeren.

Als u bijvoorbeeld tegen een collega zegt: "Sandra is deze week ziek geweest door griep", is dat geen roddel, maar "Sandra is de laatste tijd vaak ziek" wel.

De eerste uitspraak is neutraal, de tweede impliceert een oordeel. Wat niet uitgesproken wordt, is dat Sandra zich te vaak ziek heeft gemeld, misschien niet om goede redenen.

Roddelen op het werk kan persoonlijk gebeuren rond de spreekwoordelijke waterkoeler of online via sociale media of instant messaging kanalen zoals Slack.

Maar is roddelen altijd schadelijk?

Is roddelen op de werkvloer altijd slecht?

Roddelen op het werk wordt meestal gezien als kleinzielig en hatelijk. Onderzoek heeft echter aangetoond dat zelfs negatief geroddel kan voortkomen uit (enigszins) eerlijke bedoelingen. Bijvoorbeeld:[2]

• Socialiseren: De belangrijkste functie van roddelen is het opbouwen van connecties en netwerken met collega's.

• Het vergroten van interpersoonlijke invloed binnen teams: Het verstrekken van roddels kan een manier zijn voor werknemers om hun aanzien in hun team te verbeteren.

• Risicobeoordeling: Werknemers kunnen zich tot de roddelaar wenden om te weten te komen of ze genominateerd staan om ontslagen te worden.

• Emoties bevestigen: Uw afreageren op een collega kan werknemers helpen om te beoordelen of hun grief redelijk is.

• Beoordelen of ze eerlijk worden behandeld door hun werkgever: Roddelen over salarissen kan werknemers helpen om de eerlijkheid van hun eigen salaris te beoordelen.

• Zelfevaluatie: Werknemers kunnen roddelen gebruiken om hun eigen prestaties in vergelijking te evalueren.

Onderzoekers vonden ook uitgesproken negatieve toepassingen van roddelen. Deze omvatten werknemers met een laag gevoel van eigenwaarde die roddelen gebruiken om zichzelf gunstig te vergelijken met een collega, of negatieve informatie verspreiden over een teamlid dat de groepsnormen overtreedt.

Hun onderzoek bewijst echter dat roddelen niet altijd slecht bedoeld is. Niet alleen de bedoelingen achter roddelen kunnen positief zijn, ook de resultaten.

Voor individuen kan roddelen op het werk, afhankelijk van de "kwaliteit" van de roddel zelf, helpen om de perceptie van de betrouwbaarheid van de roddelaar te vergroten. Het kan zelfs een soortgelijk effect hebben op de persoon die de roddel hoort als hij of zij meewerkt.

Het kan ook een breder positief effect hebben, vooral als de roddel positief is.

Een voorbeeld is praten over hoe goed iemand is om mee samen te werken of het vieren van zijn promotie ("Ik ben nu blij dat Gavin afdelingshoofd is") in vergelijking met kwaadaardige roddels ("Gavin moet de baas omgekocht hebben om die promotie te krijgen").

Van positief geroddel is vastgesteld dat het innovatie bij werknemers bevordert en "sociaal lanterfanten" in teams vermindert.[3] Het kan zelfs de werktevredenheid verhogen dankzij de sociale cohesie en het gevoel van vertrouwen dat positief geroddel kan creëren.[4]

Hoe roddel op de werkplek te herkennen

Roddelen op de werkplek is niet moeilijk te herkennen als u het in een persoonlijk kantoor ziet. Omdat het per definitie niet kan plaatsvinden in het bijzijn van het "doelwit", wordt het waarschijnlijk in stilte gevoerd in een kleine groep.

Het gebeurt ook meestal in informele ruimtes waar werknemers pauzeren, zoals de gemeenschappelijke keuken of pauzeruimte.

Het is iets moeilijker te herkennen op de digitale werkplek omdat de plekken waar mensen samenkomen niet zichtbaar zijn, tenzij u "erbij bent". Privé Slack-berichten of e-mail threads zijn veel voorkomende plekken voor virtueel geroddel op de werkplek.

De gevolgen van negatief geroddel op de werkplek

We hebben het gehad over het effect dat positief roddelen kan hebben in teams, maar wat zijn de negatieve effecten van roddelen?

Hier zijn de vijf belangrijkste gevolgen.

Het ondermijnt het teamvertrouwen

Wanneer het gebruikelijk is dat werknemers kwaadaardige roddels verspreiden op de werkvloer, tast dit het wederzijds respect aan dat nodig is om teams goed te laten functioneren.

Dit geldt zowel voor het doelwit van de roddel als voor de roddel verspreiders. Het doelwit kan zich (begrijpelijkerwijs) buitengesloten voelen van hun teams. Roddelaars vertrouwen hun collega's misschien niet, en door negatieve roddels te verspreiden dragen ze bij aan de afbraak van vertrouwen op de werkvloer.

Het bevordert kliekjes

Alle soorten roddels bevorderen de sociale cohesie, maar terwijl positieve roddels een gevoel van solidariteit kunnen creëren, zorgen negatieve roddels en geheimzinnigheid ervoor dat er kliekjes en verdeeldheid ontstaan.

Onderzoek heeft aangetoond dat er in kliekjesachtige kantoren meer werknemers zijn die roddelen en meer tijd per dag besteden aan roddelen:

Het is een vicieuze cirkel. Een tijd van onzekerheid kan ertoe leiden dat werknemers gaan roddelen op het werk in een poging om een gevoel van stabiliteit te krijgen. Na verloop van tijd creëert dit paranoia en sociale instabiliteit, waardoor werknemers in kliekjes gaan werken om dat gevoel van evenwicht terug te krijgen, wat weer meer geroddel op het werk veroorzaakt.

Het verlaagt het moreel

Negatief geroddel op kantoor veroorzaakt angst en stress en heeft invloed op het welzijn van werknemers door het creëren van een psychologisch onveilige werkomgeving waarin ze het gevoel hebben dat ze niet kunnen delen wat er in hun persoonlijke leven speelt.

Onderzoek toont aan dat positief geroddel het enthousiasme van werknemers voor hun werk verhoogt, maar kwaadaardig geroddel op de werkvloer heeft een significante negatieve impact op het enthousiasme van werknemers.[5]

Dit kan zelfs effect hebben op hun fysieke gezondheid als het doorgaat.

Het schaadt reputaties

Het is duidelijk dat de verspreiding van negatieve informatie over werknemers en managers hun reputatie schaadt. Dit geldt zowel voor de werknemer tegen wie geroddeld wordt als voor degene die de roddel verspreidt.

Onderzoek suggereert zelfs dat roddelaars en mensen die geroddeld worden op het werk nog meer negatieve gevolgen kunnen ondervinden dan de slachtoffers van hun gefluister, met name op de volgende gebieden:[6]

• Welzijn

• Betrokkenheid en prestaties

• Relaties met hun leidinggevenden

• Organisatieresultaten en vooruitgang

Het beïnvloedt de productiviteit na verloop van tijd

In veel artikelen over roddelen op het werk wordt de onmiddellijke invloed ervan op de productiviteit overschat.

Hoewel het waar is dat werknemers niet productief aan het werk kunnen zijn als ze met elkaar roddelen, heeft roddelen vaak een balancerend effect op de teamproductiviteit omdat het werkt als een zelfcontrolesysteem.

Werknemers kunnen bijvoorbeeld roddelen over een teamlid dat nonchalanter is over het missen van deadlines, waardoor de teamconsensus over het belang van deadlines wordt versterkt. Als de roddel terugkomt bij het doelwit, moedigt dit hen aan om hun houding aan te passen.

Maar in omgevingen waar negatieve roddels welig tieren, heeft het cumulatieve effect van negatieve gevolgen een impact op de productiviteit van uw teams. De giftige omgeving die wordt gecreëerd, draagt waarschijnlijk bij aan een burn-out van medewerkers.

Uit één onderzoek bleek dat een giftige bedrijfscultuur 10 keer krachtiger is in het voorspellen van verloop dan financiële compensatie, terwijl een ander onderzoek suggereerde dat het de burn-out van werknemers met meer dan 100% verhoogde.[7]

Hoe u negatieve roddels kunt minimaliseren en eerlijke, open communicatie op de werkplek kunt aanmoedigen: 7 tips en best practices

We hebben gezien hoe goed positieve roddels kunnen zijn voor uw bedrijf. We hebben ook gezien welke schade negatieve roddels kunnen aanrichten.

Het is onmogelijk om een volledig roddelvrije werkplek te hebben, dus hoe kunt u kwaadwillige roddels op de werkvloer aanpakken en een gezondere communicatie bevorderen?

Hier zijn zeven best practices voor het omgaan met roddels op de werkvloer.

Hoe u negatieve roddels tot een minimum kunt beperken: Samenvattende tabel

Verspreiden roddels op de werkvloer zich al als een lopend vuurtje? Wilt u snel weten hoe u roddels op de werkvloer aanpakt? Hier volgt een korte samenvatting van onze tips.

1. Definieer "roddelen".

De eerste stap naar het minimaliseren van negatief geroddel op de werkplek is het opstellen van een duidelijke, gemakkelijk te begrijpen definitie van wat u wilt voorkomen. Maak deze beschikbaar voor uw werknemers in uw werknemershandboek.

De sleutel is om de definitie gemakkelijk toe te passen op dagelijkse gebeurtenissen. Het heeft geen zin om een scherpe definitie te geven als uw werknemers moeite hebben om de technische taal te begrijpen of om de definitie toe te passen op hun eigen gedrag.

Begin eenvoudig door simpelweg te zeggen: "Negatief roddelen is het geven van een kritisch oordeel over het karakter of de prestaties van een andere medewerker wanneer deze niet aanwezig is".

U kunt dit laten volgen door een reeks vragen die werknemers zichzelf kunnen stellen om te bepalen of het gesprek een vorm van negatief roddelen op de werkplek is. Bijvoorbeeld:

• Is het onderwerp van uw gesprek aanwezig?

• Zijn uw uitspraken over hen neutraal of geladen?

• Is er een feitelijke basis voor wat u zegt?

• Voel u zich op uw gemak als uw manager dit gesprek hoort?

Dit kunnen werknemers gemakkelijk gebruiken om inzicht te krijgen in hun eigen gedrag en dat van anderen en om kwaadaardige roddels op de werkvloer te beperken.

2. Train leiders in het omgaan met negatieve roddels

Zodra u uw definitie heeft vastgesteld, is het tijd om mensen aan boord te krijgen om roddels op de werkvloer tegen te gaan, te beginnen met uw leiders.

Leg managers en leidinggevenden uit waarom roddelen schadelijk kan zijn en zorg dat ze zich inzetten voor openheid, empathie en eerlijkheid in de hele organisatie.

De impact hiervan kan enorm zijn. Studies hebben aangetoond dat wanneer leiders medeleven tonen, dit de kans verkleint dat organisatiepolitiek negatieve roddels op de werkvloer produceert.[8]

U moet leiders trainen en aanmoedigen om rolmodellen te zijn voor de hele organisatie als het gaat om het stellen van grenzen rond roddelen op de werkplek en het bevorderen van positief roddelen onder werknemers.

U wilt bijvoorbeeld nooit dat managers medewerkers op een negatieve manier bespreken met andere medewerkers.

Natuurlijk kan dit een uitdaging zijn als de roddels de leider zelf betreffen - bijvoorbeeld directieleden die negatieve roddels verspreiden omdat ze ontevreden zijn over hun managers.

De Harvard Business Review raadt leiders echter aan om een paar eenvoudige stappen te volgen, waaronder de bron van de roddels rechtstreeks confronteren met hun grieven.

Als roddels een breuk hebben veroorzaakt tussen teamleden, zorg er dan voor dat uw HR-team en belangrijke leiders ervaring hebben met geweldloze communicatie om problemen op te lossen.

3. Neem mensen aan op basis van cultuur

Over het algemeen kunt u bij het aannemen van personeel niet veel doen om roddels op de werkvloer te voorkomen. Roddelen is geen aangeboren persoonlijkheidseigenschap - of een eigenschap die het waard is om elke potentiële werknemer op te testen.

U zou kandidaten kunnen testen op integriteit, maar veel van de stimulans om te roddelen komt vanuit uw organisatie, zoals een kliekjescultuur of onzekerheid over baanzekerheid.

In de meeste gevallen is het onmogelijk om vóór indienstneming te bepalen of iemand zal bijdragen aan roddel op de werkvloer.

Er zijn echter een aantal aanwervingspraktijken om roddels indirect te verminderen. Een daarvan is om het traditionele concept van "culture fit" overboord te gooien. het traditionele concept van "culture fit".

Tactieken zoals de "biertest" - het subjectief beoordelen van elke kandidaat op basis van of u een biertje met hem zou willen drinken - bevorderen kliekjes en groepsdenken door mensen aan te nemen die de oppervlakkige kenmerken van uw bestaande team reproduceren.

Als u dit concept vervangt door het veel waardevollere "culture add", dan verenigt u werknemers rond de missie en waarden van de organisatie en geeft u hen de vrijheid om anders te denken en te werken.

De diversiteit van gedachten die hierdoor ontstaat is een moeilijkere omgeving voor negatief geroddel om in te gedijen, omdat het kliekjes vermindert en meer mogelijkheden creëert om de cyclus van roddelen op de werkplek te doorbreken.

4. Creëer alternatieve routes voor teams om problemen aan te kaarten

Negatieve roddels worden vaak gebruikt om grieven te ventileren die werknemers niet op een andere manier kunnen oplossen, en een van de redenen hiervoor is dat werknemers niet beschikken over een reeks opties om geschillen op te lossen.

Organisaties gebruiken vaker officiële klachtenprocedures om problemen op te lossen dan andere methoden, waaronder:

• Interne bemiddeling

• Training van lijnmanagers om met moeilijke gesprekken om te gaan

• Externe bemiddeling

Dit kan mensen ervan weerhouden om problemen te melden omdat ze het gevoel hebben dat ze moeten wachten tot de situatie "ernstig genoeg" is.

Sommige geschillen escaleren misschien nooit tot dit niveau, maar verankeren langdurige ontevredenheid in uw team en leiden tot roddel op de werkplek.

Door werknemers minder extreme routes aan te bieden om hun klachten te uiten, verlaagt u de drempel voor hen om zich uit te spreken. Het bevordert ook de verantwoordingsplicht van uw leiders.

Een van de populairste manieren hiervoor is het creëren van een opendeurenbeleid onder managers. Dit moedigt werknemers aan om zich proactief open te stellen voor hun leiders over grote en kleine zaken.

Een opendeurbeleid vereist echter een goede relatie tussen leiders en hun teams. Om open te kunnen zijn over hun problemen, moeten medewerkers niet het gevoel hebben dat ze het risico lopen op vergelding. Misschien nog belangrijker is dat ze zich gehoord voelen.

Meer dan een kwart van de werknemers zegt dat ze feedback over routineproblemen of mogelijkheden voor verbetering achterhouden omdat ze bang zijn dat het een verspilling van hun tijd zou zijn, in plaats van omdat ze bang zijn voor straf voor hun mening.[9]

Een opendeurbeleid is misschien niet de oplossing als u een bestaande roddelcultuur op de werkvloer probeert te genezen.

Overweeg in plaats daarvan een combinatie van maatregelen, te beginnen met de leiderschapsvernieuwing die we hierboven hebben beschreven.

Als dit is ingevoerd, kunt u werknemers stimuleren om met managers te praten over de problemen die ze opmerken met het gedrag van hun collega's door ethische evaluaties op te nemen in jaarlijkse beoordelingen. Dit was wereldwijd de meest voorkomende stimulans om ethische rapportage te bevorderen in 2018.[10]

Tot slot zou u als doorlopende huishoudelijke maatregel op vaste momenten in het jaar anonieme enquêtes kunnen verspreiden.

Deze kunnen algemene vragen bevatten over teamprestaties en managementverbetering, of gericht zijn op specifieke kwesties zoals het terugdringen van kwaadaardige roddels op de werkvloer.

5. Pak digitale roddels aan

Zoals we al hebben besproken, is digitaal roddelen gemakkelijker te verbergen en potentieel onstuimiger dan persoonlijk roddelen. Het is een gemakkelijke manier voor werknemers om kameraadschap te ontwikkelen over de digitale kloof heen.

Het is echter veel moeilijker om er iets aan te doen als het slecht uitpakt, vooral zonder te moeten overgaan tot surveillance, wat het vertrouwen van werknemers tenietdoet.

De beste manier om hier mee om te gaan is om werknemers, vooral in externe teams, alternatieve manieren te bieden om een band met elkaar op te bouwen. U kunt bijvoorbeeld teambuildingevenementen op afstand organiseren.

Het is ook de moeite waard om rekening te houden met de impact van roddelen op de werkplek, niet alleen op individuele teams, maar op uw hele personeelsbestand.

Onderzoek heeft aangetoond dat de wijdverspreide invoering van werken op afstand heeft geleid tot communicatiestoornissen tussen teams, waarbij het onwaarschijnlijk is dat werknemers een sterke band ontwikkelen met collega's met wie ze niet direct samenwerken.

Dit bevordert een cultuur van virtuele werkplekroddel door teamkliekjes. Dit kan echter eenvoudig worden aangepakt door mogelijkheden te creëren voor medewerkers uit de hele organisatie om elkaar te ontmoeten en een band met elkaar op te bouwen.

U kunt overwegen een bedrijfsevenement of zelfs een groepsuitje te organiseren om werknemers te helpen gezichten te koppelen aan de namen die ze op het scherm zien.

Als bedrijf dat volledig op afstand werkt, organiseert TestGorilla bijvoorbeeld jaarlijkse groepsuitjes voor al onze medewerkers om te socialiseren en een band op te bouwen op spannende locaties over de hele wereld.

6. Bied ondersteuningsgroepen voor het omgaan met roddels

Als uw organisatie in het verleden last heeft gehad van kwaadaardige roddels op de werkvloer, overweeg dan om ondersteuningsgroepen aan te bieden voor de betrokkenen.

Dit kan werknemers helpen die zich buitengesloten voelden door negatieve roddels op de werkvloer, en het kan zelfs een goede oefening zijn voor managers, voor wie roddelen moeilijker te vermijden is.

Tenslotte zal er altijd een zekere mate van ongemakkelijkheid en misschien zelfs wrok zijn jegens managers, zelfs in de beste werkomgeving. Dat is nu eenmaal zo als u verantwoordelijk bent voor het verantwoordelijk houden van uw team.

Maar dat het normaal is, betekent niet dat het eenzaam moet zijn. Managers helpen hun eigen ondersteunende band met elkaar op te bouwen kan de stress van negatieve roddels verlichten en hen ondersteunen bij het ontwikkelen van tactieken om ermee om te gaan.

7. Schrijf dit alles op in een duidelijk en toegankelijk roddel beleid op de werkplek.

Tot slot, vat uw processen en richtlijnen voor het omgaan met roddelen op de werkplek samen in een beleid voor roddelen op de werkplek dat toegankelijk is wanneer werknemers het nodig hebben. Het moet het volgende bevatten:

• Uw definitie van negatief roddelen

• Duidelijke richtlijnen voor wat toelaatbaar is, of wat telt als "positief roddelen".

• Richtlijnen voor hoe werknemers negatieve roddels de kop in kunnen drukken

• Alternatieve kanalen voor het melden van grieven aan het management

• De bepaling dat uw werknemer, door bij u in dienst te treden, ermee instemt zich aan deze regels te houden

• Het verband tussen dit beleid en uw kernwaarden

Dit kan helpen om een meer samenhangende cultuur te creëren, omdat alle werknemers op één lijn zitten wat betreft de communicatie met elkaar.

Zorg ervoor dat alles wat u opneemt in uw beleid over roddelen op de werkplek wettelijk is. U kunt bijvoorbeeld niet dreigen met disciplinaire maatregelen om werknemers ervan te weerhouden onderwerpen als lonen te bespreken, omdat dit in de meeste landen een van de belangrijkste werknemersrechten is.

Creëer een meer samenhangende cultuur door negatieve roddel op de werkvloer te minimaliseren

Het is duidelijk dat roddelen op de werkvloer niet altijd slecht is. Het ligt in de menselijke aard dat mensen zich binden door te roddelen.

De uitdaging is om de goede kanten van roddelen op de werkvloer te behouden en tegelijkertijd kwaadaardige roddels op de werkvloer te elimineren, die langdurige schade kunnen toebrengen aan de bedrijfscultuur.

We hebben u laten zien hoe u een einde kunt maken aan roddelen op het werk door leiders te trainen en een positieve werkcultuur op afstand te bevorderen. Nu is het aan u.

Als u klaar bent om de negatieve gevolgen van roddelen op het werk in uw organisatie te verhelpen, laat u dan inspireren door onze blog over voorbeelden van cultuurverandering in actie.

Of als u mensen aanneemt voor een nieuwe functie en aan de slag wilt, gebruik dan onze Culture Add-test om een diverser team te creëren.

Bronnen

1. Eder, Donna; Enke, Janet Lynne. (Augustus 1991). "The Structure of Gossip: Opportunities and Constraints on Collective Expression among Adolescents". American Sociological Review. Opgehaald op 13 maart 2023.

2. Brady, Daniel; Brown, Douglas; Liang, Lindie Hanyu (oktober 2016). "Moving Beyond Assumptions of Deviance: The Reconceptualization and Measurement of Workplace Gossip". Tijdschrift voor Toegepaste Psychologie. Opgehaald op 13 maart 2023.

3. Dai, Yuping; Zhuo, Xiangzhi; Hou, Jie; Bei, Lyu. "Is not workplace gossip bad? The effect of positive workplace gossip on employee innovative behaviour". Frontiers in Psychology. Opgehaald op 13 maart 2023.

4. Wang, Dawei; Niu, Zhaoxiang; Sun Chongyu; Yu, Peng. (November 2022). "The relationship between positive workplace gossip and job satisfaction: The mediating role of job insecurity and organizational identity". Frontiers in Psychology. Retrieved March 13, 2023.

5. Yan, Liang; Zhang, Qian. (Januari 2021). "The Study on the Influence of Workplace Gossip on Employees' Work Enthusiasm". E3S Web of Conferences. Opgehaald op 13 maart 2023.

6. Wax, Amy; Rodriguez, Wiston; Hodge, Racquel Asencio. (Juli 2022). "Spilling tea at the water cooler: A meta-analysis of the literature on workplace gossip". Organizational Psychology Review. Retrieved March 13, 2023.

7. McQuaid, Darius. (6 november 2019). "Main Cause of Burnout is a Toxic Workplace Culture". Harvard Business Review. Retrieved March 13, 2023.

8. Khan, Aamna; Chaudhary, Richa. (December 2022). "Perceived organizational politics and workplace gossip: the moderating role of compassion". International Journal of Conflict Management. Retrieved March 13, 2022.

9. Detert, James R.; Burris, Ethan; Harrison, David A. (juni 2010). "Debunking Four Myths About Employee Silence". Harvard Business Review. Opgehaald op 13 maart 2023.

10. "Ethics at Work: 2018 Survey of Employees: Europe". (5 juli 2018). Instituut voor Bedrijfsethiek. Opgehaald op 13 maart 2023.