Como conduzir uma entrevista: um guia passo a passo

Se você já viu um grande entrevistador em ação, pode ter a impressão de que é mais fácil do que realmente é. Não deixe que essa suposição equivocada faça você baixar a guarda! Pode ser muito difícil fazer as perguntas certas da maneira certa para que você obtenha as respostas necessárias para avaliar um candidato. Se você quiser ter certeza de que preparou tudo, este guia explicará como conduzir uma entrevista.

Como se preparar para uma entrevista

Metade do que torna uma entrevista de emprego excelente é o que acontece antes da entrevista. Aqui estão 7 coisas a fazer para que você se prepare.

1. Defina os requisitos do cargo e escreva uma descrição clara

Esse ponto pode parecer óbvio, mas as nuances não devem ser ignoradas. Esperamos que você tenha feito isso antes de publicar a descrição do cargo. Se, de alguma forma, você chegou até aqui sem escrever uma ótima descrição do cargo, então agora é hora de responder a algumas perguntas importantes, como:

• Que qualidades você procura em um candidato?

• Que habilidades técnicas ou interpessoais possuem os outros profissionais de alto desempenho em sua organização?

• Quais são as lacunas existentes em sua equipe?

• Quais são os seus obstáculos?

Quanto mais você puder definir explicitamente o cargo e as qualidades que procura em um candidato, mais fácil será saber o que perguntar durante a entrevista.

2. Prepare perguntas específicas para o cargo com antecedência

É fácil se deixar levar pela conversa durante uma entrevista. Ter as perguntas da entrevista preparadas com antecedência garante que você cubra todas as bases que deseja cobrir.

A maioria das empresas tem um conjunto básico de perguntas que faz a todos os candidatos e, em seguida, perguntas específicas para cada cargo. Fazer as mesmas perguntas básicas a todos os candidatos permite que você compare os candidatos mais diretamente entre si. Você também deve tentar usar scorecards de entrevista para avaliar seus entrevistados de forma consistente. Para garantir que você obtenha respostas que ajudem a orientar sua tomada de decisão, use uma combinação de tipos de perguntas. Utilize uma variedade de perguntas fechadas, abertas, hipotéticas e comportamentais.

Por exemplo, fazer uma pergunta comportamental do tipo "conte-me sobre uma ocasião em que você lidou com um gerente desafiador" tem mais probabilidade de aprofundar a forma como o candidato lida com conflitos do que perguntar diretamente como ele lida com conflitos.

E, embora seja bom se preparar, deixe espaço para perguntas orgânicas que surjam naturalmente. Se houver algo em particular que se destaque (positivo ou negativo), não tenha medo de fazer perguntas de acompanhamento.

3. Faça uma triagem de todos os candidatos com avaliações pré-contratação

A maneira mais fácil de realizar ótimas entrevistas de emprego é ter ótimos candidatos sentados à sua frente. Mas é difícil identificar os melhores candidatos apenas com base em seus currículos. E você gastará muito tempo analisando currículos se não adotar uma abordagem mais eficiente.

Especialmente se você tiver um grande volume de solicitações de emprego, o que torna difícil dar a cada currículo a atenção que ele merece. Um estudo com rastreamento ocular da mostrou que os recrutadores gastam apenas 7 segundos, em média, para ler um currículo. Mas essa não é uma estratégia vencedora para identificar os melhores candidatos.

Mesmo que você tivesse todo o tempo do mundo para ler cada currículo por inteiro, um papel não conta a história completa. As pessoas podem embelezar suas habilidades ou até mesmo mentir em um currículo. As avaliações pré-emprego ajudam a resolver esse problema, oferecendo uma alternativa mais eficiente para a avaliação de currículos.

Uma avaliação pré-emprego é um conjunto de testes aplicados a uma pessoa como parte da candidatura. Você pode testar os candidatos quanto a:

• Personalidade e afinidade cultural

• Habilidade cognitiva

• Idiomas

• Julgamento situacional

• Habilidades específicas do cargo

• Habilidades de programação

• Habilidades de software

Você reduzirá o viés em seu processo de contratação ao fornecer uma visão de cada candidato que não depende de um recrutador que examina milhares de currículos. Isso ocorre porque os currículos incluem informações de identificação que podem desencadear vieses inconscientes.

4. Realize uma triagem telefônica ou uma entrevista por vídeo unidirecional antes da entrevista presencial

É aconselhável realizar uma chamada telefônica de triagem com antecedência para filtrar os candidatos não qualificados que passaram pela fase de pré-seleção. Você pode fazer aos candidatos perguntas que os desestabilizem sobre o cargo e verificar os fatos em seus currículos para avaliar se eles merecem uma entrevista completa.

Como alternativa, muitas empresas também usam perguntas de triagem por vídeo como substituto ou além de uma chamada de triagem.

5. Agende tempo suficiente para a entrevista

Depois de selecionar os melhores candidatos, é hora de agendar a entrevista!

Dependendo do cargo, você terá de decidir entre uma entrevista pessoal, por telefone ou por chamada de vídeo. Você também terá de decidir quanto tempo alocar para a entrevista. Para as posições juniores, pode levar apenas 30 minutos, enquanto para as seniores, pode levar mais de uma hora.

É melhor ter mais de uma pessoa entrevistando o candidato, portanto, não deixe de convidar também um colega de trabalho.

Dica: Deixe um espaço suficiente em sua agenda antes e depois de cada entrevista. Você quer estar com a cabeça no lugar para dar toda a sua atenção à entrevista e também não quer correr o risco de se atrasar. Lembre-se de que você também está tentando impressionar o candidato.

6. Seja transparente com o candidato antes da entrevista

A entrevista para um emprego é estressante. Certificar-se de que o candidato chegue à entrevista o mais relaxado possível aumenta a probabilidade de você conhecer a pessoa de verdade.

Elimine qualquer ponto de estresse informando o máximo possível de detalhes sobre a entrevista. Informe-o sobre o código de vestimenta da empresa, quem estará presente na entrevista e um resumo básico do processo de entrevista de emprego.

7. Estude sobre o candidato antes da entrevista

Essa é a última etapa, porém a mais importante, da preparação para uma entrevista. Planeje passar pelo menos meia hora analisando o candidato com antecedência.

Você só tem um tempo limitado para conhecer cada candidato. Você não quer passar muito tempo da entrevista fazendo-o repetir o que está em seu currículo. Portanto, é aconselhável revisar as informações do candidato com antecedência. Conheça seu histórico profissional, verifique seu perfil no LinkedIn, analise os resultados de sua avaliação e analise qualquer outro material que ele possa ter fornecido antes da entrevista.

Se houver alguma lacuna ou ponto confuso no currículo, você pode adicioná-lo à sua lista de perguntas a serem feitas ao candidato.

Como conduzir a entrevista

Agora que você está totalmente preparado, está pronto para conduzir uma entrevista eficaz. Veja a seguir como proceder com a entrevista em si.

8. Remova todas as distrações

Você deve estar totalmente concentrado no processo de entrevista, dando ao candidato toda a sua atenção. Antes da entrevista, desligue seu telefone e todas as notificações de e-mail ou bate-papo.

9. Apresente-se adequadamente a si e a seus colegas de trabalho

Seja pessoalmente ou por meio de uma chamada de vídeo, comece a entrevista apresentando todos os participantes. Deixe o candidato à vontade, explicando quem você é, qual é o seu cargo e um pouco sobre a empresa.

Você também deve definir como será o processo de entrevista. Mostrar que você tem um plano refletirá positivamente na sua organização e manterá o entrevistado relaxado.

10. Faça as perguntas pré-escritas

Para dar início à parte das perguntas, comece com as perguntas gerais para dar aos candidatos a oportunidade de se apresentarem e discutirem como eles agregarão valor ao cargo.

Embora você queira dar ao candidato a capacidade de responder livre e naturalmente, talvez seja necessário dar um ritmo à entrevista para que você tenha tempo de fazer todas as perguntas. Se um candidato estiver demorando muito em uma pergunta, você pode sugerir educadamente que ele siga em frente.

11. Ouça ativa e intencionalmente

Embora você queira que a conversa flua naturalmente, uma entrevista não é uma conversa típica de vai-e-vem. Sua principal função na entrevista é ouvir.

Ao falar demais, você corre o risco de levá-los a dar respostas que você quer ouvir. Pelo mesmo motivo, você também deve evitar dar respostas explicitamente positivas ou negativas a tudo o que o candidato disser. Na maioria dos casos, agradecer a resposta é a melhor resposta.

Uma referência razoável como entrevistador é buscar a regra de 80/20: 80% ouvir e 20% falar.

Ouça ativamente as qualidades e habilidades específicas que você identificou como cruciais para o cargo com antecedência. E preste atenção no potencial, você pode descobrir motivações ou pontos ocultos que não apareceram no currículo.

12. Faça anotações

Se estiver entrevistando muitos candidatos, será fundamental fazer anotações. Se quiser fazer anotações durante a entrevista, considere fazer anotações à mão em vez de no laptop para que o candidato saiba que tem toda a sua atenção. Ou, se for possível, tenha alguém na sala apenas para fazer anotações.

A maioria dos sistemas de rastreamento de candidatos de RH tem um espaço para deixar anotações após a entrevista, portanto, certifique-se de registrar suas anotações com a candidatura do indivíduo.

13. Dê tempo para o candidato fazer perguntas

Um candidato genuinamente interessado na vaga certamente terá uma lista enorme de perguntas a fazer no final da entrevista. Dê ao candidato pelo menos 10 a 15 minutos para fazer suas próprias perguntas, pois essa é a chance de ele mostrar o quanto está preparado e o quanto se interessa pelo cargo.

14. Venda o emprego ao candidato

Um bom candidato estará entrevistando você tanto quanto você o está entrevistando. Se você já estiver no início da entrevista e o candidato parecer uma ótima opção, talvez queira descartar algumas de suas perguntas para usar a última parte da entrevista para vender a vaga e a empresa.

15. Diga ao candidato o que vem a seguir

Embora você não deva dar a nenhum candidato uma avaliação imediata, deve dar a ele uma indicação do que vem a seguir, caso a entrevista seja considerada um sucesso. No final da entrevista, informe ao candidato quais são as próximas etapas do processo, inclusive quando ele poderá esperar uma resposta.

Por exemplo, se houver a possibilidade de uma segunda entrevista, informe aproximadamente quando isso poderá acontecer para que ele possa ajustar sua agenda, se necessário. Depois disso, agradeça pelo tempo dispensado e diga para ele aproveitar o resto do dia!

O que fazer depois de uma entrevista

16. Faça imediatamente anotações adicionais

Antes de fazer qualquer outra coisa, faça anotações sobre tudo o que não teve tempo de escrever durante a entrevista. Você também deve refletir sobre a totalidade da entrevista, fazendo anotações sobre sua impressão geral do candidato. Você valorizará essas anotações mais tarde, quando tiver entrevistado meia dúzia de outros candidatos.

17. Discuta com seu colega entrevistador

Você também deve reservar alguns minutos para discutir o candidato com seu colega entrevistador. Isso permitirá que vocês fiquem na mesma página e levantem quaisquer destaques ou pontos fracos um com o outro.

18. Analise a avaliação pré-contratação do candidato

Nesse ponto, é tentador colocar as cortinas e considerar apenas a entrevista do candidato. No entanto, há tantas informações disponíveis na avaliação pré-emprego (se não mais) que podem ajudar você a avaliar o candidato. Use todas as informações à sua disposição para tomar uma decisão bem fundamentada.

19. Realize entrevistas de acompanhamento (se necessário)

Muitas organizações realizam entrevistas de acompanhamento, seja para se aprofundar em cada candidato ou para que diferentes membros da equipe entrevistem o candidato para obter uma visão mais completa.

Algumas organizações também pedem aos candidatos que façam apresentações sobre o que eles trariam para o cargo.

20. Faça uma oferta

Depois disso, tudo o que resta a fazer é fazer uma oferta e negociar com o candidato escolhido.

Para realizar uma entrevista eficiente e sem vieses, basta planejamento

Ao se preparar para o processo de entrevista, você estará pronto para obter respostas mais significativas do que as que podem ser obtidas por meio de um currículo ou de uma carta de apresentação. Basta seguir o processo que descrevemos aqui e você conseguirá realizar uma entrevista eficiente e sem vieses. Dessa forma, você fará melhores contratações e economizará o dinheiro da sua organização em contratações erradas.