O guia completo para entrevistas de desligamento com 14 perguntas obrigatórias

É sempre um golpe quando um funcionário sai de sua empresa.

Você não só perde seu conhecimento e experiência, como também pode custar até duas vezes o salário do funcionário para encontrar um substituto.

Mas mesmo no último dia, os funcionários que estão saindo podem ser um recurso vital para sua empresa. Eles podem fornecer insights sobre os pontos fracos de sua organização, mostrando como reforçar a retenção de funcionários no futuro.

As perguntas certas da entrevista de desligamento permitem que você aproveite esses insights. Ao contratar um novo funcionário, você usa testes completos de habilidades para reunir as informações necessárias sobre as habilidades do funcionário antes de contratá-lo. Faz sentido adotar uma abordagem semelhante quando alguém sai, certo?

Nesta postagem, vamos orientar você na entrevista de desligamento do funcionário, uma pergunta de cada vez. Em seguida, vamos nos aprofundar no que é uma entrevista de desligamento, por que ela é importante e como você pode fazer com que ela funcione para você.

Parte 1: 14 perguntas para entrevista de desligamento a serem feitas aos funcionários que estão saindo

As entrevistas de desligamento podem ser delicadas, tanto para você quanto para o funcionário que está saindo. Para manter a conversa no rumo certo, você precisa abordar a entrevista com um plano claro.

Uma entrevista de desligamento bem estruturada é útil para ambas as partes. Ela dá ao funcionário que está deixando a empresa a oportunidade de compartilhar os problemas que encontrou e permite que você reúna informações valiosas para ajudar a empresa a melhorar.

Estas 14 perguntas estão organizadas em ordem, para que a conversa flua da forma mais natural possível. Cada uma delas ajuda sua empresa a entender mais sobre seus processos, fluxo de trabalho e cultura, bem como sobre as especificidades do desligamento do funcionário.

Sempre que estiver pronto para agendar a entrevista, mantenha este modelo de entrevista de desligamento no bolso de trás.

Perguntas para entrevista de desligamento à primeira vista

1. O que levou você a começar a procurar um novo emprego?

Essa é uma pergunta ampla e aberta, o que a torna uma ótima maneira de iniciar uma entrevista de desligamento. Ela dá ao funcionário espaço para direcionar a conversa para suas maiores preocupações, permitindo que você concentre a conversa de acordo com elas. Embora não seja relevante para todos os funcionários (principalmente para aqueles que foram demitidos ou decidiram se aposentar), é uma boa pergunta de abertura na maioria das situações.

Independentemente de a resposta se concentrar no que falta à sua empresa ou no que outras organizações oferecem que você não oferece, você pode obter uma visão inicial útil da situação do funcionário.

Essa pergunta é especialmente útil se você estiver enfrentando altos níveis de rotatividade voluntária. Observe os padrões nas respostas que os funcionários que estão saindo dão a essa pergunta. Esses padrões podem indicar coisas específicas que você poderia mudar em sua empresa para limitar o custo e as consequências da perda de funcionários.

2. O que você mais gostou e menos gostou em seu trabalho e nesta empresa?

A primeira parte dessa pergunta convida a um feedback positivo, que lhe ajuda a checar o que você está fazendo bem. Mesmo que tenham motivos sérios para sair, a maioria dos funcionários ainda pode apontar algo de que gostavam ao trabalhar na sua empresa.

Essa também é uma informação importante: Se você estiver fazendo algo certo, é importante saber o que é e continuar fazendo.

A segunda parte da pergunta dá ao funcionário a oportunidade de mencionar os desafios que enfrentou na função que está deixando. Tudo o que ele disser deve formar a base de uma discussão mais aprofundada sobre o que a empresa pode fazer melhor.

3. Você acha que seu trabalho mudou desde que foi contratado(a)?

A natureza de qualquer cargo pode mudar com o tempo e, como gerente de RH, você nem sempre está ciente disso.

Essas mudanças geralmente são totalmente normais, refletindo as necessidades operacionais em constante mudança da empresa. Mas, às vezes, elas apontam para outros fatores, como falta de pessoal ou problemas de gestão, que podem indicar problemas maiores em sua empresa.

Se o funcionário achar que seu cargo mudou desde que começou a trabalhar, vale a pena obter a perspectiva dele sobre essa mudança.

Independentemente das razões pelas quais o cargo possa ter mudado, você precisa entender a forma atual da função antes de contratar alguém novo para assumi-la. Essa pergunta lhe dá um contexto importante para escrever uma excelente descrição do cargo e um perfil do funcionário para quem for substituir o funcionário que está saindo.

4. Você acha que recebeu apoio, recursos e ferramentas adequados para ter sucesso em seu trabalho?

Os funcionários querem poder confiar em seus gerentes e na liderança sênior para apoiá-los no trabalho.

Portanto, se o funcionário que está saindo não sente que foi bem apoiado em sua função, você precisa saber disso. Isso aponta para uma área importante de melhoria potencial para a sua organização.

Ao pedir opiniões sobre como você pode melhorar, você adquire uma perspectiva valiosa sobre a cultura da sua empresa. Se houver um problema, seu funcionário provavelmente já pensou em como ele poderia ser resolvido. Aproveite esse insight e sua equipe restante colherá os benefícios.

5. Você acha que recebeu oportunidades suficientes de treinamento e aprimoramento de habilidades?

Oportunidades de requalificação e aprimoramento de habilidades são uma preocupação cada vez maior para as pessoas que decidem onde trabalhar. De acordo com uma pesquisa da PwC:[1]

• 77% dos trabalhadores estão prontos para aprimorar suas habilidades ou fazer um novo treinamento

• 74% dos trabalhadores veem o aprimoramento de suas habilidades como uma importante responsabilidade profissional

• 93% dos CEOs que usam programas de aprimoramento de habilidades veem uma melhoria na retenção de talentos

Se o funcionário que está saindo não sente que recebeu oportunidades suficientes para crescer em sua organização, você precisa agir de acordo com esse valioso feedback. Oferecer mais chances de treinamento e aperfeiçoamento profissional é uma maneira fácil de limitar a rotatividade de funcionários.

6. Você acha que suas contribuições foram reconhecidas e valorizadas?

Seja o que for que façamos, todos nós queremos nos sentir reconhecidos e valorizados no trabalho. Por outro lado, os funcionários que não se sentem valorizados provavelmente procurarão oportunidades em outro lugar.

Se os funcionários não se sentirem reconhecidos, isso pode levar a problemas de moral, que geram rotatividade. E se o problema da rotatividade sair do controle, isso levará a outros problemas de moral em toda a empresa, criando um círculo vicioso.

Fazer essa pergunta ajuda a identificar se a sua empresa está fazendo o suficiente para reconhecer seus funcionários. Se o seu feedback sobre essa pergunta for negativo, é hora de pensar melhor sobre maneiras de demonstrar apreço aos membros da sua equipe.

7. Suas condições de trabalho eram suficientemente flexíveis?

Desde a pandemia, o trabalho remoto teve um grande crescimento. Mas o trabalho flexível é mais do que apenas o trabalho remoto. Trata-se também de outros benefícios, incluindo:

• Folga remunerada

• Flexibilidade de horário

• Opções de trabalho em meio período

• Escopo para períodos sabáticos ou interrupções de carreira

E é uma preocupação cada vez mais importante para os funcionários. Em uma pesquisa realizada pela McKinsey, 21% dos entrevistados citaram acordos de trabalho flexíveis como uma das principais prioridades ao procurar um novo emprego.

Se os seus funcionários não estiverem recebendo da sua empresa o que precisam em termos de flexibilidade, é provável que procurem outro lugar. Entender o que os funcionários que estão deixando a empresa querem de seus arranjos de trabalho ajuda a oferecer aos funcionários atuais um acordo melhor.

8. Como você descreveria a cultura geral de nossa empresa?

Entender a cultura da sua empresa permite que você contrate com mais eficiência e estabeleça pontos em comum com seus funcionários. Os valores compartilhados da cultura de uma empresa são fundamentais para uma equipe eficiente.

Há quatro benefícios principais de se ter uma cultura organizacional forte:

1. Melhora o desempenho e a produtividade dos funcionários

2. Atrai os melhores talentos

3. Reduz as taxas de rotatividade e ajuda a reter os funcionários

4. Torna sua organização mais competitiva em geral

Mas elaborar uma cultura empresarial é muito diferente de implementá-la na prática. Os membros da sua equipe, que vivenciam a cultura da empresa em primeira mão todos os dias, podem trazer uma nova perspectiva para o seu entendimento da cultura da empresa.

Se as respostas que você receber quando fizer essa pergunta não estiverem alinhadas com suas metas para a cultura da empresa, talvez seja hora de reavaliar sua abordagem.

9. Você encontrou alguma política problemática na empresa?

Assim como a cultura da empresa, as políticas podem parecer muito diferentes dependendo do ângulo de abordagem. Uma política que faz todo o sentido para os gerentes pode causar sérias dificuldades para os funcionários que têm de lidar com ela todos os dias.

Esta pergunta ajuda você a analisar as dificuldades específicas que o funcionário encontrou em seu cargo. Se uma política problemática afetou a logística diária do trabalho dele ou a experiência geral dele com a empresa, você se beneficia ao entender o que deu errado e por quê.

As respostas a essa pergunta fornecem feedback construtivo sobre como corrigir problemas persistentes no trabalho. As informações obtidas aqui podem poupar a frustração de seus funcionários atuais e, como bônus, melhorar a produtividade geral.

10. Como foi sua experiência geral de trabalho com seus colegas?

A maioria dos trabalhadores em tempo integral passa mais tempo com seus colegas do que com suas famílias. É sempre melhor para uma empresa formar equipes que trabalhem bem juntas; isso leva a um maior envolvimento dos funcionários e a uma maior produtividade para todos.[2]

Por outro lado, as equipes que não trabalham bem juntas podem destruir o moral de um funcionário.

Se o funcionário que está saindo menciona dificuldades em trabalhar com os colegas, você deve considerar mudar sua abordagem de contratação. Com os testes certos, como o popular teste dos 16 Tipos de Personalidade, você pode avaliar quem se dará bem com suas equipes e evitar esse problema.

11. Você teve uma boa experiência ao trabalhar com seu gerente?

Um estudo recente da Flexjobs mostra que o mau gerenciamento é a terceira razão pela qual as pessoas deixam seus empregos. É um indicador de como é crucial que funcionários e gerentes trabalhem bem juntos; e como um relacionamento ruim com um gerente prejudica a experiência de trabalho.

Embora esse relacionamento ruim possa se resumir a algo tão inócuo quanto uma incompatibilidade de estilos de liderança, também pode apontar para um problema maior com a abordagem do gerente.

Ao fazer essa pergunta a todos os funcionários que estão saindo, você obtém os dados necessários para determinar se a empresa tem um problema de gestão. Se vários funcionários que trabalham com o mesmo gerente estiverem se demitindo, vale a pena examinar o desempenho desse gerente mais de perto.

12. O que você acha que a empresa poderia ter feito de diferente para manter você?

O objetivo final destas perguntas é saber o que você poderia ter feito de melhor para manter o funcionário. Essa pergunta específica não se aplica a todos os funcionários que estão saindo; não vale a pena perguntar como você poderia ter mantido um funcionário que está se aposentando, por exemplo. Mas, na maioria dos casos, essa pergunta vai direto ao ponto da entrevista de desligamento.

Se você seguiu este guia desde o início, provavelmente já perguntou o que levou seu funcionário a procurar outro lugar. Essa pergunta está mais focada em possíveis mudanças do que nas causas básicas. Ela pede diretamente feedback e sugestões que possam beneficiar a equipe remanescente.

Como essa pergunta é muito geral, ela geralmente ajuda a identificar problemas que são mais difíceis de serem vistos de imediato. Uma diferença salarial entre a sua empresa e um concorrente é um motivo óbvio para um funcionário sair, mas preocupações como processos ineficientes ou gerentes que não respondem podem ser mais difíceis de identificar.

13. Você consideraria a possibilidade de retornar à empresa?

Acredite ou não, nem todos os seus funcionários que estão saindo foram embora para sempre. Visier oferece ao site algumas estatísticas importantes sobre o retorno de funcionários:

• 29% dos funcionários recém-contratados foram recontratados em 2020

• 25% dos funcionários que retornam à empresa tinham alto desempenho quando trabalhavam anteriormente em suas empresas

• Os empregadores que retornam geralmente voltam para seus antigos empregadores após um ano de afastamento

Os chamados "funcionários bumerangues" têm vantagens reais. Já conhecem sua empresa e têm uma experiência valiosa sobre como você trabalha. Isso significa que levam menos tempo e dinheiro para serem integrados.

Se houver fatores que incentivem seus funcionários que estão saindo a retornar, vale a pena saber quais são eles. Conhecer esses fatores ajudará você a longo prazo.

14. Você tem mais alguma sugestão sobre como podemos melhorar como empresa?

Não importa o quanto você planeje sua entrevista de desligamento, sempre há o risco de não fazer a pergunta certa para levar o funcionário a falar sobre sua experiência. Se você não der espaço para que ele faça comentários adicionais, poderá perder informações vitais que podem ajudar a melhorar a empresa.

Essa pergunta final aberta foi elaborada para cobrir todas as bases que você possa ter perdido.

Parte 2: Um mergulho profundo nas entrevistas de desligamento

Saber quais são as melhores perguntas a serem feitas na entrevista de desligamento é apenas metade da batalha. Para tirar o máximo proveito de uma entrevista de desligamento, é importante entender exatamente como ela beneficia sua empresa.

Este guia de práticas recomendadas para entrevistas de desligamento oferece um caminho para insights significativos sobre seu local de trabalho. Você pode usá-las para a melhoria contínua, de modo que sua organização permaneça competitiva quando se trata de recrutar os melhores talentos.

Nesta seção, explicamos por que as entrevistas de desligamento são importantes. Em seguida, abordamos as melhores maneiras de fazê-las funcionar para que você aprenda o máximo possível e tenha o maior escopo para melhorar suas práticas no futuro.

O que é uma entrevista de desligamento?

Uma entrevista de desligamento é uma reunião individual entre um funcionário e um profissional de recursos humanos.É uma oportunidade de fazer perguntas sobre a decisão do funcionário de sair. Melhor ainda, é uma chance de aprender com as experiências que ele teve com a sua empresa, boas ou ruins, para que você possa continuar a se desenvolver como organização.

Uma entrevista de desligamento deve:

1. Encerrar formalmente o relacionamento entre empregador e empregado de forma construtiva

2. Fornecer informações sobre a experiência do empregado com a empresa, sua cultura, sua gerência e sua equipe

3. Ajudar você a entender os motivos do desligamento do empregado

4. Fornecer as ferramentas para identificar áreas de melhoria em sua organização

Por que as entrevistas de desligamento são importantes?

7 práticas recomendadas para obter o máximo de insight das entrevistas de desligamento

Além de fazer as perguntas certas, você deve abordar o processo de entrevista de desligamento com sensibilidade e cuidado. Lidar com isso com elegância aumenta suas chances de obter feedback significativo e honesto de seus funcionários.

Siga estas etapas e você verá uma melhoria real na qualidade dos dados que suas entrevistas de desligamento produzem.

Práticas recomendadas de entrevista de desligamento em resumo

1. Agende no momento certo

Você deve agendar entrevistas de desligamento depois que o funcionário lhe disser que planeja sair, mas antes que ele vá a algum lugar. Isso significa que a entrevista de desligamento funciona como um marco definitivo da experiência do funcionário com sua organização.

Isso é verdade mesmo para funcionários remotos. Embora você não precise se preocupar com o fato de eles ficarem inacessíveis pessoalmente ou cara a cara depois que saírem, você ainda deve procurar oferecer a eles um processo de desligamento coerente e ordenado.

Dessa forma, você pode ter certeza de que sua empresa trata os funcionários de forma justa e profissional até o fim de seu tempo com você.

2. Faça com que uma pessoa neutra conduza a entrevista

Seu funcionário pode ter um relacionamento difícil com o gerente, especialmente se tiver sido dispensado ou demitido. Mesmo que esse não seja o caso, é importante lembrar que ele provavelmente trabalhou muito próximo ao gerente. Ele pode não se sentir à vontade para ser totalmente honesto sobre suas experiências quando o gerente tentar coletar o feedback da entrevista de desligamento.

A condução da entrevista de desligamento por um profissional de RH ou um coach deixa mais espaço para o funcionário falar francamente. Isso melhora a qualidade (e a precisão) dos dados coletados.

3. Esteja ciente dos sentimentos do funcionário

Uma pessoa passa, em média, 1.936 horas no trabalho todos os anos. Mesmo que tenham decidido sair voluntariamente, seus funcionários podem achar difícil sair de um local onde investiram tanto tempo.

Esteja ciente de que seus funcionários podem ter dificuldade em fazer a transição para fora do local de trabalho e aborde a entrevista de desligamento com sensibilidade. Tente usar uma linguagem que não faça julgamentos, dê espaço para as pessoas falarem abertamente e respeite as respostas que lhe derem.

4. Reúna dados consistentes fazendo perguntas padronizadas

É fato conhecido na comunidade científica que medidas padronizadas produzem resultados mais confiáveis. O mesmo se aplica às perguntas de entrevistas.

Seja na contratação de novos funcionários ou no desligamento da equipe existente, as entrevistas estruturadas ajudam a coletar as informações mais úteis. Elas também ajudam a reunir as respostas às perguntas padronizadas com mais facilidade, para que você possa identificar os padrões que surgirem.

Não tenha medo de acompanhar as respostas obtidas com outras perguntas (o próximo ponto mostra uma maneira eficaz de fazer isso sem perder o foco). No entanto, manter-se fiel à sua estrutura abrangente lhe dará uma visão mais clara da experiência do funcionário do que uma conversa ampla.

5. Use a técnica dos 5 porquês para se aprofundar nas respostas do funcionário

Perguntas padrão nem sempre produzirão os resultados detalhados de que você precisa. Técnicas como os cinco porquês ajudam você a ir além do superficial e a chegar ao cerne das questões levantadas por seus funcionários.

As etapas de uma análise dos cinco porquês são as seguintes:

1. Comece discutindo um problema específico

2. Pergunte por que o problema aconteceu

3. Pergunte por que novamente: O que causou o evento que originou o problema?

4. Continue perguntando por que até encontrar a causa raiz do problema inicial

Normalmente, são necessárias cinco iterações de "por que" para revelar a causa raiz, daí o nome.

Use os dados que esse processo produz para identificar as questões estruturais que podem criar problemas para seus funcionários. A partir daí, você pode trabalhar para corrigi-los.

6. Assegure a todos os funcionários que o feedback deles é confidencial e anônimo

Falar sobre problemas no local de trabalho pode ser um desafio para os funcionários. Mesmo nos melhores momentos, é difícil se sentir como se estivesse reclamando. E, dependendo da cultura da sua empresa, os membros da sua equipe podem estar preocupados com reações ou até mesmo represálias da gerência.

Mas, ao assegurar aos funcionários que você leva o feedback deles a sério e com respeito, você os incentiva a serem mais francos sobre suas experiências. A rede de segurança da confidencialidade acaba melhorando a qualidade de seus dados.

7. Colete feedback proativamente antes de seus funcionários saírem

Se você esperar até a entrevista de desligamento para coletar feedback de seus funcionários, isso pode indicar um problema com a cultura de sua organização. O ideal é que seus funcionários se sintam seguros para compartilhar suas opiniões antes de chegarem ao ponto de sair.

Promover uma cultura de transparência, respeito e feedback em seu local de trabalho ajuda os funcionários a se sentirem psicologicamente mais seguros. Isso garante que eles se sintam à vontade para levantar questões antes que elas se tornem problemas mais sérios.

Essa abordagem limita a rotatividade de funcionários e pode até mesmo reduzir a dependência de entrevistas de desligamento a longo prazo.

Use entrevistas de desligamento para melhorar seus processos de contratação

Ao fazer as perguntas certas na entrevista de desligamento, sua organização pode transformar a perda de um funcionário em um recurso valioso para futuras contratações e retenção.

Uma estrutura clara e uma abordagem emocionalmente inteligente e simpática da entrevista de desligamento permitem que você aprenda muito mais com seus funcionários. Usando as técnicas que você aprendeu neste guia, é possível reunir dados úteis e honestos e identificar padrões que ajudarão sua empresa a crescer e melhorar.

Saiba como manter a estabilidade organizacional quando um funcionário sai com nosso guia de planejamento de sucessão.

Ou use o teste de Liderança e Gestão de Pessoas para avaliar possíveis candidatos à sucessão.

Fontes

1. "Upskilling's impact on learning, talent retention and talent acquisition". (n.d.). PwC ProEdge. Retrieved March 6, 2023. https://proedge.pwc.com/upskilling-and-talent-strategies

2. Gurchiek, Kathy. (16 de dezembro de 2014). "Survey: Workplace Friends Important Retention Factor". SHRM. Acessado em 6 de março de 2023. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/employee-relations/pages/workplace-friendships.aspx