As nove principais habilidades avançadas do Microsoft Outlook

Sem dúvida, uma das formas mais populares de comunicação é o e-mail. Em 2020, um número impressionante de 306 bilhões de e-mails foi enviado todos os dias em todo o mundo, e a projeção é que esse número aumente paramais de 376 bilhões de e-mails diariamente até 2025. São muitos e-mails chegando às caixas de entrada pessoais e de trabalho.

O Microsoft Outlook é um veterano, que parece estar presente desde o início da Internet, mas foi no pacote Microsoft Office 97 que ele foi disponibilizado ao público pela primeira vez.

Passados mais de 20 anos, o Outlook continua forte, embora tenha passado por algumas atualizações importantes (e muito necessárias) ao longo dos anos. Ele ainda é a plataforma de e-mail preferida de muitas empresas porque se integra perfeitamente ao pacote Microsoft Office, o que permite o compartilhamento fácil de arquivos em toda a empresa.

O Outlook também possui recursos de gerenciamento de contatos, calendário de e-mail e tarefas. Se o Microsoft Outlook e o Office forem uma parte essencial de sua empresa, vale a pena pedir aos funcionários em potencial que façam um teste do Microsoft Outlook para garantir que tenham familiaridade com o software.

Embora lidar com e-mails pareça ser uma tarefa básica com a qual a maioria de nós já tem experiência, não é tão fácil quanto parece quando se trata de usar os recursos avançados do Outlook.

Veremos o que são essas habilidades avançadas do Outlook e também os benefícios de usar um teste do Microsoft Outlook para avaliar o nível de habilidade no uso do software.

Porém, primeiro, vamos descobrir as vantagens de usar o Outlook no local de trabalho.

Para que se usa o Microsoft Outlook?

O Gmail é, atualmente, o principal concorrente do Outlook para e-mails profissionais, e algumas pessoas se perguntam por que muitas empresas continuam usando o Outlook quando o Gmail talvez seja mais simples de usar.

Há várias vantagens em usar o Microsoft Outlook. Ele pode ser usado como um aplicativo autônomo, mas é fornecido como parte do pacote Microsoft Office e Office 365.

Se sua empresa utiliza o pacote Office, em vez do Google Workspace, para criar arquivos e pastas, é possível que faça mais sentido usar o Outlook do que o Gmail.

O Outlook não oferece apenas gerenciamento de e-mail. Ele também é um catálogo de endereços, um bloco de notas, um navegador da Web e um calendário.

As empresas geralmente usam o Outlook como software multiusuário, e ele pode ser integrado ao Microsoft SharePoint.Isso permite que os funcionários compartilhem documentos e anotações de projetos, além de colaborar com os colegas. Para garantir que a equipe possa usar o Outlook com eficiência, considere a possibilidade de fazer um teste do Microsoft Outlook com os candidatos antes da contratação.

As habilidades básicas do Outlook são:

• Criar e-mails

• Anexar arquivos a mensagens

• Marcar compromissos e alterá-los conforme necessário

• Personalizar a faixa de opções

• Usar lembretes

• Mover e-mails entre pastas

• Criar assinaturas

• Pesquisar mensagens

• Sinalizar mensagens de acordo com a importância

• Conhecer regras de etiqueta com relação a e-mails

Entretanto, para aproveitar ao máximo o Microsoft Outlook, você precisa ir além do básico e deve desenvolver habilidades avançadas do Outlook.

Habilidades avançadas do Microsoft Outlook

Embora a maioria das pessoas consiga se orientar facilmente no Outlook, há funções avançadas no software que muitos não sabem usar, ou talvez nem mesmo conheçam. Um teste do Microsoft Outlook pode avaliar rapidamente as habilidades dos candidatos nessa área.

Conseguir entender e usar essa funcionalidade avançada traz vários benefícios para sua empresa e seus funcionários:

• O uso de recursos como Mala Direta pode economizar tempo

• A automação de tarefas facilita a vida e reduz o trabalho pesado

• Lembretes e alertas automáticos facilitam o acompanhamento de reuniões, eventos e outros compromissos

• E-mails instantâneos com várias pessoas significam que as perguntas do local de trabalho podem ser respondidas rapidamente, mesmo que sua equipe trabalhe remotamente

Os recursos avançados do Microsoft Outlook visam simplificar as comunicações e reduzir a frustração e a confusão dos funcionários. Aqui está um rápido panorama do que você precisa saber para usar esses recursos avançados:

• Aprenda a trabalhar com tarefas

• Use sinalizadores

• Aprenda a trabalhar com assinaturas personalizadas

• Adicione temas

• Gerencie sua caixa de entrada, incluindo filtros, criação de pastas de pesquisa e arquivamento.

• Trabalhe com várias contas

• Faça backup dos dados

• Altere as configurações do número da semana

• Configure reuniões recorrentes

Aqui, examinaremos mais de perto algumas das principais habilidades avançadas do Microsoft Outlook.

1. Trabalhando com tarefas

As tarefas são uma forma de gerenciar tarefas e projetos do início ao fim. É um método eficiente de organização no Outlook, e os principais recursos das Tarefas são:

• Tarefas atribuíveis: atribua tarefas a alguém ou use o Tarefas em Equipe para grupos

• Controle do tempo: adicione o trabalho total e o trabalho real para monitorar o tempo de forma eficaz

• Campos de tarefas personalizáveis: use o Selecionador de Campo para personalizar as tarefas de acordo com as necessidades

• Lembretes úteis: configure e personalize lembretes

• Categorização e priorização: o campo de prioridade permite que você visualize suas tarefas mais importantes. Crie categorias exclusivas de visualização de tarefas e atribua cores personalizadas a elas

• Função de exportação: exporte para planilhas em dois tipos de arquivos diferentes — um arquivo de dados do Outlook (.pst) ou um arquivo de valores separados por vírgula (.csv)

• Atualizações de status: verifique os campos de status e porcentagem de conclusão para ver rapidamente quais projetos estão no caminho certo

2. Assinaturas personalizadas

Podem ser adicionadas assinaturas de e-mail no Outlook para ajudar os destinatários a encontrar seus dados profissionais, portanto, essa é uma habilidade útil a ser aprendida. O Outlook permite adicionar quantos blocos de assinatura desejar e os insere automaticamente quando você cria um novo e-mail.

Embora a criação de uma assinatura de e-mail seja uma habilidade básica do Outlook, você pode aprimorá-la, personalizando a assinatura com texto formatado, imagens, links e cartões de visita digitais incorporados.

3. Temas

A interface simples do Outlook às vezes pode parecer sem graça. Muitas pessoas gostam de temas por motivos estéticos, mas eles também podem ajudar a reduzir o cansaço visual e facilitar a leitura.

Os temas da caixa de entrada podem ser alterados nas configurações da conta do Outlook, mas o que você terá depende do sistema operacional que estiver usando e se estiver no site do navegador. O aplicativo de computador do Outlook para Windows só permite escolher entre quatro opções e, se você estiver usando um Mac, não poderá alterá-lo de forma alguma. No entanto, você pode colocá-lo no Modo Escuro em um Mac.

4. Organizar sua caixa de entrada

Os funcionários podem receber centenas de e-mails diariamente, muitos dos quais não são tão importantes. Entretanto, alguns deles são, e correm o risco de se perder em uma caixa de entrada desorganizada.

Para evitar a temida sobrecarga da caixa de entrada no Outlook, você deve saber como configurar filtros usando as Regras do Outlook, criar pastas de pesquisa e saber arquivar e-mails com eficiência. Nosso teste do Microsoft Outlook encontra candidatos com a habilidade de utilizar os principais recursos e funções do Microsoft Outlook para agilizar o processamento de e-mails.

5. Fazer backup dos dados do Outlook

As empresas que usam o Outlook o utilizam regularmente para guardar todos seus contatos, e-mails e calendários. Se você usar o Outlook.com em seu navegador, ele salvará todos seus dados na nuvem, portanto, não há problema.

Se, no entanto, você usar o Outlook na plataforma do computador para gerenciar várias contas, será necessário fazer backup dos dados periodicamente.

Se não souber como fazer isso, você corre o risco de perder dados importantes e possivelmente confidenciais. Fazer o backup dos dados do Outlook não é uma tarefa difícil, mas é fundamental conhecê-la, e os testes do Microsoft Outlook podem ajudá-lo a encontrar os candidatos com esse conhecimento.

6. Sinalizadores

Às vezes, você precisa de um lembrete extra para um e-mail superimportante ou urgente, e o Outlook permite que você adicione sinalizadores a e-mails específicos.

Sinalizar um e-mail o define como um lembrete, e o e-mail não é sinalizado apenas na caixa de entrada, mas também em outras áreas do Outlook, como Tarefas, Barra de Tarefas Pendentes e Lista de Tarefas Diárias no calendário.

7. Gerenciar várias contas

Gerenciar uma conta do Outlook pode não parecer tão difícil, mas e se você tiver que gerenciar várias contas do Outlook como parte de seu trabalho? As coisas podem ficar confusas rapidamente, já que cada conta do Outlook tem um gerenciador de tarefas, um gerenciador de contatos e um calendário integrados.

Se você costuma alternar entre vários espaços de trabalho, precisa saber como configurar e gerenciar várias contas de e-mail do Outlook com eficiência.

8. Configure reuniões recorrentes

Sua empresa tem reuniões recorrentes? Saber configurar e ajustar reuniões recorrentes com o Outlook poupará muito tempo e estresse.Lidar com reuniões e compromissos virtuais é uma das áreas abordadas em nosso teste do Microsoft Outlook.

Como bônus, essa automação significa que você não correrá o risco de ficar sujeito à ira do organizador da reunião e dos participantes ao esquecer de avisá-los que já tinha uma reunião agendada.

9. Adicionar números da semana

Se sua empresa usa números da semana no calendário, você precisará adicioná-los ao do Outlook. Essa é uma habilidade especialmente útil se você tiver funcionários remotos em diferentes regiões do mundo.

Por quê? Muitas pessoas reclamam do fato de o Outlook ter errado os números das semanas no calendário e não corresponder aos números inseridos.

Isso não é um erro da Microsoft — diferentes sistemas de numeração de semanas são usados no mundo todo. O sistema de numeração do Outlook pode ser alterado para corresponder ao sistema de numeração de semanas usado em diferentes países.

Como usar um teste do Microsoft Outlook para avaliar as habilidades

Sim, a boa notícia é que a TestGorilla tem um teste do Microsoft Outlook, e usá-lo como parte de uma avaliação baseada em habilidades o ajudará a contratar candidatos qualificados sem ter que examinar centenas de currículos possivelmente imprecisos. Currículos existem há centenas de anos, de uma forma ou de outra, e acreditamos que eles não são adequados ao propósito do mundo moderno.

Na TestGorilla, acreditamos quea contratação baseada em habilidades é o futuro do recrutamento . É uma maneira mais inteligente, mais justa, e mais rápida de encontrar candidatos com as habilidades que você está procurando.

Nosso teste de habiliades com E-mails (Microsoft Outlook) mostrará quais candidatos são competentes em comunicações internas e externas usando o Outlook.

O teste do Microsoft Outlook avalia a compreensão dos candidatos sobre as funcionalidades básicas de e-mail e também a capacidade de usar o Outlook para colaborar com outras pessoas e gerenciar seu fluxo de trabalho.

Abaixo estão alguns exemplos de perguntas de nosso teste do Microsoft Outlook para que você tenha uma melhor ideia do nível de habilidade necessário para obter boas notas:

A pergunta do teste do Microsoft Outlook acima avalia a capacidade dos candidatos de excluir corretamente o participante de uma reunião no software, enquanto a pergunta abaixo testa os conhecimentos de CC e Bcc ao enviar e-mails.

Também avalia se o candidato sabe escrever e-mails apropriados seguindo as regras de etiqueta relativas a e-mails, que são extremamente importante para a comunicação harmônica entre colegas e clientes.

Esses candidatos também sabem usar os principais recursos e funções do Microsoft Outlook para agilizar o processamento de e-mails e manter as práticas recomendadas. Essetesteé especialmente útil para as equipes que usam o pacote Microsoft Office em sua empresa. Os candidatos com pontuação alta no teste do Microsoft Outlook são competentes em todas as áreas-chave do software.

Como criar uma avaliação em torno do teste do Microsoft Outlook com a TestGorilla

Embora o teste do Microsoft Outlook indique quais candidatos são excelentes no uso do software, ele não lhe dirá nada mais sobre eles quando usado isoladamente.

Recomendamos criar uma avaliação em torno do teste do Microsoft Outlook para obter uma melhor compreensão dos pontos fortes e fracos do candidato, tanto em habilidades técnicas quanto em habilidades interpessoais.

Se isso for feito no início do processo seletivo, elimina efetivamente a necessidade de analisar centenas de currículos, pois você pode levar os candidatos com as melhores pontuações diretamente para a fase de entrevistas.

As avaliações da TestGorilla permitem que você adicione até cinco testes e também perguntas personalizadas para tornar a avaliação mais relevante para sua empresa ou marca.

Os testes da avaliação são realizados consecutivamente em uma única sessão, e os resultados são enviados diretamente para você, para que possa descobrir quais candidatos obtiveram as melhores notas na avaliação.

Se não tiver certeza de quais testes combinar com o teste de Habilidades com E-mail, oferecemos abaixo algumas sugestões, ou você pode navegar em nossa extensa biblioteca de testes para obter mais ideias.

O teste de Atenção aos Detalhes (Textuais) é um bom complemento para o teste do Microsoft Outlook. Ele testa o estado de alerta dos candidatos, solicitando que identifiquem erros, omissões ou inconsistências nas informações apresentadas.

A maioria dos cargos exige um bom nível de raciocínio e linguagem, portanto, o teste de Raciocínio Verbalpode ser usado para avaliar as habilidades analíticas dos candidatos por meio da linguagem.

Outro bom teste para qualquer cargo é oteste de Capacidade de Agregar Cultura. Não seria uma boa ideia contratar alguém que não se importasse ou não estivesse alinhado com os valores e a ética de sua empresa. Algumas pessoas o chamam de teste de adequação à cultura, mas preferimos agregar cultura como uma alternativa menos tendenciosa.

Como cada cultura de local de trabalho é única, elaboramos esse teste para ser personalizado precisamente de acordo com os valores de sua empresa e com as necessidades do cargo, a fim de que se obtenham os melhores resultados.

Como funciona? Você define uma lista de valores e comportamentos, de acordo com a importância deles para a cultura de sua empresa e para o cargo. Em seguida, os candidatos recebem uma pesquisa em branco para que possam selecionar os valores e comportamentos mais importantes para eles. Esses são apenas alguns dos testes que podem ser utilizados juntamente com nosso teste do Microsoft Outlook para oferecer uma visão completa das habilidades dos candidatos.

Teste do Microsoft Outlook: os próximos passos para uma contratação mais rápida e justa com a TestGorilla

Esperamos que nosso artigo sobre habilidades com e-mails e o teste do Microsoft Outlook tenha sido útil para você. O teste de habilidades do Outlook e a criação de uma avaliação com a TestGorilla criarão uma base sólida para que você encontre os melhores talentos antes de passar para a fase de entrevistas.

Se estiver pensando em usar um teste do Microsoft Outlook como parte de uma avaliação para um assistente virtual, por que não confere nossa postagem no blog sobre os benefícios de contratar um assistente virtual?

Se estiver procurando inspiração ou informações sobretestes de pré-contratação,contratação remota,recursos humanose muito mais, por que não conferenosso blogpara obter ainda mais artigos e guias úteis.

Como alternativa, se tiver interesse em experimentar a TestGorilla, por que não se inscreve em nossaconta gratuita para sempree começa a criar uma avaliação?