KPIs de recrutamento: 13 dos KPIs mais importantes para medir o sucesso

Diferentes cargos exigem diferentes habilidades. Mas uma habilidade faz toda a diferença, independentemente do cargo que você ocupa: a vontade de melhorar a si mesmo.

A autoatualização exige que você analise suas ações, identifique seus pontos fortes e fracos e crie uma estratégia para tirar o máximo proveito de ambos.

Mas como fazer isso no local de trabalho? Como medir o sucesso no recrutamento?

Os gerentes de contratação e as pessoas que desempenham uma função de recrutamento precisam quantificar e avaliar seu processo de trabalho tanto quanto qualquer outra pessoa. É nesse ponto que os indicadores-chave de desempenho (KPIs) entram em cena.

Os KPIs são um conjunto de medidas quantificáveis usadas para indicar o progresso em direção a um resultado pretendido. Eles permitem que você acompanhe a atividade de uma pessoa, de um departamento ou até mesmo de toda uma empresa. Quanto mais próximos os indicadores estiverem dos valores planejados, melhor.

O uso de um conjunto de KPIs o ajudará a identificar com mais precisão os obstáculos entre sua empresa e seus objetivos, bem como a lidar com eles de forma eficiente. É fundamental que todo empresário compreenda os benefícios do uso dos sistemas de KPIs.

O que são KPIs no recrutamento?

Os KPIs de recrutamento são métricas específicas criadas para calcular e avaliar a eficiência do processo de contratação e daqueles que estão em uma função de contratação. Eles representam os objetivos de sua empresa e fornecem os dados que o ajudam a entender a situação atual, o que precisa ser melhorado e quais etapas devem ser seguidas para atingir suas metas.

Os KPIs geralmente são apresentados como porcentagens, proporções ou números isolados para facilitar a interpretação. Eles fornecem informações valiosas sobre as principais atividades de recrutamento, como rotatividade de funcionários e satisfação dos candidatos.

Cada função de contratação pode ser medida com mais precisão com determinados KPIs. Por exemplo, os gerentes de contratação podem usar indicadores de tempo até a contratação para avaliar o desempenho deles na função, enquanto os recrutadores podem se beneficiar mais se avaliarem a qualidade das contratações.

A combinação dos resultados da avaliação de todas as áreas do processo de recrutamento e seleção lhe dará uma visão mais clara do que pode ser melhorado e de que forma. Os KPIs não são apenas números, mas indicadores que fornecem insights vitais sobre os pontos fortes e fracos de sua estratégia de contratação.

Por exemplo, os KPIs podem mostrar as fontes de onde vêm consistentemente candidatos de alta qualidade, para que você possa criar estratégias e priorizar suas contratações.

KPIs versus métricas

KPIs e métricas são frequentemente usados indistintamente. No entanto, são bem diferentes. Embora ambos sejam medidas quantificáveis, eles têm finalidades diferentes.

Todos os KPIs também são métricas, mas nem todas as métricas são KPIs. Isso deixa tudo mais claro? Não? Então, vamos detalhar melhor.

O que diferencia os KPIs é que eles estão sempre vinculados a um objetivo específico. Enquanto as métricas medem um determinado processo ou ação, os KPIs mostram o progresso de sua empresa no cumprimento de uma meta específica. É por isso que eles podem ser usados para a tomada de decisões estratégicas.

Aqui está um exemplo: sua meta de recrutamento é aumentar o nível de novas contratações de alta qualidade em 30% até o final do ano. Ver o número de candidatos para uma nova vaga não lhe dará informações relevantes sobre como melhorar seu processo de contratação e atingir seu objetivo. É uma métrica de recrutamento, mas não é um KPI.

No entanto, o número de candidatos qualificados que passam na seleção inicial pode lhe fornecer dados úteis. Adicione o KPI de eficiência da fonte de contratação e você já terá o suficiente para usar como uma base sólida para sua estratégia de melhoria.

Outra grande diferença entre os KPIs e as métricas é o nível de perspectiva. Os KPIs representam objetivos comerciais conectados a vários departamentos. As métricas são indicadores de nível inferior, e sua perspectiva se concentra em uma área de negócios específica.

Por que os KPIs de recrutamento são importantes?

Os KPIs são ferramentas indispensáveis para o acompanhamento do desempenho, projetados para tornar o processo de recrutamento o mais valioso possível para sua empresa. Definir objetivos de contratação é apenas a primeira etapa — você precisa avaliar o que funciona e o que não funciona, e foi para isso que os KPIs foram criados.

Os dados são essenciais para encontrar talentos. O LinkedIn, gigante das redes sociais para negócios, relata que as equipes de aquisição de talentos com análises maduras têm duas vezes mais probabilidade de melhorar seus esforços de contratação e três vezes mais probabilidade de reduzir os custos. Uma abordagem orientada por dados pode ajudá-lo a identificar suas falhas e preconceitos e a desenvolver um processo seletivo que não seja afetado por eles.

Mas o aprimoramento orientado por dados não consiste apenas em coletar o maior número possível de métricas. Trata-se também de mapear os esforços de sua equipe para atingir objetivos específicos e criar as métricas certas para avaliar e resolver problemas. Isso são os KPIs e a razão pela qual são importantes.

Há outras razões pelas quais os KPIs de recrutamento são úteis:

• Eles são digitais, o que possibilita a coleta e o processamento de grandes quantidades de dados

• Eles refletem as conquistas de forma clara

• Eles fornecem uma visão das experiências dos candidatos

• Eles podem ser usados para definir parâmetros realistas

Os 13 principais KPIs de recrutamento mais importantes

Compilamos uma lista dos 13 principais KPIs de recrutamento, e cada um deles será explorado a seguir. Esses KPIs podem ser divididos em quatro áreas do processo seletivo: candidatura, contratação, custo e rejeição.

KPIs de candidatura

Os indicadores de candidatura medem o que acontece durante os estágios iniciais do processo seletivo. A fase de candidatura geralmente é vista como passiva porque os empregadores normalmente esperam que os candidatos respondam às ofertas de emprego. No entanto, há muito que você pode fazer durante esse estágio para garantir que atraia e, por fim, contrate o candidato certo.

1. Eficiência da fonte de contratação

Para garantir que esteja investindo nas melhores fontes de talentos e minimizando os custos de contratação, você precisa monitorar o KPI de eficiência da fonte de contratação. Isso é especialmente útil se você tiver uma grande empresa que contrata muitas pessoas ou com regularidade.

Para avaliar suas fontes de recrutamento, são necessárias algumas etapas simples:

1. Crie uma nova planilha

2. Na primeira coluna, insira os nomes e os cargos de um número estatisticamente significativo das últimas pessoas que você contratou

3. Na segunda coluna, insira o tipo de fonte de cada candidato (classificados de empregos, site de carreiras, indicação de funcionários, redes sociais, anúncios patrocinados etc.).

4. Na terceira coluna, insira o nome da plataforma específica para obter insights mais específicos

Depois de ter os dados organizados, é hora de procurar alguns padrões. De onde vem a maioria dos funcionários? E de onde vêm os melhores funcionários?

Quando tiver confirmado quaisquer tendências na eficiência da fonte de contratação, você poderá concentrar seus esforços nessas plataformas. Você também pode usar os dados para analisar por que algumas das fontes ineficientes não estão funcionando conforme o planejado.

Você está estabelecendo a marca de sua empresa com mais facilidade nas redes sociais do que em anúncios de emprego? O que você pode fazer para mudar isso?

2. Tempo até a contratação

O tempo até a contratação (não confunda com o tempo até o preenchimento, que é um KPI diferente) está intimamente ligado à experiência do cliente e mede o processo de candidatura do ponto de vista do candidato. Ele se refere ao tempo médio entre o recebimento de uma candidatura e a aceitação da oferta de emprego.

Quanto tempo você leva para selecionar, entrevistar e contratar um candidato? Que inconvenientes você enfrentou nas ocasiões em que levou mais tempo do que a média?

Uma pesquisa do LinkedIn de 2021 mostra que alguns setores levam até 49 dias para contratar um novo funcionário. Passar muito tempo preenchendo vagas pode custar uma fortuna para sua empresa. Isso também pode reduzir a qualidade de seus candidatos, pois os melhores talentos podem desistir de um processo tão longo.

Procure maneiras de reduzir o tempo até a contratação de sua empresa. Por exemplo, seu processo seletivo está demorando muito? Isso é especialmente verdadeiro quando há um grande fluxo de candidatos e é difícil filtrá-los simplesmente analisando seus currículos.

O uso de avaliações de habilidades, em vez da seleção de currículos, o ajudará a avaliar os candidatos com objetividade e rapidez antes de convidá-los para uma entrevista, reduzindo significativamente o tempo até a contratação. Confira a biblioteca de testes da TestGorilla para começar a criar as melhores avaliações para os cargos que você está contratando.

3. Taxa de propostas incompletas

Pense em sua experiência quando estava se candidatando a diferentes empregos. Talvez você tenha começado a preencher uma proposta e decidido parar no meio do processo. Você estava ocupado ou distraído? Ou talvez tenha decidido que não era bom o suficiente para o emprego e que não havia motivo para terminar a proposta.

Os candidatos abandonam as propostas por vários motivos. O KPI de taxa de propostas incompletas pode mostrar se o número de candidatos que desistem no meio do processo é alarmantemente.

A partir daí, você pode analisar qual poderia ser a causa do problema. Entre os problemas frequentes das empresas com uma alta taxa de propostas incompletas estão formulários de candidatura muito complicados ou confusos. Você já se certificou de que está fornecendo instruções claras aos candidatos?

Lembre-se de que uma alta taxa de propostas incompletas não significa necessariamente que você tenha um problema sério a resolver: se você tiver muitos candidatos qualificados por vaga, não será um dano muito grande se um determinado número deles desistir de se candidatar no meio do caminho.

A fórmula para calcular a taxa de propostas incompletas é muito simples: divida o número de propostas de candidatos enviadas pelo número total de propostas iniciadas.

KPIs de contratação

Agora que já analisamos os KPIs mais importantes para o processo de candidatura, vamos passar para a contratação. Essa fase do recrutamento é mais complexa, e é por isso que há mais KPIs nos quais você deve ficar de olho.

4. Taxa de aceitação da oferta

A taxa de aceitação de ofertas calcula quantos candidatos aceitam as ofertas que sua empresa está fazendo. Esse KPI geralmente é representado como uma porcentagem.

De acordo com o 2017 Talent Acquisition Benchmarking Report da SHRM, três em cada quatro empresas têm uma taxa de aceitação de ofertas de pelo menos 86%. Se sua taxa de aceitação de ofertas estiver abaixo de 80%, é fundamental reavaliar seu processo de contratação.

Uma boa taxa de aceitação de ofertas mostra que sua empresa:

• Publica descrições de empregos precisas

• Faz uma seleção eficaz dos candidatos

• Faz ofertas competitivas e está no mesmo nível dos padrões do setor

• Tem uma marca forte da empresa

Em nosso artigo sobre esse assunto, você pode obter mais informações sobre como calcular e melhorar sua taxa de aceitação de ofertas.

5. Candidatos qualificados por vaga

Quanto mais candidaturas você receber para uma vaga de emprego, maiores serão as chances de fazer a contratação certa. Porém, quando os candidatos não são qualificados para uma vaga, receber mais candidaturas significa que mais do seu tempo e esforço serão desperdiçados. É por isso que um número alto nem sempre é o objetivo almejado. Qualidade em vez de quantidade, certo?

Funcionários de alta qualidade equivalem a um processo de contratação de alta qualidade. Se muitos de seus candidatos não estiverem à altura dos padrões de sua empresa, é hora de se perguntar o que não está claro sobre a vaga.

Será que os anúncios de emprego que você está criando não incluem descrições precisas das responsabilidades e uma lista das qualificações exigidas? Será que você está buscando candidatos no lugar certo para seu grupo-alvo? Será que suas expectativas para o cargo são realistas?

Responder a essas perguntas o ajudará a contratar profissionais mais qualificados com maior rapidez. Você pode combinar esse KPI com o indicador de eficiência da fonte de contratação, a fim de criar uma estratégia melhor para otimizar seu processo seletivo.

6. Entrevistas por contratação

Esse KPI mostra quantas entrevistas você precisa realizar antes de fazer uma nova contratação. Grande parte do processo seletivo é gasto entrevistando candidatos para determinar se a experiência, o conjunto de habilidades, as qualificações e a personalidade deles são compatíveis com os requisitos da empresa para o cargo. E a realização de entrevistas é dispendiosa…

Em 2022, a proporção média de entrevistas por contratação foi de 47,5%. Isso significa que, de cada 100 candidatos entrevistados, você não fará uma oferta a cerca de 52.

Para reduzir os custos e o tempo consumidos pela fase de seleção do processo de contratação, você pode:

• Experimentar entrevistas por vídeo. A contratação remota vem sendo uma tendência de recrutamento há algum tempo e veio para ficar. Você ainda pode utilizar uma abordagem mais personalizada com cada candidato, além de economizar tempo e custos para sua empresa.

• Use avaliações de habilidades. Os testes de pré-contratação são fáceis de administrar e oferecem insights imparciais sobre as habilidades de cada candidato. Incorporá-los a seu processo seletivo economizará o tempo de analisar currículos e realizar entrevistas que poderiam ter sido evitadas no estágio inicial de seleção.

7. Satisfação quanto à experiência do candidato

A satisfação quanto à experiência do candidato mede como seus candidatos se sentem durante o processo seletivo. Quanto maior for a satisfação relatada, maior será a probabilidade de profissionais altamente qualificados prosseguirem até o final do processo.

E esse não é o único benefício da alta satisfação quanto à experiência do candidato. Os candidatos satisfeitos têm maior probabilidade de recomendar a empresa a outras pessoas, mesmo que não consigam o emprego. Em outras palavras, uma boa experiência do candidato afeta diretamente a reputação de sua empresa.

Para obter os dados necessários para esse KPI, você pode enviar uma pesquisa a seus candidatos após o término do processo seletivo, pedindo-lhes que classifiquem sua experiência de 1 a 10. Você pode calcular a média e monitorar seu desenvolvimento ao longo do tempo.

Se a satisfação quanto à experiência do candidato for sempre baixa, você precisa considerar se algo pode estar dando falsas expectativas sobre o cargo aos candidatos e fazer ajustes nas descrições de emprego.

8. Impacto adverso

O impacto adverso mede se há algum preconceito contra determinados grupos demográficos em sua empresa. A regra dos quatro quintos afirma que, se a taxa de seleção de um determinado grupo for inferior a 80% da taxa do grupo com a seleção mais alta, existe parcialidade no processo.

Dados mostram que equipes diversificadas são mais inteligentes e mais produtivas. Portanto, não deixe de medir seu impacto adverso para descobrir se é necessário tornar seu processo seletivo mais inclusivo.

9. Tempo até o preenchimento

O tempo até o preenchimento refere-se ao tempo que você leva para preencher uma vaga. O ponto de partida é o momento em que você decide que sua empresa precisa contratar um novo funcionário. Talvez tenha ocorrido uma demissão, ou uma equipe esteja sobrecarregada de trabalho.

Em seguida, passamos à coleta de dados para determinar os requisitos dos candidatos adequados, à elaboração de descrições do emprego e à publicação de anúncios, ao processo de candidatura e, finalmente, à contratação.

Monitorar o controle do tempo até o preenchimento permite identificar qualquer sinal de problema no processo seletivo e tomar medidas para controlar sua duração e qualidade.

KPIs de custo

É hora de falar sobre dinheiro. As duas características mais importantes de um processo seletivo eficiente são:

• Atingir o objetivo (encontrar o número necessário de contratações de qualidade)

• Ficar dentro do orçamento (despesas imprevistas podem afetar outros departamentos e a condição geral da empresa)

Alguns dos KPIs essenciais a serem monitorados são aqueles relacionados à medição de seus custos.

10. Custo por contratação

Esse indicador mostra o custo médio para o preenchimento de uma vaga de emprego. Recrutar, treinar e integrar um novo funcionário é sempre um investimento para sua empresa. Então, quanto você está investindo? É um bom investimento?

O cálculo desse KPI envolve considerar os custos de recrutamento, como:

• Anúncios de emprego

• Tarifas por indicação

• Pagamento pelo tempo que a equipe de contratação gastou no processo

• Taxas administrativas relacionadas ao treinamento e à integração

Quando você tiver o custo final do processo de contratação, divida-o pelo número de cargos preenchidos. Esse é seu custo médio por contratação.

Você também pode monitorar o custo de contratação de um profissional altamente experiente ou qualificado para ver se a qualidade está diretamente relacionada ao investimento que você faz. Sua empresa precisa monitorar essas despesas para que possa estimar o orçamento e mantê-lo dentro da norma.

11. Custo da vaga

Uma empresa com falta de pessoal terá prejuízo porque as tarefas não poderão ser realizadas. Se um cargo permanecer vago, isso terá um preço para sua empresa.

É um KPI complexo porque é difícil determinar com precisão o impacto negativo que isso terá sobre a produtividade, a motivação e o engajamento de sua equipe. É ainda mais difícil atribuir um valor monetário a esse prejuízo.

O cálculo do custo da vaga motiva a equipe de contratação a desenvolver uma estratégia de recrutamento eficiente e mostra às pessoas em cargos de liderança a importância de uma equipe de contratação eficaz.

KPIs de rejeição

12. Taxa de rotatividade no primeiro ano

Esse é um dos KPIs mais importantes a serem monitorados. A rotatividade de funcionários tem um efeito duradouro no sucesso de sua empresa e o custo de uma má contratação é alto.

Para que sua empresa não tenha despesas desnecessárias e para otimizar seu processo de contratação, meça esse KPI dividindo o número total de funcionários que saem no primeiro ano pelo número total de funcionários que saem desde o início do período de medição (que deve ser superior a um ano).

13. Taxa de rejeição

A eliminação de um candidato após a análise de sua proposta significa que ele entra na taxa de rejeição de sua empresa. Normalmente, isso ocorre porque ele não atende aos requisitos mínimos para o cargo.

Se a taxa de rejeição for alta, você não está chegando até os candidatos certos, e talvez seja necessário reavaliar seus anúncios e publicações de empregos. Você está usando as fontes certas de talentos? Como você está direcionando seu grupo desejado?

Como melhorar seus KPIs

Já estabelecemos a importância de monitorar seus KPIs. Melhorá-los significa que você está aprimorando seu processo seletivo. Mas como fazer isso?

Temos algumas dicas para aprimorar seus KPIs.

Automatize seus KPIs

A tecnologia é sua aliada — a automação de processos ajuda a monitorá-los de forma consistente e sem esforço excessivo. Criar um painel de KPIs com gráficos interativos o ajudará a fornecer dados visuais facilmente acessíveis para qualquer pessoa em uma função de contratação.

A automação do cálculo permitirá que você avalie seu processo seletivo a qualquer momento e identifique possíveis problemas logo no início.

Use avaliações de habilidades

As avaliações de habilidades o ajudarão a contratar com maior rapidez, de forma imparcial e com base nas habilidades de seus candidatos que possam ser compravadas. Você pode usá-las para eliminar candidatos não qualificados, reduzindo o tempo e o custo gastos no processo seletivo. Você pode experimentar os testes de pré-contratação agora mesmo para ver tudo isso por si mesmo.

Envolva toda a equipe

Não é algo que você possa fazer sozinho, sabe? O envolvimento da equipe pode ajudá-lo a resolver problemas mais rapidamente. O envolvimento de mais profissionais aumentará as chances de encontrar uma nova solução ou de melhorar as que você já tem. O brainstorming e a execução de tarefas se tornam muito mais fáceis.

Os KPIs de recrutamento fornecem uma visão valiosa de seu processo seletivo

É essencial medir o desempenho de sua contratação. Isso lhe mostrará o que precisa ser melhorado e quais medidas você deve tomar para fazer essas melhorias. Os KPIs ajudam a entender seus pontos fortes e fracos e a otimizar seu processo seletivo.

E, se você combinar isso com o uso de uma plataforma robusta de testes de pré-contratação, como a TestGorilla, terá muito mais chances de tomar as decisões corretas de contratação.

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