Simplifique a seleção de candidatos em 7 etapas (com scorecard e exemplos)

Esse cenário lhe parece familiar?

Depois de publicar seu anúncio de emprego na semana passada, você já tem mais de 500 candidaturas em sua caixa de entrada. Essa é um ótimo resultado, mas isso também significa que você tem muito trabalho a fazer. Sua próxima etapa é selecionar os melhores candidatos para uma entrevista.

Agora, por onde exatamente você começa o processo de pré-seleção de candidatos? E como você pode ter certeza de que está tomando decisões de contratação justas e imparciais?

Este guia ajudará a tornar seu processo de criar uma lista de pré-seleção o mais objetivo e livre de preconceitos possível.

Vamos dar uma olhada mais de perto em como você pode simplificar o processo de pré-seleção para encontrar os candidatos certos, além de um exemplo de um scorecard de critérios de pré-seleção que você pode usar.

O que é a pré-seleção no recrutamento?

A pré-seleção de candidatos no processo de recrutamento envolve a elaboração de uma lista de candidatos pré-selecionados que você deseja convidar para a próxima etapa do processo de contratação (na maioria dos casos, trata-se de alguma forma de entrevista).

Uma lista de pré-seleção geralmente se baseia em critérios específicos que você definiu antes de compartilhar o anúncio da vaga. Em seguida, com base no grau de atendimento de cada candidato a esses critérios, você determinará quem se qualifica para passar para a próxima etapa do processo de recrutamento.

A pré-seleção de candidatos torna mais gerenciável o que pode ser um processo desgastante, eliminando logo de cara os candidatos não qualificados. Em vez de se debruçar sobre centenas de candidaturas para chegar aos poucos selecionados que podem ser adequados, você pode se concentrar nos melhores talentos disponíveis desde o início.

Como selecionar candidatos como um profissional: Um guia de 7 etapas

Há uma maneira certa e uma errada de selecionar candidatos. A maneira errada levará a contratações erradas e, possivelmente, a processos judiciais (que discutiremos em mais detalhes abaixo). A maneira certa tornará seu processo de contratação mais eficiente e lhe ajudará a encontrar a melhor pessoa para o cargo.

Veja como é um bom processo de seleção de candidatos.

Etapa 1: Defina e desenvolva seus critérios de seleção.

Sua primeira etapa é definir um conjunto de critérios que englobe as qualificações e características essenciais e desejáveis para o cargo.

Há alguns motivos pelos quais é importante determinar antecipadamente os critérios que você está procurando. Primeiro, você deve incluí-los na descrição do cargo. Isso permite que os candidatos os destaquem em seus currículos, o que facilitará o seu trabalho.

Em segundo lugar, ao desenvolver os critérios com antecedência, você pode garantir que não perderá de vista o que estava procurando inicialmente na função quando começar a analisar os candidatos disponíveis. Às vezes, você se sentirá encantado por um candidato e supervalorizará as qualificações que ele tem, mesmo que elas não superem as qualificações que ele não tem. Ou, se estiver lutando para encontrar o candidato certo, poderá se convencer a aceitar alguém que não será capaz de desempenhar as funções do cargo.

Por fim, ter seus critérios de seleção antes de publicar a vaga reduzirá a probabilidade de viés ou discriminação em seu processo de contratação. Ao usar critérios que se correlacionam com o desempenho no trabalho e com as necessidades da vaga específica que você está procurando preencher, será menos provável que você seja acusado de discriminar um indivíduo qualificado com base em fatores proibidos por lei. Se a sua organização for alvo de uma ação judicial, você poderá apontar o processo que implementou para se proteger contra a discriminação na contratação.

Alguns fatores a serem considerados ao definir seus critérios são:

• Nível de escolaridade

• Habilidades e conhecimentos

• Experiência de trabalho

Um último aspecto a ser lembrado: é importante não definir critérios tão rígidos que dissuadam candidatos de qualidade de se candidatarem e nem tão abertos que atraiam um grande número de candidatos qualificados. É preciso encontrar o equilíbrio certo.

E seja realista quanto às suas expectativas. Seria bom ter alguém que fosse nota dez em todas as métricas, mas, dependendo da remuneração, do local e de outros fatores, isso pode não ser possível.

Por exemplo, se você for pagar um salário compatível com o que os funcionários iniciantes recebem, é improvável que consiga persuadir alguém com experiência de nível sênior a aceitar a oferta que você pode fazer. Se você ignorar essa consideração, provavelmente descobrirá que rejeitou muitos bons candidatos que teriam ficado entusiasmados em assumir o cargo. Então, quando o candidato unicórnio que você selecionou acabar rejeitando a oferta, você estará no fundo do poço.

Entendendo a diferença entre critérios essenciais e desejáveis

Ao decidir o que procura em um candidato ideal, você normalmente terá dois tipos de características, habilidades ou experiência: critérios essenciais e desejáveis. Eles também são chamados de "exigidos" e "preferidos", mas, seja qual for o nome, é importante saber onde cada um dos seus critérios de pré-seleção se encaixa.

Critérios essenciais

Essas são habilidades obrigatórias para que o candidato seja qualificado para a função. Um exemplo de critério essencial é se o candidato tem ou não permissão legal para trabalhar no país. Ou, se estiver contratando um administrador do Salesforce, pode ser necessária uma certificação do Salesforce.

Critérios desejáveis

Esses são requisitos secundários ou "bons de se ter" que podem dar a um candidato uma vantagem sobre outros candidatos. Se você tiver uma grande quantidade de candidatos qualificados e estiver procurando uma maneira de restringir a lista de candidatos que seguirão em frente, essas qualificações podem ajudar.

Por exemplo, você pode ter muitos candidatos excelentes certificados em Salesforce, mas alguns deles também são certificados em Marketo. Se a certificação do Marketo for um dos seus critérios preferidos, isso poderá ajudar você a decidir quais candidatos convidar para a próxima rodada do processo de contratação.

É importante observar que os critérios desejáveis podem, às vezes, tornar-se critérios essenciais de fato. Por exemplo, se um recrutador listou um mínimo de cinco anos de experiência em um determinado cargo como um dos critérios desejáveis, e a maioria dos candidatos acabou atendendo a essa qualificação, o recrutador pode decidir que isso agora é essencial. Isso significa que todos os outros candidatos que não tiverem pelo menos cinco anos de experiência serão excluídos.

Exemplos de critérios de pré-seleção

Aqui estão dois exemplos de critérios de pré-seleção que incluem características essenciais e desejáveis.

Exemplo de critérios de pré-seleção para supervisor de depósito

Critérios essenciais

1. Experiência anterior em gerenciamento de depósito (mínimo de 3 anos)

2. Conhecimento de gerenciamento de inventário

3. Consciência de segurança e compliance

4. Liderança e gestão de equipe

5. Habilidades de resolução de problemas e tomada de decisão

Critérios desejáveis

1. Experiência em treinamento e avaliações de desempenho

2. Familiaridade com software específico de gerenciamento de estoque

3. Certificações em gerenciamento ou segurança em depósitos

Exemplo de critérios de pré-seleção para um UX designer

Critérios essenciais

1. Forte portfólio de UX design

2. Proficiência em ferramentas de UX design

3. Pesquisa e análise de usuários

4. Habilidades de colaboração e comunicação

5. Experiência em testes de usabilidade

6. Experiência com design sprints

Critérios desejáveis

1. Experiência em planejamento e realização de testes de usabilidade

2. Familiaridade com princípios de acessibilidade e design inclusivo

3. Capacidade comprovada de trabalhar com equipes multifuncionais.

Etapa 2: Desenvolva um scorecard de candidatos.

Um scorecard da lista de candidatos pode ajudar a avaliar os candidatos de forma objetiva e consistente. O scorecard deve se basear nos critérios de sua lista restrita, e cada candidato recebe uma pontuação para cada critério. Os candidatos com as pontuações mais altas são então pré-selecionados para as entrevistas.

Aqui estão alguns dos benefícios do uso de um scorecard de pré-seleção de candidatos:

• Objetividade: O scorecard ajuda a garantir que os candidatos sejam avaliados de forma objetiva e consistente. Isso reduz o risco de parcialidade e discriminação no processo de seleção.

• Transparência: O scorecard pode ser usado para comunicar os critérios de pré-seleção aos candidatos e fornecer feedback aos candidatos que não foram pré-selecionados. Isso ajuda a tornar o processo de pré-seleção mais transparente e justo.

• Eficiência: O scorecard pode simplificar o processo de pré-seleção, facilitando a comparação entre os candidatos e a identificação dos candidatos que melhor atendem aos critérios do cargo.

Para criar um scorecard de pré-seleção de candidatos, você deve primeiro identificar os critérios essenciais e desejáveis para o cargo. Em seguida, você pode atribuir um peso a cada critério para refletir sua importância. Por exemplo, você pode atribuir aos critérios essenciais um peso de 3 e aos critérios desejáveis um peso de 2.

Depois de atribuir pesos aos critérios, você pode criar um scorecard que liste os critérios e os pesos correspondentes. Dê uma olhada no exemplo abaixo.

Em seguida, você pode pontuar cada candidato para cada critério. Por exemplo, você pode dar a um candidato uma pontuação de 3 para formação se ele tiver o diploma e a experiência exigidos, uma pontuação de 2 para experiência se ele tiver alguma experiência na área relevante e uma pontuação de 1 para habilidades se ele tiver algumas das habilidades exigidas.

Depois de pontuar cada candidato para cada critério, você pode calcular o total multiplicando cada pontuação pelo peso correspondente e somando os resultados. Os candidatos que obtiveram pontuação alta em seu processo de triagem são então pré-selecionados para as entrevistas.

O exemplo abaixo é um modelo de scorecard para uma posição de UX designer.

Dica profissional: Se seus critérios forem baseados principalmente em habilidades, algumas plataformas de avaliação de habilidades on-line dispensarão a necessidade de um scorecard. Por exemplo, na TestGorilla, cada candidato é automaticamente pontuado na plataforma, de modo que tudo o que você precisa fazer é classificá-los com base nos resultados dos testes.

Etapa 3: Decida o número de candidatos que você incluirá em sua lista de pré-seleção.

Uma lista de pré-seleção deve ser curta. Quando se trata de quantos candidatos você deve incluir ou do número máximo de candidatos a serem incluídos na lista, a maioria dos gerentes de recrutamento tem um número predeterminado. Por exemplo, se eles precisam contratar um candidato, na maioria dos casos, apenas quatro ou cinco candidatos chegarão à fase de entrevista.

No caso de recrutamento de alto volume, em que são necessárias mais pessoas, você pode pré-selecionar qualquer candidato que atenda aos critérios essenciais.

Uma boa regra geral é pré-selecionar no máximo 10 a 12 candidatos para uma entrevista.

Etapa 4: Analise as candidaturas e faça a triagem dos candidatos qualificados usando o seu scorecard.

A próxima etapa é examinar os currículos de todos os candidatos para identificar os candidatos que atendem aos critérios essenciais para a função. Você pode usar um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) para automatizar esse processo ou pode fazê-lo manualmente.

Ao fazer a triagem dos currículos, procure candidatos com a formação, a experiência e as habilidades necessárias. Você também deve procurar candidatos que tenham um histórico sólido de sucesso e que sejam uma boa adição cultural à sua organização.

Faça uma triagem dos candidatos qualificados em vez de simplesmente excluir os inadequados.

Fazer a triagem de candidatos qualificadossignifica procurar motivos pelos quais um candidato pode ser uma boa opção para o cargo, em vez de procurar motivos para excluí-lo. Essa é uma abordagem mais positiva e inclusiva para o processo seletivo e pode ajudar a identificar uma gama maior de candidatos qualificados.

Aqui estão algumas dicas para a triagem de candidatos:

• Concentre-se nos critérios essenciais. Certifique-se de que você definiu claramente os critérios essenciais para a vaga e concentre-se na seleção de candidatos que atendam a esses critérios.

• Esteja aberto a diferentes tipos de experiência e qualificações. Não se limite a candidatos que tenham exatamente a mesma experiência e qualificações que o candidato ideal. Esteja aberto a considerar candidatos com diferentes formações e habilidades, pois eles podem trazer uma nova perspectiva para o cargo.

• Procure potencial. Ao fazer a triagem dos candidatos, considere o potencial deles para crescer e se desenvolver no cargo. Não se concentre apenas em suas habilidades e experiência atuais.

Por outro lado, excluir os candidatos inadequados significa procurar os motivos pelos quais um candidato pode não ser adequado para o cargo. Essa pode ser uma etapa necessária no processo de triagem, mas é importante estar atento ao potencial de viés e discriminação.

Nota rápida sobre o recrutamento às cegas

O recrutamento às cegas é um processo de triagem de currículos sem nenhuma informação que identifique o candidato, como nome, gênero e etnia. Isso pode ajudar a reduzir o viés no processo de pré-seleção.

Para implementar o recrutamento às cegas, você pode remover todas as informações de identificação dos currículos antes de iniciar a triagem. Você também pode usar um ATS que ofereça suporte à triagem cega.

Etapa 5: Use avaliações de habilidades para medir habilidades específicas

Se precisar avaliar habilidades específicas para o cargo, você pode usar avaliações de habilidades on-line durante o processo de pré-seleção.

Os testes de avaliação de habilidades oferecem um método formal, científico e padronizado para avaliar as habilidades dos candidatos a emprego, de modo que você possa definir, medir e avaliar objetivamente as habilidades e qualificações dos candidatos e, em seguida, classificá-los com base em suas pontuações.

A TestGorilla tem mais de 300 testes de habilidades e personalidade de fácil aplicação para candidatos para uma triagem rápida e precisa antes da contratação.

Etapa 6: Analise a lista de pré-seleção e faça as seleções

Após concluir o processo de pré-seleção, você deve analisar a lista de pré-seleção e fazer as seleções para as entrevistas.

Também é importante considerar a diversidade da lista de pré-seleção. Certifique-se de selecionar candidatos de diversas origens e com diversas habilidades e experiências.

Etapa 7: Informe os candidatos que não entraram na lista.

Depois de selecionar os candidatos, é importante informar aos outros candidatos que se inscreveram que eles não foram selecionados para a entrevista. Isso é uma cortesia para os candidatos e mostra que você respeita o tempo e o esforço deles.

Você pode informar aos candidatos que eles não foram selecionados por e-mail ou por telefone. Se estiver enviando um e-mail aos candidatos, não se esqueça de personalizá-lo e agradecer o interesse deles na vaga. Você também pode fornecer algum feedback, como as habilidades e a experiência que você estava procurando em um candidato.

Aqui está um exemplo de um e-mail curto que você pode usar para informar aos candidatos que não foram selecionados:

Prezado(a) [Nome da pessoa],

Agradecemos seu interesse na vaga de UX Designer na [Nome da empresa]. Agradecemos por dedicar seu tempo para se candidatar à função e enviar seu currículo e portfólio.

Após uma análise cuidadosa, decidimos seguir em frente com outros candidatos cujas habilidades e experiência se alinham melhor com os requisitos do cargo.

Desejamos-lhe boa sorte em sua busca de emprego.

Atenciosamente,

[Seu nome]

Quais são as implicações legais da pré-seleção de candidatos

A pré-seleção de candidatos no processo de recrutamento tem implicações legais das quais as organizações devem estar cientes para evitar possíveis problemas legais. Essas implicações podem variar de acordo com o país e a região, mas algumas considerações legais comuns incluem:

Discriminação

É ilegal discriminar qualquer candidato com base em suas características protegidas, como raça, gênero, idade, deficiência e orientação sexual. Isso significa que os gerentes de contratação e recrutadores não podem excluir candidatos do processo de pré-seleção devido às suas características protegidas.

Equidade

O processo de pré-seleção deve ser justo e transparente. Os gerentes de recrutamento e os recrutadores devem aplicar os mesmos critérios a todos os candidatos e não devem tomar decisões com base em viés ou preconceito pessoal.

Proteção de dados

Os gerentes de recrutamento e os recrutadores devem cumprir todas as leis e regulamentos de proteção de dados relevantes ao coletar e processar dados de candidatos. Isso inclui obter o consentimento dos candidatos para coletar e usar seus dados e garantir que seus dados sejam armazenados e processados de forma segura.

Recomendação de leitura: Um guia do GDPR para empregadores

Aqui estão algumas dicas para evitar armadilhas legais ao selecionar candidatos:

• Desenvolva critérios de seleção claros e objetivos que sejam relevantes para o cargo.

• Aplique os critérios de seleção de forma consistente a todos os candidatos.

• Não exclua candidatos do processo de pré-pré-seleção com base em suas características protegidas.

• Seja transparente sobre o processo de pré-seleção e forneça feedback aos candidatos que não forem pré-selecionados.

• Obtenha o consentimento dos candidatos para coletar e usar seus dados e garanta que os dados sejam armazenados e processados com segurança.

Se não tiver certeza sobre qualquer aspecto legal do processo de pré-seleção, é sempre melhor procurar aconselhamento profissional.

Simplifique o processo de pré-seleção com testes de habilidades e faça melhores contratações

Um processo de pré-seleção eficaz também melhorará o desempenho geral da contratação. Depois de otimizar sua abordagem de pré-seleção, você perceberá que está fazendo melhores contratações mais rapidamente, sem falar que está poupando muitas dores de cabeça!

Graças às ferramentas de avaliação de habilidades on-line, como a TestGorilla, você pode identificar rapidamente os candidatos mais qualificados para a entrevista em questão de minutos, de modo que possa concluir o processo de contratação antes que seu principal candidato aceite uma oferta de um concorrente.

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