Aprimore seu processo de integração com uma lista de verificação de integração

Você sabia que apenas 29% dos departamentos de RH oferecem suporte de familiarização com a cultura da empresa a seus funcionários após o processo de recrutamento? A maioria dos profissionais de recursos humanos sabe que seu trabalho não termina depois que o candidato aceita o emprego. Entretanto, implementar um processo de integração eficaz pode ser difícil. Uma ferramenta que facilita as coisas é uma lista de verificação de integração.

Fonte da imagem: HCI e Kronos

O que é integração e como ela pode ser um desafio para a equipe de recrutamento?

Depois que o candidato passou por várias entrevistas e testes de habilidades e foi escolhido para o cargo, agora é hora de recebê-lo em sua equipe. A integração é uma parte vital para ajudar os funcionários a se acostumarem ao novo ambiente de trabalho e a mergulharem na cultura de sua empresa. Além de se adaptarem ao trabalho em si, os novos funcionários se familiarizarão com os colegas de trabalho e começarão a se sentir mais à vontade em sua nova função.

Fonte da imagem: HCI e Kronos

É claro que integração é mais do que apenas deixar seus funcionários à vontade. Ela aumenta a taxa de retenção, o desempenho, a satisfação da gerência, o engajamento dos funcionários e a produtividade de sua equipe.

Mas o processo de integração nem sempre é simples. Há vários desafios que a equipe de recrutamento enfrenta ao integrar novos funcionários, como garantir que o processo de integração seja adequado ao cargo e concluir o processo com rapidez.

Uma lista de verificação de integração é uma ótima maneira de garantir que seu processo de integração seja efetivo e eficiente.

O que é uma lista de verificação de integração?

Uma lista de verificação de integração é um documento que descreve as principais etapas a seguir para integrar novos funcionários. A lista de verificação de integração de cada empresa varia e é provável que você precise de listas de verificação específicas para alguns cargos.

Vantagens das listas de verificação de integração

O benefício mais óbvio de uma lista de verificação de integração é que ela simplificará o processo. Essa eficiência terá um impacto positivo sobre os funcionários que passam pelo processo de integração em sua empresa. Pesquisas mostram que 91% dos novos funcionários que passam por um processo de integração eficiente sentem um alto nível de conexão no trabalho.

Mas esse não é o único benefício do uso de listas de verificação de integração.

Incentivar a comunicação aberta

Uma lista de verificação de integração oferece uma série de oportunidades para o funcionário fazer perguntas. Isso incentiva a comunicação aberta, o que é essencial para o novo funcionário, permitindo que ele esclareça dúvidas sobre sua nova função. Isso também demonstra sua disposição a ajudar o novo funcionário desde o início.

Aumente a familiarização cultural

Uma lista de verificação ajudará você a lembrar-se de programar todas as apresentações importantes a serem feitas para ajudar o novo funcionário a se sentir confortável com a equipe. Isso pode impulsionar e promover a cultura de sua empresa, pois os funcionários atuais podem atuar como embaixadores de sua empresa e endossar as conquistas dela.

Reduzir os custos relacionados à rotatividade

As listas de verificação de integração ajudam a reduzir os custos relacionados à rotatividade de funcionários de duas maneiras. Primeiro, um processo de integração eficaz, apoiado por uma lista de verificação de integração, ajuda a evitar que seus funcionários se afastem. De acordo com a BambooHR, 59% dos novos funcionários sentiram que não estavam imersos na cultura da empresa devido a uma integração insatisfatória.

A integração eficaz dos funcionários, reforçada por uma lista de verificação, também garante que seus candidatos tenham clareza sobre o cargo para o qual foram contratados. Isso é evidenciado por dados que mostram que a integração eficaz aumenta em 14 vezes a probabilidade de os funcionários terem uma forte clareza de função.

Reduzir o estresse

O uso de uma lista de verificação de integração simplifica o processo de integração e ajuda a reduzir o estresse do ponto de vista da equipe de RH e dos novos funcionários.

Com uma lista de verificação, você poderá ajudar o novo contratado a se adaptar com tranquilidade e a descobrir o que se espera dele à medida que se desenvolve no cargo. Essa abordagem organizada e um maior nível de clareza reduzem o estresse e estimulam a produtividade.

E você não precisará se preocupar se esqueceu ou não de alguma coisa, pois tudo está bem ali em sua lista.

Minimizar os erros

As listas de verificação de integração reduzem a chance de você esquecer qualquer atividade crucial de integração. Isso também torna o processo menos estressante para os novos funcionários, pois eles podem ter certeza de que estão recebendo as informações corretas, sem sentir que estão sendo sobrecarregados.

Evitar perder tempo

O processo de integração deve ser concluído de forma oportuna, mas sem que o novo funcionário sinta que está sendo pressionado a aprender rapidamente as informações vitais. Uma lista de verificação de integração pode ajudá-lo a evitar a perda de tempo e a certificar-se de que está dando a devida atenção a cada parte do processo. Ela também evita a repetição de informações, pois você pode seguir a lista de verificação para ver quais fatos ou estágios de integração já foram abordados.

Estabeleça a marca de sua empresa

Você pode descrever e comunicar mais facilmente a marca de sua empresa aos novos funcionários com uma lista de verificação de integração. Assim como na promoção da cultura empresarial, isso pode ser feito por meio da programação de apresentações aos colegas de trabalho do novo contratado, com a ajuda de uma lista de verificação. Os funcionários atuais compartilharão detalhes com o novo contratado sobre a marca da empresa, ajudando-o a aprender mais sobre o negócio.

Manter a consistência

Além de ajudar você a incluir todas as informações relevantes durante o processo de integração, as listas de verificação garantirão que a experiência de integração seja consistente para cada novo funcionário. Ao seguir o mesmo plano de integração para novos funcionários, você pode garantir que cada funcionário tenha uma ótima experiência quando começar a trabalhar.

Manter-se flexível

Embora você inclua etapas semelhantes para cada novo funcionário e seu processo de integração deva ser o mais consistente possível, talvez seja necessário ajustar sua lista de verificação para alguns cargos. Ao incluir diferentes etapas em sua lista de verificação de integração, você pode personalizar seu processo de integração para os novos funcionários, de modo que reflita o cargo deles. Isso ajuda o novo contratado a se adaptar à nova empresa de forma mais efetiva.

Quais são os fatores fundamentais a serem incluídos em uma lista de verificação de integração?

A integração vai além de simplesmente marcar os itens já cumpridos. Você pode pensar, por exemplo, que quando chegar ao final da lista de verificação, o novo funcionário estará totalmente ambientado e seu trabalho estará concluído. Embora sua lista de verificação possa ajudar muito a realizar um processo de integração eficiente, há outros fatores importantes a serem considerados e incluídos na lista. Alguns desses fatores são:

• Uma lista de informações sobre as funções dos colegas de trabalho de seu novo funcionário. Você pode consultá-la ao fazer as principais apresentações aos membros de sua equipe

• Uma lista de equipamentos e recursos do espaço de trabalho para ajudar o novo funcionário a se acostumar com o ambiente no qual trabalhará

• A lista de verificação deve lembrá-lo de todos os formulários e documentos que o novo funcionário precisa preencher e

• Ela também deve conter detalhes sobre as principais políticas e sobre a cultura da empresa.

Por que priorizar a cultura da empresa em uma lista de verificação de integração é essencial

Há vários motivos para se priorizar e destacar a cultura de sua empresa em sua lista de verificação de integração. Como 86% dos novos contratados decidem se ficarão ou deixarão suas novas empresas nos primeiros seis meses, é importante lhes dar uma boa ideia sobre a cultura da empresa o mais cedo possível.

Sua lista de verificação também deve priorizar a cultura da empresa porque:

• Ela lhe oferece a oportunidade de estabelecer as normas e políticas da empresa

• Ela dá a seu funcionário uma visão mais clara de como ele se encaixará em sua empresa e

• Ela pode ser um fator motivacional, pois o funcionário saberá o que se espera dele

Conforme já foi mencionado, é possível apresentar a cultura da empresa aos funcionários por meio dos membros atuais da equipe. Você também pode conseguir isso estimulando os novos funcionários, respondendo às perguntas deles e endossando as conquistas positivas de sua empresa.

Exemplo de lista de verificação de integração

Se você é novo no mundo da integração e está com dificuldades para criar uma lista de verificação de integração, dê uma olhada neste modelo de lista de verificação de 12 etapas, que pode ajudá-lo a elaborar sua própria lista:

Principais etapas a serem seguidas durante o processo de integração

1. Faça com que o novo contratado preencha a documentação relevante, como os documentos essenciais de contratação.

2. Envie ao novo funcionário uma carta de oferta com detalhes sobre o cargo, o horário de trabalho, a data de início, a remuneração, os benefícios oferecidos pela empresa e a data limite para que o candidato responda à oferta de emprego.

3. Faça com que o novo funcionário preencha os formulários de emprego necessários, que podem incluir um formulário W-4 ou um documento com detalhes de um contrato de plano de saúde.

4. Colete os dados pessoais do novo contratado, inclusive os dados da conta bancária e as informações de contato.

5. Envie ao novo funcionário um e-mail de boas-vindas e aos funcionários atuais um e-mail anunciando a nova contratação.

6. Envie um e-mail de lembrete ao gerente do novo funcionário, informando-o de que deve organizar as tarefas relevantes para o novo funcionário.

7. Forneça ao departamento de contabilidade e à equipe de TI os detalhes da nova contratação. Eles, então, adicionarão o novo funcionário à folha de pagamento da empresa e às contas de TI, respectivamente.

8. Forneça ao novo funcionário os detalhes da integração em um manual do funcionário.

9. Dê ao novo funcionário uma visão geral da empresa, incluindo detalhes sobre a estrutura de departamentos.

10. Prepare uma agenda para a primeira semana do novo funcionário.

11. Designe um mentor ao novo funcionário para ajudá-lo com as tarefas durante os primeiros meses.

12. Estabeleça oportunidades de desenvolvimento de carreira e treinamento para o novo funcionário.

Ajude seus novos contratados a começar a trabalhar com listas de verificação de integração

A integração pode ser um desafio em potencial para a equipe de RH. No entanto, pode ser a base de um relacionamento bem-sucedido com seus novos funcionários. É fundamental usar uma lista de verificação de integração se você quiser que seus novos contratados prosperem. Não se esqueça de fazer com que seus funcionários atuais endossem os valores de sua empresa.

Com a ajuda de uma lista de verificação de integração, seu novo funcionário logo estará imerso em sua empresa, começará a se sentir em casa e a atingir metas e objetivos essenciais.