Mais de 35 perguntas de entrevistas com assistentes virtuais

As funções do assistente virtual se tornaram mais comuns na última década devido aos avanços tecnológicos, como sistemas baseados em nuvem, softwares de videoconferência e o aumento do trabalho remoto. Se estiver contratando um assistente virtual para sua equipe, você se beneficiará de um método de recrutamento exemplar e orientado por dados para avaliar minuciosamente seu grupo de candidatos e avaliar suas habilidades.

Testar as habilidades com testes de Habilidade Cognitiva pode ajudá-lo a avaliar seus candidatos, para que você possa concentrar a fase de entrevistas nos candidatos com melhor desempenho. Mas como escolher o conjunto certo de perguntas de entrevistas que ajudará você a saber mais sobre os candidatos e selecionar melhor o novo contratado?

Compilamos uma lista abrangente de perguntas de entrevistas para ajudá-lo a encontrar o melhor assistente virtual para sua empresa, realizando conversas sobre as experiências, preferências e métodos de trabalho dos candidatos. Também categorizamos as perguntas, para que você possa escolher algumas de cada seção e, por fim, ter tudo que precisa.

Dez perguntas relacionadas à experiência e às habilidades de um assistente virtual para iniciar a entrevista

Faça ao candidato estas perguntas relacionadas à experiência e às habilidades de um assistente virtual para analisar seu histórico de trabalho, sua experiência e seus conhecimentos.

1. O que inicialmente o atraiu para trabalhar como assistente virtual?

2. Quais são as habilidades mais importantes para um assistente virtual?

3. Você tem experiência com redes sociais?

4. Quais habilidades essenciais de um assistente virtual você precisa aprimorar?

5. Você pode falar um pouco mais sobre você fora do trabalho?

6. Como você se tornou um assistente virtual?

7. Como você mantém suas habilidades atualizadas?

8. Que qualificações você possui?

9. Quais são suas ferramentas favoritas para usar como assistente virtual?

10. Quais são suas áreas de especialização?

Cinco perguntas relacionadas à experiência e às habilidades de um assistente virtual com exemplos de respostas

Agora vamos nos aprofundar nos detalhes dos exemplos de respostas que você pode esperar dos candidatos ao responderem a cinco das perguntas relacionadas à experiência e às habilidades listadas acima.

Fique atento às respostas ideais ou às informações adicionais que podem ajudá-lo a entender melhor seus candidatos.

1. Como você se tornou um assistente virtual?

Em resposta a essa pergunta, seus candidatos podem explicar que, antes, trabalhavam como assistentes pessoais e que passaram a exercer uma função virtual quando o trabalho remoto se tornou mais comum. O fato de que mais de 2.242 assistentes virtuais nos EUA colaboram com equipes em formatos de trabalho híbridos ou remotos reflete esse aumento do trabalho remoto para assistentes virtuais.

As respostas a essa pergunta podem variar, mas os candidatos também podem citar:

• Estágios relevantes

• Formações universitárias

• Cursos e treinamentos independentes

Além dessas qualificações, você deve avaliar as habilidades interpessoais dos candidatos, por exemplo, com nossos testes de habilidades de Comunicação e de Resolução de Problemas. Como alternativa, você pode usar nossos testes de Personalidade e Cultura para determinar quais características podem ter ajudado seus candidatos a assistente virtual a serem bem-sucedidos.

2. Como você mantém suas habilidades atualizadas?

Como a maioria das funções, os assistentes virtuais se beneficiam do aperfeiçoamento contínuo de suas habilidades. O aprimoramento das habilidades os ajuda a se adaptar às melhorias organizacionais, como os avanços na tecnologia de nuvem ou as ferramentas mais recentes, como o novo software de gestão de relacionamento com o cliente.

Uma resposta ideal pode mencionar treinamentos adicionais relacionados a essas habilidades e como o candidato se mantém atualizado quanto às notícias relevantes.

Por exemplo, os assistentes virtuais talvez precisem se inscrever em blogs sobre tecnologia de nuvem ou gestão de projetos para otimizar as habilidades técnicas, como migração de dados e gestão de bancos de dados básicos.

Se você quiser verificar os métodos dos candidatos para manter suas habilidades atualizadas, faça perguntas de acompanhamento sobre os fatos mais recentes que eles aprenderam sobre o setor de assistentes virtuais. Você também pode aplicar testes de Habilidades Cognitivas para avaliar seus conhecimentos.

3. Que qualificações você possui?

Em resposta a essa pergunta, seus candidatos podem mencionar treinamentos que correspondam à função que exercem, como, por exemplo

• Um diploma universitário

• Diplomas relevantes

• Treinamentos adicionais de assistente virtual

Certificados relevantes podem provar que os candidatos têm conhecimentos específicos relacionados ao setor. Por exemplo, é possível que um assistente virtual tenha aperfeiçoado suas estratégias de gestão de projetos e pessoas com estudos universitários.

A chave para essa pergunta é descobrir se essas qualificações ajudaram os candidatos a obter resultados tangíveis em suas funções. É possível que os candidatos expliquem que simplificaram a comunicação com a gestão de pessoas ou que aumentaram a produtividade em X% ao delegar com eficiência, graças a seus estudos e conhecimentos.

No entanto, as qualificações de seus candidatos podem não ser imprescindíveis, pois nem todos os assistentes virtuais têm diploma universitário. Se a experiência deles for sua prioridade como gerente de recrutamento, considere perguntar se a experiência dos candidatos corresponde ao cargo em aberto.

4. Quais são suas ferramentas favoritas para usar como assistente virtual?

É de se esperar que seus candidatos citem várias ferramentas ao responder a essa pergunta. Alguns podem dizer que organizam reuniões usando aplicativos de calendário específicos, como o Calendly, que simplifica os processos, ajudando-os a economizar tempo e a evitar erros humanos, em comparação com calendários manuais.

Outros candidatos podem usar ferramentas de comunicação como o Slack para atualizar suas equipes com mensagens, ferramentas de gestão de projetos como o Asana para agilizar os fluxos de trabalho e ferramentas de videoconferência como o Zoom e o Teams para se conectar.

Essas últimas ferramentas são vitais para preencher a lacuna do trabalho remoto. Um estudo global da EmailToolTester descobriu que, em 2021, o Zoom e o Teams tinham uma participação de mercado de 55% e 15%, respectivamente, nos mercados dos EUA e do Reino Unido.

Essas ferramentas ajudam os assistentes virtuais a:

• Compartilhar atualizações com sua equipe

• Realizar reuniões individuais

• Compartilhar documentos por meio de compartilhamento de tela

• Colaborar com outras equipes da empresa que estejam em outros países

Considere a experiência de seus candidatos com essas ferramentas, fazendo perguntas de acompanhamento sobre os resultados que os candidatos obtiveram com elas.

5. Quais são suas áreas de especialização?

Nem todas as áreas de especialização dos assistentes virtuais, como conhecimentos técnicos de softwares em nuvem ou ferramentas de gestão de projetos, serão as mesmas. A melhor maneira de avaliar as respostas a essa pergunta é determinar se os pontos fortes dos candidatos correspondem aos "itens obrigatórios" da descrição do cargo.

Entre as áreas de especialização que seus candidatos podem citar estão:

• Administração geral

• Contabilidade

• Gestão de redes sociais

• Gestão de reuniões

Alguns candidatos podem optar por falar sobre suas habilidades interpessoais, como comunicação, gestão do tempo, resolução de problemas e atenção aos detalhes, que os ajudam a se relacionar virtualmente com os stakeholders, lidar com problemas de fluxo de trabalho e evitar erros.

Perguntar sobre as áreas de especialização do candidato pode ajudá-lo a determinar se ele é adequado ao cargo que você deseja preencher.

Dez perguntas obrigatórias e adicionais para entrevistas com assistentes virtuais para ajudá-lo a escolher a pessoa certa

Talvez você esteja entrevistando muitos candidatos em potencial e precise de perguntas que o ajudem a separar suas habilidades, conhecimentos, experiência e muito mais. A seguir estão dez perguntas adicionais para entrevistas com assistentes virtuais para ajudá-lo a conseguir isso.

1. Qual é seu período de aviso prévio?

2. Por que você quer ser um assistente virtual?

3. Por que você quer trabalhar para essa empresa?

4. Qual é seu ambiente de trabalho ideal?

5. Qual é sua faixa salarial preferida para esse cargo?

6. Como seus colegas de trabalho o descreveriam?

7. Como seu gerente o descreveria?

8. Qual é seu ponto forte como assistente virtual?

9. Qual é seu ponto fraco como assistente virtual?

10. Onde você se vê daqui a dez anos?

Cinco perguntas obrigatórias e adicionais para entrevistas com assistentes virtuais com exemplos de respostas

Algumas perguntas são essenciais, independentemente do cargo. A seguir estão cinco perguntas que você não deve deixar de fazer, com exemplos de respostas.

1. Como seus colegas de trabalho o descreveriam?

Os candidatos que responderem a essa pergunta podem mencionar características específicas que seus colegas de trabalho perceberam ao trabalhar com eles, incluindo seriedade, atenção aos detalhes e empatia.

Essas características são essenciais para a produtividade dos assistentes virtuais, principalmente a seriedade, que, segundo pesquisas, fortalece os efeitos positivos sobre o engajamento no trabalho e a aprendizagem proativa.

É possível que outros candidatos falem sobre os valores que seus colegas de trabalho perceberam neles, como transparência, responsabilidade e adaptabilidade, o que garante que eles possam:

• Gerar confiança em seu empregador

• Aumentar sua produtividade e qualidade do trabalho

• Ajustar-se a novos processos de fluxo de trabalho

Você também pode verificar se a resposta do candidato é verdadeira, realizando uma verificação de referências ou processos de teste de habilidades antes da entrevista e verificando se as respostas correspondem aos resultados. Use nosso teste DISC para avaliar os traços de personalidade de seus candidatos e nossos testes específicos para cada cargo para avaliar habilidades específicas, o que ajudará você a encontrar a combinação perfeita.

2. Por que você quer ser um assistente virtual?

Perguntar aos entrevistados por que eles querem ser assistentes virtuais gerará muitas respostas diferentes. Algumas respostas podem mencionar:

• Uma paixão pelo setor em que estão trabalhando

• O amor pela flexibilidade que a função oferece

• Oportunidades de trabalho remoto

• Suas características combinam com a função

• Eles possuem as habilidades adequadas para ser um assistente virtual

Por exemplo, se forem assistentes virtuais no setor de marketing, alguns de seus candidatos podem estar entusiasmados com o aprimoramento do relacionamento empresa-cliente, ajudando a equipe a produzir artigos de marketing de qualidade. Eles podem fortalecer a retenção de clientes criando uma comunicação perfeita dentro da empresa e apoiando a equipe virtualmente.

No entanto, é essencial considerar se o entusiasmo deles está relacionado ao resultado, pois isso mostrará que eles podem se manter produtivos. Se seus candidatos puderem citar resultados específicos, como um aumento no tráfego do site do cliente, eles podem ser a opção ideal para sua empresa.

3. Por que você quer trabalhar para essa empresa?

Seus candidatos podem querer trabalhar em sua empresa se você oferecer algo que outras empresas não oferecem, como formatos de trabalho híbridos, um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional, horários de trabalho flexíveis ou treinamentos.

Essas vantagens são importantes porque reduzem o estresse e incentivam a produtividade. Informações da Statista de 2008 a 2022, analisando os participantes no Reino Unido, descobriram que o número de funcionários que relataram incidências de estresse relacionado ao trabalho aumentou em 91 mil.

Muitos profissionais deixam seus cargos anteriores em busca de ambientes menos estressantes, portanto, é essencial procurar respostas que descrevam os diferenciais que combinam com sua empresa. Esse alinhamento pode garantir que, após a seleção do candidato, seu novo contratado permaneça na empresa porque reconhece os benefícios de trabalhar para você.

4. Qual é seu ambiente de trabalho ideal?

O foco dessa pergunta é saber se o local de trabalho ideal dos candidatos corresponde a sua oferta, como um ambiente de ritmo acelerado, remoto ou de startup. A resposta deles provavelmente se concentrará na cultura organizacional e no expediente.

Em uma pesquisa global, mais de 50% dos entrevistados afirmaram que opções de trabalho flexíveis ou remotas eram ideais em um ambiente de trabalho. Portanto, se você sabe que seu candidato prefere o trabalho remoto, o ideal é que você possa oferecer isso a ele.

Estudos também mostram que um ambiente de trabalho positivo melhora o desempenho dos funcionários, portanto, para garantir a retenção dos novos contratados, certifique-se de que a definição deles de um ambiente positivo corresponda à sua.

5. Qual é sua faixa salarial preferida para esse cargo?

Os candidatos e os gerentes de recrutamento devem ser transparentes quanto ao salário durante o processo de entrevista. Quando todas as partes estão abertas em relação à remuneração, isso propociona uma compreensão clara do que cada uma está buscando.

Os candidatos com expectativas irreais ou preferências salariais que não correspondam à experiência que possuem podem não valer a pena. No entanto, é preciso considerar as habilidades e a experiência que eles oferecem e avaliar se vale a pena aumentar a faixa salarial, se possível.

12 perguntas finais da entrevista com assistentes virtuais sobre a vida profissional

Perguntas sobre a vida profissional e como os candidatos administram a deles podem gerar respostas ricas em informações. A seguir estão alguns tópicos excelentes para discutir, de horário de trabalho a estilos de comunicação.

1. Qual é seu horário de trabalho preferido?

2. Quantas horas por semana você consegue trabalhar?

3. Você poderia explicar seu processo de priorização do trabalho?

4. Qual é seu método de comunicação preferido?

5. O que você faria se recebesse uma tarefa com a qual não estivesse familiarizado?

6. Você poderia me contar sobre uma ocasião na qual discordou de alguém e como resolveu o problema?

7. Você já discordou de seu supervisor?

8. Você poderia dar um exemplo de suas habilidades em gestão do tempo?

9. Poderia explicar seu processo para trabalhar com membros difíceis na equipe?

10. Poderia explicar como você atende proativamente às necessidades da empresa?

11. Você tem alguma pergunta para mim?

12. Fale sobre uma ocasião em que você teve de trabalhar com pessoas com diferentes estilos de comunicação.

Cinco perguntas finais de entrevistas com assistentes virtuais sobre a vida profissional e exemplos de respostas

Aqui estão algumas perguntas finais de entrevistas com assistentes virtuais e exemplos de respostas, que você pode comparar com as respostas dos entrevistados.

1. Fale sobre uma ocasião na qual você teve de trabalhar com pessoas com diferentes estilos de comunicação.

Os candidatos que responderem a essa pergunta da entrevista provavelmente citarão alguns métodos de comunicação que usam para se relacionar com os membros da equipe, como estilos assertivos ou comunicação intuitiva. Usar esses métodos em diferentes contextos é essencial, pois os candidatos podem precisar adaptar seu estilo para se comunicar de forma eficaz.

Como alternativa, eles também podem discutir as ferramentas que usam para trabalhar com outras pessoas, como a ferramenta de anexo de e-mail do Trello ou o Slack, que podem agilizar a comunicação.

Uma comunicação ruim pode levar a um prejuízo médio de US$ 62,4 milhões, portanto, seu próximo assistente virtual precisa praticar uma comunicação clara e concisa para evitar prejuízos financeiros. As respostas devem se concentrar na capacidade do candidato de se adaptar a diferentes estilos de comunicação, dependendo da situação.

Uma verificação de referências ajudará você a saber se seus candidatos têm habilidades avançadas de comunicação. Ao combinar nosso teste de habilidades de Comunicação com esse processo, esse método vencedor fornecerá os dados qualitativos e quantitativos necessários para avaliar os candidatos e encontrar os talentos mais competentes para sua empresa.

2. Você poderia dar um exemplo de suas habilidades de gestão do tempo?

A eficácia na gestão do tempo, incluindo priorização, planejamento, reflexão e execução oportuna de tarefas, é essencial para os assistentes virtuais porque pode melhorar o relacionamento da empresa com seus clientes graças a resultados consistentes e confiáveis. Os profissionais que desempenham essa função precisam dar vários exemplos de suas habilidades de gestão do tempo, que podem incluir:

• Gestão de e-mails e calendário

• Pesquisa e coleta de informações

• Atendimento de chamadas telefônicas e recebimento de mensagens

• Inserção de dados e manutenção de banco de dados

• Criação e edição de documentos

• Reservas e organização de viagens

• Delegação de projetos para suas equipes

Por exemplo, é possível que eles falem sobre uma situação na qual delegaram tarefas a uma equipe de atendimento ao cliente, o que os ajudou a melhorar a experiência do cliente devido às respostas oportunas da equipe.

Ou podem mencionar que simplificaram os processos de fluxo de trabalho em uma agência de marketing digital usando ferramentas de gestão de projetos, o que ajudou na gestão do tempo em toda a empresa.

Integre um teste de habilidades de Gestão de Projetos ou de Gestão do tempo em seu processo seletivo para avaliar a capacidade de gestão do tempo dos candidatos.

3. Você poderia explicar seu processo para trabalhar com membros difíceis na equipe?

As respostas a essa pergunta devem se concentrar no profissionalismo e na busca de colaboração com esse membro da equipe, de modo que funcione para todas as partes. Entre outros métodos que os assistentes virtuais podem usar para trabalhar com membros difíceis na equipe estão:

• Comunicação. Manter linhas abertas de comunicação, ouvir ativamente e fornecer feedback claro, quando necessário

• Resolução de conflitos. Resolver conflitos rapidamente, ajudar a incentivar o diálogo e encontrar métodos para resolver problemas

• Construção de relacionamentos. Demonstrar empatia, entender pontos de vista e encontrar pontos em comum

• Expectativas claras. Definir claramente funções, responsabilidades e metas

Por exemplo, se seu assistente virtual tiver experiência em resolução de conflitos, ele poderá diminuir a tensão, incentivar a comunicação e motivar os membros da equipe.

Para avaliar as habilidades de resolução de conflitos de seus candidatos, use nosso teste de habilidades de Resolução de Problemas e peça exemplos específicos de situações nas quais eles resolveram tensões em suas empresas.

4. Você poderia explicar como atende proativamente às necessidades da empresa?

Os candidatos que responderem a essa pergunta devem mencionar a capacidade de avaliar necessidades comerciais menores sem chamar outros membros da empresa. O candidato precisa saber mostrar como consegue identificar necessidades mais significativas, como questões financeiras ou atualizações de sistemas, que a equipe em geral pode discutir.

Trabalhar de forma autônoma é uma habilidade valiosa para um assistente virtual, e os candidatos que demonstrarem ser capazes de fazer isso podem ser adequados para esse cargo.

5. Você tem alguma pergunta para mim?

Permitir que os candidatos façam perguntas é essencial para aprimorar a experiência do candidato e garantir que nenhuma das partes perca alguma informação.

Entre as perguntas comuns que os candidatos farão quando tiverem essa oportunidade estão

• Quando posso esperar saber se fui aprovado?

• Há mais alguma coisa sobre a função que eu precise saber?

• Quais são as vantagens e os benefícios que a função oferece?

Com essa pergunta, você também tem a chance de vender a reputação de sua empresa, apresentando os valores positivos, a ética no trabalho e as vantagens que a empresa oferece. Para atingir esse objetivo, você deve se preparar cuidadosamente e fornecer respostas precisas às perguntas.

Quando você deve usar essas perguntas de entrevistas com assistentes virtuais?

O momento ideal para usar essas perguntas de entrevistas com assistentes virtuais é depois de convidar os candidatos a realizar testes de habilidades.

Por exemplo, você pode avaliar os candidatos a assistente virtual quanto a suas habilidades de gestão e administração de banco de dados e testar suas habilidades com e-mails com nossos testes de habilidades do Outlook e do Gmail. Depois disso, usar as perguntas de entrevistas com assistentes virtuais deste artigo pode ajudá-lo a encontrar o candidato perfeito.

O uso desse método reduz as métricas de tempo do recrutamento e diminui a seleção de currículos. Ele também garante que você selecione os candidatos de forma objetiva, o que pode ajudar na diversidade e inclusão de sua equipe.

Encontre o assistente virtual ideal para você com a ajuda da TestGorilla

A TestGorilla tem o compromisso de ajudar as empresas em seu processo seletivo, com avaliações concisas que avaliam minuciosamente as habilidades de um candidato.

Você pode escolher entre vários tópicos para avaliar com sucesso os conhecimentos e a experiência do candidato. Em seguida, você pode analisar cada resultado para determinar quais candidatos são adequados para uma entrevista.

Aproveite nossa demonstração gratuita de 30 minutos para descobrir as metodologias orientadas por dados que, segundo a ciência, ajudam as empresas a encontrar os candidatos mais qualificados. Combine isso com nossas perguntas de entrevistas com assistentes virtuais e contrate um especialista com as características e os valores necessários para melhorar os resultados e a reputação de sua empresa.