20 perguntas para entrevistas com funcionários administrativos

Os funcionários administrativos têm um papel fundamental no mundo dos escritórios, portanto, é essencial contratar a pessoa certa para seu local de trabalho. As empresas dependem de funcionários administrativos para realizar várias operações cotidianas, do gerenciamento de bancos de dados ao arquivamento de informações confidenciais.

Fazer as perguntas certas e aplicar aos candidatos testes de habilidades relevantes, como um teste de habilidades do Microsoft Excel, pode ajudá-lo a decidir entre dois candidatos em seu pool de candidatos.

O que você pode perguntar ao entrevistar candidatos para esse cargo? Aqui estão 20 perguntas com exemplos de respostas, que podem ajudá-lo a conhecê-los melhor.

1. Por que você quer ser um funcionário administrativo?

\Fazer essa pergunta ao candidato pode ajudá-lo a entender as ambições e motivações de carreira dele em um nível mais profundo.

Por exemplo, é possível que os candidatos digam que gostam de usar suas habilidades organizacionais para fazer uma mudança positiva em uma empresa, como organizar eventos para a equipe ou encontrar maneiras de concluir tarefas rotineiras com mais eficiência.

Alguns candidatos também podem descrever seus objetivos profissionais futuros, como tornar-se um gerente comercial, e explicar como o cargo administrativo pode ajudá-los a adquirir habilidades valiosas, como conhecimentos de informática e gerenciamento de tarefas, necessárias para avançar em suas carreiras.

As respostas dos candidatos podem ser muito diferentes, mas as melhores devem mostrar seu entusiasmo pela administração, organização e planejamento.

2. O que você considera mais desafiador nos empregos nessa área?

O que um candidato considera desafiador em um cargo pode ser tão revelador quanto o que ele gosta. Fazer essa pergunta pode revelar mais sobre as áreas em que ele é mais fraco.

Aqui estão alguns exemplos de respostas que os candidatos podem dar:

• Cumprir prazos

• Trabalhar em uma equipe grande

• Usar um software complexo de processamento de dados

O mais importante a ser observado na resposta do candidato é como ele planeja usar suas habilidades de resolução de problemas para superar esses desafios. Os candidatos que oferecem soluções para seus desafios são os que estão mais interessados em progredir continuamente.

3. Por que você seria a melhor opção para esse cargo administrativo?

Como gerente de contratação, você deve procurar candidatos a cargos administrativos que forneçam respostas que descrevam sua experiência e habilidades, incluindo as seguintes:

• Comunicação

• Gestão do tempo

• Habilidades de resolução de problemas

• Habilidades técnicas

Habilidades como essas ajudam os funcionários administrativos a se manterem produtivos e a trabalharem em equipe enquanto operam softwares, organizam eventos e processam dados.

É possível também que os candidatos falem sobre sua experiência profissional relevante e dêem exemplos de quando usaram habilidades administrativas desejáveis, como gestão do tempo e organização.

Eles podem mencionar ocasiões nas quais realizaram um projeto com prazo apertado, melhoraram seus métodos de processamento de dados para evitar erros de registro ou programaram um evento com muitos participantes em um curto espaço de tempo.

4. Que tecnologias o ajudaram em seus empregos anteriores como funcionário administrativo?

De planilhas a calendários, muitos sites, aplicativos e dispositivos ajudam os funcionários administrativos a cumprir suas responsabilidades. Veja a seguir algumas maneiras como essas tecnologias beneficiam os funcionário administrativo:

• Economia de tempo

• Redução de erros humanos

• Aumento da qualidade do trabalho

Os candidatos devem dar exemplos não apenas das tecnologias que utilizam, mas também de como as utilizam para realizar bem seu trabalho. Por exemplo, um candidato ideal poderia explicar como essas ferramentas melhoram suas atividades cotidianas e seu impacto na empresa como um todo, como economia de custos, maior eficiência e menos erros.

5. Como você se certifica de que seu trabalho não contém erros?

Os funcionários administrativos realizam muitas tarefas, como escrever e-mails ou registrar anotações de reuniões, que exigem uma redação sem erros.

Os entrevistados têm de saber explicar como garantem que seu trabalho atenda a um alto padrão de qualidade. As respostas a essa pergunta podem se concentrar na revisão e nas ferramentas que os candidatos usam para realizar essa tarefa, como o Grammarly.

Os melhores candidatos também explicarão como a atenção é vital para seu processo de controle de qualidade. Para testar essa habilidade, por que não usar o teste de habilidades de Atenção aos Detalhes da TestGorilla para garantir que você se concentre nos candidatos mais detalhistas?

6. Que tipo de ambiente de trabalho você prefere?

As melhores respostas indicarão que as preferências do entrevistado se alinham com o ambiente de trabalho de sua empresa, portanto, é fundamental fazer essa pergunta.

Por exemplo, se o candidato falar sobre seu histórico de trabalho em pequenos escritórios com poucas pessoas ou em ambientes remotos, ele pode não estar acostumado a colaborar com muitos outros funcionários em grandes escritórios com várias equipes.

Se esse for o caso, você pode continuar perguntando como o candidato pretende adaptar seu estilo de comunicação para se adequar a seu ambiente de trabalho.

Um candidato ideal pode explicar que é produtivo e comunicativo em diversos ambientes de trabalho e que gosta da oportunidade de socializar com seus colegas. Esses candidatos podem ter atributos de personalidade que combinem com os valores e a cultura de sua empresa.

7. Você tem experiência com trabalho remoto?

O trabalho em casa aumentou significativamente desde a pandemia, e muitas empresas adotaram uma estrutura de trabalho remota ou híbrida.

Se o cargo em aberto for parcial ou totalmente remoto, é útil investigar se o candidato tem alguma experiência de trabalho remoto para avaliar se ele é produtivo e comunicativo sem supervisão direta.

Essa é uma ótima pergunta para adicionar a sua lista se sua empresa oferecer opções de trabalho flexíveis, inclusive oportunidades de trabalho remoto. Os candidatos podem responder falando sobre as ferramentas que usaram em seus empregos anteriores para melhorar a comunicação e a produtividade, como

• plataformas de colaboração virtual

• Softwares de conferências

• Mensagens instantâneas

• Reuniões regulares com supervisores

8. Você prefere trabalhar em formato remoto ou presencial?

Uma pesquisa realizada em 2022, examinando os principais motivos para procurar um novo emprego nos EUA, constatou que mais de 20% dos entrevistados mudaram de emprego para buscar um trabalho flexível. Essa é uma tendência crescente em muitos setores e algo em que os candidatos provavelmente estarão interessados.

Fazer perguntas sobre trabalho remoto pode lhe dar uma compreensão mais clara se o candidato está interessado em formas mais flexíveis de trabalho. A resposta também pode revelar se o candidato tem atributos positivos, como automotivação e capacidade de comunicação.

Por exemplo, se ele disser que gosta de trabalhar de casa, isso pode ser um sinal de que ele é um profissional independente e produtivo em ambientes não presenciais. Por outro lado, se ele disser que prefere trabalhar em um ambiente de escritório, poderá ter uma influência social positiva na dinâmica de sua equipe.

9. O que seu chefe anterior diria sobre você?

Fazer essa pergunta pode fornecer informações sobre as características particulares e a ética de trabalho do candidato para ajudá-lo a decidir se ele é a opção certa para o cargo de funcionário administrativo. É possível que os candidatos expliquem que seu chefe mencionaria:

• Suas melhores habilidades

• Como eles melhoraram os processos comerciais

• Como eles trabalham de forma independente

• Seu impacto na dinâmica da equipe

Como gerente de contratação, você pode verificar a resposta do candidato usando uma referência do empregador anterior para avaliar se o candidato omitiu algo em sua resposta.

10. Você está acostumado a trabalhar com colegas de outros departamentos?

Trabalhar como funcionário administrativo requer trabalhar em equipe, incluindo comunicação interdepartamental ao realizar tarefas como agendamento de reuniões entre departamentos ou processamento de dados.

Procure respostas que descrevam como os candidatos trabalharam com diferentes departamentos e as ferramentas de comunicação que utilizaram. Os melhores candidatos explicarão como aprimoraram suas habilidades de comunicação verbal e escrita.

Não se esqueça de usar um teste de habilidades de Comunicação orientado por dados para avaliar as habilidades de comunicação do candidato.

11. Você pode me contar sobre alguma experiência de trabalho com clientes?

As responsabilidades do cargo de funcionário administrativo diferem de empresa para empresa — alguns funcionários administrativos podem precisar ter contato com clientes, enquanto outros não. Portanto, se o cargo para o qual você está contratando envolve algum trabalho voltado para o cliente, essa pode ser uma ótima pergunta a ser feita aos candidatos.

Os candidatos precisam descrever como se comunicam com os clientes profissionalmente e como representam a empresa de modo a deixar uma impressão positiva duradoura. Por exemplo, eles poderiam falar sobre os seguintes pontos:

• Seu estilo de comunicação por e-mail

• Outras comunicações por escrito

• Sua maneira de falar ao telefone

Os melhores candidatos também poderão dar exemplos de regras de etiqueta que utilizaram ao se comunicar com os clientes e explicar como isso afetou seu relacionamento com a empresa.

12. Você poderia dar um exemplo de uma ocasião na qual se esforçou ao máximo por seu empregador?

Essa pergunta é fundamental porque pode revelar situações nas quais os candidatos foram mais produtivos, ajudá-lo a entender seus processos de trabalho e mostrar se a ética de trabalho deles atende aos requisitos do cargo.

É possível que os candidatos falem sobre partes de seu antigo emprego que exigiram suas habilidades de organização e de gestão do tempo, como uma mudança de escritório ou uma grande mudança organizacional na empresa.

Os candidatos que explicarem que estão dispostos a ultrapassar as expectativas para realizar um projeto podem estar mais comprometidos com o sucesso de sua empresa e ser a melhor opção para o cargo.

13. Você já teve algum conflito com um membro mais antigo da equipe?

A maioria dos funcionários administrativos trabalha sob a supervisão de funcionários mais experientes e, às vezes, pode discordar das instruções que lhes são dadas. Isso é natural em qualquer ambiente de equipe, portanto, não espere que eles digam "não" a essa pergunta.

Os candidatos devem explicar como resolveram esses conflitos profissionalmente e se isso levou a uma melhor comunicação entre eles e o gerente sênior depois disso.

Em suas respostas, é possível que os candidatos listem as habilidades que usaram para resolver esse problema, como, por exemplo:

• Comunicação

• Atenção aos detalhes

• Paciência

• Empatia

O ideal é que o conflito seja mínimo, mas é vital contratar alguém que possa lidar bem com ele se surgirem desentendimentos.

14. Como você se sente gerenciando outros membros da equipe?

Muitos funcionários administrativos precisam supervisionar a equipe administrativa júnior em situações específicas, como durante o treinamento ou a integração. Isso exige habilidades específicas, como comunicação e empatia.

As respostas dos candidatos devem incluir exemplos de como eles gerenciaram uma equipe no passado ou, se não o fizeram, explicar por que se sentem prontos para assumir um cargo que exija gerenciar uma equipe.

Por exemplo, alguns candidatos podem usar reuniões individuais para definir metas, incentivar e apoiar seus aprendizes e fornecer feedback, que são métodos essenciais para aumentar a produtividade no trabalho.

15. Como você delega tarefas?

Se os candidatos tiverem de gerenciar uma equipe na função, provavelmente precisarão delegar trabalho regularmente. Descobrir como eles fariam isso é importante para decidir se conseguem organizar cargas de trabalho de forma eficaz.

Depois de receber essa pergunta, os candidatos devem dizer como delegam trabalho de forma uniforme e justa e como monitoram o trabalho até sua conclusão. Eles podem mencionar métodos de delegação, como:

• Delegação direta

• Delegação baseada em tarefas

• Divisão de responsabilidades

Os candidatos também podem mencionar como ouvem os membros da equipe quando eles estão com dificuldades com a carga de trabalho e redistribuem o trabalho, se necessário.

16. Como você gerencia e cumpre prazos?

Funcionários administrativos geralmente precisam cumprir prazos apertados estabelecidos pelos gerentes de escritório. Tarefas como processamento de dados de funcionários ou elaboração de relatórios têm prazos definidos, o que significa que os administradores precisam de habilidades de gestão do tempo e de tarefas.

Por exemplo, se o candidato precisa se preparar para enviar notas de reuniões semanais até sexta-feira, você precisa saber que ele consegue concluir essa tarefa no prazo.

Em sua resposta, o candidato deve fazer referência a métodos como:

• Gestão do tempo

• Organização

• Planejamento

Esses atributos são essenciais para gerenciar e cumprir prazos, pois desempenham um papel fundamental para garantir que o trabalho seja concluído dentro do prazo, sem pressa desnecessária.

17. Você pode dar exemplos de medidas de apoio administrativo que tomou em empregos anteriores para reduzir custos ou melhorar a eficiência?

Um ótimo funcionário administrativo consegue identificar áreas de melhoria nas operações de um escritório e implementá-las para beneficiar a todos.

Isso pode incluir a redução do uso de papel para economizar dinheiro para a empresa ou, em escritórios maiores, a implementação de um sistema de reserva de salas para evitar conflitos de horários.

As melhores respostas descreverão métricas específicas que os candidatos usam para economizar custos. Por exemplo, eles podem explicar que fizeram uma pesquisa sobre um fornecedor que oferecia materiais de escritório mais baratos do que o fornecedor padrão, reduzindo as despesas do escritório.

18. Você pode descrever uma ocasião na qual superou as expectativas?

Essa pergunta dá ao entrevistado a oportunidade de destacar alguns dos trabalhos anteriores dos quais se orgulha. Ele pode falar sobre como excedeu suas responsabilidades típicas gerenciando grandes mudanças no escritório ou dar uma resposta mais geral sobre como trabalha de forma eficiente e dando o melhor de si todos os dias.

Você pode saber se seu talento é apaixonado pela carreira se ele estiver ansioso para falar sobre como vai além das expectativas.

19. O que você tem feito para desenvolver suas habilidades administrativas?

As habilidades que são diferenciais para uma pessoa em uma função administrativa estão mudando constantemente, uma vez que essas funções estão se tornando mais tecnológicas.

Por exemplo, o atendimento ao cliente é uma habilidade crescente entre os analistas administrativos, e 7,9% a incluem em seus currículos. As mudanças na tecnologia e nos sistemas usados por muitas empresas também exigiram que os funcionários em cargos administrativos adaptassem suas habilidades de acordo com essas mudanças.

As melhores respostas a essa pergunta oferecerão exemplos claros de como o indivíduo buscou treinamento adicional devido a uma mudança específica em sua função.

20. Que características ou qualidades são necessárias para o sucesso em cargos administrativos?

Embora haja variação entre as funções, principalmente entre empresas e setores diferentes, algumas características e qualidades beneficiarão qualquer pessoa em um cargo administrativo.

Os candidatos devem mencionar não só as características e qualidades que consideram necessárias, mas também as que possuem. Entre as características e qualidades a serem observadas estão:

• Habilidades de comunicação: essas habilidades ajudam os candidatos a colaborar com os clientes, a gerência sênior e os membros da equipe para atingir os objetivos da empresa.

• Habilidades no uso de e-mails: essas habilidades são fundamentais para aprimorar o relacionamento entre a empresa e o cliente, pois ajudam os membros da equipe a explicar quaisquer novos desenvolvimentos nos negócios.

• Habilidades organizacionais: essas habilidades interpessoais simplificam os processos comerciais, como manter os documentos eletrônicos organizados, o que pode facilitar o acesso a arquivos.

• Gestão do tempo: essa habilidade interpessoal ajuda os funcionários a garantir que a empresa cumpra os prazos e satisfaça as expectativas do cliente.

• Liderança e gestão de pessoas: esse conjunto de habilidades é fundamental para a equipe administrativa que orienta novos funcionários.

Certifique-se de que os candidatos possam dar exemplos de quando usaram essas habilidades e como acham que as usarão no cargo.

Quando usar as perguntas para entrevistas com funcionários administrativos?

Essas 20 perguntas podem ajudá-lo a criar um processo de entrevistas bem-sucedido e ajudá-lo a conhecer melhor cada um dos entrevistados ao avaliar suas habilidades, experiência relevante e muito mais.

Fazer qualquer uma dessas perguntas pode ajudá-lo a escolher o funcionário administrativo certo para sua empresa. Mas se você precisar de uma visão mais detalhada do desempenho de cada entrevistado no cargo, a realização de testes de habilidades pode ser um grande recurso.

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