30 perguntas interessantes para entrevistas com funcionários administrativos

A equipe administrativa desempenha um papel fundamental para manter os processos de negócios funcionando sem problemas, interagir com os clientes e preparar calendários para seus supervisores. Ela precisa de uma série de habilidades técnicas e interpessoais para realizar essas tarefas de forma bem-sucedida. Ao contratar um assistente administrativo, verifique seus conhecimentos e habilidades usando um teste de Assistente Administrativo e perguntas eficazes para entrevistas com funcionários administrativos.

Mas quais perguntas você deve fazer aos candidatos em seu pipeline de talentos? Temos a resposta de que você precisa.

Aqui está nossa lista de 30 perguntas interessantes para entrevistar funcionários administrativos e saber mais sobre a experiência deles.

Dez perguntas gerais e culturais para entrevistas com funcionários da área administrativa

Faça aos candidatos essas dez perguntas gerais e culturais para entrevistas com funcionários da área administrativa para saber mais sobre seus conhecimentos e valores.

1. O que lhe agrada em nossa empresa?

2. Por que você decidiu se candidatar a esse cargo?

3. De que forma você pode contribuir para nossa empresa como assistente administrativo?

4. Descreva sua experiência como assistente administrativo.

5. Qual é sua melhor habilidade administrativa?

6. Qual habilidade administrativa você precisa aprimorar?

7. Descreva o tipo de ambiente de escritório em que você é mais produtivo.

8. Explique por que você quer sair de seu emprego atual.

9. Cite uma característica ou qualidade que o ajuda a desempenhar suas funções de assistente administrativo.

10. Quais valores o ajudam a desempenhar suas funções de assistente administrativo?

Cinco exemplos de respostas e perguntas gerais e culturais da entrevista com funcionários da área administrativa

Ao analisar as respostas do candidato, consulte os exemplos de respostas a essas importantes perguntas gerais e culturais da entrevista com funcionários da área administrativa.

1. Qual é sua melhor habilidade administrativa?

Os candidatos precisam ter várias habilidades administrativas, como gerenciamento de bancos de dados ou habilidades computacionais, que os ajudem a realizar suas tarefas.

Alguns candidatos citarão habilidades interpessoais, como a capacidade de resolver problemas, que podem ajudá-los a lidar com conflitos relacionados ao trabalho. Outros podem falar sobre suas habilidades de gestão do tempo e como garantem o cumprimento de prazos.

Duas maneiras de avaliar as respostas a essa pergunta são:

• Verificar se a melhor habilidade do candidato corresponde a algo que você mencionou na descrição ou nas especificações dos requisitos do emprego

• Usar avaliações de habilidades quando os candidatos responderem a sua vaga de assistente administrativo

Por exemplo, se você precisar de alguém com boas habilidades de resolução de problemas, poderá usar o teste de Resolução de Problemas como parte da avaliação do candidato.

2. Qual habilidade administrativa você precisa aprimorar?

Os candidatos devem querer continuar aprimorando suas habilidades de assistente administrativo para garantir que continuem produtivos e precisam entender por que isso é importante.

Ao responder a essa pergunta, eles têm que indicar uma habilidade que desejam aprimorar, como competência em Microsoft Outlook ou Microsoft Excel. Você pode avaliar essas habilidades com um teste do Microsoft Outlook ou do Microsoft Excel.

O modo como eles pretendem aprimorar suas habilidades é muito importante, pois pode indicar como eles aprendem melhor, o que o ajudará a planejar o treinamento. Por exemplo, se você sabe que os candidatos aprendem melhor estudando em um curso, pode planejar sessões de treinamento durante a integração que se concentrem nas habilidades que lhes faltam.

Se os candidatos aprendem melhor com o apoio da equipe sênior, você pode planejar treiná-los ou designar um mentor depois de contratá-los.

3. Cite uma característica ou qualidade que o ajuda a desempenhar as funções de assistente administrativo.

De profissionalismo e adaptabilidade a consciência e capacidade de influência, muitas características podem ajudar os candidatos a desempenhar as funções administrativas.

O profissionalismo pode melhorar a reputação de uma empresa, enquanto a adaptabilidade ajudará os candidatos a lidar com situações únicas e complexas. A consciência ajuda os candidatos a cumprir os objetivos, e as habilidades de influência garantem que a equipe administrativa possa apoiar e orientar os membros da equipe e as partes interessadas durante seus projetos.

Pesquisas sugerem que uma mistura de tipos de personalidade influencia a eficácia da equipe. Portanto, é útil contratar para agregar à cultura de sua empresa.

Em outras palavras, você precisa encontrar candidatos que contribuam para a diversidade e a inclusão em sua equipe, considerando como as características de seus candidatos intensificarão a dinâmica da equipe. Para isso, use um teste de Capacidade de Agregar Cultura ou um teste de Personalidade Big 5 OCEAN para avaliar suas características.

4. Descreva sua experiência como assistente administrativo.

A experiência específica como assistente administrativo que os candidatos possuem e descrevem será única, e não haverá dois candidatos com históricos de trabalho idênticos.

Alguns podem ter experiência em administração jurídica que exija conhecimentos e pesquisas de terminologia jurídica. Outros podem ter experiência como assistente administrativo médico, o que requer a capacidade de preparar relatórios médicos.

Contratar um assistente administrativo médico para um cargo jurídico pode não ser o ideal, pois a experiência dele pode não corresponder a suas exigências. Ao avaliar a experiência dos candidatos como headhunter ou profissional de RH, você deve procurar candidatos com históricos de trabalho semelhantes aos de seu cargo.

5. Quais valores o ajudam a cumprir suas funções de assistente administrativo?

Valores como confiabilidade e honestidade são vitais para as funções dos assistentes administrativos. A confiabilidade é fundamental porque a equipe administrativa normalmente tem acesso a arquivos e dados confidenciais e tem que usar as informações com discrição. Assim, os supervisores precisam poder confiar que sua equipe não compartilhará os dados com outras pessoas.

Ao analisar os valores dos candidatos, considere se eles estão alinhados com os valores de sua empresa e com os requisitos do cargo de assistente administrativo. Por exemplo, se os valores de sua empresa incluem ser proativo, você deve procurar candidatos que tomem atitudes, em vez de ficarem parados, e que tenham a experiência demonstrável para comprovar isso.

Não se esqueça de que você pode fazer uma verificação de antecedentes para verificar os valores e a ética de trabalho profissional dos candidatos após a entrevista. Esse método garante que eles sejam adequados para o cargo.

Dez perguntas para entrevistas com funcionários da área administrativa sobre habilidades específicas

Faça aos candidatos algumas dessas dez perguntas para entrevistas com candidatos da área administrativa para saber mais sobre habilidades específicas, inclusive habilidades técnicas e interpessoais.

1. Como seu chefe qualificaria seus conhecimentos de Microsoft Excel?

2. Por que os assistentes administrativos devem ter boas habilidades de gestão do tempo?

3. Qual é a importância das habilidades em Microsoft Word para os assistentes administrativos?

4. Explique por que as habilidades de comunicação são fundamentais para os assistentes administrativos.

5. Qual é seu nível de competência em ferramentas de comunicação?

6. Qual é seu nível de competência no Microsoft Outlook?

7. Explique por que a atenção aos detalhes é importante para os assistentes administrativos.

8. Qual é a importância das habilidades de resolução de problemas para os assistentes administrativos?

9. Por que as habilidades de comunicação escrita são vitais para os assistentes administrativos?

10. Explique por que as habilidades em Microsoft PowerPoint são importantes para essa função.

Cinco exemplos de respostas a perguntas da entrevista com funcionários da área administrativa sobre habilidades

Aqui estão exemplos de respostas a cinco das perguntas da entrevista apresentadas acima, relacionadas às habilidades dos funcionários administrativos. Avalie as respostas e os conhecimentos de seus candidatos usando essas respostas.

1. Explique por que a atenção aos detalhes é importante para os assistentes administrativos.

As tarefas de inserção de dados são um ótimo exemplo de tarefa que exige atenção aos detalhes, e isso é essencial para garantir que o assistente administrativo apresente informações precisas. Além disso, outras tarefas administrativas também exigem atenção aos detalhes, entre elas:

• Análise e resposta a correspondências usando gramática correta

• Criação e envio de relatórios precisos para a equipe sênior e para as partes interessadas

• Organização de eventos para toda a equipe e planejamento de itinerários

Os candidatos precisam ter aperfeiçoado suas habilidades de atenção aos detalhes para ajudá-los a realizar essas tarefas com eficiência. A maneira mais simples de testar a atenção aos detalhes é por meio de um teste de atenção aos detalhes, que pode ser adicionado à avaliação de habilidades dos candidatos.

2. Explique por que as habilidades de comunicação são fundamentais para os assistentes administrativos.

Os assistentes administrativos precisam de excelentes habilidades de comunicação, pois frequentemente são o elo entre as equipes e os departamentos da empresa. Os candidatos precisam saber que a equipe administrativa também se relaciona com clientes em nome da empresa — ela é o rosto e a voz da empresa, portanto, uma boa comunicação é essencial.

Como precisam falar ao telefone ou pessoalmente com as partes interessadas, os assistentes administrativos precisam ajustar suas vozes e usar regras de etiqueta apropriadas para representar a empresa adequadamente.

Parte da boa comunicação para a equipe administrativa também envolve a escuta ativa para receber consultas ou feedback dos clientes. Portanto, você deve perguntar se os candidatos têm experiência com essas funções e pedir exemplos de ocasiões nas quais usaram essas habilidades.

Quer testar as habilidades de comunicação dos candidatos a assistente administrativo? Então, você não precisa de mais nada além de nosso teste de habilidades de Comunicação orientado por dados para encontrar o candidato perfeito.

3. Qual é seu nível de competência em ferramentas de comunicação?

Como mencionamos acima, a equipe de administração precisa de excelentes habilidades de comunicação, e as ferramentas de comunicação certas são vitais para ajudar a equipe a realizar suas tarefas. Pesquisas sugerem que as tecnologias sociais podem melhorar a produtividade em até 25%, o que é uma das razões pelas quais você deve garantir que os candidatos sejam competentes no uso das ferramentas de comunicação adequadas.

Os funcionários da área administrativa que usam ferramentas como Slack, Zoom, Asana, Trello, Toggl Track e Gmail sabem compartilhar informações atualizadas da empresa, gerenciar projetos e receber informações de suas equipes. Eles também sabem compartilhar arquivos, usar o tom correto com recursos de comunicação sofisticados, como sugestões automáticas, e se reunir com membros da equipe virtualmente.

Verifique se os candidatos têm experiência no uso dessas ferramentas e softwares perguntando como eles os usaram em projetos recentes. Suas respostas revelarão se eles têm a experiência certa para o cargo.

4. Por que os assistentes administrativos precisam ter boas habilidades de gestão do tempo?

Gerenciar o tempo e organizar tarefas é outra habilidade essencial para a equipe administrativa. Aqueles com boas habilidades de gestão do tempo aumentarão sua produtividade, mas essa habilidade tem várias outras vantagens.

Especialistas enfatizam que os candidatos podem reduzir o estresse usando o tempo com sabedoria e evitando o esgotamento com técnicas de gestão do tempo e softwares de monitoramento de tempo. Eles também podem aprimorar a tomada de decisões dentro dos prazos, examinando as possibilidades e os possíveis resultados, sem pensar demais em uma decisão.

Com habilidades avançadas de gestão do tempo, os candidatos aumentarão a satisfação no trabalho ao atingir os objetivos e concluir suas tarefas dentro de um intervalo de tempo definido, em vez de trabalhar demais, o que beneficia tanto a empresa quanto a saúde e o bem-estar do funcionário.

Se precisar avaliar as habilidades de gestão do tempo dos candidatos, use nosso teste de habilidades de Gestão do Tempo na avaliação de candidatos.

5. Qual a importância das habilidades em Microsoft Word para assistentes administrativos?

As habilidades em Microsoft Word são fundamentais para a equipe administrativa, ajudando-a a redigir relatórios e registrar atas de reuniões. Os candidatos com experiência administrativa também podem redigir documentos ou escrever cartas para clientes e podem usar o Microsoft Word para formatar e editar sua correspondência.

É fácil avaliar as habilidades em Microsoft Word de seus candidatos — basta usar nosso teste de habilidades em Microsoft Word antes de contratar alguém.

Dez perguntas situacionais para entrevistas com funcionários da área administrativa e perguntas sobre estilos de trabalho

Faça aos entrevistados essas dez perguntas direcionadas a funcionários da área administrativa, a fim de conhecer seus estilos de trabalho e a forma como lidam com situações complicadas.

1. Você já teve de ser discreto para manter um bom relacionamento com um cliente?

2. Descreva uma ocasião na qual teve de lidar com um projeto desafiador. Que abordagem você usou?

3. Descreva uma ocasião na qual você teve de se reportar a vários supervisores. Como você lidou com as exigências deles?

4. Conte-nos sobre o projeto mais interessante que você realizou como assistente administrativo.

5. Descreva uma ocasião na qual teve de gerenciar um grande projeto. Quais métodos você usou para se manter organizado?

6. Explique como você lidaria com um colega de trabalho com quem não se dá bem no escritório.

7. Cite uma ocasião na qual você teve de lidar com um cliente insatisfeito. Quais estratégias você usou para lidar com isso de forma profissional?

8. Descreva um dia típico em seu cargo de assistente administrativo. Quais são suas principais funções?

9. Você substituiria alguma ferramenta em seu cargo? Explique quais mudanças você implementaria e por quê.

10. Você já resolveu um conflito no trabalho? Explique como lidou com a situação.

Cinco exemplos de respostas a perguntas situacionais e relacionadas ao trabalho para funcionários da área administrativa

Use esses cinco exemplos de respostas ao avaliar as respostas de seus candidatos às perguntas situacionais e perguntas relacionadas ao estilo de trabalho para funcionários da área administrativa.

1. Descreva uma ocasião na qual teve de lidar com um projeto desafiador. Que abordagem você usou?

Da organização de conferências internacionais à reunião de materiais de treinamento para a equipe, há muitos projetos desafiadores que os candidatos podem ter realizado. Os entrevistados precisam usar exemplos específicos e discutir suas etapas para realizar as tarefas.

Por exemplo, se reuniram materiais de treinamento para a equipe, talvez tenham tido que:

• Verificar os objetivos de aprendizagem

• Encontrar materiais de apoio

• Criar um formato usando softwares e ferramentas para apresentar o material

• Fornecer às equipes os materiais do treinamento

Para avaliar as abordagens do candidato, não se esqueça de perguntar sobre os resultados do trabalho.

Se ele descrever alguns resultados mal-sucedidos, pergunte como ele melhoraria seus esforços para aprimorar os projetos. Um resultado malsucedido não é automaticamente ruim e lhe dará uma visão de como o candidato lida com dificuldades e contratempos.

2. Descreva um dia típico em seu cargo de assistente administrativo. Quais são suas principais funções?

A equipe administrativa tem uma rotina variada, e todos os candidatos que trabalham nessa área precisam conseguir listar suas principais funções. Por exemplo, o US Bureau of Labor Statistics explica que as principais funções dos assistentes administrativos são:

• Preparar documentos abrangentes

• Agendar compromissos para as partes interessadas

• Dar suporte aos membros da equipe e à equipe sênior

Os candidatos também podem citar outras responsabilidades, inclusive atender e transferir chamadas telefônicas, atualizar calendários e organizar eventos, além de realizar trabalhos básicos de Contabilidade e manutenção de bancos de dados.

Verifique se os candidatos têm a experiência certa para ajudá-los a desempenhar as funções do cargo em aberto em sua empresa.

3. Você já resolveu um conflito no trabalho? Explique como lidou com a situação.

Ocasionalmente, ocorrem conflitos no trabalho, inclusive desentendimentos sobre requisitos de tarefas, mal-entendidos sobre projetos ou questões pessoais. A equipe administrativa precisa saber como resolver esses conflitos e ter alguns métodos para ajudar.

Algumas medidas que podem ser tomadas para resolver conflitos são:

• Identificar por que o conflito ocorreu

• Incentivar a comunicação calma e comunicar-se com os envolvidos

• Negociar e encontrar métodos aceitáveis mutuamente, que atendam aos interesses de ambas as partes

• Solicitar apoio de mediação, se necessário

Como uma parte significativa da resolução de conflitos envolve negociação, vale a pena avaliar as habilidades de negociação de seus candidatos, o que é fácil de fazer com nosso teste de habilidades de Negociação.

Lembre-se sempre de pedir aos candidatos exemplos específicos: qual foi o conflito? Qual era a função do candidato? Como ele gerenciou o conflito? Qual foi o resultado? As respostas a essas perguntas lhe darão uma visão mais clara e detalhada das habilidades deles.

4. Explique como você lidaria com um colega de trabalho com o qual não se dá bem no escritório.

Os candidatos adequados precisam se dar bem com os colegas em seu ambiente de trabalho, e pode ser um sinal de alerta se parecer que eles discordam constantemente dos outros. Entretanto, os candidatos devem ter as abordagens corretas para resolver conflitos quando eles surgirem.

Os candidatos têm de manter o foco nas necessidades da empresa e também precisam tentar ser sociáveis e se comunicar de forma eficaz nessas circunstâncias.

Ao se concentrar nas necessidades da empresa, os desentendimentos pessoais geralmente desaparecem. Certifique-se de procurar candidatos que coloquem as necessidades da empresa à frente de questões pessoais e que possam sempre se manter profissionais.

5. Descreva uma ocasião na qual você teve de lidar com um cliente insatisfeito. Quais estratégias você usou para lidar com isso de forma profissional?

Como os membros da equipe administrativa são o rosto da empresa, precisam lidar com todos os clientes, estejam eles frustrados ou querendo dar feedback. Você está procurando candidatos que possam usar empatia, comunicar-se com o cliente e aceitar feedback para melhorar os serviços da empresa.

As habilidades de resolução de problemas e de atendimento ao cliente são essenciais para resolver essas questões. Se os candidatos puderem se desculpar em nome da empresa e oferecer alguns métodos para resolver um problema, podem ser a combinação ideal para sua empresa.

Use um teste de habilidades de Atendimento ao Cliente para avaliar a forma como os candidatos podem ajudar os clientes e usar seu profissionalismo para aprimorar a relação entre a empresa e o cliente.

Quando você deve usar perguntas para entrevistas com funcionários da área administrativa no processo seletivo?

As avaliações de habilidades podem funcionar em conjunto com as perguntas para entrevistas com os funcionários da área administrativa, e começar com avaliações de habilidades fornece informações valiosas, que podem ser usadas em uma entrevista. Essa abordagem facilita a seleção dos candidatos mais qualificados e adequados para as entrevistas.

As avaliações de habilidades também permitem melhorar a experiência do candidato e dar a ele a chance de comprovar seus conhecimentos, por isso é importante incluí-las no início do processo seletivo.

O uso de avaliações de habilidades na seleção de candidatos também é melhor, para evitar a seleção de currículos. Você pode analisar os resultados da avaliação de cada candidato para verificar o quanto as habilidades deles correspondem aos requisitos de sua empresa e selecionar os candidatos adequados.

Contrate profissionais usando perguntas para entrevistas com funcionários da área administrativa e avaliações de habilidades

Se você é um gerente de contratação que deseja contratar para sua vaga de funcionário administrativo, não há melhor método de recrutamento do que combinar avaliações de habilidades com perguntas de entrevistas interessantes para funcionários da área administrativa.

Com nosso teste de Assistente Administrativo, você consegue saber se os candidatos têm habilidades administrativas específicas, que ajudarão sua empresa a atingir seus objetivos. Em seguida, você pode fazer algumas das perguntas de entrevistas apresentadas nesse artigo para saber mais sobre suas características.

Se você tem curiosidade sobre avaliações de habilidades, obtenha mais informações com a TestGorilla. Você descobrirá a ciência que prova que os testes de habilidades funcionam e aprenderá a usar esses testes em uma demonstração gratuita.

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