38 perguntas para entrevista de assistentes executivos

Encontrar e contratar o assistente executivo certo é um desafio: Como representará sua organização, é preciso garantir que tenha as habilidades de assistente executivo certas para o cargo.

Duas coisas que podem tornar o processo de contratação mais eficiente, objetivo e livre de vieses são os testes de habilidades e a realização de entrevistas estruturadas, com as perguntas certas para a entrevista de assistente executivo.

E se você precisar de uma lista abrangente de perguntas para tornar o processo de entrevista mais fácil e mais gerenciável, nós ajudamos vocêe.

Aqui estão 38 perguntas para entrevista de assistentes executivos a serem feitas aos candidatos, juntamente com exemplos de respostas para 20 delas.

10 perguntas gerais para entrevista de assistentes executivos

Esta seção apresenta 10 perguntas gerais para entrevista de assistentes executivos que você pode fazer aos candidatos para entender se as experiências, habilidades e ambições de carreira deles estão alinhadas com a sua descrição do cargo de assistente executivo e com os requisitos da função.

1. Em que ambiente de trabalho você tem mais produtividade e por quê?

2. Por que você escolheu essa carreira?

3. Quais habilidades técnicas os assistentes executivos precisam ter para serem bem-sucedidos?

4. Quais habilidades interpessoais os assistentes executivos precisam ter para serem bem-sucedidos?

5. Descreva um cargo anterior no qual você adquiriu experiência valiosa como assistente executivo.

6. Que palavras você usaria para descrever a função de um assistente executivo e por quê?

7. Como você se mantém sua motivação para dar o melhor de si?

8. Descreva sua carreira até o momento.

9. Qual é a parte mais desafiadora de ser um assistente executivo?

10. Quais oportunidades de treinamento você gostaria de buscar nos próximos meses ou anos?

5 perguntas e respostas gerais para entrevista de assistentes executivos

Aqui estão cinco perguntas e respostas gerais para entrevista de assistentes executivos que você deve prestar atenção ao entrevistar seu possível próximo contratado.

1. Quais habilidades técnicas os assistentes executivos precisam ter para serem bem-sucedidos?

Os candidatos podem explicar que habilidades em informática, como conhecimento do Microsoft Office (especialmente Microsoft Excel e Microsoft Word) são habilidades básicas essenciais para um assistente executivo.

Eles também podem mencionar que o conhecimento de ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), como HubSpot CRM ou Salesforce CRM, pode facilitar as complexas responsabilidades dos assistentes executivos.

2. Quais habilidades interpessoais os assistentes executivos precisam ter para serem bem-sucedidos?

Seus candidatos sabem quais habilidades interpessoais são vitais para que sejam bem-sucedidos nessa função?

Alguns exemplos de habilidades interpessoais essenciais para assistentes executivos incluem:

• Excelentes habilidades de comunicação

• Habilidades de gerenciamento de tempo

• Habilidades de resolução de problemas

• Habilidades de pensamento crítico

3. Descreva um cargo anterior no qual você adquiriu experiência valiosa como assistente executivo.

Seus candidatos podem mencionar cargos nos quais receberam treinamento e puderam crescer no cargo.

Eles podem descrever um trabalho no qual receberam responsabilidades adicionais, como lidar com informações confidenciais ou reservar viagens. Procure respostas que indiquem uma preparação geral para as responsabilidades da função em aberto ou uma disposição para aprender e se adaptar.

4. Como você se mantém sua motivação para dar o melhor de si?

Alguns valores que podem ajudar os assistentes executivos a se manterem motivados para dar o melhor de si incluem curiosidade e adaptabilidade. Seus candidatos também podem descrever alguns métodos para se manterem concentrados e atualizados com novas ferramentas e abordagens, por exemplo, acompanhando novos softwares de gerenciamento de tarefas ou desenvolvendo novas habilidades de informática.

5. Que palavras você usaria para descrever a função de um assistente executivo e por quê?

Os candidatos podem usar muitas palavras diferentes ao responder a essa pergunta. Procure palavras que reflitam os valores da sua organização e mostrem que o candidato pretende se integrar à função.

10 perguntas para entrevista de assistentes executivos relacionadas a habilidades interpessoais

Esta seção apresenta 10 perguntas de entrevista que você pode fazer aos seus candidatos para saber mais sobre suas habilidades interpessoais.

1. Você se considera um(a) líder ou alguém que consegue seguir bem as instruções?

2. Você prefere trabalhar em equipe ou de forma independente?

3. Como você prioriza as tarefas?

4. Quais métodos você usa para se comunicar claramente com os executivos?

5. Quais métodos você usa para lidar com diferentes tarefas e cumprir prazos?

6. O que é mais importante: cumprir prazos ou oferecer boa qualidade?

7. Quais métodos você usa para lidar com situações estressantes no local de trabalho?

8. Como você lidou com conflitos entre membros da equipe no local de trabalho no passado?

9. Como seu chefe atual classificaria suas habilidades de gerenciamento de tempo de 1 a 10 e por quê?

10. Conte-me mais sobre uma ocasião em que você entregou um trabalho antes do prazo e os métodos que usou para isso.

5 perguntas e respostas para entrevista de assistentes executivos relacionadas a habilidades interpessoais

Abaixo, você verá cinco exemplos de respostas para as perguntas mais importantes para entrevista de assistentes executivos relacionadas a habilidades interpessoais.

Elas ajudarão você a identificar os melhores talentos e a fazer as escolhas certas de contratação.

1. Quais métodos você usa para lidar com diferentes tarefas e cumprir prazos?

Teste as habilidades de gerenciamento de tempo de seus candidatos fazendo essa pergunta. Os candidatos podem responder explicando que o gerenciamento de calendários é um método essencial para lidar com diferentes tarefas e cumprir prazos. Eles podem trabalhar com listas de afazeres, lembretes ou blocos de tempo em que podem se concentrar em cada tarefa, como verificar e-mails.

2. Você se considera um(a) líder ou alguém que consegue seguir bem as instruções?

Parte da função de assistente executivo para a qual você está contratando pode incluir ser o rosto da organização, representar a equipe executiva e seguir instruções.

Procure candidatos que tenham habilidades de liderança e a capacidade de seguir instruções. Considere os candidatos cujas habilidades de liderança estejam alinhadas com a sua organização ou que estejam dispostos a aprender as habilidades de liderança para a função.

3. Você prefere trabalhar em equipe ou de forma independente?

Os candidatos devem demonstrar que podem trabalhar de forma independente para a sua organização, já que os assistentes executivos geralmente precisam trabalhar sozinhos em projetos. Eles podem mencionar habilidades específicas que os ajudam a trabalhar sozinhos, como gerenciamento de tarefas e de tempo.

Eles também podem ter habilidades superiores para trabalhar em equipe, como resolução de conflitos e habilidades de comunicação. Essas habilidades também são cruciais para a função.

4. Como você prioriza as tarefas?

Em resposta a essa pergunta, os candidatos sabem como priorizar as tarefas mais urgentes? Eles sabem que uma lista de tarefas atualizada, habilidades sólidas de gerenciamento de calendário ou ferramentas de software de gerenciamento de tarefas podem ajudar? Procure respostas que mostrem que os candidatos não hesitarão em falar com os executivos e determinar quais tarefas são as mais urgentes.

5. Quais métodos você usa para se comunicar claramente com os executivos?

Ao responder a essa pergunta, os candidatos podem mencionar a escuta ativa e falar de forma clara e concisa. Você também deve procurar candidatos que façam perguntas adicionais quando não tiverem certeza das instruções fornecidas.

9 perguntas para entrevista de assistentes executivos relacionadas a habilidades técnicas

Saiba mais sobre as habilidades técnicas de seus candidatos a assistente executivo fazendo algumas das nove perguntas da entrevista de assistente executivo listadas nesta seção.

1. Quais são suas habilidades mais fortes em informática?

2. Quais habilidades em informática você precisa aprimorar?

3. Você tem alguma experiência com o Microsoft Office e o Windows?

4. Como seu chefe atual classificaria suas habilidades de etiqueta ao telefone?

5. Quais abordagens você usa ao aprender a usar um novo software?

6. Como você cuida de arquivos e os mantém organizados?

7. Como você lida com ideias conflitantes ao trabalhar em projetos de equipe?

8. Que software facilita sua função de assistente executivo?

9. Que processos você usa para organizar uma agenda de viagens?

5 perguntas e respostas para entrevista de assistentes executivos relacionadas a habilidades técnicas

Abaixo, você verá as respostas a cinco das perguntas mais importantes para entrevista de assistentes executivos relacionadas a habilidades técnicas, que podem ser comparadas às respostas dos candidatos.

1. Você tem alguma experiência com o Microsoft Office e o Windows?

As habilidades com o Microsoft Office são geralmente essenciais para uma função de assistente executivo.

Por exemplo, os candidatos devem ter excelentes habilidades de digitação, conhecer o Microsoft Word por dentro e por fora, ou também saber usar eficientemente as planilhas do Excel. A experiência com Microsoft PowerPoint ou Outlook também pode ser uma grande vantagem.

2. Quais são suas habilidades mais fortes em informática?

Gerenciamento de calendário digital, Microsoft Office e habilidades de entrada de dados são alguns dos conhecimentos de informática que os candidatos podem mencionar.

Se os candidatos não tiverem as habilidades exatas que você está procurando, considere aqueles que estejam dispostos a aprender e a se atualizar rapidamente quando ingressarem na sua organização.

3. Que processos você usa para organizar uma agenda de viagens?

Faça essa pergunta aos candidatos para testar suas habilidades de planejamento. As respostas podem incluir a comunicação com os executivos para esclarecer os requisitos do itinerário, o uso de ferramentas de gerenciamento de viagens para organizar o itinerário, a consideração de planos de viagem alternativos em caso de atrasos e a simplificação dos relatórios de despesas.

4. Como seu chefe atual classificaria suas habilidades de etiqueta ao telefone?

Os candidatos devem ter excelente etiqueta ao telefone, pois serão os principais representantes da sua organização. Procure candidatos com as melhores habilidades de etiqueta telefônica e exemplos que comprovem isso. Por exemplo, seus candidatos conseguem filtrar chamadas, receber mensagens precisas, transferir chamadas e lidar com interlocutores desafiadores com bom senso?

5. Quais habilidades em informática você precisa aprimorar?

Ao responder a essa pergunta, os candidatos devem indicar que estão em processo de aprimoramento das habilidades que não possuem no momento. Por exemplo, se não tiverem certeza de como usar as planilhas do Excel, procure candidatos que estejam ativamente tomando medidas para aprender.

9 perguntas situacionais para entrevista de assistentes executivos

Saiba como seus candidatos respondem a situações desafiadoras em um ambiente profissional com estas nove perguntas situacionais para a entrevista de assistente executivo.

1. Como você lidaria com informações confidenciais se outro executivo perguntasse sobre elas?

2. Se um cliente exigisse falar com um executivo ocupado, o que você faria?

3. Descreva uma ocasião em que você precisou organizar rapidamente uma conferência ou um evento.

4. Descreva uma ocasião em que lidou com um grande projeto que exigiu muito planejamento.

5. Como você responderia se um executivo lhe fizesse uma crítica construtiva?

6. Você já teve de assumir o papel de porta-voz e dizer "não" a um cliente?

7. Você já teve de reagendar várias reuniões ao mesmo tempo? Que habilidades você usou para fazer isso?

8. Descreva uma ocasião em que você demonstrou iniciativa em uma função anterior.

9. Se não tiver trabalho suficiente, como você lidaria com isso?

5 perguntas situacionais para entrevista de assistentes executivos e suas respostas

Aqui estão cinco das perguntas situacionais para a entrevista de assistente executivo, juntamente com exemplos de respostas que ajudarão a orientar você durante a fase de entrevista.

1. Como você lidaria com informações confidenciais se outro executivo perguntasse sobre elas?

Seus candidatos devem saber que é importante manter a privacidade das informações, mas talvez precisem compartilhar parte dos detalhes em determinadas situações, por exemplo, ao se comunicarem com outros executivos da mesma empresa.

Seus candidatos sabem que lidar com informações confidenciais nem sempre exige a não divulgação total? Eles conseguem avaliar as circunstâncias e determinar quando há algumas exceções à não divulgação total de informações confidenciais?

2. Você já teve de assumir o papel de porta-voz e dizer "não" a um cliente?

Como os candidatos podem ter que dizer "não" como porta-voz de um executivo em algum momento, procure candidatos que consigam apaziguar os clientes e usar o tato.

Os candidatos devem procurar entender por que o cliente fez a solicitação e oferecer algumas sugestões alternativas para ajudá-lo.

3. Você já teve de reagendar várias reuniões ao mesmo tempo? Que habilidades você usou para fazer isso?

Às vezes, é necessário reagendar várias reuniões ao mesmo tempo, e isso caberá ao assistente executivo. Seus candidatos têm as habilidades de planejamento adequadas para reorganizar a agenda? Eles podem usar suas habilidades de gerenciamento de tarefas para lidar com o processo de reagendamento, mesmo que as mudanças ocorram no último minuto?

4. Como você responderia se um executivo lhe fizesse uma crítica construtiva?

Saber como lidar com críticas construtivas é um elemento importante para aprender e aprimorar habilidades essenciais. Procure candidatos que vejam as críticas construtivas como uma oportunidade de desenvolver e aperfeiçoar suas habilidades de assistente executivo.

5. Se um cliente exigisse falar com um executivo ocupado, o que você faria?

Seus candidatos conseguem lidar com o desafio de atender a um cliente exigente? Eles podem receber uma mensagem do cliente e, ao mesmo tempo, garantir que o executivo receberá sua mensagem? Os candidatos também podem oferecer respostas alternativas ao cliente, portanto, procure candidatos que possam usar bom senso e criatividade para apaziguar clientes exigentes.

4 habilidades interpessoais essenciais que devem ser procuradas em assistentes executivos

Antes de encerrarmos este artigo, aqui estão quatro habilidades essenciais que você deve procurar ao contratar assistentes executivos para sua organização.

1. Habilidades de comunicação

Algum de seus candidatos tem as habilidades de comunicação certas para se tornar seu próximo assistente executivo? As habilidades de comunicação verbal são fundamentais para as funções de assistente executivo, assim como as habilidades de escuta ativa. Essas habilidades são necessárias para se comunicar com stakeholders internos e com os clientes para esclarecer os requisitos dos projetos.

2. Habilidades de gerenciamento de tempo

As habilidades de gerenciamento de tempo são essenciais para os assistentes executivos, ajudando-os a organizar cronogramas e a lidar com projetos e tarefas, cumprindo os prazos. Seu assistente executivo pode demonstrar que tem as habilidades certas de gerenciamento de tempo para gerenciar projetos?

3. Atenção aos detalhes

Não importa quão pequenos sejam os detalhes, prestar atenção a cada um deles é vital para as funções de assistente executivo, principalmente ao agendar reuniões ou planejar um itinerário de viagem. Seus candidatos têm as habilidades adequadas de atenção aos detalhes para lidar com as responsabilidades essenciais da função de assistente executivo?

4. Habilidades de resolução de problemas

Seu novo contratado terá muitos problemas para resolver em sua nova função, portanto, as habilidades de resolução de problemas são essenciais. Por exemplo, poderá ter de lidar com clientes exigentes. Seus candidatos têm as habilidades certas de resolução de problemas para enfrentar desafios complexos como assistentes executivos?

Contrate um assistente executivo de primeira linha com nossa lista de perguntas para entrevista

Embora a contratação de um assistente executivo excepcional possa parecer uma tarefa difícil, nada impede você agora! Você tem uma lista abrangente de perguntas para entrevista de assistentes executivos e também pode usar a melhor plataforma de testes de habilidades para facilitar a contratação.

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A contratação de um assistente executivo de alto nível não precisa ser difícil, se você se equipar com as perguntas de entrevista e os testes de habilidades certos.

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