Planos de recrutamento: Como aproveitar essa estratégia de aquisição de talentos e se preparar para o sucesso do recrutamento

Você acabou de contratar um novo administrador de escritório. É um ótimo comunicador e conhece bem o Microsoft 365.

Mas, dois meses depois, você percebe que precisa de um assistente administrativo que seja um gênio em ferramentas de inteligência artificial (IA) e não tem tempo para treinar pessoas.

Você volta à estaca zero, contratando outro administrador de escritório com essas habilidades específicas.

Entretanto, com um plano de recrutamento, você sempre tem uma previsão de quem precisa, quando e com quais habilidades.

Em vez de contratar para resolver problemas, as pessoas que você recruta são relevantes para suas metas de longo prazo.

Um plano de recrutamento completo:

• Reduz os custos de recrutamento

• Evita seleções incorretas

• Economiza tempo de recrutamento e reduz o processo de tentativa e erro

Neste guia, mostramos o que compõe o plano perfeito e como usá-lo como uma estratégia confiável de aquisição de talentos.

O que é um plano de recrutamento?

Um plano de recrutamento é uma previsão detalhada que estabelece suas necessidades de recrutamento e seleção para o ano seguinte.

Um plano de recrutamento para novas contratações garante que você recrute com intenção e tempo estratégicos, e não se desespere assim que surgirem novas vagas.

Os planos informam a você:

• Quantas pessoas você precisa contratar

• Para quais habilidades e departamentos você precisa contratar

• Com que rapidez você precisa preencher os cargos

• Quanto orçamento você precisa alocar para recrutamento e marketing de recrutamento

Portanto, as empresas usam planos como roteiros em vez de tomar decisões de recrutamento ad hoc.

Algumas empresas usam diferentes tipos de planos para apoiar metas específicas, como um plano de recrutamento de diversidade para apoiar iniciativas de DE&I ou um plano de recrutamento de startups para se concentrar no crescimento intensivo.

Os planos também são úteis para acomodar as tendências emergentes de aquisição de talentos, como o uso de IA no recrutamento e o apelo às necessidades dos funcionários remotos.

Ao explorar como criar um plano de recrutamento, você deve se fazer as seguintes perguntas como empresa:

1. Quais são nossas metas para o próximo ano?

2. Quais funções são necessárias para atingirmos essas metas?

3. Temos funcionários suficientes para atingir nossas metas?

4. Quais são os custos de recrutamento de pessoas para atingir nossas metas?

5. Como pretendemos encontrar novos candidatos?

6. Quantas contratações podemos fazer por trimestre?

7. Estamos contratando com as tendências do setor em mente, como a tecnologia de IA?

Durante o planejamento, todos os líderes de negócios e stakeholders devem participar para que haja um consenso claro sobre o que é necessário, quando e o que acontecerá em seguida. Abordamos mais adiante neste guia por que é tão importante obter a adesão.

Por que um plano estratégico de recrutamento é importante?

A elaboração de planos de recrutamento ajuda os proprietários e gerentes de empresas a pensar se têm ou não o talento interno para atingir suas metas futuras.

Quando se abre uma vaga, o RH pode consultar um plano e ver quais habilidades os candidatos precisam, quantas pessoas devem ser contratadas e qual o orçamento a ser utilizado.

Sem um plano de recrutamento, as empresas só contratam pessoas para resolver problemas urgentes e temporários.

Além disso, como o tempo médio de recrutamento é de 44 dias, há uma chance de que essas questões se tornem irrelevantes ou saiam do controle no momento em que os novos funcionários forem contratados.

Planos confiáveis ajudam as empresas a se prepararem mais facilmente para mudanças inesperadas no setor ou na força de trabalho, sem a necessidade das chamadas soluções rápidas.

Por exemplo, os desafios repentinos que os planos de recrutamento suportam incluem:

• Saída de funcionários sênior da empresa

• Mudanças nas funções e nas necessidades de habilidades do nicho

• Demissões por motivos financeiros

• Reviravoltas no setor, como por exemplo, concorrentes que se inclinam para a IA generativa e a automação para reduzir o tempo e os custos de produção

• Recessões econômicas

Não se esqueça de seus candidatos. Eles apreciam estrutura e clareza, e os planos são essenciais se você estiver se concentrando em melhorar a experiência do candidato.

Os planos de recrutamento mostram aos candidatos que você pensou cuidadosamente sobre o que está procurando e que valoriza os talentos deles.

Além disso, ao restringir as habilidades necessárias para funções específicas, fica mais fácil alinhar os candidatos às posições com base nas pontuações dos testes.

Fazer isso reduz ainda mais o risco de os candidatos ficarem frustrados, desiludidos ou fora de seu alcance quando estiverem a bordo.

Os benefícios de desenvolver um plano de recrutamento

O desenvolvimento de um plano de recrutamento ajuda você a:

• Reduzir os custos de recrutamento

• Reduzir o tempo

• Fortalecer sua força de trabalho

• Tomar melhores decisões de recrutamento

Vamos explorar esses benefícios em detalhes.

Reduzir os custos de recrutamento

Sem planejar as habilidades necessárias de um candidato ideal, você corre o risco de contratar mal e, assim, aumentar os custos.

Os custos de uma seleção ruim aumentam devido a:

• Perda de produtividade

• Desperdício de treinamento

• Quiet quitting, que obriga o RH a recrutar novamente e a pagar indenização por demissão

• Impacto negativo no moral da equipe e na qualidade da produção

• Possível perda de clientes e reputação

Os planos de recrutamento o ajudam a recrutar sempre as melhores pessoas possíveis, pois você tem um modelo claro com o qual o RH pode trabalhar.

Ao reduzir as seleções incorretas, você economiza um custo médio por recrutamento de US$ 17.000.

Reduzir o tempo

O tempo até a seleção está aumentando em todo o mundo e os recursos humanos estão gastando mais tempo do que nunca na administração do recrutamento, arriscando que os melhores talentos fiquem frustrados e procurem outro lugar[1].

Entretanto, com uma estratégia de recrutamento adequada, os recrutadores tomam decisões mais rápidas, mais confiantes e mais fundamentadas, reduzindo assim o tempo de recrutamento normalmente gasto em verificações e medidas demoradas.

Por exemplo, com uma lista de habilidades necessárias para funções específicas, poderiam realizar testes de avaliação e classificar os candidatos para entrevistas com base em suas pontuações.

Além disso, o planejamento economiza o tempo dos recrutadores na busca de candidatos. Eles podem recorrer aos mesmos canais de recrutamento do campus ou do quadro de empregos, sabendo que eles produzem os melhores talentos.

Fortalecer sua força de trabalho

Uma força de trabalho forte pode resistir às mudanças no setor, na demanda dos clientes e dos funcionários.

Para se ter uma ideia, 18% das startups fracassam por causa de problemas na equipe, no RH ou baseados em habilidades. Elas precisam planejar suas estratégias de recrutamento para sobreviver a esses primeiros anos de negócios difíceis.

Com um plano para o próximo ano, você pode pensar de forma mais estratégica sobre o recrutamento de pessoas para desenvolver e confiar, e sobre quem introduzir nos programas de aprendizado e desenvolvimento.

Construir um núcleo sólido de funcionários com habilidades relevantes para suas metas significa que sua equipe de RH se recupera rapidamente de uma rotatividade repentina ou de desafios do setor.

Tomar melhores decisões de recrutamento

Os planos de recrutamento o ajudam a restringir os recrutas com base em suas habilidades, e não em sua experiência subjetiva ou em outras métricas não confiáveis.

Portanto, você tem mais chances de contratar um candidato a emprego que corresponda exatamente às necessidades de uma função e que queira ficar com você.

Observe as estatísticas: Ao incorporar testes de habilidades nos planos de recrutamento, 89% das empresas aumentaram a retenção de funcionários.

Além disso, o uso de um plano ajuda a consolidar funções; não apenas para economizar dinheiro, mas para reduzir o tempo de trabalho e o erro humano.

Por exemplo, um plano pode revelar que você não precisa de especialistas separados em programação Python e C++, quando um especialista habilitado em ambas as linguagens poderia lidar com a carga de trabalho.

O planejamento também ajuda a ver onde é possível terceirizar totalmente o trabalho, por exemplo, para desenvolvedores offshore.

8 práticas recomendadas para aproveitar os planos de recrutamento e adquirir os melhores talentos

Agora que você sabe por que é importante usar um plano de negócios para contratar funcionários, vamos explorar como criar um plano de recrutamento usando oito dicas testadas e comprovadas.

Dicas para priorizar ao criar um plano de recrutamento

1. Obtenha insights de outras pessoas para criar metas de recrutamento

Em vez de fazer suposições sobre o que seus departamentos e funções precisam, comunique-se com seus gerentes e funcionários para criar metas de recrutamento com as quais todos concordem.

Isso significa trabalhar com todos os níveis da empresa: diretores, stakeholders, CEOs, gerentes e supervisores.

Por exemplo, a empresa está com excesso de pessoal e de orçamento? Poderiam se beneficiar do recrutamento de pessoas com habilidades relacionadas às tendências emergentes do setor?

Trabalhar com outras pessoas no início do processo seletivo facilita a obtenção da aprovação final de diferentes níveis da empresa após a elaboração do plano.

2. Avalie as necessidades de recrutamento e as lacunas de habilidades com avaliações de talentos

Você deve detalhar as habilidades e responsabilidades necessárias para cada função em seu plano. Para começar, considere usar o feedback dos funcionários e líderes para obter precisão.

Pergunte aos departamentos o que envolve seu trabalho diário. Reduza suas respostas a habilidades específicas e liste-as em seu plano de estratégia de recrutamento para testar os candidatos posteriormente.

Vale a pena usar um software de avaliação de talentos para procurar habilidades relevantes para funções específicas que você está adicionando ao seu plano.

Aqui estão alguns testes de habilidades sugeridos para um secretário executivo, conforme sugerido por nosso criador de avaliações:

A partir daí, considere a possibilidade de executar uma análise de lacunas de habilidades, que mostra as habilidades que faltam à sua força de trabalho para ajudá-lo a atingir as metas da empresa.

Em seguida, teste objetivamente sua força de trabalho existente quanto às habilidades necessárias para cada função e observe as lacunas. Por exemplo, sua equipe de SEO não tem conhecimento de IA generativa?

Priorize essas habilidades ausentes em seu plano de recrutamento de funcionários e deixe claro para o RH e para os candidatos que você pretende testá-las.

3. Mapeie todo o seu processo seletivo

Evite que o gerente de recrutamento faça suposições sendo o mais claro possível em cada etapa da jornada de um candidato, desde encontrar um anúncio de emprego até o que acontece durante o processo de integração.

Comece dividindo as funções e responsabilidades individuais, por exemplo, usando a divisão de habilidades mencionada acima.

Em seguida, pesquise o custo de recrutamento e emprego de cada recruta, começando pelo salário básico.

A partir daí, deixe claro como você pretende gastar seus esforços de recrutamento. Você está contratando por meio de campanhas de recrutamento em mídias sociais, feiras de carreiras ou por meio de anúncios em quadros de empregos?

Além disso, você pretende usar canais de recrutamento alternativos, como programas de indicação de funcionários? Quais opções você deseja usar mais para funções específicas?

Em seguida, planeje o seu orçamento para cada opção e esclareça como pretende fazer o acompanhamento. Por exemplo, decida quais membros da equipe de recrutamento você pretende enviar a feiras de carreira para realizar campanhas de recrutamento.

Seja claro também sobre como você pretende qualificar seus candidatos. Defina seu plano de teste de avaliação de talentos e as pontuações que os candidatos precisam atingir para chegar à fase de entrevista.

Em seguida, você precisa decidir quando iniciar o processo de entrevistas e como pretende estruturá-las.

4. Planeje entrevistas estruturadas

Sempre inclua entrevistas estruturadas em seu plano de recrutamento para que as perguntas que você fizer estejam relacionadas às habilidades e competências essenciais de cada função.

As entrevistas estruturadas incluem perguntas e respostas definidas que você considera satisfatórias para que os candidatos passem para a próxima etapa.

Entrevistar dessa forma dá pouco espaço para vieses na seleção e garante que os candidatos sejam avaliados em uma base justa, criando um processo de recrutamento mais inclusivo.

Além disso, a entrevista estruturada e o planejamento de perguntas ajudam a evitar perguntas para entrevista potencialmente ilegais.

Planeje cuidadosamente as perguntas que pretende fazer aos candidatos em suas entrevistas e quem precisa conduzi-las.

Considere a possibilidade de desenvolver perguntas feitas por meio de avaliações de talentos; vamos usar um exemplo de pergunta do nosso teste de gerenciamento de tempo:

Se um candidato responder "Eu defino minhas próprias metas no trabalho", considere a possibilidade de pedir que ele explique como poderia programar e lidar com os estágios iniciais de um projeto imaginário.

5. Preveja e monitore a oferta e a demanda

Sempre adote uma atitude de mudança quando se trata de planos de recrutamento. Com o passar do tempo, os desafios alteram suas metas e, portanto, você precisa ajustar cuidadosamente os detalhes do seu plano para manter-se no caminho certo.

Você não pode esperar que o mesmo plano rígido desenvolvido no início do processo continue atendendo a essas necessidades em constante mudança.

A adoção de uma abordagem de recrutamento orientada por dados permite que você veja o que está acontecendo em seus departamentos em tempo real.

Isso o ajuda a se adaptar aos desafios de curto prazo, como saídas repentinas ou necessidades emergenciais de projetos.

Entretanto, a previsão e o monitoramento dos dados de recrutamento também ajudam nas necessidades de longo prazo.

Por exemplo, considere a possibilidade de se apoiar nos dados de aquisição de talentos para monitorar cada departamento e função em sua empresa. Ao monitorar a rotatividade de funcionários e os dados de recrutamento para funções específicas, você vê quais áreas precisam de mais atenção no planejamento.

Você pode descobrir, ao longo de um ano, que está constantemente recontratando para preencher funções na equipe de liderança, com pessoas que mal ficam mais de dois ou três meses em cada uma delas.

Em seguida, usando a análise de aquisição de talentos, mapeie as demandas de recrutamento para cada função, trimestre a trimestre. Quantas pessoas você precisou contratar para o segundo trimestre, por exemplo, e quantas você recrutou? A rotatividade aumentou?

Use esses precedentes para ajudar a definir as previsões para o próximo ano, garantindo que você tenha um núcleo de pessoas com o qual contar em caso de saídas repentinas.

6. Crie descrições de cargos mais precisas

Tente criar descrições de cargos com base em responsabilidades, não em experiência; isso ajuda a mostrar aos candidatos como suas habilidades se aplicam a funções específicas.

A partir daí, é mais fácil para o RH determinar se os candidatos são ou não adequados para as funções.

Você pode usar os dados do seu plano de recrutamento para torná-los mais precisos. Por exemplo, use informações de análises de lacunas de habilidades e feedback.

Em seguida, peça informações às suas equipes. Como é o dia normal em uma função específica e quais são as responsabilidades?

Use essas informações juntamente com as análises de habilidades anteriores para informar melhor suas descrições.

Ao todo, você se beneficia de candidatos de alta qualidade que provavelmente permanecerão na empresa por mais tempo. É um benefício positivo para a marca do empregador, pois os funcionários o recomendam por sua precisão e confiabilidade.

Em seguida, considere o uso de descrições precisas para ajudar a informar as perguntas que você faz durante as entrevistas.

Por exemplo, você poderia listar "otimização de palavras-chave" como uma responsabilidade fundamental para uma função de redator de SEO. Em uma entrevista, você poderia perguntar a um candidato as medidas que ele tomaria para melhorar uma publicação de blog com classificação ruim nos mecanismos de busca.

7. Crie um modelo de recrutamento estratégico para a gerência de RH

Os recrutadores se beneficiam de modelos ou planilhas para se aterem às suas metas de recrutamento; não estão apenas selecionando candidatos a esmo.

Um modelo típico de plano de recrutamento de funcionários poderia incluir:

1. Salários por cargo

2. Número de funcionários existentes por cargo

3. Quantas pessoas devem ser contratadas por cargo por período, por exemplo, por trimestre

4. Futuros cargos a serem preenchidos

5. Canais de recrutamento

Aqui está um exemplo rápido de um modelo simples de plano de recrutamento que o RH pode usar para preencher as funções de marketing no 1º trimestre:

Usando os dados que você usou para criar seu plano, este modelo mostra aos recrutadores quanto gastar por recrutamento, quantas pessoas recrutar e quando elas precisam estar contratadas.

Você deve ampliar e ajustar esse modelo conforme desejar. Por exemplo, você pode incluir outra coluna descrevendo as habilidades para as quais deseja testar os candidatos.

8. Construa um pipeline de talentos

Os pipelines de talentos são ideais para preencher as funções descritas nos planos de recrutamento porque são grupos de candidatos aquecidos que você já considerou ou com os quais já se conectou.

Esses pipelines lhe dão acesso rápido a candidatos adequados que se alinham ao seu plano de recrutamento, desde que você crie seus pipelines alinhados às metas específicas do seu plano.

Portanto, crie um pipeline em torno do seu plano de estratégia de recrutamento, testando os candidatos em habilidades que apoiem as funções para as quais você está contratando e, em seguida, mantenha os detalhes deles em arquivo. Por exemplo, acesse os candidatos anteriores que você testou por meio do banco de dados de candidatos da TG.

Em seguida, organize as pontuações de talentos e consulte seu pipeline quando o recrutamento for reaberto no futuro.

É uma boa oportunidade para o recrutamento passivo; entre em contato com pessoas da sua rede que ainda não se candidataram para trabalhar com você. Essas pessoas podem estar em seu pool de talentos mais amplo, mas não em seu pipeline, e um plano de recrutamento mapeia quando o RH deve entrar em contato com elas.

Os pipelines de talentos também apóiam o recrutamento interno. Teste sua força de trabalho e organize suas pontuações em testes de habilidades para priorizá-los no recrutamento.

Por fim, use os pipelines para gerenciar funcionários bumerangues, que deixaram sua empresa e desejam retornar.

3 exemplos de empresas bem-sucedidas com planos estratégicos de recrutamento como estratégia de aquisição de talentos

Até mesmo as grandes empresas fazem mudanças regulares em seus planos de recrutamento, e aqui estão três exemplos nos quais você deve se inspirar.

Empresas que mantêm os planos de recrutamento flexíveis

Southwest Airlines

A Southwest Airlines reduziu os esforços de recrutamento porque não precisava dos funcionários extras.[2]

A empresa pretendia recrutar 7.000 pessoas ao longo de 2023, mas ajustou essa expectativa devido a problemas imprevistos fora de seu controle.

Essa estratégia surgiu principalmente porque a Boeing atrasou o fornecimento de novas aeronaves à companhia aérea que ela esperava introduzir em sua frota.

A seleção de novos pilotos teria sido uma despesa desnecessária se nenhuma aeronave nova estivesse programada para chegar.

Essa decisão ajudou a empresa a continuar operando dentro dos parâmetros de custo, sem o risco de contratar e gastar demais.

Ford Automotive

A Ford Automotive trabalha com um exemplo de plano de recrutamento detalhado baseado no modelo "CRISP". Esse é um processo de cinco etapas que se divide em Clarify (Esclarecer), Review (Revisar), Interview (Entrevistar), Select (Selecionar), e Prepare (Preparar):[3]

Essas cinco etapas ajudam a empresa a simplificar o processo seletivo, garantindo que todos os gerentes e recrutadores participem de cada ponto de decisão.

Além disso, a empresa depende muito da análise de dados para medir o desempenho da equipe de RH e dos candidatos de acordo com o processo CRISP.

Por exemplo, a empresa mede o tempo de preenchimento e os volumes de recrutamento para verificar se está ou não usando os melhores canais de recrutamento e se o RH precisa de suporte adicional.

A gigante automobilística fortalece ainda mais suas estratégias de recrutamento usando softwares de recrutamento como o Oracle, seu sistema de rastreamento de candidatos.

O Oracle ajuda a classificar os processos de recrutamento da empresa por meio de um sistema de "semáforo", considerando as pontuações do promotor líquido e o feedback por escrito de recrutadores e candidatos.

Em seguida, a empresa verifica as experiências de recrutamento "verdes" ou "boas" como referências para medir e melhorar as experiências "amarelas" e "vermelhas".

McDonald's

A gigante do fast food McDonald's usa um sistema de análise de tendências de dois pontos para planejar o recrutamento, especificamente em sua filial no Paquistão.

A empresa consulta a gerência sobre os requisitos de pessoal com base nas necessidades passadas e na demanda futura.

Em seguida, a empresa analisa o tempo que tarefas específicas levam para que determinados funcionários realizem seu trabalho e atinjam as metas de vendas.

Ela considera o número de funcionários necessários para cada equipe e calcula as horas de trabalho necessárias para atingir as metas de vendas.

Esse sistema garante que a empresa continue a cumprir as metas de eficiência de serviço e mantenha a seleção em um mínimo absoluto.

Crie um plano de recrutamento e prepare-se para futuras campanhas de recrutamento

Com um plano de recrutamento confiável, você sempre terá acesso a talentos para ajudá-lo a atingir suas metas, e ir além.

Comece a pensar cuidadosamente sobre um ano a partir de agora. De quem você precisa na sua equipe e quais habilidades eles devem trazer?

Planeje com antecedência suficiente e você poderá:

• Preparar sua empresa para desafios repentinos

• Dar mais confiança à sua equipe de RH

• Atrair pessoas com as habilidades ideais para as funções que você deseja preencher

• Economizar tempo, dinheiro e esforço cada vez que você recrutar

Além de criar um plano, recomendamos aprender sobre planejamento estratégico da força de trabalho para garantir que você sempre tenha acesso aos melhores talentos para atingir suas metas.

Economize ainda mais tempo e esforço aprendendo mais sobre IA na aquisição de talentos também.

Para garantir que você tenha acesso a testes de habilidades objetivos para fortalecer seu plano de recrutamento, acesse a biblioteca da TestGorilla para se inspirar.

Fontes

1. Chamberlain, Andrew. (9 de agosto de 2017). "How Long Does it Take to Hire? Interview Duration in 25 Countries". Glassdoor. Acessado em 22 de outubro de 2023. https://www.glassdoor.com/research/time-to-hire-in-25-countries

2. Josephs, Leslie. (27 de abril de 2023). "Southwest scales back 2023 hiring because of Boeing aircraft delays". CNBC. Acessado em 22 de outubro de 2023. https://www.cnbc.com/2023/04/27/southwest-airlines-scales-back-hiring-because-of-boeing-delays.html

3. Thompson, Melissa. (Março de 2023). "Recruiting at Ford: Driving Talent Acquisition Through Operational Excellence". Recruitment.com. Acessado em 23 de outubro de 2023. https://recruitment.com/employer-branding/ford-talent-acquisition-transformation