Como testar a proficiência no Microsoft Office para fins de emprego

A maioria dos currículos recebidos pelos gerentes de recrutamento contém uma lista de habilidades do Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Mas a verdade é que a maioria dessas habilidades se limita a funções rudimentares nas ferramentas do Office, como copiar/colar, enviar e-mail, ou criar uma nova apresentação.

Um estudo recente realizado pela National Skills Coalition mostrou que quase um em cada três trabalhadores dos EUA tem habilidades de informática muito fracas ou quase nenhuma. Para piorar a situação, há uma estatística ainda mais assustadora: cerca de 40% desses trabalhadores tinham empregos que exigiam o uso complexo de computadores.

O fato de o conhecimento do MS Office estar incluído no currículo não significa que o candidato tenha as habilidades necessárias para operar essas ferramentas de forma eficaz. Ele pode ter habilidades básicas do Office, mas não são suficientes para fins comerciais complexos. É por isso que este artigo lhe ajudará a entender:

• Quais cargos precisam mais das ferramentas do Microsoft Office

• As desvantagens de contratar alguém que não tenha habilidades no Microsoft Office

• Os benefícios de usar testes pré-emprego para avaliar a proficiência no MS Office

• Os tipos de testes que você deve usar para avaliar as habilidades no Microsoft Office

Quais funções exigem testes do Microsoft Office?

Os conhecimentos em informática não é algo limitado a um pequeno número de funções no mundo dos negócios. Atualmente, a maioria dos empregos exige conhecimentos de informática. No entanto, há certas funções no local de trabalho que exigem o Microsoft Office mais do que outras:

• Funções administrativas: As funções administrativas exigem que os funcionários usem várias ferramentas de escritório e tenham excelentes habilidades de processamento de texto, pois um administrador precisa entender os sistemas de arquivamento, inserir dados, gerenciar materiais de escritório e agendar compromissos.

• Trabalhos de escritório: Hoje em dia, trabalhar em um escritório significa ter conhecimento técnico e usar a tecnologia a seu favor. O MS Office precisa fazer parte do conjunto de habilidades de qualquer funcionário de escritório.

• Funções gerenciais: Um gerente tem uma infinidade de deveres e responsabilidades no local de trabalho, e quase todos exigem o uso de ferramentas e tecnologia do MS. Essas tarefas incluem redigir memorandos e procedimentos operacionais, agendar chamadas e reuniões e manter o controle dos sistemas de recompensa e reconhecimento, entre outras.

• Suporte ao cliente: Uma função de suporte ao cliente no local de trabalho atual exige que os funcionários lidem com o cliente por telefone enquanto procuram a solução em seu PC. Portanto, um representante de suporte ao cliente precisa ter as habilidades do MS Office para encontrar soluções e ajudar a orientar o cliente para essas soluções.

• Vendas e marketing: Participar de correspondência comercial, escrever e-mails profissionais, criar e realizar apresentações, ter uma planilha do Excel como rastreador ou ferramenta de CRM; tudo isso e muito mais são habilidades do MS Office que qualquer profissional de marketing ou vendas precisa ter.

• Finanças:As habilidades avançadas em Excel são necessárias para um contador ou qualquer pessoa que trabalhe com finanças.

Benefícios do uso de um teste de proficiência on-line do Microsoft Office

Todas as funções mencionadas acima são apenas algumas para as quais o MS Office é um pré-requisito para a realização de um bom trabalho. No entanto, as habilidades do MS Office são um requisito ou são úteis para melhorar a produtividade do funcionário em muitos outros trabalhos, reduzindo o tempo necessário para a realização de tarefas e simplificando a comunicação.

Com isso em mente, um gerente de recrutamento deve verificar a proficiência em Microsoft Office de todos os candidatos.

Considerando que muitos candidatos afirmam ter habilidades com o MS Office em seus currículos, como avaliar se essas afirmações são verdadeiras?

A melhor maneira de fazer isso é por meio de testes pré-emprego. Há algumas razões para isso:

• Entrevistas telefônicas e entrevistas presenciais não são adequadas para avaliar as habilidades em MS Office de um candidato

• Os testes pré-emprego são fáceis de administrar, Além disso, eles escalam e fornecem resultados objetivos e imparciais para todos os candidatos

• Você pode comparar facilmente as pontuações dos candidatos ao aplicar testes pré-emprego

Aqui estão os três benefícios mais importantes do uso de um teste pré-emprego para avaliar a proficiência no Microsoft Office.

Remover candidatos não qualificados

Não importa se você tem 15, 100 ou 2.000 candidatos para a vaga. Basta administrar o teste pré-emprego do MS Office com um simples clique e enviar o teste a todos os seus candidatos.

A melhor coisa sobre os testes pré-emprego é que você não perderá tempo, nem o dos candidatos nem o seu. Com um teste pré-emprego, você vê imediatamente quais candidatos têm as habilidades necessárias para avançar no processo de contratação e para quais o processo termina naquele momento.

Considere o seguinte ponto de dados: Qualquer vaga de emprego recebe uma média de 118 inscrições. A entrevista média dura de 45 a 60 minutos. Para entrevistar todos esses candidatos, você precisaria de três semanas inteiras de turnos de 8 horas para avaliar os candidatos.

Com um teste pré-emprego, você elimina qualquer candidato que não seja adequado. Para aqueles que se encaixam bem, você acaba de verificar as alegações de proficiência no MS Office em seus currículos.

Use como parte de seu teste pré-emprego

Você não usará apenas um teste de proficiência do Microsoft Office, você o usará em conjunto com outros testes como parte de seu kit de teste pré-emprego.

Digamos que você esteja contratando um contador. Faria sentido oferecer a ele um teste pré-emprego do Microsoft Office Excel, tanto o teste básico quanto o avançado. Mas, além disso, você deve avaliar algumas das outras habilidades como parte do teste pré-emprego:

• Teste de Contabilidade Financeira (US GAAP): Esse teste ajuda a avaliar as habilidades técnicas do contador, para que você possa ter certeza de que ele conhece as leis, regras e regulamentos do que significa ser um contador.

• Teste de matemática intermediária: Esse teste ajuda a avaliar as habilidades matemáticas do candidato; qualquer bom contador precisa ser bem versado em matemática avançada.

• Teste de raciocínio numérico: Trata-se de um teste de raciocínio lógico que avalia a capacidade dos candidatos de raciocinar a partir de números, fazendo-os interpretar números, porcentagens, tabelas, quadros, gráficos e diagramas.

• Teste de atenção aos detalhes (textual): É importante que o contador seja uma pessoa atenta aos detalhes para que não perca nada importante. Ele lida com finanças, leis e regulamentos, portanto, não pode ser descuidado.

Avalie o nível de proficiência de sua força de trabalho atual

Você pode até fazer um teste de proficiência no Microsoft Office com seus funcionários. Com os resultados, você pode analisar as lacunas atuais em sua força de trabalho e criar um plano de treinamento para preencher essas lacunas.

Saber onde seus funcionários não têm certas habilidades é sempre melhor, pois você pode criar um plano para treiná-los nessas áreas mais fracas, e uma avaliação de habilidades do Microsoft Office pode ajudar você com isso. Para testar habilidades avançadas, você pode usar uma avaliação de habilidades avançadas do Microsoft Office.

Tipos de testes de avaliação do Microsoft Office

Quando se trata de avaliação do Microsoft Office, alguns testes são obrigatórios para avaliar o conhecimento de informática.

Microsoft Excel

Há dois testes distintos do Microsoft Excel que você pode enviar aos seus candidatos:

• Teste do Microsoft Excel (geral)

• Teste do Microsoft Excel (avançado)

O teste do Microsoft Excel (geral) avalia a capacidade do candidato de ler planilhas, fazer cálculos gerais e usar tabelas. O teste é usado quando você deseja contratar:

• Assistentes gerenciais

• Assistentes executivos

Teste para dar aos seus candidatos:Teste de habilidades do Microsoft Excel (geral)

O teste do Microsoft Excel (avançado) avalia o domínio dos candidatos sobre as ferramentas do Excel, como fórmulas avançadas, relatórios e visualizações e organização de dados. O teste é usado quando você deseja contratar:

• Profissionais da área de finanças

• Profissionais de marketing e vendas

• Pessoal de nível C

• Cientistas de dados

• Contadores

Teste para dar aos seus candidatos:Teste do Microsoft Excel (avançado)

Microsoft PowerPoint

O teste do Microsoft PowerPoint avalia as habilidades criativas e as criações de conceitos dos candidatos e a capacidade de traduzi-las em apresentações vívidas. Os testes também avaliam as habilidades técnicas dos candidatos para verificar se eles conseguem criar slides eficazes ou apresentações de slides atraentes e se utilizam bem os objetos.

O teste é usado quando você deseja contratar:

• Gerentes de desenvolvimento de negócios

• Consultores

• Cargos de marketing

• Designers

Teste para dar aos seus candidatos:Teste do Microsoft PowerPoint

Microsoft Outlook (habilidades de e-mail)

O teste do Microsoft Outlook avalia as habilidades dos candidatos no uso da ferramenta Microsoft Office Outlook, usando as funcionalidades de e-mail em um ambiente de negócios, agendando reuniões e compromissos e etiqueta geral de e-mail.

O teste é usado quando você deseja contratar:

• Assistentes pessoais

• Assistentes executivos

• Recepcionistas

• Representantes de atendimento ao cliente

• Vendedores

Teste para dar aos seus candidatos:Teste de habilidades de e-mail (Microsoft Outlook)

Microsoft Windows

O teste do Microsoft Windows avalia o uso que os candidatos fazem dos conceitos e operações básicas do Windows, a manipulação de arquivos no Explorador de Arquivos do Windows e a terminologia básica do Windows.

Você pode usar o teste quando quiser contratar:

• Assistentes administrativos

• Assistentes executivos

• Recepcionistas

• Gerentes

Teste para dar aos seus candidatos:Teste do Microsoft Windows

Microsoft Word

O teste do Microsoft Word avalia as habilidades dos candidatos com os recursos do Microsoft Word, como salvar, proteger, fechar, imprimir um documento, formatar páginas, usar ferramentas de edição e notas de rodapé.

O teste é usado quando você deseja contratar:

• Assistentes pessoais

• Assistentes executivos

• Copywriters, redatores de conteúdo e editores

• Profissionais de marketing

• Gerentes de RH

Teste para dar aos seus candidatos:Teste do Microsoft Word

Identifique os melhores candidatos com um teste de avaliação do Microsoft Office

Ter conhecimentos em informática não é mais um luxo; é uma obrigação no ambiente de negócios atual. E ter conhecimentos em informática começa com o conhecimento e as habilidades necessárias para operar as ferramentas do Microsoft Office.

Os testes pré-emprego lhe ajudarão a avaliar a proficiência dos candidatos em habilidades do MS e a eliminar candidatos não qualificados do processo de contratação. Se você ainda não tem certeza sobre como testar essas habilidades, sugerimos que leia nosso artigo sobre testes de conhecimento de informática, que fornecerá mais informações. Inscreva-se em um plano gratuito conosco e comece a testar seus candidatos em uma série de habilidades.