Como realizar verificações de referência em possíveis profissionais contratados

Você está quase no último estágio do processo seletivo e acredita que tem a seleção certa de candidatos para escolher um, mas gostaria de obter mais informações sobre o desempenho anterior deles antes de tomar uma decisão final?

É hora de fazer uma verificação de referências.

Em geral, uma verificação de referências envolve verificar o histórico de empregos do candidato e falar com empregadores anteriores, mas ela não se limita a isso.

Antes de começar a fazer verificações de referências, há várias questões importantes a resolver:

• Que informações você precisa coletar?

• Você deve confiar em referências escritas?

• Quais são as melhores perguntas a serem feitas durante uma verificação de referências?

• Quando é o melhor momento para fazer uma verificação de referências?

• Como lidar com o feedback negativo sobre um candidato?

Este artigo abordará todas essas questões e muito mais.

Mas vamos começar com o básico: o que é uma verificação de referências?

A verificação de referências é uma etapa do processo seletivo, na qual o empregador solicita informações sobre o candidato a empregadores e colegas anteriores para saber mais sobre o histórico, as credenciais e as habilidades do candidato.

No mínimo, você precisa verificar as datas dos empregos do candidato, os cargos que ocupou e as responsabilidades no trabalho. Uma verificação detalhada das referências fornecerá dados sobre as habilidades, as qualificações e os conhecimentos do candidato, bem como sobre seu desempenho nos cargos anteriores.

Um aspecto que deve ser lembrado é que uma verificação de referências não é o mesmo que uma verificação de antecedentes. Uma verificação de referências se concentra nas habilidades, no desempenho, na experiência e nas credenciais do candidato, enquanto uma verificação de antecedentes verifica seu histórico profissional e até mesmo

antecedentes criminais.

Muitas empresas realizam verificações de antecedentes: de acordo com a SHRM, 92% das empresas usam verificações de antecedentes como parte do processo seletivo.

Por que você precisa solicitar uma verificação de referências?

De acordo com a Gallup, uma contratação equivocada pode custar até duas vezes o salário anual do funcionário. As contratações erradas custam à economia dos EUA mais de um trilhão de dólares por ano, o que só ilustra o quanto o problema é comum. De acordo com um estudo do Brandon Hall Group, 95% das empresas admitem cometer erros de recrutamento todos os anos.

Para evitar contratações equivocadas, as empresas precisam garantir que o candidato tenha as habilidades e a postura corretas, e as verificações de referências podem ser fundamentais para avaliar ambos.

Com uma verificação de referências, você aprende muitas coisas sobre seus candidatos. Você verificará:

• Se eles tiveram um bom desempenho em um emprego anterior

• Qual o nível de produtividade e eficiência deles

• Se tinham a postura e o comportamento corretos

• Se têm o potencial de agregar cultura para o cargo

Você também conhecerá os sucessos e fracassos, os pontos fortes e fracos e as habilidades de trabalho em equipe.

O melhor da verificação de referências é que as referências vêm de colegas de trabalho e gerentes diretos anteriores, ou seja, das pessoas com quem o candidato trabalhou todos os dias. E, na maioria dos casos, são elas que podem lhe fornecer o panorama mais preciso das habilidades do candidato.

Verificações de referências: o que fazer, o que não fazer e sinais de alerta

A equipe de RH deve seguir algumas regras específicas do que fazer e do que não fazer ao realizar verificações de referências.

Abaixo, você encontrará alguns aspectos importantes a serem lembrados ao conversar com os antigos colegas de trabalho ou gerentes do candidato.

O que fazer

Ao fazer uma verificação de referências:

• Concentre-se apenas em algumas questões importantes. As verificações de referências consomem muitos recursos de todos os envolvidos, inclusive da pessoa com quem você está falando, portanto, você precisa se concentrar nos aspectos mais importantes que gostaria de verificar. Reúna o feedback de todas as pessoas que entrevistaram o candidato e concentre sua atenção nas principais questões que surgirem.

• Pergunte especificamente sobre o desempenho profissional do candidato. O desempenho no emprego anterior é o indicador mais preciso do desempenho no emprego futuro, portanto, independentemente de você estar falando com o ex-gerente do candidato ou com um ex-colega, entre em detalhes sobre o desempenho do candidato fazendo perguntas específicas.

• Ouça o que ele tem a dizer sem interromper ou questionar. Sempre faça apenas uma pergunta de cada vez e deixe a outra pessoa falar. Faça uma pausa de alguns segundos antes de passar à próxima pergunta: as coisas mais importantes que você ouve podem surgir logo após você achar que a pessoa já terminou de responder.

• Encontre fontes diferentes de informações. As políticas de RH de algumas empresas podem restringir o escopo das informações que você pode obter e limitá-las aos detalhes mais básicos (formação acadêmica, diploma, cargo). Tente identificar outras fontes de informações, como redes profissionais, outros empregadores anteriores e o LinkedIn, para aumentar sua percepção sobre o candidato.

O que não fazer

Ao falar com ex-empregadores e colegas:

• Não faça perguntas do tipo "sim ou não". Faça perguntas abertas para obter o máximo de informações possível.

• Mantenha sua parcialidade sob controle. Use palavras neutras para obter respostas precisas e imparciais e esteja atento a suas próprias tendências, que podem afetar a interpretação das respostas recebidas.

• Não tente interpretar demais o tom de voz ou a linguagem corporal da pessoa. Você pode interpretar mal o contexto e formar uma impressão errada sobre o candidato, principalmente em locais de trabalho multiculturais.

• Não rejeite automaticamente um candidato por uma inconsistência ou opinião negativa. Há muitos motivos diferentes pelos quais alguém pode dar uma opinião negativa sobre um funcionário anterior. Ofereça a seu candidato o benefício da dúvida e tente investigar mais a fundo e falar com uma segunda pessoa, se possível.

Sinais de alerta

Ao analisar referências, fique atento aos sinais de alerta. Eles mostram que o candidato pode não ser a combinação ideal para sua empresa, portanto, se vir algum sinal de alerta, seja cauteloso.

• Feedback desproporcionalmente negativo. É possível que haja algum feedback negativo, e você deve sempre analisá-lo a fundo. Entretanto, se a maioria das referências fizer comentários desfavoráveis sobre o candidato, isso provavelmente é um sinal claro de que ele não é a melhor opção para sua empresa.

• Informações inconsistentes. Verifique se o que o candidato lhe disse corresponde aos registros que ele tinha no emprego anterior. Se houver alguma inconsistência ou contradição, verifique novamente para garantir que não haja um mal-entendido. Se houver uma discrepância, converse com o candidato antes de julgar a situação.

• Comentários excessivamente positivos. Quando você verificar as referências e receber apenas respostas positivas sobre o candidato, saiba que talvez não esteja obtendo o panorama completo. Tente encontrar outras referências de seus empregadores anteriores para obter uma visão mais equilibrada do candidato que você deseja selecionar.

Que perguntas você deve fazer ao verificar as referências?

Ao fazer uma verificação de referências, faça perguntas abertas, mas tente torná-las o mais específicas possível. Se suas perguntas forem vagas ou inespecíficas, você obterá respostas como "Ele é ótimo!", que não são úteis ao tomar decisões de contratação.

Abaixo, você encontrará algumas perguntas que pode fazer ao verificar referências. Adapte-as ao cargo específico para o qual você está contratando e faça anotações enquanto estiver no telefone.

• Por que o candidato pediu demissão?

• Você pode me falar sobre o relacionamento que ele tinha com você? E quanto ao relacionamento com outros colegas e gerentes?

• Você acha que ele trabalha melhor em equipe ou sozinho?

• Você pode me falar sobre as responsabilidades do candidato no trabalho?

• Pode me falar mais sobre o desempenho dele no trabalho?

• Em uma escala de 1 a 10, qual foi o nível de sucesso do candidato em seu trabalho? O que seria necessário para que ele se tornasse um 10?

• Quais são suas realizações mais importantes?

• Para esse cargo, precisamos de alguém que possa _____ (duas ou três responsabilidades principais). Como você o classificaria em cada uma delas? Por quê?

• Você selecionaria novamente esse candidato para o mesmo cargo se tivesse a oportunidade hoje? Por quê?

• Quais são os principais pontos fortes do candidato?

• Quais são seus pontos fracos mais importantes?

• Você pode me contar sobre uma situação desafiadora que o candidato enfrentou no trabalho? Como ele lidou com isso?

• Conte-me um caso no qual o candidato teve um conflito no trabalho. Como ele lidou com a situação?

• Qual seria o método mais eficaz para liderar e gerenciar esse candidato? Por quê?

• Que informações devo saber sobre ele que eu não tenha perguntado antes?

• Você pode me dizer uma área em que ele não tem experiência ou competência?

• Há alguma área específica na qual ele precisaria de mais treinamento ou orientação durante o período de integração?

• Conte-me um caso no qual o candidato recebeu feedback negativo. Como ele reagiu?

• Há mais alguém com quem você me aconselharia a falar?

Dicas para tirar o máximo proveito de suas verificações de referências

Embora as verificações de referências sejam bastante comuns, às vezes os gerentes de recrutamento se apressam ou ignoram aspectos importantes do processo.

Abaixo, você pode ver algumas das práticas recomendadas para verificações de referências, que o ajudarão a criar uma experiência positiva para os candidatos e a obter informações suficientes sobre eles para fazer a escolha certa de contratação.

1. Informe a seus candidatos que você fará uma verificação de referências

Para ganhar a confiança dos candidatos e atrair os melhores talentos, seu processo seletivo deve ser claro e transparente desde o início.

Informe aos candidatos, logo de início, que você fará verificações de referências. Isso ajudará você a atingir alguns objetivos, pois irá

• Ajudá-lo a proporcionar uma experiência positiva ao candidato

• Facilitar o processo seletivo

• Dissuadir os candidatos de exagerar em suas habilidades nos currículos

• Obter respostas verdadeiras durante as entrevistas

De acordo com o serviço de verificação de diplomas e fraudes da Hedd, 49% das grandes empresas e 48% das PMEs entrevistaram candidatos que mentiram sobre suas qualificações em seus currículos.

2. Combine verificações de referências com testes de pré-contratação

Oferecer a seus candidatos uma avaliação de pré-contratação é uma excelente maneira de obter informações mais detalhadas sobre suas habilidades, conhecimentos e comportamento e, quando combinada com uma verificação de referências, fornecerá muitos dados confiáveis para ajudá-lo a tomar a melhor decisão possível.

Os testes de pré-contratação são uma excelente maneira de filtrar candidatos não qualificados logo no início e otimizar a seleção. Por esse motivo, recomendamos a realização de testes de habilidades nos estágios iniciais do processo seletivo e a realização de verificações de referência apenas para os melhores candidatos.

Os testes de habilidades também permitem que você verifique facilmente as afirmações dos candidatos em seus currículos.

Considere o seguinte cenário: você está entrevistando um candidato que está se candidatando ao cargo de desenvolvedor JavaScript de nível júnior. Em seu currículo, ele afirma ter um conhecimento prático de JavaScript e que o utiliza há dois anos.

Uma ótima maneira de verificar essa declaração é fazer um teste de programação de nível básico em JavaScript e ver como ele se sai.

3. Verifique a inteligência emocional (QE) e a motivação do candidato

O trabalho em equipe, a comunicação, a resolução de conflitos, a motivação e a resolução de problemas são habilidades sociais essenciais, necessárias para quase todos os cargos existentes, e todas elas estão relacionadas à inteligência emocional (QE) dos candidatos.

Independentemente do cargo para o qual a pessoa está se candidatando, recomendamos que a inteligência emocional seja examinada como parte do processo de avaliação, e as verificações de referência são uma excelente maneira de obter informações mais profundas sobre ela.

Você também pode usar testes de Personalidade, como o teste Big 5 (OCEAN) ou nosso teste de Motivação, no qual você e o candidato preenchem uma pesquisa para testar se suas expectativas estão alinhadas.

Outros testes que você pode usar são o teste de Comunicação ou o teste de Resolução de Problemas da TestGorilla, para avaliar como os candidatos respondem a várias situações e avaliar suas habilidades interpessoais e de resolução de problemas.

4. Não aceite apenas referências escritas

Embora as referências escritas sejam muito mais fáceis de verificar, elas não lhe darão tantas informações quanto uma ligação telefônica.

Peça aos candidatos que forneçam uma lista de pessoas com quem você possa entrar em contato para discutir o desempenho anterior deles, mas lembre-se de lhes dar tempo suficiente para, primeiro, verificar com os empregadores anteriores, se necessário.

Antes de pegar o telefone, prepare-se para cada verificação de referências e faça uma lista de perguntas que gostaria de discutir ao telefone, com base no perfil do candidato.

5. Faça perguntas de acompanhamento

Ao realizar uma verificação de referências, faça perguntas de acompanhamento para obter informações o mais detalhadas e precisas possível. Às vezes, uma pergunta de acompanhamento bem formulada ajudará você a obter mais informações do que a pergunta inicial.

Por exemplo, você pode fazer a seguinte pergunta:

Como era a comunicação dele com a equipe?

E embora a pessoa com quem você está falando possa fornecer informações sobre suas habilidades de comunicação, perguntas de acompanhamento como "Por que isso acontece?", "Como isso afetou o desempenho dele?" ou "Pode me dar um exemplo?" podem ajudá-lo a descobrir informações valiosas, que você não obteria de outra forma.

6. Discuta as referências com seus candidatos

Depois de obter algumas referências (duas ou três devem ser suficientes), você pode discuti-las com seus candidatos.

Isso permite que você resolva inconsistências, caso haja alguma, e ajudará você a ter uma perspectiva equilibrada das habilidades e dos pontos fracos dos candidatos. Dessa forma, você também mostra aos candidatos que confia neles e tem a oportunidade de ver como eles reagem ao feedback positivo e negativo.

7. Faça uma verificação de referências somente com os candidatos pré-selecionados

Qual é o melhor momento para fazer uma verificação de referências?

Em termos do momento certo para fazer verificações de referências, há um ponto ideal: faça-as no final do processo seletivo, mas antes de tomar uma decisão de contratação.

Se você começar a fazer verificações de referências muito cedo, ficará sobrecarregado com trabalho extra. Entretanto, se você já tiver tomado uma decisão antes de fazer uma verificação de referências, provavelmente será tendencioso e poderá acabar contratando um candidato que não é o mais adequado para sua empresa.

O melhor momento para fazer verificações de referências é após os testes de habilidades e as entrevistas iniciais, mas antes de fazer uma oferta. Dessa forma, você poderá discutir os resultados com seus candidatos, se necessário, e tomar uma decisão imparcial.

Contrate os melhores candidatos usando as ferramentas de recrutamento certas

As verificações de referências revelam muito sobre o histórico de empregos, a formação educacional e o desempenho dos candidatos em cargos anteriores. Uma verificação de referências pode ajudá-lo a avaliar cada candidato e garantir que você está contratando a pessoa ideal para o cargo.

Você pode verificar as referências conversando com os ex-colegas de trabalho e gerentes dos candidatos e também pode aplicar avaliações de pré-contratação aos candidatos para avaliar suas habilidades e comportamento.

Usar a combinação certa de ferramentas de recrutamento é fundamental para selecionar os melhores talentos, e as verificações de referências, em combinação com entrevistas e testes de pré-contratação, podem lhe dar uma compreensão profunda dos pontos fortes, do potencial e dos conhecimentos de seus candidatos. Experimente a TestGorilla gratuitamente.