Cómo entrevistar: guía paso a paso

Si alguna vez viste a un gran entrevistador en acción, puede que te parezca más fácil de lo que realmente es. No dejes que esa suposición errónea limite tu preparación. Puede ser muy difícil hacer las preguntas adecuadas de la forma correcta con el fin de obtener las respuestas que necesitas para evaluar a un candidato. Si quieres asegurarte de que estás preparado, esta guía te explica cómo realizar una entrevista.

Si alguna vez viste a un gran entrevistador en acción, puedes tener la impresión de que es más fácil de lo que realmente es. No dejes que esa suposición errónea limite tu preparación. Puede ser muy difícil hacer las preguntas adecuadas de la manera correcta así obtienes las respuestas que necesitas para evaluar a los candidatos. Si quieres asegurarte de tener una buena preparación, en esta guía se explicará cómo hacer una entrevista.

Cómo prepararse para una entrevista

La mitad de lo que hace que una entrevista de trabajo sea buena es lo que sucede antes de la entrevista. A continuación, se presentan siete cosas que puedes hacer para estar preparado.

1. Define los requisitos del puesto y escribe una descripción clara del trabajo

Este punto puede parecer obvio, pero no deben pasarse por alto los matices. Con suerte, lo hiciste antes de publicar la descripción del trabajo. Si, de alguna manera, llegaste a este punto sin escribir una buena descripción del trabajo, entonces ahora es momento de responder algunas preguntas importantes, como las siguientes:

• ¿Qué cualidades estás buscando en un candidato?

• ¿Qué habilidades blandas o duras posee el personal con mejor desempeño de la organización?

• ¿Qué brechas existen en tu equipo actualmente?

• ¿Cuáles son tus puntos no negociables?

Cuanto más defines explícitamente el puesto y las cualidades que buscas en un candidato, más fácil es saber qué preguntar durante la entrevista.

2. Prepara las preguntas específicas sobre el puesto con antelación

Es fácil dejarse llevar por la conversación durante una entrevista. Tener las preguntas de la entrevista preparadas de antemano te permite abarcar todas las cuestiones que deseas.

La mayoría de las empresas tienen un conjunto básico de preguntas que le realizan a cada candidato, y luego preguntas específicas para cada puesto. Formular las mismas preguntas básicas a todos los candidatos te permite compararlos entre sí de manera más directa.

Para asegurarte de obtener respuestas que te ayuden a tomar decisiones, usa una mezcla de tipos de preguntas. Emplea una variedad de preguntas cerradas, preguntas abiertas, preguntas hipotéticas y preguntas conductuales.

Por ejemplo, hacer una pregunta de comportamiento como "cuéntame alguna vez que hayas lidiado con un jefe difícil", es más probable que te permita averiguar la forma en que el candidato afronta los conflictos, en lugar de preguntarle directamente cómo lo hace.

Y, aunque es bueno estar preparado, debes dejar espacio para hacer preguntas orgánicas que surjan de forma natural. Si hay algún aspecto en particular que te llame la atención (sea positivo o negativo), no tengas miedo de hacer preguntas de seguimiento.

3. Selecciona a todos los candidatos con evaluaciones de preselección

La forma más fácil de tener buenas entrevistas de trabajo es tener candidatos extraordinarios ante ti. Pero es difícil identificar a los mejores candidatos solo por sus currículums. Además, dedicarás mucho tiempo a la revisión de currículums si no empleas un enfoque más eficiente.

Sobre todo si tienes un gran volumen de candidaturas, ya que esto dificulta prestar a cada currículum la atención que se merece. Un estudio de seguimiento ocular demostró que los reclutadores dedican solo 7 segundos de media a hojear un currículum, pero esta no es la mejor estrategia para identificar a los mejores candidatos.

Incluso si tuvieras todo el tiempo del mundo para leer cada currículum de arriba abajo, los currículums no cuentan toda la historia. Las personas pueden embellecer sus habilidades o también mentir descaradamente en los currículums. Las evaluaciones de preselección ayudan a resolver este problema, ya que brindan una alternativa más eficiente para evaluar currículums.

La evaluación de preselección es una colección de pruebas que se hacen a un candidato como parte de la postulación. Puedes evaluar a los candidatos en cuanto a lo siguiente:

• Personalidad y cultura

• Capacidad cognitiva

• Idioma

• Juicio situacional

• Habilidades específicas para el puesto

• Habilidades de programación

• Habilidades de software

Al entregar estas evaluaciones a cada candidato, reduces el sesgo en tu proceso de contratación, porque obtienes una imagen de cada candidato que no depende de que un reclutador escanee miles de currículums. Esto se debe a que los currículums incluyen información de identificación que puede desencadenar prejuicios inconscientes.

4. Lleva a cabo una selección por teléfono o una entrevista por video antes de la entrevista presencial

Es aconsejable realizar, con antelación, una llamada telefónica de preselección para filtrar a los candidatos no calificados que pasaron la fase de preselección. Puedes hacerles preguntas sobre sus puntos no negociables en relación con el puesto y verificar los hechos en sus currículums para evaluar si merecen una entrevista completa.

Como alternativa, muchas empresas también usan preguntas de selección por video como reemplazo o complemento de la llamada telefónica de selección.

5. Programa el tiempo suficiente para la entrevista

Una vez quepreseleccionaste a los mejores candidatos, es momento de programar una entrevista.

Según el puesto, tendrás que decidir entre una entrevista presencial, por teléfono o por videollamada. También deberás decidir cuánto tiempo se le dedicará a la entrevista. Las entrevistas para puestos de nivel principiante pueden durar solo 30 minutos, mientras que las que son para puestos de nivel sénior pueden durar más de una hora.

Es mejor contar con más de una persona para entrevistar al candidato, por lo que deberías asegurarte de invitar también a un colega.

Consejo: Prográmate un lapso suficiente en el cronograma antes y después de cada entrevista. Es aconsejable que tengas el estado mental adecuado para prestarle atención a la entrevista, y es conveniente que no llegues tarde. Recuerda, también estás tratando de impresionar al candidato.

6. Sé transparente con el candidato antes de la entrevista

Entrevistar para un trabajo es estresante. Si te aseguras de que el candidato llega a la entrevista lo más relajado posible, tendrás más probabilidades de conocer su verdadero yo.

Elimina todos los puntos de estrés haciéndole saber tantos detalles como sea posible sobre la entrevista. Indícale el código de vestimenta de la empresa, quién estará presente en la entrevista, así como un esquema básico del proceso de la entrevista de trabajo.

7. Estudia al candidato antes de la entrevista

Este es el último paso, pero el fundamental, para prepararse para una entrevista. Planifica dedicar al menos media hora a revisar la información del candidato con anticipación.

Dado que tienes un tiempo limitado para conocer a cada candidato, no es conveniente que dediques mucho tiempo de la entrevista haciéndoles repetir lo que pone en su currículum. Por lo tanto, es aconsejable revisar la información del candidato con anticipación. Conoce sus antecedentes laborales, verifica su perfil de LinkedIn, revisa los resultados de su evaluación y comprueba todos los demás materiales que pueda haber proporcionado antes de la entrevista.

Si en el currículum faltan datos o hay puntos confusos, puedes agregarlos a la lista de preguntas que le harás al candidato.

Cómo llevar a cabo la entrevista

Ahora que estás completamente preparado, ya puedes realizar una entrevista eficaz. A continuación, se presenta el procedimiento de la entrevista en sí.

8. Elimina todas las distracciones

Debes estar completamente enfocado en el proceso de la entrevista y debes prestarle toda tu atención al candidato. Antes de la entrevista, apaga tu celular y las notificaciones de correo electrónico o chat.

9. Presenta a tus colegas y preséntate a ti correctamente

Tanto en una entrevista presencial como por videollamada, comienza presentando a todas las personas presentes. Tranquiliza al candidato explicándole quién eres, cuál es tu función y algunos aspectos de la empresa.

También deberías comentar cómo será el proceso de la entrevista. Si muestras que tienes un plan, esto afectará de forma positiva la imagen de la organización y mantendrá relajada a la persona entrevistada.

10. Haz las preguntas escritas previamente

Para comenzar con la sección de preguntas, empieza con preguntas generales para darles la oportunidad a los candidatos de presentarse y debatir cuánto valor le aportarán al puesto.

Aunque deseas darle al candidato la capacidad de responder libremente y de forma natural, puede que sea necesario moderar el ritmo de la entrevista para que tengas tiempo de hacer todas tus preguntas. Si el candidato le dedica demasiado tiempo a una pregunta, puedes sugerir con amabilidad continuar con la siguiente.

11. Escucha de manera activa e intencional

Aunque conviene que la conversación fluya con naturalidad, una entrevista no es una típica conversación bidireccional. Tu labor principal en la entrevista es escuchar.

Si hablas demasiado, corres el riesgo de orientar a los candidatos a que te den las respuestas que quieres oír. Por la misma razón, también deberías evitar dar respuestas explícitamente positivas o negativas a todo lo que diga el candidato. En la mayoría de los casos, agradecerles por su respuesta es la mejor respuesta.

Un punto de referencia razonable para el entrevistador es tener como objetivo la regla de 80/20: 80 % de escucha y 20 % de habla.

Escucha activamente las cualidades y habilidades específicas que identificaste como fundamentales para el puesto. Y escucha para detectar potencial: puedes descubrir motivaciones o tesoros ocultos que no aparecían en su currículum.

12. Toma notas

Si entrevistarás a muchos candidatos, la clave será tomar notas. Si deseas tomar notas durante la entrevista, considera tomarlas a mano en lugar de tomarlas en tu computadora portátil. De esta forma, el candidato sabe que tiene toda tu atención. O bien, si puedes hacerlo, cuenta con una persona en la sala para que solo tome notas.

La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos de RR. HH. cuentan con un espacio para dejar notas después de una entrevista, por lo que debes asegurarte de registrar tus notas junto con la postulación del candidato.

13. Reserva un tiempo para que el candidato haga preguntas

Los candidatos que están genuinamente interesados en el puesto tendrán una lista interminable de preguntas para hacer al final de la entrevista. Dale al candidato al menos 10 o 15 minutos para que haga preguntas, ya que es su oportunidad de demostrar lo preparado que está y lo mucho que le interesa el puesto.

14. Véndele el puesto al candidato

Los buenos candidatos te entrevistarán a ti tanto como tú los entrevistas a ellos. Si estás comprometido con la entrevista y el candidato parece ser una opción adecuada, puedes descartar algunas de tus preguntas y utilizar la última parte de la entrevista para vender al candidato el puesto y la empresa.

15. Dile al candidato cuál es el siguiente paso

Aunque no deberías darles ninguna valoración de inmediato a los candidatos, deberías indicarles cuál es el siguiente paso, si su entrevista se considera exitosa. Al final de la entrevista, hazles saber a los candidatos cómo serán los próximos pasos del proceso, incluso cuándo se los contactará nuevamente.

Por ejemplo, si hay posibilidades de una segunda entrevista, dales una fecha aproximada para que puedan adaptar su calendario. Luego, agradéceles por su tiempo y deséales un hermoso día.

Qué hacer después de una entrevista

16. Toma inmediatamente notas adicionales

Antes de hacer algo más, anota todo lo que no tuviste tiempo de escribir durante la entrevista. También debes reflexionar sobre la totalidad de la entrevista y tomar notas de tu impresión general del candidato. Valorarás estas notas más adelante cuando hayas entrevistado a media docena de otros candidatos.

17. Haz un informe con tu compañero de entrevista

También deberías dedicar unos pocos minutos a debatir sobre el candidato con el entrevistador colega. Esto les permitirá ponerse de acuerdo y comentar los puntos fuertes y los puntos débiles.

18. Revisa la evaluación de preselección del candidato

A estas alturas, es tentador tener en cuenta solo la entrevista del candidato. Sin embargo, hay mucha más información disponible en su evaluación de preselección que puede ayudarte a evaluarlo. Usa toda la información a tu disposición para tomar una decisión fundamentada.

19. Realiza entrevistas de seguimiento (de ser necesario)

Muchas organizaciones llevan a cabo entrevistas de seguimiento, ya sea para indagar aún más en cada candidato, o para que diferentes miembros del equipo lo entrevisten y así obtener una imagen más completa.

Además, algunas organizaciones les piden a los candidatos que hagan una presentación sobre lo que aportarían al puesto.

20. Haz una oferta

Luego, lo único que queda es hacer una oferta y negociar con el candidato que seleccionaste.

Realizar una entrevista eficiente y sin prejuicios solo requiere planificación

Si te preparas para el proceso de la entrevista, estarás listo para obtener respuestas más significativas en comparación con las que puedes obtener de un currículum o una carta de presentación. Solo tienes que seguir el proceso que te indicamos aquí, y podrás realizar una entrevista eficaz y sin prejuicios. De esta forma contratarás a personas más adecuadas y le ahorrarás dinero a tu organización en contrataciones inadecuadas.